Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice

Transkript

1 Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice Detta är en introduktion till hur du använder tilläggsprodukten Mamut Enterprise Produktoch Kundservice. Först får du en genomgång av vad Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice kan ge ditt företag, vad du bör tänka på innan du börjar använda systemet samt viktiga inställningar. Därefter följer instruktioner om hur systemet används effektivt. Innehåll Inledning 2 Fördelar...2 Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice...2 Enkel styrning av produkter och uppdrag...3 Snabb fakturering av leads med servicefaktura...3 Individuell service till kunder med avancerade behov...3 Styr lönsamheten för uppdragen...3 Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice passar för:...4 Rekommendationer 5 Vad bör du tänka på innan du börjar?...5 Aktivitetsstatus och aktivitetstyper...5 Utbildning av användare...5 Viktiga inställningar 6 Tillgång till aktivitetslistorna...6 Registrering av aktivitetstyper och statusvärden..6 Så här använder du systemet 8 Steg 1: Registrering av aktiviteter...8 Steg 2: Serviceorder och sändning av produkt...9 Steg 3: Utskrift av rapporter effektiv styrning och kontroll...9 1

2 MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE INLEDNING Fördelar Bättre fördelning av aktiviteter för försäljningsmedarbetare. Mer tid till effektivt servicearbete. Fler nöjda kunder. Kontroll över alla förfrågningar internt och externt. Enklare att delegera arbetet och hålla tidsfrister. Dela kundhistoriken effektivt alla har rätt information vid rätt tid. Lös produktservice på bästa sätt. Enklare att ge information. Överträffa kundernas förväntningar. Sälj mer till befintliga kunder. Effektivt verktyg för uppföljning av viktiga kunder. Förhandsdefinierade aktivitetslistor för produktservice och kundservice. Användaranpassade aktivitetslistor med full översikt över historik och tider för uppföljning. Enkel styrning av produkter/serviceuppdrag. Välj översikt i aktivitetslistor och kalender. Serviceorder/faktura skriv med eller utan varurader. Skriv ut materiallista med eller utan priser. Segmentera ut de bästa kunderna och skicka specialofferter. En rad rapporter som hjälper till att styra medarbetare och aktiviteter för optimal produkt- och kundservice. Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice Var i framkant med information som alltid är uppdaterad, ge dina kunder bästa möjliga service, styr uppdragen och arbetet på bästa sätt och bli färdig med aktiviteterna i god tid före deadline! Kundernas valmöjligheter är enorma och dålig service från ditt företag kan snabbt leda till att de väljer en av dina konkurrenter. Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice är ett verktyg som gör det lättare att effektivt styra produkt- och kundservice, och erbjuda den goda uppföljning som kunden förtjänar. 2

3 INLEDNING Enkel styrning av produkter och uppdrag Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice hjälper företag som ger produktservice att arbeta effektivt. En unik aktivitetslista för produktservice ger full kontroll över alla arbeten som sker ute hos kunden eller på den egna verkstaden. Huvudfokus ligger på serviceuppdraget/arbetet det är enkelt att delegera arbete, koppla kunder, registrera material och kontrollera status för produkter, leveranser och tid så att man har kundens förtroende från första början till dess uppdraget är slutfört. Oavsett om du driver en verkstad eller sysslar med stuguthyrning kommer arbetet att bli enklare med Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice. Kombinationen av aktiviteter, produkter, kalender, tidsregistrering och servicefakturering ger oändliga möjligheter för att styrningen av serviceuppdrag och arbete ska gå som en dans. Snabb fakturering av leads med servicefaktura Om du driver en konsultfirma med försäljning av tid kan du skapa serviceorder med timmar och material omedelbart efter att uppdraget är utfört hos kunden. För andra som arbetar med reparation och underhåll av produkter är det enkelt att fakturera material både till kunder och leverantörer under arbetet med serviceuppdraget. Individuell service till kunder med avancerade behov Med Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice blir det enklare att erbjuda kontinuerlig uppföljning till fristående kunder med stora behov av bra och snabb feedback. En förhandsdefinierad aktivitetslista för kundservice ger fullständig översikt, från kontaktpersoner, förfrågningar, dokument och produkter, till ansvariga och tidpunkter för uppföljningar, för varje enskilt serviceuppdrag. Integrationen med Mamut Enterprise ekonomisystem gör att alla medarbetare är uppdaterade med den senaste informationen om både produkten och kontakten så att de kan ge professionell feedback. Styr lönsamheten för uppdragen Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice innehåller även flera unika rapporter och unik statistik så att du kan styra produkt- och kundservice på ett optimalt sätt. Utskrift av exempelvis inleveranskvittenser och materiallistor är några av många standardrapporter. Koppling av aktiviteter och produkter gör det enkelt att få översikt över exempelvis historiken för en produkt. Verkstadschefen kan exempelvis ta fram rapporter över vilka produkter som är klara för referens eller hur lång tid varje servicemedarbetare har använt för en aktivitetstyp. Du har hela tiden kontroll, en känsla som smittar av sig på kunden! 3

4 MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice passar för: Företag som ger service på egna eller andras produkter: Verkstäder Hantverkare Installatörer Reparatörer Företag som sysslar med uthyrning av produkter: Biluthyrning Stuguthyrning Uthyrning av redskap Uthyrning av fritidsutrustning Företag som säljer tid: Revisorer Konsulter Kurser/utbildning Advokater Hantverkare Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice hjälper alla medarbetare att få översikt över aktiviteterna i serviceuppdragen, ge snabb respons och optimal service. 4

5 REKOMMENDATIONER REKOMMENDATIONER Vad bör du tänka på innan du börjar? En person i företaget, ansvarig för servicearbetet, bör vara administratör, göra inställningar i systemet och skapa aktiviteter för servicemedarbetarna. Innan företaget börjar använda programmet bör administratören, tillsammans med ledningen, tänka över hur systemet ska användas i förhållande till kunder, leverantörer och inköp. Aktivitetsstatus och aktivitetstyper Hur du använder Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice beror på hur du arbetar i ditt företag. I systemet finns aktivitetslistor med fördefinierade kategorier, men administratören bör skapa aktivitetsstatus och aktivitetstyper som är anpassade till ditt företag (se nästa avsnitt Viktiga inställningar). Utbildning av användare Företagets administratör bör läsa introduktionen och snabbt sätta sig in i hur systemet används. Det gör man genom att gå igenom processen med att skapa aktiviteter, använda aktivitetslistan, skapa serviceorder och rapporter. Därefter bör administratören kalla användarna till ett utbildningsmöte. 5

6 MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE VIKTIGA INSTÄLLNINGAR Tillgång till aktivitetslistorna Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice ger dig tillgång till två unika aktivitetsregister, ett för produktservice och ett för kundservice med förhandsdefinierade aktivitetstyper och statusvärden. Du bör lägga till och ändra kategoriseringarna så att de passar serviceuppdragen hos ditt företag. Nedan illustreras de många möjligheter som Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice erbjuder. Innan systemet tas i bruk bör du fundera på hur det ska användas. I Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice finns fördefinierade aktivitetslistor för kundservice och produktservice. För att få tillgång till aktivitetslistorna för produktservice klickar du på Inställningar Företag Inställningar per modul Aktiviteter och markerar aktivitetslistan Produktservice. Registrering av aktivitetstyper och statusvärden Du har möjlighet att ändra Aktivitetstyper och Status i förhållande till hur ditt företag arbetar. Det är viktigt att de anpassas till din verksamhet för att ge god översikt från när medarbetarna registrerar aktiviteter som utförda till att produkten är klar för leverans. För att lägga till nya huvudaktivitetstyper klickar du på Inställningar Företag Grundinställningar Aktivitetstyp Ny. Skriv in aktivitetstyperna ( TV-Service i exemplet nedan) och markera att de ska vara tillgängliga i Produktservice. 6

7 VIKTIGA INSTÄLLNINGAR Du har därefter möjlighet att lägga in nya statusvärden (till exempel Väntar på delar eller Klar för sändning/hämtning ). Detta gör du genom att välja Aktivitetsstatus istället för Aktivitetstyper i ovanstående beskrivning. Du kan då skriva in de statusvärden som används i ditt företag. När du har markerat att den nya statusen ska gälla i Produktservice kan aktivitetslistan och aktivitetskortet för Produktservice tas i bruk. Obs! I de följande exemplen illustreras endast användning av produktservicefunktionerna i Helpdeskmodulen (aktivitetslistorna och aktivitetskorten för Produkt- och Kundservice). Kundservicefunktionerna är de samma som för Produktservice, men innehåller andra standardiserade aktivitetstyper och statusvärden. Användning av Kundservice med kategoriseringar bör anpassas till ditt företag på samma sätt som Produktservice. 7

8 MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Steg 1: Registrering av aktiviteter För att få tillgång till produktservicemodulen klickar du på Visa Aktivitet Aktivitetslista Produktservice. För att registrera en ny aktivitet klickar du på ikonen Ny aktivitet. I det ovanstående fönstret kan du registrera Ämne (en kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på), Datum samt Start- och Sluttid. Du kan kategorisera aktiviteten genom att välja Typ (till exempel TV-Service ). Detta är viktigt för att senare kunna få korrekt statistik i rapporter. Därefter kan du välja Status och Ansvarig för aktiviteten. Om aktiviteten involverar både en kund och en leverantör (om extra reservdelar eller liknande måste beställas) kan du koppla dessa aktivitetsregistreringen genom att klicka på Koppla. Under fliken Produkt kan du registrera kompletteringsvaran som måste beställas från leverantören. Produktkortet är viktigt när du utför produktservice. Här kan du registrera vilka produkter som är inne på service, eventuella resurser som används vid servicen och antal arbetstimmar. Denna information kan sedan överföras direkt till servicefakturan. Du kan fakturera både leverantörer och kunder. 8

9 SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Steg 2: Serviceorder och sändning av produkt Du kan skapa en Serviceorder till kunden genom att klicka på ikonen Skapa order på produktkortet i produktservicemodulen. Status ändras till Klar för sändning/hämtning, så att du kan skicka ut produkten till kunden. Du kan därefter skriva in paketnumret i anteckningsfältet på Aktivitetskortet och datum då paketet skickades. Därefter ändrar du Status till Hämtad och färdig så att aktiviteten är avslutad. Om kunden ringer kan vem som helst kontrollera status för serviceuppdraget genom att öppna aktivitetskortet. Man kan ange paketnummer och datum då paketet skickades till kunden, så att paketet kan spåras. Steg 3: Utskrift av rapporter effektiv styrning och kontroll I Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice finns bland annat rapporter som visar produkteller kundservice per ansvarig, produkt eller kontakt, aktivitetsstatistik, fakturering av produktservice och utestående produkt- eller kundservice. Om du vill skriva ut statistik över utförda serviceuppdrag hittar du flera egna rapporter för Produktservice och Kundservice i rapportmodulen. 9

10 MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE Du kan klicka på ikonen Skriv ut rapporter från Aktivitetslistan Produktservice. (Du kan även gå till rapporterna via Visa Aktivitet Rapporter.) Använd rapporterna i Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice för att analysera aktiviteterna och styra serviceuppdragen. Styr uppdragen utifrån vilka kontakter som är mest lönsamma, vilka medarbetare som har mest disponibel tid och så vidare. Du får snabb tillgång till rapporterna genom att klicka på ikonen för Skriv ut i Helpdeskmodulen. 10