Justering av protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla

Transkript

1 (8) Plats och tid Rådrummet, kommunhuset, Tierps köping, kl Beslutande och övriga närvarande enligt sida 2 Paragrafer Utses att justera Justeringens plats och tid Sara Sjödal Kommunhuset, Tierps köping den Underskrifter Sekreterare Susanne Ivarsson Ordförande Barbro Wiklund Justerande Sara Sjödal BEVIS OM ANSLAG Justering av protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunhusets arkiv, Centralgatan 7, Tierp Paragrafer Underskrift Utdragsbestyrkande Susanne Ivarsson

2 (8) Närvarande Barbro Wiklund (S), ordförande Sara Sjödal (C) Lars-Peter Hållstrand (S) Emma Lokander (M) Joakim Larsson (SD) Lasse Karlsson (V) Gunilla Wisell (KD) Linda Wallberg (MP) Övriga närvarande Kristina Sennblad, processtrateg Susanne Ivarsson, utredare/utvecklare Anders Badner, kommunikationsstrateg

3 (8) 15 Inledning Ordförande för mötet hälsar välkommen och förklarade mötet öppnat. Mötet hölls i Rådrummet i kommunhuset och var ett slutet möte. Upprop och presentation av ledamoten Linda Wallberg (MP).

4 (8) 16 Plan för medborgardialog Enligt beslut i Kommunfullmäktige 196 står att uppdra till demokratiberedningen att ta fram en plan för medborgardialog i Tierps kommun för resterande mandatperiod. Planen ska beskriva struktur och systematik i genomförandet av medborgardialoger samt hur dialogen ska kopplas till styrprocessen. Riktlinjer och principer för medborgardialog efterföljs inte. Därför behövs det tas fram en plan för att uppnå målet i dokumentet. Frågor som ställs är: Vem ska hålla i dialogen, hur ska den organiseras, vad är kostnaderna, hur många dialoger är på gång? Susanne Ivarsson och Kristina Sennblad, processtöd hade till dagens sammanträde tagit fram tre punkter som bör klargöras i planen. 1. Vilken definition gör Tierps kommun av begreppet medborgardialog? 2. Politikens roll - Vem äger medborgardialogen? - Vem beslutar om att den ska genomföras (i vilket/vilka politiskt organ hamnar frågorna)? - Hur får politiken information från tjänstemän om vad som är på gång som skulle kunna vara föremål för dialog? - Vilka politiker ska mobiliseras för att hålla i dialogen? - Hur kommer resultatet av dialogen in i styr- och beslutsprocessen? - Akuta dialoger respektive planerade dialoger? - Vem/vilka är delaktiga i utvecklingsfrågor inom området nationellt? 3. Tjänstemännens roll - Var i organisationen ska ägarskapet till medborgardialogprocessen ligga? D.v.s. vem har överblicken och samordningsansvaret, var finns kompetensen? - Hur kommunicerar vi internt? Medvetenheten om processen innan dialog påbörjas, kunskap om verktygen. - Vem arbetar med utveckling inom området? - Vem ansvarar för framtagande av verktyg, bl a mall för projektplan, checklistor etc? - Hur sker mobilisering vid akuta dialogbehov? Forts.

5 (8) forts. Ordförande Barbro Wiklund och vice ordförande Sara Sjödal presenterade ett förslag på frågeställningar som bör klargöras i planen. - Organisatoriska delar, bakgrund, mål och direktiv. - Vem är uppdragstagare? - Deltagare, geografisk spridning. - Roller och bemanning. - Hur blir politiken informerad? - Finiansering. Ledamöterna delades in två grupper och tjänstemännen i en grupp för att diskutera utifrån de frågeställningar som ställdes i politikernas och tjänstemännens roll. Redovisning från politikens grupparbete: Ägare är politikerna. KF tar ej alla beslut, det gör KS och bolagen, men KF ska äga dialogen, även KS och bolagen, eller? Vem beslutar:. Infoflöde: Anders Badner hittar vägar. Budgetupptakten och medborgarnas brevlåda Vilka: KF, eller de politiker som är insatta i frågorna samt några fler ur KF Resultatet: får in synpunkter som ska bearbetas in i processen, eventuellt en ny dialog. Akuta? Då behövs ett team eller ledningen. Måste vara de insatta ansvariga politikerna. Man ska arbeta förebyggande så att behov av akut information och dialog minimeras. Sen kommer det ändå alltid att uppstå och då behövs en beredskap för det. Tillägg från grupp 2 Någon på tjänstemannasidan måste lyfta fram förslag, t ex Anders Badner. Att demokratiberedningen fungerar som samordnare och beredande organ. Utskotten får uppdrag att rekrytera och hålla i dialogen under deras ansvarsområden. Ska politikerna äga frågan, så är det viktigt att de är med i alla steg. Stående punkt demokratiberedningen kan fungera både att tjänstemän kommer och att politikerna pratar om vad de fångat upp. forts

6 (8) forts. Tjänstemännens redovisning: Oklart idag på vilken enhet medborgardialog frågorna ska ligga. Behov finns av ett antal tjänstemän (det finns kompetens i kommunen som vi behöver samordna) som har i uppdrag att samla in från verksamheterna vad som är på gång samt att sen samordna det till politiken Tjänstemännen ska vara rådgivande till verksamheterna och politikerna och göra en projektplan för den eventuella dialogen. Tjänstemännen ska även driva utvecklingsfrågor inom området. Hur vi internt kommunicerar olika beslut måste utredas. Idag har vi bristande kännedom om det som är på gång i de olika verksamheterna. Gruppen diskuterade också innehåll på hur man i framtiden ska arbeta med KF brevlådan, facebook, hemsida, medborgarförslag etc. Till nästa sammanträde: Politikerna respektive tjänstemännen ska ha ett utkast till plan för medborgardialog som utgångsläge till diskussion.

7 (8) 17 Sammanträdestider 16 augusti klockan , arbetsmöte 14 september klockan , öppet sammanträde.

8 (8) 18 Avslutning Ordförande tackar för bra diskussioner och önskar deltagarna en skön sommar och avslutar därmed sammanträdet.