Trender som påverkar samhället

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Cecilia Lundberg, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Maud Berggren, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare Michael Carlberg Lax och Peter Ekehult deltar i ärende 1 Peder Hansson deltar i ärende 8 Trender som påverkar samhället CIO (strategisk IT-chef) på support och lokaler, Michael Carlberg Lax, berättar om trender som påverkar samhället, och hur företag och offentliga organisationer måste anpassa sig till det som sker. Tre tydliga trender är globalisering, teknik, demografi. De leder till nya förhållningssätt, nya tjänster och produkter. Några exempel: Globalisering Kunden är kung är ett begrepp som Michael nämner. Om en vara eller tjänst inte lever upp till kundens förväntningar söker kunden nya vägar på ett sätt som inte var möjligt tidigare. Nu har kunden tillgång till varor och tjänster från hela världen via sin smarta telefon. Teknik Självkörande bilar är ett exempel på teknik som redan testas. Kommer vi att behöva ta körkort i framtiden? Demografi Inflyttningen från landsbygden till städerna ökar. Människors beteenden ändras i och med att samhället förändras. Fler och fler arbetsuppgifter som idag utförs av människor kommer att ersättas av tekniska lösningar. Hur kommer framtidens arbete att se ut? Tre skäl att bry sig 1. Alla påverkas 2. Det går snabbare än vi tror 3. Det räcker inte att vara bra på det vi gör idag Förändringar och nya arbetssätt har alltid varit enklare att genomföra i privata företag än i offentliga organisationer. Skälet till det är att ett företag som inte följer med i utvecklingen förlorar kunder och går så småningom under. Där ligger det både i företagsledningens och i medarbetarnas intresse att producera det kunden frågar efter.

2 Även offentliga organisationer måste följa med i samhällsutvecklingen och möta medborgarnas önskemål, men t.ex. en kommun är styrd av lagstiftning och kan inte ändra sitt tjänsteutbud på samma sätt som ett privat företag utifrån kundernas önskemål. Offentliga organisationer är satta att förvalta ett uppdrag. Däremot kan och måste en kommun förändra och utveckla sättet att leverera tjänster. Det är inte bara nu som samhället förändras Teknik som genom århundradena inneburit stora förändringar av världen, men som vi kanske inte längre tänker på eller som vi tar för givna; ångmaskinen, elektriciteten, förbränningsmotorn, TV och telefon. Nyligen, sett i ett historiskt perspektiv, har internet, mobiltelefoni, artificiell intelligens som robotar och självkörande fordon utvecklats, och forskningen och utvecklingen går snabbt. Utvecklingen har aldrig gått så snabbt som idag Michael visar en intressant jämförelse över hur lång tid det tagit genom åren för ny teknik/nya företeelser att nå 50 miljoner användare: Telefonen 75 år Radio 35 år TV 13 år Facebook 3 år Instagram 0,5 år Angry Birds 35 dagar Pokémon Go 10 dagar Ledningsgruppen tackar Michael för genomgången. Utveckling av kundhantering Kundtjänstchef Peter Ekehult berättar om arbetet med att förbättra upplevelsen för medborgare/kund i kontakten med kundtjänst från icke värdeskapande till värdeskapande. Från kostnadstänk till värdetänk. I ett callcenter är det vanligt att man mäter kvalitet i korta kötider och kort samtalslängd, men det betyder inte nödvändigtvis att kunden blir nöjd med upplevelsen. Kundtjänst arbetar ständig med att förbättra kundupplevelsen, det gör man genom det förhållningssätt kundtjänsthandläggaren ska ha i mötet, och att kundens ansträngning ska vara så liten som möjligt. Kundtjänst utvecklar också samarbetet med förvaltningarna i syfte att öka kunskapen hos kundtjänsthandläggarna, och att oavsett vilken kanal medborgaren använder för att söka svar ska svaret/tjänsten bli densamma. Det ska inte spela någon roll om medborgaren söker information på kommunens hemsida eller ringer kundtjänst. Ledningsgruppen tackar Peter för genomgången.

3 Utannonsering av tjänster och utlåning Kommunal väckte under hösten 2017 frågorna om tjänstetillsättningar och utlåning i avdelningens samverkansgrupp. Man menar att det finns liten eller ingen möjlighet att röra sig inom organisationen då lediga tjänster inte annonseras ut, och att den stora utlåningen i verksamheterna får otydliga arbetsuppgifter och otrygghet som följd. Frågorna behandlades inte då, eftersom avdelningschefen behövde tid att bereda svaren. Vid dagens ledningsmöte säger Åsa att arbetsgivaren är av samma uppfattning som Kommunal, men att hon vill ha övriga ledningsgruppens synpunkter. Ann berättar att socialpsykiatrin på försök under våren 2018 annonserar ut vikariat över sex månader internt socialpsykiatrin. I övrigt följs processen för personalplanering vad gäller övertalighet och rehab. Redan nu har försöket gett positiv respons från medarbetare. Maud säger att personlig assistans sällan eller aldrig har lediga tjänster med tanke på de indragningar av assistans som genomförts. Istället finns en övertalighet. Ledningsgruppen noterar informationen. Vad gäller utlåningstiden så är arbetsgivaren överens med facket om att den är för hög. Just nu pågår en gemensam utbildning i bemanningsprocessen för verksamhetschefer, ekonom och Kommunal. Utbildningen har fokus på personalplanering och schemaläggning. Åsa sammanfattar frågan med att det är ett antal aktiviteter på gång som både rör tjänstetillsättningar och utlåningstid. SSF fortsätter följa aktiviteterna och resultaten av dessa. Ledningsgruppen följer upp frågan under maj månad. Utbildning Att leda digital utveckling Åsa vill att alla verksamhetschefer ska gå utbildningen Att leda digital förändring. Detta som en förlängning av Transformationsmotorn och ett nästa steg i projektet kring idéslussar och i linje med digitalisering. Ledningsgruppen beslutar att alla verksamhetschefer ska delta i utbildningen.

4 Titulatur och kompetenskartläggning Samverkan om förändringen av titlarna boendehandledare och aktivitetsledare till stödassistent, och stödpersonal för de som inte har formell utbildning, är avslutad. Från och med nu ska de nya titlarna användas. Ledningsgruppen ställer sig frågande inför den stora oro som Kommunal hävdar finns i yrkesgruppen, då några sådana signaler aldrig nått enhets- eller verksamhetschefer direkt från personalhåll. Den personal chefer talat med känner inte igen sig i beskrivningen. Ledningsgruppen beslutar att i olika former informera berörda personalgrupper om skälet till titulaturbytet. I den kompetenskartläggning som pågår inom SSF har c:a betyg granskats, både tillsvidareanställdas och vikariers. Av dessa har 68 % rätt grundutbildning. För c:a 300 personer håller utbildningssamordnaren på att ta fram en studieplan över vad som krävs för att nå de formella kraven. Verksamhetsstöd arbetar med att ta fram ett förslag till studiepaket. Ledningsgruppen noterar informationen. Målsättning med/inriktning för utvecklingsmedel 2018 Stöd och service har beviljats 5 miljoner kronor i utvecklingsmedel för Vid dagens sammanträde presenteras förslag till fördelning. PROJEKT MNKR INNEHÅLL Projekt "tillgängligt stöd 1,5 Projektledare, extern upphandling, dygnet runt" vikariekostnader Wifi grupp- och servicebostäder Arbetskonsulent daglig verksamhet 0,75 Samtliga gemensamhetsutrymmen (Driftskostnad tillkommer) 0,4 Heltid 9 mån (Frigöra tid till uppföljning och GP) Utemiljö korttids 0,25 Staket, gunga mm Tester av vikarieteam 1,5 Boende LSS, pers ass samt socialpsykiatrin (För testet, inte driften av teamen) Övrigt 0,6 (Central buffert, vikariekostnader) TOTALT 5 Ledningsgruppen beslutar att godkänna föreslagen fördelning av utvecklingsmedlen.

5 Nya rutiner för matkostnad och hantering av personalmåltiden Kommunfullmäktige kommer att fatta beslut om fasta avgifter för måltider vid gruppoch servicebostäder enligt LSS. Lagen ger inga anvisningar om hur avgifter för måltider ska beräknas. Därför måste Stöd och service rutin för matkostnad uppdateras. Den föreslagna matkostnaden är beräknad med utgångspunkt från Konsumentverkets beräkning för livsmedel normalkost för vuxna, alla mål äts hemma samt med beaktande av skälighet och kommunens självkostnad. Uppräkning sker årligen. Procentsatserna för beräkning av kostnad för frukost, lunch, middag (förutom middag fredag och lördag som har en högre procentsats) och mellanmål grundar sig på Socialstyrelsens anvisningar. De nya avgifterna för måltider föreslås gälla från och med Avgifterna avser kostnader för måltider. Brukare betalar bara för de måltider de äter på boendet. Vid dagens ledningsmöte presenterar verksamhetsstöd förslag till ny rutin. När det gäller leverantör av livsmedel fortsätter verksamhetsstöd att undersöka möjligheten att teckna avtal för små enheter att välja annan leverantör än Servera som endast levererar storköksförpackningar. Verksamhetsstöd tittar också på kostnaden för personalmåltider. Efter diskussion beslutar ledningsgruppen att de över- respektive underskott för matkostnad som kan uppkomma ska föras till årsbokslut, och att publicera nya rutinen på Insidan när fullmäktige fattat det formella beslutet. Plan för fortsättning av Funca Funca startade som ett pilotprojekt hösten 2016, och HS-enheten vill nu ha besked om Stöd och service har någon plan för fortsatt utbildning i Funca. Funca är ett webbaserat arbetsverktyg med syfte att förebygga och minska utmanande beteende samt att förbättra delaktighet och självbestämmande för vuxna personer med insatser enligt LSS, personkrets 1 och 2. Ett utbildningstillfälle är genomfört och en återträff är inplanerad. Det behövs en strategi och en plan för det fortsatta arbetet, hur stort utrymme och hur stora kostnader detta ska få ta i framtiden. I dagsläget är c:a en fjärdedel av personalen i LSS-verksamheterna utbildade. HS-enheten föreslår att all personal i LSS-verksamheterna ska utbildas under en treårsperiod. Stöd och service har ett stort behov av att använda en metod och arbeta systematiskt för ökad självständighet och delaktighet för brukare som har utmanande beteende. Främst ur brukarens perspektiv men också för att medarbetarna ska känna sig trygga i mötet och med det stöd man ger.

6 I diskussionen som följer noteras att Socialdepartementet dragit in anslagen till Funca. Skälet är den kritik verktyget fått för att det inte finns forskning som stöder arbetssättet. Ledningsgruppen ställer sig frågan om det är klokt att fortsätta utbilda i ett system som inte längre finansieras, trots att de som utbildats och arbetar enligt modellen är positiva. Ledningsgruppen kommer dessutom inom kort att få information om en instruktion för skydds- och begränsningsåtgärder som socialkontoret håller på att utarbeta. Hur hänger det ihop med Funca? Ledningsgruppen beslutar att avvakta informationen om skydds- och begränsningsåtgärder, och därefter besluta hur vi går vidare med Funca, och att följa upp frågan under maj. Samhällsutveckling Fredrik Nilsson och Peder Hansson lämnar en lägesrapport över projektet Tillgängligt stöd. Bakgrund till projektet: C:a 900 personer får idag stöd av SSF i c:a tio olika stödformer. Hur kan vi erbjuda ett mer tillgängligt stöd över hela dygnet där vi behåller kvalitén men blir effektivare inom verksamheten? Anledningen är att avdelningen har ett preliminärt effektiviseringskrav 2019 på mnkr. Målet med projektet är att ta fram förslag på hur förändrade arbetsätt kan leda till att avdelningen klarar effektiviseringskravet 2019 med bibehållen eller ökad kvalitet för brukaren. Projektet Tillgängligt stöd dygnet runt leds av projektledare Peder Hansson och är ett verksamhetsnära projekt där hypoteser* kring nya arbetssätt testas i liten skala för att hitta idéer och lösningar att arbeta vidare med. Utgångspunkten är att fånga brukarens önskemål och behov samt medarbetarens erfarenhet och kunskap. Första mötet med en grupp utvalda chefer från första linjen samt ett antal medarbetare skedde den 26 februari. En tidsplan håller på att tas fram hur arbetet i gruppen ska se ut framöver. Första prioritet kommer att vara brukartester kring prototypen nattugglorna som redan tagits fram av medarbetare från Stöd och service tillsammans med Hello Future. Projektet kommer att utgå från följande utgångspunkter/principer: Principerna beskriver våra viktigaste ståndpunkter som vi utgår från både i vår vision och i vårt salutogena tankesätt.

7 Vi har brukarens fokus i fokus denne är bäst på att definiera sin vilja och sina behov En brukare vill generellt sett inte ha mer stöd av personal än nödvändigt. Det innebär att en ökad tillgänglighet till att få stöd bör ge individen förutsättningar till ökad självständighet och ett minskat behov av ta emot stöd En ansvarstagande verksamhet med delaktiga medarbetare utvecklar sig själv hela tiden som en naturlig del av arbetet. Att ge en verksamhet förutsättningar att vara ansvarstagande kräver en tillitsbaserad styrning och ledning Digitalt stöd som alternativ till mänskligt stöd ger individen fler valmöjligheter i livet EBP (evidensbaserad praktik) Vi strävar efter att våra insatser ska bygga på bästa tillgängliga kunskap, som hämtas från forskning, från den enskilde och från praktiken. Peder Hansson och Fredrik Nilsson, ekonom och medledare i projektet har ringat in följande hypoteser kring framtida arbetssätt som kan komma att testas närmare: Hypotes: Nattbemanningen Tester har redan påbörjas i protypen nattugglorna. I samtal med chefer framkommer det att det i praktiken är ett begränsat antal brukare som behöver bemanning dygnets alla timmar. Vi har idag få eller inga alternativ till att ge stöd på natten än att bevilja särskilt boende (Grupp- eller servicebostad). Hypotes: Vikariehanteringen Alla verksamheter efterfrågar idag vikarieteam. I dag tar vikariehanteringen tid av våra chefer, skapar behov av många bemanningsadministratörer och riskerar övertidsarbete för vår personal. Finns potential att tänka nytt kring vikariefrågan? Vi planerar brukarens behov i minsta detalj som bygger på att vi nästan alltid måste ta in en vikarie vid avvikelse. Är brukaren intresserad av att livet ska schemaläggas i detalj? Varför tvingas vi jaga vikarier i varje situation? Hypotes: Aktiviteter utanför hemmet SSF vill stödja brukare att vara aktiva och delaktiga i samhällslivet. Brukarna skulle kanske kunna boka sin personal utifrån vad man vill göra, och då ges ökade valmöjligheter? Bättre samordning av personalresurser kan innebära att brukaren kan vara mer i aktivitet. Hypotes: Punktinsatser Vi är sårbara när det uppstår behov av tillfälliga eller stadigvarande punktinstatser. Utmynnar ofta i tjänsteköp. Där vi får det att fungera i dag beror på chef och positivt arbetslag. Finns inte som någon naturligt del i arbetet. I samråd med chefer och medarbetare kommer dessa hypoteser att diskuteras, vilka vill/behöver vi gå vidare med och vilka vill/ behöver vi förkasta? Vilka fler hypoteser ser vi? *En hypotes är ett antagande om verkligheten

8 Ledningsgruppen noterar informationen Vid protokollet Eva Åkerlund