Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice

Transkript

1 0BTilläggsprodukter och Enterpriseutökningar Mamut Business Software Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice I

2 Innehåll Tilläggsprodukter och Enterpriseutökningar... 3 Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice... 4 Produkt- och Kundservice... 5 Viktiga inställningar... 5 Så här använder du systemet... 7 Tillgång till Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar Installera exempeldatabasen/utvärdera produkter Mer information Service och support Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Academy Version 12.MBS.EXT.MHD.SE

3 Postadress: Mamut AB Box Stockholm Telefon: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Telefon: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Telefon: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: Mamut AB. Alla rättigheter. Med förbehåll om ändringar/fel. Mamut och Mamut-logotypen är registrerade varumärken. Alla andra varumärken är registrerade av respektive företag. 2

4 Tilläggsprodukter och Enterpriseutökningar TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISEUTÖKNINGAR Programvaruleverantören erbjuder en mängd tilläggsprodukter och -tjänster som kan hjälpa ditt företag att arbeta mer effektivt i programmet. Mamut Enterprise-utökningar kan köpas av användare som har licens för en produkt i serien Mamut Enterprise och som har behov av mer avancerad funktionalitet. Du kan därigenom ytterligare effektivisera ditt förtag med hjälp av ditt Mamut Business Software-program. Det finns en rad tilläggsprodukter som erbjuder extrafunktionalitet för din webbplats och webbutik. Domäner och e-postkonton kan användas oavsett vilket Mamut Business Software-program du har. Resterande tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar förutsätter att du har licens för en programversion i Mamut Enterprise-serien. Vissa tilläggsprodukter erbjuds bara i samband med särskilt utvalda produkter. Du kan läsa mer om tilläggsprodukterna och Enterprise-utökningarna på våra hemsidor: Du kan ringa gratis på nummer eller skicka e-post till info@mamut.se för att få mer information. Denna manual ger dig en kort beskrivning av hur Enterprise-utökningen fungerar, hur den kan användas samt hur du kan anpassa den efter dina behov. Vi vill också påminna om vår webbplats där du hittar svar på vanliga frågor om Mamut Business Software. Webbplatsen låter dig söka efter svaren på dina frågor, dygnet runt. Vi är övertygad att du och ditt företag kommer att få stor nytta av detta användarvänliga program och de många möjligheter för utökning som finns tillgängliga för att hjälpa dig att underlätta i dina dagliga rutiner. Lycka till med Mamut Enterprise-utökningen! 3

5 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice MAMUT ENTERPRISE PRODUKT- OCH KUNDSERVICE Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice är ett stödverktyg för att kunna ge maximal kund- och produktservice. Var först med uppdaterad information, ge dina kunder bästa möjliga service och bli färdig med aktiviteterna i god tid innan deadline. I det användaranpassade aktivitetsfönstret för telemarketing har du full översikt över alla aktiviteter mot prospekt som är gjorda och ska göras, samt om de ska följas upp med telefon, e-post eller möte. När en aktivitet har utförts bockas den av. Förutom hjälp med försäljning och kundkontakt får du i den här modulen hjälp med bland annat mötesbokning, uppföljning av service- och lojalitetsprogram med mera. Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice passar även för företag som utför produktservice för sina egna eller andras produkter. Produktservice kan innefatta underhåll, reparation, inspektion eller andra sorters produktaktiviteter. Ta kontroll över produktservicen, oavsett om du är ute i fältet eller i din egen verkstad. Eftersom huvudfokus ligger på produkten eller tjänsten kommer du att på ett enkelt sätt fakturera material och tid som har använts för varje enskild uppgift. Du kan dessutom delegera uppgifter till dina anställda. Användbara rapporter är exempelvis produktkvitton eller materiallistor. Det är dessutom möjligt att spåra en produkts historik, till exempel via serienumret. Tips! Du hittar mer information om aktiviteter i programmets hjälpavsnitt [F1] samt i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice Effektivt verktyg för uppföljning av viktiga kunder Användaranpassade aktivitetslistor med full översikt över historik och tider för uppföljning Översikt över all information om kunderna från första till sista hänvisning Enkel styrning av produkter/serviceuppdrag Serviceorder/servicefaktura skriv ut med eller utan varurader Skriv ut materiallistor med eller utan priser En mängd rapporter som hjälper till att styra medarbetare och aktiviteter för optimal kund- och produktservice 4

6 Produkt- och Kundservice PRODUKT- OCH KUNDSERVICE Viktiga inställningar Tillgång till aktivitetslistorna Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice ger dig tillgång till två unika aktivitetsregister, ett för produktservice och ett för kundservice med förhandsdefinierade aktivitetstyper och statusvärden. Du bör lägga till och ändra kategoriseringarna så att de passar serviceuppdragen hos ditt företag. Nedan illustreras de många möjligheter som Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice erbjuder. Innan systemet tas i bruk bör du fundera på hur det ska användas. I Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice finns fördefinierade aktivitetslistor för kundservice och produktservice. För att få tillgång till aktivitetslistorna för produktservice klickar du på Inställningar Företag Inställningar per modul Aktiviteter och markerar aktivitetslistan Produktservice. Registrering av aktivitetstyper och statusvärden Du har möjlighet att ändra Aktivitetstyper och Status i förhållande till hur ditt företag arbetar. Det är viktigt att de anpassas till din verksamhet för att ge god översikt från när medarbetarna registrerar aktiviteter som utförda till att produkten är klar för leverans. 5

7 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice Så här lägger du till en aktivitetstyp i grundinställningarna: 1. Klicka Visa - Inställningar Företag Grundinställningar. 2. Välj Aktivitetstyper och klicka Redigera. 3. Klicka på Ny för att registrera den nya aktivitettypen, t.ex. "Montering". 4. Markera att typen ska vara tillgänglig i Produktservice. 5. Ange eventuellt resterande inställningar och klicka OK. Den nya aktivitettypen kan nu tas i bruk och kommer att vara tillgänglig i produktservicemodulen. Så här lägger du till en aktivitetstatus i grundinställningarna: 1. Klicka Visa - Inställningar Företag Grundinställningar. 2. Välj Aktivitetstatus och klicka Redigera. 3. Klicka på Ny för att registrera den nya aktivitetstatusen, t.ex. "Väntar på komponenter". 4. Välj Slutfört om statusen medför att aktiviteten är slutförd. Aktiviteten stängs när statusen väljs. 5. Klicka OK. Den nya aktivitetstatusen kan nu tas i bruk. 6

8 Så här använder du systemet SÅ HÄR ANVÄNDER DU SYSTEMET Obs! I de följande exemplen illustreras endast användning av produktservicefunktionerna i Helpdeskmodulen (aktivitetslistorna och aktivitetskorten för Produkt- och Kundservice). Kundservicefunktionerna är de samma som för Produktservice, men innehåller andra standardiserade aktivitetstyper och statusvärden. Användning av Kundservice med kategoriseringar bör anpassas till ditt företag på samma sätt som Produktservice. Registrering av aktiviteter Du kan anpassa aktivitetskortet enligt dina egna behov via användarinställningarna för aktiviteter. Där har du möjlighet att välja vilka flikar som ska visas. Du öppnar användarinställningarna genom att klicka på knappen Användarinställningar i aktivitetsregistret eller i aktivitetskortet. Så här registrerar du aktiviteter från aktivitetslistan för produktservice: 1. Klicka Visa Aktivitet Aktivitetslista Produktservice. 2. Klicka Ny för att registrera en ny aktivitet eller dubbelklicka på en aktivitet som du vill redigera. 3. Registrera ett Ämne (en kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på), Datum 4. Ange en Starttid. 5. Välj en Typ (till exempel "Montering"). Detta är viktigt för att senare kunna få korrekt statistik i rapporter. 6. Välj en Status för aktiviteten, t.ex. "Väntar på komponenter". 7. Ange vem som ska vara Ansvarig för aktiviteten. 8. Koppla aktiviteten till kontakt eller leverantör genom att klicka på Koppla. 7

9 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice 9. Under fliken Produkt kan du registrera kompletteringsvaran som måste beställas från leverantören. Produktkortet är viktigt när du utför produktservice. Här kan du registrera vilka produkter som är inne på service, eventuella resurser som används vid servicen och antal arbetstimmar. Denna information kan sedan överföras direkt till servicefakturan. Du kan fakturera både leverantörer och kunder. Mer information om att skapa order från fliken hittar du nedan. Produktserviceaktiviteten kan nu utföras. Använda aktivitetslistan Så här arbetar du med produktserviceaktiviter: 1. Klicka Visa Aktivitet Aktivitetslista Produktservice. 2. Välj statusen Obehandlad, välj ditt namn i fältet Ansvarig och klicka på knappen Uppdatera för att visa ditt urval. 3. Öppna aktiviteten som du vill arbeta med genom att klicka på den. 4. Du kan eventuellt också ändra Status och Ansvarig i aktivitetskortet för att indikera en förändring i arbetsprocessen. 5. När all information har registrerats registrerar du antal arbetade timmar under fliken Produkt genom att klicka Ny och lägga till den aktuella serviceprodukten, t.ex. "Montering per timme" samt antal arbetade timmar i kolumnen Antal Välj status Utförd. Aktiviteten kan nu vidarebehandlas, t.ex. fakturering av utfört arbete.

10 Så här använder du systemet Serviceorder och sändning av produkt Så här skapar du en order från aktivitetskortet: 1. Klicka på Skapa order på fliken Produkt på aktivitetskortet. Försäljning/fakturering-fönstret öppnas. 2. Skapa en order som vanligt. Läs mer om detta i kapitlet "Försäljningsuppföljning" i introduktionsmanualen "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 3. Ändra Status för att indikera att en order har registrerats mot aktiviteten, t.ex. "Hämtad och färdig". Du kan lägga till en ny status om de förhandsdefinierade inte passar. 4. Personen som ansvarar för att slutföra ordern kan då ange paketnummer samt datum då paketet skickades på fliken Anteckning. 5. Därefter ändrar du Status för att vidarebehandla aktiviteten. Ordern har nu skapats från aktivitetskortet. Tips! Om kunden ringer kan vem som helst kontrollera statusen på serviceaktiviteten genom att öppna aktivitetskortet. Paketnummer och leveransdatum gör att paketet kan spåras. 9

11 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice Utskrift av rapporter effektiv styrning och kontroll Följande tilläggsrapporter finns tillgängliga: Aktivitetslista kundservice Aktivitetslista produktservice Aktivitetsstatistik kundservice Aktivitetsstatistik kundservice, sammandrag Aktivitetsstatistik produktservice Aktivitetsstatistik produktservice, sammandrag Kundservice per kontakt Kundservice per ansvarig Fakturering av produktervice Icke-fakturerad produktservice Utestående kundservice Utestående produktservice Produktservice per kontakt Produktservice per ansvarig Produktservice per produkt 10

12 Så här använder du systemet Så här skriver du ut en rapport: 1. Klicka Visa - Aktivitet - Rapport. 2. Klicka på Aktiviteter till vänster i fönstret. 3. Markera rapporten som du vill skriva ut, t.ex. Aktivitetslista produktservice. 4. Välj hur du vill skriva ut rapporten i rullgardinsmenyn Skicka till. 5. Klicka på Skriv ut. 6. Definiera ett filter för rapporten. Du kan exempelvis filtrera på fältet Ämne. 7. Klicka OK för att skriva ut rapporten. Du kan nu analysera rapporten. Tips! Använd rapporterna i Mamut Enterprise Produkt- och Kundservice för att analysera aktiviteterna och styra serviceuppdragen. Styr uppdragen utifrån vilka kontakter som är mest lönsamma, vilka medarbetare som har mest disponibel tid och så vidare. Du får snabb tillgång till rapporterna genom att klicka på ikonen för Skriv ut i Helpdeskmodulen. 11

13 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice TILLGÅNG TILL TILLÄGGSPRODUKTER OCH ENTERPRISE-UTÖKNINGAR När du har köpt tilläggsprodukter får du en licens för varje produkt. Om du har fått flera licensnummer måste du börja med att registrera licensnumret som gäller för själva programmet. Därefter kan du registrera licensnumret för serviceavtalet eller andra tilläggsprodukter. Obs! Vid registrering är det viktigt att du skriver in licensnumret exakt som det står i brevet/epostmeddelandet som du har mottagit. Var till exempel uppmärksam på skillnaden mellan bokstaven "O" och siffran "0". Licensnummer innehåller inte bokstaven "O" - bara siffran "0". Om du har köpt en Tilläggsprodukt eller Enterprise-utökning efter att du har installerat och registrerat programmet kan du vanligtvis aktivera licensen genom att klicka Hjälp - Om - Ladda ner licensfil. Vissa Tilläggsprodukter och Enterprise-utökningar måste registreras på din företagsdatabas eller på användare som ska ha tillgång till den nya funktionaliteten. När du har registrerat tilläggslicensen och startat om ditt Mamut-system kan du administrera licensen. Detta görs under menyn Hjälp - Om - Administrera licensinformation. Obs! Ta reda på om tilläggsprodukten gäller för antal Användare, antal Företagsdatabaser eller Alla användare och företagsdatabaser. Så administrerar du tillgång till tilläggsprodukten: 1. Klicka på Hjälp - Om - Administrera licensinformation Under Tilläggsprodukter visas en lista över alla tillgängliga produkter. Markera den aktuella produkten och klicka Lägg till. 4. Välj företagsdatabas eller användare och klicka OK. Upprepa detta steg om du vill lägga till fler produkter. 5. Avsluta och starta programmet på nytt. Tilläggsproduktsfunktionaliteten är nu tillgänglig för de valda företagsdatabaserna eller användarna. Obs! Nederst på sidan visas alla dina licenser för tilläggsprodukter. Du kan lägga till så många användare/företagsdatabaser som din licens tillåter.

14 Installera exempeldatabasen/utvärdera produkter INSTALLERA EXEMPELDATABASEN/UTVÄRDERA PRODUKTER Många har redan installerat exempeldatabasen med hjälp av Guiden för första uppstart. Är du osäker på om du installerat exempeldatabasen så kan du kontrollera genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Du får då upp företagsdatabaslistan som visar en översikt bland installerade företagsdatabaser. Är du redan kund men vill utvärdera tilläggsprodukter eller utökade produkter, så kan du göra det genom att använda exempeldatabasen. Så installeras exempeldatabasen: Välj Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. Obs! När du loggar in på exempeldatabasen kommer du att kunna välja produkt för utvärdering och eventuellt tillgängliga tilläggsprodukter. Det är även möjligt att ta bort en företagsdatabas från installationen. Det gör man i fönstret Företagsdatabaslista. 13

15 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice MER INFORMATION Service och support Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Läs mer om Mamut Serviceavtal nedan. Mamut Supportcenter Mamut Supportcenter erbjuder dig en omfattande personlig serviceapparat som hjälper dig vid behov. Under Support på kan du använda funktionen Artikelsök för att hitta tips som kan hjälpa dig att lösa det aktuella problemet. Här hittar du dessutom en länk till de tio senaste supportartiklarna samt en länk till de tio mest lästa artiklarna. Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via programmet Det enklaste sättet att ta kontakt med Mamut Supportcenter är via programmet. I fokusområdet Mamut Supportcenter kan du hitta svar på dina frågor samt skapa nya ärenden. Status och svar på dina ärenden hittar du på samma ställe. Du måste vara ansluten till Internet för att använda denna funktion. Ta kontakt via e-post: Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till support@mamut.se. Ta kontakt via telefon: Supporttelefonen är öppen från kl alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Ta kontakt via fax: Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl , då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. Brev kan skickas till: Mamut AB Box Stockholm 14

16 Mer information Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag Mamut Serviceavtal säkrar att du alltid är förberedd och har full kontroll i alla situationer du eller ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheterna Vi ser till att ditt Mamut-system alltid är uppdaterat i förhållande till nya regler, momsändringar och blanketter. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning. Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt i takt med teknologisk utveckling, nya normer, respons från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din vardag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum kommer du att motta e-postmeddelanden med tips om användning av Mamutsystemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheter, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudande Mamut ger dig även specialerbjudande på Mamut-produkter samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. 15

17 Mamut Enterprise Produkt och Kundservice Mamut Academy Mamuts kursverksamhet heter Mamut Academy. Mamut AB levererar kompletta lösningar för ekonomistyrning, försäljning/kunduppföljning, inköp/logistik, lön/personal, tidrapportering/projekt samt skatt/privatekonomi. Kursverksamheten Mamut Academy är ett erbjudande till dig som vill arbeta så effektivt som möjligt med Mamut Business Software och tillhörande arbetsområden. Nu kan du och dina medarbetare få möjlighet att utnyttja alla funktionerna i Mamutsystemen, något som både stimulerar verksamheten och dig som jobbar med systemet! Startkurs Denna kurs är anpassad för nya användare av Mamut Business Software. Kursen ger en inblick i hur programmet är strukturerat samt ger en bra introduktion till hur man kommer igång på bästa sätt. Grundkurs Dessa kurser berör vissa fackområden i produktserien Mamut Business Software. Grundkurserna ger deltagaren en grundlig inblick i de olika delarna av Mamut-systemen. Detta ger goda förutsättningar för att effektivisera arbetet i systemet. Fortsättningskurs Dessa kurser berör områden som inte behandlas i grundkurserna. Fortsättningskurserna ger djupgående kunskap om systemets avancerade funktioner. Kurspaket Kurspaketen inriktar sig mot enskilda system i produktserien Mamut Business Software. Kurserna ger deltagaren en helhetsförståelse för det aktuella systemet. Ett kurspaket består av ett antal fristående kurser. Företaget kan skicka olika deltagare på de olika kursdagarna, om detta skulle vara aktuellt. Kurser av typen Mamut Lön kan inte ingå i ett kurspaket. Mamut Lön-kurs Dessa kurser behandlar endast Mamut Lön. Välj kurs efter dina tidigare kunskaper. I kursprogrammet finns något som passar alla användare, från nybörjare till van användare. Kurser i Mamut Lön ingår inte i vissa kurspaket. Specialkurs Specialkurserna behandlar särskilda ämnen inom ett eller flera arbetsområden och/eller program. Företagsanpassad kurs På förfrågan kan vi ordna skräddarsydda kurser för ditt företag eller organisation. Detta kan vara givande om din verksamhet har säregna rutiner eller många från samma organisation behöver utbildning i Mamutprogrammet. En företagsintern kurs ger dina medarbetare en grundlig utbildning i effektiv användning av Mamut Business Software i ditt företag. Vi kan hålla företagskurser i dina lokaler eller i våra kurslokaler som är utrustade med all nödvändig utrustning. Onlinekurs Utöver vanliga kurser erbjuder Mamut även onlinekurser. Du kopplar upp dig till kursen via din egen dator (hemifrån eller på kontoret) och har möjlighet att ansluta till en telefonkonferens för ljud. Det är värt att notera att denna kurs fokuserar på visning/genomgång av funktionalitet medan den praktiska träningen sker på kursdeltagarens eget initiativ efter avslutad kurs. Mer information hittar du här: För mer information om Mamut Academy, eller för att få tillskickad vår kurskatalog/kursplan, kontakta oss på telefon eller via e-post: academy@mamut.se. Du kan även hitta information på våra hemsidor: Alla kursdeltagare får ett kursbevis för deltagandet. 16