Idésluss för hållbar samhällsutveckling

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare. Malin Bergvall, Support och lokaler, deltar i ärende 1 Idésluss för hållbar samhällsutveckling Malin Bergvall, projektledare för Idésluss, berättar om projektet som är ett samarbete med Piteå kommun och Vinnova. Stöd och service är pilotgrupp i Skellefteå kommun, och Eva-Lotta Olsson är SSF:s representant i projektgruppen. Projektet ska utveckla ett arbetsätt som systematiskt ska fånga goda idéer som finns bland medborgare och medarbetare. Det finns en mängd bra idéer ute i verksamheten, men inget sätt att samla in och bearbeta förslagen. Den bristen ska Idésluss avhjälpa. Just nu pågår nulägesanalys och intervjuer och därefter kommer workshop både kommunövergripande och en specifik för SSF. Som en stödresurs i upplägg och genomförande har projektledningen anlitat en på området meriterad konsult. Malin ställer ett antal diskussionsfrågor som ledningsgruppen får reflektera över vilken nytta kan Idésluss skapa för SSF? hur kan projektet knyta an till befintligt innovationsarbete på avdelningen? möjlighet att testa systemstöd för idégenerering den egna workshopen, vilka är möjliga deltagare och när i tid? Åsa lämnar ordet fritt och ledningsgruppen ger följande kommentarer: - det är viktigt att kunna se att projektet hänger ihop med något vi redan gör, att det blir ett komplement och inte någon ytterligare arbetsuppgift röda tråden - KASAM - vi bör leta efter idéer inom vissa givna områden - för att ta hand om idéer behöver organisationen vara redo - varje chef ska titta i den egna verksamheten och hitta och sprida de bra metoder och arbetssätt som redan finns - fånga upp den kompetens som finns i verksamheterna och skapa delaktighet, hitta ett naturligt sätt att fånga vad personal och brukare vill - nya former för husmöten strukturera mötesformen och fånga upp idéer - det kan bli en krock mellan vad brukare vill och de allt tydligare och mer detaljerade besluten - i IBIC är utgångsläget för handläggarna att sätta mål med insatsen, men brukaren ska också sätta egna mål något man inte är van vid, inte van att få bestämma själv och inte van att få frågan

2 - det är viktigt att se vad man själv kan göra, ta egna initiativ istället för att vänta på att någon annan ska agera - utveckling kan också betyda att man ska sluta att göra något Ledningsgruppen tackar Malin för genomgången. Avslutningsvis sammanfattar Åsa med att ledningsgruppen måste ta ställning till hur workshop för SSF ska utformas, vilka som ska delta och strategi för hur Idésluss ska hjälpa till att nå målen i verksamhetsplanen. Eva-Lotta träffar Malin och går igenom vår verksamhetsplan. BERÄTTELSER FRÅN VERKSAMHETEN VAD ÄR PÅ GÅNG Verksamhetsstöd Arbetsgruppen för IBIC kommer att vara klar med sitt arbete till sommaren och ska presentera förslaget för ledningsgruppen i augusti. Madelene ska beställa en webbaserad utbildning i genomförandeplansarbete. Madelene och Inger arbetar med utformning av träningslägenhet. Maria Wikström kommer fortsatt att arbeta med PRIO-projektet inom skol- och kulturkontoret, och med anledning av det kommer verksamhetsstöd att anställa en vikarie 50 % för Maria. Tre personer på verksamhetsstöd har ansökt om nedsatt sysselsättningsgrad enligt Ekonom Jenny Lindberg har sagt upp sin anställning och slutar 1 maj. Verksamhetsstöd ska försöka hitta en vikarie med ansvar för fakturahantering och assistansersättning i avvaktan på att ekonomtjänsten tillsätts, c:a 3 månader. Tjänsten annonseras just nu internt. Eva-Lotta är klar med sin del av materialet till nämndens måldagar. Hon arbetar också med checklista för arbetskläder och två styrdokument. Det ena gäller strategier och det andra statistik basfakta om Stöd och service. Kompetensinventeringen går trögt endast 300 av c:a 900 har lämnat in sina betyg, och det kan bli svårt för Elisabeth Johansson att bedöma alla betyg under den tid hon är anställd på verksamhetsstöd. Madelene kommer att påminna cheferna om att informera sin personal om att de ska lämna in sina betyg. Avdelningschef Fredrik arbetar med förberedelser inför nämndens måldagar. Han har också börjat förbereda delårsrapport, och en del arbete inför att Jenny slutar.

3 Åsa arbetar med att tillsammans med verksamhetschefer och lokalstrategen hitta tänkbara ersättningslokaler för de grupper som behöver flytta ut från polishuset på grund av inomhusmiljöproblemen. Åsa ska anställa en vikarie för Madelene som ska vara föräldraledig från i sommar. Vikariatet kommer att vara 5,5 månader och i första hand gå ut för intresseanmälan inom SSF. Eva gör en genomgång av extra behörigheter för boendepersonal och personliga assistenter som beställts under gångna året för att kunna avbeställa de som inte längre är aktuella. Arbetet med gallring av handlingar fortsätter och efterlysning av handlingar från avslutade ärenden har gått ut till LSS-boenden område 1 och 2. HS-teamet HS-teamet har inventerat sitt arbete för en likvärdig vård utifrån HS-perspektivet, jämfört med resten av ÄO och kommuner i landet. Man jobbar också med de förväntningar som brukare har på HS-teamet och analyserar sina insatser, om de är patogena eller salutogena, och att insatsen ska vara värdeskapande för individen. HS fortsätter arbetet man påbörjat med hälsa-begreppet. Beslutsenheten Utredningar om personlig assistans är fortfarande en stor fråga. Beslutsenheten har träffat Försäkringskassan kring ansökningar om personlig assistans, och hos FK finns nästan inga ansökningar. Medborgarna som söker assistans vänder sig direkt till kommunen med anledning av kassans stramare bedömning. Beslutsenheten arbetar också med ett överklagande om LSS servicebostad och kommer nu att yttra sig till Kammarrätten. När det gäller IBIC ska beslutsenheten jobba tillsammans med rådgivningen Oden som har stor erfarenhet av att arbeta med mål för brukare. Man har också börjat med samarbetsmöten med IFO runt vissa ärenden. Boende Översyn av tillgängliga bostäder: tillgänglighet, brandskydd, attraktionskraft, matchning tillgång - efterfrågan, tillsammans med boendeplanerare. Kartläggning av jourens nyttjandegrad under jourtid på Morö Backeområdet. Daglig verksamhet Habiliteringsersättningen utbetalas månadsvis vid samtliga dagliga verksamheter fr.o.m. april månad. Registrering i systemet sker för den faktiska tiden som personerna nyttjar insatsen/dag.

4 Korttids Rekrytering av personal i slutskedet nu. Frögatan har flyttat sin verksamhet till Aprilstigen. Frögatan under upprustning för att sedan tas i bruk för ny målgrupp, förhoppningsvis innan semestern. Socialpsykiatrin Arbetet med kravprofiler för PO och Mötesplatsen fortsätter. Sommarrekrytering i full gång av nya medarbetare. Två internutredningar pågår. Kommunal har uttryckt att det just nu känns stabilt och tryggt inom socialpsykiatrin och de anser vidare att vi har fått bra nya chefer. Rekrytering av ytterligare en chef går mycket trögt och just nu är Ann osäker på hur hon ska gå vidare, arbetet med det område som står utan chef går bra men tar mycket tid i andra frågor som t.ex. handlar mycket om värderingsfrågor. Ledningsgruppen noterar informationen. UPPFÖLJNINGAR KVALITETSARBETE Kicki och Madelene har uppmärksammat en upplevd risk för kvalitetsbrist när medarbetare inte får tillgång till utredning från beslutsenhet. Förslag att rutin upprättas så personal får tillgång till utredning i Procapita. Samtycke inhämtas alltid där brukaren får ta ställning till om någon del ej ska delges medarbetare. Ledningsgruppen menar att det absolut kan vara till nytta för den enskilde att personalen får tillgång till utredningen, men är inte beredd att öppna upp behörigheten i Procapita. Ledningsgruppen beslutar att vid nya beslut ska samtycke, med val att sekretessbelägga vissa delar, inhämtas. Beslut går till chef som delger arbetsgruppen utredningen. DELTAGANDE I UTBILDNINGAR Verksamhetsstöd har sammanställt statistik över anmälda till utbildningar och faktiskt deltagande. Statistiken sträcker sig från hösten 2016 fram till början av april och omfattar både utbildningar med interna och externa kursledare. Den visar 66 kurstillfällen, och några exempel är att endast vid fem tillfällen har alla anmälda deltagit

5 till en endagsutbildning kom bara hälften av de anmälda sammanlagt är det 138 medarbetare som anmält sig och sedan inte deltagit i utbildningen endast vid ett fåtal tillfällen har medarbetare anmält förhinder. Att anordna utbildningar föregås av en hel del administration, och det är ett bekymmer att kursdeltagare uteblir utan förklaring. Externa utbildare debiterar oftast per deltagare, och då måste SSF betala för tomma utbildningsplatser. Även interna utbildare och administratörer kostar pengar i form av sin arbetstid. Verksamhetsstöd vill skärpa kravet på att medarbetare ska infinna sig till anmälda utbildningar, och att i de fall man får förhinder ska detta meddelas i så god tid som möjligt men även samma dag. Länk till statistiken Ledningsgruppen uppdrar till verksamhetscheferna att ta upp statistiken med enhetscheferna, ställa frågan till cheferna hur man vill komma tillrätta med att medarbetare inte deltar i anmälda utbildningar, och att återkoppla svaret till ledningsgruppen. MÅNADSRAPPPORT MARS 2017 Fredrik och Eva-Lotta presenterar månadsrapport mars för Stöd och service. Prognosen pekar på ett nollresultat vid årets slut (störst osäkerhet inom personlig assistans och boende/daglig) Eventuellt tillfälliga anslag kan tillkomma Antal aktuella GP ligger under godkänt resultat inför delårsrapport april ska de chefer som inte uppnått 90 % lämna en åtgärdsplan till verksamhetschef Övertidskostnaderna har minskat under februari och mars Kostnader för övertalighet (tillgänglig tid) inom personlig assistans fortsätter sjunka Ökad sjukfrånvaro, främst långtidsfrånvaro Ledningsgruppen noterar informationen. STRATEGIARBETE CHECKLISTA FÖR ARBETSKLÄDER Från och med den 1 januari 2016 gäller Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien (SOSFS 2015:10) inom all hälso- och sjukvård och vid arbete inom hemtjänsten, särskilda boenden och vissa LSS-boenden. Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien anger de krav som verksamheters lokala basala hygienrutiner ska vara grundade på.

6 Enligt SOSFS 2015:10 5 gäller hygienkraven den som är yrkesmässigt verksam i verksamhet som innefattar arbetsmoment som innebär fysisk kontakt med den som beviljats insatsen, där det finns risk för överföring av smittämnen. Med anledning av dessa föreskrifter tillsattes en arbetsgrupp med syfte att utreda frågan kring arbetskläder. Utredningen visade att det, utifrån ett hygienperspektiv, inte fanns krav på arbetskläder i Stöd och service samtliga verksamheter. Däremot finns krav att samtliga verksamheter har kunskap om, och följer de basala hygienrutinerna för att förhindra smittspridning. En regelbunden bedömning av behov av skyddskläder respektive arbetskläder ska göras av ansvarig chef. Vid dagens sammanträde presenterar Eva-Lotta förslag till checklista för ansvarig chef vid bedömning av behov av arbetskläder/skyddskläder. Ledningsgruppen beslutar att godkänna checklistan, att informera om den i samverkan på avdelningsnivå i maj, och att efter det göra den offentlig. SAMVERKAN Av dagens ärenden ska följande lämnas som information i respektive samverkansgrupp. Verksamhetsstöd Vikarie 50 % för Maria Wikström Vikarie med ansvar för fakturahantering och assistansersättning i avvaktan på att ekonomtjänsten tillsätts, c:a 3 månader. Avdelningschef Vikarie för Madelene som ska vara föräldraledig från i sommar. Vikariatet kommer att vara 5,5 månader och i första hand gå ut för intresseanmälan inom SSF. Checklista för arbetskläder. Vid protokollet Eva Åkerlund