BERÄTTELSER FRÅN VERKSAMHETEN vad är på gång just nu?

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström (från ärende 3), Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare BERÄTTELSER FRÅN VERKSAMHETEN vad är på gång just nu? AVDELNINGEN Åsa informerar om att Stöd och service har två ärenden på socialnämndens möte i maj; svar på en motion från ungdomsfullmäktige om att ge personer som arbetar inom daglig verksamhet bättre betalt för att öka jämställdheten, och presentation av en gemensam serviceförklaring för insatser enligt LSS. Den tredje och sista av nämndens måldagar inför 2018 är den 1 juni. På avdelningsnivå pågår också projekt Idéslussar, som syftar till att systematiskt öka delaktigheten bland medarbetare i organisationen kring innovationer. Med anledning av inomhusmiljöproblemen i polishuset har Åsa i dagsläget samverkat delar av de förändringar som är nödvändiga med berörda fackliga organisationer. Fredrik har träffat chefen för det nya ekonomicentret och fått information om vilka arbetsuppgifter som flyttas från förvaltningsekonomer till ekonomicenter. Traditionella ekonomarbetsuppgifter kommer att överföras till centret, liksom administrativa uppgifter i ekonomisystemet. Detta påverkar i sin tur arbetsinnehållet för ekonomer på förvaltningarna. Fredrik har också träffat Nöjesfabriken om deras plan på att omvandla den dagliga verksamheten till intraprenad. En intraprenad bedrivs självständigt och ges större befogenheter att styra över den egna verksamheten, och ett större ansvar för resultatet av verksamheten utifrån de pengar nämnden tilldelar intraprenaden. Personalen blir fortsatt kommunalt anställd. Planen är att Nöjesfabriken övergår till att bedrivas som intraprenad 1 januari Projektet Barn föds inte med fördomar som är ett samarbete mellan grundskolan och Nöjesfabriken tar tillfälligt paus eftersom skolan just nu inte har möjlighet att arbeta med projektet. Eva meddelar att liksom de senaste somrarna kommer SSF att lägga upp sommarsvarsgrupper i Flexite. Syftet är att säkra upp att ärenden som kommer via kundtjänst till semesterlediga tas om hand av någon som är i tjänst. Den som har ansvaret för telefonen Ett nummer in i respektive verksamhetsgren ansvarar också för ärenden från kundtjänst som är ställda till semesterlediga kolleger.

2 VERKSAMHETSSTÖD Madelene ska börja intervjua sökande till vikariat för metodutvecklare Maria Wikström kombinerat med projektledare för träningslägenhet. Intervjuerna för tjänsten som ekonom är avslutade. Under sommaren har verksamhetsstöd tillfälligt anställt Emelie Nordström som ekonomiadministratör. Hon ska främst arbeta med assistansersättningen. Röda tråden en information för chefer är planerad till 19 och 20 juni. Eventuellt bjuder verksamhetsstöd in till ett särskilt tillfälle för beslutsenhet och verksamhetsstöd. Det pågår ett arbete med ett, för SSF och ÄO, gemensamt sätt att rapportera avvikelser i Procapita. Mer information om detta kommer att gå ut till cheferna. Eva-Lotta arbetar med uppföljning av genomförandeplaner utifrån att verksamheterna till i augusti ska kunna redovisa 90 % aktuella GP. Eva-Lotta har också deltagit i Ekonomidagar i norr och bland annat lyssnat till ett föredrag med nationalekonom Annika Vinst. Sverige har låg arbetslöshet jämfört med övriga EU-länder, men det som märks är en hög arbetslöshet bland utrikesfödda. För utrikesfödda är språket ofta ett hinder på vägen till anställning. Madelene berättar att en arbetsgrupp bestående av språkombud, ÄO, PUE, bemanningen och SSF arbetar med att se hur en bedömning av språkkunskap ska kunna vara en del av all rekrytering (oavsett var man är född). Arbetet är ett uppdrag från socialnämnden. HS-ENHETEN Johan berättar att man kommit igång med hälsosamtal, och det upplevs positivt. Just nu är också HS-enhetens möjlighet till utveckling är något begränsad på grund av äldreomsorgens ekonomiska läge. Man arbetar också med en utvärdering om huruvida brukarna ges likvärdiga insatser oavsett vem som utför insatsen. BOENDE OCH DAGLIG VERKSAMHET En arbetsgrupp bestående av Inger, Fredrik, Lena Sjölin och Lena Nyström genomlyser boendefrågan. Man tittar på möjlighet till omställning av verksamheter utifrån å ena sidan tomma platser i gruppbostäder och å andra sidan en brist på platser i servicebostäder då inte lokalerna är ändamålsenliga. Arbetsgruppen för en dialog med enhetscheferna och en träff är inplanerad där enhetscheferna kommer att få lämna förslag. BOENDE OCH KORTTIDSVERKSAMHET Cheferna i område öst flyttar i dagarna till Löftesgränd 85. SOCIALPSYKIATRIN

3 Vikarietillgången inför sommaren ser bra ut, det saknas bara uppskattningsvis tre personer. Ida Nilsson har arbetat med rekrytering av semestervikarier för hela socialpsykiatrin, och det har visat sig vara ett framgångsrikt koncept att en person har den totala bilden över behovet. Just nu pågår rekrytering av chef till område 2. Det allmänna läget inom socialpsykiatrin är ansträngt, men verksamheten kommer att stärkas upp med en biträdande verksamhetschef i ett halvår från och med i höst. Socialpsykiatrins chefsgrupp lämnar polishuset våning 6 och börjar flytten till Klockarhöjden så snart lokalerna där blir tillgängliga, troligtvis under juni. PERSONLIG ASSISTANS Maud har haft medarbetarsamtal med alla chefer och har genom det fått en inblick i kommunal verksamhet. Som fortsättning ska hon följa sina underställda chefers arbete på nära håll för att sätta sig in i helheten. Hon vill också arbeta mer med uppföljning och rutiner gentemot Försäkringskassan. BESLUTSENHETEN Christina berättar att just nu prioriterar man vilka ärenden man måste behandla innan sommaren. Beslutsenheten går ned i bemanning under semesterperioden men är bemannad hela sommaren. Det är fortsatt många överklaganden av beslut, vilket leder till att handläggarna får lägga tid på att författa yttranden, tid som måste tas från handläggning av nya ärenden. Två AVA-anställda LSS-handläggare lämnar beslutsenheten 1 september för nya arbeten. En handläggare är tjänstledig för annat arbete på EKU och ytterligare en är tjänstledig och vikarierar på Klara öppenvård inom IFO. UPPFÖLJNINGAR KVALITET/RESULTAT GP: Åtgärdsplan för verksamheter som inte uppnått 90 % Eva-Lotta har författat förslag till frågor till de chefer som har verksamheter där målet för aktuella GP inte är nått: Varför har man inte uppnått 90 %? Vilka åtgärder sätter man nu in för att nå 90 %? Vad gör man för att säkerställa att aktuella GP inte riskerar att hamna under 90 % i framtiden? Ledningsgruppen beslutar att svar ska lämnas till respektive verksamhetschef senast 30 juni, och helst i kommentarsfältet i fyrfältaren. OBS! Fältet är inte sekretesskyddat.

4 EKONOMI Madelene berättar om kommande revisioner. Under 2017 utförs revision i äldreomsorgen och revisorerna kommer att granska följande: Fördelas resurserna efter politisk prioritering och behov Bedriver enheterna/ verksamheterna inom tilldelade resurser Är "merkostnaden" rimlig i förhållande till verksamhetens utfall? Uppföljning av tidigare revisioners åtgärder Under 2018 kommer revision att ske hos alla första linjens chefer på socialkontoret. PERSONAL Åsa önskar en rapport över hur det ser ut inom följande områden: Sommarvikarier "Poolen" inom personlig assistans behöver ses över. Läget kring schemaadministrationen, är sommarscheman klara? Hur prioriterar vi rätt kompetens på rätt plats, vi har bekymmer med rätt utbildning på sina håll. Vem har förtur till personalen vi utlåning till annan verksamhet? Sommarvikarier Inom socialpsykiatrin ser det bra ut. På boendesidan varierar det mellan områdena, och framför allt är det ett bekymmer att det saknas utbildad personal. Personlig assistans behöver också anställa fler vikarier. Poolen Maud berättar att hon och ansvarig chef ska titta på assistanspoolen och hur de arbetar. Sommarscheman Alla sommarscheman är inte klara. Ända in i det sista finns en osäkerhet i hur mycket bemanning som behövs under sommaren. Det krävs å ena sidan mer personal under den tid daglig verksamhet har semesterstängt. Samtidigt kan brukare, å andra sidan, med kort varsel välja att åka bort, och då minskar personalbehovet. Åsa tar med sig övergripande frågor om schemaplanering till HR-chef

5 Prioritering av rätt kompetens på rätt plats Eftersom bemanningen ska ha kunskap om vilken kompetens som behövs på varje arbetsplats för att kunna matcha behov mot kompetens, så behöver SSF arbeta systematiskt med LAS:ade, prelasade och tillsvidareanställda som saknar egen placering. STRATEGIARBETE KOMPETENSINVENTERING Madelene berättar att just nu genomför verksamhetsstöd en kartläggning av kompetensen hos personalen i socialpsykiatrins stödteam. Man frågar om utbildning, erfarenhet etc. Det är ett strategiskt arbete med inriktning att behoven ska styra vilken kompetens Stöd och service efterfrågar, och en individuell studieplan tas fram för den som behöver komplettera sina kunskaper. För att finansiera kompletterande utbildningsinsatser kommer SSF att söka medel från Omställningsfonden. Omställningsfonden är en sammanslutning som består av Sveriges kommuner och landsting, Arbetsgivarförbundet Pacta, Kommunal, OFR:s förbundsområden samt AkademikerAlliansen. BEMANNINGSSTRATEGI UPPFÖLJNING AV MÖTEN MED CHEFER Fredrik har tillsammans med chefer identifierat utvecklingsområden för att nå en bättre bemanningsstrategi. Man har delat in områdena i att personalplanera, att schemalägga och att korttidsbemanna, som är delarna i bemanningsprocessen. Slutsatser: De stora utmaningarna i processen finns inom personalplanering och rekrytering Hur stärker vi ett helikopterperspektiv? Flexibel personal på SSF hur stärker vi den kulturen? Hur stärker vi processen så att chefer kan jobba mer framsynt, ex med 150- dagarssamtal? Hur tar vi i ett tidigare skede tag i det som inte funkar? Fler hemställen? En strategisk utbildningsplan är viktig Ledningsgruppen noterar informationen och beslutar att Eva-Lotta, Fredrik och Åsa träffar PUE i frågan. KRIGARPRINSESSAN TUVA Ledningsgruppen tittar på ett inslag från TV4 nyhetsmorgon, en film om femåriga Tuva. "En enorm seger!" Hjärnskadade Tuva har visat att vården hade fel.

6 SAMVERKAN De delar av arbetsgivarens förslag till utflyttningsplan som ännu inte är samverkade samverkas 2 juni. Vid protokollet Eva Åkerlund