Quick guide for Basware Portal INSTRUKTIONER FÖR ATT SKICKA FAKTUROR GENOM BASWARE PORTAL Er kund har införskaffat en lösning genom Basware för att erbjuda sina leverantörer en möjlighet att kostnadsfritt skicka sina fakturor till dem elektroniskt. Genom att följa instruktionerna nedan när ni skickar iväg er första faktura genom portalen kommer ni snabbt igång utan problem. Steg 1. Skapa en faktura Börja med att gå till sidan där ni skapar själva fakturan. Detta gör ni genom att klicka på den gröna knappen där det står Skapa ny och sedan markera Faktura. Steg 2. Välj mottagare När Ny faktura -fönstret öppnats börjar ni med att välja till vilken mottagare fakturan ska skickas. Detta gör ni genom att klicka på knappen Mottagare.
När ni klickat på knappen öppnas ett sökfönster där ni skriver in namnet på företaget dit fakturan ska skickas (och tryck enter). I exemplet i bilden ovan har vi använt företaget Basware AB. När företaget (eller företagen) visas i listan väljer ni rätt mottagare genom att klicka på länken Välj. Kontrollera gärna att det är rätt mottagare genom VAT-no och namnbeskrivning. Efter att ni valt er fakturamottagare kommer ni se mottagarens uppgifter (adress, VAT nummer samt efakturaadress) i fönstret Mottagare sidan (se bild nedan). Kontrollera att det är korrekt efakturaadress som ni ska skicka till. Är ni osäkra på om det är rätt efakturaadress så hör av er till er kund och dubbelkolla.
Steg 3. Fyll i era fakturauppgifter på huvdnivå Nästa steg är att börja fylla i era fakturauppgifter på huvudnivå. I respektive fält anger ni era uppgifter. Om ett fält är blåfärgat innebär det att detta fält är obligatoriskt att fylla i (ni måste t o m fylla i dessa fält för att kunna spara fakturan). För många kunder är det dock väldigt viktigt att man fyller i de fält som är viktiga för kunden (med korrekta uppgifter). Inköpsordernummer/Köparens referens/kontraktsnummer brukar vara viktiga uppgifter för att er kund ska kunna hantera er faktura snabbt. Är ni osäkra så hör av er till er kund och fråga om de har några krav på dessa uppgifter. Steg 4. Fyll i era fakturauppgifter på radnivå När ni är klara med att fylla i era fakturauppgifter på huvudnivå går ni vidare och fyller i era fakturauppgifter på raderna genom att scrolla ner på sidan och under Raddata klickar ni på länken Lägg till rad.
När ni klickat på länken visar sig följande fält i rutan, se bild nedan. Det är tre blåfärgade fält i detta fönster, vilket således är obligatorskt att fylla i. Naturligtvis är det också viktigt att fylla i de fält som gör det möjligt för er kund att veta vad det är de beställt utav er. SPECIFIKT: ÖRESAVRUNDNING Det finns ännu idag inte något bra sätt i portalen för att hantera öresavrundningar utan dessvärre måste man lägga till/dra ifrån avrundningsbeloppet genom att föra in beloppet som en egen fakturarad. T ex om fakturabeloppet är 123,68 SEK (inkl moms) och jag vill att slutbeloppet på min faktura ska vara 124,00 SEK, vilket innebär att avrundningen är 0,32 SEK, så måste jag skapa en ny rad och ange uppgifter i följande fält enligt nedan för att slutbeloppet ska bli korrekt. Namn: Öresavrundning Mängd: 1 Enhetspris: 0,32 (dvs avrundningsbeloppet) Måttenhet: Styck Skatt %: 0 Steg 5. Kontrollera summeringen Efter att uppgifterna på radnivå fyllts i sker summeringen automatiskt och netto, moms och bruttobelopp redovisas i en separat rutan nedanför alla fakturafälten, se bild nedan för att se hur det kan se ut.
Steg 6. Kontrollera era företagsuppgifter Sista rutan på sidan visar era egna företagsuppgifter (som ni fyllt i vid registrering under Er organisation), se bild ovan. Kontrollera att allt stämmer och att det ser bra ut. Om allt verkar okej går ni vidare till Steg 7. Om ni behöver ändra något i era uppgifter måste ni först spara utkastet av denna faktura vilket görs genom att klicka på den Gröna knappen. Därefter klickar ni högst upp på sidan på ert användarnamn samt väljer Min organisation. När ni fått upp sidan med era företagsuppgifter klickar ni på Redigera och ändrar i de uppgifterna som var felaktiga. Glöm inte att spara. För att komma tillbaka till er sparade faktura, klicka på Dokument i huvudmenyn och sedan på fakturan i listan som visar sig, se bilderna nedan.
När ni fått fram fakturan igen så är det viktigt att uppdatera avsändande företag, då fakturan ligger kvar med de gamla uppgifterna fortfarande. Klicka på Ändra bredvid er företagsinformation högst upp på fakturasidan och välj det avsändande företaget igen. Kontrollera att uppgifterna är uppdaterade. SPECIFIKT: KONTOUPPGIFTER TILL ERT FÖRETAG Det är inte helt ovanligt att man vid registrering fyllt i både sitt Bg/Pg och Iban under samma bankkonto. Då kan det ser ut som det gör i bild x.
Detta är ett felaktigt sätt att lägga upp sina bankuppgifter på. Vanligtvis behöver man endast skicka med det konto som kunden ska sätta in betalningen på (inte helt orimligt är detta Bg eller Pg), och detta ska anges som första bankkonto. Behöver man ibland att kunden ska sätta in pengarna på sitt Iban ska detta anges som ett eget bankkonto och väljas under Avsändaruppgifter genom att klicka på Lägg till bankkonto. För att ändra behöver ni följa instruktionerna som beskrivs under Steg 5. Efter ändringen kommer det se ut som nästa bild och man behöver då ta bort det konto som inte är aktuellt för kunden att betala till genom att klicka på minustecknet. Steg 7. Bifoga bilagor Om ni vill skicka med er egna pdf-faktura eller en annan bilaga (följesedel, specifikation el dyl) med fakturan går det bra. Klicka på fliken Filer som finns bredvid fliken Raddata, se bild nedan. Här går det bra att antingen dra era filer till fönstret eller bläddra fram till era filer om ni klickar på den gröna texten. Alla bilagor hamnar under rubriken Bilagor, så ni behöver inte fundera över hur ni kan lägga era filer under Bilder eller Filer istället och det spelar ingen roll så filen bifogas på samma sätt oavsett.
Steg 8. Skicka fakturan När allt ser bra ut med fakturan väljer ni att spara utkastet och sedan skickar ni fakturan. Ni kan sedan följa att den kommer fram till mottagaren om ni klickar på Dokument i huvudmenyn och kollar statusen på fakturan i listan.