ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(7) Plats och tid Yxningen, kommunhuset Kl Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Lennart Haraldsson, (S), ordförande Bo Hasselblad, (M), Ann Hemmingsson (C) Sirwan Mostafaey (S) Carl Donnér (M) Dennis Edström (C) Lotta Björkén, (MP) Anders Byström, (FP) Máire Skogstjärna, (KD) Roy Wasniowski (V) Övriga närvarande Ersättare Närvarorätt Övriga närvarande Jonas Fredriksson, kanslichef Justering Utses att justera Justeringens plats och tid Justerande paragrafer 8-9 Sirwan Mostafaey (S) Kommunhuset, Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Jonas Fredriksson Lennart Haraldsson Sirwan Mostafaey ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Demokratiberedningen Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen Jonas Fredriksson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(7) Förteckning över demokratiberedningens ärenden Ärende Sidnummer 8 Rapport från arbetsgrupp 3 9 Övriga frågor 7 Ordförandes

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(7) 8 Rapport från arbetsgrupp Beslut Demokratiberedningen beslutar att kommunledningsförvaltning får i uppdrag att ta fram ett utkast till övergripande policy/riktlinjer för medborgardialoger baserat på det underlag beredningens arbetsgrupp presenterat. Demokratiberedningen beslutar att kommunledningsförvaltning får i uppdrag att ta fram underlag på hur ärendeprocessen för medborgarförslag kan förbättras. Uppdragen ska redovisas på demokratiberedningens sammanträde den 24 november Ärendebeskrivning Demokratiberedningen beslutade att utse Ann Hemmingsson (C), sammankallande, Kenneth Hallberg (S), Máire Skogstjärna (KD) och Hubertus Gullby (M) till arbetsgrupp att utifrån SKLs material ta fram förslag på modeller för medborgardialog. Ann Hemmingsson avrapporterade arbetsgruppens arbete. Arbetsgruppen bedömer att medborgardialoger rätt använt kan bli ett bra verktyg för att förankra och processa frågor med stort medborgligt intresse. Det är dock viktigt att det finns en systematik i hur man använder medborgardialoger. På sikt bör medborgardialoger bli ett så naturligt inslag i ärendehanteringsprocessen att man alltid kommer att ta ställning till om medborgardialog ska hållas eller ej. All medborgardialog ska utgå från en Planera Genomföra Utvärdera-process för att få en systematik i dialogen. Inför varje dialog bör det fastställas Syftet med dialog Princip för dialog Resurser för genomförandet av dialog Tidsplan Arbetsgruppen betonar att själva planeringsfasen inför en medborgardialog är viktig. Målgrupper ska identifieras, vilka indikatorer/framgångsfaktorer ska utvärderas, vilka data ska samlas in i dialogen, metod för genomförandet, avgränsningar, metod för uppföljning och utvärdering, detaljerad tidsplan, fördelning av tilldelade resurser, m.m. En eller flera checklistor bör upprättas för att underlätta planeringen av medborgardialoger och säkerställa att inget förbises. Checklistorna ska utgöra stöd till förtroendevalda och tjänstemän. Arbetsgruppen pekar på att det är viktigt att det tydligt framgår var i ärendeprocessen kommunen befinner sig när en medborgardialog genomförs eftersom det får en direkt effekt på den enskilde medborgarens möjlighet att påverka Ordförandes

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(7) utgången av ett ärende. Är beslutet redan taget är möjligheten till påverkan mycket låg i jämförelse med om en dialog hålls tidigt i ärendeprocessen. Arbetsgruppen har lyft fram exempel på metoder som kan vara lämpliga att använda i den kommunala ärendeprocessen. Informationsmöte Låg grad av påverkansmöjlighet för den enskilde. Hålls när beslut redan är fattade eller när det finns en tydlig inriktning utstakad. Viktigt med faktakunskaper hos dem som håller i informationsmötet. Syfte med en informationsträff är att ta till sig och besvara medborgarnas synpunkter. Det är viktigt att man inför en informationsträff har funderat kring lösningar (förslag på lösningar) på redan identifierade problem som kan uppstå som konsekvens av beslutet. Det är viktigt att informationsmöten följs upp och att det finns upparbetade processer för återkoppling av t ex svar på frågor som inte kan besvaras direkt vid mötet. Dialogmöte Normalt en högre grad av påverkansmöjlighet för den enskilde. Kan genomföras utifrån olika metoder/dialogprocesser. Medborgarförslag Ärendeprocessen behöver förtydligas för den enskilde. Hur återkoppling sker till förslagsställare bör ses över. E-verktyg Till exempel e-karta över kommunen för utveckling av den fysiska miljön i kommunen. Fungerar utmärkt i skolan eller vid medborgarpaneler. Informationsskylt (vid med postlåda), här vill vi göra något. De som rör sig i området kan lätt ta del av information. Vad planeras? Hur kan jag få mer information? Hur kan jag framföra mina synpunkter? Uppföljning! Fullmäktiges ledamöter möter medborgarna ute i samhället. Enkla frågor av vision-karaktär, lyssnar och antecknar. Enkla frågor, Ja och nej, Utställningar ställ ut i lokaler där medborgarna vistas. Medborgarpaneler. Man anmäler sitt intresse att framföra sina åsikter inom ett speciellt område. Kan göras elektroniskt eller fysiskt. Viktigt att de som ingår i panelen får information om syfte och den reella påverkansmöjligheten. Walk & Talk. Syfte: konsultation. T ex bjud in till träff i område som ska utvecklas, används som komplettering till andra metoder. Fokusgrupper. Komplettering t.ex. till dialogmöte. Syfte: konsultation Uppföljning och återkoppling Hur uppföljning och återkoppling ska gå till ska bestämmas i planeringsstadiet av medborgardialogen. Det är viktigt att de medborgare som deltagit får återkoppling på vad dialogen ledde fram till och att personer som inte deltog vid dialogtillfället i efterhand kan ta del av resultatet av dialogen. Symbol (logotype) för medborgardialog. När medborgardialog arbetats in som ett systematiskt verktyg i den ordinarie verksamheten bör en logotype för kommunens medborgardialoger tas fram för att Ordförandes

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(7) tydliggöra för medborgarna att i detta ärende/område utförs medborgardialog som verktyg i beslutsprocessen. Hemsidan På kommunens hemsida bör resultat, återkoppling och utvärderingar av framtida medborgardialoger publiceras på särskild plats som är lätt att hitta. Demokratiberedningens beredning Demokratiberedningens ordförande tackar arbetsgruppen för sitt arbete. Demokratiberedningen ger förvaltningen i uppdrag att till beredningens nästa sammanträde i november tagit fram ett utkast till övergripande policy/riktlinjer baserat på det underlag arbetsgruppen presenterat. Förvaltningen ska särskilt beakta: Informationsmöten Dialogmöten Fullmäktiges ledamöter möter medborgaren ute i samhället Arbetsgruppen får i uppdrag att bereda förvaltningens förslag inför demokratiberedningens sammanträde. Demokratiberedningen finner arbetsgruppens förslag om att fullmäktiges ledamöter ska ut och möta medborgare och besöka företag som intressant. Denna typ av uppsökande medborgardialog kan ske på olika sätt. Besök på företag, besök i kommunal verksamhet om det kan ske utan hinder för verksamheten, torgmöten med mera. Ledamöterna kan till exempel gå ut i förskolor i anslutning till att föräldrar hämtar sina barn, besöka äldreboenden och ta en kopp kaffe med de boende. Syftet med besöken är att man ska föra dialog med medborgarna kring ett aktuellt ämne av visionär karaktär som företrädare för kommunfullmäktige och inte det enskilda partiet. Demokratiberedningen bedömer att förslaget bör kunna förverkligas under Det kan vara lämpligt att varje ledamot får tre till fyra frågor rörande ett ämne som fullmäktige anser vara viktigt att ta med sig ut som diskussionsunderlag. Walk & Talk-dialoger bedöms av beredningen som lämpliga vid till exempel planeringen av infrastruktur- och utomhusmiljöprojekt. Demokratiberedningen konstaterar att handläggningen av medborgaförslag i vissa fall tar lång tid. Förvaltningen får i uppdrag att till beredningens nästa sammanträde i november ta fram underlag på hur ärendeprocessen för medborgarförslag kan förbättras. Till exempel ska förslagsställaren ges yttranderätt i fullmäktige? Hur kommuniceras förslag till beslut på medborgarförslaget med den enskilde inför slutligt beslut i fullmäktige? Demokratiberedningen diskuterade att skyltning vid infrastrukturprojekt är ett bra sätt att ge medborgarna initial information om vad som är på gång i kommunen. Skyltning kan med fördel kombineras med olika typer av dialoger. Skyltning för större projekt bör ske i god tid om det ska väcka intresse och frågor hos medborgaren. Det tycks dock saknas ett enhetligt regelverk för hur skyltning ska Ordförandes

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(7) ske. Beredningen anser att skyltning bör ske vid de flesta utomhusarbeten som till exempel grävarbeten, byggnationer med mera som sker på uppdrag av kommunen. Demokratiberedningen diskuterade olika typer av e-verktyg för medborgardialog. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram exempel på hur e-verktyg används i andra kommuner inför beredningens sammanträde 24 november. Ordförandes

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(7) Demokratiberedningen 9 Övriga frågor Ärendebeskrivning Fråga din politiker Ordföranden informerar att funktionen Fråga din politiker har utvärderats av kommunledningsförvaltningen. Möjligheten att ställa frågor till de förtroendevalda via kommunens hemsida har inte nyttjats i någon större utsträckning och har bedöms vara ett trubbigt instrument som inte borgar för dialog. Förslag till beslut är att funktionen ska tas bort från kommunens hemsida. Demokratiberedningen anser att det finns andra metoder som är bättre för att skapa arenor för att ställa frågor till de förtroendevalde än Fråga din politiker. Kommunala anslagstavlor Demokratiberedningen diskuterade kommunala anslagstavlor. Det finns ett beslut att se över de kommunala anslagstavlorna. Anslagstavlorna finns införskaffade men har inte satts upp. Demokratiberedningen anser det angeläget att anslagstavlorna kommer på plats. Ordförandes