Skapa betalningsfil med utländska fakturor När du ska skicka utländska fakturor via betalningsfil är det viktigt att du lägger upp dina utländska leverantörer med rätt inställningar för att rätt information ska komma med i betalningsfilen. Nedan visar vi inställningar som avser utländska leverantörer. Under menyn Register - Kontakt - Leverantör, skapa en ny leverantör eller sök fram en redan upplagd. I fältet IBAN skriver du in leverantörens IBAN-nummer. Detta nummer används vid betalningar till leverantören. Programmet läser av fältet Bankgiro först och om detta är tomt läser programmet informationen i IBAN fältet. Fältet är alfanumeriskt och kan som längst vara 34 positioner (blanksteg räknas ej, 40 positioner inklusive blanksteg). Klicka på knappen Bank för att lägga in leverantörens bankuppgifter. I fältet Namn: fyller du i bankens namn. BIC (Swift) eller Nationellt Bank-id När du sätter en markering i rutan BIC (Swift) får du fram nya fält för att fylla i BIC/Swift-adress eller Nationellt bank-id. En BIC-kod innehåller 8 eller 11 tecken. Ett nationellt bank-id fyller samma funktion som BIC men inleds alltid med två bokstäver följt av siffror. Till en del länder går det att skicka antingen med BIC eller Nationellt bank-id. Du fyller i något utav det beroende på vad du fått för betalningsinformation från betalningsmottagaren. 1
I fälten Adress, Ort och Land fyller du i eventuella adressuppgifter. I fältet Kod för debitering av bankavgifter fyller du i eventuell debiteringskod. Vill du läsa mer om bankavgifter, klicka här» Klicka OK när du fyllt i alla bankuppgifterna för leverantören. Klicka sedan på fliken Allmänt i leverantörskortet. Under rubriken Typ sätter du en markering i om leverantören är Inhemsk, Import eller EU. Inhemsk avser en svensk leverantör och är markerad som standard. EU avser en leverantör i ett EU-land och sätter du en markering för detta behöver även leverantörens momsregistreringsnummer (VAT-nummer) anges i fältet Momsreg.nr:. Import avser en utländsk leverantör utanför EU. Under rubriken Valuta anger du landkod, valuta och språk. I fältet Landkod fyller du i en landkod enligt standard, exempelvis GB för Storbritannien, NO för Norge, DK för Danmark osv. Koden är obligatorisk. Anger du ingen kod kommer programmet att sätta koden till SE. I fältet Valuta kan du välja mellan de valutor som finns upplagda i valutaregistret. När du registrerar in en faktura från leverantören kommer programmet att föreslå denna valuta. För att lägga upp valutor i valutaregistret går du till menyn Register - Valutor. Klicka på Ny. Fyll i valutakod och benämning. Markera vilken faktor valutan har, (olika beroende på valuta) för exempelvis valuta EUR gäller faktor 1. (Uppgifter om valutakod, faktor och valutakurs kan du få hos din bank). Fyll i kursvinstkonto och kursförlustkonto. Ange aktuell valutakurs i fältet kurs både för kundreskontra samt leverantörsreskontra. 2
Observera att du måste fylla i fältet kurs både i fältet kund- och leverantörsreskontra för att kunna spara valutan. Under menyn Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Betalning (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Betalning) lägger du upp det betalningssätt du skall använda genom att klicka på Ny. Du kommer till bilden nedan. I fältet Betalningssätt väljer du Bankgiro eller Plusgiro. I fältet Betalningsmedia väljer du Fil. I fältet Filnamn anger du en sökväg till betalningsfilen. Har du valt betalningssätt Bankgiro heter betalningsfilen bgcdata.in, har du valt plusgiro heter betalningsfilen faktura.txt eller faktura.in. (en plusgirofil som skickas via Nordeas internetbank ska heta faktura.txt, sänds filen via annat 3
överföringsprogram kan den heta faktura.txt eller faktura.in). Här har du möjlighet att välja en annan sökväg till betalningsfilen om så önskas. I fältet Gironummer anger du ditt företags bankgironummer eller plusgironummer utifrån valt betalningssätt. I fältet Likvidkonto anger du det konto du kommer boka betalningen på i ekonomisystemet exempelvis 1930. I fältet Kundnummer fyller du i det kundnummer du har hos Bankgirot eller Plusgirot. Fältet Bankkonto (gäller enbart Handelsbanken) Detta fält används för utlandsbetalningar via fil för de banker som kräver att det ska stå det kontonummer som ska debiteras i filen. Om ni har Handelsbanken skriver du i fältet bankkonto in bankkontonumret för utlandsbetalningar. Om du väljer betalningssätt Bankgiro kommer det längst ner finnas en kryssruta för Betala även PG vilket innebär att du även kan skicka med de leverantörsfakturor som hör till en leverantör som bara har plusgironummer. Sätt då en markering i denna ruta. Observera att detta val EJ omfattar kreditfakturor, fakturor i EURO och nollfakturor. Om du istället väljer betalningssätt Plusgiro, kommer det finnas en kryssruta för Betala även BG vilket innebär att du även kan skicka med de leverantörsfakturor som hör till en leverantör som bara har bankgironummer. Sätt då en markering i denna ruta. Observera att detta val EJ omfattar kreditfakturor. Klicka sedan OK i företagsinställningarna. Under menyn Bearbeta - Grundboksregistrering - Leverantörsfaktura (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Leverantörsfaktura) registrerar du in din utländska faktura. När du anger den utländska leverantören så kommer det automatiskt fram den valuta du ställt in på leverantören samt den kurs som ligger i valutaregistret. Här har du möjlighet att ange aktuell kurs om du inte redan ändrat det i valutaregistret. 4
För att skapa en betalningsfil på leverantörsfakturor du registrerat in går du till menyn Bearbeta Leverantörsreskontra - Skapa betalningsorder (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Skapa betalningsorder). I fältet Förfallodatum tom anger du ett förfallodatum för att få fram de fakturor du vill sända för betalning. Du kan även göra urval på leverantör, fakturanummer, löpnummer och eventuell resultatenhet. När det gäller utländska fakturor markerar du valet Utländska betalningar och klickar OK. Du får upp ett betalningsförslag på de fakturor som har ett förfallodatum till och med det datum du angav. Om du har lagt upp valutakonton i programmet kan du i fältet Termin/V-konto välja detta nummer vilket innebär att betalningen dras från ditt valutakonto. Du kan även ange upplagt valutakonto på leverantören. Vill du läsa mer, klicka här» 5
Kontrollera att de fakturor du vill betala har en grön bock i listan och klicka sedan på Skapa fil. Du kommer till följande ruta där du får välja i vilket bankformat filen skall skapas. Om du ska skapa en fil till Danske Bank ska du ange SE-banken som bankformat. Därefter kommer du till bilden nedan där du får bekräfta att filen skall skapas. Om det är allra första gången du skapar en betalningsfil kommer valen skriv över och utöka inte finnas utan du har bara knappen OK att klicka på för att skapa filen. Det vanligaste är att du klickar på Skriv över, då skriver du över den förra filen som skapades, och i samband med det skapas en "kopia" på den fil som skrivs över (bgcdata.kop). Om du istället klickar på Utöka kommer du utöka förra betalningsfilen som skapades med de nya fakturor som finns i betalningsförslaget. Det kan användas om du har flera företag som har var sitt nummer hos bank-/plusgirot eller om du har flera företag med samma kundnummer hos plus-/bankgirot. Om företagen har olika kundnummer hos plus-/bankgirot kommer detta att synas i filen. 6
Observera att det inte längre går använda valet Utöka till Plusgirot. Det beror på att Plusgirot inte längre har något krav på att använda kundnummer och därmed finns inget stöd för valet utöka. Betalningsfilen sparas i den katalog som du angett i företagsinställningarna. Idag är det vanligt att gå in via sin banks hemsida för att sända iväg sina betalningsfiler, och då får du där hämta upp filen i den katalog där den sparats från ekonomisystemet. Är det en bankgirofil heter den bgcdata.in och är det en plusgirofil heter den faktura.in. 7