Mamut Business Software Introduktion Nyheter i Mamut Business Software 12.5 och Mamut Online Desktop 2.0
Postadress: Mamut AB Box 7654 103 94 Stockholm Telefon: 08-411 61 90 Fax: 08-566 991 01 Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr 111 35 Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: 08-566 991 70 Fax: 08-566 991 71 Mamut Lön Support tlf: 08-566 991 72 Internet: www.mamut.se/support E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: 0200-92 01 20 (Gratisnummer) Internet: www.mamut.se E-post: info@mamut.se Fax: 08-566 991 01 2009 Mamut AB. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. II
Ny version NY VERSION Mamut lanserar med jämna mellanrum uppdateringar av programmet. Dessa uppdateringar kallas huvudversioner och skickas ut till alla användare med ett serviceavtal som inte redan har laddat ned uppdateringen. Vi rekommenderar alla våra kunder att uppdatera till senaste huvudversion. Mellan huvudversionerna görs ibland även förbättringar av befintlig funktionalitet. Dessa versioner tillgängliggörs via Internet i form av så kallade Service Releases. Det är viktigt att notera att uppdateringarna som har gjorts i en Service Release inte alltid påverkar alla kunder, då ändringarna ofta beror på användningssätt samt vilka funktioner som finns tillgängliga i programmet. Version 12.5 av Mamut Business Software har nu lanserats. Denna bok syftar till att presentera de viktigaste nyheterna sedan den sista huvudversionens Service Release. I kapitel 1 beskrivs nyheterna sammanfattningsvis medan kapitel 2 innehåller utdrag från de nya utgåvorna av introduktionsböckerna. För att du som läsare ska kunna se nyheterna i ett sammanhang är de flesta avsnitt som beskriver ändrade funktioner inkluderade i sin helhet i kapitel 2. Du kan beställa uppdaterade versioner av introduktionsböckerna hos Mamut. Avsnitt som delvis beskriver nya funktioner har markerats med en symbol i marginalen, så att det blir enklare att hitta. Dokumentationen kan beskriva tjänster och/eller funktioner som inte är tillgängliga i din lösning. Var god ta kontakt om du vill beställa eller få mer information. Kontakta Mamut på telefon 08-566 991 70 eller via e-post: info@mamut.se. När du installerar en ny version kommer du även att få en uppdaterad uppsättning hjälpfiler. När du trycker på F1-knappen öppnas den hjälpfil som är mest relevant för det fönster du har öppet i programmet. På våra hemsidor kan du söka i artiklar som publiceras kontinuerligt i vår kunskapsdatabas. Vi publicerar svar på ofta återkommande frågor från våra kunder. Du kan söka i vår kunskapsdatabas på www.mamut.se/support. Du hittar en installationsguide för uppdatering på våra hemsidor: www.mamut.se/uppdatera. Nyheter i version 12 Detta dokument beskriver nyheter i version 12.5. I hjälpen (F1) hittar du mer information om vad som var nytt i version 12, 12.2 och 12.3. Du hittar nyhetsdokumentationen på våra webbsidor på www.mamut.se/uppdatera. Uppdatering från version 11 Du hittar mer dokumentation angående uppdatering från version 11 på våra webbsidor www.mamut.se/uppdatera. III
Förord Innehåll Del 1: Nyhetsöversikt... 1 Del 2: Utdrag från introduktionsböckerna... 11 Del 3: Mer information... 51 Index... 57 IV
Del 1: Nyhetsöversikt I detta kapitel: Generella nyheter... 2 Kunduppföljning... 3 Lager... 4 Redovisning... 5 Lagändringar... 6 Rapporter... 7 Försäljning... 8 Nyheter i Mamut Online Desktop version 2.0... 9 1
Del 1 - Nyhetsöversikt GENERELLA NYHETER Mamut godkänt för Microsoft Windows 7 Mamut har som första mjukvaruproducent i världen fått sina program godkända för Microsoft Windows 7 och har tilldelats logotypen "Compatible with Windows 7" (kompatibel med Windows 7). Godkännandet gäller i sju europeiska länder: Sverige, Norge, Danmark, England, Irland, Nederländerna och Tyskland. Mamut har totalt 18 godkända applikationer i logo-programmet. Du kan läsa mer om rekommenderade systemkrav på www.mamut.se/system. Utökad hjälp på Internet Hjälpen är nu tillgänglig i en webbaserad utgåva. Den webbaserade hjälpen innehåller den senaste versionen av dokumentationen samt skärmbilder, länkar till relevanta artiklar och annan information som tidigare inte var tillgänglig. Hjälpen ger dig relevant information om det fönster som du arbetar i när du klickar på Hjälp eller trycker på F1-knappen. Onlinehjälpen öppnas i Internet Explorer. Första gången du öppnar hjälpen i den nya versionen av programmet får du en fråga om du vill börja använda Onlinehjälpen. Valet du gör blir standardinställningen när du öppnar hjälpen även i framtiden. Du kan emellertid ändra denna inställning när som helst. Om du inte är ansluten till Internet öppnas Offlinehjälpen automatiskt - oavsett vilken inställning du har valt som standard. Du hittar hjälpinställningen via menyn Visa - Inställningar - Användare på fliken Annat. Du kan även öppna hjälpen via menyn Hjälp - Innehåll - Onlinehjälp eller Offlinehjälp. Läs mer om fliken Annat i användarinställningarna på sidan 42. Avbryt avslutning av programmet Om du i inställningarna för säkerhetskopiering, under Arkiv - Säkerhetskopia - Inställningar, har valt Fråga om automatisk säkerhetskopia ska göras kommer systemet att fråga om du vill säkerhetskopiera dina data innan du avslutar programmet. Du kan i detta dialogfönster nu klicka Avbryt för att gå tillbaka till programmet, om du inte vill avsluta. Läs mer om säkerhetskopiering på sidan 43. 2
Kunduppföljning KUNDUPPFÖLJNING E-post baserad på aktivitet Det är nu enklare att skicka e-post direkt från en öppen aktivitet. Genom att klicka på knappen Skicka e-post på aktivitetskortet öppnas en e-post innehållandes kontakterna och kontaktpersonerna som har länkats till aktiviteten. Alla dokument som är relevanta till aktiviteten kan enkelt bifogas genom att klicka på Koppla. Öppna aktivitetskortet genom att klicka Visa - Aktivitet - Ny aktivitet. Du kan läsa mer om aktivitetskortet på sidan 12. Information om bankkonton När du registrerar nya bankkonton på kontaktkortet inkludera kontaktnamn och -postadress automatiskt i bankinformationen. När du redigerar befintliga bankkonton kan nu namn och adress uppdateras genom ett enkelt klick med musen. Fönstret Kontoinformation öppnas via Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning. Öppna aktuell kontakt och gå till fliken Övrig info. där du antingen klickar Ny eller Redigera till höger om fältet Konto. Läs mer om konton på sidan 16. Skapa e-post för kontakturval Kontaktguiden har förbättrats med mer användarvänlig funktionalitet för kopplade dokument. Ett nytt alternativ för att skapa massutskick via Microsoft Word har lagts till. Denna funktion leder dig igenom processen och ger dig en förklarande text. Guiden kan startas genom att klicka Visa - E-post - Kontakturval. Läs mer om massutskick och kopplade dokument på sidan 17. Sök/filter När du gör massutskick är det nu ännu enklare att filtrera de önskade mottagarna eftersom inaktiva kontaktpersoner nu exkluderas från urvalet. Kontaktguiden öppnas genom att klicka Visa - E-post - Kontakturval. Hantering av postnummer Postnummer kan nu registreras med eller utan ett mellanrum. Programmet identifierar automatiskt det korrekta postområdet med eller utan ett mellanrum mellan den tredje och fjärde siffran. Projekt Projektmodulen inkluderar möjligheten att koppla kontakter till projekt som inte har sparats. Du har dessutom möjligheten att skapa aktiviteter från projekt även om fältet Ansvarig har definierats som Ingen. 3
Del 1 - Nyhetsöversikt LAGER Förbättrad dokumentation för spårning av lagerförändringar Två nya rapporter är nu tillgängliga från fönstret Produktflöde. Dessa dokumenterar lagerförändringar. Filtret i rapporterna visar de valda filtret i fönstret Produktflöde. Klicka på Skriv ut för att välja rapporten Spårning av lagerförändringar eller Spårning lagerförändringar (med verifikatinformation). Öppna fönstret Produktflöde genom att klicka Visa - Lager - Lager. Välj Lagerförändringar och reservationer och klicka på knappen Produktflöde. Läs mer om fönstret Produktflöde på sidan 19. Alfanumeriskt varupartinummer Mamut Business Software hanterar nu alfanumeriska varupartinummer på alla typer av lagerförändringar. I tidigare versioner hanterades bara varupartinummer som bestod av siffror. Historiskt lagervärde Det är nu möjligt att filtrera lagertransaktioner baserat på till- och från-datum i rapporten Lagervärdelista (lagerförändringar). För att visa lagervärdet på ett särskilt datum lämnar du fältet Lagerregistreringsdatum blankt och registrerar datumet i fältet Inkl. För att få historisk information om lagervärdet, t.ex. för att se trender eller liknande, väljer du två specifika start- och slutdatum. Läs mer om lagerrapport för historiskt lagervärde på sidan 20. 4
Redovisning REDOVISNING SEPA Mamut Business Software stöder filformatet SEPA, som kommer att vara standardformatet för EU:s medlemsländer i 2010. Du behöver bara skapa utbetalningsfiltypen SEPA i programmets redovisningsinställningar. När du skickar utbetalningsfiler till din bank kan du välja SEPA på samma sätt som dina andra utbetalningsfiler. En XML-fil skapas. Läs mer om utbetalningsfiler i Mamut Business Software på sidan 21. Rapporten Kvartalsrapportering, EU, redovisning har ändrats Rapporten Kvartalsrapportering, EU, redovisning har bytt namn till Periodisk sammanställning, EU, redovisning. Rapporten kan nu skrivas ut per månad, vilket innebär att rapportens utskriftsfönster har förändrats en aning. Rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning hittar du genom att välja Arkiv - Skriv ut och därefter klicka på kategorin Redovisning. Läs mer om rapporten på sidan 24. 5
Del 1 - Nyhetsöversikt LAGÄNDRINGAR 6 Ändringar enligt nya regler för EU-moms Från den 1:a januari 2010 träder de nya reglerna om EU-moms i kraft för alla företag EU:s medlemstater. Reglerna säger idag att leveransplatsen av en tjänst till en företagskund är platsen där leverantören är baserad. Detta ändras till landet där kunden är baserad för att momsen ska bättre anpassas marknaden i vilken tjänsten utförs samt för att undvika dubbelbeskattning mellan medlemsländer. Regeln är organiserad på ett liknande sätt som vid handel inom EU med varor, där landet i vilket leveransen sker är landet som ansvarar för att rapportera moms (omvänd skattskyldighet). Produkt-/servicerad med momskod för EU-export För att göra det enklare att efterfölja regeln visas nu ett varningsmeddelande i Mamut Business Software när du lägger till en produktrad länkad till en momskod för EU-export av varor/tjänster och där kunden saknar ett momsnummer. Utan ett momsnummer får företaget inte bedriva EU-handel och momskoden bokförs därmed på fel sätt. Tips! Om du har kunder som bara bedriver EU-handel kan du ange detta som standardinställning på kundens kontaktkort. Öppna fliken Inställningar och klicka Kund. I rullgardinsmenyn Moms väljer du Handel inom EU. Fakturor med produkt-/servicerader som innehåller momskod för EU-handel Produktrader på fakturor som innehåller moms för EU-handel med tjänster eller produkter visas med asterisk (*). Ytterligare text visas längst ned på fakturan och informerar om att produkten är förknippad med EUhandel med tjänster och produkter. I företagsinställningarna för försäljning och fakturering kan du välja att visa programmets standardtext, eller en egendefinierad text. Läs mer om inställningarna för försäljining och fakturering från sidan på sidan 25. ROT-avdrag i Mamut Business Software Enligt de nya bestämmelserna är det möjligt att få ett skatteavdrag på renoverings- och tillbyggnadstjänster (ROT-avdrag). Beloppet på skattereduktionen är maximerat till 50 000 kronor per år. Läs mer om ROTavdrag på www.skatteverket.se. Du kan i Mamut Business Software fakturera kunder för arbete som omfattas av ROT-avdraget. Programmet har uppdaterats med en ny momskod som används vid fakturering samt den nya rapporten Order- /fakturalista (hushållsarbete/rot-arbete). Fakturering av ROT-arbeten utförs i stort sett på samma sätt som normal fakturering. Du måste dock anpassa vissa inställningar samt orderunderlaget för att fakturan ska bokföras på rätt sätt. Anpassningar inkluderar: Ny Produktgrupp måste skapas i Grundinställningarna med namnet Skattereduktion; du måste skapa en ny produkt i produktregistret som använder den nya momskoden Skattereduktion; denna produkt måste inkluderas som en orderrad i försäljningsordern samtidigt som du ska registrera en orderradstext som informerar om ROT-avdraget. En detaljerad steg-för-steg-guide om hur du hanterar ROT-avdrag hittar du i programmets hjälpfiler som i detta dokument på sidan 31. FAQ Du kan via Mamut Supportcenter ta del av en FAQ-artikel om de nya lagändringarna. Du hittar artikeln genom att i vår artikeldatabas söka efter ordet Lagändringar. Artikeldatabasen hittar du på www.mamut.se/support.
Rapporter RAPPORTER Rapporter En ny version av Mamut Virtual Printer (MVP 5) är nu tillgänglig. Skrivaren stöder Windows 7 samt Windows Server 2008. 7
Del 1 - Nyhetsöversikt FÖRSÄLJNING Inköpsknapp i produktregistret Den nya knappen Köp denna produkt på fliken Leverantör i produktregistret låter dig skapa ett inköp från den valda leverantören för den aktuella produkten, eller lägga till ett inköp i en befintlig obehandlad inköpsorder. Läs mer om detta på sidan 34. Förbättrat stöd för namn på e-postbilagor När du skriver ut en försäljningsrapport till e-post innehåller nu namnet på den bifogade filen namnet på rapporten, offert-, order-, faktura- eller kreditnotanumret samt namnet på företagsdatabasen, baserat på språket valt för kunden/ordern. Läs mer om att skriva ut som e-postbilaga på sidan 34. Förbättrad Avtalsfakturering Modulen Avtalsfakturering innehåller en ny inställning för frekvens. Inställningen låter kunden ingå i ett befintligt avtal i när som helst under avtalsperioden till ett reducerat pris. Det är även möjligt att skapa ett avtal som kontrolleras av kundavtaldatumet istället för av avtalet. Dessa avtal innehåller en textrad på försäljningsorder och fakturan som visar avtalets Till- och Från-datum för att göra informationen mer lättillgänglig för dig och dina kunder. Kontakta din mjukvaruleverantör för att kontrollera om funktionen är inkluderad i din programversion. Läs mer om avtalsfaktuering från sidan 36. 8
Nyheter i Mamut Online Desktop version 2.0 NYHETER I MAMUT ONLINE DESKTOP VERSION 2.0 Uppgradera Mamut Online Desktop Det är nu möjligt att uppgradera Mamut Business Software som har synkroniserats med Mamut Online Desktop utan att först behöva utföra en förstagångssynkronisering. Om du tidigare har anslutit till Mamut Online Desktop uppgraderas företagsdatabasen automatiskt utan behov för en ny synkronisering. Obs! Alla användaren måste vara utloggade från Mamut Online Desktop medan uppgraderingsprocessen pågår. Ökad stabilitet i Mamut Business Software och Mamut Online Desktop Datasynkroniseringen mellan Mamut Business Software och Mamut Online Desktop har förbättrats för att hantera ökad trafik. Huvudförbättringarna inkluderar bland annat förbättrad hantering av resurser under aktivering och synkronisering av data mellan Mamut Online Desktop och Mamut Business Software. Anslutning till Mamut Online Desktop Verktygsraden på Skrivbordet i Mamut Business Software innehåller nu en knapp för anslutning till Mamut Online Desktop. Klicka på knappen för att öppna ett fönster med information om hur du startar anslutningsprocessen. Knappen visas när du har registrerat din Mamut Online Desktop-licens för den aktuella företagsdatabasen. Läs mer om att ansluta till Mamut Online Desktop på sidan 46. Tidrapportering Tidrapporterna har nu en fast kolumnbredd och alla fält inkluderas nu vid export till Microsoft Excel. I visningslägena Kalender och Lista ändras urvalet som visas för att inkludera tidrapporter med alla statusar under omständigheter där tidigare visade rapporter har ändrat status. Om en tidrapportstatus har ändrats i Mamut Business Software visas nu tidrapporter med alla statusar när du söker efter samma tidrapport på Mamut Online Desktop. Du kan läsa mer om tidrapportering på Mamut Online Desktop i den webbaserade hjälpen: http://help.mamut.com/se/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm Företagsstatus Företagsstatus ger dig översikt över ditt företags viktigaste data. Det är ett visuellt verktyg som kan användas för att skapa presentationer av företagets ekonomiska status under en specifik period baserade på information från Mamut Business Software. Du kan läsa mer om Företagsstatus på Mamut Online Desktop i den webbaserade hjälpen: http://help.mamut.com/se/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm 9
Del 2: Utdrag från introduktionsböckerna I detta kapitel: Nyheter i kunduppföljning... 12 Nyheter i lager... 19 Nyheter i redovisning... 21 Nyheter rörande lagändringar... 25 Nyheter i försäljning... 34 Generella nyheter... 41 Nyheter i Mamut Online Desktop version 2.0... 46 11
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna NYHETER I KUNDUPPFÖLJNING Skapa e-post från en aktivitet Aktivitetsfönstret Verktygsraden Från verktygsraden kan du bland annat, skapa, spara och radera poster. Ny aktivitet. Kontrollera tillgänglighet. Här ser du en Tidsplan för personal och resurser som är knutna till aktiviteten. Duplicera aktivitet. Med hjälp av denna funktion kan du duplicera en aktivitet hur många gånger du vill. Öppna tillhörande element i MS Outlook. Visas bara om du använder integration med Outlook. Skicka e-post: Öppnar ett nytt e-postmeddelande. Kontakter som har kopplats till aktiviteten - och som har en giltig e-postadress - läggs automatiskt till som mottagare. Ämnet på aktiviteten registreras som e- postens ämne. I e-postmeddelandet kan du bifoga dokument som är knutna till aktiviteten. Användarinställningar. I användarinställningarna kan du bland annat bestämma hur fönstren för aktivitetstyrning ska se ut. Du kan även ange standardvärden när nya aktiviteter skapas. Nedan hittar du en beskrivning av varje fält. Om inte alla fält visas i fönstret kan det bero på att anteckningsfältet är maximerat. Genom att klicka på knappen [---] längst ned till höger i fönstret blir flera fält tillgängliga. Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen. 12
Nyheter i kunduppföljning Fältbeskrivning Ämne: En kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på. Starttid: Ange datum och klockslag för när aktiviteten ska starta. Klockslag behöver inte vara aktuellt för aktiviteter till Aktivitetslistan. Sluttid: Justeras automatiskt i förhållande till starttiden efter företagsinställningar för aktivitet där du kan ange Standardvaraktighet för nya aktiviteter. Denna varaktighet kan förbises genom att du ändrar sluttiden som föreslås. Läs mer om företagsinställningar för aktivitet i eget avsnitt. Alarm: Välj om aktiviteten ska förses med alarm och hur lång tid innan starttiden det ska utlösas. Obs! Om du har angivit att aktiviteten ska överföras till Microsoft Outlook kan du inte välja när larmet ska utlösas. Det kommer då att utlösas efter inställningarna i Microsoft Outlook. Typ: Aktivitetstyp är en viktig kategorisering för att kunna se statistik. Den kan även hjälpa dig vid filtrering av aktivitetslistan. Aktivitetstypen styr dessutom om aktiviteten blir tillgänglig i listan för Kundservice, Produktservice och Telemarketing. Man kan visa aktiviteten i den grafiska kalendern, antingen i kalendern eller i uppgiftslistan i kalendern. Denna inställning gör du för aktiviteten under fliken Diverse. Status: Välj mellan förhandsdefinierade statusar för uppföljning av aktiviteterna. Du kan också skapa egna statusar i Grundinställningarna. Tips! I fält som innehåller alternativ från grundinställningar kan du högerklicka. Då får du möjlighet att välja Ändra i grundinställningar, vilket öppnar grundinställningarna så att du kan redigera och anpassa alternativen på en gång. Exempel: I Orderregistrering på fliken Text kan du högerklicka i fältet vid sidan av Välj text och klicka på Ändra i grundinställningarna. När du markerar en aktivitet som Utförd i aktivitetslistan sätts status automatiskt till "Utförd". Om du vill att det ska anges en annan status vid dessa tillfällen kan detta väljas genom företagsinställningarna för aktivitet. Ansvarig: Alla som är registrerade i Personalregistret kan anges som ansvariga för en aktivitet. Genom behörighetskontroller kan du dessutom spärra om personer ska kunna redigera andra aktiviteter än sina egna. Koppla: Här kan du sammankoppla Kontakter, Anställda och Resurser som är involverade i aktiviteten. Projekt: Om aktiviteten ska kopplas till ett av dina projekt kan du välja det här. Om aktiviteten är skapad i Projektmodulen kommer fältet redan att vara ifyllt. Tips! Har du valt ett projekt kan du högerklicka i fältet och välja Gå till projekt. Prioritet: Välj mellan Hög, Medel och Låg prioritet eller Ingen om du väljer att inte prioritera dina aktiviteter. Visa tid som: Välj hur aktiviteten ska visas i kalendern, som Tillgänglig, Upptagen eller Ute. Detta är särskilt viktig information när anställda ska kopplas till andra aktiviteter. Privat: Använd privata aktiviteter för att begränsa tillgången till innehållet i aktiviteten. Om du aktiverar funktionen kan bara användare med behörighet att se privata aktiviteter kunna se aktivitetens detaljer. Observera att aktiviteten fortfarande är synlig i kalendern så att övriga användare kan se att du är upptagen. Superanvändaren kan alltid se aktivitetens detaljer. Färgkod: I rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Privat kan du välja att förknippa aktiviteten med en Färgkod, om aktivitetstypen ska visas i kalendern. Med hjälp av aktivitetstyper kan du i grundinställningarna 13
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna bestämma vilken standardfärg en särskild aktivitetstyp ska ha. På så sätt slipper du ange en färg för varje aktivitet. Flikarna i aktivitetsregistret Anteckning: Skriv anteckningar i samband med aktiviteten. Genom användarinställningarna för aktivitet kan du välja om Datum och Namn på användaren ska fyllas i för varje notering. Produkt: Här kan du registrera produkter som är knutna till aktiviteten. Detta kort används också i samband med Produktservice, där du lägger upp vilken produkt som är inne på service, eventuella Resurser som används vid servicen samt eventuella arbetstimmar som använts. Detta kan sedan överföras direkt till faktura. Om du ska skapa en vanlig faktura rekommenderar vi att du gör detta under fliken Försäljning & Fakturering. Offert: För att kunna skapa en offert direkt från aktiviteten, måste aktiviteten vara kopplad till en eller flera kunder. Listan över offerter som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga offerter och koppla dem till aktiviteten. Tips! Du kan skapa Ny offert och Repeterande offert direkt från aktiviteten. Dessa kopplas då till aktiviteten. 14 Försäljning & Fakturering: Skapa en order direkt från aktiviteten. Orderlistan som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga order och koppla dem till aktiviteten. Inköp: Under fliken inköp kan du antingen skapa nya inköp baserade på aktiviteten eller så kan du koppla ett befintligt inköp. Tidrapportering: Här kan du skapa tidrader som är knutna till aktiviteten eller koppla till befintliga tidrapporter. Dokument: Skapa dokument eller koppla till befintliga dokument som har relevans för aktiviteten. Listan över dokument som har skapats från aktiviteten kan filtreras efter status. Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. Läs mer om Import av dokument i eget avsnitt. Diverse: Här hittar du dina egendefinierade fält. Dessa aktiveras och anpassas genom företagsinställningarna för aktivitet. Dessutom kan du bestämma om aktiviteten ska visas i uppgiftslistan eller i själva kalendern. Ta bort länk: Om du vill ta bort en länk till en befintlig offert, order/faktura eller inköp, kan du göra detta genom att klicka på knappen Ta bort länk under fliken Offert eller Försäljning & fakturering för aktiviteten. Länken till posten tas bort, så att du inte längre kan öppna den från aktiviteten. Obs! Själva offerten, ordern eller inköpet tas inte bort.
Nyheter i kunduppföljning E-posteditorn i programmet Programmet har en egen e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post. Denna används som standard. Tips! Du kan byta till e-posteditorn i Outlook genom Användarinställningar för Outlook-integration. Du kan till exempel skicka e-post direkt från kontaktkortet genom att klicka på Skicka e-post. Alternativt kan du välja Visa - E-post - Kontakt för att öppna e-posteditorn. Du kan därefter välja vilken kontakt som ska ta emot e-posten. Väljer du att skicka direkt från kontaktkortet, blir e-postadressen automatiskt ifyllt. Så redigerar du ett e-postmeddelande i programmets egen e-posteditor: 1. Klicka på knappen Till... och välj till vem du vill skicka. Det gör du genom att markera kontakten till vänster i fönstret som öppnas. Markera därefter en eller flera kontaktpersoner som ska motta e-posten. Överför kontaktpersonerna till mottagarrutan med hjälp av pilknapparna och klicka OK. 2. Klicka på Bilaga... om du vill bifoga ett dokument. 3. Skriv in Ämne för meddelandets innehåll. 4. Välj mall i rullgardinsmenyn om du vill basera innehållet på en e-postmall. 5. Välj Projekt om e-postmeddelandet ska kopplas till ett projekt. 6. Skriv sedan själva meddelandet. Med hjälp av formateringsknapparna överst i editorn kan du formatera texten till önskat teckensnitt, färg, storlek, etc. 7. Klicka Skicka E-post för att skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas nu via Outlook. 15
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Kontoinformation Fönstret Kontoinformation är ett standardfönster som används på alla platser i programmet där kontonummer läggs in. Utöver information om kontonummer och bank kan du bland annat lägga in information om kontoinnehavare, namn och adress. I Sverige har vi ett unikt system där alla konton kan identifieras enbart med hjälp av kontonumret. I andra länder går det inte att identifiera bank och kontoinnehavare enbart med hjälp av kontonumret. Ditt företags kontoinformation registreras under Konto- och landsinställningar. Dina kontakters kontoinformation registreras i kontaktregistret, på fliken Övrig info. För att undgå fel vid registrering av IBAN och momsnummer kan du välja att använda formatkontroll på de olika numren. Kontrollen aktiveras genom att gå till Visa - Inställningar - Konto- och landsinställningar knappen Nummerkontroll. Land: Välj i vilket land kontot är registrerat från rullgardinsmenyn. Vissa fält och fältnamn visas bara för vissa länder. Obs! Kom ihåg att klicka OK för att spara informationen innan du eventuellt ändrar Land. Du kan läsa mer om kontoinformation i programmets hjälpfiler. 16
Nyheter i kunduppföljning Skapa massutskick Skapa ny dokumentmall Nya dokumentmallar kan skapas oberoende av befintliga mallar. Det går att koppla en mall till flera anställda eller kontakter. Du kan spara mycket tid på att arbeta med dokumentmallar om du ofta använder dig av vissa dokument. Du kan även redigera befintliga mallar. Så här skapar du ny dokumentmall: Nya dokumentmallar kan skapas oberoende av befintliga mallar. 1. Välj Visa - Dokument - Dokumentmallar. 2. Klicka på Ny. 3. Välj i vilket program som mallen ska vara tillgänglig, det vill säga Word, Excel, PowerPoint eller Project. 4. Skriv Mallnamn och en kort Beskrivning av vad mallen ska användas till. 5. I fältet Kopplingsunderlag väljer du kontakter eller personal. 6. Välj adressinformation i fälten Adress 1 och Adress 2. 7. Du kan skriva in en anteckning i fältet för detta. 8. Klicka OK. 9. Infoga kopplingsfält, logotyp, texter och andra element som du vill använda i mallen. 10. Klicka Spara när du är färdig med mallen. 11. Klicka Stäng. Mallen är nu redo för att användas. 17
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Tips i Word 2003: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Visa - Verktygsfält - Koppla dokument (View - Toolbars - Mail Merge) i Word. Tips i Word 2007: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Brev och utskick - Koppla dokument (Mailings - Start Mail Merge) i Word. Skapa ett massutskick Du kan skicka personliga e-postmeddelanden till dina kontakter genom att använda kopplingsfält i Microsoft Word. Varje e-post innehåller då samma information samtidigt som kopplingfälten gör meddelandena mer personliga eftersom kontaktens namn länkas in i meddelandet. Kontaktinformationen hämtas från kontaktregistret i Mamut Business Software. Vilka kontakter som du vill skicka meddelandet till bestämmer du genom att ange ett urval i guiden. Med kopplingsfält skickas e-posten som ett separat meddelande till en mottagare, inte som en e-post till en grupp eller genom att dölja mottagarna med hjälp av en hemlig kopia. Innan du startar guiden skapar du dokumentmallen som ska innehålla texten och grafiken som ska utgöra innehållet i e-postmeddelandet, exempelvis brödtexten samt din företagslogotyp. Du kan läsa mer om hur du skapar en ny dokumentmall i kapitlet "Kontaktuppföljning" i boken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Så här skapar du ett massutskick: 1. Välj Visa - E-post - Kontakturval. 2. Ange om du vill använda ett enkelt eller avancerat urval för att filtrera vilka kontakter e-posten ska skickas till. Därefter klickar du Nästa. 3. Ange utvalet och klicka Nästa. Läs mer om kontakturval i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". 4. Välj Skapa ett avancerat massutskick via Word för det angivna urvalet för att använda det kopplade dokumentet. Klicka Nästa. 5. Klicka Slutför. 6. Ange en rubrik för dokumentet. Rubriken visas som ämnesrad i e-postmeddelandet. Du kan också ange annan information om dokumentet via rullgardinsmenyerna. 7. Välj dokumentmallen som innehåller informationen som du vill använda från rullgardinsmenyn Dokumentmall. 8. Klicka Skapa/koppla för att skapa dokumentet. 9. Dokumentet öppnas i Microsoft Word med fokus på fliken Utskick. Obs! Om du klickar OK i fönstret Koppla till e-post skickas e-posten omedelbart. Klicka på Avbryt för att redigera eller visa dokumentet innan utskick. 10. Du kan nu visa dokumentet med kontakternas information. Till höger i fönstret hittar du en guide för koppling av dokument. I steg 5 av denna guide (steget som automatiskt öppnas med dokumentet) kan du använda pilknapparna överst för att visa dokumentet med varje kontakts information i kopplingsfälten. 11. Klicka Slutför och koppla - Skicka e-postmeddelanden på menyraden. 12. Klicka OK för att skicka e-postmeddelandena. De personliga e-postmeddelandena skickas nu ut till dina kontakter. 18 Obs! Du kan använda mallen Massutskick.dot i steg 7 som en utgångspunkt för hur ditt utskick ska se ut. Observera att mallen kan skrivas över vid senare uppdateringar av programmet. Du bör därför spara en egen mall med ett annat filnamn.
Nyheter i lager NYHETER I LAGER Förbättrad dokumentation för spårning av lagerförändringar Fönstret Produktflöde I fönstret får du full översikt över hur långt varje enskild produkt har kommit i förhållande till plockning, packning och leverans. Fönstret återfinns i lagermodulen, i registret Lagerförändringar och reservationer. Du kan även öppna produktflödefönstret från Beställning/Inköp - Inköp, på fliken Produktlinjer. Från fönstret kan du kontrollera vilka poster som gav upphov till förändringen samt ta fram verifikatet i huvudboken, om ett sådant har registrerats. Verktygsraden Lista: Öppnar listan med order eller inköp. Visa verifikatlista: Visar alla verifikat med anknytning till de förändringar som visas. Om förändringar har registrerats kan du även se öppna verifikat med anknytning till en specifik lagerförändring genom att markera den i listan och klicka på motsvarande ikon nederst till höger i fönstret. Skriv ut: Öppnar utskriftsfönstret där du kan skriva ut rapporter för lagerförändringar med eller utan verifikatinformation, baserade på urvalet du definierade i fönstret Produktflöde. 19
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Vänstra delen I fönstrets vänstra del visas lagerförändringarna i en trädstruktur. Detta gör det möjligt att spåra förändringar på två sätt. Du kan markera en förändringspost i trädstrukturen för att visa uppdaterad information om var enskild förändring i fönstrets högra del. Högra delen I fönstrets högra del får du detaljerad information om förändringen som har markerats i trädstrukturen. Knapparna är bara tillgängliga om det finns relaterade poster. I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om knapparna. Historiskt lagervärde Lagerförändringar kan filtreras baserat på till- och fråndatum i rapporten Lagervärdelista (lagerförändringar). Du kan visa lagervärde från ett bestämt datum, t.ex. vid övergång till ett nytt år eller ett historiskt genomsnitt av lagervärdet för att se trender. Så här skriver du ut rapporten: 1. Gå till Visa - Lager - Rapport. 2. Välj Produkt och därefter rapporten Lagervärdelista (lagerförändringar). 3. Välj rapport område, sortering, medium för utskrift och klicka Skriv ut. 4. Använd urvalsfönstret för att ange dina kriterier för vad rapporten ska visa. 5. Välj fliken Lagerförändringar och därefter fliken Datum. 6. För att visa lagervärde på (till och med) ett särskilt datum låter du fältet Lagerregistreringsdatum stå tomt och anger datum i fältet T.o.m. För att se ett historiskt tvärsnitt av lägervärdet, t.ex. för att se trender, anger du datumintervall i fälten. 7. Klicka OK. Rapporten visas nu på skärmen med dina kriterier. Klicka på ikonen för att skriva ut rapporten. 20
Nyheter i redovisning NYHETER I REDOVISNING SEPA - filformat Inställningar för utbetalning Genom att klicka Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra kan du antingen använda dig av automatiskt utbetalning eller manuell utbetalning för att förenkla utbetalningar av lön och/eller leverantörsskulder, samt bokföringen av dessa. Markera kryssrutan Företaget använder elektronisk utbetalning och klicka på knappen Inställningar till höger för att öppna inställningarna. Du kan göra följande inställningar: Ny: Genom att klicka ny kan du med hjälp av en guide skapa nya utbetalningstyper. Mer information om detta hittar du nedan. Redigera: Ändra en utbetalningstyp. Radera: Raderar en utbetalningstyp. Standard betalningssätt: Här bestämmer du vilket betalningssätt du önskar att använda. Tillåt manuell registrering av en post som har skickats till utbetalning: Genom att markera här kan du manuellt registrera utbetalning i verifikatsregistrering av en post som är skickat till utbetalning. Betala ut bara godkända fakturor: Markerar du här kan du enbart betala ut fakturor som är godkända. Du godkänner en faktura genom att öppna reskontraposten och på fliken Leverantörsreskontra markera Godkänd. Guiden för utbetalningsinställningar När du skapar en ny utbetalningstyp, eller redigerar en befintlig, öppnas guiden för utbetalningsinställningar. I rullgardinsmenyn kan du välja bland de förhandsdefinierade utbetalningstyperna. Inställningar Eget namn på formatet: Här kan du lägga in ditt eget namn på betalningsformatet du använder om så önskas. 21
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Kontonr.: Önskat konto väljs i listan eller ett nytt kan skapas genom att klicka Ny. Internetadress till nätbank: Här kan du eventuellt lägga in Internetadressen på din nätbank. Återskapa från filarkiv: Knappen används om du önskar att återskapa en tidigare betalningsfil. För att återskapa den måste du peka på filen och klicka på Export. Obs! Katalogen för utbetalningsfiler måste vara tom. Du måste skapa en säkerhetskopia innan du utför denna handling. Inställningar från banken Användar-ID/kundnummer: Här registreras användar-id/kundnummer som du får från banken. Organisationsnummer för utbetalning: Här registreras Organisationsnumret som ska användas vid utbetalning. Inställningar för filer som ska skickas till banken Mapp: Välj önskad katalog för betalningsfiler om du önskar att använda den som föreslagits. 22
Nyheter i redovisning Obs! Det är viktigt att du kommer ihåg sökvägen till denna mapp eftersom filen ska överföras till bankens betalningslösning. I vissa betalningslösningar kan du specificera vart filen sparas, så att den hämtas automatiskt. Filnamn: Här bestämmer du filnamn for betalningsfilen. Inställningar för filer som ska mottas från banken Kontering: Här bestämmer du om du vill kontera verifikat mot Verifikatregistreringen, Huvudboken eller om de Aldrig ska konteras. Om du väljer Verifikatregistreringen måste verifikaten överföras manuellt till huvudboken. Om du väljer Aldrig måste du registrera verifikaten manuellt samt därefter överföra till huvudboken för att stänga posterna. Huvudbokskonto: Här bestämmer du vilket huvudbokskonto som ska användas vid utbetalning. Regel: Här anger du regler för utbetalning, det vill säga hur verifikaten ska struktureras vid inläsning av returfil från bank. Verifikattyp: Standardinställningen är Bank. Du kan välja en annan verifikattyp i rullgardinsmenyn. 23
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Ubetalning - betalning till bank Utbetalningar till leverantörer bokförs som verifikat i huvudboken. I reskontran kan du använda Betalning till bank, en guide som gör det enkelt att välja vilka poster som ska betalas samt att sköta själva betalningen. Guiden låter dig även bokföra utbetalningarna när de har utförts. Guiden för betalning till bank kan användas på två sätt: automatisk utbetalning och manuell utbetalning. Du väljer standardmetod för betalning och definierar inställningar under Inställningar för utbetalning. Du kan upphäva metoden i guiden Betalning till bank. Automatisk utbetalning: Vid automatisk utbetalning. Vid automatisk utbetalning måste du ha ett elektroniskt betalningsavtal med din bank. Betalningen överförs som en fil till banken och du mottar en returfil som kan användas till bokföring av betalningarna. Du kan kontakta din bank för mer information om detta. Manuell utbetalning: Vid manuell utbetalning kan du använda programmet för att skriva ut betalningsöversikt och utbetalningsblanketter. Periodisk sammanställning, EU, redovisning Om du säljer varor eller tjänster till momsregistrerade företag i andra EU-länder (utan moms) så ska du redovisa en så kallad periodisk redovisning. Rapporten som du skriver ut i programmets rapportmodul redovisar information om försäljning av varor och tjänster per period inom EU. Mer information om redovisning av moms vid EG-handel hittar du på Skatteverkets hemsidor. Rapporten Periodisk sammanställning, EU, redovisning hittar du genom att välja Arkiv - Skriv ut och därefter klicka på kategorin Redovisning. 24
Nyheter rörande lagändringar NYHETER RÖRANDE LAGÄNDRINGAR Nya regler för EU-moms Företagsinställningar för försäljning och fakturering Rutiner för fakturering skiljer sig ofta mellan olika företag. Du kan därför anpassa inställningarna så att modulen passar just dina rutiner. Viktigast är övergången från order till faktura med rutiner för godkännande och utskrifter. Företagsinställningarna kan öppnas via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & fakturering. Obs! Även företagsinställningarna för offert är samlade här. Offertmodulen har dock egna användarinställningar. Generellt Under fliken Generellt hittar du kryssrutor som rör orderstatus. De är särskilt viktiga om det finns flera användare av programmet, till exempel om en användare registrerar order och en annan fakturerar. Det ska inte gå att skriva ut en order som inte är färdigbehandlad: Om du tar bort markeringen blir det möjligt att skriva ut en order även om den inte är färdigbehandlad. 25
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Verkställ inte förrän 'Klar för överföring' (offert) eller 'Klar för fakturering' (order): Genom att markera alternativet blir det omöjligt att överföra en offert till order eller order till faktura utan att först markera kryssrutan 'Klar för överföring' (offert) eller 'Klar för fakturering' (order). Inställningen är beroende av hur du använder funktionen 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: på fliken Utskrifter. Det ska inte vara möjligt att fakturera produkter som inte har levererats: Om du tar bort markeringen blir det möjlig att fakturera en order även om den innehåller produkter som inte är levererade. Kan användas om du har avtal med kunden om att fakturera innan hela leveransen är gjord, eller om du inte använder dig av leveranser. En delvis levererad/fakturerad order genererar då en Restorder vid fakturering. Du ändrar antal produkter som ska levereras i fältet Leverans i Försäljning & fakturering. Restordern behandlas i systemet som en ny order. Kryssa för Företaget reserverar inköp till kunder och Företaget reserverar lagervaror till kunder om du vill koppla produkter i en order från ett visst inköp till en viss beställning. Om Företaget använder servicefaktura har du möjlighet att skriva ut en arbetsbeskrivning till orderna samt skriva ut en servicefaktura med eller utan varurader. Alternativet Företaget använder avtalsfaktura markeras om du vill kunna skriva avtalsfakturor till dina kunder. Tilläggsprodukt i vissa programversioner. Du kan också välja Eventuella begränsningar när produkten inte finns på lager. Väljer du till exempel Visa varning om registrerat antal är större än disponibelt antal visas en varningsruta när du försöker fakturera när produkten inte finns på lager, men du kan ändå gå vidare och fakturera ordern. Eventuella begränsningar när produkterna inte finns på lager: Här bestämmer du om du det ska vara möjligt att registrera ett större antal än som finns på lager eller om en varning ska visas så att den som registrerar ordern får veta att produkten inte finns på lager. Utskrifter Här kan du göra inställningar för hur du vill att din försäljningsrapporter ska se ut. 26 Fyll i Antal kopior (i tillägg till originalfakturan) samt vilken Fakturakopia du vill skriva ut i ordermodulen.
Nyheter rörande lagändringar Fakturakopia vid fakturering: Välj vilken rapport som ska användas vid utskrift av fakturakopia vid fakturering. 'Plockad' ska uppdateras vid utskrift av: Inställningarna gäller fältet Plockad på ordern. Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. Om du vill fakturera direkt efter att plocklistan är utskriven, är det ändamålsenligt att välja plocklista. Språk i Offert/Order/Faktura kan du använda om du vill skriva ut fakturor på ett annat språk. Du kan sedan välja språk i modulen försäljning och fakturering under fliken Diverse när du klickar på knappen Rapporter. Sortering vid utskrift av flera order: När du skriver ut flera order kan det vara en god idé att välja en särskild sorteringsföljd. Till exempel kan du sortera efter kundnummer i stället för det standardinställda ordernumret. Om du använder dig avtalsfakturering kan du sortera efter avtalsnummer. Du kan skriva ut plocklistan på två sätt, antingen genom Sortering i samma ordning som på ordern eller Sorterat efter lager och lagerplats. Vill du alltid ha en förhandsvisning på skärmen innan du skriver ut faktura så markera Testutskrift till skärm vid fakturering. Om du inte kryssar i Visa momsunderlag på Offert, Order och Fakturautskrifter visas inte fältet underlag för moms på fakturan. Obs! Du kan vara ålagd att redovisa den gällande momssatsen för ditt företag. Kontakta din revisor innan du ändrar denna inställning. Pris/Rabatt Här väljer du vilka regler som ska gälla för priser och rabatter vid registrering av produkter i en order. 27
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Om du väljer Registrera pris exkl. moms på orderrader (nettofakturering) visas priset utan moms på produktlinjerna. Priserna har hämtats från leveransdatum och inte systemdatum: Som standard väljs priserna utifrån systemdatum den dag som posten skapas. Detta innebär att systemet hämtar priset som gällde den dagen som ordern skapades. Om du anger priser som ska gälla framöver, kan du med hjälp av denna funktion få systemet att använda dessa bestämda priser automatiskt, med leveransdatum som underlag istället för systemdatum. Detta gäller om du fyller i fältet Leveransdatum när du skapar ordern. Leveransdatum fungerar då som en "planerad leverans". Om du senare ändrar leveransdatum kommer du ändå att få frågan om du vill uppdatera orderraderna. Vill du häva rabatthierarkin ska du kryssa i Högsta rabatt har företräde framför rabatthierarkin. Det går bara att ha en rabatt på en order men du kan lägga till mängdrabatt i tillägg till om du kryssar i Mängdrabatt görs som tillägg till andra rabatter. Självkostnadspris ska inkludera 'Kostnad' från Produktkortet och inköpspris: Visas bara om du har valt Inköpspris som Underlag för självkostnadspris i företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering. Om du markerar alternativet beräknas självkostnadspriset för offerter och order/fakturor på underlag av inköpspris som kostnader i fältet Kostnader på produktkortet, fliken Pris. Export Det går att exportera informationsfiler automatiskt från programmet. Här följer mer detaljerad information:. Om du vill exportera order från programmet måste du kryssa i Använd export av fil och välja exportformat. Du kan välja om exporten ska göras vid utskrift av Plocklista, Packsedel eller Fakturering och i fältet Mapp anger du var filen ska sparas. Kryssa i Skapa frakthandlingsfil för att kunna skriva ut frakthandlingar genom Avanzo/Pacsoft. Välj Plocklista, Packsedel eller Fakturering i listmenyn efter Skapa underlag till frakthandlingsfil vid utskrift av. Du måste skriva ut denna rapport för att kunna skapa en frakthandlingsfil. Välj var filen ska lagras i fältet Mapp. 28
Nyheter rörande lagändringar Läs mer om frakthandlingsfiler i eget kapitel i introduktionsmanualen Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar. Skapa PDF-kopia av offert vid överföring till order: Offerten sparas som PDF-kopia. Offertkopian kan öppnas från ordern/fakturan. Skapa PDF-kopia av faktura vid fakturering: Spara en PDF-kopia av fakturan vid fakturering. Om du valt detta alternativ kan du öppna kopian från försäljnings-/faktureringsmodulen och kontaktmodulen. Annat Här kan du göra övriga inställningar. Du kan välja att visa leveransvecka eller leveransdatum på rapporter i Leveransperiod för produktsortiment. Du kan också lägga till en egen Fast text offert/order som du registrerar i grundinställningarna. Denna text visas då på alla dina fakturor. Text vid EU-handel: Från denna rullgardinsmeny kan du välja vilken text som ska visas på fakturor som innehåller produktlinjer med momskod för EU-handel av produkter och tjänster. Om du väljer Standard visas följande text på fakturan: EU-handel av produkter och tjänster. Intra community supply of products and services. Du kan ändra denna text eller skapa en helt ny text i Grundinställningarna. På fakturan markeras de berörda produkterna med en asterisk (*). Kryssa i Automatisk OCR om du vill ha identifikationsnummer på dina fakturor. I rullgardinsmenyn Vår referens kan du bestämma hur referensen ska väljas när en ny order skapas. Vill du att det automatiskt ska läggas till en produkt på alla nya order/fakturor, väljer du ett Produktnr till produkt som ska läggas till på alla nya order via sökknappen. Detta kan du till exempel använda om du alltid vill lägga till en expeditionsavgift. Markera Ta med projekt från produktkortet om du önskar den funktionen. 29
Del 2 - Utdrag från introduktionsböckerna Factoring: Är bara tillgänglig om du har aktiverat factoringfunktionen i reskontrainställningarna: Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. På knappen Factoring kan du lägga in information om factoringföretaget. Läs mer om factoring i eget kapitel. Användarinställningar för försäljning och fakturering Genom flikarna i användarinställningarna kan du bestämma hur fönstret för offert ska se ut och fungera. På så vis kan du anpassa fönstret utifrån dina egna behov. Obs! Användarinställningarna påverkar endast dig och inte inställningarna för någon annan användare. Du kan öppna användarinställningarna med hjälp av menyn Visa - Inställningar - Användare, eller direkt från ikonen på verktygsfältet. Obs! Företagsinställningarna för offert återfinns tillsammans med företagsinställningarna för försäljning och fakturering medan offertmodulen har egna användarinställningar. Standardanpassning Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. 30 Order Tips! På de andra flikarna kan du ändra inställningarna manuellt istället för att använda de förinställda alternativen. På den här fliken kan du välja vad som ska visas på Huvudkort, Sidfot till order och Funktion. Detaljerat huvudkort: Här hanteras detaljer på den översta delen av huvudkortet som visas oavsett vilken flik som är aktiv. Tar du bort markeringen här kommer användaren att kunna se information som visas på huvudkortet, förutom ordernummer och kontaktens info. Netto/bruttoläge: Överst till höger i orderfönstret finns det en rullgardinsmeny där du kan byta mellan att visa order med netto eller bruttobelopp. Tar du bort markeringen kommer det här valet att tas bort (Nettoläge är standard). Status efter fakturering: En order får statusen Faktura efter fakturering. Denna inställning går att ändra så att den får statusen Order istället. Funktionen Produktlista vid ny order gör att produktlistan automatiskt öppnas då en ny order skapas. Visa varning vid export inom EU: Kryssrutan är bara relevant för kunder utan momsnummer. En varning visas när du använder på en produkt använder momskod för EU-handel av varor och tjänster utan att kunden är registrerad med ett momsnummer. Orderrader Kolumninställningar: Här väljer du vilka kolumninställningar som ska visas i försäljnings- och faktureringsmodulen. Markera de kolumner som du vill visa. Tänk på att det kan bli ont om plats om du markerar alla. De flesta användare använder endast ett urval av kolumner och markeringen här ger dig möjlighet att förenkla skärmbilden avsevärt. Sidfot till produktflik: Välj också vilka fält du vill visa på flikens produktlinjer. Det är en sidfot för varje enskild produkt. Ordern visar i alla fall TB och TG för hela ordern längst ned på fliken.