Fokusområde kompetensförsörjning

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Ann Falkman, Cecilia Lundberg, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Lena Levander, Madelene Anefur Marklund, Maud Berggren. Eva Åkerlund, sekreterare Fokusområde kompetensförsörjning Madelene berättar att socialkontorets kompetensråd har arbetat vidare med förslaget om kompetensförsörjning på socialförvaltningen under hösten 2018 och våren Utgångspunkten var en träff som genomfördes på initiativ från SSF med rekryteringscenter, Anna Cohen Wikström. Träffen tog upp de utmaningar som finns kring rekrytering, samt de synpunkter som inkommit internt under våren. Närvarande på mötet från SSF var Berit Norén, Madelene A Marklund och Åsa Israelsson. Förslaget som togs fram utgick från att utmaningen med kompetensförsörjning måste ägas av hela förvaltningen och att det krävs en kommunikationsinsats internt för att skapa en gemensam utgångspunkt. Det krävs också ett gemensamt arbete med chefer och medarbetare för att hitta nya sätt att attrahera, rekrytera och behålla medarbetare. Medarbetare och chefer behöver få mandat att påverka utifrån ett tillitsbaserat arbetssätt och vi behöver arbeta tillsammans. Strategi: a. Kommunikationsplan: Träff har genomförts med kommunikationsstrateg. En kommunikationsplan kommer att tas fram i augusti och förslag på kärnbudskap och informationskanal. Syftet är att informera och ge insikt i utmaningen som är kompetensförsörjning. Målgrupp - alla medarbetare och chefer (syfte att skapa insikt och sense of urgency som grund för träffar nedan). b. Frukostmöte/workshop 1: Planeras till socialkontorets chefsdag i september. Resonera kring attraktivitet som arbetsgivare och rekrytering: Hur kan vi marknadsföra jobben här och nu. Hur hjälps vi åt att skapa bilden av en arbetsgivare med gemensam nämnare i budskapet t.ex. rekryteringskit, vilka strategier har vi, vad behöver vi göra mer av/mindre av? Profilering av yrket? Mångfald och behov av olikheter utifrån att medborgare som har stöd är olika. Målgrupp chefer. Efter första träffen görs en avstämning och tydligare planering sker av del 2 och 3. c. Frukostmöte/workshop 2: Välkomna och behålla nya medarbetare: Vad är faktorer som gör att vi idag förlorar duktiga vikarier/medarbetare? Vad är viktigt att lyfta fram? Synpunkter som kommit in, praktik, språkintroduktion, Introduktion. Utbildning. 150-

2 dagarssamtal. Ansvar och uppföljning? Hur coachar/vägleder man vikarier att komma in i arbetet? Förslag t.ex. att timanställda istället blir provanställda på heltid i 3 månader - testa arbetet och följs upp. Eventuellt förstärkt introduktion före för att se över rekrytering. Förslag november? Målgrupp chefer och deras fackliga lokalombud? Förslag att göra detta gemensamt SSF/ ÄO. d. Frukostmöte/workshop 3: Hur använder vi kompetensen rätt? Finns det typer av arbetsuppgifter som skulle kunna utföras av andra arbetsgrupper. Digitalisera. Förslag januari/februari? Målgrupp chefer och deras fackliga lokalombud? Förslag att göra detta uppdelat SSF/ ÄO. Ledningsgruppen tycker att förslaget ser bra ut, och föreslår att de fackliga organisationernas styrelser får delta i workshop 1 samt att cheferna får lämna synpunker på innehåll och utformning av workshop 2 och 3. Ersättare centrala funktioner under semesterperioden Stöd och service funktionsbrevlåda Maud ansvarar för funktionsbrevlådan veckorna 26 28, och Inger veckorna Mottagare av eventuella Lex Sarah-rapporter Maud tar emot rapporter veckorna 26 28, och Inger veckorna Delegation avdelningschef Vecka 26 utses Lena Levander som tf avdelningschef. Under veckorna utses Inger Engström som tillförordnad avdelningschef med delegation att underteckna överklagan och yttranden. Boendeplanering Under boendeplanerarens semester, 4/7-7/8 (1/2 v. 27-1/2 v. 32 ansvarar tjänstgörande verksamhetschefer för frågor om lediga boendeplatser/boendeplanering. (Åsa jobbar v.27-28, Ann 29-31, Inger 29-32) Verksamhetschef socialpsykiatrin Veckorna 27 28, under verksamhetschefernas semester ansvarar tjänstgörande chefer för frågor som rör socialpsykiatrin (Åsa och Maud i tjänst) Verksamhetschef personlig assistans Veckorna 29 32, under verksamhetschefens semester, ansvarartjänstgörande chefer för frågor som rör personlig assistans (Ann i tjänst 29-31, Inger 29 32) Postgång Under perioden v har Internservice begränsad postgång. För mer information, se nyhet på Insidan

3 Ledningsgruppen noterar informationen. Förslag om e-tjänster och automatisering inför hösten Madelene berättar om förslag till e-tjänster och automatisering. Förstudie - digital transformation Support och lokaler har på uppdrag av styrgrupp utveckling genomfört en förstudie som tittat på möjliga digitala lösningar för socialkontoret inom området e-tjänster och automatiseringar. Förstudien består av två delar: En omvärldsbevakning avseende redan driftsatta e-tjänster och automatiseringar (robotiseringar) inom socialtjänsten. Verksamheternas processinventering. Respektive avdelning; individ- och familjeomsorgen, stöd och service, äldreomsorgen, samt förvaltningsstaben, har inventerat sina processer i syfte att identifiera inom vilka delprocesser/sekvenser det är önskvärt att digitalisera. Resultat omvärldsbevakning En omvärldsbevakning har genomförts avseende redan driftsatta e-tjänster och automatiseringar (robotiseringar) inom socialtjänsten. Fokus för omvärldsbevakningen har varit plattformen OpenE och kända verksamhetssystem inom socialtjänsten. Övergripande resultat från omvärldsbevakningen är: Endast en (1) automatisering har kunnat identifieras (Trelleborgs kommun, försörjningsstöd). E-tjänster har lanserats utan föregående nyttovärdering. Syftet har vanligtvis varit att erbjuda en digital ingång till socialtjänsten. Verksamhetsprocesserna har dock inte med automatik förändrats tack vare införda e-tjänster. Flertalet driftsatta e-tjänster har lanserats relativt nyligen, vilket innebär att inga utvärderingar gjorts. Exempel på e-tjänster som lanserats i andra kommuner: Ansöka om ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd Läkarintyg till ansökan om färdtjänst, ansöka om ändring av befintligt färdtjänsttillstånd Parkeringstillstånd rörelsehindrad Intresseanmälningar för uppdrag (god man, familjehem, kontaktperson) Orosanmälan Rapport och begäran av arvode, god man

4 Ansökan om hemtjänst, vårdboende, mattjänst, trygghetslarm, ändrad avgift hemtjänst, inkomstförfrågan Ansökan om insats enligt LSS Beställa förändring av behovsläkemedel Ansökan om bostadsanpassningsbidrag Val och omval av hemtjänstutförare Ansökan om stöd i hemmet eller särskilt boende Busskort, ansöka om nytt eller ersättningskort Verksamheternas processinventering Respektive avdelning; individ- och familjeomsorgen, Stöd och service, äldreomsorgen, samt förvaltningsstaben, har inventerat sina processer i syfte att identifiera inom vilka delprocesser/sekvenser det är önskvärt att digitalisera. Processinventeringen är ett av underlagen till förslag till prioritering. Vad har vi gjort i styrgruppen Utifrån verksamhetens önskemål och andra kommuners driftsatta e-tjänster och automatiseringar (robotiseringar) inom socialtjänsten har styrgruppen tagit fram ett förslag på prioriterad lista. Den listan handlar inte enbart om e-tjänster och automatisering utan också önskemål om andra digitala utvecklingar. Prioriteringen är gjort utifrån angelägenhet, ekonomi/tid, kvalitet, vilket innebär att styrgruppen gör vissa justeringar av SLK:s föreslagna piloter. Förslag på prioriteringar möjliga piloter hösten 2018 Öppenvård möjligt för brukare att själv boka tid, SMS-påminnelse om bokad tid (etjänst) Socialkontoret ansökan om stöd/orosanmälan (e-tjänst) Försörjningsstöd ansökan och handläggning (e-tjänst och robot) Socialkontoret intresseanmälan om uppdrag som kontaktperson, familjehem, ledsagare, avlösare Socialkontoret debitera HSL, kostavgift, korttidsvistelse, växelvård, dag- och daglig verksamhet (e-tjänst och robot) Färdtjänst ansökan om färdtjänst (e-tjänst) EKU/ÄO lämna in inkomstförfrågan, underlag för avgift (e-tjänst) EKU/ÄO löpande avgiftsberäkning (robot) Förslag; fortsatt arbete under hösten Efter beslut i socialkontorets ledningsgrupp skicka beställning till SLK att genomföra föreslagna piloter Jobba vidare med föreslagna piloter för att skapa mer kunskap om genomförbarhet och nytta. Tillsammans med invånare, brukare, verksamhet, kommunen, jobba med utsidan för att skapa en bättre ingång/plattform för kommunens invånare koppling till kommunprojektet - Digitala kanaler o Invånare som har behov av stöd

5 o Invånare som vill hjälpa till o Invånare som vill jobba hos oss. Fortsatt arbete med andra prioriterade förslag på utveckling koppling till kommunprojektet - Digital arbetsplats o Kommunikation o Mobilitet o Interna tjänster/ processer Ledningsgruppen noterar informationen. Digitala kanaler och digital arbetsplats Digitala kanaler Den nya utformningen av kommunens hemsida lanserades 19 juni, och byggs på allt eftersom. Fullt utbyggd ska medborgaren kunna välja ämnesområden och få hemsidan personlig utifrån livssituation och intressen. Digital arbetsplats Ett projekt pågår att ta fram en ersättare för Insidan. Den ska fungera som en digital arbetsplats och utgå från den enkät som av kommunens medarbetare har svarat på. Fokus kommer att bli lättillgänglig information, samverkansmöjligheter, användarvänlighet, mobilitet och tillgänglighet sam tydligare ägarskap av informationen. Ledningsgruppen noterar informationen. Projekt Madelene informerar om nuläge för projekt som finansieras av medel från kommunstyrelsen. Digital coach Behov och önskade funktioner är framtagna tillsammans med brukare, medarbetare och IT-företag på en co-creation workshop i april. Underlaget kommer nu att användas till att ta fram en kravspecifikation för upphandling. Eftersom detta är ett nytt område, nationellt, kommer kommunen att ta in upphandlingskonsulter. Syftet med projektet är både att ta fram en metod för upphandling av innovationer och att få fram en tjänst som fyller behoven som kom fram under workshopen. Träningslägenhet Kantgatan Träningslägenheten är färdigställd och verksamheten kommer att vara i full gång från hösten. Det finns ett stort intresse både internt och externt av att se lägenheten. Kontaktpersonerna för träningslägenheten håller på att ta fram ett koncept för visning, eftersom att det är viktigt att någon som har kunskap om lösningarna guidar besökare.

6 I höst tar avdelningschef ställning till att ansöka om medel från Vinnova för fortsatt utveckling av en testmiljö i lägenheten, där företag får möjlighet att prova sina produkter. Mer information kommer till hösten. Verksamhetsnära test av teknik Projektet Verksamhetsnära test av teknik syftar till att ta tillvara medarbetares idéer, skapa möjlighet för test i liten skala och skapa en förändringsrörelse internt. Hittills har 25 ansökningar kommit in och 17 test påbörjats. Varje test kräver att arbetsgruppen fyller i ett grunddokument före där vad, varför och hur beskrivs. Efter testet förväntas en utvärdering som sedan blir underlag för ev. fortsättning. Testen utgår från önskemål hos arbetsgrupper där de sett eller en brukare uttryckt ett behov och de har en idé som de önskar testa med stöd av teknik. Verksamhetsstöd ser att de flesta testen utgår från enkla arbetsmetoder med stöd av ipads. Inför hösten kommer verksamhetsstöd arbeta för att möjliggöra test av -Touchskärmar på daglig verksamhet - VR-glasögon för att ex. träna sociala sammanhang - Nytt arbetssätt med stöd av digitalt kommunikationspass. - Robotdammsugare. Mer information om detta kommer att gå ut efter sommaren. Ledningsgruppen noterar informationen Information om konsekvenser av systemförändringar och vårt arbete med trådlöst nät Madelene informerar om det som händer nu vad gäller infrastruktur och system. Något som både ska ge oss bättre förutsättningar framöver, men som även innebär att en del av de gamla systemen kommer att fasas ut. Skrivare och IP-telefoner kommer att påverkas under hösten och till stor del pga. att SSF installerar trådlöst nät ute på verksamheterna. Planeringen är därför enligt följande: Skrivare Vissa äldre nätverksskrivare (en skrivare som går att nå via kommunens nätverk och skriva ut på oavsett var du sitter) kommer att sluta fungera i höst, och när vi går in i Windows 10 kan man inte längre ha kvar de lokala skrivarna (kan finnas undantag för

7 specialskrivare med särskilda funktioner). Lokala skrivare är skrivare som endast är kopplade till en enhets dator. Nätverksskrivarna är prioriterade eftersom dessa kommer sluta fungera först. Det innebär att de chefer som ansvarar för de aktuella nätverksskrivarna får information före semestern. Efter sommaren kommer behoven av skrivare att ses över, för att göra en planering för de lokala skrivarna. Nya skrivare kommer att innebära en högre kostnad eftersom alla blir nätverksskrivare och att man inte längre köper skrivaren, utan köper en tjänst och därför betalar en månadskostnad. Fundera därför över vad som skrivs ut idag, om det går att använda digitala kanaler istället och om det är möjligt att samordna skrivarfunktion inom t.ex. ett område. IP-telefoner Även alla IP-telefoner (statonära telefoner anslutna till nätverksuttaget för dator) kommer att fasas ut under hösten och sluta fungera när vi kopplar på det trådlösa nätet. Detta är en möjlighet för oss som organisation att se över hur behoven ser ut. Frågan inför hösten är därför hur många verksamheter som idag har mobiler som kan bli ordinarie telefonväg in? Det finns även en IP-enhet som kan fungera med nya nätet, men risk finns att vi då betalar för både mobil och IP-enhet framöver. Resonera därför hur behoven av telefon ser ut för era verksamheter. Mer information om hur man går tillväga kommer i höst. Ledningsgruppen beslutar att utgångspunkten för telefoni ska vara mobiltelefon, och att i den enkät med frågor om anpassning av bostäder och bredband som kommer att gå ut under hösten, komplettera med frågor om skrivare och telefoner. Vid protokollet Eva Åkerlund