Datum Mathias Brandt, kommunsekreterare Birgitta Berggren, sekreterare. Underskrifter Sekreterare Paragrafer Birgitta Berggren

Transkript

1 1(8) Plats och tid Kommunhuset, Valsverket, Kl :10 Beslutande Ledamöter Susanne Grundström (S), ordförande Erkki Vuorijärvi (GL) Wilhelm Tham ersätter Arne Rubin (KD) Göran Strömqvist (M) Tommy Kvarnström (HOB) Fredrik Fogelqvist (V) Övriga närvarande Mathias Brandt, kommunsekreterare Birgitta Berggren, sekreterare Justerare Fredrik Fogelqvist Justeringens plats och tid Kommunkontoret Underskrifter Sekreterare Paragrafer Birgitta Berggren Ordförande Susanne Grundström Justerare Fredrik Fogelqvist ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Val- och demokratinämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Birgitta Berggren

2 2(8) 68 Godkännande av kallelse till dagens sammanträde Ordförande Susanne Grundström (S) redogör för kallelsen till dagens sammanträde. Kallelsen godkänns, med ändring att pkt 5 kommer att behandlas då allmänheten har tillträde, samt tillägg med pkt 9 ändring av Val- och demokratinämndens beslut

3 3(8) 69 Fastställande av dagordning Till dagens sammanträde har en kallelse omfattande punkterna 1-8, delgivits ledamöterna. Dagordningen fastställs.

4 4(8) 70 Informationsärenden a) Val- och demokratinämndens tjänstgöring under valdagen , och transport av röster till länsstyrelsen, för nämndens ledamöter. b) Val- och demokratinämndens kanslilokaler på valdagen är Medborgarplatsen och är öppen tills samtliga distrikt redovisat sina röster. Telefonnummer till kansliet kommer att vara och Lions är kontaktade om att inga partier placeras i närheten av vallokal och att det skall vara tillgängligt för rörelsehindrade att ta sig fram till vallokal. Ingen dörröppnare kommer att finnas vid Folkets Hus, men man kommer att ha uppsikt och någon behöver hjälp med dörren. Erkki Vourijärvi får i uppdrag att se över vallokalen och skyltning vid vallokalen i Grythyttan då de öppnar. Inför kommande val bör man se över vilka röstmottagare som tjänstgör i vallokal, då det kan anses olämpligt att som röstmottagare vara valbar på röstsedel samt att som utsedd revisor för kommunen tjänstgöra på valdag. c) Demokratidagen den 27 augusti 2014, var ett bra arrangemang där elever och politiker fick möjlighet att träffas. Val- och demokratinämnden ser gärna en fortsättning. Ett stort tack framförs till Fredrik Fogelqvist som han får vidarebefordra till sina medarbetare som varit med och anordnat denna trevliga dag. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

5 5(8) 71 Offentlighetsprincipen Kommunsekreterare Mathias Brandt redogör för Allmän handling, offentlighet och sekretess Val- och demokratinämndens ledamöter tilldelas skriftlig information daterad Med detta har Val- och demokratinämnden informerats om offentlighetsprincipen och informationen läggs till handlingarna.

6 6(8) 72 Arbetsordning för Kommunfullmäktige Val- och demokratinämnden har från kommunstyrelsen fått i uppdrag för att i dialog med fullmäktiges presidium anpassa till ny politisk organisation. Förslaget om Arbetsordning för kommunfullmäktige skickas till Val- och demokratinämndens ledamöter. Val- och demokratinämnden är glada att ärendet remitterats för en dialog med fullmäktiges presidium. Med detta har nämnden informerats och ärendet kommer att behandlas efter dialog med fullmäktiges presidium.

7 7(8) 73 Beslut om fortsatt hantering av Val- och demokratinämndens utvärdering av medborgarförslag Ordförande Susanne Grundström (S) redogör från Val- och demokratinämndens arbetsutskott den 1 september 2014 där följande förslag till beslut diskuterades angående utvärdering av medborgarförslag. Rapporten pekar på en rad brister avseende såväl återkoppling till förslagsställaren samt den tid det tar för ett förslag att ta sig igenom den kommunala beslutsgången mm. Utgångspunkten för arbetsutskottets resonemang har varit att möjligheten skall finnas kvar men att den behöver få en bättre hantering. Om det är ett regelrätt medborgarförslag ska det gå den formella vägen som finns för det, är det förslag av enklare karaktär kan det få en annan väg genom kommunens organisation. Det kan också vara någon fråga som inte rör kommunen över huvud taget och då kan berörd medborgare få besked om det omgående och gå dit med sitt förslag istället. När vi skriver Val- och demokratinämnden är det under nuvarande förutsättningar. Om beslut fattas om en ny politisk organisation förutsätter vi att de frågor som rör demokratiarbetet kommer att följa med i organisationen dit ansvaret för dessa frågor flyttar. Vi vill särskilt understryka att det arbete som påbörjats måste fortsätta och få en ny plats i en ny organisation. Fredrik Fogelqvist (V) yrkar bifall. Val- och demokratinämndens beslut - överlämna rapporten angående medborgarförslagen till kommunfullmäktige för fortsatt hantering och vill också skicka med följande förslag, - även fortsättningsvis skall det vara möjligt för medborgarna att lämna in förslag till kommunen enligt den ordning som finns reglerad i kommunallagen men att möjligheten att lämna in förslag som inte nödvändigtvis följer den lagstadgade ordningen också skall erbjudas, - att Val- och demokratinämnden tillsammans med anställd tjänsteman får till uppgift att vara mottagare av förslag från medborgare och i sin roll lotsa förslagsställaren vidare så att förslaget hamnar där det hör hemma.

8 8(8) 74 Placering av valsedlar Val- och demokratinämnden har den 6 mars tagit beslut om att inga valsedlar får läggas på borden. Inför valdagen har uppmärksammats att de valsedelställ som finns ej kommer att räcka till när det gäller namnvalsedlar, och eventuellt behöver bord kunna användas till övriga partiers namnvalsedlar. Val- och demokratinämndens beslut På valdagen om behov uppstår får övriga partiers namnvalsedlar placeras på bord.