Instruktion fo r komplettering av PIC

Transkript

1 Instruktion fo r komplettering av PIC PIC (Participant Identification Code) används för att identifiera organisationer, företag eller enskilda personer inom EU-kommissionens olika bidragssystem. Alla sökande inom programmet Erasmus+ måste registrera en PIC och ladda upp vissa dokument som styrker organisationens uppgifter. En PIC måste sedan valideras av EU-kommissionen eller av ett Nationellt kontor för Erasmus+. Endast godkända ansökningar med en validerad PIC kan få projektbidrag utbetalt. För att komplettera PIC med nedanstående obligatoriska dokument, följ instruktionerna nedan: 1. Ladda ner dokument som ska fyllas i 1.1 Formuläret Rättssubjekt (Legal entity form) finns här: en.cfm#sv Välj ett av formulären som finns längst ner på sidan (se bild): Personer som representerar en informell grupp väljer FYSISK PERSON Kommuner, myndigheter och andra offentliga aktörer väljer OFFENTLIG ORGANISATION Ideella organisationer, företag och alla övriga väljer PRIVAT ORGANISATION (Även engelska versioner finns på sidan och kan användas.) 1.2 Formuläret Bankuppgifter (financial identification) finns här: cfm#sv Välj formuläret BANKUPPGIFTER som finns längst ner på sidan (se bild): (Även engelsk version finns på sidan och kan användas.) Forts. på nästa sida. 1

2 2. Fyll i formulären 2.1 Formuläret Rättssubjekt (Legal entity form) Här är lite hjälp för några av de eventuellt knepigare fälten: RÄTTSLIG FORM: Skriv t.ex. Kommun, ideell organisation, stiftelse, aktiebolag, ekonomisk förening etc. PRIMÄRT REGISTRERINGSNUMMER: Fyll i ert organisationsnummer. Informell grupp fyller i personnumret för den som representerar gruppen. PRIMÄR REGISTRERINGSORT och DATUM FÖR PRIMÄR REGISTRERING: Använd de uppgifter som finns t.ex. på registerutdrag från Skatteverket, dvs det datum då ni fick ert organisationsnummer och orten för det skattekontor som utfärdade det. Om ni inte vet vilken ort det är så kan ni istället ange postorten i er adress. MERVÄRDESSKATTENUMMER: Fyll i ert momsregistreringsnummer om ni har något, annars lämna tomt. STÄMPEL: Ej nödvändigt. Skriv ut formuläret, signera det, och scanna in det. Underlag att bifoga utöver själva formuläret: Inget underlag behöver bifogas formuläret (trots att det står så i formuläret). 2.2 Formuläret Bankuppgifter (financial identification) finns här: Observera att det inte går att spara det ni skrivit i dokumentet fyll i det och skriv ut det direkt, eller skriv ut det och fyll i för hand. Här är lite hjälp för några av de eventuellt knepigare fälten: KONTONAMN: Kontoinnehavarens namn. Normalt organisationens eller kommunens namn. IBAN/KONTONUMMER: Alla bankkonton har ett IBAN-nummer, vilket alltid måste anges här. Svenskt IBAN består av bokstäverna SE följda av 22 siffror. Om ni inte vet ert IBAN-nummer, fråga er bank. Ofta står IBAN-numret på kontoutdraget, eller går att se via er internetbankstjänst. VALUTA: Skriv SEK om det är ett vanligt konto i svenska kronor. Skriv EURO om det är ett EURO-konto (valutakonto). BIC/SWIFT-kod: BIC är en specifik kod för varje bank. Er BIC-kod hittar ni ofta ihop med IBAN-numret. Swedbanks BIC är till exempel SWEDSESS medan SEBs är ESSESESS. CLEARINGNUMMER: Behöver inte fyllas i. Skriv ut formuläret, signera det, och scanna in det. Banken behöver INTE signera det. Underlag att bifoga utöver själva formuläret: Ingen bilaga behövs (trots att det står så i formuläret). Vi kommer ändå att dubbelkolla bankkontouppgifter med er innan eventuell utbetalning av bidrag, eftersom det inte är ovanligt att organisationer/kommuner vill använda olika bankkonton för olika projekt. Forts. på nästa sida. 2

3 3. Ladda upp formulären till er PIC Gå till Participant Portal: Klicka på Login i övre högra hörnet (se bild): Inloggningen för ECAS öppnas logga in med rätt ECAS-konto (detta konto är personligt, normalt är det personen som registrerade er organisations/kommuns PIC från början som måste logga in med sitt ECAS-konto). Participant Portal öppnas igen efter lyckad inloggning. Välj My Organisations i menyn ORGANISATIONS: För att ladda upp dokument eller ändra andra uppgifter, klicka på MO: 3

4 Ett nytt fönster/flik öppnas där organisationens uppgifter syns. Bläddra längst ner på sidan till Documents. För att ladda upp ett dokument, klicka på Add document : Tryck på Bläddra och välj relevant inscannade fil på din dator. På Document type välj lämplig typ: - För Rättssubjekt (Legal Entity form) välj FEL form private entity, FEL form public entity eller FEL form natural person beroende på er typ av organisation. - För Bankuppgifter välj Financial ID form-bank Account. I fältet Description : skriv i klartext vad det är: Formulär Rättsubjekt eller Formulär Bankuppgifter. Klicka sedan på Submit for processing. 4

5 Observera att det aldrig går att radera uppladdade dokument, de ligger kvar även om man laddar upp nya med samma namn. Om du gjort några ANDRA förändringar i information än att ladda upp dokument måste du även avsluta med att trycka på knappen Submit changes som flyter i vänstermarginalen. Om du BARA har laddat upp dokument så är de redan sparade i och med uppladdningen. Då behöver inte knappen Submit changes användas (går inte ens att klicka på). Klart! Meddela MUCF att er PIC är uppdaterad med de nödvändiga formulären, så att vi kan granska och validera den. erasmusplus@mucf.se 5