Stadsområdesförvaltning Väster Tjänsteskrivelse Kvalitetsberättelse för Individ- och familjeomsorg 2013 SOFV Sammanfattning

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum Vår referens Eva Hansson Socialsekreterare Tjänsteskrivelse Eva.Hansson@malmo.se Kvalitetsberättelse för Individ- och familjeomsorg 2013 SOFV Sammanfattning Den som bedriver socialtjänst ska varje år upprätta en kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet gått till. Det framgår av kvalitetsberättelsen hur Individ och familj har arbetat systematiskt med kvalitetsarbetet under förgående år och vad verksamheten har gjort för att säkra kvaliteten samt vilka resultat som har uppnåtts. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna kvalitetsberättelsen för Individ och familj Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Stadsområdesnämnd Kvalitetsberättelse Individ och familj Kvalitetsberättelse IoF Väster 2013 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott Stadsområdesnämnd Väster Ansvariga Rickard Pettersson Socialbyråchef SIGNERAD

2 Kvalitetsberättelse för Individ och familj SOF Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Rickard Pettersson Stadsområdesförvaltning Väster Individ och familj

3 Innehållsförteckning Inledning... 2 Systematiskt kvalitetsarbete... 3 Ledningssystemet... 3 Riskanalys... 3 Egenkontroll... 4 Klagomål, synpunkter och rapporter om avvikelser... 4 Kvalitetssäkring... 5 Processer och rutiner... 5 Samverkan... 6 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 7 Resultat... 8 Förbättrande åtgärder i verksamheten och Förbättring av processerna och rutinerna... 8 Inledning Den som bedriver socialtjänst ska varje år upprätta en kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet gått till, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts. Enligt Socialstyrelsen bör det av kvalitetsberättelsen framgå: hur verksamheten bedrivit systematiskt kvalitetsarbete under föregående kalenderår vad verksamheten gjort för att säkra kvaliteten vilka resultat verksamheten uppnått Kvalitetsberättelsen är uppbyggd enligt kriterierna ovan. Inom ramen för varje kriterium finns det beskrivningar av ledningssystemets komponenter och hur verksamheten arbetat med dessa under föregående kalenderår. Ledningssystemet är ledningens stöd för att systematiskt och fortlöpande säkerställa och utveckla verksamhetens kvalitet. Med ledning menas både politisk ledning och tjänstemannaledning. Syftet med ledningssystemet är att konkretisera Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om systematiskt kvalitetsarbete, samt vad som ska gälla för Individ och familj i stadsområde Väster. Ledningssystemet innebär att det ska finnas en organisatorisk struktur, ett uttalat och tydligt ansvar, dokumenterade rutiner, identifierade processer samt rutiner för uppföljning och utvärdering. Ledningssystemet ska sörja för att insatserna som utförs lever upp till lagstiftningens krav på god kvalitet, att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras enligt 3 kap 3 SoL samt gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle och på rätt sätt. 2 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

4 Systematiskt kvalitetsarbete Ledningssystemet Ledningssystemet inom Individ och familj i stadsområde Väster består av de kvalitetsområden som ingår i SOSFS 2011:9. Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbetet för stadsområde Väster togs fram i och med att stadsdelarna Hyllie och Limhamn/Bunkeflo slogs samman. Det handlar om processer, rutiner och samverkan. Förbättringsarbetet sker med stöd av riskanalyser, egenkontroller samt utredningar av avvikelser. IoF Västers prioriterade mål har sin grund i de mål som kommunfullmäktige beslutat om i sin budget för Malmö Stad. Stadsområdesnämnden har tagit fram åtagande för IoF utifrån målen. Individ och familj arbetar efter de inriktningsmål och effektmål som är uppsatta i Plan för individ- och familjeomsorgen. Målen är kända för medarbetarna. Uppföljning av målen följs upp varje år. Individ och familj har arbetat med att ta fram samverkansrutiner mellan enheterna för att få verksamheten att fungera. Varje enhet har arbetat med att ta fram rutiner anpassade efter enhetens verksamhet. Stadsområdesnämnden i Väster ansvarar för det systematiska kvalitetsarbetet och att det följs upp kontinuerligt. På uppdrag av stadsdelsnämnden har avdelningschefen i uppdrag att på nämndens vägnar ansvara för att verkställa och utveckla ledningssystemet för det systematiska kvalitetsarbetet inom verksamhetsområdet samt att leda kvalitetsarbetet. Enhetscheferna ansvarar för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten inom sitt område. De har även ansvar för vilka processer och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet och måluppfyllelse. Alla chefer har även ansvar för att medarbetarna har den kompetens som krävs för att utföra arbetet. Medarbetarna har ansvar för att följa de processer och rutiner som finns inom verksamheten. De är även skyldiga att medverka i kvalitetsarbetet genom att bla rapportera avvikelser/tillbud samt att medverka i riskoch avvikelsehanteringen. Medarbetarna bör hålla sig uppdaterade med aktuell forskning och lagstiftning. Riskanalys Individ och familj har genomfört risk och konsekvensanalys utifrån Intern kontrollplan Analysen gjordes av väsentliga processer i verksamheten och innehöll värderingar om sannolikhet och konsekvens. Det vill säga, hur sannolikt är det att denna process inte fullföljs och i så fall vilka konsekvenser får det. Båda perspektiven garderades och resultatet presenterades. 3 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

5 De tre mest väsentliga riskerna med högst poäng följdes upp genom kontroller utifrån Intern kontrollplan Följande områden följdes upp, båda familjehemsföräldrarna ska genomgå familjehemsutbildning, en familjehemsplacering ska föregå med ett nätverksmöte och kontroll av genomförda ASI-intervjuer efter sex månader att behandlingen har avslutats. Vid kontroll hade sju placeringar gjorts och inga nätverksmöten hade genomförts. Av 38 familjehem hade 13 stycken gått Malmö stads utbildning för familjehem. Gällande ASI-intervjuer hade 10 grundintervjuer genomförts och av dem har 7 uppföljningsintervjuer genomförts. Det har även varit kontroll gällande gemensamma rutiner efter omorganisationen, vilket inte visade några avvikelser. Rutinerna var kända men vissa förbättringsområden behövde göras. Inför Intern kontrollplan 2014 har det tagits fram 22 områden som har omfattats av risk och konsekvensanalyser, de tre mest väsentliga kommer att följas upp under Det är ledningsgruppen som har varit involverade i arbetet. Medarbetarna kommer att involveras i arbetet med att titta på risker och konsekvenser i verksamheten. Verksamheten har inte använt sig av SKL:s modell för riskanalyser vid enskilda händelser. Egenkontroll Uppföljning av kommunfullmäktiges och stadsdelsfullmäktiges/stadsområdenämndens mål har skett samband med DR 1, DR 2 och årsanalysen. Internkontrollen och uppföljning sker i samband med DR 1, DR 2 och årsanalysen. Uppföljning av effektmålen i Plan för individ- och familjeomsorgen har nyligen skett för Enligt riktlinjer för loggning av verksamhetssystemet Procapita sker det en gång per månad. Det har vid kontroll inte uppmärksammats att det har skett obehörigt dataintrång. Gällande uppföljning av målen har stadsområde Väster bidragit till att Kommunfullmäktiges mål har uppfyllts genom de åtaganden som stadsområdesnämnden har beslutat gällande de tre målen som är kopplade till Individ och familj. Klagomål, synpunkter och rapporter om avvikelser 4 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

6 Systematiskt avvikelsehantering och Lex Sarah är ett viktigt led i verksamhetsutvecklingen genom att medarbetarna har skyldighet att rapportera missförhållanden och risk för missförhållanden. Samtlig personal har erhållit information om rapporterinsskyldigheten dels genom arbetsplatsträffar och dels vid gemensam information på IoFkonferens. Vid introduktionen av nyanställda samt socionomkandidater ges information om rapporteringsskyldigheten samt avvikelsehanteringen. Fortsatt information om avvikelsehanteringen är nödvändig då det inte kommer in så många kvalitetsavvikelser i systemet Flexite. Under 2013 har det kommit in 22 kvalitetsavvikelser totalt för både Hyllie, Limhamn/Bunkeflo och from 1/7 stadsområde Väster. De allra flesta avvikelserna, 15 st, är rapporterade inom Barn och familj. Fyra stycken inom vuxenheten och två stycken inom ekonomiskt bistånd. Avvikelserna har hanterats inom verksamheten och ingen kvalitetsavvikelse har lett till en lex Sarah utredning. Gällande ett posthanteringsärende som har rört receptionen har det tagits fram rutiner för posthantering och diarieföring. Klagomålen har hanterats inom respektive enhet de har berört. Klagomålen har mestadels handlat om bristande kontakt med handläggare. I och med sammanslagningen av stadsdelarna finns det två lex Sarah utredare och de är även superanvändare för Flexite. Under 2013 har en stadsövergripande klagomålshantering inom IoF genomförts tillsammans med brukare. Det kommer att implementeras under Information och diskussion om avvikelsehanteringen för medarbetarna är en ständig process och ska ske kontinuerligt. Kvalitetssäkring Processer och rutiner Verksamhetens kärnprocesser är ekonomiskt bistånd, barn- och ungdomsvård, missbruk- och beroendevård samt hemlöshet. Gemesamma processer ökar rättssäkerheten för den enskilde. Viktiga processer är även uppföljning av barn och ungdomar placerade i familjehem samt rekrytering av familjehem. Huvudprocesserna inom Individ och familj har beskrivits centralt med stöd av stadskontoret avdelning IoF. Missbruksprocessen är kartlagd och fastställd av kommunfullmäktige. Processen har ersatt tidigare vårdgaranti. Övriga processer är inte klara och arbetet fortsätter under Process och rutin för gemensamt mottag har tagits fram av en central arbetsgrupp. Vilket beslutades av de fem avdelningscheferna inom Individ och familj för att säkerställa likabehandling och samarbete mellan stadsområdena. 5 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

7 Innan omorgansiation arbetades det med att ta fram en standard gällande ett mottag inom barn och familj. En processskartläggning med stöd av LEAN gicks igenom. Deltagare från barn och familj från både Hyllie och Limhamn/Bunkeflo deltog. Huvudsyftet med kartläggningen var att kunna klara förhandsbedömningarna inom föreskriven tid, två veckor. Mottag för vuxenenheten och barn och familj har inrättats inom IoF Väster. Enheten för ekonomiskt bistånd har haft ett fungerande mottag sedan tidigare. Internt samarbete mellan de tre mottagen är påbörjat. I verksamheten används standardiserade utredningsinstrument som BBIC (Barns Behov I Centrum), ASI (Addiction Serverity Index) och ADAD (Adolescent Drug Abuse Diagnosis). I ekonomiskt bistånd används HURprocessen (Handläggning, Utredning, Rehabilitering). Projektet Raka vägen, inom ekonomiskt bistånd, har kommit till för att ge enskilda möjligheter till att bli självförsörjande och ge Vård och omsorg utbildad arbetskraft genom lärande på arbetsplatsen i kombination med teoretiska kunskaper. Projektetet har fortsatt under Samverkan I och med sammanslagningen av stadsdelarna har interna samverkansrutiner uppdaterats och antagits på ledningsnivå. Rutinerna avser samarbete mellan enheten för försörjningsstöd, vuxenenheten samt Barn och familj då en brukare är aktuell i mer än en verksamhet inom Individ och familj. Rutinerna beskriver tillvägagångsätt och ansvar. Rutinerna bidrar till att säkra att brukarna erhåller optimal service. Det finns även rutiner för handläggning då missförhållanden upptäcks i ett familjehem eller HVB-hem. Sammanslagningen av stadsdelarna har inneburit en försämring i samarbetet med skola och förskola. Det pågår en dialog på ledningsnivå för att förbättra samarbetet. Stadsdelsfövaltningen Limhamn/ Bunkeflo har med gott resultat drivit en gemensam verksamhet utifrån social hållbarhet mellan skola och Individ och familj kallat G-team (gränsöverskridande team). Det är en strukturerad form av konkret samverkan som tillgodoser barns behov i ett tidigt skede. En av handläggarna har sin tillhörighet inom Individ och familj och verksamheten fortsätter inom stadsområdet. Samverkan sker mellan BVC, förskoleförvaltningen, Individ och familj samt Område och utveckling genom drivande av ett babycafé. Två medarbetare från Individ och familj medverkar i verksamheten och håller bl. a i information som handlar om barn och föräldraskap. Under hösten 2012 startade Internationella Kvinnoföreningen i Malmö projektet Mångfald för ökad konkurrenskraft. Stadsdelsförvaltningen Hyllie var en av deltagarna i projektet. Projektet har pågått under 2013 och kommer att avslutas i mars Målet med projektet för IoF:s del var att konkretisera mångfaldsarbetet, få en större medvetenhet, medvetandegöra fördomar samt att hålla mångfaldsarbetet levande i arbetsgrupperna. Under projekttiden har 6 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

8 det hållits workshops gällande bemötande, föreläsningar om kulturkompetens med uppföljande diskussioner på respektive enhets APT-möten utifrån specifika frågeställningar. En workshop genomfördes tillsammans med Försäkringskassan gällande Interkulturell kommunikation som hölls av föreläsare Karin Sharma. Facklig samverkan sker ungefär en gång per månad med avdelningschefen och en representant från HR-avdelningen. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Kompetensen tillförsäkras genom att alla handläggare ska vara socionomer. All berörd personal får utbildning i de standardiserade utredningsinstrumenten. Kommunens kompetensutvecklingsplan följs. Alla nyanställda får introduktion enligt uppgjord plan. All personal inom Individ och familj har medarbetarsamtal med sin arbetsledare en gång per år och då går man igenom den individuella planeringen för den enskilde medarbetaren. Alla enheter har månatligen arbetsplatsträffar för information och diskussion om verksamhetsspecifika frågeställningar. All personal på enheterna erhåller extern handledning av handledare med olika inriktning. Socialsekreterarna är indelade i grupper utifrån den enhet de arbetar i. Handledarna väljs utifrån kommungemensam upphandling. Varje år avsätts fyra läsdagar per anställd. Litteratur som ska läsas bestäms av enhetschefen. Individ och familj tar årligen emot kandidater från Malmö högskola och Socialhögskolan i Lund. Enligt avtal ska IoF ta emot sex kandidater per termin. Utbildning i olika metoder erbjuds till handläggande socialsekreterare utifrån vilket arbetsområde de arbetar inom. All personal erbjuds MI-utbildning (motiverande samtal) med handledning. Två stycken inom Individ och familj håller i handledningen. Flera medarbetare inom de olika enheterna har utbildats i FREDA, ett riskoch skyddsverktyg vid våld i nära relation. FREDA används företrädesvis i mottaget för vuxna. All personal inom Barn och familj samt öppenvården och familjehem har deltagit i workshop kring hur man tar fram SMARTA mål i vårdplaner och genomförandeplaner. Implementeringen av att även övrig personal inom Individ och familj uppdaterar arbetet med målformuleringar fortsätter under SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013

9 Resultat Förbättrande åtgärder i verksamheten och Förbättring av processerna och rutinerna Det systematiska kvalitetssystemet ska ses som en ständigt pågående utvecklingsprocess i syfte att förbättra kvaliteten i verksamheten. I och med sammanslagningen av stadsdelarna Hyllie och Limhamn/Bunkeflo till stadsområde Väster har stora delar av förra året handlat om att få verksamheten att fungera praktiskt. Kvalitetsfrågorna har till stora delar handlat om att få ihop de enskilda medarbetarna till att bilda nya enheter och därefter upprätta gemensamma rutiner och processer utifrån kärnverksamheten. Inrättandet av ett mottag inom Barn och familj har inneburit att de kan hantera förhandsbedömningar inom föreskriven tid. Mottaget inom vuxenenheten har möjliggjort ett mer strukturerat samarbete med mottaget inom försörjningsstöd. Det har även resulterat i att uppföljning av beviljade insatser har flyttats över till andra handläggare inom vuxenheten. Det har renodlat att mottagen endast arbetar med ansökningar och i förekommande fall anmälningar (Barn och familj). Skyddet för barn och ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa har stärkts genom lagstiftning. Det är en ambitionshöjning som krävt personell förstärkning inom enheten Barn och familj. Familjehemsvården har övergått till Öppenvårdsenheten och det fortsatta utvecklingsarbetet av familjehemsvården fortgår och där ingår barnsekreterare för familjehemsplacerade barn. Vid uppföljningen av IoF-planen gällande ekonomiskt bistånd har det uppmärksammats att individuella planer görs i fler ärenden men det skrivs inte som genomförandeplaner. Planerna är mer individuellt anpassade. Gällande barn- och ungdomsvård finns företrädesvis tydliga genomförandeplaner vid familjehemsplacering. Implementering av målformulering är påbörjat och fortsätter under Inom missbruks- och beroendevården har det varit svårare att få fram ärenden som har individuella planer då genomförandeplanerna skrivs av utförare och dess kvalitet är undermåligt. Det är ett utvecklingsområde att få vårdgivarna att skriva bra och individuella planer. De ständiga förbättringarna inom Individ och familj syftar till att kvaliteten höjs inom verksamheten för att arbetet ska ske utifrån aktuell lagstiftning och att föreskrifter följs samt att de uppsatta målen eftersträvas. 8 SOF Väster Kvalitetsberättelse för Individ och familj 2013