Uppdrag: Uppföljning av sommarn 2013

Transkript

1 Uppdrag: Uppföljning av sommarn 2013 Innehåll Bakgrund Uppdrag och huvuduppgifter Beskrivning Under semesterperioden har det varit stora svårigheter och problem med bemanningen på sektor ÄO-HS enheter. Svårigheterna har lett till att insatser för brukarna i vissa fall fått prioriterats bort och inte utförts. Det har varit en hög arbetsbelastning för de som varit i tjänst samt övertid och fyllnadstid för både ordinarie personal och semestervikarier. Uppdraget innebär att: Utvärdera sommarperioden utifrån planering, genomförande och resultat. Utvärderingen skall innehålla följande områden. Rekrytering Introduktion och bredvidgång? Hur har bemanningen sett ut? Heltid, deltid, tim? Optimering? Hur har det sett ut? Resurspass? Frånvaro under sommaren hur har den sett ut? Täckningsgrad? Hur mycket har man inte kunnat täcka? Har insatser för brukarna prioriterats bor? Vilka? Omfattning? Samarbetet mellan enheterna och bemanningsenheten Hur har det fungerat med delegeringar? Täckning enhetschefer, attesträtt? Uppdraget innebär att beskriva hur det har varit men också att lämna förslag på förbättringar inför Roller och ansvar Uppdragsgivare är SC ÄO-HS och HR-chef Uppdragstagare är Carina Nilsson HR-specialist som också är sammankallande. EC Per Olsson äldreboende, EC Emma Wendt Hemtjänst, EC Eleonor Artfors Bemanningsenhet ingår i en arbetsgrupp. Gruppen har själv mandat att adjungera ytterligare personer/kompetens efter behov såsom EC hälso- och sjukvård, planerare för äldreboende och hemtjänst, administratörer på bemanningsenheten. Tidplan Påbörjas i augusti 2013 med avslut senast 17 december Avstämning och rapportering Uppdragstagarna avrapportera till uppdragsgivarna senast den 17 december 2013 med en skriftligt rapport.

2 Rekrytering Majoriteten av EC månadsanställde semestervikarier. Några enheter valde att timanställa via bemanningsenheten (BE) men det förekom att man även anställde timavlönade utanför BE. Många av BE s timavlönade fick semestervikariat på enheterna med månadsanställning. Detta fick till följd att antalet vikarier på BE minskades radikalt. BE fick under sommaren arbeta med att rekrytera in fler timvikarier. Hur förbättra? EC bestämmer gemensamt datum för när semesterplaneringen ska vara klar och sammankallar sedan till möte med BE. Därefter gör BE en tidsplan för avstämning till EC, avstämningens syfte är att EC och BE ska få en samstämmig bild av hur rekryteringsbehovet ser ut för sommaren. Förslag att avstämning sker mellan EC och BE vid två tillfällen, preliminärt resultat av planeringen sista april och definitivt resultat i mitten av maj. BE kan vara behjälpliga med att fråga befintliga vikarier om intresse för att vikariera under sommaren. Ansökningar till enheterna hanteras av respektive chef. Behövs samarbete mellan EC och BE för att attrahera fler att söka sig till Äldreomsorgen?

3 Åtgärd rekrytering Tillsätta en arbetsgrupp som jobbar med frågan, ec Ä-bo, ec SiH, ec BE, rekryteringsspecialist Gemensam annons Månadsanställning Semesterplanering klar 31/3 Rekrytering klar 31/5 Täta möten med BE

4 Introduktion och bredvidgång Introduktion En gemensam introduktion skedde i sektorn under två dagar vilken fungerade bra. Bilaga om introduktionsdagarna bifogas. Bredvidgång I område stöd i hemmet gick vikarierna bredvid två dagspass och en eller två kvällar vilket fungerade bra. I område äldreboende fungerade bredvidgången bra, vikarierna gick bredvid vid två pass. För natten skedde en individuell bedömning. En gemensam checklista om vad som ska gås igenom med vikarierna efterfrågas av verksamheten. Hur förbättra? EC ÄB och EC SIH tar fram checklist för introduktion av semestervikarier

5 Åtgärd introduktion och bredvidgång De två ec som ansvarar för introduktionen tar fram gemensam checklista, klar 31/5 Introduktionsdagar 9/6, 10/6, 11/6

6 Heltid, deltid, tim Under våren annonserade samtliga stadsdelar efter semestervikarier till äldreomsorgen i Lediga jobb. Som enda stadsdel sökte äldreomsorgen i Östra Göteborg enbart deltidsanställda vikarier till sin verksamhet. På SLG 21 maj beslutades att lägsta tjänstgöringsgrad för semestervikarier skulle vara 75%. Detta beslut blev ej tydligt i organisationen och flera EC kände inte till beslutet. I område stöd i hemmet blev alla vikarier erbjudna heltid men en del av vikarierna valde att arbeta deltid men minst 75%. Inom område äldreboende har den erbjudna tjänstgöringsgraden varierat mellan %. Merparten av semestervikarierna var månadsanställda. Vid jämförelse med sommaren 2012 har antalet övertidstimmar minskat med 147 timmar under sommaren 2013 medan antal fyllnadstimmar har ökat med 40 timmar. Sektorn har som målsättning att ingen övertid ska vara aktuell men där är inte målet nått men man kan se att trenden går åt rätt håll och att sektorn minskar antalet övertidstimmar. Hur förbättra? Tidig och tydlig information om vad som gäller angående tjänstgöringsgrad och anställningsform. Fortsätta arbetet med bemanningsplanering för att minska behovet av övertidsuttag.

7 Åtgärd heltid, deltid, tim Annons om heltid

8 Optimering, resurspass Enstaka resurspass under sommaren, i övrigt har ev. överanställningar gått till egen verksamhet. Hur förbättra? Behöver fortsätta arbetet med bemanningsoptimeringen för att minska behovet av vikarier.

9 Åtgärd optimering, resurspass Fortsätta med resurspass för ordinarie personal under sommaren Gäller även vana vikarier

10 Frånvaron under sommaren Korttidssjukfrånvaron och frånvaron för tillfällig föräldrapenning var ungefär på samma nivå som resten av året. Tidigare år har frånvaron haft en tendens att vara lägre på sommaren än under resten av året men så skedde inte detta år. Jämfört med år 2012 var korttidssjukfrånvaron något högre sommaren Upplevelsen är att det var ordinarie personal som stått för större delen av frånvaron. Hur förbättra? Arbetet med att sänka sjukfrånvaron behöver utvecklas.

11 Åtgärd frånvaron under sommaren Tydligöra på APT om att arbetsgivaren kommer att följa sjukskrivning som ligger i samband med semester Verksamhetsutvecklare får ett uppdrag från SC att arbeta med att sänka sjukfrånvaro

12 Täckningsgrad Under perioden har område stöd i hemmet och äldreboende beställt 3339 arbetspass från BE, av dessa har 2635 arbetspass blivit tillsatta. Det motsvarar en täckningsgrad på 79 %. Vid jämförelse med perioden mars maj har beställningen från stöd i hemmet och äldreboende varit 4508 arbetspass, varav 4019 arbetspass tillsattes. Motsvarar en täckningsgrad på 89 %.

13 Bortprioriterade insatser Inom stöd i hemmet har insatser prioriterats bort inom främst två enheter. Det har också förekommit att insatser har flyttats till andra dagar. De insatser som prioriterats bort har varit städning. Före sommaren fick EC information av OC att vara restriktiva med att anställa vikarier vid frånvaro. Avvikelseblanketter togs fram under sommaren för SoLinsatser som inte utfördes. Inom äldreboende har insatser inte prioriterats bort i större omfattning än vad som sker under resten av året. Hur förbättra? En bättre anpassad personalbemanning utifrån brukarnas behov.

14 Samarbetet mellan enheterna och BE Inom områdena äldreboende och stöd i hemmet anser man att samarbetet i stort sett varit bra mellan verksamheten och BE. Ibland har det dock varit svårt att nå BE samt att det tagit lång tid innan BE bekräftade avslag. BE tycker att samarbetet i stort sett varit bra med verksamheterna. De gånger då diskussioner uppkommer mellan administratörer på BE och samordnare är när det saknas vikarier och tillsättning av vakans inte går att lösa. Hur förbättra? Förståelsen för varandras situationer på BE och i verksamheterna behöver förbättras. En ökad bemanning medför ett minskat behov av akuta lösningar.

15 Åtgärd Samarbetet mellan enheterna och BE Gemensamt möte mellan planerare i verksamheten och bemanningsenheten innan sommaren där förslag till förbättringar tas fram

16 Delegeringar Semestervikarierna skrev proven för att få delegering på introduktionsdagarna och därefter skickades proven till delegeringsansvarig sjuksköterska som ett underlag för att delegering skulle kunna ges. Hemsjukvården ansvarade för utbildning och prov samt rättning av proven. För vissa enheter tog det lång tid innan delegeringarna var verkställda. Hur förbättra? Rutin och tidsplan tas fram inför nästa sommar av hur delegeringarna ska hanteras. Ansvarig: EC inom Hälso- och sjukvård för ordinärt och särskilt boende.

17 Åtgärd delegeringar HS tar fram en handlingsplan, klar?

18 Täckning för EC, attesträtt Täckning för EC och attesträtt har fungerat bra i sommar. Semesterschema för cheferna inom ÄO-HS fanns tillgänglig för övriga förvaltningen men semesterschema för administratörer saknades. Hur förbättra? Lämna semesterschemat för administratörer tillsammans med chefssemesterlistan.

19 Åtgärd täckning för EC, attesträtt Semesterlista lämnas till administratör och reception Förstamajgatan Undersöka möjligheten att semesterlistor finns tillgängliga för alla på startsidan

20 Hur förbättra? EC bestämmer gemensamt datum för när semesterplaneringen ska vara klar. Därefter gör BE en tidsplan för avstämning till EC, avstämningens syfte är att EC och BE ska få en samstämmig bild av hur rekryteringsbehovet ser ut för sommaren. Förslag att avstämning sker mellan EC och BE vid två tillfällen, preliminärt resultat av planeringen sista april och definitivt resultat i mitten av maj. BE kan vara behjälpliga med att samla in ansökningar till semestervikariat till EC. Behövs samarbete mellan EC och BE för att attrahera fler att söka sig till Äldreomsorgen? EC ÄB och EC SIH tar fram checklist för introduktion av semestervikarier Tidig och tydlig information om vad som gäller angående tjänstgöringsgrad och anställningsform. Fortsätta arbetet med bemanningsplanering för att minska behovet av övertidsuttag. Behöver fortsätta arbetet med bemanningsoptimeringen för att minska behovet av vikarier. Behöver fortsätta arbetet med bemanningsoptimeringen för att minska behovet av vikarier. Arbetet med att sänka sjukfrånvaron behöver utvecklas. En bättre anpassad personalbemanning utifrån brukarnas behov för att minska risken för bortprioriterade insatser. Förståelsen för varandras situationer på BE och i verksamheterna behöver förbättras. En ökad bemanning medför ett minskat behov av akuta lösningar. Rutin och tidsplan tas fram inför nästa sommar av hur delegeringarna ska hanteras. Ansvarig: EC inom Hälsooch sjukvård för ordinärt och särskilt boende. Lämna semesterschemat för administratörer tillsammans med chefssemesterlistan.