SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(9) Plats och tid Sammanträdesrum Yxningen, Nya kommunhuset, kl 13.30 15.00 Beslutande Ledamöter Sverre Moum, (M), ordförande Lennart Haraldsson, (S), vice ordförande Ulf Dahl, (S) Marie Karlsson, (M) Sören Söderström, (C) Övriga närvarande Ersättare Anki Sjöö-Törner, (S) Närvarorätt Övriga närvarande Monika Holmberg, HR-chef Anita Sjösvärd, kommunsekreterare Justering Utses att justera Justerande paragrafer 67-73 Sören Söderström Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Anita Sjösvärd Sverre Moum Sören Söderström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(9) Förteckning över ets ärenden Ärende Sidnummer 67 Chefs- och ledarskapsutveckling 3 68 Programvara för privat bruk 4 69 70 71 72 73 Lönerevision förberedelser inför 2014 Kompetensläget inom Individ- och Familjeomsorgen - analysfas och fortsatt uppdrag Projekt Kompetensväxeln Bemanningsenheten Föregående sammanträdesprotokoll 5 6 7 8 9 Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(9) Pu 67 Chefs- och ledarskapsutveckling Vid dagens sammanträde med et presenterar Anette Fornell, enhetschef EKBoendet, sitt ledarskap och hur hon arbetar med medarbetarskap och ledarskapsutveckling inom sitt verksamhetsområde. Anette Fornell redovisar verksamhetens organisation och arbetsmetodik. HVB-hem för ensamkommande pojkar 16 18 år Det finns idag 8 platser, varav 3 till asyl och resterande ska ha uppehållstillstånd Verksamheten är en heldygnsverksamhet Normaliseringsprincipen gäller 7 heltidsanställda och 3 4 timvikarier Verksamheten har ett salutogent förhållningssätt. Det handlar framför allt om hur man utifrån ett salutogent synsätt kan arbeta för att stärka den enskildes känsla av sammanhang och mening. Anette Fornell förordar ett coachande ledarskap genom teamarbete, närvarande och aktivt lyssnande, vara ett bollplank. Vidare mod och tillit, att våga lita på pedagogernas förmåga och kunskaper. Engagera genom eget engagemang. I ledarskapet ingår även ett systematiskt arbetsmiljöarbete genom arbetsplatsträffar, skyddsombud, medarbetarsamtal och lönesamtal. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(9) Pu 68 Programvara för privat bruk På uppdrag av medlemskommunerna kommer ITSAM att uppgradera till Windows 7, Office 2013 och implementera Microsoft Exchange med Outlook klientprogramvara för E-post. Denna uppgradering kommer att ske i början av år 2014. HR-chefen informerar om att i samband med uppgraderingen finns möjlighet att teckna licens för privat bruk till en kostnad av 150 kronor som engångssumma. ITSAM efterhör hos medlemskommunerna om intresse finns att arbetsgivaren bekostar programvaran även för privat bruk. För Åtvidabergs kommuns del skulle kostnaden uppgå till 125 000 kronor om samtliga anställda skulle utnyttja en sådan möjlighet. Personalutskottets handläggning Personalutskottet gör den bedömningen att om den anställde önskar teckna licens för privatbruk ska kostnaden på 150 kronor som engångssumma bekostas av den anställde själv. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(9) Pu 69 Lönerevision förberedelser inför 2014 HR-chefen informerar om tidigare redovisat förslag till ny löneöversynsprocess där de stora förändringarna är träffar med de fackliga organisationerna där de har möjlighet att framföra sin syn på behov och utmaningar på kort och lång sikt samt att medarbetarsamtal och resultatsamtal genomförs enligt tidplanen oavsett aktuellt avtalsläge. Ambitionen är att tidsmässigt arbeta med löneöversynsprocessen enligt följande: September medarbetarsamtal Oktober analys och omvärldsbevakning förmöte med de fackliga organisationerna November et diskuterar inriktning på löneöversyn December kommunstyrelsen fastställer inriktning på löneöversyn Januari överläggningar med respektive facklig organisation Februari lönesamtal Mars avstämning April ny lön Personalutskottets handläggning Personalutskottet beslutar uppdra till HR-avdelningen att fortsätta arbetet med den intentionen att förslaget till ny löneöversynsprocess ska vara helt genomförd inför år 2015. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(9) Pu 70 Kompetensläget inom Individ- och Familjeomsorgen - analysfas och fortsatt uppdrag Personalutskottet har i november 2012 beslutat uppdra till HR-avdelningen att utifrån kompetensförsörjningsproblemet inom individ- och familjeomsorgen genomföra en utredning för att kartlägga och analysera verksamheten. Problemet inom Individ- och Familjeomsorgen är att få personal att stanna. Förvaltningen behöver få en större stabilitet. HR-chefen har nu för avsikt att gå vidare och titta på vad som skall åtgärdas för att lösa situationen inom Individ- och Familjeomsorgen. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(9) Pu 71 Projekt Kompetensväxeln Projektet Kompetensväxeln finansieras av Europeiska Socialfonden och pågår under perioden oktober 2011 november 2013. Projektet genomförs av Regionförbundet Östsam i Boxholm, Kinda, Linköping, Mjölby, Motala, Söderköping, Tranås och Åtvidaberg kommuner. Bakgrunden till projektet är att kommunerna i Östergötland, i nätverket Q-öst som arbetar med kvalitets- och verksamhetsutveckling av kommunal verksamhet, identifierade en utmaning i och med en pågående generationsväxling av kommunanställd personal. Utmaningarna var att krav och förväntningar på kommunernas service och tjänster ökar samtidigt som kommunernas resurser är fortsatt begränsade varför kommunerna behöver rusta organisationen för att även i framtiden kunna möta kommuninvånarnas behov. Vid dagens sammanträde med et visades filmen om Kompetensväxeln och kommunföreträdare som berättade om hur man i respektive kommun tänker föra projektresultaten vidare från ord till handling. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(9) Pu 72 Bemanningsenheten Caroline Svensson har tillträtt som ny chef för bemanningsenheten. En utredning pågår inom enheten för att utreda om antalet personer i bemanningsenheten är optimalt i nuläget. Grundtanken med inrättandet av en bemanningspool var att slippa lösa korta vakanser med timvikarier. Det är dock viktigt att det är en balans mellan pool och efterfrågan så att personalen kan utnyttjas optimalt. Fackförbundet Kommunal har tidigare hemställt om att få till stånd en diskussion kring regeln om att en timvikarie får ha högst 300 dagar för att inte få företrädesrätt enligt LAS. HR-chefen har tidigare lämnat en del bakgrundsfakta avseende bemanningsenheten inför fortsatt analys och kartläggning av verksamheten. Därvid har konstaterats utifrån behovet att en ökning av antalet personer i bemanningsenheten är nödvändig. Caroline Svensson kommer att närvara vid ets sammanträde i januari 2014 för en redovisning av frågan. Vid detta utskottsmöte deltar även de fackliga organisationerna. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(9) Pu 73 Föregående sammanträdesprotokoll Föregående sammanträdesprotokoll godkännes och läggs till handlingarna. Ordförandes