Styrelsemöte, protokoll

Transkript

1 Sidan 1 av 5 Samfällighetsföreningen Rydebäck II Huvudskär Styrelsemöte, protokoll Närvarande: Frånvarande: Plats: Stefan, Anna, Rolf, Marcus Filip, Sune Rya Golfkrog Datum: Tisdag 24/ Tid: Val av sekreterare: Val av justeringsman: Stefan Marcus Mötesnr: 4 1. Pantbrev 1. Då samfällighetsföreningen från början var en Ekonomisk förening fanns pantbreven där. När samfälligheten bildades uppmanades alla att hämta ut sina pantbrev hos dåvarande ordförande. Filip undersöker om och i så fall var det finns kvar några. 1. Marcus skall hämta resterande pantbrev hos den tidigare ordföranden Staffan Persson. Punkt 1 kvarstår till nästa möte. 2. Medlemsavgifter 1. Sune informerade att alla avgifter för 2009 nu är betalda. Kvar finns två äldre avgifter som Sune skall begära in. 2. Styrelsen kommer att lägga fram förslag på höjning av årsavgiften på nästa årsmöte och bifoga en verksamhetsplan. 1. I dagsläget är samtliga medlemsavgifter betalda, även dem äldre. 2. Verksamhetsplanen skall vara långsiktigt och tydligt visa vad medlemsavgifterna är avsedda till, ex, asfaltering, underhåll, trädbeskärning m.m. Punkt 2.1 är klar. Punkt 2.2 kvarstår till nästa möte. 3. Trädfällning 1. Trädfällning/beskärning inom samfälligheten som föreningen skall stå för. Fem träd var problem och tre har begärts in offert för. Stefan har ej fått klarhet i frågan utan återkommer. 2. Styrelsen kommer gemensamt att se över områdets träd och buskage som tillhör samfälligheten och ta fram en beskärningsplan som styrs av verksamhetsplanen. 1. Arbetet med beskärningen av naverlönnarna är beställt. De 5 naverlönnarna kommer att beskäras v alt. v Samfällighetsföreningen kommer att ta kostnaden för beskärningen. 2. Samtliga i styrelsen arbetar för att ta fram förslag till ny verksamhetsplan. Punkt 3.1 är klar. Punkt 3.2 kvarstår till nästa möte.

2 Sidan 2 av 5 4. E-post 1. Styrelsemedlemmarna ombads tänka igenom hur man vill ha e-postadresserna uppsatta. 1. Filip ombesörjer att samtliga styrelsemedlemmar & kassör kan hantera e-post via webmail alternativt via eget e-postprogram typ Outlook. Syftet är att samtlig e-post skall ha samfälligheten som avsändare. Marcus & Rolf är inte aktiva ännu. Punkt 4 kvarstår till nästa möte. 5. Kontoplan 1. Stefan och Sune skall se över kontoplanen. 1. Sune arbetar fram en justerad kontoplan med lättare överblick varthän avsatta fondmedel, sophus avgifter elkostnader.m.m framgår tydligare, samt specificerar förnyelsefond, renoveringsfond m.m Punkt 5 kvarstår till nästa möte. 6. Stadgar 1. Det finns tidigare beslut på att uppdatera stadgarna med sophusföreningen. Uppdatering av föreningens stadgar gällande gemensamhetsanläggning sophuset Väddögatan, kommer att göras enligt tidigare beslut på stämma. 1. Stefan kontaktar det lokala lantmäterikontoret för att få till en ändring av stadgarna, som sedan skall vidarebefordras till lantmäteriet i Malmö. Stadgarna skall vara uppdaterade till nästa föreningsstämma. Behövs hjälp skall Rolf kontakta sin gode vän Lennart Bovin för rådgivning. Punkt 6 kvarstår till nästa möte. 7. Öresundskraft 1. Anna har varit i kontakt med Öresundskraft och ändrat elavtalet till rörligt pris, att få räkningen endast en gång per år var ej möjligt. Sune kom med ytterligare information rörande Öresundskraft, Anna tar kontakt med Öresundskraft igen. 2. Avläsning av samtliga elmätare & tillgång till samtliga nycklar för div. skåp & hus. 1. Anna samlar samtliga avtal på Öresundskraft på 1 kundnummer (Huvudskär). Anläggningsnumren på Gåsören, Sophuset, Containern samt Antennförstärkaren skall härledas till 1 kundnummer. 2. Anna stämmer av samtliga elmätare och letar reda på nycklarna till antennförstärkarskåpet & kabel TV- huset Gåsören. Punkt 7 är klar. 8. Faktura 1. Sune undersöker var senaste fakturan från NSR blivit av. 1. Fakturan för containern inför förra mötet har inte kommit, Då Sune inte var närvarande fick vi inget svar ifall fakturan hunnit kommit oss tillhanda och således se om hyran för containern debiterats dubbelt på den. Punkt 8 kvarstår till nästa möte.

3 Sidan 3 av 5 9. Budget 1. Stefan och Sune tittar på budget för Budgeten för 2011 görs på hösten 2010 då vi har en uppdaterad och förmodligen senare på stämman godkänd verksamhetsplan. Under hösten 2010 kommer vi även att ta in offerter för 2011 gällande asfaltering, skötsel av grönområde, beskärning av träd samt snöskottning. Punkt 9 kvarstår till senare möte. 10. Styrelsearvode 1. Filip vill diskutera styrelsens arvode. Stefan undersöker. 1. Samfällighetsföreningen skall betala skatt & sociala avgifter på utbetalt arvode, detta innebär att samfälligheten måste registreras som arbetsgivare hos skatteverket. Arvodets storlek bestäms på föreningsstämman. Stefan presenterar nytt upplägg på arvode med grundersättning samt ersättning per möte på nästa stämma. Styrelsen skickar in en proposition till stämman för justering av arvodet. Punkt 10 kvarstår till nästa möte. 11. Lekplatser 1. Vilka regler gäller för samfällighetens lekplatser? Reglerna kommer att presenteras i verksamhetsberättelsen. 1. Vi behöver inte EU- godkända våra lekplatser utan bara rusta upp dem samt se till att dem inte är skadliga för våra barn. Vi kommer att försöka kontakta pensionerade snickare el. dylikt inom samfälligheten för möjlighet till lite extraknäck. Filip kommer även att uppdatera hemsidan med möjlighet till extra jobb. Punkt 11 kvarstår till nästa möte. 12. Grönområde 1. Hur ställer sig styrelsen till att en del hushåll använder gröningen som en extra trädgård i form av att gungor, fotbollsmål m.m ställs upp på gemensamma grönområden? 1. Styrelsen diskuterar allmänt ifall gemene man skall kontakta och få ok från närmaste grannar runt grönområdet, att man sedan får komma in med en förfrågan till styrelsen som måste ta ställning i frågan innan man ockuperar allmänningen, hur blir det med underhållet i form av gräsklippning, försäkringsfrågor ifall något händer på samfällighetens tomt med något som kanske inte är EU-godkänt. Information om förfarande skall uppdateras på hemsidan. Punkt 12 kvarstår till nästa möte 13. Kommunens grönområde 1. Det är enhälligt samtycke av styrelsen att kommunen inte sköter sin egen mark såsom klippning av gräsytor, buskage & häckar (ex. utmed Storövägen) på dem angränsande grönytorna till vårt område. 1. Anna har kontaktat kommunen och fått till svar att arbetet ligger ute på entreprenad och i dagsläget är utfört. Skulle vi ha mer åsikter/klagomål får vi kontakta kommunen som således vidarebefordrar dessa till entreprenören. Punkt 13 är klar.

4 Sidan 4 av Asfaltering 1. Se under budget, punkt Asfaltering kommer att budgeteras i samband med att en ny verksamhetsplan presenteras. Punkt 14 kvarstår till nästa möte. 15. Verksamhetsplan 1. Styrelsen arbetar med att igångsätta en verksamhetsplan per omgående. 1. Ett möte är planerat enbart för att fastställa ny verksamhetsplan v.39 i september Punkt 15 kvarstår till nästa möte. 16. Storsamfällighetsmöte 1. Styrelsen avser att bjuda in ordförandena från de olika samfällighetsföreningarna. (Register finns hos lantmäteriet i Malmö), i syfte att få tillstånd kollektiv upphandling. Stefan avser att kontakta dem under sommaren. 1. Rolf kontaktar en bekant vid namn Tord Lindberg som har god kontakt med övriga ordföranden i dem olika samfällighetsföreningarna i Rydebäck och förmedlar kontakten till Stefan som försöker få till stånd ett inledande möte. Punkt 16 kvarstår till nästa möte. Tillkomna punkter 17. Valberedning 1. Styrelsen vill få en status på hur arbetet med rekryteringen till styrelsen ser ut, det kommer att behövas väljas in 2 st. nya suppleanter på nästa årsstämma. 1. Rolf uppdaterar sig gentemot valberedningen. Punkt 17 kvarstår till nästa möte. 18. Skottningskarta 1. Styrelsen skall uppdatera skottningskartan gentemot Örestad farmartjänst. 1. Marcus uppdaterar skottningskartan och vidarebefordrar den till Örestads farmartjänst för att säkerhetsställa att dem inte skottar något som inte tillhör oss mht att priset för skottningen har ökat. Marcus skickar även kartan till Filip så han kan lägga upp den på hemsidan. Punkt 18 kvarstår till nästa möte. 19. Nyhetsbrev & hemsida 1. Ett nytt nyhetsbrev skall tas fram under hösten 2010 för att informera om motioner, lediga tjänster, vad som är på gång m.m. 1. Filip tar fram ett förslag på innehåll i nyhetsbrev samt uppdaterar hemsidan. Punkt 19 kvarstår till nästa möte.

5 Sidan 5 av 5 Datum för nästa verksamhetsplansmöte är planerat under september. Datum för nästa ordinarie styrelsemöte är planerat under oktober. Rydebäck Stefan Mildén Sekreterare Marcus Ekberg Justeringsman //SM