Holger Forsberg (S) Sune Rehnberg (SD) 38-43, Nina Svensson, nämndsekreterare och valsamordnare Pontus Gillnäs, valadministratör

Transkript

1 1(14) Plats och tid Norrtäljesalen, tisdagen den 12 juni 2018 kl 13:00-14:00 ande Ledamöter Louise Branting (C), ordförande Nils Matsson (M), vice ordförande 38-43, Christina Pettersson (S) Andreas Hagstedt (MP) Roine Wallin (L) 38-43, Ola Nordstrand (V) Sören Karlsson (SD) 38-43, Bengt Karlström (KD) Tjänstgörande ersättare 38-43, Jessica Hilwëyn (V) Tjänstgörande ersättare Ulla Malutchenko (M) Tjänstgörande ersättare 44 Clas Forsgren (C) Tjänstgörande ersättare 44 Ersättare Holger Forsberg (S) Sune Rehnberg (SD) 38-43, Övriga närvarande Nina Svensson, nämndsekreterare och valsamordnare Pontus Gillnäs, valadministratör Justerare Nils Matsson Justeringens plats och tid Kommunhuset Ankaret, 15 juni 2018 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Nina Svensson Ordförande Louise Branting Justerare Nils Matsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen, Kommunstyrelsekontoret Underskrift Nina Svensson

2 2(14) Ärendelista 39 Dnr 300 Val av justerare Dnr 668 Ändringar i föredragningslistan Dnr 667 Informationsärenden Dnr Månadsrapport per maj Dnr Internkontrollplan Dnr Val av röstmottagare Dnr Val av ambulerande röstmottagare Dnr Hantering av namnvalsedlar Dnr Reseersättning till röstmottagare Dnr 252 Meddelanden Dnr 184 Redovisning av delegationsbeslut... 14

3 3(14) 39 Dnr 300 Val av justerare utser Nils Matsson (M) att tillsammans med ordföranden justera protokollet. Justering äger rum i kommunhuset Ankaret den 15 juni klockan 10:00.

4 4(14) 40 Dnr 668 Ändringar i föredragningslistan Inga ändringar förelåg.

5 5(14) 41 Dnr 667 Informationsärenden Valsamordnare Nina Svensson och valadministratör Pontus Gillnäs informerar om det pågående arbetet med de allmänna valen 2018.

6 6(14) 42 Dnr Månadsrapport per maj 2018 godkänner månadsrapport per maj 2018 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Flera av de satsningar nämnden budgeterat för 2018 kommer att utebli. Detta medför en möjlighet till omprioriteringar á 277 tkr. Det ligger en 0 prognos då ambitionen är att använda samtliga medel för att verka för en bra service och för åtgärder som kan öka valdeltagandet. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 30 maj Bilaga 1. Månadsrapport per maj et ska skickas till Kommunstyrelsen

7 7(14) 43 Dnr Internkontrollplan 2019 beslutar att anta Internkontrollplan för 2019 med tillägget att ska säkerställa att parkeringstillstånd återlämnas vid avslutat förtroendeuppdrag. Val- och förtroendemannanämnden överlämnar sedan Internkontrollplan för 2019 till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i 6 kap 7 i Kommunallagen. Det är alltid respektive nämnd som har ansvaret för att utforma en god internkontroll och styrning samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Kommunfullmäktige har beslutat om tre övergripande internkontrollområden; Informationssäkerhet, Professionellt och förtroendeskapande förhållningssätt och Ekonomiska processer och uppföljning av leverans i förhållande till beslut. Dessa specificeras och riskskattas i Internkontrollplan för sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 21 maj Bilaga 1. Internkontrollplan för 2019 ande sammanträde Yrkanden Ordförande Louise Branting (C) yrkar att tillägga att Val- och förtroendemannanämnden ska säkerställa att parkeringstillstånd återlämnas vid avslutat förtroendeuppdrag. sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med yrkandet. et ska skickas till Controller Kommunstyrelsen

8 8(14)

9 9(14) 44 Dnr Val av röstmottagare 2018 förordnar röstmottagare i de allmänna valen 2018 enligt Bilaga 1. Röstmottagare i de allmänna valen Sammanfattning av ärendet Valadministrationen har tidigare fått delegation att kalla personer till valutbildning och således förbereda dem för att arbeta som röstmottagare. I samband med detta har en preliminär bemanning för varje valdistrikt och röstningslokal skapats av valadministrationen. Denna redovisas i Bilaga 1. Röstmottagare i de allmänna valen De som föreslås har antingen gått en valutbildning eller är inbokade på en kommande valutbildning. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 24 maj Bilaga 1. Röstmottagare i de allmänna valen ande sammanträde Nils Matsson (M), Roine Wallin (L), Sören Karlsson (SD), Bengt Karlström (KD) och Sune Rehnberg (SD) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. et ska skickas till Controller Kansliavdelningen

10 10(14) 45 Dnr Val av ambulerande röstmottagare 2018 förordnar Nathalie Thunberg, Lars Nordstrand, Maj-Britt Folkesson, Kristin Kindgren, Denice Nielsen och Sten Hallman till ambulerande röstmottagare för Norrtälje kommun i de allmänna valen 2018 samt fastställer reseersättningarna för ambulerande röstmottagare i valet 2018 till de reseersättningsnivåer för förtroendevalda som regleras i ERS Sammanfattning av ärendet Enligt Vallag 2005:837 är varje kommun skyldig att tillhandahålla ambulerande röstmottagare. Dessa besöker väljarens hem eller vårdinrättning i de fall väljaren har svårt att uppsöka en vallokal på egen hand på grund av ålder, sjukdom eller funktionsvariation. I valet 2018 avser Val- och förtroendemannanämnden att informera aktuella målgrupper om att man kan beställa tjänsten under valperioden. Detta beräknas leda till ett större intresse jämfört med tidigare val och därför föreslås att nämnden utser totalt sex personer att arbeta i par under valperioden mellan 22 augusti 9 september. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 24 maj ande sammanträde Yrkanden Louise Branting (C) yrkar om tillägg gällande att fastställa reseersättningarna för ambulerande röstmottagare i valet 2018 till de reseersättningsnivåer för förtroendevalda som regleras i ERS sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med yrkandet. et ska skickas till Kansliavdelningen

11 11(14) 46 Dnr Hantering av namnvalsedlar 1. beslutar att samtliga partier i egen regi ansvarar för transport av sina namnvalsedlar till röstningslokaler och vallokaler. 2. Partier som inte har rätt av få sina partivalsedlar utlagda av kommunen ansvarar dessutom för transport av sina partivalsedlar till röstningslokaler och vallokaler. 3. Partierna överlämnar sina valsedlar till tjänstgörande röstmottagare i röstningslokal eller vallokal. Endast röstmottagare får placera ut valsedlar i valsedelsställ. Sammanfattning av ärendet et innebär att partier själva ansvarar för transport av namnvalsedlar till röstningslokaler och vallokaler. Detta är samma förfarande som i valet När partierna anländer till lokalen tar röstmottagare emot valsedlarna och placerar dem i valsedelsställen enligt s anvisning. Partier som inte har rätt att få sina partivalsedlar utlagda av röstmottagarna ansvarar för transport och leverans av alla sina valsedlar till röstningslokaler och vallokaler. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande 30 maj et ska skickas till Gruppledarna för de partier som har mandat i kommunfullmäktige. Kansliavdelningen. Samtliga röstmottagare.

12 12(14) 47 Dnr Reseersättning till röstmottagare beslutar att fastställa reseersättningarna för röstmottagare i valet 2018 till de reseersättningsnivåer för förtroendevalda som regleras i ERS 2018 samt att tidigare beslut från sammanträdet den 20 mars, diarienummer VN beslutspunkt 2, inhiberas. Sammanfattning av ärendet Ärendet rör justering av reseersättningar för röstmottagare så att dessa blir överensstämmande med de reseersättningar som utgår till kommunens förtroendevalda enligt Ersättningsbestämmelser sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande 30 maj ande sammanträde Yrkanden Louise Branting (C) yrkar att tillägga att tidigare beslut från sammanträdet den 20 mars 2018, diarienummer VN beslutspunkt 2, inhiberas. sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med yrkandet. et ska skickas till Löneavdelningen Kansliavdelningen

13 13(14) 48 Dnr 252 Meddelanden Inga meddelanden förelåg.

14 14(14) 49 Dnr 184 Redovisning av delegationsbeslut godkänner redovisningen av delegationsbesluten. sunderlag s ordförandes beslut om ersättning för förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda daterat den 31 maj s ordförandes beslut om utnämnande av dataskyddsombud daterat 22 maj 2018.