Kvalitetsberättelse för verksamheten Personlig assistans och boende för fysiskt funktionshindrade 1 januari 31 december 2014

Transkript

1 Kvalitetsberättelse för verksamheten Personlig assistans och boende för fysiskt funktionshindrade 1 januari 31 december 2014 Dokumentnamn: Kvalitetsberättelse för verksamheten vuxna personlig assistans och boende för fysiskt funktionshindrade 2014 Dokumentansvarig: Eva Bascom, Verksamhetschef Dokumentdatum: Godkänd av: Version: 1.0 Reviderad:

2 Innehåll Inledning... 3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete... 4 Övergripande rutiner... 4 Verksamhetsspecifika rutiner... 5 Verksamhetsuppföljning till nämnd... 6 Ledningssystemet... 7 En lärande organisation... 7 Interna granskningar Förbättring av processer och rutiner Verksamhetsuppföljning och egenkontroll Kompetensförsörjning Samverkan Till sist (17)

3 Inledning Kvalitetsberättelsen omfattar det kvalitetsarbete som genomförts inom personlig assistans samt särskilt boende vuxna under perioden 1 januari- 31 december Kvalitetsberättelsen utgör en överskådlig bild och riktar sig till en bred målgrupp, både ansvariga politiker, brukare och anhöriga. Att säkra och följa upp att de verksamheter som socialnämnden är ansvarig för håller god kvalitet är ett prioriterat område. Nationellt ökar kraven på att uppföljning av kvalitetsarbete, redovisredovisning av resultat och kvalitetsaspekter sker öppet. Verksamheten drivs utifrån strävan att vara en lärande organisation och att se avvikelser och klagomål som möjligheter till förbättringar. Verksamhetens rutiner har följts upp och nya har skapats utifrån behov av förbättringar som uppmärksammats från ledning och assistansanvändare samt genom klagomål och avvikelser som kommit verksamheten till del. Bas-utbildning fortlöper med syfte att alla inom funktionshinderområdet skall ha samma kunskapsbas. Under hösten har de avslutade blocken kvalitetssäkrats i verksamheten. Ambitionen är att detta dokument ska vara en samlad presentation av de aktiviteter och resultat som genomförts under 2014 och ge en helhetsbild av verksamhetens kvalitetssäkring och det arbete som görs. Verksamheten för personlig assistans och boende för fysiskt funktionshindrade vuxna Eva Bascom Verksamhetschef 3 (17)

4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Alla vårdgivare och den som bedriver verksamhet inom socialtjänsten ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter ansvara för att det finns ett ledningssystem för kvalitet. Syftet med ledningssystemet är att ge stöd och struktur till ett systematiskt och målmedvetet arbetssätt med ständiga förbättringar för bästa möjliga kvalitet i de insatser och det stöd socialtjänsten ansvarar för. Några nya övergripande riktlinjer och rutiner har fastställts. Det är Riktlinje för förvaring av hushållskemikalier och andra kemikalier, Riktlinje för socialtjänstens arbete med våld i nära relationer och rutiner kopplade till uppgraderingen av Treserva. Övergripande rutiner Riktlinje för förvaring av hushållskemikalier och andra kemikalier Utifrån en händelse inom äldreomsorgen som rapporterats som en lex Sarah uppmärksammades att det inte fanns några riktlinjer för hantering av hushållskemikalier. Socialt ansvarig samordnare och medicinskt ansvarig sjuksköterska har därför upprättat en riktlinje för detta. Syftet med riktlinjen är att varje verksamhet som hanterar och förvarar vanliga hushållskemikalier eller andra kemikalier ska säkerställa att dessa förvaras på ett säkert sätt så att inte brukare av misstag kan skadas genom att få tillgång till dem. Riktlinjer för socialtjänstens arbete med våld i nära relationer Rutiner för arbete med våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnar våld har reviderats och döpts om till riktlinjer för socialtjänstens arbete med våld i nära relationer. Riktlinjerna som beräknas vara klara för publicering under våren 2015 ska implementeras i samtliga verksamheter i socialtjänsten och ligga till grund för mera detaljerade rutiner i varje verksamhet. Under 2015 kommer en kommunövergripande handlingsplan för arbete med våld i nära relationer fastställas och utgöra kommunens gemensamma grund för det fortsatta arbetet. Rutiner kopplat till uppgradering av Treserva Införandet av nytt verksamhetssystem inom äldreomsorg och området funktionsnedsättning har medfört ett till viss del förändrat arbetssätt och ett behov av ett flertal nya rutiner framförallt vad gäller dokumentation. Dessa rutiner har utformats av MAS, MAR, SAS, IT samt representanter från verksamheterna. 4 (17)

5 Verksamhetsspecifika rutiner Flera rutiner har även tagits fram specifikt för verksamheten. Nya rutiner för korttidsbemanning, rutin för att säkerställa sekretess - bemanningscentrum, rutin för enhetschefs oplanerade frånvaro och en ny ekonomirutin. Verksamheten har i tillsammans med personalfunktionen medverkat till att ta fram två rutiner vid övertalighet. Rutiner för korttidsbemanning Tre nya rutiner för korttidsbemanning har tagits fram för att säkra verksamheten för brukarna vid medarbetares oplanerade frånvaro såsom sjukskrivningar och vård av barn. Vid årsskiftet 2013/2014 gjordes anpassningar i administrationen och en anpassning gjordes i stödfunktionen för att möta den nya budgeten. Detta medförde att stödfunktionen inte längre har helgtjänstgöring utan endast har öppet veckodagar och lätt-helgdagar. Verksamheten tog då fram tre olika rutiner baserade på vilken bemanning som finns hos brukarna och deras möjlighet till kommunikation. En av rutinerna innebär en samverkan med bemanningscentrum, korttidsbemanning hos dövblinda utan nattbemanning, vilket i sig påkallade behovet av en ny rutin. Rutin för att säkerställa sekretess - bemanningscentrum Bemanningscentrum ska hjälpa till vid bemanning av korttidsfrånvaro hos brukare som saknar nattbemanning. Därmed kommer bemanningscentrums personal att ta del av uppgifter som omfattas av Socialtjänstsekretess enligt 26 kap OSL. Rutinen ska säkerställa att regler för sekretess följs då samordning sker mellan verksamheten för Personlig assistans vuxna och Bemanningscentrum. Rutin för enhetschefs oplanerade frånvaro Rutinen har skapats utifrån de klagomål som kommit verksamheten till del gällande verksamhetens organisation. Brukare upplevde att det var otydligt var de skulle vända sig och att medarbetare blev oroliga då enhetschefen blev frånvarande en tid. Rutinen skall säkra att brukare och medarbetare upplever trygghet även om enhetschefen inte är tillgänglig under en längre tid. Ekonomirutin Rutinen syftar till att tydliggöra det ekonomiska flödet i verksamheten, minimera riskerna att verksamheten förlorar intäkter och kan verka för en ekonomisk hushållning. Efter att verksamheten tappat stor del av förhöjd ersättning från Försäkringskassan, till följd av ändrade rutiner, stod det klart att det fanns ett behov av se över hur rutiner svarade upp 5 (17)

6 mot de förändrade rutinerna hos Försäkringskassan. Verksamheten har samlat den kunskap som finns i verksamheten, sådant som finns beskrivet tidigare i riktlinjer och rutiner men även tyst kunskap. Rutinen beskriver och förklarar ansvar och sammanhang inom ekonomiområdet för verksamheten. Den beskriver även hur samarbetet mellan ekonom inom ekonomifunktionen och verksamhetsområdet fungerar. Rutinen beskriver hur samarbetet inom verksamheten fungerar samt tydliggör ansvaret för enhetschefer inom området. Rutiner vid övertalighet Två rutiner har tagits fram i syfte att minska den ekonomiska förlusten vid övertalighet. Problemet vid övertalighet är inte enbart ekonomiskt utan innebär ofta en besvärlig situation för den enskilde medarbetaren, inte sällan med sjukskrivning som följd. Verksamheten har sedan länge uppmärksammat detta och har tillsammans med personalfunktionen under året tagit fram till två rutiner för att hantera övertalighet. Verksamhetsuppföljning till nämnd Resultatmått för yttre kvalitet Yttre kvalitet handlar om invånarnas och brukarnas upplevelse av kvalitet. Kopplat till yttre kvalitet finns övergripande mål med tillhörande resultatmått. Under 2014 har verksamheten nått de uppsatta resultatmåtten utom i två fall. De två mått som verksamheten inte nått är: andelen som uppger att de är nöjda med personalens bemötande. Andelen ska uppgå till 100% och brukarenkäten på 95%. Det andra måttet, andelen som upplever trygghet i boendet ska öka jämfört med föregående år. När det gäller trygghet i boendet ligger verksamheten kvar på samma mått som Resultatmåtten redovisas i sin helhet i tertialrapporter samt årsbokslut. Internkontrollplan I samband med verksamhetsplaneringen kartläggs de risker som kan innebära att de sociala nämndernas mål för verksamheterna inte uppnås. Åtgärder, i form av aktiviteter, skrivs fram i en internkontrollplan som fastställs av de sociala nämnderna. Internkontrollplanen följs upp varje tertial och slutredovisas i årsbokslutet. 6 (17)

7 Ledningssystemet Rutinbiblioteket Att rutiner finns samlade, lättåtkomliga och är kvalitetssäkrade är en förutsättning för ett fungerande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Under 2014 har personlig assistans, som enda verksamhet inom socialtjänsten, helt gått in i Umeå kommuns nya rutinbibliotek med alla rutiner och styrande dokument. En lärande organisation Förbättringstavla Ledningsgruppen använder en förbättringstavla där förbättringsförslag, aktuella aktiviteter med ansvariga samt slutdatum skrivs ner. På tavlan följer man även verksamhetens resultatmått per enhetschef samt verksamhetschef. Syftet är att diskutera och reflektera över goda exempel men även svårigheter man står inför samt lära av varandra och de avvikelser som skett i verksamheten. Mått på tavlan 2014 var genomförandeplan/dokumentation, sjukfrånvaro, basutbildning samt ekonomi. Klagomål och synpunkter Den som bedriver socialtjänst är skyldig att ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamheten. Det är en del av ett ständigt pågående förbättringsarbete för verksamheten och en del av det systematiska kvalitetsarbetet. 7 (17)

8 Från och med augusti 2013 gäller en ny rutin för hur de sociala nämndernas verksamheter ska hantera klagomål och synpunkter. Rutinen är en vägledning till chefer och medarbetare när någon brukare, deras närstående eller annan uttrycker klagomål på verksamheten. Rutinen innebär att synpunkter och klagomål hanteras direkt i verksamheten. Alla klagomål registreras, följs upp och sammanställs som en del av verksamhetens kvalitetsarbete. På så sätt utvecklar vi våra verksamheter och ger bättre kvalitet. Inkomna klagomål registreras löpande av enhetschef. Enhetschef är ansvarig för att all personal är informerade om rutinen. Detta inrapporteras årligen till socialt ansvarig samordnare (SAS) enligt anvisningar i rutinen. Datum för när detta ska vara gjort finns i verksamhetens årshjul. Sammanställning av inkommna klagomål och synpunkter Enhet: Personlig assistans och boende för fysiskt funktionshindrade Vuxna År: 2014 Datum Kön på person som klagomålet rör Kategori Man Hälso- och sjukvård Kvinna Organisation/ledning/styrning Man Utförande av insats/utebliven insats Kvinna Bemötande Kvinna Bemanning Kvinna Bemötande Kvinna Organisation/ledning/styrning Man Inflytande/delaktighet/självbestämmande Man Tillgänglighet Man Inflytande/delaktighet/självbestämmande Annat Inflytande/delaktighet/självbestämmande Annat Organisation/ledning/styrning Alla klagomål är hanterade och återkopplade till som lämnat klagomålet. Alla klagomål har rört den individuella insatsen och de åtgärder som gjorts har inte inneburit förändrade rutiner på övergripande nivå. Klagomålet gällande hälso- och sjukvård har skickats vidare för hantering till berörd enhetschef inom hälso- och sjukvård i hemmet. 8 (17)

9 Avvikelser Avvikelserapportering i verksamheten har ökat betydligt Inom personlig assistans har avvikelser gällt brister i beviljad insats och brister i läkemedelshantering. I verksamhet för boende med särskild service har avvikelserna också gällt brister i beviljad insats och läkemedelshantering. Avvikelser ska tas upp i ledningsgrupp för lärande och reflektion. Vid granskning av de inkomna avvikelserapporterna har vi funnit att dessa ibland berör personal som arbetar i annan verksamhet. Det finns även brister i händelseanalys som ska följa en avvikelserapport. En tydlig genomgång för rutinen kring avvikelsehantering har genomförts i ledningsgrupen för att avvikelser och klagomål ska hanteras korrekt och inom rätt verksamhet. Utredning av Lex Sarah rapporter Inga händelser har rapporterats som Lex Sarah under året. Begäran om yttrande från IVO Ett klagomål på verksamheten har inkommit till IVO. Klagomålet, som gäller boende med särskild service enligt LSS, beskriver att personal på boendet börjat använda sjukhusliknande arbetskläder. De klagande anser att detta strider mot att hemmiljön, för de boende i bostad enligt LSS, skall vara trivsam och inte ha en institutionsliknande prägel. IVO har därför begärt ett yttrande angående klagomålet och hur de klagandes synpunkter/önskemål har hanterats. Verksamheten har svarat att de boende skall få vara med och tycka till om de arbetskläder som skall användas i boendet. Verksamheten konstaterar även att de boendes klagomål inte har hanterats utifrån gällande rutin. Verksamhetschef kommer därför att på ledningsgrupp gå igenom rutinen. IVO avser inte att vidta några ytterligare åtgärder i ärendet. Ärendet är avslutat. Brukarundersökning Inom personlig assistans genomfördes en brukarundersökning i april Verksamhetens samtliga brukare, 77 personer, fick enkäten skickad till sig med post. 43 personer besvarade enkäten vilket gav en svarsfrekvens på 56 %. Av de svarande var 40 % kvinnor, 51 % män och 9 % valde att ej ange sitt kön i enkäten. En tredjedel av de svarande har svarat på egen hand, medan två tredjedelar fått hjälp av någon att svara. Resultaten visar små skillnader mellan män och kvinnor, männen är lite mer positiva i sina svar förutom gällande en fråga. Bland de personer som inte uppgett kön är svaren mer negativa. 9 (17)

10 Tabell: andel svarande som angett positiva svar ( Instämmer helt och Instämmer till stor del ) Fråga Kvinnor (17 pers) Män (22 pers) Kön ej angett (3 pers) Totalt (42 pers) Jag är nöjd med min assistans 94% 95% 67% 93% Jag får tydlig information om min assistans 100% 85% 67% 90% Jag får bestämma om det som är viktigt för mig i min assistans 94% 90% 33% 88% Jag vet vad som står i min genomförandeplan 71% 80% 33% 73% Jag har varit med att ta fram min genomförandeplan 82% 80% 33% 78% Mina assistenter lyssnar på mig 100% 95% 67% 95% Jag tycker att mina assistenter hjälper mig på ett bra sätt 100% 91% 67% 93% Jag känner mig trygg med mina assistenter 100% 95% 67% 95% Förutom de fasta frågorna fanns även en fritextfråga där olika typer av synpunkter samlades in, allt från positiva omdömen om enskilda personliga assistenter till synpunkter på den personliga assistansen. Verksamheten identifierade förbättringsområden gällande information om klagomål samt arbetet med genomförandeplanen. Resultaten, information om klagomålshanteringen och planerade åtgärder redovisades till verksamhetens brukare i ett brev från verksamhetschefen sommaren Verksamheten planerar en ny brukarundersökning i april Interna granskningar Uppföljning av övergripande rutin för Lex Sarah Under 2014 gjorde socialt ansvarig samordnare en uppföljning av rutinen för lex Sarah. Syftet var att kontrollera om medarbetare hade fått information enligt rutinen och om de kände till var de kunde hitta den. Uppföljningen genomfördes med hjälp av telefonintervjuer med strukturerade frågor utifrån rutinen. För verksamheten deltog 12 enheter. Den medarbetare som svarade i telefonen fick några korta frågor att svara på. 11 av de intervjuade har befattning som personlig assistent och 1 som boendehandledare. Två av de intervjuade är timvikarier. De intervjuade har mellan 0 månaders till 35 års erfarenhet. Av det sammantagna resultatet framkommer att 60 % inte fått någon information om rutinen för lex Sarah det senaste halvåret. Av de intervjuade som vid tillfället för intervjun var nyanställda så hade 100 % fått information om rutinen i samband med anställning. 41,7 % svarade att de visste var de kunde hitta rutinen som finns på kommunens intranät (17)

11 personer vet inte säkert var de kan hitta den skriftliga rutinen. Några tar av dessa svarar att den finns i assistanspärmen. Enhetschefen ansvarar för att ge information om rutinen till medarbetare varje halvår, i samband med nyanställning samt till praktikanter. Utifrån resultatet görs bedömningen att rutinen inte följs på flera enheter. Det går dock inte att dra alltför långtgående slutsatser av resultatet då endast en medarbetare tillfrågats på varje uppringd arbetsplats. Av rutinen framgår även verksamhetschefens ansvar att informera nyanställda enhetschefer. Information om rutin erbjuds även av socialt ansvarig samordnare till enhetschefer/motsvarande vid två tillfällen/termin. De åtgärder som verksamheten gjort utifrån utredningen är att rutinen för Lex Sarah får en speciell genomgång i den gemensamma introduktionsutbildningen för sommarvikarier samt en genomgång i verksamhetens ledningsgrupp. Förbättring av processer och rutiner Processer och rutiner ska användas för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Samtliga rutiner och processer som tagits fram i verksamheten har en processägare som är ansvarig över att dessa uppdateras enligt plan, men även att dessa tas upp vid förändringar i verksamhet som påverkar rutinen. Samtliga rutiner ligger i verksamhetens årshjul, så det blir tydligt för ledningsgruppen när dessa skall uppdateras. I samma dokument finns även angett vem som är ansvarig för rutinen och vad ansvaret består i. Årshjul för verksamheten 11 (17)

12 Tydliggöra uppdraget för verksamheten - A3 Uppdraget från kommunfullmäktige till socialnämnd och ut i verksamhet ska vara tydligt och lätt att förstå. Därför har verksamheten tagit fram en sammanställning av uppdraget med aktiviteter knutna till dessa. Detta för att vi tydligare ska kunna följa upp uppdraget under året samt att på ett kommunicerbart sätt att förstå sammanhang (bilaga 1). Verksamhetsuppföljning och egenkontroll Verksamhetsuppföljning och egenkontroll ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att verksamheten ska kunna säkra kvalitén. Genomförandeplan samt dokumentation Handläggningen av ett ärende som rör enskild samt genomförande av beslutad insats enligt LSS ska dokumenteras. En genomförandeplan ska även tas fram som praktiskt beskriver beslutad insats. Genomförandeplanen följs upp minst var 6:e månad för att kvalitetssäkra insatsen. Kvalitén på dokumentationen har förbättrats jämför med föregående år och fler brukare har aktuella genomförandeplaner som består av både praktisk beskrivning av beslutad insats och mål. Det finns fortfarande förbättringsområden i utformandet av konkreta mål i genomförandeplaner. Fortlöpande följer ledningsgruppen upprättandet av genomförandeplaner i verksamheten. Enhetschefer följer upp dokumentation på arbetsplatsträffar som ett led i kvalitetssäkring. Kompetensförsörjning All personal har krav på kompetens inom vård och omsorg. Att all personal har rätt kompetens är en förutsättning för att de ska kunna medverka i kvalitetsarbetet och ge god vård och omsorg. Verksamheten ska kunna utveckla och säkra kvaliteten och ska därför planera för personalförsörjning och kompetensutveckling. En del i att tillgodose att personal möter kompetenskraven är att alla har den framtagna basutbildningen inom funktionshinderområdet som grund. Verksamheten riktar sedan specifik utbildning beroende på vilket uppdrag personalen har. Bas-utbildning Genomförandet av bas-utbildningen fortgår. Utbildningen riktar sig till samtlig personal inom verksamhetsområdet, från verksamhetschef till medarbetare. Utbildningens innehåll är lagstiftning, funktionshinder och dess konsekvenser samt en kvalitetssäkringsdel. En del i arbetet att kvalitetssäkra bas-utbildningen är att man samlat ihop de tre block som hittills genomförts för att synliggöra och återkoppla de resultat som uppnåtts. Verksamheterna har fått dokumentera vad som bestämts utifrån de olika blocken och utifrån det lagt upp en plan för ytterligare förbättringar. Detta har bidragit till att de 12 (17)

13 arbetsplatser som hamnat lite efter har kommit på banan och de arbetsplatser som gjort klart ytterligare fått utveckla sin verksamhet och sitt brukarnära arbete utifrån den kunskap och kompetens de fått. Gemensam introduktion för sommarvikarier Verksamheten samlade i juni 2013 till en gemensam introduktion för sommarvikarier. Syftet är att ge tydlig och likvärdig information till samtliga. Detta för att skapa förutsättningar till medarbetarna att utföra insatser av god kvalité under sommaren. Ambassadörer inom vård och omsorg I verksamheten vård och omsorg finns 9 ambassadörer som har i uppdrag att sprida kunskap och väcka intresse för yrken inom området. Detta är ett mycket viktigt uppdrag så det sprids en positiv och realistisk bild av hur det är att arbeta inom vård och omsorg. Ambassadörerna har bl.a. informerat på Dragonskolans branschdag - barn och fritid, på Fridhemsgymnasiet - vård och omsorgcollege samt på Meadlearn. Programrådet Verksamheten deltar på Dragonskolans programråd. Syftet är att diskutera och tydliggöra vikten av innehållet i utbildningen barn och fritid med inriktning boendehandledare och personlig assistent. Detta för att möta behovet av kompetens i verksamheten. För att säkra personalförsörjningen i framtiden är det mycket viktigt att delta i programråd och att ha goda ambassadörer för verksamheten, då behovet av utbildad arbetskraft med rätt kompetens kommer att vara stort i framtiden. Samverkan Verksamheten ska samverka för att säkra kvaliteten på de insatser som utförs. Samverkan med brukare Verksamheten ska verka för brukarinflytande och egenmakt, så att brukarnas egna resurser tas tillvara och att förmågan att leva ett självständigt liv stärks. Samverkan i verksamheten sker genom årliga brukarträffar, samtliga brukare/företrädare är inbjudna. Med på dessa träffar är verksamhetschef och verksamhetsutvecklare. Under 2014 har det hållits två sådana träffar. På brukarträffen i april efterfrågade verksamhetschef hur brukarna upplevde att det kändes inför sommaren. Brukarna fick information om innehållet i den gemensamma introduktionen för sommarvikarier samt om bas-utbildningen. 13 (17)

14 Brukarna framförde sina åsikter gällande dokumentation och att rapporteringen till försäkringskassan tar tid från brukaren. Många brukare har noterat att personal har det besvärligt med tekniken och att det tar tid från brukarna. Brukarna lyfte även att det finns önskemål att samnyttja vikarier om detta kan hjälpa bristen på vikarier På träffen som anordnades den 8 december fördes en diskussion kring att det skrivits i tidningen om att undersöka möjligheten att lägga ut personlig assistans på entreprenad. Verksamhetschef beskrev varför verksamheten har haft svårt att ställa om efter förändringar i beslut. Samt att en ny ekonomirutin har tagits fram och att verksamheten ser ljusare på ekonomin nästa år. På träffen var en mycket aktiv dialog kring hur verksamheten schemalägger beslut från försäkringskassan där det finns väntetid under natten. Det finns önskemål från brukarna att medarbetarna får utbildning kring avtal från personalavdelningen. Detta görs i dag i enskilda fall. Frågan om verksamheten får tillskott från nämnden diskuterades. Verksamhetschef informerade att tidigare nämnd uppdragit att personlig assistans ska klara sig på pengar från försäkringskassan samt det tillskott verksamheten får som kompensation för höga löner för personliga assistenter. Det var även en diskussion om ny verksamhetschef eftersom Eva Bascom kommer att lämna sitt uppdrag. Ingen ersättare finns i detta läge. Brukarna lämnade som önskemål att den nya verksamhetschefen har stor insikt i och god kunskap kring personlig assistans. Vikariefrågan diskuterades även på denna träff. Brukarna beskriver att de inte sett några förbättringar sedan sist frågan var uppe. Verksamhetschef lovar en återkoppling vid nästa träff. Verksamhetsutvecklare informerade om kompetensförsörjning och arbetet med Basutbildningen Brukare/företrädare vill gärna ta del av filmen funktionsnedsättning och dess konsekvenser. Verksamhetschef gick igenom frågorna i brukarenäten i syfte att få ta del av brukarnas syn på hur frågorna uppfattas. Brukarna lämnade synpunkter på att likväl som det är intressant med kön så kan de se ett intresse för om man som brukare besvarat enkäten själv eller om man fått hjälp att svara. Det som verksamhetschef och verksamhetsutvecklare fick till sig på träffen togs upp i ledningsgruppen för diskussion kring förbättringsåtgärder. Frågorna kommer att följas upp vid kommande brukarträff. Samverkan med brukarorganisationer Under året har verksamheten haft en träff med HSO, handikappföreningarnas samarbetsorgan. Syftet var att få synpunkter på verksamheten och informationsutbyte. Det som diskuterades på träffen var bland annat följande: 14 (17)

15 Hur ser brukarorganisationerna på Umeå kommun som utförare? Vad är positivt och negativt? Vad tror brukarorganisationen är orsaken till att Umeå kommun inte längre har något inflöde till personlig assistans? Vi diskuterar dessa frågor och får till oss organisationens synpunkter. Bland annat att det nu är ett stort fokus på vikten av jurister när brukarna gör sina val. Även inflytande är viktigt för brukarna. Därför det är betydelsefullt att det framgår i informationsmaterial att man som brukare ges möjlighet till en hög grad av inflytande när man väljer Umeå kommun som utförare. Fika i parken Samtliga brukare var under september inbjudna till fika i parken utanför kontoret på Storgatan 28c. Detta var en mycket uppskattad aktivitet. Bas-utbildning Verksamheten ingår både i projektets styrgrupp och i projektgruppen tillsammans med verksamheten barn och unga med funktionsnedsättning samt intellektuell funktionsnedsättning. 0-fel nätverk Projektidén är initierad av företag i regionen som påbörjat ett förbättringsarbete och ser ett behov av en regional samverkan på området. Vid en regional Leankonferensen den 10 oktober 2012 fick Länsstyrelsen uppdraget att bilda ett regionalt nätverk för strategiskt förbättringsarbete. Samarbetet sker närmast med Länsstyrelsen som projektägare och Process IT vid Umeå universitet som närmaste samarbetspartnern. Nätverket har etablerat en referensgrupp med representanter från de företag och organisationer som tagit initiativ till samarbetet. Syftet med projektet är att samla kunskap och sprida erfarenheter om LEAN produktion/administration genom att etablera och vidmakthålla ett regionalt nätverk. Projektet skall skapa ett digitalt forum som ska fungera som en informations- och arbetsyta för nätverket. Utöver det samarbete som sker genom det digitala forumet, företagskontakter och företagsbesök kommer nätverket att löpande anordna ett antal konferenser och workshops i syfte att inspirera, sprida och öka kunskapen om LEAN. Målgruppen är länets offentliga förvaltning och företag. Alla dessa kan bidra till och dra nytta av nätverket. Även om verksamheterna är skiftande så är utmaningarna likartade. Det är kostnadsfritt medverka i nätverket som drivs av de medverkandes engagemang. Konferenser finansieras genom avgifter. Verksamheten har en aktiv del i nätverket genom verksamhetsutvecklaren som ingår i nätverket. 15 (17)

16 I december höll verksamhetschef och verksamhetsutvecklare ett seminarium för 15 personer från olika företag. De som var med på seminariet fick ta del av verksamhetens metod för förbättringsarbete. Till sist Genom att arbeta med ständiga förbättringar kommer vi att fortsätta att kvalitetssäkra verksamheten. Under 2015 kommer vi att mäta upplevelsen av insatsen personlig assistans genom en brukarenkät. Resultatet av enkäten kommer att återkopplas till brukarna samt finnas med i kvalitetsberättelsen för Kvalitetsberättelsen kommer att kommuniceras till samtliga i verksamheten. Den kommer att tas upp på brukarträff under hösten, medarbetarträff samt i ledningsgrupp. Den kommer även publiceras på umea.se. De förbättringar som gjorts under 2014 kommer vi att följa under (17)

17