SourceTech Tellus Administration 2.8

SourceTech Tellus Administration 2.8

Copyright SourceTech AB 2000-2012 Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 1

Innehållsförteckning Att administrera SourceTech Tellus... 4 Ikonförklaring... 4 Skapa saker i rätt ordning... 5 Fristående objekt... 6 Titlar... 6 Adresser... 6 Platser... 6 Egendefinierad information... 7 Sökord... 7 Hänvisningsprofiler... 7 Skapa orsakskoder... 8 Ändra/Radera orsakskoder... 8 Språk... 8 Skapa roll... 10 Nummeröversättare... 10 Skapa/redigera nummeröversättare... 11 Telefonmallar... 12 Organisationsinställningar... 13 Skapa organisation... 13 Ändra namn/radera organisation... 14 Flytta organisation... 14 Bokningsareor... 15 Bokningstyper... 15 Bokningsobjekt... 15 Systemscheman... 16 Skapa systemschema... 16 Ändra systemschema... 16 Telefonister... 18 Användarmall... 19 Användargrupper... 20 Kalenderanvändare... 20 Skapa/redigera användare... 21 Flik 1: Grundläggande användardata... 21 Flik 2: Övriga användardata... 22 Flik 3: Egendefinierad information... 22 Flik 4: Detaljerad användardata... 23 SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 2

Flik 5: Användarens telefoner... 24 Flik 6: Sökord... 24 Telefoner... 25 Skapa serie... 25 Skapa telefon... 26 Profiler... 27 Profiler... 27 Masquerade... 28 Återställa lösenord... 28 Redigera användare... 28 Radera användare... 28 Multiredigering... 29 Skicka meddelande till flera personer... 29 Hänvisa flera personer... 29 Ta bort hänvisning för flera personer... 29 Redigera flera användare... 30 Radera flera personer... 30 Etikettlayout... 31 Att skapa mallar... 31 Avancerade inställningar... 32 SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 3

Att administrera SourceTech Tellus SourceTech Tellus administreras via webb klienten. Adressen till denna får administratören av teknikern vid installationen. All administration hanteras sen via fliken Administrera i det övre högra hörnet. Vad som sen visas i denna flik bestäms av vilken roll du har. Börja med att logga in med det användarnamn och lösenord som du fått av installatören. 1. Användarnamn 2. Lösenord 3. Länk för att få nytt lösenord 4. Kom ihåg mig funktion 5. Logga in genom att klicka på knappen. Välj Administration till höger i menyraden. Ikonförklaring Dessa ikoner används i Tellus administration: Lägg till/skapa ny Redigera Radera Skapa ny/ Redigera Spara SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 4

Skapa saker i rätt ordning Tellus använder referenser mellan objekt och på så sätt sparar man tid om man lägger in saker i rätt ordning. T.ex underlättar det om man har skapat titlar innan man lägger till användare, eftersom en användare associerar med en titel. 1. Börja med att skapa fristående objekt som inte har referenser till andra objekt. Titlar Adresser Platser Epost-servrar* 1 Noder* Egendefinierade fält Sökord Hänvisningsprofiler Frånvarodefinitioner Språk SMS-inställningar* Etikett layout Röstbrevlåde-servrar* Bokningsområden och typer Roller 2. Därefter skapar man beroendeobjekt som ligger närmast över de fristående Organisationsinställningar Bokningsobjekt Telefonmallar Organisation Företag Underavdelningar Hänvisningsdefinitioner 3. Systemscheman 4. Användarmallar 5. Personer som andra refererar till (Chefer & ersättare) 6. Användare & Telefoner 7. Avancerade användarkonfigurationer Telefonister Användargrupper 1 Objekt som är markerade med en * tillhör avancerad konfiguration och utförs oftast av utbildad tekniker. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 5

Fristående objekt Med fristående objekt menar vi data som inte är beroende av andra objekt. Dessa objekt ligger dock ofta till grund för mer avancerade objekt som användarmallar, organisationer etc. Med hjälp av de fristående objekten blir administrationen väldigt enkel när man har byggt upp sin grundstruktur Som ett exempel på hur de fristående objekten underlättar administrationen kan vi tänka oss att ett företag ska byta lokal och därmed måste alla adresser ändras på samtliga personer. Om man inte har adresser som ett fristående objekt blir man tvungen att manuellt uppdatera samtliga personer som skall byta adress. I ett system där personerna har en referens till en adress räcker det att ändra adressen. Då kommer samtliga personer som är associerade till adressen automatiskt få rätt adress. Det är på detta sätt SourceTech Tellus är uppbyggt. Titlar En titel är ett exempel på ett väldigt enkelt objekt. Den har bara två stycken fält; namn och beskrivning. Namnet på titeln är ett värde som måste fyllas i, utan detta kommer inte titeln att skapas. Beskrivningen finns för att underlätta för administratörerna av systemet. Adresser Här listas företagets alla adresser. När man skapar adresser är gatunamn ett obligatoriskt fält. Platser I tillägg till adresser kan man lägga till platser. För att lägga till en plats skriver du in platsens namn i textfältet och trycker på Lägg till. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 6

Egendefinierad information Om de informationsfält som följer med Tellus inte räcker till, kan man skapa egna fält. Dessa fält visas som en egen flik på användarna. De egna fälten är även sökbara, både i webklienten samt i telefonistapplikationen. Sökord Sökord associeras med användare i databasen. En användare kan vara associerad med hur många sökord som helst, och ett sökord kan associeras med hur många användare som helst. Man binder ihop användare och sökord i användaradministrationen. De sökord som är bundna mot en person listas sedan i en flik, såväl i webklienten som i telefonistapplikationen. Hänvisningsprofiler I systemet kan man skapa obegränsat antal hänvisningsprofiler. I en hänvisningsprofil lägger man upp orsakskoder. Profilen knyts mot en organisation, på så sätt kan användare som tillhör olika delar av organisationsträdet nyttja olika orsakskoder. Flera profiler används främst där ett Tellus-system delas mellan olika företag. Observera att de orsakskoder man skapat för en profil inte blir synliga för andra organisationer än de som kopplats till profilen. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 7

Skapa orsakskoder 1. Välj hänvisningsprofil 2. Namnge orsakskoden 3. Välj hänvisningstyp 2 Dessa används främst i kommunikation med kringsystem, t.ex. röstbrevlådesystem. 4. Ange standardlängd för hänvisningen 5. Välj tidstyp, tid eller datum. Värdet i textruta(4) är knutet till tidstypen: Datum / Tid: Värdet anges i antal dagar Tid / datum: Värdet anges i minuter Tillsvidare: Värdet ignoreras 6. Markera om orsakskoden ska vara synlig för alla medarbetare. 7. Ange snabbkoder för att kunna aktivera hänvisningen via telefon, SMS och kalender 3. En kod per rad Ändra/Radera orsakskoder Tryck på den orsakskod du vill redigera, gör ändringarna och klicka sen på uppdatera. Språk Det går att skapa och ändra texter i systemet. Systemet levereras alltid med svenska och engelska texter. Välj först vilket språk du vill redigera, t ex svenska. Klicka sedan på den bokstav som det engelska ordet börjar på och skriv sen in vilket ord du vill ska användas i Tellus (grundspråket är engelska och därför utgår du från den engelska termen även när du redigerar för svenskt språk). Exempel: Bilden nedan visar hur man skriver in att Keyword ska heta Sökord på svenska. 2 Hänvisningstyperna är fastställda utav leverantörer av hänvisnings- och röstbrevlådesystem och kan därför inte ändras. Hänvisningstyperna är även bundna till färgdefinitionerna i schemat. 3 För att kunna skapa ord som aktiverar en hänvisning via kalendern krävs exchange 2007-server. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 8

Roller Alla användare är knutna till en roll. Rollen beskriver användarens behörighet till olika funktioner i systemet. Man kan här begränsa rättigheter för vanliga användare samt skapa speciella roller för telefonister och administratörer. Systemet levereras med ett antal fördefinierade roller som kan modifieras/utökas utefter Ert behov. Följande rättigheter finns fördefinierade i systemet: Administrator Operator Regular user Superadmin För att se vad de olika rollerna kan göra väljer man en roll i rullgardinsmenyn. När man tittar på en roll kan man även se vilka användare som är knutna till den aktuella rollen. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 9

Skapa roll Klicka på Skapa Rättighet för att skapa en ny roll. Ge rollen ett namn och tryck på Skapa. Bocka sedan i vilka rättigheter rollen ska ha. T ex kanske det endast är vissa användare som ska ha tillgång till att skicka sms, hänvisa andra användare osv. Man kan då förslagsvis döpa den nya rollen till Vanlig användare + sms osv. Superadmin. är den högsta nivån, denna roll får administrera allt. En lägre nivå kan inte skapa en användare med högre nivå, detta för att hindra möjligheten att höja sin egen roll. Nummeröversättare Tack vare nummeröversättaren kan Tellus lista ut hur ett nummer ska slås från t ex en telefonist. Nummeröversättaren fungerar på det sätt att den jämför den uppringande partens telefon (A) med den som ska ringa upp (B). Först kontrollerar systemet om det går att nå B internt. I detta exempel går inte det, utan systemet måste ta reda på hur numret skall formateras för att A ska kunna nå B. Systemet kommer då att använda nummeröversättarna som är associerade med de båda telefonerna. 1. Först jämförs landskoden. Eftersom dessa är lika använder systemet utslags-prefixet som är angivet för den nod som telefon A tillhör. Om dessa hade varit olika hade landsprefixet från noden även lagts till. 2. Riktnummer jämförs. Eftersom dessa skiljer sig kommer systemet använda riktnumret från telefon B. 3. När systemet fått en differens mellan nummeröversättarna kommer efterföljande delar från telefon B att användas. I detta fall är det regionala numret som läggs till. 4 Sist läggs telefonens nummer till. Nu är numret komplett att använda! SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 10

Skapa/redigera nummeröversättare 1. Namn på nummeröversättaren 2. Landskod 3. Första delen av riktnumret. Här skriver man in den del som inte används vid internationella samtal 4. Andra delen av riktnumret, den del som används inom landet. 5. Lokalt nummer. Ex: SourceTech har 4476300 som växelnummer, anknytningslängden är 4 siffror. Den lokala delen är då 447. 6. Filtret används för att presentera numret på annat sätt än standardvisningen. {CC} = Landskod {A1} = Första delen av riktnumret. {A2} = Andra delen av riktnumret. {REG} = Lokalt nummer. {NUM} = Numret på telefonen. Ex anknytning. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 11

Telefonmallar Mallar underlättar när man skapar telefoner. Man skapar till exempel en mall för anknytningar och en annan för mobiltelefoner. 1. Namn på mallen 2. Välj nummeröversättare. 3. Välj nod (växel) 4. Typ av telefon 5. Standardhändelse som används när hänvisning startar. 6. Destination som används när man väljer att medflytta vid hänvisning. Om värde ej är angivet måste användaren ange destination vid medflyttning. 7. Standardhändelse som används när hänvisning upphör. 8. Destination som används när man väljer att medflytta när hänvisning upphör. Om värde ej är angivet måste användaren ange destination vid medflyttning. 9. Tellus kan uppdatera namn på anknytningar i de växlar som har stöd för detta. Här väljer man om/vilket namn skall skickas över till växeln. Användarnamn= Användarens för och efternamn Telefonnamn= Den beskrivning man fyllt i fältet Beskrivning. 10. Val för telefonen. Kontrollerbar = skall Tellus kunna styra telefonen. (Gäller endast anknytningar) Är profil = Om användaren har fler än 1 telefon med detta val, kan användaren själv styra vilken telefon som skall vara aktiv. Följ profil = Anger om anknytningen skall medflyttas till den aktiva telefonen. Använd publikt nummer = Uppringning från telefonistapplikationen kommer att ske via publika nätet. Privat = numret kommer att ersättas med **** SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 12

Organisationsinställningar Då man ska administrera organisationen/-erna i Tellus-systemet börjar man med att se till att organisationsinställningarna stämmer för respektive organisation. Man kan skapa hur många organisationsinställningar som helst. Detta gör att man kan ha olika mailservrar etc. på olika delar i organisationsträdet. 1. Namn på organisationsinställningen. 2. Frånvaroprofil. 3. E-mailserver. 4. SMS-gateway. (Option) 5. Etikettlayout för besökssystemet. (Option) 6. Kalenderserver. (Option) 7. Röstbrevlådeserver. (Option) 8. Anger om det ska skapas en länk till meddelandesidan i Tellus webbklient. Skapa organisation Det finns ingen gräns på hur stort organisationsträdet kan vara. Det enda som inte går att flytta efter det att trädet är skapat är företag. 1. Namn på organisation 2. Val av organisationsinställning. OBS! Det är viktigt att man väljer en organisationsinställning, annars kommer inte de användare som knyts till organisationen att vara sökbara på ett smidigt sätt i systemet. Om man inte skapat någon organisationsinställning så väljer man Default i rullgardinsmenyn. 3. Markera var i organisationsträdet den nya organisationen skall hamna. För att skapa ett företag väljer man toppnivån (Huset på bilden). SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 13

Ändra namn/radera organisation För att döpa om/radera en organisation kan man högerklicka på den för att få en meny. För att ändra organisationsinställning så väljer man från rullgardinsmenyn till höger. Flytta organisation För att flytta en organisation använder man dra och släpp principen. Det går inte att flytta ett företag. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 14

Bokningsareor En bokningsarea är en gruppering av bokningsbara objekt. 1. Namn på arean. T ex: Stockholmskontoret 2. Förklaringstext 3. Tidzon, krävs för att bokningar skall fungera med den automatiska tidsjusteringen för sommar/vintertid. I Sverige skall den sättas till (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna Bokningstyper En bokningstyp är en benämning på ett bokningsbart objekt, t ex: Konferensrum, projektor etc. Bokningsobjekt Ett bokningsobjekt är de objekt som ingår i bokningstypen, t ex kan konferensrummet Stora salen och Lilla salen vara två objekt i bokningstypen konferensrum. 1. Namn på objektet 2. Här kan man skriva in t ex vad som finns i ett konferensrum, upplösning på en projektor etc. 3. Markera denna om detta objekt går att boka via en extern sida. 4. Kapacitet, detta är ett numeriskt värde. 5. Bokningstyp 6. Bokningsarea SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 15

Systemscheman Ett schema definierar arbetstiden så att systemet automatiskt kan räkna ut återkomsttider. Alla användare måste vara knutna till ett schema. Det finns två typer av scheman; system och personliga. Systemscheman kan användas av alla användare men endast administreras av systemadministratör. Personliga scheman kan skapas och administreras av användaren själv. Instruktioner för personliga scheman finns i manualen för webklienten. Skapa systemschema Ge schemat ett namn samt fyll i arbetstiden. Välj vad som ska hända med telefonerna när tiden för schemat går ut. Välj även vilka dagar detta schema ska vara aktivt. Klicka på spara. Ändra systemschema Välj schema och klicka på arbetstiden som du vill ändra. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 16

Helgdagar Denna funktion innebär att man t.ex. kan lägga in julafton den 24 december som helgdag vilket gör att det datumet kommer att hoppas över när Tellus ger förslag på datum för återkomsttid. Man kan även sätta ett unikt datum för exempelvis en kick off när hela företaget är stängt. Helgdagarna administreras per företag. Börja med att fylla i beskrivning, d.v.s. vad helgdagen kallas. Om helgdagen är av sådan typ att den har olika datum varje år kryssar man i Engångshändelse och skriver det datum som gäller det aktuella året, kryssar man inte i den rutan gäller helgdagen samma datum varje år. Sist väljer man vilket företag detta gäller för. Spara med knappen längst ner. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 17

Användare I denna meny finns allt du behöver för att kunna administrera användare i Tellus. Det är mest inställningar att göra på Skapa/redigera och vi börjar därför med att gå igenom de andra avsnitten först. Telefonister Här anger man vilka användare som skall vara telefonister. T ex skriver man in vilken nod telefonisten ska tillhöra. Det är viktigt att telefonisterna har en e-mailadress registrerad för att det ska fungera att skicka Tellusmeddelanden som email. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 18

Användarmall När man lägger till en ny användare kan man utgå från en fördefinierad mall för att få viss data ifylld automatiskt. I mallen har du möjlighet att ställa in följande: 1. Namn på mallen 2. Organisationstillhörighet 3. Systemschema 4. Standard återkomst tid 5. Chef 6. Ersättare 7. Välj titel eller skapa en ny genom att använda den gröna plusset. 8. Välj plats eller skapa en ny genom att använda den gröna plusset. 9. Välj adress eller skapa en ny genom att använda den gröna plusset. 10. Språk 11. Tidzon 12. Meddelandeindikering 13. Tid som läggs på före hänvisning gjord via kalender, tid anges i minuter. 14. Tid som läggs på efter hänvisning gjord via kalender, tid anges i minuter. 15. Fyll i domändelen på e-mailadressen. Ex @foretaget.se 16. Roll 17. Kalender synkronisering SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 19

Användargrupper Användargrupper kan skapas för att t ex kunna göra grupphänvisning, skicka meddelande till flera mottagare eller redigera fler än en användare. Kalenderanvändare De användare som är aktiva i systemet tar upp en licens. Väljer man att göra en användare inaktiv så kan man alltså frigöra en licens. Låt säga att någon blir t ex mamma-ledig och man vill använda personens licens till dennes vikarie. Tar man bort personen helt så måste man sen skriva in alla uppgifter på nytt då personen är tillbaka igen. Sätter vi istället användaren som inaktiv så finns all info sparad. Dock är personen inte sökbar eller synlig så länge den står som inaktiv. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 20

Skapa/redigera användare Då man skapar/redigerar en användare finns informationen som är knuten till personen indelad på sex flikar. Varje flik kan man klicka på för att se alla fält. Hur du fyller i informationen i dessa beskrivs nedan. Flik 1: Grundläggande användardata Här anges personliga uppgifter. 1. Markera denna box om användaren ska vara inaktiv, då kan man inte söka på användaren och den tar heller inte upp en licens. 2. Välj om du vill använda en användarmall för att få viss information inskriven automatiskt. 3. Skriv in användarens förnamn. 4. Skriv in användarens efternamn 5. Skriv det namn eller nummer som användaren ska använda för att logga in i Tellus webbklient. T ex de två första bokstäverna i för- resp. efternamn eller anknytning. 6. Skapa ett lösenord för användaren, detta kan användaren sen ändra själv. 7. Repetera lösenord. 8. Fyll i den mailadress som Tellus ska skicka meddelanden till. 9. Fyll i användaren sip address, detta används för att visa status från t.ex Lync. 10. Detta fylls i om man har annan inloggning i t ex Lotus Notes. 11. Markera boxen för att kunna ändra användarens kalenderlösenord. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 21

Flik 2: Övriga användardata 1. Klicka i för att skriva i användarens födelsedag. 2. Här fyller man i alternativ stavning för förnamn, om man vill få träff på Karl även om man söker på Carl eller Kalle så skriver man in Carl och Kalle som fonetiskt förnnamn. 3. Här fyller man i alternativ stavning för efternamn. Om man vill få träff på Karlsson även om man söker Carlsson skriver man in Carlsson som fonetiskt efternamn. 4. Markera vilket kön användaren tillhör för att få en standardbild i bildrutan. 5. Om administratören har skapat några honorifics så finns de listade här. 6. Här sätter man ett värde mellan 0-100, där 0 är högst och 100 minst. Defaultvärde som sätts på samtliga användare då systemet levereras är 100. Om alla användare har samma sorteringsordning kommer en sökträfflista i Tellus att visas i bokstavsordning. Om jag t ex söker på samma organisation som Kalle så visas resultatet i bokstavsordning om ingen sorteringsordning skapats. Med en sort.ordning kan man istället välja att visa VD överst i träfflistan, sedan sekreterare, sedan alla ekonomer tillsammans osv. 7. Klicka på bläddra och leta reda på en bild på användaren om sådan finns sparad. Denna bild kommer sen att visas i deltaljvyn i telefonistapplikationen, Tellus Web och Tellus Mobile. 8. Här kan man lägga in information om användaren, t ex kontaktuppgifter till anhöriga. Endast de som är tilldelade den rättigheten kan se och redigera den personliga informationen. 9. Här kan man skriva in telefonist information. Denna information visas endast i telefonistapplikationen och kan endast redigeras av de med rollen som ger dom rättigheten till detta. Flik 3: Egendefinierad information Här ger du användaren ett värde/värden till de egendefinierad information. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 22

Flik 4: Detaljerad användardata 1. Klicka i organisationsträdet var användaren hör hemma. För att kunna skapa en ny användare krävs det att man knyter denne till någon del av organisationen. 2. Välj det schema användaren ska tillhöra till att börja med. Rekommendationen är att användaren sedan i sin webbklient skapar ett eget personligt schema. 3. Sätt den tid användaren normalt börjar jobba. 4. Sök upp användarens chef och klicka på det gröna plusset. 5. Sök upp användarens ersättare och klicka på det gröna plusset. 6. Välj ur listan. Endast en är möjlig. Om användaren har två titlar får man skapa en titel med båda, t ex Ekonomichef/Telefoniansvarig. Du kan söka efter titeln genom att skriva direkt i listan. Om du saknar en titel kan du skapa en ny genom att klicka på plusset till höger om listan. 7. Välj en plats som är fördefinierad ur listan. Om du saknar en plats kan du skapa en ny genom att klicka på plusset till höger om listan. 8. Välj en av de fördefinierade adresserna. Om du saknar en adress kan du skapa en ny genom att klicka på plusset till höger om listan. 9. Välj det språk som användaren ska ha i sin webbklient. Detta kan användaren sen själv ändra i sin webbklient. 10. Välj tidzon. För användare i Sverige väljer man (GMT+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna. 11. Välj hur användaren ska få sina meddelanden från telefonist, övriga användare och röstmeddelanden. Meddelanden går alltid till webklienten utöver de man fyller i här. SMS är tilläggsmodul. 12. Skriv i hur lång tid (minuter) som läggs på en hänvisning som läggs i kalendern (t ex Outlook). Exempel: en användare har inställt 10 min efter; detta innebär att tio minuter läggs till varje gång användaren hänvisar sig via sin kalender. Knappar man in sammanträde kl. 14-15 så kommer hänvisningen gälla tom 15.10. På så sätt hinner användaren tillbaka till sitt kontor efter mötet. 13. Se punkt nr 12. 14. Välj vilken roll användaren ska ha. (Läs mer om roller under rubriken Roller.) 15. Om användaren ska ha möjlighet att göra hänvisningar via kalendern (t ex Outlook) kryssas denna ruta i. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 23

Flik 5: Användarens telefoner Här listas användarens telefoner. Om du ska skapa en ny telefon använder du länken Skapa telefon och du får du upp en ny dialog med administrationen för telefoner. Om du ska redigera en telefon som existerar klickar du på ikonen och om du måste radera en telefon klickar du på ikonen. Flik 6: Sökord Här knyter man sökord till den aktuella användaren. Skriv in och sök eller klicka på Alla för att få upp hela listan. Lägg till ett sökord genom att klicka på det gröna plustecknet. De valda sökorden läggs i en listan högst upp. För att ta bort ett ord klicka på minustecknet. Hittar man inte ett sökord som passar klickar man på Skapa nytt sökord. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 24

Telefoner Under rubriken Telefoner finns följande underrubriker: Skapa/redigera, Skapa serie, Nummeröversättare samt Telefonmallar. Hur man skapar telefonmallar samt nummeröversättare har beskrivits tidigare i manualen. Nedan går vi igenom hur man skapar enstaka telefoner samt hur man skapar en serie av telefoner. Skapa serie Man kan skapa enstaka telefoner eller en serie. När man skapar en serie telefoner kan man välja hur många telefoner som ska skapas och hur många steg som ska vara mellan varje telefon. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 25

Skapa telefon 1. Välj ev. en telefonmall ur listan och tryck på Använd mall. 2. När man skapar en telefon är det viktigt att man knyter den till en användare. Detta görs genom att klicka på hitta användare och söka fram en redan skapad användare. En anknytning kan delas av flera användare, men systemet kräver att en av dem står som primäranvändare. 3. Skriv in telefonnummer t.ex. anknytning eller mobilnummer. 4. Ange nummeröversättare. 5. Här namnger man telefonen. T ex kan man döpa den till Annas anknytning eller Annas mobil. Det är detta namn som syns i rullgardinsmenyn då telefonisten eller användaren ska välja vilken profil som ska vara aktiv. 6. Ange den växel som telefonen ska tillhöra. 7. Välj om telefonen ska vara en anknytning, mobil, DECT etc. 8. Här anger man vad som ska hända med telefonen då en hänvisning aktiveras. Observera att man alltså gör denna inställning på telefonen och inte i hänvisningskoden. Detta betyder att man kan ha olika inställningar för vad som ska hända då användaren t ex hänvisar sig för lunch på de olika telefoner som är knutna till användaren. Man kan välja mellan alternativen: ingen, öppna, stäng och medflytta. Ingen = telefonen kommer att fortsätta vara precis som den var innan hänvisningen lades. Om den var öppen så kommer den fortsätta att vara det, om den var medflyttad kommer den fortsätta vara det etc. Öppna = telefonen kommer då att vara öppen under hänvisningen. Stäng = telefonen kommer att stängas, oftast innebär detta att den styrs om till telefonist eller röstbrevlåda. Medflytta = telefonen medflyttas till annat nummer under hänvisningen. 9. Om man fyllt i att telefonen ska medflyttas i raden ovan så anger man här vilket nummer den ska medflyttas till. Kom ihåg att skriva in hela numret, utan mellanslag eller bindestreck. Glöm inte 0/00 för linjen ut om det är ett externt nummer. Om samtalen ska gå till röstbrevlådan då telefonen är hänvisad så skriver man in numret till röstbrevlådan. Om värde inte är angivet måste användaren själv ange destination vid medflyttning. 10. Sluthändelse: Här skriver man in vad som ska hända med telefonen då hänvisningen upphör. 11. Destination för sluthändelse: Om man fyllt i att telefonen ska medflyttas i raden ovan så anger man här vilket nummer den ska medflyttas till. Om värde ej är angivet måste användaren själv ange destination vid medflyttning. 12. Namnuppdatering: Tellus kan uppdatera namn på anknytningar i de växlar som har stöd för detta. Här väljer man om/vilket namn skall skickas över till växeln. Användarnamn= Användarens för och efternamn Telefonnamn= Det namn man gett telefonen i fältet Beskrivning. 13. Alternativ: Val för telefonen. OBS! Det är mycket viktigt att man alltid anger en primäranvändare för telefonen, annars kommer man inte att kunna knyta telefonen till någon! Kontrollerbar = skall Tellus kunna styra telefonen. (Gäller endast anknytningar). Är profil = Om användaren har fler än 1 telefon med detta val, kan användaren själv styra vilken telefon som skall vara aktiv. Använd publikt nummer = Uppringning från Tellus Operator kommer att ske via publika nätet. Privat = numret kommer att ersättas med **** SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 26

Profiler Användare och telefoner är två olika typer av objekt som man associerar med varandra. Detta gör att vi kan illustrera verkligheten på ett unikt sätt. I Tellus är telefoner ett objekt och systemadministratören kan knyta telefoner till användare på det sätt som bäst passar just sin organisation. Detta möjliggör en flexibilitet som inte var möjlig tidigare. Profiler För att underlätta för de användare som har flera telefoner än en finns möjligheten att definiera telefonerna som profiler. Man kan då enkelt välja vilken av telefonerna man för tillfället vill vara nåbar på. Om användaren t.ex. har fler än 1 telefon som definierats som profil kan man enkelt från Tellus Operator styra vilken telefon som ska vara aktiv. Detta kan även användaren göra själv, från sin webbklient. I de fall då en användare har flera profiler upplagda så finns även möjlighet att utnyttja funktionen följ profil. Detta innebär att om användaren väljer att dennes mobil ska vara aktiv, och hans/hennes anknytning är inställd att följa aktiv profil så kommer anknytningen automatiskt att medflyttas till mobilen. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 27

Masquerade Masquerade är en avancerad funktion som är enkel att använda för att ta över en användares funktioner. Den är mycket användbar för administratörer av systemet men kan även användas av t.ex. sekreterare etc För att ta över en annan användare så söker man för upp personen och sedan klickar på Masquerade -ikonen. Finns inte ikonen så saknar du rättigheten för detta. När man är inne i Masquerade -läge som en annan användare så markeras detta genom en röd ram runt applikationen (se bild nedan). Man ser även i namnlisten att genom att sitt eget inloggningsnamn skrivs ut innanför parantes. För att logga ut och gå tillbaka till sin egen session klickar du på på X-et som står brevid parantesen. Återställa lösenord Ibland så kan användarna ha glömt sitt lösenord, detta kan återställas på flera sätt. Dels kan användaren själv få ett nytt slumpat lösenord skickat till sig genom att klicka på länken för glömt lösenord i inloggningsbilden. Administratörerna kan även hjälpa användaren genom att skapa ett nytt lösenord, detta görs enklast genom att klicka på nyckel-ikonen i detaljvyn på användaren. Redigera användare För att snabbt kunna redigera en användare om du upptäcker fel så finns det en länk för detta i detaljvyn för användaren. Klicka på ikonen för att redigera användarens uppgifter. Radera användare För att radera en användare klickar du på länken markerad på bilden nedan. Du kommer först att få en fråga för att bekräfta borttagningen. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 28

Multiredigering 1. Markera användarna du vill redigera genom att klicka i rutorna. 2. Välj typ av händelse för markerade användare. Skicka meddelande till flera personer Klicka på länken enligt bilden nedan för att skicka ett meddelande till flera personer samtidigt. Hänvisa flera personer Klicka på länken enligt bilden nedan för att hänvisa flera personer samtidigt. Dessa bör ha samma hänvisningsprofil för att få önskat resultat. Ta bort hänvisning för flera personer Klicka på länken enligt bilden nedan för att ta bort hänvisning från flera personer samtidigt. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 29

Redigera flera användare För att redigera flera användare så väljer man länken nedan. Man kommer då till en vy där vissa kriterier kan ändras för samtliga användare. De fält som inte ändras kommer heller inte att uppdateras på de valda användarna. Radera flera personer Klicka på länken enligt bilden nedan för att radera flera personer samtidigt. Man får upp en fråga om man vill fullfölja raderingen av personerna innan borttagningen sker. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 30

Etikettlayout Tellus etikettlayout är ett flexibelt verktyg där man kan skapa etiketter för besökare som registrerats i besöksmodulen. Man kan med fördel skapa flera olika mallar så att det enkelt går att skapa en etikett som används vid en viss kategori av besökare. Att skapa mallar I det översta fältet fyller du i namnet på mallen och sedan vad de olika raderna ska innehålla för information. Prefix: Skriv in en beskrivande text om vad raden visar för information. Om man vill att raden ska visa t.ex. Besökare: Marie-Louise Björklund så anger man på prefixraden: Besökare. Rad typ: Det finns sju olika kategorier att välja mellan: Ingen: Raden lämnas blank på etiketten Datum: Det datum du skriver in att besökaren ska komma Namn: För och efternamn på ditt besök Företag: Besökarens företag Besökskategori: Man kan dela in besökare i olika kategorier, t.ex. kursdeltagare, leverantör etc. Besöksmottagarens namn Besöksmottagarens företag Vertikal position: Här väljer du var texten ska hamna på raden; vänsterställd, centrerad eller högerställd. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 31

Avancerade inställningar Beroende på vilka rättigheter din roll tilldelats finns möjligheter att göra avancerade inställningar i Tellus-systemet. Felaktig konfiguration kan dock innebära att systemet inte fungerar optimalt och man bör därför rådgöra med utbildad tekniker om osäkerhet uppstår. Till de avancerade inställningarna hör inställningar för bland annat mailservrar, röstbrevlåda, SMSkoppling och autologin. SourceTech Tellus Administration 2.8 Revision 1.0 32