Patrik Åberg, HR-konsult - Utvärdering och dokumentation Projekt: Önskad sysselsättningsgrad

Transkript

1 1

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Verksamhetens övergripande mål och strategier Uppdrag Förarbete och projektbeskrivning Effektmål Projektmål Avgränsningar Intressenter Risker Tidplan Organisation Kvalitetssäkring Genomförande Information Önskad sysselsättningsgrad i siffror Projektgruppsmöten Utvärdering Ekonomisk påverkan Summering

3 3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Inför framtiden är det viktigt att Nybro kommun som arbetsgivare kan rekrytera och behålla kompetenta medarbetare. Det kommer att finnas ett stort behov av att nyrekrytera och då är det viktigt att Nybro kommun är en attraktiv arbetsgivare. Från såväl medarbetare, dess fackliga organisationer som ledning och politiker har man påtalat att det krävs åtgärder för att minska antalet deltidstjänster. Det finns anledning att anta, att för den yngre generationen är kravet på heltidsarbete ett viktigt kriterium för ett attraktivt arbete. Ett annat kriterium är möjligheten att själv styra mer över sin arbetstid. Genom att arbetsgivaren kan erbjuda medarbetaren att arbeta på den sysselsättningsgrad man önskar ger en tryggare anställning. Heltid en rättighet deltid en möjlighet 1.2 Verksamhetens övergripande mål och strategier Utifrån KSAU gjordes ett förarbete för att påvisa hur förhållandena är gällande deltidsanställningar i Nybro kommun. Erfarenheter från andra kommuner visade att arbetet med rätt till heltid alt. önskad sysselsättningsgrad är en långsiktig vision som tar flera år att genomföra. Dock kan delmål för specifika arbetsplatser sättas upp och genomföras med förhållandevis snabbt resultat. Vid genomlysning av kommunens deltidsanställda konstateras att yrkesgruppen omsorgsassistenter utgör den största gruppen. I denna yrkesgrupp är sysselsättningsgraden lägre i snitt inom omsorgsförvaltningen vid jämförelse med individ- och familjeförvaltningen. 2 Uppdrag Utifrån förarbetet och dialog mellan personalenheten och omsorgsförvaltningens ledning fattade KSAU:s beslut om att en projektgrupp skulle tillsättas på omsorgsförvaltningen. 3 Förarbete och projektbeskrivning Delar av projektbeskrivningen är angiven i kursiverad text. 3.1 Effektmål Projektets effektmål delades in i två områden. Personalpolitik Nybro kommun vill kunna erbjuda större tjänster inom de områden som traditionellt sett har många deltidsanställningar. Öka möjligheten för medarbetarna att påverka sina arbetstider och scheman utifrån verksamhetens behov. Utveckla det årsarbetstidsavtal som används i verksamheten. Utreda möjliga alternativ till bemanningsenheten. Kontinuitet Våra medborgares behov av omsorg ska alltid stå i centrum vid all personalplanering. Med flexiblare avtal- och arbetstidsmodeller ska vi sträva efter att öka kontinuiteten med

4 4 tillsvidareanställd personal vid avvikelser och vikarieanskaffning. 3.2 Projektmål Projektet ska i pilotform uppnå att alla omsorgsassistenter inom östra området ska få önska sysselsättningsgrad under begränsad period om minst 6 månader. Utfallet av de ökade kostnaderna som detta innebär ska ställas mot tillfälliga anställningar, mertid och övertid. 3.3 Avgränsningar Tillsvidareanställda omsorgsassistenter inom Östra området avgränsades som målgrupp för pilotprojektet. 3.4 Intressenter Medarbetarna omsorgsassistenterna Målet var att tillgodose önskad sysselsättningsgrad och ökad delaktighet i planeringen. Omsorgstagarna Omsorgstagaren/kundens upplevelse av kontinuitet med ordinarie personal. Enhetscheferna Via ett flexiblare system ska bemanningsfrågorna på sikt bli lättare att lösa. Områdeschefen Hitta nya arbetssätt som kan spridas vidare i organisationen. Facken Ska beredas möjlighet att delta i planering och uppföljning i enlighet med FAS Risker Samarbete mellan grupperna kan i kombination med årsarbetstidsavtalets införande skapa problem om inte rutinerna är tydliga. Ekonomisk risk då efterfrågan av större tjänster eventuellt ej kan hanteras inom ram. 3.6 Tidplan Önskad sysselsättningsgrad ska införas under hösten Prövotiden ska vara minst sex månader. 3.7 Organisation Förvaltningschef i omsorgsförvaltningen är beställare utifrån de politiska beslut som tagits i frågan. HR-konsult är projektledare och samråder med bitr. omsorgschef. Projektgrupp kommer bestå av projektledare, bitr. omsorgschef, berörda enhetschefer, lokala fackliga ombud och en representant från Kommunals sektion. Projektdeltagarna deltar i APT och övriga möten på arbetsplatsen.

5 3.8 Kvalitetssäkring Projektdeltagarnas upplevelse av projektet behöver utvärderas. För arbetet med årsarbetstid finns sedan tidigare en anonym enkät som går att använda. Berörda enhetschefer får dokumentera projektets påverkan på verksamheten. Projektgruppens främsta uppgift är att säkerställa kvalitet och samverka kring rutiner. 4 Genomförande Patrik Åberg, HR-konsult och Annelie Kjellström, bitr. omsorgschef startade ett pilotprojekt på östra området efter samråd med Irma Erlandsson, Kommunal. Projektet avgränsades till tillsvidareanställda omsorgsassistenter och områdets två enhetschefer. 4.1 Information Alla omsorgsassistenter och enhetschefer på östra området informerades om projektet under hösten Informationen hölls på stormöten där Annelie Kjellström, Patrik Åberg och representanter från Kommunal deltog. Fokus lades på årsarbetstidsavtalet. 4.2 Önskad sysselsättningsgrad i siffror Ett formulär delades ut där alla tillsvidareanställda omsorgsassistenter fick ange vilken sysselsättningsgrad som önskades under perioden Därefter skrevs en tidsbegränsad allmän visstidsanställning utöver ordinarie anställning. Fördelningen föll ut enligt följande (ökning av sysselsättningsgrad fördelat på antal medarbetare som valt att justera): 5 Grupp 1: Grupp 2: Grupp 3: Grupp 4: Grupp 5: Grupp 6: Grupp 7: Natten: +13,20 % fördelat på 1 medarbetare + 23,02 % fördelat på 2 medarbetare, -14,95 % fördelat på 1 medarbetare, vid en konvertering tillkom 1 medarbetare 12/1 på 7,11 % 23,02-14,95 + 7,11 = +15,18 fördelat på 4 medarbetare +16,31 % fördelat på 1 medarbetare +51,53 % fördelat på 4 medarbetare +9,01 % fördelat på 1 medarbetare +45,25 % fördelat på 5 medarbetare +56 % fördelat på 3 medarbetare +40,68 % fördelat på 4 medarbetare Sammantaget valde 23 medarbetare att justera sin sysselsättningsgrad i samband med projektet. Utfallet blev att verksamheterna ökade grundbemanningen med motsvarande 2,77 årsarbetare inledningsvis. Vi projektets slut fanns en utökning om 2,39 årsarbetare minus en tjänstledighet om 0,19 årsarbetare vilket ger en total ökning om 2,20 årsarbetare. I förarbetet som gjordes med en enkät till alla omsorgsassistenter inom förvaltningen visade

6 6 intresset på en ökning om 2,17 för östra området. Utfallet blev därmed överstämmande med siffror som tidigare redovisats även om det inledningsvis var något högre. 4.3 Projektgruppsmöten Under projekttidens gång har (avslutande möte ) hållits med jämna mellanrum i enlighet med punkt 3.7. I huvudsak har dessa möten syftat till erfarenhetsutbyten och dialog mellan grupperna, arbetsledning och fackliga representanter. I huvudsak har det mest varit positiva synpunkter under mötena då grupperna rapporterat, dock var semesterperioden hårt ansträngd då det var svårt att ringa in tillfälliga vikarier vid behov. 5 Utvärdering I enlighet med punkt 3.8 genomfördes en utvärdering i samband med projekttidens slut. Nedan följer frågor och svar, svaren på de öppna frågorna är sammanfattande för att säkra anonymiteten. Mottagare Ej kontaktbara Svarande Svarsfrekvens ,3% Procent Antal Ja 47,4% 18 Nej 52,6% 20 Svarande 38

7 7 Procent Antal Ökat 34,2% 13 Minskat 0% 0 Oförändrad 65,8% 25 Svarande 38

8 8 Procent Antal Mycket lätt 0% 0 Lätt 34,4% 11 Svårt 6,3% 2 Mycket svårt 3,1% 1 Ej ökat min tid 56,3% 18 Medel 1 Svarande 32

9 9 Procent Antal Ja 67,6% 25 Nej 32,4% 12 Svarande Om ja, hur har detta efterlevts och fungerat På denna öppna fråga svarar 21 av 22 som valt att skriva att rutinerna varit okej, bra eller mycket bra. Några har också valt att redogöra för hur spelreglerna sett ut i gruppen. Någon tycker att också att det var svårt i början men att det blivit bättre mot slutet. 1 är kritisk då det varit svårt att plocka på sig vakanta turer pga. eget schema.

10 10 Procent Antal Ja 71,1% 27 Nej 28,9% 11 Svarande Hur fungerar samarbetet kring detta i gruppen? På denna öppna fråga svarar 18 av 23 svarande att samarbetet varit okej, bra eller mycket bra. Någon har upplevt stress i gruppen pga. minustid. Några anser att det fungerat till och från. Någon har också varit ensam om att ha minustid.

11 11 Procent Antal Ja 21,1% 8 Nej 78,9% 30 Svarande 38 På öppen följdfråga har 9 valt att svara. Den kritik som framförs är riktad mot bemanningsenheten i de fall de inte lyckats lösa vakansen med annan personal än ordinarie. Årsarbetstiden har i något fall angivits som skäl till att inte beordra in någon annan. Vikarie har också tackat nej vid ett par tillfällen.

12 12 9. Har du upplevt något problem kring plus- och minustid - och i så fall vad? På denna fråga har 27 valt att svara. 12 av de svarande upplever inte något problem. 5 upplever stress. 1 upplever att det var oro i början men att det blivit bättre med tiden. 1 upplever att hantering påverkat kontaktuppdragen negativt. 1 upplever att det kan vara svårt att nyttja om man redan från början har ett schema med många pass. 1 upplever att BeSched är svårt att förstå. 5 svarar på andra saker som ersättningsfrågan och bemanningsenhetens rutiner. 10. Har du problem med att nå saldogränserna inför årsavstämningen den 31 oktober - och i så fall varför? På denna fråga har 24 valt att svara. 20 upplever inte att det varit några problem med att hålla saldogränserna till avstämning. 2 upplever att det varit det vid tidigare tillfällen. 1 upplever problem med att sitt saldo är för högt sista tiden innan avstämning pga. snedfördelning tidigare under året, kan inte vara behjälplig sista månaden. 1 upplever att det har varit svårt att få fattasturer pga. eget schema. 11. Vad diskuteras mest i arbetsgruppen när det gäller årsarbetstidsavtalet? På denna fråga har 26 valt att svara. 12 upplever att det som diskuteras mest är minustid, schema, flexibilitet och stress som kan uppkomma kring detta. 4 upplever att det som diskuteras mest är ersättning/lön. 4 upplever inte några större diskussioner om avtalet. 2 upplever att bemötande från bemanningsenheten är det som diskuteras mest. 1 upplever att hanteringen vid frånvaro är det som diskuterar mest. 1 upplever att om önskad sysselsättningsgrad försvinner, så försvinner intresset för årsarbetstid. 2 hänvisar till svar på fråga Fördelar med årsarbetstidsavtalet? På denna fråga har 27 valt att svara. 20 upplever att egen påverkan på arbetstiden är största fördelen, man uttrycker att möjligheten att vara ledig utan att ta semester är en klar fördel, samtidigt nämns turbyten och flexibilitet. 2 upplever att ökad sysselsättningsgrad är den största fördelen. 4 upplever att de inte har någon åsikt eller att de inte vet några fördelar. 1 hänvisar till fråga 6. Som tillägg finns i något svar också att jämn lön upplevs som positivt. 13. Nackdelar med årsarbetstidsavtalet? På denna fråga har 25 valt att svara. 11 upplever att ersättningen vid mertid är en nackdel. 11 upplever stressen med att få ihop tiden som nackdel, extra planerat helgarbete nämns som en negativ konsekvens i ett par fall. 2 upplever inga nackdelar. 1 hänvisar till fråga 9.

13 13 Procent Antal Mycket lätt 5,3% 2 Lätt 42,1% 16 Svårt 10,5% 4 Mycket svårt 0% 0 Kan ej bedöma 42,1% 16 Medel 1,21 Svarande Hur tycker ni att årsarbetstidsavtalet påverkar er verksamhet - t. ex samarbete, kontinuitet, kvalité, ekonomi? På denna fråga har 26 valt att svara. 20 upplever att verksamheten har påverkats positivt, kontinuiteten har ökat, samarbetet har ökat, mindre vikarier och man antar att det är ekonomisk positiv påverkan för kommunen. 2 upplever att kontinuiteten och kontaktmannaskapet har blivit sämre. 2 svarar, vet inte. 1 svarar, sådär. (1 som upplever att det påverkat omsorgstagaren positivt nämner samtidigt att det påverkat gruppen negativt med ökad stress.) 16. Lämna gärna andra synpunkter: På denna fråga har 7 valt att svara. 3 är negativa till årsarbetstiden. 3 är positiva till årsarbetstid och projektet. 1 lämnar förslag om att ändra avtalet så att det blir mer attraktivt att ställa upp.

14 14 6 Ekonomisk påverkan Det är svårt att bedöma verksamhet år mot år pga. antalet ärenden och beviljade insatser skiljer sig åt. Denna redovisning bygger enbart på utfallet beställda timmar från januari till oktober 2014 och motsvarande period Tabellen nedan visar beställda timmar av bemanningsenheten under 10 månader 2014 och samma period jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt TOTALT Östra akt team , ,75 Östra gr 2 252, , , , Östra gr 3 71,5 22,5 31,25 45,5 91,25 130,3 7,75 53,5 245,8 108,8 808 Östra gr 4 288,3 201,5 348, ,3 109,8 43,5 198,5 75,75 150,5 1871,8 Östra gr ,3 431,6 233,3 282, ,3 279, ,9 2955,9 Östra gr ,5 156,3 120,5 124,3 97,5 153,5 182,8 247, Östra gr 5 228,1 183,3 49,5 168,8 74,5 60,25 228,5 257,3 277, ,3 Östra gr 6 279,5 166,9 175,3 289, ,8 159,8 139,3 67,25 236,5 2056,9 Östra natt ,75 187,3 223, ,25 175,3 87,5 116,5 106,3 1285,3 Östra ,3 940, jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt TOTALT Östra akt team 4,5 4,5 Östra gr 2 192, ,3 89,5 133, , ,3 Östra gr 3 238, ,5 83,5 118,3 55, ,3 141, Östra gr 4 215,3 157,3 160,8 123,8 176, ,3 111, ,3 Östra gr 7 319, , ,8 232,8 122,8 172,3 229,8 268,5 2345,1 Östra gr 1 213,3 124,8 185,8 57,5 46, , , ,1 Östra gr , ,5 187,5 155,8 122,5 142,4 1409,2 Östra gr ,8 120,5 130,8 153,7 215,7 200,7 163,3 83,5 1415,8 Östra natt 141,3 143,8 121,8 107,3 58,5 65, ,3 97, ,5 Östra , Utfallet av beställda timmar januari till oktober 2014 var timmar. Motsvarande period 2015 beställdes Detta ger en differens på 2832 timmar mellan åren vilket är en positiv minskning av behov timmar motsvarar ca 1,5 årsarbetare (2832/1924). Kostnaden för vikarier via bemanningsenheten uppgick 2014 till kr för månaderna januari till oktober. Motsvarande period 2015 har ett utfall på kr vilket är lägre. Kostnaden för de tillfälligt utökade tjänsterna i projektet har ett utfall på kr. 0 0

15 Enkelt räknat är då kostnaderna för projektet och bemanningsenheten lägre 2015 än kostnaden för bemanningsenheten ( ( ) = ) Ingen hänsyn är tagen till löneökning under 2015 (vilket ger en naturlig ökning på ca 3 %) och att kvalificerad övertid har ökat med 70 timmar under perioden. Under hösten 2015 har också verksamheten tillåtits att anställa vikariat under 14 dagar utan bemanningsenhetens påverkan, oktober 2015 har därmed en ökning på ca kr motföregående år. 7 Summering Efterfrågan av önskad sysselsättningsgrad har lyckats tillgodoses utan större ekonomisk påverkan. Antalet vakanser har överstigit de utökade tjänsternas totala tid. Hur detta sett ut vid lägre sjukfrånvaro är omöjligt att ta ställning till. Det som är viktigt är att ha ett en bra dialog finns mellan enhetschef och medarbetare. Avtalet ska följas och det ska finnas skriftliga spelregler i arbetsgrupperna. Spelreglerna är viktiga för att tydliggöra hur till exempel vakanta timmar ska fördelas. Om inte spelregler finns kan konflikter uppstå. Ett vinnande koncept som vi har sett är att alla i arbetsgruppen ska ha en del plus- och minustid. Detta ger ett större engagemang, skapar delaktighet och leder till en bättre kontinuitet för våra kunder. När ett nytt schema görs ska hänsyn tas till hur mycket frånvaro och vakanser arbetsgruppen brukar ha och utifrån det planeras plus- och minustiden per person. Det är viktigt att tänka på att plus- och minustid inte ska vara för stor. En bedömning måste göras för varje arbetsgrupp. När det gäller ledigheter ska det planeras med framhållning för det skapar en flexibilitet i arbetsgruppen som gör att fler blir nöjda. En målsättning borde vara att omsorgsassistenterna en gång per år får önska ny sysselsättningsgrad och att den ska vara tillgodosedd inom en viss tid. Detta för att vara en attraktiv arbetsgivare. I samband med omsorgsförvaltningens omorganisation 2016 har merparten av alla omsorgsassistenter årsarbetstid from Detta ger nya möjligheter att fortsätta arbetet med önskad sysselsättningsgrad. Projektledningen föreslår därmed att en ny utvärdering om sysselsättningsgrad i förvaltningen görs under slutet av 2016 inför eventuella nya politiska beslut i frågan. En förutsättning är att Nybro kommun har ett fortsatt lokalt kollektivavtal med Kommunal som medger flexibilitet enligt ovan. 15