Erik Jansen deltar i ärende 1-3, Katrin Dahlgren, hemtjänstchef ÄO deltar i ärende 4.

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Christina Kvarnström fr.o.m. ärende 3, Eva Åkerlund, sekreterare. Erik Jansen deltar i ärende 1-3, Katrin Dahlgren, hemtjänstchef ÄO deltar i ärende 4. Film James Nottingham; Fokus på utveckling ger mer elevengagemang Ledningsgruppen tittar på filmen Fokus på utveckling ger mer elevengagemang en föreläsning/intervju med James Nottingham, föreläsare och författare av ett flertal böcker inom ämnet utveckling av skolan. Efter filmen reflekterar ledningsgruppen över budskapet. Tankesättet som presenteras kan enkelt överföras till övriga arbetslivet, även om filmen handlar om skolans värld. Ledarskap, utveckling och engagemang är viktiga ingredienser i alla slags organisationer. Verksamhetsplanering hur går vi vidare Erik, Eva-Lotta och Fredrik har sammanställt de synpunkter som kom fram i utvärderingen av planeringsdagen 11 oktober. I utvärderingen har tre områden utkristalliserats; närvarande ledarskap = coachande ledarskap, tydliggöra mandat och ramar samt delaktighet. De har också lämnat förslag och frågor till ledningsgruppen på hur Stöd och service ska arbeta vidare med frågorna. Ledningsgruppen ger verksamhetscheferna i uppdrag att ta upp förslag och frågor med första linjens chefer och samla in synpunkter. Brukarenkät 2016 Eva-Lotta och Fredrik presenterar resultatet av 2016 års brukarundersökning. Brukarundersökningen är nationell och i Sveriges kommuner och landstings (SKL) regi. I sammanställningen jämförs årets resultat med fjolårets provomgång, men resultatet är inte helt jämförbart eftersom urvalet av respondenter inte är helt jämförbart. Till årets undersökning har också SKL omformulerat någon fråga som visade sig vara svår att tolka och besvara.

2 2015 valdes 80 personer inom bostad LSS, daglig verksamhet och socialpsykiatri ut, och av dessa besvarade c:a 67 personer enkäten. (Svarsfrekvens 84 %) utvaldes samtliga personer i 10 chefsområden, totalt 240 personer i 24 verksamheter inom bostad LSS (grupp- och servicebostad) och socialpsykiatri. Av dessa 240 personer har 148 besvarat enkäten (svarsfrekvens 61 %). Lägst svarsfrekvens, 48 %, återfinns inom SoL bostad, och högst, 86 %, har servicebostad LSS. Gruppbostad LSS landar på en svarsfrekvens på 66 %. Siffror för hela riket presenteras först i januari 2017 när SKL räknat samman dessa. Sammanställningen ledningsgruppen tar del av visar resultatet av samtliga svar inom respektive boendetyp, och är inte uppdelat på enskilda bostäder. Resultatet för hela SSF 2016 finns att läsa på Insidan Ledningsgruppen beslutar att ge verksamhetscheferna i uppdrag att gå igenom svaren för varje enskilt boende med berörda chefer, och att de brukare/bostäder som deltagit i enkäten ska få återkoppling. Information om äldreomsorgens resursteam Katrin Dahlgren, hemtjänstchef och chef för ÄO:s resursteam berättar om verksamheten som startade i april Skellefteå kommuns hemtjänst hade under en längre tid dragits med stora kostnader för timanställd personal. Detta i kombination med svårigheter att rekrytera kompetent och erfaren personal medförde att ordinarie personal i de olika hemtjänstgrupperna arbetade på övertid och fyllnadslön vid frånvaro. Många upplevde det stressigt att inte veta vem eller om det skulle komma ersättare vid frånvaro och detta tenderade i längden att bli ett arbetsmiljöproblem. Många olika timvikarier eller inlånad personal gjorde att kvalitén vid insatser hos brukarna inte fungerade på ett tillfredsställande sätt. Chefer i samarbetsområde Skelleftehamn-Ursviken-Morön-Moröbacke och Älvsbacka började under våren 2014 diskutera förutsättningar för ett gemensamt team bestående av tillsvidareanställd personal. Teamet skulle användas vid ordinarie personals kortidsfrånvaro och fungera som en återkommande grupp medarbetare i områdets hemtjänstgrupper. Syftet med projektet var att få en lugnare vikariehantering där teamet, genom att arbeta flexibelt och på arbetsplatser inom ett avgränsat område, skulle bli

3 ett välkänt inslag bland ordinarie personal och brukare i områdets hemtjänstgrupper. Genom att anställa kompetent och erfaren personal till teamet, vilka regelbundet återkom till arbetsplatserna, skulle trygghet och kontinuitet bland brukarna öka och färre personer besöka brukaren vid planerade insatser. Teamet skulle bidra till att säkerställa personaltillgång vid kortidsfrånvaro och vid perioder av högre sjukfrånvaro än normalt, t.ex. vid influensaperioder. Vid tider som inte blev bokade skulle teamet gå in på sina hemställen som övertalig resurs vilket kan möjliggöra för ordinarie personal att hinna med andra arbetsuppgifter som genomförandeplaner, schemahantering mm. Statistik visar att andelen arbetad tid av limanställda minskade i samband med resursteamets införande i april Andelen övertid har också minskat i samband med införandet av resursteamet. Oklart om det beror på en minskning av beviljade hemtjänsttimmar i området och minskad frånvaro ute i arbetsgrupperna. Men att resursteamet ersätter stor del av frånvaron bör ha en inverkan på resultatet av även den minskningen. Chefer och övriga medarbetare i de olika arbetsgrupperna upplever att det känns tryggt när medarbetare från resursteamet är inbokade för arbetspass. Då teamet arbetar i ett begränsat område så upplever medarbetare, brukare och chefer att det skapar kontinuitet då de ofta återkommer till samma arbetsplats. Ledningsgruppen tackar Katrin för genomgången. Ledningsgruppen tycker att tanken med ett resursteam är mycket intressant även för Stöd och service del, och vill gå vidare och undersöka möjligheten att inrätta ett team. Verksamhetscheferna och Fredrik får i uppdrag att formulera en aktivitet kopplad till målet för 2017 Rätt stöd och omsorg i rätt tid till rätt person, och Brukarna är trygga Organisationsförändring Åsa kommer att samverka förslag till en organisationsförändring som innebär utökning med ytterligare en verksamhetschef för boende och daglig verksamhet. Samverkan med facken är planerad att ske 8 december. Ledningsgruppen noterar informationen.

4 Inomhusmiljön i Polishuset Sedan september månad har luftkvalitén i polishuset försämrats, med upplevda besvär från luftvägar, hud och ögon. Lena meddelar att en inventering av besvären är gjord, och den visar på samstämmiga upplevelser för personal på alla tre våningsplanen. Inventeringen är överlämnad till support och lokaler som i sin tur ska ta frågan med fastighetsägaren Hemfosa. Support och lokaler kommer att kalla till nytt möte när det finns ny information i frågan. Åsa uppmanar också första linjens chefer att ta chansen och vara ute i verksamheterna så mycket som möjligt för att komma ifrån luftproblemen på kontoret. Ledningsgruppen noterar informationen. Arkivering och gallring av handlingar Eva informerar om att socialnämndens dokumenthanteringsplan det dokument som beskriver hur avdelningarna ska arkivera eller gallra dokument är fem år gammal och ska uppdateras. Den behöver komma i fas med de dokument (i pappersform eller digitala) som finns idag. Det är inte bestämt när den ska vara klar, men arbetet med uppdateringen är påbörjat. Dokumenthanteringsplanen utgår från vad som finns reglerat i lag beträffande vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Inom Stöd och service finns ett stort behov av att rensa i personakter. När den nya dokumenthanteringsplanen är fastställd av socialnämnden måste verksamheterna inom SSF gå igenom de handlingar som finns kring respektive brukare. Ledningsgruppen ger Eva uppdraget att återkomma med ett förslag om hur detta ska gå till rent praktiskt. Projektarbeten Madelene meddelar att kommunledningskontoret, kvalitet och förnyelse, har ställt frågan om det finns ämnen för projektarbeten för studenter.

5 Ledningsgruppen är enig om att ett sådant projektarbete inte får innebära merarbete för personalen, utan måste vara av den karaktären att studenten kan utföra ett självständigt arbete. Det ska inte heller tillskapas något nytt, utan vara inom ett område vi redan arbetar med Ledningsgruppen får i uppdrag att lämna förslag på ämnen till Madelene. Vid protokollet Eva Åkerlund