Dokumenthanteringsplan Beslutad av VMKF: direktion den 11 juni 2009
Lednings- och förvaltningsövergripande administration Handlingsslag Anmälda delegationsbeslut: - individärenden - övriga ärenden Diarieföring/registrering och redovisning av allmänna handlingar: - förvaltningsgemensamt diarium - diarieplan - diarieförda handlingar - dokumenthanteringsplan - arkivbeskrivning - register till diarier etc - postlistor Bevara/Gallra Anmärkning 2 år 2 år 2 månader Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring. Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring Ett exemplar diarieförs och arkiveras vid förändring Elektronisk sökning via ärendehanteringssystemet Enkäter: - sammanställning/resultat av - underlag 5 år Ett exemplar av frågeformulär eller motsvarande bevaras med sammanställningen
Handlingsslag Klagomålshantering och synpunkter: -klagomål, synpunkter och medborgarförslag (externt) -klagomål, synpunkter och medborgarförslag av rutinartad, allmän karaktär -sammanställningar, rapporter/statistik -synpunktsdatabas Bevara/Gallra Anmärkning 2 år Korrespondens (brev, e-post etc): -korrespondens av betydelse (diarieförs) -korrespondens, av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär -inkomna cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom -övriga inkomna och upprättade handlingar av ringa betydelse enligt förteckning. -reklam och informationsmaterial Protokoll med bilagor från direktionssammanträden: Handlingar av betydelse för utgången av ärende och/eller som bidrar till att följa ärendets gång T ex cirkulär från PACTA kommun/landstingsförbundet Protokoll, samverkan: -Förhandlingsprotokoll Protokoll/minnesanteckningar i verksamheten: -administrativa förvaltningsledningen -verksamhetsmöten avdelningar (interna) 2 år Avser referens- och arbetsgruppers anteckningar
Handlingsslag PuL administration: -registerutdrag, begäran om -registerförteckningar -samtyckesblanketter för behandling av personuppgifter Bevara/Gallra Anmärkning 2 år 2 år efter att personuppgiftsbehandling hos förvaltningen har upphört. Personuppgiftsombudets förteckning över personregister. Avser en ackumulerad lista över register som används i verksamheterna. -samtycke till utlägg på webbplats 2 år efter att publicering har upphört. Tjänsteanteckningar m m Se anm Minnesanteckningar som ej tillför sakuppgift och är av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Undervisningsmaterial, OH bilder, material som har sammanställts i en rapport eller dylikt Tjänsteanteckningar som tillför sakuppgift bevaras Under förutsättning att rapporten bevaras Fotosamling: Se anm. Digitalt (CD-rom), och analogt bildarkiv bevaras Hemsidor: Se anm. Jenny Pressklipp
IT Handlingsslag Behörigheter till IT-system Bevara/Gallra Anmärkning 2 år efter det att behörigheten blivit inaktuell Elektroniska spår från Internet: Granskningsloggar: Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t ex databasfrågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) och som kan behövas i revisioner, ansvars-/disciplinärenden mm. SPAM-hantering Webplatser Se separat bilaga
Personal Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Anställning/Rekrytering -rekryteringsunderlag -ansökningshandlingar, erhållen tjänst -förteckning/sammanställning över samliga sökande till en tjänst -ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst -ansökningshandlingar, spontanansökningar -anställningsavtal/bevis Skickas tillbaka Annons, kravprofil och beslut bevaras Läggs i Diarieförs Läggs i Gäller även anställningsavtal/tjänstgöringsrapport för timanställd personal, tidsbegränsad anställning. -korttidsförordnande -tjänstbarhetsintyg -tystnadsplikt/sekretessförbindelse Arbetsmiljöutredningar och andra utredningar utförd av extern konsult: Läggs i Läggs i Läggs i Diarieförs.
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Avslut av anställning: -anmälan om avgång -LAS, varsel enligt LAS -beslut om uppsägning (på arbetsgivarens initiativ) -tjänstgöringsbetyg -tjänstgöringsintyg -arbetsgivarintyg -avgångsvederlag, beslut -ansökan om pension -pensionsbrev -dödsfall, handlingar rörande Se anm. Disciplinärende, arbetstagare: Läggs i Livränta: Läggs i Lönebidrag: -avisering om utbetalt belopp -rekvisition av bidrag till arbetsgivare/huvudman -beslut om lönebidrag/beslutsmeddelande -handlingsplan för lönebidragsanställd 2 år 2 år Ett underskrivet exemplar läggs i Handlingar som rör avslutad anställning bevaras i. Övriga LAS-handlingar, 2 år Original läggs i personakt Läggs i Läggs i Digitalt i lönesystem Läggs i Läggs i Läggs i T ex rörande änkepension och efterlevandeförsäkring Läggs i Läggs i Omplaceringsärende: Utredningsdokumentation samt beslut. Läggs i Rehabiliteringsutredning: Kan inkludera rehabutredning, rehabplan, särskilt läkarutlåtande, kontrakt, beslut om rehabersättning mm. Läggs i.
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Sjukfrånvaro: -sjukanmälan/friskanmälan -läkarintyg Se anm. Digitalt i lönesystem Läkarintyg som ingår i arbetsskadeutredning bevaras (se anmälan om arbetsskada) medan övriga läkarintyg gallras vid inaktualitet. -sjukersättning Avser sjukfrånvaro, partiell och tillsvidare. Försäkringskassans beslutskopia läggs i Tillbudsrapporter
Löneadministration VMKF:s uppdrag Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Arvoden och ersättning till förtroendevalda och övriga arvodister: -förtroendevalda -ställföreträdare, god man etc Gäller attesterad förrättningsrapport inklusive bifogade Kvitton -arvoderat uppdrag, övriga Gäller t ex underlag för ersättningar till familjehem, korttidsvistelse i stödfamilj, artister etc Ersättning för utlägg via lön: Avser underlag för utbetalning samt kvitto Facklig tid, rapporter och sammanställningar: 2 år Kontrolluppgifter: Digitalt i lönesystem Ledighetsansökningar: -längre än 6 månader -kortare än 6 månader Digitalt i lönesystem -ledighet med lön för fackligt uppdrag 2 år Löne-/Uppdragstillägg, beslut om Läggs i Löneöversyn, protokoll Personalförteckning/övertidsjournal Digitalt i lönesystem Reseräkningar Avser underlag för utbetalning samt bifogade kvitton Sjuk- och friskanmälan/vård av barn Digitalt i lönesystem
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Skatter, jämkningar mm Skulder/inmätningar, beslut om införsel o dyl Tjänstgöringsschema Digitalt i lönesystem
Personalakt Alla handlingar i en bevaras Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Avgångsanmälan Anställningsbevis, -avtal, förordnande Arbetsskadeanmälan/utredning Avgångsvederlag, beslut Betyg och intyg som följer ansökningshandlingar Disciplinärende, dokumentation ang. Dödsfall, handlingar rörande Gratifikation, dokumentation ang erhållen Ledighetsansökningar, längre än 6 månader Hälsodeklaration vid nyanställning (gäller ifråga om hantering av vissa livsmedel) i i i i i i i i i i I bevaras beställningsunderlag/ dokumentation över vilken gåva som har valts samt dokumentation ang överlämnande av gratifikation (kan innehålla information om tidpunkt, sammanhang, ev menyer och program).
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Livränta Lönebidrag: -beslut -handlingsplan Omplaceringsärende, dokumentation ang i i i Pensionsbrev i Rehabiliteringsärende, dokumentation ang i Resestipendier i Sjukersättning, tidsbegränsad och tillsvidare (beslut) i Särskild ålderspension (garantipension), ansökan i om, beslut och överenskommelse Tjänstbarhetsintyg i Tjänstgöringsintyg/betyg från arbetsgivaren i Tystnadsplikt i
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Uppdragstillägg Utdrag ur belastningsregister Vaccinationskort Varsel enligt LAS som resulterar i avslutad anställning i i i i
Ekonomi Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Attest och utanordningsbehörighet för mandatperiod: -beslut om attest Kodplan i ekonomisystemet Koder i systemet för bl a organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid Budget: -budgethandling -budgetunderlag, verifikationer -övrigt budgetunderlag Bokslut/Delårsbokslut: -huvudbok, saldo kontoklass 1-8 -resultat och balansräkning -specifikationer till tillgångs- och skuldkonton Elektronisk. Säkerställa information genom överföring till annat medium vid systembyten. Uppföljningsrapport Årsberättelse/verksamhetsberättelse Inventarieförteckning Hålls aktuell genom att nya inventarier påförs med notering om orsak till avförda inventarier. Anläggningsreskontra: -Restvärdeslista per anläggning (bifogas bokslutet)
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Daglig rapportering: -in- och utbetalningsverifikationer i papper -daglig körning med tillhörande girolistor -kassor (rapport/avstämning samt kvitton) -kontoutdrag Leverantörsreskontra: -Leverantörsfakturor (pappersoriginal) -utbetalningsorder med underlag -förvaltningsinterna fakturor Hanteras inom fakturaportalen (IM)
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Kundreskontra: -underlag i försystem -kundreskontra Lagras i respektive försystem. Avskrivningar kundfordringar: -beslut/specifikation Bifogas bokföringsmaterialet Momsredovisning: -fakturor i Xor control/im och kundreskontra -underlag för egen ansökan Hanteras av Xor control/im
Upphandling och avtal Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Anskaffningsbeslut/inköpsanmodan: Gäller upphandlande enhet Förhandsannonsering: Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och - tidskrifter Annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan till exempelvis EUT/TED eller anbudsjournalen m.fl. Bevis för avsändningsdatum för annonsunderlag: Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan, branschvillkor/bestämmelser, kravspecifikationer, avtalsvilllkor: Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare: Ansökningsinbjudan: Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Ansökningar om att få komma in med anbud, antagna: Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Ansökningar om att få komma in med anbud, ej antagna: Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts.
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Nejtackbrev /avböjanden att delta i upphandlingen 2 år Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Utvärderingsprotokoll/sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar/intresseanmälningar: Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Meddelande till anbudsgivare, utvalda 2 år Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Meddelande till anbudsgivare, ej utvalda 2 år Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Anbud, antagna Bilagor i form av arbetsprover, modeller och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Vid diarieföring räcker det med att själva anbudsöppningsprotokollet diarieförs.
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Anbud, ej antagna: 2 år Bilagor i form av arbetsprover, modeller och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivna eller avbildade i dokumentation som sparas i 2 år. Vid diarieföring räcker det med att själva anbudsöppningsprotokollet diarieförs. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgift. Biläggs upphandlingsärendet. Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgift: 2 år Biläggs upphandlingsärendet. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande Dvs. när upphandlingen är avslutad. sakuppgift Anbud, för sent inkomna 2 år Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Anbudsöppningsprotokoll/anbudsprotokoll/anbudsdiarium/anbudsförteckning: Begäran om och svar på förtydliganden/kompletteringar: 2 år Svar till anbudsgivare på förfrågningar
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Korrespondens med anbudsgivare av tillfällig eller Dvs. när upphandlingen är avslutad. ringa betydelse: Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare: 2 år Biläggs upphandlingsärendet. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare: 2 år Biläggs upphandlingsärendet. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser 2 år Anbudsutvärderingsprotokoll Upphandlingsrapport: Upplysning om avbruten upphandling 2 år
Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Direktupphandling/Enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas, handlingar rörande: - anbud/offerter - beslut - avtal - beställningar - beställningsbekräftelser 2 år
Avtal Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Avtal som ingår i upphandling: Gäller avtal tecknade av den kommunala förvaltningen. Leasingavtal/kontrakt Avtal, övriga, inklusive förvaltningsinterna överenskommelser av betydelse
Räddningstjänst Handlingsslag Bevara/Gallra Anmärkning Handlingsprogram Operativt och förebyggande Brandspridningsintyg Riskanalyser/riskinventering Register över tillsynsobjekt Innevarande års register diarieföres 2xxx-12-31 Skriftlig redogörelse för brandskydd/brandskydds- dokumentation Tillsynsprotokoll Gäller både mot LSO och BEX Yttrande ang ansökan om tillstånd brandfarliga varor Yttrande ang ansökan om - personantal i offentliga lokaler - tillståndsbevis - serveringstillstånd Medgivande om egensotning Avtal med respektive kommuns sotningsentrepenör Tillsynsprotokoll på sotningsverksamheten
Räddningschefens delegation av räddningsledare Utses årsvis eller vid behov Insatsrapporter med bilagor Brand-/olycksutredningar Beslut om ingrepp i annans rätt och avslutande av räddningsinsats Statistik Tidsrapporter från SOS 2 år Debiterade uppdrag - Restvärdesräddning - Vägsanering - Bansanering Kopior på handlingar som i original sparas på annat 2 år Protokollskopior, skrivelser för kännedom i kommunen Avtal om utbildning 2 år Efter att de löpt ut Undantag att föra in öppen eld 2 år Vid debitering Kopior av handling som i original förvaras på annat håll inom medlemskommunerna Övriga ärenden - inkomna cirkulär/meddelanden av tillfällig och rutinmässig karaktär - statistikuppgifter till MSB - enkäter av tillfällig betydelse 2 år Ex bygglov/bygganmälan