Korttidstillsyn Troja

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Lindgren, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund, sekreterare Nina Olausson deltar i ärende 1 och Katarina Bildström deltar via Skype i ärende 3/Tillsynsrapport IVO Korttidstillsyn Troja Stöd och service köper i tjänsten korttidstillsyn enligt LSS 9:7 för ungdomar år från skol- och kulturkontoret. Verksamheten bedrivs på Troja på Brännanskolan, och överenskommelsen löper t.o.m Korttidstillsyn för ungdomar år finns på Balderskolan och drivs helt i Stöd och service regi. Inför att överenskommelsen löper ut sista augusti 2017 diskuterar ledningsgruppen frågan om fortsatt tjänsteköp eller om Stöd och service ska ta över utförandet av korttidstillsynen för ungdomar år. Nina Olausson, chef för daglig verksamhet, ansvarar för korttidstillsynen vid Balderskolan, och hon har i samråd med rektor för särskolan på Brännan tittat på för- och nackdelar med att skol- och kulturkontoret fortsätter att utföra korttidstillsynen vid Troja. Bland fördelarna (för både elev och personal) nämns till exempel att samma personal följer eleven under skoldagen och på korttidstillsynen, ökad kommunikation, kunskap och helhetssyn kring elev och situation och att det är färre vuxna kring eleven. Bland nackdelarna för eleven med att skolan fortsätter att utföra korttidstillsynen nämns bland annat att målen med LSS-insatsen inte uppfylls om skolan brister i kunskap om uppdraget. En nackdel för personalen är också två roller med två olika uppdrag, lagstiftningar, olika dokumentations- och uppföljningskrav samt skillnader i sekretess. I det underlag som togs fram inför resursavdelningens överföring från skol- och kulturkontoret till Stöd och service finns målsättningen att på sikt också överta Troja från SKK. Ledningsgruppen diskuterar frågan och väger de båda alternativen mot varandra, och konstaterar att Stöd och service har som mål att minst 90 % av alla personer med insats ska ha en aktuell GP. I skolans regi upprättas inga genomförandeplaner. Stöd och service inför IBIC i utredningar och utförande. IBIC finns inte som arbetssätt inom skolan

2 i SSF regi kan verksamheten ha generösare öppettider. I skolans regi styrs öppettiderna av avtal om arbetstider för skolpersonal om SSF tar över Troja är det viktigt att vara tydlig med varför (målet) och tidplan för förändringen Om SSF tar över Troja behöver tidpunkten för övertagandet skjutas fram så att förändringen kan förberedas och genomföras på ett tryggt sätt för ungdomarna. Efter diskussion beslutar ledningsgruppen att arbeta för att ta över verksamheten vid Troja, och ger Nina Olausson i uppdrag att föra en dialog med skolan och informera om SSF:s vilja att ta över Troja i egen regi, att upprätta ett underlag för övertagandet, och att förlänga överenskommelsen till dess att övertagandet kan ske. BERÄTTELSER FRÅN VERKSAMHETERNA Avdelningsnivå Ansökningstiden för tjänsten som verksamhetschef för personlig assistans är avslutad, och 25 personer har sökt jobbet. Åsa påbörjar intervjuer under veckan. Åsa arbetar också med att ta fram ett underlag att presentera vid socialnämndens måldagar i april. Eva arbetar med uppdraget från EKU om gallring av personhandlingar. Fredrik jobbar också med underlaget till måldagarna. Han meddelar också att förvaltningens arbete med ekonomistyrning börjar komma igång. Fredrik kommer också att träffa alla chefer och titta på bemanningsprocessen, och tillsammans med Eva-Lotta jobba med ekonomi- och kvalitetsarbete. Åsa kompletterar med att SSF måste arbeta med strategier för framtiden, och hitta ett bra samspel mellan olika roller inom avdelningen. Boende och daglig verksamhet Lena och Inger har haft planeringsdag med cheferna för boende och daglig verksamhet med anledning av uppdelningen av verksamheterna på två verksamhetschefer.

3 De visningar av den vidareutvecklade fyrfältaren som Fredrik Nilsson hållit för cheferna har varit bra. Han har också bjudit in till diskussioner inför nämndens måldagar för att höra verksamheternas syn på vilka prioriteringar Stöd och service ska göra inför Schemafrågan, som har varit en stor del av chefernas vardag sedan avtalet om periodplanering sas upp, ser ut att ha stabiliserats. Enskilda arbetsplatser har dock avvikande uppfattning. De nyrekryterade boendecheferna börjar under vårmånaderna, Nina Wangehall 20 mars som vikarie för Lina Larsson som ska vara tjänstledig, Kalle Jakobsson börjar 1 april och ersätter Lena Marklund som går i pension i maj, och Jessica Lundberg börjar 1 maj och ersätter Elly Wiklund som går i pension i samband med sommarsemestern. Boendechefer område öst planerar för att flytta ut från sina kontor i polishuset till Morö Backe. Verksamhetsstöd Madelene berättar att de olika funktionerna inom verksamhetsstöd har börjat hitta sina roller och arbetet flyter bra. Det har börjat komma in betyg till den kompetensinventering som pågår. Elisabeth Johansson, som är den som är anställd för att ta emot och värdera betygen, undersöker också om det finns möjlighet att validera kompetens. Ekonomernas roller kommer att förändras i och med inrättandet av kommunens ekonomicenter. Vad förändringen kommer att bestå i är inte klart än. Verksamhetsstöd har utbildat alla personliga assistenter i mobilappen för Intraphone (tidsrapporteringssystem). Eva-Lotta har fullt fokus på förberedelse inför nämndens måldagar. Personlig assistans Alla arbetsgrupper genomför bokcirkel kring boken Vem har gjort slut på mjölken. Responsen är väldigt positiv. Cheferna är mycket nöjda med handledningen av Gun-Eva Andersson Långdahl. En ny chef, Jenny Åström, har börjat. Hon ersätter Maja Ehnmark som slutar 1 april. Anna Olsson börjar 1 april och kommer så småningom att ersätta Annevi Edvall som går i pension under hösten Det finns en oro i verksamheterna med anledning av omprövningarna av beslut om assistansersättning som Försäkringskassan genomför. De leder i många fall till att brukare förlorar assistanstid, och som i sin tur betyder ändrade arbetsförhållanden för assistenterna och svårighet att verkställa beslut på samma sätt som idag.

4 Hälso- och sjukvårdsteamet Johan berättar att hälsosamtal är i fokus just nu. I begreppet hälsa finns många delar. Man arbetar också med att utvärdera att teamet jobbar med rätt saker. Johan har också på uppdrag av äldreomsorgen tittat på avvikelserapportering inom Stöd och service. Han konstaterar att SSF är mindre bra på att följa upp, åtgärda och avsluta de avvikelserapporter som registreras. Det är viktigt att följa upp avvikelser för att säkra kvalitén i insatsen. Madelene kommenterar detta med att EKU vill utveckla att gemensamt arbetssätt för avvikelser, och hon kommer att träffa EKU i frågan. Beslutsenheten Fortsatt ansträngt läge runt ansökningar och utredningar om personlig assistans. Rättsläget är osäkert, vilket ger en osäkerhet för handläggarna i deras arbete. Beslutsenheten följer samma principer för bedömning som Försäkringskassan, vilket innebär att så gott som alla överklagar sina beslut. Det innebär att handläggarna, förutom pågående utredningar, även ska yttra sig över överklaganden. Under våren är det alltid fler som söker insats, och väldigt många ber om att få bli prioriterade i behandlingen av ansökan. Det är inte möjligt att prioritera alla som önskar förtur, så Kicki kommer att göra en bedömning av alla ansökningar som kommer in. Socialpsykiatrin Socialpsykiatrin har haft tre tjänster som boendechef ute på annons, varav två är tillsatta och intervjuer för den tredje tjänsten pågår. Ett personligt ombud går i pension, och det kommer att bli en rekrytering av efterträdare. Man har inlett ett samarbete med individ- och familjeomsorgen kring de personer som har insats inom socialpsykiatrin och som också har kontakter med IFO. Den övergripande verksamhetsplanen för socialpsykiatrin är klar. De enskilda verksamheterna kommer inte att göra någon egen verksamhetsplan, utan bara ta fram aktiviteter med koppling till den övergripande verksamhetsplanen. Lönekriterierna är ute på remiss i arbetsgrupperna. Ledningsgruppen noterar informationen. UPPFÖLJNINGAR TILLSYNSRAPPORT IVO Sedan 2011 har IVO (inspektionen för vård och omsorg) årligen granskat sju kommuner i fyra län, Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland och Jämtland. Eva-Lotta och Katarina har tagit del av IVO:s granskning av Skellefteå kommun.

5 Vad har IVO sett i tillsynen? Incidenter sker men rapporteras inte Större fokus på lex Sarah behövs Återkoppling kan stärkas Egenkontrollen i verksamheten är viktig Ett systematiskt kvalitetsarbete bygger på fyra beståndsdelar; planera, genomföra, utvärdera och förbättra I planeringsfasen ingår att identifiera krav och mål i lagstiftningen, att planera arbetet för att säkerställa dessa krav och mål ta fram processer och rutiner som beskriver hur vi arbetar, samt riskanalyser. I genomförandefasen ska vi arbeta utifrån de fastställda processerna och rutinerna, ta emot synpunkter, klagomål och rapporter och utreda och sammanställa I fasen uppföljning ska resultatet följas upp och utvärderas, = egenkontroll I förbättringsfasen ska processer och rutiner utvecklas och förbättras så att vi arbetar mer effektivt med att uppnå lagstiftningens krav. Lex Sarah inom SSF 2016 Under år 2016 har nio rapporter med stöd av Lex Sarah inkommit. Fyra av nio rapporter har inte handlat om brister i den egna verksamheten Tre av nio rapporter har handlat om personalens agerande Två av nio rapporter handlar om brukare som agerat mot sig själva eller mot andra Två av nio rapporter har resulterat till ett förbättrat kvalitetsarbete. En rapport har resulterat till en ny rutin och beskrivning av hur samarbetet ska fungera vid kartläggningsinsatser som kommer att vara klart i augusti Den andra rapporten har lett till att boendechefer, via mötesytan på Insidan, har lättare tillgång till information om vad som gäller vid samordnade planeringar och vårdplaneringar. Detta för att lättare identifiera ansvarsfördelningen mellan dem och hälso- och sjukvården. Lex Sarah inom SSF 2017 Under 2017 har hittills 4 rapporter med stöd av Lex Sarah inkommit. Socialkontoret har tagit fram en obligatorisk web-utbildning i Lex Sarah. I systemet Win- Las registreras inloggad användare som genomgår utbildningen. Enligt WinLas har 94 personer på SSF fullföljt utbildningen, en siffra som förmodligen är i underkant. Ledningsgruppen beslutade tidigare att utbildningen ska ske gemensamt i arbetsgrupperna. Det betyder att när arbetsgrupper genomfört utbildningen är det bara den som varit inloggad på datorn som registrerats i WinLas.

6 I diskussionen som följer poängterar Åsa än en gång att Lex Sarah inte är till för att hitta syndabockar, utan ett sätt att hitta och komma tillrätta med fel och brister. Lena menar att en fungerande avvikelsehantering är en bra början till ett systematiskt kvalitetsarbete. Johan säger att många gör en avvikelse, men att SSF är dåliga på att notera åtgärderna i Procapita. Ledningsgruppen uppdrar till första linjens chefer att meddela Karin Holmgren vilka arbetsgrupper/personer som genomgått den obligatoriska Lex Sarah-utbildningen. MÅNADSRAPPORT FEBRUARI Fredrik presenterar sammandrag av månadsrapport för Stöd och service för februari SSF tror på nollresultat vid årets slut (störst osäkerhet finns inom personlig assistans och boende/daglig) Avdelningen får kompensation i ram för IT (3 mnkr) Ett tillfälligt anslag för effektivisering tillkommer. Beloppet är inte fastställt än. SSF redovisar ett ej godkänt resultat i februari beträffande antal brukare med aktuell GP Övertidskostnaderna sjönk i februari Kostnader för övertalighet höga inom personlig assistans, halverades dock i februari Ökad sjukfrånvaro, mest alarmerande är långtidsfrånvaron inom socialpsykiatrin I diskussionen som följer kommenterar ledningsgruppen den låga procentsatsen för brukare med aktuell GP med att alla chefer måste se till att genomförandeplaner upprättas, samt att stänga avslutade insatser i Procapita. När avslutade insatser fortarande ligger öppna leder det till fel i statistiken över aktuell GP. Till delårsrapport per 30 april kommer kvalitén i 50 genomförandeplaner att granskas. Ledningsgruppen tittar också på kostnaden för övertid senaste året och den var ovanligt hög under sommaren Det kan ha sin förklaring i att det var brist på semestervikarier och att ordinarie personal då kallats ut på övertid. Sjukfrånvaron var högre oktober -16 januari -17, än motsvarande period året innan. (Siffran för februari är inte tillgänglig än). Ledningsgruppen vill se en analys av sjukfrånvaron i verksamheterna.

7 UPPFÖLJNING AV AKTIVITETER I VERKSAMHETSPLANERNA Ledningsgruppen vill ha en rapport över hur arbetet med aktiviteter i verksamhetsplanerna går, och jämförelse av aktiviteter i de enskilda planerna för att se om det finns likheter. Lena och Inger får i uppdrag att göra jämförelsen och återrapportera till ledningsgruppen de aktiviteter som är lika/liknande, samt uppmanar alla att publicera sina verksamhetsplaner på Stöd och service organisationsyta. STRATEGI FÖRÄNDRADE ARBETSSÄTT SOCIALKONTORET OCH VERKSAMHETSSTÖD Madelene redovisar socialkontorets Styrgrupp utvecklings arbete Förändrade arbetssätt socialkontoret och verksamhetsstöd. Bakgrunden är ett behov av ökad samordning för att möta förvaltningens utmaningar, men också att göra prioriteringar och se resultat av investerade utvecklingsmedel. Utveckling av verksamheten måste vara en naturlig del av chefers ansvar för verksamheten och grunda sig på en målbild för hur man önskar sig att verksamheten ska se ut. Stora krav finns därför också på att veta hur verksamheten ser ut i nuläget, d.v.s. att mäta rätt saker för att ta tempen på verksamheten. Det är i gapet mellan nuläge och målbild som förändringsbehovet kan definieras. Offentliga organisationer behöver arbeta med målanalyser och koppla förslag till förändringsinsatser tydligare till verksamhetens mål i flera nivåer. Vi behöver veta vilken nytta utveckling ska leda till i framtiden. Vi behöver säkerställa att utveckling som bedrivs ger den nytta som vi önskar. Vi behöver använda utvecklingsresurserna så klokt som möjligt för att klara av möta framtiden. Vi behöver jobba metodiskt och långsiktigt med utveckling. En nytta kan realiseras först när man har lyckats få till en förändring i beteende. Det räcker oftast inte att ta fram en ny produkt eller tjänst för att människor ska börja agera på ett nytt sätt. Realisering av nyttor kräver att man parallellt arbetar aktivt med förändringsledning, d.v.s. skapar engagemang och bestående förändring hos medarbetare och de som nyttjar tjänsterna. Åsa menar att, för att Stöd och service ska kunna bedriva ett systematiskt utvecklingsarbete behövs först en bild av nuläget på vilka grunder vi baserar verksamheten, t.ex.

8 lagstiftning och vetenskapliga teorier och metoder. SSF behöver också paketera tydliga mål och modeller att leda verksamheten och tydliggöra ledningssystemet. Ledningsgruppen noterar informationen Arbetsmiljö Inomhusmiljön i polishuset Åsa inväntar protokoll från senaste miljömötet, och när det kommit skickar hon ut det till berörda. Ledningsgruppen noterar informationen Sommarsemester ledningsgrupp och verksamhetsstöd Ledningsgruppen tittar på önskemål om sommarsemester för ledningsgrupp och verksamhetsstöd. Det är önskvärt att viktiga funktioner i möjligaste mån är bemannade hela sommaren så att verksamheterna kan få det stöd som behövs, samt att två chefer från ledningsgruppen ska vara i tjänst samtidigt under sommaren. Åsa uppmanar verksamhetscheferna att samordna sina semesterönskemål och återkomma till henne. Vid protokollet Eva Åkerlund