Entré INNEHÅLLSFÖRTECKNING FAKTURERING... - 2 - Innehåll i Entré Fakturering... - 2 - Förberedande arbete:... - 3 - Skriv ut fakturor... - 5 - Utskrift av fakturor... - 6 - Övriga funktioner:... - 7 - Fakturajournal... - 8 - Exempel på fakturajournal... - 11 - Materialkonteringsjournal och materialkonteringslista... - 12 - Grundinställning för materialkontering:... - 12 - Utskrift av materialkonteringsjournal... - 13 - Utskrift av materialkonteringslista... - 14 - Sök i fakturaregistret... - 15 - Avtalsfakturering... - 21 - Grundinställningar för avtalsfakturering... - 21 - Skapa / ändra avtal... - 22 - Fakturera avtal... - 26 - Utskrifter... - 27 - Försäljningsstatistik artiklar... - 27 - Exempel på utskrift... - 28 - Försäljningsstatistik fakturor... - 29 - Exempel på utskrifter... - 30 - Konteringsinställningar för Artikelgrupper... - 31 - GRUNDINSTÄLLNINGAR... - 34 - Faktureringens grundinställningar... - 34 - Avtalsfakturering... - 35 - Fakturaimport... - 36 - Inställningar... - 38 - Internfakturering... - 40 - Rapporter... - 41 - Rot avdrag... - 41 - Serier Faktura... - 43 - Textinställningar... - 43 - Övriga relaterade grundinställningar... - 44 - Grundinställningar för Lager... - 44 - Administrativa inställningar, Moms... - 46 - Administrativa inställningar, Serieinställningar... - 46 - Kontoinställningar, Anbudsfakturering... - 47 - Kontoinställningar, Butik... - 48 - Kontoinställningar, Grundsystem... - 49 - Blankettinställningar, standardblanketter... - 50-2011-09-27 www.hantverksdata.se - 1 -
Fakturering I Entré Fakturering verkställer du fakturering och utskrift av fakturor och klarmarkerade order. Du skapar också journaler och bokföringsunderlag för fakturor och uttaget material. Enkelt och överskådligt kan du bläddra bland alla fakturerade fakturor och se fakturans rader, arbetad tid, betalningar, fakturans nettovärde, kontrollista och arbetsbeskrivning från order samt kreditera eller skriva ut fakturor. Har du hyresgäster eller underhållsavtal av något slag, kan du köpa till Entré avtalsfakturering för att hantera detta på ett smidigt och mycket arbetsbesparande sätt. Innehåll i Entré Fakturering Fakturering av klarmarkerade order. Utskrift av fakturor med möjlighet till export av fakturautskrifter till exempelvis MS Word eller som pdf-dokument. Valutahantering med möjlighet till utskrift av fakturor på kundens språk. Utskrift av fakturajournaler och bokföringsunderlag med möjlig uppdelning per serie och period. Möjlighet till filexport av fakturor och fakturajournal (kräver tillkommande licens). Möjlighet till import av fakturor från externt system (kräver tillkommande licens). Utskrift av materialkonteringsjournal och logglista för bokföring av uttaget material. Rapporter och statistikutskrifter med grafik på artikel och fakturanivå. Öppen struktur för att lägga till nya rapporter och urval om behov uppstår. Kraftfull översikt av alla tidigare fakturerade fakturor med utskrift av faktura igen, möjlighet till ändring av tex förfallodatum, kreditering mm. Automatiskt byte av fakturaserier vid nytt år med möjlighet till fakturering på både gammalt och nytt år. Avtalsfakturering för exempelvis hyresdebitering, underhållsavtal mm (kräver tillkommande licens). Full integration med redovisning och övriga moduler i Entré 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 2 -
Förberedande arbete: Grundregister. Förutom att kunder, artiklar osv måste finnas, måste du även se till att register för betalningsvillkor, avgiftskoder, valutor, betalningssätt mm finns innan du startar faktureringen. Gå in i System, Allmänna sidoregister och inställningar, Sidoregister och komplettera med de uppgifter du saknar. Dina företagsuppgifter måste vara ifyllda med dina adressuppgifter och gironummer så att kunden kan betala fakturan korrekt. Uppgifterna skrivs normalt längst ned på fakturan. Gå igenom alla sidoregister innan du börjar fakturera. Det är viktigt att du gått igenom berörda sidoregister, tex: Betalningsvillkor. Systemet är förberett med 10 och 30 dagars betalningsvillkor. Komplettera om du behöver. Leveranssätt för deb. av ev. frakt Serier. Du kan ha olika serie för debet/kreditfakturor mm. Valutor måste finnas om du har utländska kunder och dessa skall faktureras i utländsk valuta. Skall kundens faktura skrivas i kundens språk så måste blankettens ledtexter ändras. Kontakta våra konsulter för hjälp med detta. Många av sidoregistren levereras med vissa grundvärden. Gå igenom och komplettera. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 3 -
Grundinställningar. Gå igenom de grundinställningar som finns avseende fakturering. Detta för att få rätt grundförslag avseende exempelvis fakturaserier, ocrnummerhantering, avtalsfakturering och så vidare. Systemet levereras med flera serieprefix för fakturor, tex KF och IF. Serierna uppdateras årsvis automatiskt med årtal enligt formatet serieprefix+sista 2 siffrorna i året vilket ger serien KF11 för år 2011, KF12 för år 2012 osv. Du finner en komplett beskrivning av alla grundinställningar i slutet på denna handbok. Kontrollera också att inställningarna för hur systemet hanterar nästa års fakturanummer är korrekta. Första gången du fakturerar på det nya året, skapas fakturaserier för det nya året automatiskt och fakturanummer räknas upp enligt inställningarna nedan. Se även separat avsnitt i denna handbok som detaljerat beskriver alla grundinställningar som påverkar faktureringen. Kontrollera och gå igenom grundinställningarnas Kontoinställningar så att du får rätt grundkontering vid försäljning och fakturering. För särkontering av vissa artiklar, exempelvis arbete och resor, behöver du gå in i Artikelhantering, Sidoregister och artikelinställningar, Inställning för artikelgrupper. Särkontering kan ske per artikelgrupp så det är viktigt att anger artikelgrupp på de artiklar som skall särhanteras. Se även separat avsnitt avseende Inställning för artikelgrupper i denna handbok. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 4 -
Skriv ut fakturor Du kan skriva ut fakturor antingen under orderhantering, som vi har gått igenom i kapitlet om orderregistrering, eller via denna rutin. Vilket sätt du väljer för utskrift av fakturor är mest en smaksak. När du väljer Skriv ut fakturor får du upp fönstret Fakturera order. Den är uppdelad i två sektioner: 1. Order klara att fakturera. I denna sektion visas alla order som är klarmarkerade för fakturering. - Välj bort. Avmarkerar och döljer ordern i listan. - Utskrift. Skriver ut markerad order. - Fakturera aktuell. Fakturerar ordern. Ordern får fakturanummer och flyttas till sektion 2. Fakturor att skriva ut. - Fakturera valda. Fakturerar de order du markerat (I kolumnen Vald ). - Markera. Med denna knapp du markera en eller flera order på en gång. 2. Fakturor att skriva ut. - Välj bort. Avmarkerar och döljer fakturan i listan. - Skriv aktuell. Skriver ut aktuell faktura. - Skriv valda. Skriver ut de fakturor du markerat (I kolumnen Vald ). Observera att du kan trycka på denna knapp utan att markera några fakturor. Systemet kommer då att fråga om alla fakturor skall skrivas ut. - Markera. Med denna knapp du markera en eller flera fakturor på en gång. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 5 -
Utskrift av fakturor När du väljer att skriva ut, får du upp dialogrutan Välj typ av utskrift. Här kan du skriva ut direkt genom att välja knappen Skriv ut. Funktioner: 1. Typ av utskrift. - Direktutskrift visas som standard vilket betyder att grundinställningarnas blankettinställning och din standardskrivare väljs. Du kan direkt skriva ut med valda inställningar. - Enligt vald utskriftskod. Med denna funktion kan du skapa kombinerade utskrifter. Exempelvis kan du ställa in att ett exemplar av fakturan skall skrivas ut på din färgskrivare och 2 exemplar på din svartvita skrivare. - Officeutskrift. Oftast tillämpligt endast på order. - E-post. Du kan välja att e-posta fakturan till någon. Väljer du detta alternativ kan du även ange en förklarande text under knappen Meddelande. Observera att funktionaliteten för att skicka e-post kräver en korrekt uppsättning av ditt e- postsystem. Fakturan bifogas meddelandet som en PDF-fil. 2. Inställningar, - Dokument. Här väljer du den fakturablankett (layout) som skall användas till utskriften. - Blankett. Endast tillämpligt i ordersystemet. - Skrivare/ Enhet. Välj vilken skrivare som utskriften skall gå till. - Händelse. I samband med att utskriften görs, kan en händelse kopplas. Används vanligen i ordersystemet. 3. Övrigt. - Antal exemplar. Välj hur många exemplar fakturan skall skrivas ut i. Exemplar 2 och högre skrivs automatiskt ut som kopior. - Endast markerade. Endast tillämpligt i order där markerade rader kan skrivas ut. - Endast ej utskrivna. Endast tillämpligt i ordersystemet. Skriver då ut de order som ej tidigare skrivits ut. 4. Knappar i nederkant. - Återställ. Är endast aktiv om du sparat egna skrivarinställningar med knappen Spara som standard. Återställer sparade inställningar till programstandard. - Spara som standard. Om du vill att dina ändrade inställningar för antal exemplar, skrivare, blankett osv. alltid skall vara samma i denna rutin, klicka på knappen Spara som standard så föreslås sparade värden även nästa gång du skriver ut härifrån. Obs! Detta sparas endast för ditt login. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 6 -
- Inställning. Beroende på vilken typ av fakturablankett som används (äldre blankett), så kan du ändra utskriftsformat och skrivarinställningar med denna knapp. För Crystalblanketter görs detta i granskafönstret. - Granska. Här kan du förhandsgranska utskriften innan du skriver ut den. I granskningsfönstret kan du också ändra eller byta skrivare. I granskningsläget kan du också exportera utskriften som tex en PDF-fil. Observera också att fakturan inte märks som utskriven när du granskar den. Se nedan exempel på granskning av faktura - Skriv ut. Skriver ut fakturan enligt dina valda inställningar. - Avbryt. Stänger fönstret utan att skriva ut. Funktioner i granskningsfönstret, från vänster: - Exportera i en mängd olika filformat till fil eller e- postprogram. - Skriv ut. - Visa gruppträdd. Endast tillämpligt i rapporter med gruppering. - Knappar för att bläddra då utskriften innehåller flera sidor. - Visar aktuell sida och totalt antal sidor. - Stoppar laddning av rapport. Kan användas om rapporten innehåller många sidor. - Läser om rapporten eller frågar efter parametrar om rapporten innehåller detta. - Textsökfunktion. - Välj Zoomnivå. Du kan även skriva in en egen zoom-procent i rutan. Övriga funktioner: Journal. Skriver ut fakturajournal. Uppdatera. Uppdaterar listan med nytillkomna fakturor och klarmarkerade order (tillämpligt i nätverksmiljö). 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 7 -
Fakturajournal Efter att du skrivit ut fakturorna kan fakturajournal skrivas. Du bestämmer själv om du vill göra detta efter varje fakturering, en gång i veckan eller kanske en gång i månaden. I den övre delen kan du välja att begränsa journalutskriften till att endast omfatta en specifik serie och fram till och med ett specifikt fakturanummer. Vill du skriva journal för alla fakturerade fakturor väljer du knappen Utför (F9). Klicka på utför (eller tangenten F9) för att starta utskrift av fakturajournal. Importera. För att knappen importera skall aktiveras, krävs att grundinställningarna för fakturaimport fyllts i (inställningar 2210-2220, 2223,2234-2235). Funktionen används för att importera fakturor och kunder från externa system. Import kan ske för textfiler i fast-, tab- eller semikolonformat samt XML-filer. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 8 -
Om du inte har skrivit ut alla fakturerade fakturor på skrivaren kommer nedan dialog upp som en påminnelse. Svara Ja för att ändå skriva ut journalen. Om du har inställt att systemet skall kostnadskontera dina materialuttag (inställning 7) visas nedan dialog efter att journalen skapats. Svara Ja för att starta materialkonteringen. Svarar du Nej kan denna ändå köras senare, se nästa avsnitt. Fakturajournalutskriften lägger sig automatiskt i Entré s transaktionsregister. I transaktionsregistret samlas även andra journaler och bokföringsunderlag, exempelvis från kundoch leverantörsbetalningar, kassaavstämning osv. Transaktionsregistret består av 3 olika sk. flikar: o Flik 1 visar samtliga transaktioner enligt aktuellt urval. o Flik 2 visar transaktionens ackumulerade konteringsrader (bokföringsunderlag) o Flik 3 visar de fakturor som ingår i journalen. 1. Transaktioner. Här visas alla transaktioner som bokförs. Med urvalen kan du begränsa listan till att endast omfatta transaktioner i ett visst datumintervall eller exempelvis endast fakturajournaler. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 9 -
2. Konteringar. I denna flik visas transaktionens alla ingående verifikat (oftats ett). Systemet delar automatiskt upp journalen i separata verifikat per serie och period. 3. Underlag. I underlagsfliken visas alla fakturor, med ingående rader i nedre delen, som ingår i journalen. Med knappen Ändra kan konteringen för en enstaka fakturarad ändras. Omkonteringen sparas som ett vanligt bokföringsverifikat. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 10 -
Exempel på fakturajournal Journalen är uppdelad i två delar, journalunderlag med alla fakturor och dess individuella kontering samt bokföringsunderlaget som är en konterad sammanställning av journalunderlaget. Beroende på dina inställningar för verifikat (inställning 557) så bokförs transaktionen, i bokföringen, direkt eller kan hämtas in när du själv vill. Om bokföringen är inställd på att automatiskt skapa verifikat så visas journalens verifikationsnummer på bokföringsunderlaget. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 11 -
Materialkonteringsjournal och materialkonteringslista Materialkonteringsjournalen använder du om du vill att systemet skall kostnadskontera uttaget material åt dig. Allt material som är fakturerat, uttaget på inneliggande order eller sålt i butiksmodulen kan materialkonteras. Om materialkontering överhuvudtaget skall ske eller ej är avhängigt av dina grundinställningar samt kan även styras på artikelgruppnivå (se avsnittet om artikelhanteringen). Grundinställning för materialkontering: I grundinställningarnas lagerinställningar anger du om kostnadskontering av material skall ske eller ej. Kostnadskonterar du allt material i leverantörreskontran skall du, normalt sett, ange att kostnadskontering ej skall utföras. Bokar du materialinköp på lagerkonto och vill att materialet skall kostnadskonteras då det förbrukas skall materialkontering normalt utföras. Det finns också ett mellanläge där materialkontering kan ske endast på det material som registreras via rutinen Uttag i lager (se avsnittet om orderhantering). Detta för att tillgodose de företag som exempelvis bokar inköp till projekten direkt med projekt+kostnadskonto men bokför inköp till eget lager på lagerkonto. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 12 -
Utskrift av materialkonteringsjournal Vid utskrift av materialkonteringsjournalen kan du välja periodomfång. Allt uttaget material i perioden konteras när du klickar på Utför (F9). Journalen hamnar i transaktionsregistret. Har du begärt flera perioder, får du ett bokföringsunderlag för varje period. Nedan visas ett exempel på utskrift av materialkonteringsjournal. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 13 -
Utskrift av materialkonteringslista Materialkonteringslistan används främst för avstämning av vilket material (och pris) som ligger som underlag till materialkonteringsjournalen. Förutom periodurval kan du välja mellan att lista Alla, Ej avräknade eller Endast avräknade. Med avräknad avses de artiklar som du har kört materialkontering på. Det finns också ett stort antal övriga urval som du kan selektera listan på. Vill du ha en lista med de artiklar som ingår i en viss materialkonteringsjournal, väljer du att göra ett urval på Transaktionsnr. Nedan visas ett exempel på materialkonteringslista. Observera att varje artikelrad visas 2 ggr då varje rad har både en debet och en kreditkontering. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 14 -
Sök i fakturaregistret Rutinen Sök i fakturaregistret är en central för att titta på och, på olika sätt, hantera alla fakturerade fakturor. Här kan du fritt välja vilka fakturor som skall visas genom att göra olika urval. Du kan också fritt välja vilka kolumner som skall visas genom att högerklick på en befintlig kolumn samt enkelt och snabbt sortera fakturorna genom att klicka på den kolumn som skall sorteras. Alla ändringar avseende urval, kolumner och fönsterstorlek sparas på din användarkod så att bilden ser likadan ut nästa gång du går in i denna rutin. Flik 1. Urval. Här gör du dina urval. Gjorda urval visas med blå, kursiv text. Flik 2. Fakturor enligt urval visar alla fakturor inom gjort urval. Flik 3. Fakturainnehåll visar fakturans artikelrader samt tid i flik 4 och betalningar i flik 5. Beskrivning och funktioner i Sök i fakturaregistret 1. Urval. I denna flik gör du de urval för fakturor som skall visas. Om du inte gör något urval visas de 3 sista månadernas fakturor. Det finns 2 olika sätt att välja urval. Standard är att välja mellan ett antal fasta urval genom att klicka på knappen Lägg till och ändra urval. Behöver du ännu fler urval att välja mellan, kryssar du i rutan Avancerad. Du kan då välja mellan ett stort antal fält där olika urval kan kombineras. - Knappen Lägg till och ändra urval. Ange de urval du behöver använda och klicka på knappen Spara. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 15 -
De urval du gjort visas med blå, kursiv text i rutan nedanför urvalsknappen. Genom att högerklicka på urvalet så kan du även spara detta urval så att det används automatiskt nästa gång du går in i Sök i fakturaregistret. - Avancerat urval. När du har kryssat i rutan Avancerad så kan du välja att göra urval på nästan alla fält som finns på fakturan. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 16 -
På varje urval kan du välja mellan ett antal olika villkorssatser enligt bilden nedan. Du kan tex kombinera ditt urval att visa alla fakturor till en viss kund i en viss period där fakturasumman är i ett visst beloppsintervall och projekt börjar med AB. Kombinationerna med detta avancerade urval kan bli nästan obegränsat där du även kan göra urval på samma fält flera gånger. - Uppdatera (F5). Listan uppdateras med de senaste fakturahändelserna, tex fakturering eller gjorda betalningar som skett sedan du öppnade denna rutin. 2. Fakturor enligt urval. Här visas alla fakturor enligt det urval du gjort. Du kan enkelt sortera listan genom att klicka på en kolumn. Behöver du söka efter en specifik faktura, ställer du helt enkelt markören på det fält du vill söka på och börjar skriva det värde du söker efter. Knappen Utskrift Här skriver du ut dina fakturor igen. Ställ dig på den faktura du vill skriva ut och klicka på utskriftsknappen. Vill du skriva ut flera fakturor på en gång klickar du i en bock i Vald -kolumnen på alla fakturor som skall skrivas. Du kan också använda knappen Markera för att välja ett omfång av fakturor att skriva ut. Om du högerklickar på knappen Utskrift, skrivs fakturan ut direkt på skrivaren utan att visa utskriftsdialogen. Kreditera Att behöva kreditera är inte kul, men ibland måste man och då är det bra om det går så smidigt som möjligt. När du krediterar en faktura trycker du bara på knappen Kreditera och Entré skapar en exakt spegling av debetfakturan vilket gör att lagersaldo, kontering osv blir helt korrekt. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 17 -
När du krediterar visas dialogen ovan. Klicka Ok för att skapa en kreditfaktura. Observera att kreditfakturor automatsikt får 1 dags betalningsvillkor, detta för att den skall kunna betalningsbokas i kundreskontran snarast möjligt. Om du tar bort bocken i Ska kreditordern faktureras direkt, skapas istället en kreditorder som du kan redigera innan du fakturerar den. Detta använder du när inte hela, utan delar av, debetfakturan skall krediteras. Observera också inställningarna, 3294, 3164 och 3409 som styr hur kreditering får ske i programmet. Om du försöker kreditera en faktura som tidigare redan krediterats, visas nedanstående dialog. Du kan inte heller kreditera kreditfakturor. Fakturahuvud. Visar information från fakturahuvudet. Här kan du även ändra fakturans förfallodatum samt ange om krav/ränta skall tillåtas på denna faktura. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 18 -
Kundinfo. Visar kund och leveransadresser. Prissättning. Visar fakturans rabatt och prisvillkor. Arbets./Internt. Visar arbetsbeskrivning, internt meddelande, kravinformation samt möjlighet att kryssa i att fakturan är skickad till inkasso. Denna information kan man också se i kravrutinen. Markera. Med markerafunktionerna kan många fakturor snabbt väljas för utskrift. Klicka på symbolen för att se olika markeringsalternativ. Nettovärde. Visar en lista på fakturans brutto, netto, TG och TB per fakturad och totalt. Listan kan även skrivas ut på skrivaren. Kontroll. Visar orderns slutkontroll. Kan även skrivas ut på fakturan. Se även grundinställning 2414. Dokument. Visar en dialog där du kan öppna eventuell dokument kopplade till ordern, orderns kund, orderns projekt eller orderns anläggning. Visa. Visa-knappen visar underlag kopplade till ordern/fakturan avseende leverantörsfakturor, 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 19 -
projektets tid, konteringar, uttaget material samt normtid. 3. Fakturainnehåll. Denna flik är uppdelad i 3 delar som visar fakturans artikelrader, registrerad tid samt eventuella betalningar. Du klickar på respektive flik för att visa innehållet. Rader: Med knapparna till höger i denna bild kan du se: - Se hela. Denna knapp visar all tillgänglig information på markerad artikelrad. - Visa artikel öppnar aktuell artikels grunduppgifter. - Lagerplatser visar de lagerplatser som aktuell artikel har tagits ut på. Tid: Betalningar: 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 20 -
Avtalsfakturering Entré Avtalsfakturering använder du om du behöver fakturera dina kunder i periodiska intervall. Det kan tex röra sig om bostadshyror, medlemsavgifter, serviceavtal osv. Innan du börjar registrera dina avtal, bör du noga gå igenom de grundinställningar som finns avseende avtalsfaktureringen. Grundinställningar för avtalsfakturering Avtalsnummer är numeriskt och löpande. Ange På om systemet skall hantera avtalsnummer med numerisk sortering eller ej. Avtalstext. Här kan du ange en standardtext som kommer med på alla dina avtalsfakturor. I samband med att avtalsfaktureringen utförs, kan du ändra denna text för de fakturor du skapar. Avtalstext för fakturor med period i dagar. Som standard infogas texten Avtal nummer: XXXXX på varje avtals faktura. Här kan du ange en avvikande textmassa som infogas på varje faktura. Genom att använda speciella fältkoder i texten kommer aktuella datum att infogas. Exempel på Fältkoder: {Avtalsnummer} = Avtalets nummer {Startperiod} = Första datum i perioden för denna fakturas avtal {Slutperiod} = Sista datum i perioden för denna fakturas avtal {Antal} = Antal månader som perioden innefattar för denna fakturas avtal Avtalstext för fakturor med period i månader. Se ovan. Fakturera ej. Här kan du välja att avtalet skall generera en order istället för faktura. Hämta vår referens från avtalsorder. Normalt sätts aktuell användare som avtalsfakturerar som referens på avtalsordern. Med denna inställning aktiv så används aktuell avtalsorders referens om denna är ifylld. Klarmarkera order. Kryssa i denna om genererade order skall klarmarkeras. Knapp i listan med befintliga avtal. Koppla en egen registreringsmall till mallknappen i rutinen Skapa / ändra avtal. Rubriken på knappen blir samma som mallens namn. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 21 -
Kontointervall. Om du inte anger något konto eller kontointervall, summeras alla rader i fakturan till avtalsloggen. Annars anger du ett konto eller intervall för de konteringar som skall loggas. Ordertyp för avtalsorder. Ange vilken ordertyp som skall kunna kopplas till avtal. Observera att ordertypen måste ha egenskap Avtal. Se ordertyper i orderhanteringen. Ordertyp för skapade order. Den ordertyp som genererade order skall få innan de faktureras. Detta har också betydelse i vilken serie avtalsfakturorna hamnar. Registreringsmall. Ange vilken registreringsmall som systemet skall föreslå när du skapar nya avtal. Skapa / ändra avtal I listan nedan visas alla avtal enligt det urval som kan göras i bildens ovankant. Nedanför urvalet visas avtalen och i rutan längs ned visas avtalets orderrader. Anpassa fönstrets layout genom att högerklicka på någon kolumn och välja till eller ta bort kolumner. Du kan också anpassa fönstrets storlek till att bättre passa din bildskärm genom att dra i fönstrets kanter samt kolumnerna genom att dra i kolumnrubrikernas kanter. 1. Urval. Ange de urval du vill för att begränsa innehållet i listan. Normalt sett visas aldrig uppsagda avtal. Kryssar du i Se uppsagda visas även dessa avtal. 2. Avtal. Visar alla avtal enligt gjorda urval. Följande funktioner finns: - Bearbeta. Funktion för att ändra alla markerade avtal i ett svep. Välj det fält du vill byta värde för och klicka på Ok och ange nytt värde. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 22 -
Om du väljer att prissätta om avtalsorder får du upp nedan dialog där du antingen kan välja att priset på avtalens ingående rader skall räknas om enligt avtalsorderns prislista eller förändra priserna på raderna i procent eller kronor. - Ändra. Ändrar på aktuellt avtals alla uppgifter och villkor. När du ändrar eller skapar ett nytt avtal måste du fylla i vissa viktiga uppgifter för att faktureringen av avtalet skall fungera på tänkt sätt. Efter att du angett ett avtalsnummer och en text måste avtalet kopplas till en kund och en avtalsorder. Observera att en avtalsorder kan användas som underlag till flera kunder och avtal. Det är kunden som du anger på avtalet som slutligen faktureras, inte orderns kund. Förklaring av ingående fält i avtalet: - Mall för serviceanläggning. Avtal kan kopplas samman med Entré Serviceanläggningar. Denna ruta betyder att avtalet att kommer att baseras på upplagda artiklar på anläggningen och prissättas med det avtalspris som angivits i inställning 1791. Se även separat beskrivning för Serviceanläggning. - Text. Ange en beskrivande text för avtalet. - Avtalskund. Ange den kund som avtalet avser. - Kund som faktureras. Om fakturan för avtalet skall gå till en annan kund än avtalskunden så kan du ange detta här. - Avtalsorder. Ange den order som innehåller de artiklar och debiteringar som 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 23 -
avtalet skall ha. Du kan koppla flera avtal till samma order om avtalen skall ha samma debitering. - Nästa fakturadatum. Nästa fakturadatum är det datum som avtalet skall faktureras. I faktureringsrutinen för avtal anger du detta datum som begränsningsdatum för vilka fakturor som skall faktureras. Obs! Det kan vara bra att skilja olika typer av avtalsfaktureringar åt genom olika faktureringsdatum. Exempelvis för att skilja utskrift och fakturajournal åt om du har olika avtalstyper. Datumet flyttas automatiskt fram till nästa periodlängd vid fakturering. - Periodlängd för faktura (månader). Periodlängd för faktura styr hur många månader (eller dagar) fakturan skall gälla för. Utifrån detta skapas ett nytt Faktureringsdatum automatiskt. Ange antal månader som fakturan avser. - Periodlängd för faktura (dagar). Ange antal dagar som fakturan avser. - Antal fakturor i perioden. Ange hur många fakturor som skall skapas för angiven period. Om du tex anger 3 månaders periodlängd och att 3 fakturor skall gälla för den perioden, skapar systemet 1 faktura för varje månad, - Betalningsvillkor tillkommande fakturor (månader). Ange vilket betalningsvillkor som skall gälla i månader då fler än en faktura skall skapas för perioden. Anger du tex 1 månad och kunden har 30 dagars betalningsvillkor får andra fakturan 2 månader och den tredje 3 månaders betalningsvillkor. - Betalningsvillkor tillkommande fakturor (dagar). Ange vilket betalningsvillkor som skall gälla i dagar då fler än en faktura skall skapas för perioden. - Projekt. Ange eventuellt projekt som avtalet skall kopplas till. - Resultatenhet. Ange eventuell resultatenhet som avtalet skall kopplas till. - Objekt. Ange eventuellt objekt som avtalet skall kopplas till. - Omvänd skattskyldighet. Ange vad som skall gälla avseende omvänd skattskyldighet för detta avtal. - Teckningsdatum. Ange vilket datum som avtalet tecknades. - Giltigt t.o.m. Ange till och med vilket datum som avtalet skall gälla. - Uppsägningstid (månader). Ange i antal månader vilket uppsägningsvillkor som gäller. - Uppsägningstid (dagar). Ange i antal dagar vilket uppsägningsvillkor som gäller. - Förlängs automatiskt (månader). Ange om avtalet automatiskt skall förlängas. - Förlängs automatiskt (dagar). Ange om avtalet automatiskt skall förlängas. - Uppsagt från och med. Ange datum om avtalet har sagts upp. - Fast pris. Ange om avtalet skall ha ett fast pris. - Skapa ny. Fyll i de uppgifter som skall gälla för avtalet. Om avtalsnummer skall vara numeriskt och löpande kan du ange detta i grundinställning 1323. Ange också vilken ordertyp som skall kunna kopplas när du skapar nya avtal, detta anger du i grundinställning 841. När du har skapat det nya avtalet bör du komplettera avtalet 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 24 -
genom att klicka på knappen Ändra. - Ta bort. Tar bort aktuellt avtal. - Historik. Här kan du se alla tidigare fakturor som skapats från avtalet. Med knappen Visa faktura kommer du till Sök i fakturaregistret med aktuell faktura som urval. Med knappen Visa avtal aktiveras rutinen Skapa / ändra avtal igen med fakturans avtal markerad. Med knappen Avtalsskulder kan du skriva ut en lista på samtliga avtalsskulder. Systemet kan logga periodiserade avtalsfakturor i en separat avtalsloggen. Avtalsskulder är till för att kunna stämma av mot bokföringens periodisering, d v s den ska fungera som en avtalsreskontra. I Entré Redovisning används sedan periodisering i Automatkontering som konterar enligt de antal perioder fakturan avser eller antal perioder i automatkonteringen. Listan kan grupperas på exempelvis kundnamn, period eller avtalsnummer. Se även grundinställning 1790 för vilket konto/konton som får uppdatera avtalsloggen. - Utskrift. Med denna knapp kan du skriva ut en lista på alla avtal enligt det urval som du gjort. 3. I sektion 3 visas de rader som aktuell avtalsorder innehåller. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 25 -
Fakturera avtal Denna rutin visar alla de avtal som det är dags att fakturera. I bildens ovandel kan du ange ett urval för vilka avtal som skall visas. Det viktigaste är fakturadatum, men du kan exempelvis även välja att visa endast en specifik kunds avtal eller avtal som kopplats till en viss ordertyp. Funktioner: Fakturera. Skapar fakturor av de avtal som visas i listan. Fakturorna skrivs sedan ut i rutinen Skriv ut fakturor. Kontrollista. Skapar en lista med total summa för varje avtal i listan. Obs! Om tex 3 fakturor skall skapas av ett avtal blir summan tredubbel i listan. Anläggning. Du kan koppla avtal till modulen Anläggningar. Om avtalet är kopplat till en anläggning kommer du till avtalets anläggning med denna knapp. Avtalstext. Ange en fakturatext som hamnar på samtliga fakturerade avtal. Markera. Med denna knapp kan du enkelt markera flera avtal på en gång. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 26 -
Utskrifter Entré sparar historik på alla fakturor och fakturarader. Med hjälp av dessa listor erbjuder vi dig mycket fina uppföljnings- och statistikrapporter. Prova varje rapport för att se vilka rapporter just du och ditt företag har behov av. Om du saknar någon rapport eller vill lägga till information i en rapport, tveka inte att kontakta våra konsulter för hjälp. Försäljningsstatistik artiklar Markera den rapport du vill skriva ut och gå till flik 2. Urval. Urvalen går att kombinera på olika sätt. Du kan också välja att endast visa artiklar som sålts i kassan eller att endast visa tjänsteartiklar, tex ARB (se inställning på artikeln). I sektion 4. Sortering/Gruppering väljer du hur du vill ha rapporten sorterad. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 27 -
Exempel på utskrift Nedan visas ett exempel på förhandsgranskning av en rapport. I denna kan du utföra ytterligare funktioner såsom: Byte av skrivare och/eller byte av skrivarfack genom att klicka på knappen Välj skrivare. Export av rapporten till exempelvis Word, Excel eller Adobe Acrobat. Klicka på knappen Exportera. Utskrift till skrivare via skrivarikonen eller knappen Skriv ut. Sökning av information i rapporten med knappen Tips! Om du drar muspekaren över en rad och markören ändras till ett förstoringsglas kan du klicka på raden och se alla fakturerade rader i detalj. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 28 -
Försäljningsstatistik fakturor Prova varje rapport för att se vilka rapporter just du och ditt företag har behov av. Om du saknar någon rapport eller vill lägga till information i en rapport, tveka inte att kontakta våra konsulter för hjälp. För varje rapport finns en hjälptext som beskriver rapportens innehåll och uppbyggnad. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 29 -
Exempel på utskrifter Nedan visas en lista på de kunder som omsatt mest under vald period. I samband med att rapporten körs kan du välja hur många som skall visas Nedan förklaras de olika funktioner som finns i rapportfönstrets övre del. Här ändrar du zoomnivå på rapporten. Visar ev. gruppering i rapporten. Skriver ut rapporten på skrivaren. Exporterar rapporten till ex MS Word eller som PDF. Bläddringsknappar. Tar dig en sida framåt/bakåt alternativt till första/sista sida. Här kan du söka efter viss text i rapporten. Här begär du omladdning av rapporten. Det gör du om rapporten innehåller en parameterfråga/urval och du vill göra om detta utan att begära utskrift av listan igen. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 30 -
Konteringsinställningar för Artikelgrupper Försäljning och kostnadsföring av artiklar konteras normalt enligt systemet kontoinställningar som du hittar i grundinställningarna. Har du behov av särkontering av försäljning, exempelvis arbete och resor, skall du ange detta i rutinen Inställning för artikelgrupper nedan. Alla artiklars som säljs konteras och hanteras enligt de generella villkor för kontering mm som styrs via grundinställningarna. Dock finns ofta behov av att särhantera vissa artiklar på olika sätt, tex kontering, moms och rabatter. Detta görs via artikelgrupper. Varje artikel kan ingå i en artikelgrupp, vilken du anger på artikeln. Det är vanligt att skapa en artikelgrupp för arbete och tjänster för att kunna särkontera intäkter och kostnader samt styra att normal rabatt på denna grupp ej skall utgå. De inställningar du gör på artikelgrupperna här överrider de inställningar du eventuellt gjort på kunden eller ordern. I nedan exempel tittar vi närmare på artikelgruppen ARB. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 31 -
Inställningarna för artikelgruppen ARB ser du nedan. Här ändrar du även inställningar för de övriga artikelgrupper ni använder på ditt företag. Inställningar på artikelgruppen: Försäljningskonto. All försäljning av artiklar som ingår i denna artikelgrupp (Arb) kommer att få 3250 som försäljningskonto istället för grundinställningskontot (inst 68-70). Ange ett Kostnadskonto om det skall avvika från grundinställningarna (137) Ange ett Motkonto material om det skall avvika från grundinställningarna (413) Försäljningskonto butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas kontering. Kostnadskonto butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas kontering. Resultatenhet butik anger du om denna grupp skall avvika från kassainställningarnas resultatenhet. Resultatenhet anger du om denna grupp skall avvika från orderns resultatenhet. Artikelpåslag för manuella inköpspriser skall kopplas att gälla per artikelgrupp. Täckningsgrad. Ange den täckningsgrad som skall gälla för artiklar i denna grupp där artikeln saknar inköpspris. Anges inget värde, gäller inställning 182. Varning låg TG. Ange vid vilken nivå systemet skall varna om TG understigs i kassa/order. Anges inget värde, gäller inställning 2556. Ange den Typ av moms som skall gälla för artikelgruppen. Utan rabatt till kund innebär att artiklar i denna grupp aldrig kommer att rabatteras. Materialkonteras inte betyder att artiklar i denna grupp inte skall materialkonteras. Exempel på detta kan tex vara arbete eller resor. Lagerförs ej används också för tex arbete och resor. Det finns även generella grundinställningar för om hela systemet skall arbete med lagerföring eller ej. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 32 -
Vid Ingen priskontroll kontrollerar systemet ej om artiklarna i gruppen har nollpriser i samband med fakturering av order. Observera att priskontroll generellt anges med grundinställning 2428. Kan generera försäkringsdialog. Kryssa i denna om artiklar som ingår i denna grupp skall kunna generera dialog för försäljning av försäkring (Solid). Detta kräver även avtal med Solid samt tilläggsprogramvara. När du registrerar artiklar på en order som ingår i artikelgruppen ARB kommer försäljningen att konteras som i exemplet ovan, 3250. I orderregistreringen kan du se konteringen för varje rad genom att välja knappen Extra info. I Sök i fakturaregistret kan du se hur artikeln har konterats genom att klicka på knappen Se hela. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 33 -
Grundinställningar I grundinställningarna anger du de grundvärden som skall gälla för faktureringen som helhet. Här samlas inställningar för ROT, avtalsfakturering, serier, registreringsvillkor mm. Inställningarna är ifyllda med grundvärden med de mest förekommande alternativen. Nedan går vi igenom alla inställningar i detalj. Alla grundinställningar samlas under menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar. Förutom faktureringens egna grundinställningar finns det även en hel del generella grundinställningar som påverkar hur faktureringen hanteras och påverkas i övriga systemet. Dessa inställningar finns beskrivna i varje delsystems handbok. Alla grundinställningar finner du i menyträdet under System, Allmänna sidoregister. Observera att åtkomsten till grundinställningarna ofta är rättighetsskyddad av ditt företag. Faktureringens grundinställningar I grundinställningarna för faktureringen finns flera undermenyer där vi samlat inställningar som hör ihop med varandra. Markera den meny du vill arbeta med och de olika inställningarna visas till höger med Inställningsrubriken, aktuellt värde och inställningens nummer. I denna handbok refererar vi ofta till olika inställningsnummer. Du kan därför också söka efter inställningsnummer med knappen Sök. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 34 -
Avtalsfakturering 1323. Avtalsnummer är numeriskt och löpande. Ange På om systemet skall hantera avtalsnummer med numerisk sortering eller ej. 842. Avtalstext. Här kan du ange en standardtext som kommer med på alla dina avtalsfakturor. I samband med att avtalsfaktureringen utförs, kan du ändra denna text för de fakturor du skapar. 1807. Avtalstext för fakturor med period i dagar. Som standard infogas texten Avtal nummer: XXXXX på varje avtals faktura. Här kan du ange en avvikande textmassa som infogas på varje faktura. Genom att använda speciella fältkoder i texten kommer aktuella datum att infogas. Exempel på Fältkoder: {Avtalsnummer} = Avtalets nummer {Startperiod} = Första datum i perioden för denna fakturas avtal {Slutperiod} = Sista datum i perioden för denna fakturas avtal {Antal} = Antal månader som perioden innefattar för denna fakturas avtal 2548. Avtalstext för fakturor med period i månader. Se ovan. 1654. Fakturera ej. Här kan du välja att avtalet skall generera en order istället för faktura. 2934. Hämta vår referens från avtalsorder. Normalt sätts aktuell användare som avtalsfakturerar som referens på avtalsordern. Med denna inställning aktiv så används aktuell avtalsorders referens om denna är ifylld. 1655. Klarmarkera order. Kryssa i denna om genererade order skall klarmarkeras. 3318. Knapp i listan med befintliga avtal. Koppla en egen registreringsmall till mallknappen i rutinen Skapa / ändra avtal. Rubriken på knappen blir samma som mallens namn. 2468. Kontointervall. Om du inte anger något konto eller kontointervall, summeras alla rader i fakturan till avtalsloggen. Annars anger du ett konto eller intervall för de konteringar som skall loggas. 841. Ordertyp för avtalsorder. Ange vilken ordertyp som skall kunna kopplas till avtal. Observera att ordertypen måste ha egenskap Avtal. Se ordertyper i orderhanteringen. 843. Ordertyp för skapade order. Den ordertyp som genererade order skall få innan de faktureras. Detta har också betydelse i vilken serie avtalsfakturorna hamnar. 1855. Registreringsmall. Ange vilken registreringsmall som systemet skall föreslå när du skapar nya avtal. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 35 -
Fakturaimport Fakturaimport används för att importera fakturaunderlag från externa system till Entré, tex programmet GPD. 2215. Filnamn för fakturarader. I samband med att fakturajournalen körs, kontrolleras om det finns textfiler med artikelrader till fakturor att importera med detta filnamn. För att importera flera filer samtidigt eller om filnamnet variera med t.ex. datum så går det bra att använda s.k. wildcards. Exempel: Faktrad*.imp importerar alla textfiler som börjar på "faktrad" och har filändelse "imp". 2211. Filnamn för fakturor. I samband med att fakturajournalen körs, kontrolleras om det finns textfiler med fakturor att importera med detta filnamn. För att importera flera filer samtidigt eller om filnamnet variera med t.ex. datum så går det bra att använda s.k. wildcards. Exempel: Fakt*.imp importerar alla textfiler som börjar på "fakt" och har filändelse "imp". 2213. Filnamn för kunder. I samband med att fakturajournalen körs, kontrolleras om det finns textfiler med kunder att importera med detta filnamn. Om en faktura ska importeras måste den antingen innehålla ett kundnummer som redan finns i Entré eller kombineras med import av en kund med detta filnamn. För att importera flera filer samtidigt eller om filnamnet variera med t.ex. datum så går det bra att använda s.k. wildcards. Exempel: Kund*.imp importerar alla textfiler som börjar på "kund" och har filändelse "imp". För att import ska ske måste ett filnamn anges här, alternativt kan "*.*" anges. Efter importen tas textfilen bort. 2210. Katalog för filer att importera. I samband med att fakturajournalen körs, kontrolleras om det finns textfiler med fakturor att importera i denna katalog. Om inget anges här sker ingen kontroll. Du skall även fylla i inställningarna 2211, 2213 och 2215. 2216. Malldatabas för fakturarader. För att importera textfiler med rader till fakturor från ett externt system så används malldatabaser. En malldatabas består endast av en tom struktur som innehåller de fält som en fakturarad måste innehålla i den ordning som de ligger i textfilen. Då textfilen importeras används malldatabasen som en mellanlagring innan innehållet lagras som en fakturarad i Entré. Fakturarader måste dock inte finnas för att fakturor ska importeras. Om inget filnamn anges, eller om en faktura inte har rader i denna textfil, kommer en fiktiv textrad med hela fakturans summa att skapas. Följande fält måste finnas i malldatabasen för att import ska vara möjlig: Faktnr: Fakturanummer måste finnas i importfilen för fakturor som läses in i samma importsession. Malldatabasen ska ligga i samma katalog som textfilerna enligt grundinställning 2210. Övriga fält i fakturaradsregistret importeras som de är om de finns med i malldatabasen. 2212. Malldatabas för fakturor. För att importera textfiler med fakturor från ett externt system så används malldatabaser. En malldatabas består endast av en tom struktur som innehåller de fält som en faktura måste innehålla i den ordning som de ligger i textfilen. Då 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 36 -
textfilen importeras används malldatabasen som en mellanlagring innan innehållet lagras som fakturor i Entré. Följande fält måste finnas i malldatabasen för att import ska vara möjlig: o Faktnr : Fakturanummer som måste vara unikt i den serie som anges här o Kundnr : Kundnummer som måste finnas i Entré eller i mallen för kundtexfil som anges här o FDatum : Datum då fakturan fakturerades o Summa : Fakturans belopp i aktuell valuta o Moms : Momsbelopp som redovisats på fakturan o Om fakturan är fakturerad i annan valuta än inläsande Entrés systemvaluta måste dessutom ett fält för belopp i systemvaluta ingå: Bokbel : Bokfört belopp i aktuell systemvaluta o Dessutom bör antingen betalningsvillkoren eller förfallodatum finnas med som fälten: Betvlkr: Betalningsvillkor eller Forfdatum : Förfallodatum Om dessa saknas hämtas betalningsvillkor från kunden eller från grundinställningar. Malldatabasen ska ligga i samma katalog som textfilerna enligt grundinställning 2210. Övriga fält i fakturaregistret importeras som de är om de finns med i malldatabasen. 2214. Malldatabas för kunder. För att importera textfiler med kunder från ett externt system så används malldatabaser. En malldatabas består endast av en tom struktur som innehåller de fält som en kund måste innehålla i den ordning som de ligger i textfilen. Då textfilen importeras används malldatabasen som en mellanlagring innan innehållet lagras som kunder i Entré. Följande fält måste finnas i malldatabasen för att import ska vara möjlig: Kundnr: Kundnummer som måste finnas i Entré eller i mallen för kundtextfil som anges här. Malldatabasen ska ligga i samma katalog som textfilerna enligt grundinställning 2210. Övriga fält i kundregistret importeras som de är om de finns med i malldatabasen. 2220. Program för att bearbeta underlag före import. Efter att textfilerna lästs in i malldatabaserna, innan import startar till Entrés fakturaregister, kan underlaget bearbetas med detta program. Programmet måste vara en kompilerad (.fxp) Foxpro funktion, lagrad i samma katalog som malldatabaserna. Programmet måste ta emot 3 parametrar med alias för de öppnade malldatabaserna och kan returnera ".F." om importen önskar avbrytas. Om inget anges här utförs importen direkt från malldatabaserna. Exempel på kod: lparameters cfaktalias, cradalias, ckundalias * --- Summan i filen är i öre utan decimaler, dela med hundra select (cfaktalias) replace all Summa with Summa /100 * --- Postnummer och postadress kommer i samma fält. dela upp select (ckundalias) replace all Postnr with left(postadr,6) replace all Postadr with ltrim(substr(postadr,6)) return.t. 2218. Serie för importerade fakturor. För att import ska kunna ske av fakturor från externt system måste dessa ha en egen unik seriemall. I denna serie kan endast ett fakturanummer förekomma under ett bokföringsår. Om samma nummer förekommer flera gånger skapas en fellogg och fakturan avvisas. 2219. Serie för importerade kontantnotor. För att import ska kunna ske av kontantfakturor från externt system måste dessa ha en egen unik seriemall. I denna serie kan endast ett fakturanummer förekomma under ett bokföringsår. Om samma nummer förekommer flera gånger skapas en fellogg och fakturan avvisas. 2234. Serie för importerade kreditfakturor. För att import ska kunna ske av kreditfakturor från externt system måste dessa ha en egen unik seriemall. I denna serie kan endast ett fakturanummer förekomma under ett bokföringsår. Om samma nummer 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 37 -
förekommer flera gånger skapas en fellogg och fakturan avvisas. Denna serie används till kreditfakturor. Om ingen serie anges här kommer "Serie för importerade fakturor" att användas. 2223. Skriv över alla kunduppgifter. De kunduppgifter som importeras tillsammans med fakturor sparas alltid i sin helhet för kunder som inte finns i Entré. Om kunden redan finns kan man här välja att alltid skriva över befintliga uppgifter i Entré. 2217. Typ av textfil. Textfiler med faktura, fakturarader och kunduppgifter kan importeras i tre olika format: o Fasta radlängder o Semikolonseparerade o Tabseparerade Anges inget används fasta radlängder. 2235. XML-schema för import av xml-filer. Om man anger ett schema här sker import av alla filer med XML format. Om "Filnamn för fakturor" då dessutom innehåller uppgifter om fakturarader och kunder ska man ange samma filnamn i dessa inställningar. Inställningar 3294. Föreslå inte att krediteringar faktureras direkt. I fakturaregistret finns en funktion för att kreditera fakturor. Normalt föreslår den funktionen att krediteringen ska faktureras direkt. Med denna inställning påslagen så föreslår systemet inte det som standard varvid en kreditorder då skapas istället.. 1497. Maximalt antal dagar mellan faktura och ff.datum. Vid fakturering får man ange fakturadatum och från vilket datum som förfallodatum ska beräknas. Normalt är dessa samma datum. Men ibland så tvingas man att fakturera med ett tidigare datum än dagens och då väljer man ofta att beräkna förfallodatum från dagens datum. Antalet dagar mellan dessa datum får inte skilja mer än det som anges här. Anges inget här sätts automatiskt antalet till 200 dagar. 3409. Ordertyp för kreditfaktura. Standard ordertyp som föreslås när fakturor krediteras från "Sök i fakturaregister". 2937. Skriv inte ut artikelnummer på Crystalblankett. Inställning för om Crystalblanketter ska visa fakturans artikelnummer. Detta gäller endast för de Crystalblanketter som går till slutkund. Observera att du även kan ange detta unikt för varje kund. 2414. Skriv ut slutkontroller med Crystalblankett. Inställning för om Crystalblanketter ska visa sektion för att redovisa fakturans slutkontroller. Detta gäller endast för de Crystalblanketter som har inbyggd hantering för att visa registrerade slutkontroller. Observera att du även kan ange detta unikt för varje kund. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 38 -
2411. Skriv ut tidsunderlag med Crystalblankett. Inställning för om Crystalblanketter ska visa sektion för att redovisa fakturans tidsregistrering. Detta gäller endast för de Crystalblanketter som har inbyggd hantering för att visa registrerad tid. Observera att du även kan ange detta unikt för varje kund. 3126. Spara kundens adress som leveransadress. Om fakturan inte har en leveransadress så sparas kundens adress som leveransadress då denna inställning är aktiv. Det säkerställer att fakturan har ett företagsnamn och en adress sparad om kunden senare byter namn och adress. 3273. Tillåt inte fakturadatum i stängda perioder. Om en redovisningsperiod är stängd bokförs fakturor med fakturadatum i perioden i första öppna period. Med denna inställning aktiv tillåts man inte välja fakturadatum i stängda perioder. 3164. Tillåt kreditering av faktura endast en gång. Man kan kreditera fakturor från listan på fakturor i "Sök i fakturaregistret". Med denna inställning aktiv så tillåts man inte kreditera mer än en gång. Om det redan finns en kreditering kommer man få ett meddelande om att det inte går att kreditera igen. 1851. Typ av referensnummer på faktura. OCR nummer används för att unikt identifiera en faktura. Med betalningstjänster till OCR som erbjuder återrapportering kan registrering av kundinbetalningar skötas automatiskt. För att kontrollera att ett OCR nummer är korrekt inmatat i en betalning adderas en kontrollsiffra sist i numret. Denna kontrollsiffra beräknas lite olika beroende på var betalningstjänsten hanteras. Ange här vilken typ av OCR tjänst som används. Det vanligaste i Sverige är alternativ 4. Observera också att du kanske måste ändra blankettexten V_refnr till På för att referensnumret skall skrivas istället för fakturanumret på fakturautskriften. 2428. Varna om det finns artiklar som inte är prissatta. Vid fakturering kontrolleras om det finns artiklar utan pris i ordern som ska faktureras. Textrader och artiklar som tillhör artikelgrupper som är markerade att inte prissättas kontrolleras inte. 1498. Varna om fakturadatum avviker från dagens datum mer än. I fakturering kan du ange fakturadatumet. Dagens datum blir alltid föreslaget som fakturadatum. Om man råkar ange ett datum som avviker mer än det antal dagar som angivits, får man en varning. Om inget anges, sätts antalet automatiskt till 100 dagar 1500. Varna om förfallodatum avviker från dagens datum mer än. I fakturering, får man ange vilket fakturadatum som fakturan ska få. Dagens datum inklusive fakturans betalningsvillkor blir alltid föreslaget som förfallodatum. Om man råkar ange ett datum som avviker mer än det antal dagar som anges, får man en varning. Om inget anges här sätts antalet automatiskt till 130 dagar. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 39 -
3114. Varning för att odebiterad tid finns till order. Här anger du om varning skall ske om odebiterad tid finns till order i samband med att du fakturerar ordern. Alternativ: Internfakturering 3245. Exportera fakturor med ROT ansökan. Normalt undantas fakturor med underlag för ROT-ansökan till RSV från export i samband med fakturering. Med denna inställning kan man välja om dessa ska tas med i export. Detta gäller alla typer av export som utförs vid fakturering, via kundens eller generella exportmallar, via blanketter kopplade till export eller via integration. OBS! Kräver omstart av Entré för att gälla. 3267. Exportera inte fakturor med ränta. Normalt exporteras räntefakturor. Med denna inställning kan man välja om dessa inte ska tas med i export. Detta gäller alla typer av export som utförs vid fakturering, via kundens eller generella exportmallar, via blanketter kopplade till export eller via integration. OBS Kräver omstart av Entré för att gälla. 3093. Exportera internfakturor. Normalt undantas internfakturor och kontantfakturor från export i samband med fakturering. Med denna inställning kan man välja om intern och/eller kontantfakturor ska tas med i export. Detta gäller alla typer av export som utförs vid fakturering, via kundens eller generella exportmallar, via blanketter kopplade till export eller via integration. OBS Kräver omstart av Entré för att gälla. Alternativ: 1541. Ordertyp för internfakturor i anbudsorder. Ange vilken typ av order som ska användas för den interna faktura som skapas tillsamman med originalfakturan vid anbudsfakturering. 2927. Ordertyp för löpande internfakturor. Ange vilken typ av order som ska användas som underlag för löpande internfakturering. 809. Text för avdrag av fakturerade kostnader på internfaktura. En internfaktura som faktureras med uttagna artiklar nollas alltid. Avdraget sker genom att en ny rad läggs till sist i fakturan så att det totala beloppet blir noll. Texten du skriver här används på den raden. Exempel: Avgår internfaktura 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 40 -
Rapporter Ange sökväg och filnamn för eventuella egna anpassade rapporter (Crystal Reports) till ovan utskrifter. Anger du ingenting, används Entré standardrapporter. Rot avdrag 3179. Eget fordringskonto. Om du i bokföringen separat vill hålla reda på din fordran avseende ROT-avdrag. Fyller du inte i något, används standard fordringskonto. Baskontogruppen rekommenderar att du använder konto 1513 till detta. 3180. Fakturera ROT avdrag direkt. Om du inte vill att programmet skall skapa en faktura till Skatteverket (kund enligt inställning 3181) så kan du låta systemet skapa en order istället. Observera att du då manuellt måste fakturera denna order, möjligen först när kunden betalat sin faktura. Vi rekommenderar dock att faktura skapas till Skatteverket direkt, detta enligt Skatteverkets regler, samt att denna inställning är På. 3212. Förkortade betalningsvillkor. Här kan du ange att fakturor med ROT-avdrag skall ha ett förkortat betalningsvillkor. De antal dagar du anger här dras då av på kundens normala betalningsvillkor. 3181. Kundnummer för RSV. Här anger du vilket kundnummer Skatteverket har i din Entréinstallation. Adressen skall vara; Skatteverket, 593 84 Västervik. 3343. Markera ROT-faktura till Skatteverket som utskriven. Den extra faktura som skapas till Skatteverket markeras som att den redan skrivits ut, om denna inställning är aktiv. 3198. Max avdrag per person. Om du inte fyller i denna inställning, drar systemet av max 50 000 per person, helt enligt Skatteverkets nuvarande regler. 3211. Ordertyp för underlag till RSV. Om inställning 3180 är På, kan du här ange en speciell ordertyp som ROT-fakturor till Skatteverket skall få. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom. 3199. Procentuell del av arbetskostnad. Om du inte fyller i denna inställning, drar systemet av max 50% av arbetet per faktura, helt enligt Skatteverkets nuvarande regler. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 41 -
Texter 3213. Avtalstext som infogas på fakturor med ROT avdrag. Avtalstext behöver ej anges om du accepterar denna standardtext: "Om det vid kontroll visar sig att ni inte har rätt till hela denna fakturas ROT-avdrag, förbehåller vi oss rätten att omedelbart tilläggsfakturera tidigare ej fakturerad arbetskostnad." 3249. Text på anbudsorder vid avdrag av ROT från aconto. Då en acontoorder med ROT avdrag faktureras så dras total ROT summa och moms bort från anbudsordern. Behöver ej anges om du accepterar denna standardtext: Totalt ROT avdraget på acontofaktura XXXXX ÅÅMMDD. 3237. Text på faktura med total moms. På ROT-fakturor måste framgå den totala momsen och momsunderlaget. Vi rekommenderar att du lämnar denna tom så skrivs standardtexten: Fakturans momsunderlag exklusive ROT avdrag XXXX.XX SEK, moms XXXX.XX SEK. 3251. Text på rad i faktura från lyftplan med ROT avdrag. Då en anbudsfaktura med ROT avdrag skapas så dras total summa för ROT av från anbudssumman. Denna text infogas för att redovisa avdraget. Behöver ej anges om du accepterar denna standardtext: ROT avdrag 3197. Text som föreslås på nya ROT-avdrag. Denna inställning behöver ej anges om du accepterar standardtexten: Ansökan om ROT avdrag för utfört arbete enligt arbetsorder "XXXXX". I arbetsordern ingår X timmars arbete till en total kostnad av XXXX.XX SEK. ROT avdrag ansökes med XXXX.XX SEK. 3268. Text som föreslås på nya ROT-avdrag i projektlyftplanen. Denna inställning behöver ej anges om du accepterar standardtexten: Ansökan om ROT avdrag för utfört arbete enligt anbud "XXXXX". I anbudet ingår arbete till en total kostnad av XXXX.XX SEK inkl Moms. ROT avdrag ansökes med XXXX.XX SEK. Observera att vissa av textinställningarna hanterar så kallade fältreferenser som innebär att nummer och belopp automatiskt infogas för den aktuella fakturan. Se inställningarna i programmet för exempel eller kontakta Hantverksdata Support. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 42 -
Serier Faktura Ange den serie som skall gälla för varje typ av faktura enligt inställningarna ovan. Har du behov av att skapa nya serier så gör du det i systemmenyns sidoregister. Där anger du också vilket nummer fakturaserien skall börja på. Observera att du behöver starta om Entré för att nya serieinställningar skall gälla. När du börjar fakturera på ett nytt år skapar systemet automatiskt en ny serie med det nya året som suffix, exempelvis KF12 för 2012. Det innebär också att du kan fortsätta att fakturera med fakturadatum både på det nya och det gamla året varvid systemet automatiskt väljer serie och fakturanummer enligt det år du fakturerar på. Textinställningar 2522. Delfakturerat order. Text som loggas vid delfakturering av order. Texten kan innehålla referenser t.ex. {Order.Marke}. Om inget anges används: Delfakturerat order {Order.Faktnr} {Order.Marke} till fakturanummer {lcvisa} 387. Fakturastatus. Detta är en inställning som endast ska ändras om någon av raderna ska översättas till annat språk än Svenska.. 298. Fakturatyper. Vilka fakturatyper som finns i klartext. Detta är en inställning som endast ska ändras om någon av raderna ska översättas till annats språk än Svenska. 751. Förfallostatus. Detta är en inställning som endast ska ändras om någon av raderna ska översättas till annat språk än Svenska. 445. Märkning vid kreditering av order. Text som läggs in i fältet, "Märke" i fakturahuvudet vid kreditering av order. Om inget anges kommer det sättas som standard: "Kredit av: ". Det går att använda referenser markerade med måsvingar "{}". T.ex. "Kredit av faktura {Faktura.Refnr}", ger text med fakturans OCR nummer. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 43 -
Övriga relaterade grundinställningar Då Entré är ett helintegrerat system, finns många inställningar som på något sätt påverkar faktureringen. Nedan går vi igenom de inställningar som direkt eller indirekt påverkar faktureringen. Grundinställningar för Lager Alla inställningar för denna rutin finner du i grundinställningsträdet under Beställningar/Lager nedan. Nedan går vi igenom de inställningar i lagermodulen som har betydelse för order och fakturering. 21. Automatiskt uttag vid fakturering. Med denna inställning på så kommer ej uttaget material att tas ut från order i samband med faktureringen. Detta leder till att kostnadskonteringen för materialet som då tas ut hamnar i samma period som fakturan. 15. Fakturering av restnoterat material. När denna inställning är satt till Av kan artiklar som restnoterats i order inte faktureras. Denna inställning är normalt satt till På för att göra det möjligt att kostnadskontera även restnoterat material. 1272. Hantera flera lagerplatser per artikel. För att köra Entrés flerlagermodul så måste dels denna inställning slås på samt en licensfil för flerlager installeras. Se Appendix 1 i handboken för Beställningar / Lager för en närmare genomgång av flerlagerhanteringen. 2429. Hantera negativa lagersaldon i artikelstruktur. Med denna inställning påslagen kommer försäljning tillåtas även fast antal i lager är negativt. 2402. Hantera negativa lagersaldon i order. Med denna inställning påslagen kommer försäljning tillåtas av en sammansatt artikel även fast någon del av den sammansatta artikeln har ett negativt lagerantal. 19. Lagerhantering. Via denna inställning styr man hur Entré ska hantera lager. Det finns tre nivåer. o På. Lagerhantering gäller i alla delar av Entré. o Ingen lagerhantering utförs. o Endast i Uttag ur lager. I Entré finns en rutin för att från order ta ut material. Väljer man denna inställning kommer endast material som tas ut via rutinen Uttag ur Lager att lagerredovisas. 3297. Stäng av automatiskt uttag från handdatorer. Antal att försöka ta ut ur lager sätts normalt automatiskt till samma som antal registrerade för allt material som importeras från handdatorer. Med denna inställning påslagen sätts förslag till antal att ta ut till noll. Därmed styrs antal som tas ut ur lager av den order som materialet importeras till. 182. Täckningsgrad för artiklar utan inköpspris. Här kan du ange en procentuell täckningsgrad för de artiklar som inte har ett inpris. Täckningsgraden används för att beräkna inköpspris för artikeln då artikeln saknar ett inköpspris. Inköpspriset = Försäljningspris * Täckningsgraden 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 44 -
Obs! I "Inställning för Artikelgrupper" kan du ange en täckningsgrad per artikelgrupp. Denna kommer då att användas före denna inställning vid beräkning av inköpspris. 164. Vägt inköpspris. Vägt inköpspris kan beräknas för de artiklar som finns i lager. Vägt inköpspris uppdateras löpande vid inleverans av beställningar. För de artiklar som inte finns kvar i lager används nettopris enligt PRIO ordning i prisinställning. Exempel: Vägt pris = Inköpspris * 2st + Lagerpris * 5st / 7st Denna inställning förutsätter att du har Lagerhantering (PÅ). Vid utskrift av lagerlistor kan man välja att beräkna lagervärdet utifrån det vägda inköpspriset. Kostnadskontering 2513. Exkludera projekt, resultatenhet och objekt på motkonto. Motkonto i materialkontering, som kommer från projekt, artikelgrupp eller grundinställning, får normalt projekt, resultatenhet och objekt på samma sätt som kostnadskonto när materialkonteringen körs. Om denna inställning är "På" så konteras motkonto alltid utan dessa. 1833. Kontera inte då motkonto och konto är samma. Material som kostnadsförs via materialkontering kan få motkonto från projekt, artikelgrupp eller grundinställning. Normalt så konteras allt material, även om de har samma konto som motkonto (för att t.ex. flytta mellan resultatenheter). Om denna inställning är "På" kommer sådana artiklar inte att konteras i materialkonteringen. 7. Kostnadskontering av material. Utförs Ej Utförs alltid Endast i Uttag ur lager. I Entré finns en rutin för att från order ta ut material. Väljer man denna inställning kommer endast material som tas ut via rutinen Uttag ur Lager att kostnadsföras via materialkonteringen. 1606. Kostnadskontering balanseras före fakturering. I försystem (order) kan man via denna inställning balansera kostnader på konto "Motkonto för uttagna ej fakturerade artiklar" från kontoinställningar (Inställning 770). Vid fakturering motkonteras balanseringen och kostnaden konteras på artikelns kostnadskonto. 1821. Ta alltid kostnadskonto från projekt i materialkontering. Material som kostnadsförs via materialkontering hämtar normalt motkonto från artikelgrupp eller grundinställning. Det finns även möjlighet att ange motkonto på projekt. Om du aktiverar denna inställning kommer detta motkonto istället att användas som kostnadskonto och materialets befintliga kostnadskonto sättas som motkonto. Exempel: En artikel har "4010" som kostnadskonto, "1410" är lagerkontot som normalt används som motkonto vid kostnadskontering av material. Konto "1479" anges på projektet som "Motkonto" för material. Utan denna inställning konteras då material: Utan projekt: 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 45 -
Konto Debet Kredit 4010 100 1410 100 Med projekt: Konto Debet Kredit 4010 100 1479 100 Med projekt och denna inställning aktiv: Konto Debet Kredit 1479 100 4010 100 Administrativa inställningar, Moms 839. Företaget är momsbefriat. Ändra till På om ditt företag/förening inte skall redovisa moms. 1677. Kontanthantering av moms. Normalt blir all moms konterad direkt på konto för ingående och utgående moms. Om man aktiverar denna inställning, blir momsen istället konterad på separata bevakningskonton (se System - Kontoinställningar) tills dess att full betalning utförs, då den överförs till det normala kontot för ingående och utgående moms. OBS! Denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. 51. Standarmoms. Ange den momssats som skall användas som standardmoms i systemet. Administrativa inställningar, Serieinställningar 1886. Använd unika serier för filialer i koncern. Entré Filial är en modul som gör att flera filialer kan arbeta i samma installation av Entré, med gemensam hantering av ekonomi, men med separata register för order, lager och priser. Transaktioner i bokföringen fördelas automatiskt per filial. Med denna inställning kan kund- och leverantörsfakturor 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 46 -
separeras med olika serier. Därmed får varje filial egen nummerserie och kan sorteras separerat. Även utan separata serier kan fakturor särskiljas eftersom de är markerade med vilken filial de kom från. 684. Nya faktura- och löpnummer följer förra årets nummer. Här anger du ifall kundfakturor respektive leverantörsfakturor på nästa bokföringsår ska följa föregående års faktura/löpnummer (PÅ) eller ifall kundfakturor respektive leverantörsfakturor på nästa bokföringsår skall börja om på de nummer som är angivna på respektive grundserie (Av). Observera att för varje år blir alltid en ny serie skapad för kund/leverantörsfakturor, om du skapar fakturor med fakturadatum för både i år och föregående år finns det en möjlighet att fakturorna kan få samma nummer (men i olika serier). Vi rekommenderar att denna inställning är =På. Se även grundinställningar 683 och 768 nedan. OBS! Denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. 683. Nya faktura- och löpnummer räknas upp till närmaste. Ange här hur uppräkning av kundfakturanummer/leverantörsfakturalöpnummer skall utföras vid nytt bokföringsår. För att detta ska ha effekt måste grundinställning 684 vara aktiverad (På). Vi rekommenderar att ange minst 1000. Exempel: Om senaste numret på gamla året är 19100 och här anges =1000 så blir första numret på nya året 20000. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. 768. Nästa års minsta avstånd från förra årets nummer. Här anges minsta uppräkning av kundfakturanummer/leverantörsfakturalöpnummer vid nytt bokföringsår. För att detta ska ha effekt måste grundinställning 684 vara aktiverad (På). Vi rekommenderar att ange minst 100. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. 1552. Ta hänsyn till löpnummer utan serie. När första löpnummer i en ny serie ska tas fram så söker Entré efter tidigare löpnummer i samma mallserie. Om det är en helt ny serie och inga tidigare löpnummer finns, kan man med denna inställning göra så att Entré söker efter löpnummer utan serier. Detta kan med fördel användas om en installation konverteras med historik från tidigare system utan serie, och man önskar följa dessa löpnummer. I andra fall är inställningen ej relevant. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla. Kontoinställningar, Anbudsfakturering Observera att flera av nedanstående inställning endast är giltiga då fakturering sker från Entré Projektstyrning. Se även denna handbok. 295. Aconto med moms. Här anges det konto som används vid acontofakturering med moms i Lyftplan. Kontot används även i orderregistrering när en textad (T-rad) registreras på en order där ordertypen är markerad som "Aconto". 1743. Aconto utan moms. Ange här konto för acontofakturering utan moms i Lyftplan. Om denna inställning lämnas tom, används konto i grundinställning 295 (aconto med moms). Observera att fakturering med Omvänd skattskyldighet inte är fakturering utan moms. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 47 -
2159. Ej resultatavräknade intäkter. Här anges det konto som används för balansering/resultatavräkning av fakturering (intäkter) med moms vid avräkningsmodellen "Allt balanseras alt successiv vinstavräkning". Detta konto går att överrida per projekt. 2978. Ej resultatavräknade intäkter motkonto. Om motkonto anges i denna inställning så kommer balanseringen att utföras via motkontot istället för att helt ersätta intäktskonteringen med balanskontot från grundinställning 2159 (ej resultatavräknade intäkter). Dessutom kommer detta konto att användas vid justering av projektets vinstmarginal. Exempel: Med motkonto: Intäktskonto motkonteras med motkontot som i sin tur balanseras mot balanskonto. Vid avslut av projekt löses balanskontot upp tillsammans med motkontot. Utan motkonto: Intäktskonto ersätts av balanskonto tills dess att projektet avslutas. 2979. Ej resultatavräknade intäkter utan moms. Här anges det konto som används för balansering/resultatavräkning av fakturering (intäkter) utan moms vid avräkningsmodellen "Allt balanseras alt successiv vinstavräkning". Lämnas denna inställning tom används konto i grundinställning 2159. Detta konto går att överrida per projekt. 2515. Garantikonto. Här anges konto för innehållen garanti vid fakturering i Lyftplan. Om denna inställning lämnas tom används konto i grundinställning 295 (aconto med moms). Detta konto kan överridas individuellt på varje projekt under "Ändra - Anbud - Inställningar-Garanti". 2220. Garantikonto utan moms. Här anges konto för innehållen garanti vid fakturering i Lyftplan utan moms. Lämnas denna inställning tom används konto i grundinställning 2515 (garantikonto). 3070. Justeringskonto vinstavräkning. Det konto som anges här används för att kontera justeringar av vinstavräkning på projekt med successiv vinstavräkning (i rutin "Projektavräkning"). Vid en höjning av intäkten för den successiva vinstavräkningen är detta konto kredit-sidan. Motkonto till detta konto anges i grundinställning 3071. 3071. Justeringskonto vinstavräkning motkonto. Det konto som anges här används för att kontera justeringar av vinstavräkning på projekt med successiv vinstavräkning (i rutin "Projektavräkning"). Vid en höjning av intäkten för den successiva vinstavräkningen är detta konto debet-sidan. Motkonto till detta konto anges i grundinställning 3070. Kontoinställningar, Butik Nedan går vi igenom endast de grundinställningar som berör fakturering av kvitto eller flytt av kvitto till order. 631. Försäljningskonto för order/faktura. Inställning för standardkonto försäljning när ett kvitto flyttas till order eller faktura. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) 632. Kostnadskonto för order/faktura. Inställning för standardkonto av varukostnad när ett kvitto flyttas till order eller faktura. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 48 -
Kontoinställningar, Grundsystem 650. Anbud. Konto som användas vid anbudsfakturering i order. Om anbudsfakturan innehåller rader som inte är aconton faktureras dessa på en separat internfaktura. Internfakturan nollas med en extrarad som konteras med detta konto. På anbudsfakturan debiteras anbudet med en rad som konteras på samma sätt. 1919. Avdrag försäljning i kundinbetalning. Om ett avdrag registreras i samband med kundinbetalning av en faktura där t.ex. kunden inte betalat en avgift, så föreslår Entré att den minskade försäljningsintäkten ska konteras på detta konto. Anges inget konto här används kontot från inställningen "Försäljning 1". 1678. Ej betald vilande moms. In- och utgående moms konteras normalt direkt på konto för moms vid fakturering och registrering av leverantörsfakturor. Om man istället har valt "Kontanthantering av moms" kommer momsen att konteras på detta konto tills dess att betalningen utförs, då den överförs till "Utgående kontanthantering av moms". 3402. Ej betald vilande moms för kundfakturor. Moms konteras normalt direkt på konto för utgående moms vid fakturering. Om man istället har valt "Kontanthantering av moms" kommer momsen att konteras på detta konto tills dess att kundinbetalningen utförs, då den överförs till "Utgående kontanthantering av moms". Om denna lämnas tom används konto för "Ej betald vilande moms". Denna inställning avser endast momshantering i fakturering. Se även grundinställning 1678. 77. Faktureringsavgift. Här anger du konto för faktureringsavgift. Kontot används vid fakturering med faktureringsavgift. 78. Frakter. Ange här konto för fraktdebitering. Kontot används vid fakturering av fraktkostnad. 68. Försäljning 1. Ange här konto för försäljning av artiklar med momskod 1. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få bokföringsunderlag utan konto. 69. Försäljning 2. Ange här konto för försäljning av artiklar med momskod 2. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få bokföringsunderlag utan konto. 70. Försäljning 3. Ange här konto för försäljning av artiklar med momskod 3. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få bokföringsunderlag utan konto. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 49 -
67. Försäljning momsfritt. Ange här konto för försäljning av artiklar med momskod 0. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få bokföringsunderlag utan konto. 260. Kassakonto. Här anger du kassakonto. Vid utskrift av en kontantnota eller kvitto från butiksmodulen, konteras beloppet på detta konto. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderns huvud eller på artikelns grupp eller i butiken kassainställningar.) 137. Kostnadskonto. Här anger du kostnadskonto för materiel. Detta konto används som debetkonto i order/faktura. (Såvida inte annan kontering är angiven i orderhuvudet eller på artikelns grupp.) Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få bokföringsunderlag utan konto. 81. Kundfordringar. Här anger du kontot för kundfordringar. Kontot används vid fakturering och kundinbetalningar. Observera att du kan ha ett eget kundfordringskonto inställt på kunden. Detta konto bör inte lämnas tomt eftersom det då finns risk att få underlag till bokföringen utan konto. 649. Motkonto samlingsfaktura. Konto som användas vid samlingsfakturering med endast rubriker. Originalfakturan nollas med en extrarad som konteras med detta konto. På samlingsfakturan debiteras originalfakturan med en rad som konteras på samma sätt. 80. Påminnelseavgifter. Ange här konto för fakturerade påminnelseavgifter. Du kan ange påminnelseavgift i grundinställningarna för kundreskontra eller på kunden. Påminnelseavgiften debiteras på kundens räntefaktura om du har skickat krav/påminnelser till kunden. 79. Räntor. Ange här konto för ränteintäkter. Kontot används vid räntefakturering. 71. Standard momskonto. Inställning av konto för standardmoms i systemet. OBS! Denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla 1674. Utgående kontanthantering av moms. Moms konteras normalt direkt på konto för utgående moms vid fakturering. Om man istället har valt "Kontanthantering av moms" kommer momsen att konteras på "Ej betald vilande moms" tills dess att kundinbetalningen utförs, då den överförs till detta konto. 76. Öresutjämning. Här anger du konto för öresutjämning. Vid fakturering sker öresutjämning automatiskt till närmaste krona. Summa av beloppen som utjämnas konteras på öresutjämning. Öresutjämning används dessutom för att kontera misstämningar vid överföring av underlag från övriga system till redovisningen. Blankettinställningar, standardblanketter Nedan anger du vilka blanketter som skall användas som standard när systemet föreslår utskrift av tex fakturor, räntor, ROT-ansökan mm. 2011-09-27 www.hantverksdata.se - 50 -