En snabbguide till registrering av organisationens PIC-nummer

Transkript

1 En snabbguide till registrering av organisationens PIC-nummer I denna snabbguide använder vi oss av skärmbilder från en registrering av en testorganisation med namn Svensk mobilitet skola med en fiktiv kontaktperson Ulf Uggla samt UHR:s riktiga e-postadress erasmusplus@uhr.se Notera att en organisation kan använda adressen till en s k funktionsbrevlåda som e-postadress vid registreringen. Fördelen med detta är att man alltid har tillgång till organisationens konto i Participant portal även om medarbetaren som registrerat PIC-numret slutat i organisationen. Dessutom ska ytterligare en person väljas som kontaktperson för PIC-kontot. Observera att ett ECAS-konto inte är samma som ett PIC-nummer! Du hittar webbplatsen för PIC-registrering eller sökning av PIC-nummer på följande adress: Välj Login om du redan har ett ECAS-konto. Om du inte har ett ECAS-konto kan du ändå kontrollera om din organisation har ett PIC-nummer. Men då behöver du fylla i en kod (captcha code) för att systemet ska veta att det är en person som befinner sig på webbplatsen och inte en robot. Version 5, Sida 1

2 Hittar du din organisation i förteckningen ska du alltid använda det nummer som har status Validated. Det innebär att PIC-numret är validerat av EU-kommissionen i samband med ansökningar inom centraliserade program. Har du svårt att ta reda på vem som ansvarar för PIC-numret, är du välkommen att kontakta oss. Version 5, Sida 2

3 Välj Register för att skaffa ett ECAS-konto. ECAS-konto krävs för att få tillgång till alla webbplatser som EU-kommissionen tillhandhåller. Skaffa ECAS-konto: Välj alltid External om du får frågan vid inloggning eller registrering. Version 5, Sida 3

4 Observera att om du skaffat ECAS-konto i samband med första besöket på Participant Portal måste du godkänna användarvillkoren på webbplatsen innan du kan fortsätta med registreringen av PICnummer. Endast vid ett tillfälle under registreringen kommer du att hamna på webbplatsen nedan (Research&Innovation). Version 5, Sida 4

5 Den webbadress som du ska befinna dig på under nästan hela registreringen och sedan när du ska uppdatera ert PIC-konto är: Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Vounteering Partcipant Portal När du är inloggad i Participant Portal ser du ditt namn till höger på sidan. När du har registrerat din organisation eller organisationer kommer du alltid att se den/dem under My organisations. Om du vill ändra något öppnar organisationens PIC-konto genom att klicka på den röda ikonen MO. Version 5, Sida 5

6 När du har klickat på Register ser du följande bild. Välj Register organisation. Resume registration väljer du om du avbrutit registreringen. Men var uppmärksam under registeringen stänger du ner webbplatsen utan att spara blir du tvungen att göra om ditt arbete. Skriv namnet på din organisation. Vid registrering av en skola är det särskilt viktigt att inte skriva kommunens namn. Skriv namnet på svenska med svenska bokstäver. Välj land. Om din organisation är en kommunal skola ska du svara No på frågan om VAT och Business organisation number. Det kan läggas till senare under registreringen. Version 5, Sida 6

7 Om din organisation redan är registrerad får du genom att klicka på More details e-postadressen till den person som skaffat PIC-numret. Du kan alltid under registreringes gång klicka på User manual längst ner på sidan: Användarguiden är på engelska. Version 5, Sida 7

8 Business Registration Number -organisationsnummer eller "not applicable". Registration Date skriv om du inte vet datum. Registration Authority om du inte vet, skriv "not applicable". Under Business name, skriv samma namn som under Legal name, d v s organisationens namn på svenska med svenska bokstäver. Version 5, Sida 8

9 Välj län i rullningslisten. SME Small and Medium Enterprise. Den frågan är obligatorisk. Om du registrerar ett PIC-nummer för ett företag behöver svara på ytterligare frågor. Klicka på Save and Return för att kontrollera uppgifterna. Läs igenom de uppgifter som du har lagt in och klicka på Confirm. När du har klickat på Confirm kommer du att se det niosiffriga PIC-nummer som er organisation ska använda fram till Skriv gärna ut sidan innan du stänger ner webbplatsen. Version 5, Sida 9

10 Varje gång du ska uppdatera informationen eller ladda upp dokument på ditt PIC-konto loggar du in och väljer My organsations. Därefter klickar du på den röda ikonen MO för at öppna kontot. Använd rullningslisten för att se hela sidan. För att spara Klicka på Update your data Du laddar upp dokumenten genom att skanna dem, spara som på din dator t ex på datorns skrivbord. Döp dokumentet till ett namn som beskriver innehållet. Klicka på Bläddra och sök upp dokumentet samt klicka på Submit for processing. Ladda upp formulär för rättssubjekt (gäller alla organisationer) och bankuppgift (gäller inte organisationer som är partner i projekt koordinerade från ett annat land, förutom skola- till-skolaprojekt ). Om er organisation till mindre än 50 procent är finansierad av Version 5, Sida 10

11 offentliga medel behöver ni även bifoga senaste årsredovisning. Mallarna för rättssubjekt och bankuppgifter finner du på vår webbplats under rubriken Dokument som ska bifogas. Fliken LEAR behöver fyllas in endast ni ansöker om medel direkt till EU-kommissionen vid centraliserade ansökningar. Inom några minuter från avslutad registrering får du ett automatgenererat mejl med PIC-nummer. Version 5, Sida 11

12 ÖVRIGT 1. PIC-numret i Participant Portal kommer att ha status Declared under hela programperioden ( ) även om PIC-numret blivit validerat av UHR. Status Valid har endast PIC-nummer som har blivit validerade av EU-kommissionen i samband med ansökningar för centraliserade projekt. 2. När du söker en organisation där namnet består av två eller flera ord kan du få fram ett stort antal resultat. Det resultat som ligger närmast namnet får ett lågt rankningsvärde. 3. Om er organisation skaffat flera PIC-nummer, ska ni markera de som inte ska användas med en text vid organisationsnamnet enligt exemplet nedan. PIC Testorganisation/används ej 4. Byte av kontaktperson. Den som registrerar organisationen blir automatiskt kontaktperson. Om ni vill ha ytterligare en person inom organisationen som har tillgång till PIC-numret ska ni svara ja på frågan (se bilden) och fylla i uppgifterna för den nya kontakpersonen. Systemet kommer att skicka ett mejl som ger personen behörighet till kontot. Tänk på att e- postadressen till denna person/funktionsbrevlåda måste ha en ECAS-inloggning. Version 5, Sida 12

13 5. Om du registrerat eller är kontaktperson för ett PIC får du en gång per år ett mejl från EUkommissionen med följande innehåll: 6. När man skriver in PIC-numret i ansökningsformuläret och klickar på check PIC överförs informationen från Deltagarportalen. Dessa fält är gråmarkerade och går inte att redigera. Behöver du uppdatera uppgifterna, måste du göra det i Participant Portal. Firmatecknare och kontaktperson i ansökan gäller projektet, inte PIC-numret, och rödmarkerade fält är skrivbara till skillnad från de gråmarkerade fälten. Kontakt: Ewa Gustafsson ewa.gustafsson (at) uhr.se Version 5, Sida 13