Val- och demokratinämnden

Transkript

1 1(12) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, Kl Beslutande Ledamöter Susanne Grundström (S) Fredrik Fogelkvist (V) Samuel Ericson (V) Robin Pleines (C) Jonas Domnauer (HOB) Erkki Vuorijärvi (GL) Wilhelm Tham (GL) Vice ordförande Ers Jan Svärd (S) Ordförande Ers Ylva Karttunen Bark (HOB) Ers Göran Strömqvist (M) Ersättare "[Skriv ersättare här]" Övriga närvarande Thorsten Schnaars, chef medborgarplatsen Mathias Brandt, kommunsekreterare Justerare Justeringens plats och tid Kommunkontoret torsdag 9/ kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-9 Mathias Brandt Ordförande Samuel Ericson Justerare Erkki Vuorijärvi ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Val- och demokratinämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Ann-Britt Pettersson

2 2(12) 1 Information om medborgarundersökningen Medborgarplatsens chef Thorsten Schnaars redogör för SCB:s medborgarundersökning som genomförts i Hällefors kommun under hösten Undersökningen omfattar tre huvudområden: kommunen som plats att leva och bo; kommunens olika verksamheter samt medborgarnas uppfattade inflytande. Bland det som uppfattas som positivt finns tryggheten, fritidsmöjligheterna, vatten, renhållning, räddningstjänst och idrottsanläggningar. Bland det som uppfattas som negativt finns kommunikationer, arbetsmöjligheter,, äldreomsorg, gator inklusive gång- och cykelvägar samt hela området möjligheter till inflytande. Under nämndens behandling av ärendet ställer Robin Pleines (C) och Wilhelm Tham (GL) frågor.thorsten Schnaars och ordförande Samuel Ericson (V) svarar att nästa undersökning genomförs hösten 2012 och att såväl tjänstemän som Val- och demokratinämndens ordförande arbetar vidare med det erhållna resultatet. Ordförande Samuel Ericson (V) ställer en öppen fråga om hur nämnden kan arbeta vidare med frågan. Susanne Grundström (S) föreslår att en referensgrupp medborgare kan användas i arbetet. Ordförande Samuel Ericson yrkar att ärendet görs till beslutsärende och att en arbetsgrupp tillsätts vilket bifalls. I arbetsgruppen föreslås ingå Samuel Ericson (V), Jonas Domnauer (HOB) samt Wilhelm Tham (GL) Ordförande ställer bifall mot avslag på den föreslagna gruppen vilken bifalls Val- och demokratinämndens beslut För att arbeta vidare utifrån medborgarundersökningens resultat utses en arbetsgrupp bestående av Samuel Ericson (V), Jonas Domnauer (HOB) och Wilhelm Tham (GL). Gruppen presenterar i samband med nämndens nästa sammanträde

3 3(12) Exp till Arbetsgruppens medlemmar Lena Sahrblom Ritha Sörling Thorsten Schnaars Mötet ajourneras 5 min.

4 4(12) 2 Ekonomisk rapport 2011 Ekonom Kristina Andersson informerar kort om året För kommunen som helhet pekar resultatet på ett överskott om ca 6,9 miljoner. Såväl bildningsnämndens som omsorgsnämndens underskott blev mindre än prognostiserat. Val- och demokratinämnden visar ett positivt resultat; enligt ordförande Samuel Ericson (V) hamnar överskottet på mellan tkr. Detta är procentuellt sett ett mycket bra resultat. Under nämndens behandling av ärende ställer Susanne Grundström (S) en fråga om hur genvägen påverkar kommunens resultat. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

5 5(12) 3 Tidplan för Hällefors kommuns ekonomiprocess Ordförande Samuel Ericson (V) redogör för hur planen ser ut med speciellt fokus på Val- och demokratinämnden. De frågor som är kopplade till dialogmötena redovisas. Under nämndens behandling av ärendet ber Susanne Grundström (S) att ledamöterna får frågorna inför dialogträffarna skickade till sig vilket ordförande lovar att ombesörja. Fredrik Fogelkvist (V) ställer fråga om hur dialogmötena är tänkta att fungera. Samuel Ericson (V) svarar. Susanne Grundström (S) yttrar sig utan att yrka. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

6 6(12) 4 Inför träff om medborgardialog, Stockholm Ordförande Samuel Ericson (V) informerar kort om medborgardialogträff. Träffen hålls på SKL i Stockholm och Hällefors kommun har tidigare representerats av två ledamöter. Ordförande avser att delta och ber ytterligare intresserade att kontakta honom. Under nämndens behandling av ärendet frågar Fredrik Fogelkvist (V) hur många platser som finns. Samuel Ericson (V) svarar att kommunen har två platser. Susanne Grundström (S) yttrar sig utan att yrka. Erkki Vuorijärvi (GL) anmäler sig som deltagare. Med tillägget att Samuel Ericson (V) och Erkki Vuorijärvi (GL) deltar i träffen, godkänns informationen och ärendet läggs till handlingarna.

7 7(12) 5 Val- och demokratinämndens mål för Ordförande Samuel Ericson (V) påpekar att de mål som bifogats utskicket gällde Nämnden informeras om de under 2012 gällande målen. Ordförande släpper ordet fritt då det gäller hur målen kan konkretiseras. Under nämndens behandling av ärendet yttrar Susanne Grundström (S) att medborgarundersökningen och den arbetsgrupp som tillsattes under 1 innebär en konkretisering. Samuel Ericson (V) instämmer i att medborgarundersökningen bör utgöra grund för det fortsatta arbetet. Robin Pleines (C) yttrar att nämnden kan rikta sig mot invandrare och ungdomar exempelvis genom att kontakta ungdoms- och invandrarorganisationer. Susanne Grundström (S) menar att partiernas ungdomsförbund är en bra ingång. Susanne Grundström (S) ställer fråga om ungdomsdialogen. Samuel Ericson (V) och kommunsekreterare Mathias Brandt svarar att projektet avslutats men att en fortsättning utreds då deltagande kommuner varit positiva. Susanne Grundström (S) ställer fråga om demokratipriset. Samuel Ericson (V) svarar att det ska delas ut även i år. Fredrik Fogelkvist betonar vikten av kontakter gentemot andra nämnder. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

8 8(12) 6 Plats för Val- och demokratinämndens sammanträde Som ett led i att göra politiken öppnare och mer tillgänglig för medborgarna, har tidigare i nämnden beslutats att hålla ett sammanträde på Hällefors folkhögskola, , dnr 21.11/106 I linje med detta bör kontakt tas med Hällefors folkhögskola för att om möjligt hålla nästa sammanträde, , där. Förvaltningens förslag till beslut Kommunförvaltningen föreslår Val- och demokratinämnden att kontakta Hällefors folkhögskola för att undersöka möjligheten att hålla sammanträdet i deras lokaler. Under nämndens behandling av ärendet ställer Wilhelm Tham (GL) en fråga om vilken tid sammanträdet kommer att hållas. Ordförande Samuel Ericson (V) svarar att utgångspunkten är klockan 14.00, och att eventuella avvikelser från detta kommer att framgå av kallelsen. Föreslås att Susanne Grundström (S) får i uppdrag att kontakta Hällefors folkhögskola och att planera tid och lokal. Ordförande ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag med tillägget att uppdraget att kontakta folkhögskolan ges till Susanne Grundström (S) vilket bifalls. Val- och demokratinämndens beslut Nämnden beslutar att Susanne Grundström (S) får i uppdrag att kontakta Hällefors folkhögskola gällande möjligheten att förlägga nämndens nästa sammanträde, , i deras lokaler.

9 9(12) 7 Deltagande i regionalt nätverk för valnämnder Ärendet Val- och demokratinämnden har mottagit en inbjudan till regional nätverksträff syftande till att stärka och stödja arbetet inför valåret De diskussioner som förs i de regionala nätverken kommer också att användas som underlag i regeringens vallagsutredning. Nätverksträffen ligger väl i linje med såväl Val- och demokratinämndens antagna inriktningsmål som dess reglemente. Inbjudan vänder sig till ordförande och vice ordförande samt den tjänsteman i kommunen som ansvarar för valet. Kostnaden är 950 kr per deltagare exklusive moms, inklusive lunch och fika. Förvaltningens förslag till beslut Kommunförvaltningen föreslår att val- och demokratinämnden representeras på nätverksträffen. Under nämndens behandling av ärendet ber nämndens ledamöter att få inbjudan skickade till sig vilket bifalls. Susanne Grundström (S) föreslår att kommunsekreterare Mathias Brandt och ordförande Samuel Ericson deltar. Mathias Brandt anmäler förhinder. Ordförande Samuel Ericson (V) yrkar bifall till förvaltningens förslag och att ledamöter som önskar delta kontaktar honom. Ordförande ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag vilket bifalls Val- och demokratinämndens beslut Nämnden beslutar att delta med ordförande Samuel Ericson (V) samt eventuellt ytterligare en ledamot.

10 10(12) 8 Framtida utskick av kallelse och bilagor till Val- och demokratinämnden Kommunförvaltningen föreslår att dagens pappersutskick av kallelse och bilagor ersätts av digitala utskick då detta medför vinster ekonomiskt, miljömässigt, administrativt och tidsmässigt. Beslutsunderlag Hällefors kommuns klimatstrategi Digitala nämndhandlingar. Kartläggning och jämförelse av användningen av beslutsunderlag i två olika nämnder. (Länk: uu.diva-portal.org/smash/getdiva2:470635/fulltext01) Ärendet Utskick av handlingar till Val- och demokratinämndens sammanträden sker idag i pappersform via ordinarie postgång. Sedan tidigare har Kommunstyrelsen övergått till digitala utskick av ärendebilagor, och dessa handlingar tillsammans med kallelsen ligger som pdf-fil på kommunens hemsida. En övergång till digitala handlingar är på sikt önskvärt för Hällefors kommuns politiska organ. Fördelarna består bland annat i att kommunens pappersförbrukning kan minskas vilket medför såväl ekonomiska som miljömässiga vinster och förenklad administration. Portokostnader som idag uppskattas till ca 4000 kr per år gällande Val- och demokratinömndens utskick, kan också reduceras. Transporterna minskas med detta också i linje med Hällefors kommuns klimatstrategi. Digitala handlingar innebär också att man direkt i dem kan länka till relevanta exempel, lagar och andra beslutsunderlag och att uppdateringar i ärenden snabbt och enkelt kan förmedlas till ledamöterna. I kommuner där digitala handlingar införts i en eller flera nämnder, har farhågor funnits kring läsbarhet och effektivitet vid inläsningen av handlingar i digital form. Också möjligheten att anteckna i handlingarna har lyfts som ett problem. I en undersökning som gjorts mot två nämnder i Uppsala, där en digitaliserats och den andra inte, har det visat sig att ingen av de tillfrågade politikerna upplever att inläsningstiden ökat med införandet av digitala handlingar. Möjligheterna till anteckning upplevs dock som ett problem och detta sker i vissa fall på papper vid sidan. Huvudparten av de tillfrågade politikerna upplever problemen till trots digitala handlingar som något positivt. Inget i undersökningen tyder på att beslutsfattandet som sådant påverkas av i vilken form dokumenten distribueras.

11 11(12) Eftersom Val- och demokratinämnden i Hällefors kommun har en relativt låg ärendebelastning, bör handlingar i digital form vara relativt enkla att överblicka och hantera. Möjligheten att skriva ut hela eller delar av ärendelistan finns givetvis för ledamöterna. Nämndens sekreterare kan även fortsättningsvis på begäran skriva ut kallelse och bilagor. Förvaltningens förslag till beslut Kommunförvaltningen föreslår Val- och demokratinämnden att framtida utskick av kallelse och bilagor till sammanträden skickas i digital form till den e-postadress ledamöterna angett. Jonas Domnauer (HOB) yttrar sig utan att yrka. Fredrik Fogelkvist (V) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Susanne Grundström (S) föreslår att nämndhandlingarna projiceras under nämndens sammanträden. Erkki Vuorijärvi (GL) yrkar bifall till Susanne Grundströms förslag. Ordförande ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag vilket bifalls. Val- och demokratinämndens beslut Nämndens beslutar att utskick av kallelse och bilagor till sammanträden fortsättningsvis skickas i digital form till den e-postadress som ledamöterna angett.

12 12(12) 9 Övriga frågor Lindesbergs ungdomsberedning Ordförande Samuel Ericson (V) informerar kort om Lindesbergs ungdomsberednings verksamhet och att han haft inledande kontakter med beredningen. Samuel Ericson (V) yrkar att val- och demokratinämnden kontaktar Lindesbergs ungdomsberedning för att träffas och utbyta erfarenheter. Ordförande ställer bifall mot avslag på sitt eget yrkande vilket bifalls. Val- och demokratinämndens beslut Nämnden kontaktar genom ordförande Samuel Ericson (V) Lindesbergs ungdomsberedning för att träffas och utbyta erfarenheter. - Användande av plenisalens ljudanläggning Erkki Vuorijärvi (GL) yrkar att den ljudanläggning som finns i kommunhusets plenisal ska användas under nämndens sammanträden. Val- och demokratinämndens beslut Kommunsekreterare Mathias Brandt får i uppdrag att undersöka hur plenisalens ljudanläggning fungerar och om den lämpar sig för att användas under nämndsammanträden.