Avstämningar. Ledningsgruppen ser positivt på att Skellefteå ligger på medel eller över riket frågor om inflytande och personal.

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Johan Magnusson, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare Maria Widz och Anna Stenberg, EKU, deltar i ärendet om behörigheter i Procapita. Avstämningar BRUKARENKÄTEN Socialstyrelsen har publicerat rikets siffror från brukarundersökningen som genomfördes under I de flesta fall överensstämmer svaren från Skellefteå kommun med svaren från övriga kommuner, men det finns ett par avvikelser. Vid dagens sammanträde presenterar Eva-Lotta de punkter där Skellefteås resultat skiljer sig från rikets. Frågorna som ställdes var: 1. Får du bestämma om saker som är viktiga för dig hemma? 2. Får du den hjälp du vill ha hemma? 3. Bryr sig personalen om dig? 4. Pratar personalen med dig så att du förstår vad de menar? 5. Känner du dig trygg med personalen? 6. Är du rädd för något hemma? 7. Trivs du hemma? SoL bostad Skellefteå ligger ÖVER riket på tre frågor (aldrig rädd hemma, anser sig ha inflytande och medbestämmande samt trivs hemma) Skellefteå ligger UNDER riket på en fråga (anser inte att de får den hjälp man vill ha) Gruppbostad LSS Skellefteå ligger ÖVER riket på en fråga (anser att personalen bryr sig) Skellefteå ligger UNDER riket på en fråga (aldrig rädd för något hemma) Servicebostad LSS Skellefteå ligger UNDER riket på två frågor (anser inte att personlen bryr sig samt anser inte att man får den hjälp man behöver) Ledningsgruppen ser positivt på att Skellefteå ligger på medel eller över riket frågor om inflytande och personal. Det fanns inga följdfrågor i enkäten, därför finns ingen uppgift om vad det beror på att svaren på några av frågorna ligger under rikssnittet.

2 Att inte få den hjälp man vill ha/anser sig behöva, är inte detsamma som att personen får för lite hjälp. Det påståendet måste ställas i relation till det beslut och den genomförandeplan vederbörande har. Att man är rädd för något hemma är inte heller tydligt frågan är om man är rädd för grannar, personal eller något/någon annan. Ledningsgruppen menar att det är viktigt att cheferna tar del av resultaten från sina enheter och fångar upp och arbetar med frågorna. Ledningsgruppen ger Eva-Lotta i uppdrag att ta ut statistik från var och en av de verksamheter som ingick i undersökningen, och lämna den till verksamhetscheferna för vidare befordran till berörda enhetschefer. Verksamhetscheferna ansvarar sedan för att resultaten följs upp. AKTIVITETER I AVDELNINGENS VERKSAMHETSPLAN Ledningsgruppen tittar på avdelningens övergripande verksamhetsplan med fokusområdena Tillgänglighet, Trygghet, Effektivitet och Samhällsutveckling, och stämmer av det aktuella läget i arbetet med aktiviteterna. Några av aktiviteterna pågår, några behöver förberedas mer och i ett par fall avvaktar man besked från andra innan aktiviteten kan starta. Ledningsgruppen vill också se en röd tråd mellan avdelningens övergripande aktiviteter och de aktiviteter verksamheterna ställt upp för året. Eva-Lotta får i uppdrag att jämföra aktiviteter i avdelningens och verksamheternas planer och redovisa resultatet för ledningsgruppen. KULTURARBETET NULÄGE, ÖNSKAT LÄGE 2017 AKTIVITETER Inger har listat vilka aktiviteter som pågår och som är inplanerade inom kulturarbetet. Dessa ska föras över till verksamhetsplanen, och viktigare aktiviteter läggs även in i avdelningens årshjul. Ledningsgruppen beslutar att ge Inger i uppdrag att planera in aktiviteterna tidsmässigt under året och beskriva dem kort, samt att aktuell månads bubbla från årshjulet ska publiceras på insidan som en påminnelse om vilka aktiviteter som är på gång. VERKSAMHETERNAS AKTIVITETER

3 Alla verksamheter ska redovisa arbetet med aktiviteterna i verksamhetsplanen t.o.m. mars i samband med delårsrapport april. Verksamhetscheferna får i uppdrag att sammanställa hur arbetet löper i sina respektive verksamheter. Processer i vardagen BEHÖRIGHETER I PROCAPITA Anna Stenberg och Maria Widz, systemförvaltare respektive systemutvecklare för Procapita besöker ledningsgruppen med anledning av frågor från chefer om behörighetssättning som inte regleras i det fastställda dataurvalet. En av frågorna gäller exemplet när en brukare byter insats, och båda besluten ligger öppna i Procapita under en övergångsperiod och beroende på vilka behov personen har så krävs mer eller mindre samarbete mellan personalen inom respektive insats och lagrum. Personalen på både avlämnande och mottagande verksamhet kan behöva läsa dokumentation under övergångsperioden. Risker med att öppna upp behörigheter mellan verksamheter är att alla som är knutna till verksamheten blir synliga i systemet, det går inte att öppna upp för enbart en individ. Detta gäller i båda riktningarna. Berörd chef måste också återkoppla till systemansvariga när övergångsperioden är klar så att de kan återställa ordinarie behörighet, det går inte att tidssätta ändringen automatiskt. Ledningsgruppen diskuterar för- och nackdelar med förslaget. Man ser klara fördelar för brukaren om båda verksamheterna kan läsa dokumentation under en övergångsperiod, och detta ska vägas mot risken att någon personal obehörigen läser dokumentation som rör andra personer. Anna och Maria säger att allt personalen gör i Procapita loggas. Det går alltså att spåra om personal otillåtet är inne och läser om personer som de inte utför något arbete/insats med. Ett annat exempel på fråga är boendechefer som har personal anställda på ett boende som följer med brukare till daglig verksamhet och då dokumenterar de på daglig verksamhet på brukaren i Procapita. Idag ser inte bondechefer denna dokumentation som ligger under verkställighet daglig. Detta önskemål har kommit inför lönesättningar m.m. HS personal önskar kunna läsa dokumentation hos brukare inom personlig assistans och personliga assistenter önskar kunna läsa HS journal.

4 I samråd med MAS Louise Lundholm har man kommit fram till att detta är möjligt för personal inom HSL utifrån att brukare inom personlig assistans idag verkställs på brukarnivå, dock ska detta först utredas. För personliga assistenter är det dock ej möjligt att öppna upp för att de ska kunna se HS-personalens dokumentation (utifrån att HSL organisationen är uppbyggd på ett sådant sätt att man skulle behöva öppna upp så att personalen ser hela den berörda hemvårdsenheten). Ledningsgruppen tackar för genomgången, tar ställning till förslagen och beslutar att godkänna att boendechef får beställa öppning av utökade behörigheter i Procapita under en övergångsperiod när brukare byter insats, när det gagnar brukaren att aktuell boendechef ska meddela systemansvariga när den utökade behörigheten ska tas bort, att påminna om att all aktivitet i Procapita loggas och att personalen har ett eget ansvar i att inte läsa dokumentation om personer de inte utför insatser med, samt att inte godkänna önskemålet från boendechef om att få tillgång till dokumentation inom daglig verksamhet. FÖRÄNDRINGSPROCESSER Åsa ser ett behov av att ta fram verktyg och utbildning för chefer att leda och hantera förändringar i kontakten med brukare/företrädare och personal, och visar en modell för hur en förändring genomförs på ett systematiskt sätt. Förändringar sker hela tiden, och är en del i det löpande arbetet. Därför måste Stöd och service kvalitetssäkra förändringsprocesser. Alla förändringar är unika, och en väl genomförd planering och förklaring av förändringen ger bättre måluppfyllelse och resultat. Det är viktigt att verksamhetscheferna coachar den som ska leda en förändring; skälet till och målet med förändringen, alternativ, vilka konsekvenser den kan få och plan för kommunikation, genomförande, vilket stöd som behövs och uppföljning. Ledningsgruppen beslutar att uppdra till verksamhetsstöd att ta fram en förenklad modell. Åsa undersöker om det finns någon utbildning kopplad till coaching i förändringsfrågor

5 Förslag ny agenda och spelregler för ledningsmötena Syftet med förslaget till förändring är en ledningsgrupp med fokus på helhet där punkterna på agendan ska stödja och leda SSF mot vision och måluppfyllelse, mod att ompröva beslut och fatta nya. (Årsplanering). Ökad information om vad som pågår i verksamhetsdelar och omvärld, analys av konsekvenser för helhet. Strategier, långsiktiga och kortsiktiga finns eller arbetas fram, kontinuerlig uppföljning av viktiga processer och förhållningssätt. Professionella underlag som stöd inför beslut. De områden (med underrubriker) som föreslås till dagordningen är 1. Berättelser från verksamheten vad är på gång max 5 min/verksamhetsområde. (Vad händer just nu?) (Goda exempel ej acceptabla händelser) 2. Uppföljningar Produktion/process Kvalitet/Resultat Ekonomi Personal Uppföljning av aktiviteter i verksamhetsplanen Ingången/handläggning, nya beslut Planering tomma platser, ej verkställda beslut GP Lex Sarah/synpunkter/klagomål Delaktighet Kompetens Ekonomi/personal TCP-statistik - övertalighet 3. Strategiarbete Teknik Omvärldsbevakning Kulturarbetet Förbättringsarbete Förvaltningsövergripande frågor 4. Punkter till samverkan (HÖK, avd, RÅFF, Funkis.) eller nämnden Är det någon av dagens punkter som ska samverkas? Är det någon av dagens punkter som ska lämnas som information till socialnämnden? Ledningsgruppen beslutar

6 att prova ny agenda och reflektera om den bidragit till bättre prioriteringar och ökat fokus på vision, viktiga processer och måluppfyllelse. Uppföljning vid ledningsmöte i juni. Ekonomi Viktiga resultat januari: Vi tror i detta tidiga skede på ett ekonomiskt nollresultat 2017 för avdelningen. Störst osäkerhet finns inom personlig assistans och boende/daglig. Inom personlig assistans handlar det om osäkerhet kring om personer med beslut i avvaktan på FK, här finns risk att kostnaderna blir högre än förväntat om FK inte fattar de bifall som vi räknat med i budget. Inom boende/daglig är det en osäkerhet kring om omställningarna på korttids ger den ekonomiska besparing som vi har räknat med. Ej godkänt resultat GP. Endast 77 % av brukarna har en aktuell GP. Detta är långt ifrån målvärdet på 90 %. Övertidskostnader fortfarande väldigt höga, ända sedan sommaren har det varit ca 1/3 högre övertidskostnader jämfört med första halvan av Vi tror att de främsta orsakerna är övergången till fast schemaplanering samt en stor omsättning av chefer under 2016, vilket gett kortsiktiga omställningsproblem. Effekterna av just dessa faktorer behöver dock inte nödvändigtvis vara långvariga då vi redan hade en negativ trend på övertid med periodplanerade scheman. Höga kostnader för övertalighet inom personlig assistans. Flera ärenden har avlidit eller avslutats under december och januari och det medför stora kostnader för tillgänglig tid under första kvartalet, dock så bör största delen av omplaceringarna var slutförda och definitiva i mars. Ledningsgruppen noterar informationen. Personalläget/rekryteringar Boende/daglig verksamhet Jessica Lundberg börjar 1/5 och ersätter Elly Viklund (område väst), som går i pension i samband med semestern. Kalle Jakobsson börjar 1/4 och ersätter Lena Marklund (område syd), som går i pension 1/5. Nina Wangehall börjar 20/3 och ersätter Lina Larsson (område öst), som ska vara tjänstledig en längre tid. Erika Svanborg Ekström är numera tillsvidareanställd (tidigare vik för Madelene Leonardsson).

7 Madelene Leonardsson slutar hos oss och börjar som boendechef inom ÄO från 20/3. Personlig assistans Jenny Åström börjar 1/3, ersätter Maja Ehnmark som slutar 1/4 Anna Olsson kommer att börja som chef inom personlig assistans 1/4, ersätter så småningom Annevi Edvall som går i pension i november Socialpsykiatrin Maja Ljung började som chef på område 5 16/1 Kristina Odström börjar 8/5, tar över område 2 Malin Bergqvist börjar på deltid under mars, tar över område 10 och ytterligare en rekrytering av boendechef pågår Verksamhetsstöd Anna Forsberg är tillsvidareanställd som kompetensutvecklare Berit Norén kommer tillbaka i mars från 6 månaders vikariat på samhällsbyggnadskontoret Elisabet Johansson arbetar 50 % i 6 månader med kompetensinventering. Ledningsgruppen noterar informationen Arbetsmiljö Möten om inomhusmiljön i Polishuset hålls löpande. Senaste mötet hölls 28 februari. När protokoll från det mötet är klart kommer det att gå med e-post till berörda. Ledningsgruppen noterar informationen. Redovisning av aktiviteter inom ramen för kulturarbete Ledningsgruppen önskar en redovisning från Erik Jansen av vilka aktiviteter som genomförts inom ramen för kulturarbetet. Eva-Lotta får i uppdrag att formulera de frågor ledningsgruppen vill ha svar på. Vid protokollet Eva Åkerlund