Service system Document id: 201205091-022-030 Date: 28 Nov 2012 Version: 0.9
201205091 Martin Pettersson 2 / 30 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INTRODUKTION... 3 Syfte... 3 Omfattning... 3 Referenser... 3 SERVICESYSTEM... 4 Starta... 4 Toppmeny... 5 Översikt jobb... 6 Skapa/ändra jobb... 7 Min sida mina jobb... 22 Min sida mina bil... 23 Kunder... 25 Dashboard/statistik... 29
201205091 Martin Pettersson 3 / 30 Introduktion Syfte Dokumentet är en vägledning till er bedrift för hur ni kar arbeta med Service systemet för att förenkla arbetet med service, support, underhåll och del beställningar med mera. Omfattning Detta dokument beskriver Service system. Referenser Systemadministration 201205091-022-028 SmartService - Systemadministration.pdf
201205091 Martin Pettersson 4 / 30 Servicesystem Starta Öppna webbläsare och navigera till https://smartservice.yourdomain.com Klicka på länken Service system Logga in med din användare eller med systemkontot om det är första inloggningen En översikt av pågående jobb visas på startsidan.
201205091 Martin Pettersson 5 / 30 Toppmeny Från toppmenyn nås alla funktioner i Servicesystemet. Menyn består av: Kund (Samtanke AB) o Kundens namn (startsida = översikt av kundens maskiner) Handlekurv o Kundvagn med reservdelar som kunden önskar köpa. Information om inloggad användare samt Logg ut funktion.
201205091 Martin Pettersson 6 / 30 Översikt jobb I denna bild får ni en översikt över alla jobb som är registrerade i systemet. I menyn till vänster kan man filtrera ut jobb enligt följande filer: Mina jobb = alla jobb som påloggad användare tackat ja till Dele bestilling = alla aktiva delbeställningar Status = alla jobb för vald status
201205091 Martin Pettersson 7 / 30 Skapa/ändra jobb Alla bilder i detta kapitel visar all information som kan registreras och lagras för ett jobb. Kund, maskin, jobb Här anger du vilken kund och maskin som jobbet gäller för samt anger en kort beskrivning och grovplanering/kategorisering av jobbet (status, kategori, typ, prioritet och beskrivning). I denna bild kan du också se öppna/stängda jobb för både kunde och maskinen.
201205091 Martin Pettersson 8 / 30 Support logg Härifrån registreras support tid in som kan användas för uppföljning mot kunden.
201205091 Martin Pettersson 9 / 30 Avtale Härifrån planerar du in vilken tekniker som ska utföra jobbet. I exemplet nedan kan vi se att en tekniker redan accepterat jobbet och därmed fått all information om jobbet i sin e-post kalender. I exemplet kan vi också se att vi håller på att bjuda in en till tekniker.
201205091 Martin Pettersson 10 / 30 Specifikationer/manualer I denna bild fås en översikt över alla specifikationer/manualer/videos kopplade till maskinens modell/kategori och leverantör. OBS! Om leverantören (producenten) av denna maskinmodell (produkt) har registrerat i all produktinformation i BFSN Branschportal och gett din bedrift tillgång så har du möjlighet (efter en del konfigurationer som beskrivs i manualen för Systemadministration) att direkt få tillgång till denna information.
201205091 Martin Pettersson 11 / 30 Formulär/skjemaer Härifrån kan ni se formulär/skjemaer som används för att registrera in och lagra information om maskinen elektroniskt. Skjema skickas in med e-post till smartservice.machine@yourdomain.com, i ämnesraden skriver du in maskinen QR kod därmed kopplas och lagras skjema automatiskt i maskinens dokumentarkiv (e-posten/skjema läses in i systemet var 10:e minut). OBS! Om leverantören (producenten) av denna maskinmodell (produkt) har registrerat i all produktinformation i BFSN Branschportal och gett din bedrift tillgång så har du möjlighet (efter en del konfigurationer som beskrivs i manualen för Systemadministration) att direkt få tillgång till denna information.
201205091 Martin Pettersson 12 / 30 Reservdelsritningar Härifrån kan kunden beställa reservdelar genom att välja en reservdelsritning (Exploded view C602) och sedan klicka i ritningen för att lägga till reservdel i kundvagnen. OBS! Om leverantören (producenten) av denna maskinmodell (produkt) har registrerat i all produktinformation i BFSN Branschportal och gett din bedrift tillgång så har du möjlighet (efter en del konfigurationer som beskrivs i manualen för Systemadministration) att direkt få tillgång till denna information.
201205091 Martin Pettersson 13 / 30 Här är ett exempel på när vald reservdel finns på tre olika lager. Skriv in antal från det lager som vu vill använda.
201205091 Martin Pettersson 14 / 30 Vanligaste reservdelarna Härifrån kan teknikern direkt lägga in de vanligaste reservdelarna för maskinen direkt in på ordern. Reservdelarna är grupperade för kund/tekniker och kan visas med bild så det är enkelt att hitta reservdelen. Det är också enkelt för teknikern att flytta reservdelar från olika lager direkt i denna bild. OBS! Om leverantören (producenten) av denna maskinmodell (produkt) har registrerat i all produktinformation i BFSN Branschportal och gett din bedrift tillgång så har du möjlighet (efter en del konfigurationer som beskrivs i manualen för Systemadministration) att direkt få tillgång till denna information.
201205091 Martin Pettersson 15 / 30 Kommentarer Här skriver tekniker och service manager in kommentarer till jobbet.
201205091 Martin Pettersson 16 / 30 Dokumentation Härifrån visas alla dokument som är specifika för detta jobb som till exempel: Bilder på utfört arbete Ifylld och signerad Risikovurderings skjema Ifylld och signerad Service report skjema Med mera Skjema/bilder skickas in med e-post till smartservice.service@yourdomain.com med jobbets Ordernummer e-postens ämnesrad. E-posten med tillhörande skjema/bilder läses in i systemet var 10:e minut
201205091 Martin Pettersson 17 / 30 Dokumentation - Exempel Hazard Analysis/Risikovurdering
201205091 Martin Pettersson 18 / 30 Dokumentation Exempel Service report
201205091 Martin Pettersson 19 / 30 Order Från denna bild registrerar och ändrar man orderraderna för detta jobb.
201205091 Martin Pettersson 20 / 30 I exemplet nedan är en artikel framsökt som ej finns på lager. När artikeln läggs till ordern skickas det då också en e-post till en av er bestämd person som har hand om inköp.
201205091 Martin Pettersson 21 / 30 Faktura nr I denna bild visas faktura nummer för jobb som fakturerats.
201205091 Martin Pettersson 22 / 30 Min sida mina jobb Från denna bild kan teknikern se alla aktiva jobb som han/hon tackat ja till.
201205091 Martin Pettersson 23 / 30 Min sida mina bil Från denna bild kan teknikern se reservdelar och lagerstatus för sin egen bil. Teknikern kan enkelt flytta delar till och från sin bil från huvudlager eller annan teknikers bil.
201205091 Martin Pettersson 24 / 30 Teknikern kan filtrera lagerlistan utifrån fyra olika filter: Lagerstatus för alla delar i bilden Lagerstatus för alla vanliga reservdelar för teknikerns pågående jobb Lagerstatus för alla vanliga reservdelar för teknikerns pågående jobb som saknas Lagerstatus för plocklista (teknikern söker fram artikel för artikel)
201205091 Martin Pettersson 25 / 30 Kunder Härifrån administreras uppgifter om kunder och kontaktpersoner. Ändringarna lagras direkt i ert ERP/ekonomisystem Översikt kunder
201205091 Martin Pettersson 26 / 30 Kund Namn och leveransadress.
201205091 Martin Pettersson 27 / 30 Kontaktpersoner Kundens kontaktpersoner.
201205091 Martin Pettersson 28 / 30 Maskiner Härifrån kan man se och administrera kundens alla maskiner.
201205091 Martin Pettersson 29 / 30 Dashboard/statistik Från dessa bilder går det att ta ut statistik (KPI) per månad utifrån olika grupperingar. Generellt
201205091 Martin Pettersson 30 / 30 Översikt