En guide till registrering av organisationens PIC-nummer

Transkript

1 En guide till registrering av organisationens PIC-nummer I denna guide använder vi oss av skärmbilder från en registrering av en testorganisation med namn Svensk mobilitet skola med en fiktiv kontaktperson Ulf Uggla samt UHR:s riktiga e-postadress erasmusplus@uhr.se Notera att en organisation kan använda adressen till en s k funktionsbrevlåda som e-postadress vid registreringen. Fördelen med detta är att man alltid har tillgång till organisationens konto på deltagarportalen (Participant portal) även om medarbetaren som registrerat PIC-numret slutat i organisationen. Dessutom ska ytterligare en person väljas som kontaktperson för PIC-kontot. Observera att ett ECAS-konto inte är samma som ett PIC-nummer! Deltagarportalen för PIC-registrering: Välj Login om du redan har ett ECAS-konto. Sida 1

2 Välj Register för att skaffa ett ECAS-konto. ECAS-konto krävs för att få tillgång till alla webbplatser som EU-kommissionen tillhandhåller. Skaffa ECAS-konto: Välj alltid External om du får frågan vid inloggning eller registrering. Observera att om du skaffat ECAS-konto i samband med första besöket på deltagarportalen (Participant Portal) måste du godkänna användarvillkoren på webbplatsen innan du kan fortsätta med registreringen av PIC-nummer. Endast vid ett tillfälle under registreringen kommer du att hamna på webbplatsen nedan (Research&Innovation). Sida 2

3 Den webbadress som du ska befinna dig på under nästan hela registreringen och sedan när du ska uppdatera ert PIC-konto är: Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Vounteering Partcipant Portal När du är inloggad på deltagarportalen ser du ditt namn till höger på sidan. Sida 3

4 Vill du veta om en organisation har ett PIC-nummer väljer du Search och skriver organisationens namn. När du har registrerat din organisation eller organisationer kommer du alltid att se den/dem under My organisations. När du har klickat på Register ser du följande bild. Välj Register organisation. Resume registration väljer du om du avbrutit registreringen. Men var uppmärksam under registeringen stänger du ner webbplatsen utan att spara blir du tvungen att göra om ditt arbete. Sida 4

5 Skriv namnet på din organisation (ej kommunens namn). Välj land. Om din organisation är en kommunal skola ska du svara No på frågan om VAT och Business organisation number. Det kan läggas till senare under registreringen. Om din organisation redan är registrerad får du genom att klicka på More details e-postadressen till den person som skaffat PIC-numret. Du kan alltid under registreringens gång klicka på User manual längst ner på sidan: Sida 5

6 Användarguiden är på engelska. Business Registration Number -organisationsnummer eller "not applicable". Registration Date skriv om du inte vet datum. Registration Authority om du inte vet, skriv "not applicable". Välj län i rullningslistan. Sida 6

7 VIKTIGT! Du ska inte välja att avsluta registreringen innan du har valt programmet Erasmus+ Klicka på Save and Return för att kontrollera uppgifterna. Sida 7

8 Läs igenom de uppgifter som du har lagt in och klicka på Confirm. När du har klickat på Confirm kommer du att se det niosiffriga PIC-nummer som er organisation ska använda fram till Skriv gärna ut sidan innan du stänger ner webbplatsen. Sida 8

9 Varje gång du ska uppdatera informationen eller ladda upp dokument på ditt PIC-konto loggar du in och väljer My organsations. Därefter klickar du på den röda ikonen MO för at öppna kontot. Använd rullningslisten för att se hela sidan. För att spara Klicka på Update your data. Du laddar upp dokumenten genom att skanna dem, spara på din dator t ex på datorns skrivbord. Döp dokumentet till ett namn som beskriver innehållet. Klicka på Bläddra och sök upp dokumentet samt klicka på Submit for processing. Ladda upp formulär för rättssubjekt (gäller alla organisationer) och bankuppgift (gäller inte organisationer som är partner i projekt koordinerade från ett annat land). Om er organisation till mindre än 50 procent är finansierad av offentliga medel behöver ni även bifoga senaste årsredovisning. Sida 9

10 Fliken LEAR behöver endas fyllas i om ni ansöker om medel direkt till EU-kommissionen vid centraliserade ansökningar. Inom några minuter från avslutad registrering får du ett autogenererat mejl med PIC-nummer. Sida 10

11 Övrigt 1. PIC-numret i deltagarportalen kommer att ha status Declared under hela programperioden ( ) även om PIC-numret blivit validerat av UHR. Status Valid har endast PIC-nummer som har blivit validerade av EU-kommissionen i samband med ansökningar för centraliserade projekt. 2. Om er organisation skaffat flera PIC-nummer, ska ni markera de som inte ska användas med en text vid organisationsnamnet enligt exemplet nedan. PIC Testorganisation/används ej 3. Om du registrerat eller är kontaktperson för ett PIC får du en gång per år ett mejl från EUkommissionen med följande innehåll: Kontakt: Har du frågor, kontakta Ewa Gustafsson E-post: ewa.gustafsson@uhr.se Telefon: Sida 11