Mamut Business Software. Introduktion. Kompletta CRM-, säljstöd och Internetlösningar

Transkript

1 Mamut Business Software Introduktion Kompletta CRM-, säljstöd och Internetlösningar

2 Introduktion till Mamut Business Software Kompletta CRM-, säljstödoch Internetlösningar Version: 12. Partnr.: MBS.MAN.CRM.12.SE 002

3 Postadress: Mamut AB Box Stockholm Tlf: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Tlf: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Tlf: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax: II

4 VÄLKOMMEN TILL MAMUT De medföljande introduktionsböckerna ger en kort introduktion till möjligheterna som programmet erbjuder. Alla kunder får boken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du får dessutom en eller båda introduktionsböckerna: "Ekonomistyrning, logistik och personal" och "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Du kan även beställa uppdaterade utgåvor av böckerna från Mamut. Dokumentationen innehåller information om funktioner från hela programserien. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på din programversion. Utvärdera de utökade funktionerna i exempeldatabasen och beställ uppgradering för att ta funktionerna i bruk. Om du vill ha mer information om större versioner kan du kontakta Mamut på telefon eller via e-post: info@mamut.se. Det är viktigt att du läser igenom både användar- och serviceavtalet innan du installerar programmet. Där får du en översikt över de kontraktsmässiga villkor som gäller för dig som kund och oss som leverantör. Böckerna hjälper dig att lära känna systemet så att du lättare kan navigera och anpassa systemet efter dina behov. Böckerna ger dig också en kort introduktion till huvuddelarna i programmets funktioner samt beskrivningar av hur du utför de vanligaste operationerna. Vi vill även påminna om vår webbplats Där hittar du en stor mängd frågor och svar angående Mamut-systemen. Du kan när som helst på dygnet hitta svaret på din fråga., Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av programmet. Lycka till med Mamut Business Software! III

5 KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD- OCH INTERNETLÖSNINGAR Innehåll Välkommen till Mamut...III KAPITEL 1: KUNDUPPFÖLJNING... 1 Kontaktuppföljning...4 Hur registreras en ny kontakt?...4 Kontaktregistret...5 Användarinställningar för kontaktuppföljning Företagsinställningar för kontaktuppföljning Organisering och underhåll av kontakter Kontaktperson E-post Om e-post i programmet E-posteditorn i programmet Kom i gång med e-post E-postmallar Skriva ut som e-postbilaga Skicka ett dokument via e-post Integration med Outlook Aktiviteter och kalender Aktiviteter Kalender Dokument Dokumentlista Hur skapas ett nytt dokument? Egenskaper för dokumentkortet Guide för att koppla kontakter till ett dokument Guide för att koppla anställda till dokument Användarinställningar för dokument Om skanning av dokument Hur skapas en dubblett i PDF-format? Skicka ett dokument via fax Dokumentmallar Dokumenttyper Import av dokument Integration med Skype Om integration med Skype Kom i gång med Skype Aktiviteter från Skype Hur ringer du med Skype? Projekt Om projektmodulen Användarinställningar för projekt Projektregistret Projektfakturering KAPITEL 2: PRODUKT Om produktmodulen Hur skapas en ny produkt? IV

6 INNEHÅLL Produktregistret Produktlista Flikarna i Produkt Produktstatus Inställningar för produkt Användarinställningar för produkt Företagsinställningar för produkt Organisering och underhåll av produkter Ändra ett urval produkter Duplicera en produkt Kan jag ändra produktnummer? Import av produktdata Tilläggsavgifter (miljöavgifter) Kom igång med tilläggsskatter Hur registreras tilläggsskatt? Produktvarianter Variantegenskaper Variantinställningar Hur skapas produktvarianter? Skapa varianter/variantlänkar av en produkt Överför lagerbehållning mellan olika varianter Varianter i webbutiken KAPITEL 3: FÖRSÄLJNING Offert Om offertmodulen Offertmall Användarinställningar för offert Offertfönstret Flikarna i offert Att arbeta med offerter Försäljning & Fakturering Hur skapas en ny order? Försäljnings-/faktureringsregistret Flikarna i Försäljning och fakturering Inställningar för Försäljning & Fakturering Fakturering och kreditering Automatisk tilldelning av OCR Kreditgräns och kreditspärr Utskrifter och rapporter Valuta Inköp och lager Priser och rabatter Om priser på produkter Prisjustering - ändra pris på urval produkter Hur ändras produktens pris? Rabattregister - spara rabattinställningar Leverans- och betalningsvillkor Avtalsfakturering Kom igång med avtalsfakturering Avtalsregistret Kundavtal Avtalsfakturering V

7 KOMPLETTA CRM-, SÄLJSTÖD- OCH INTERNETLÖSNINGAR Frakthandlingsfiler Kom i gång med frakthandlingsfiler Skapa frakthandlingsfil Programversioner utan redovisningsfunktionalitet Fakturering (programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Försäljningsbudget KAPITEL 4: E-HANDEL Om E-handel E-handel i Mamut Business Software Tips - vad du bör tänka på innan du börjar Designtips för webbplats Hur skapas en webbplats? Om innehåll på webbplatsen Uppdatera webbplats Om webbutik Kom i gång med webbutik Lägga ut produkt för försäljning i webbutiken Koppling till andra webbplatser Visa lagernivå på produkterna i webbutiken Betalningstjänster för betalning i webbutik Redigera webbplats Välj webbplats Meny Innehåll Företaget Design Verktyg Webbutik Kundstatusfiler/eKunder Om Kundstatusfiler/eKund Skicka kundstatusfiler Inställningar för kundstatusfiler Hämta webbplatsdata Företagsinformation Översikt nya order/aktiviteter Webbplatsinställningar Aktiv webbplats Ledtexter Meta tags/sökord Script Inställningar Webb Inställningar Webbutik Betalningstjänster Fliken Admin Lösenordsinställningar Tilläggsprodukter - E-handel KAPITEL 5: TRAVEL CRM Om Mamut Enterprise Travel CRM Synkronisering och användning av programmet Synkroniseringsinställningar Synkronisering av data i Mamut Enterprise Travel CRM VI

8 INNEHÅLL Detaljer om synkronisering Koppla från central databas Koppla till central databas MER INFORMATION Service och support Mamut Academy Mamut Serviceavtal förenklar din vardag INDEX VII

9

10 Kapitel 1: Kunduppföljning I detta kapitel: KONTAKTUPPFÖLJNING... 4 Hur registreras en ny kontakt?... 4 Kontaktregistret... 5 Kontaktuppföljningsfönstret... 5 Flikarna i kontaktregistret... 7 Kontaktpersoner... 8 Aktiviteter... 9 Dokument... 9 Försäljning och fakturering Offert Reskontraposter Inköp Tidrapportering Produkt Projekt Övrig info Inställningar Kontaktinställningar för E-handel Användarinställningar för kontaktuppföljning Företagsinställningar för kontaktuppföljning Organisering och underhåll av kontakter Visa karta och vägbeskrivning till kontakten Ändra värden på ett urval kontakter Egendefinierat fält Grupper Adress, detaljerat Standarddokument Huvudkontor/Underkontor Kontaktperson Användarinställningar för kontaktperson Hur kopieras en kontaktperson? E-POST Om e-post i programmet E-posteditorn i programmet Kom i gång med e-post E-postmallar Skriva ut som e-postbilaga Skicka ett dokument via e-post Integration med Outlook Menyraden i Outlook Användarinställningar för Outlook

11 AKTIVITETER OCH KALENDER Aktiviteter Aktivitetsfönstret Att arbeta med aktiviteter Skapa ny aktivitet Aktivitetslista Koppla Kontakter/Anställda/Resurser Tidsplan Ändra värde på ett urval aktiviteter Fördela aktiviteter Duplicera/kopiera aktivitet Skapa gruppaktiviteter Inställningar för aktiviteter Användarinställningar för aktivitet Företagsinställningar för aktiviteter Aktivitetstyper Inställningar för Aktivitetstyper (Grundinställningar) Aktivitetmallar Redigera aktivitetmallar Uppföljningsaktiviteter Kalender Liten kalender Kalender för annan anställd/resurs Gemensam kalender Kalender - välj datum DOKUMENT Dokumentlista Hur skapas ett nytt dokument? Egenskaper för dokumentkortet Guide för att koppla kontakter till ett dokument Guide för att koppla anställda till dokument Användarinställningar för dokument Om skanning av dokument Hur skapas en dubblett i PDF-format? Skicka ett dokument via fax Dokumentmallar Dokumentmallar Skapa ny dokumentmall Redigera dokumentmall Egenskaper för dokumentmallar Dokumenttyper Hur skapas en ny dokumenttyp? Import av dokument Hur importeras dokument? INTEGRATION MED SKYPE Om integration med Skype Kom i gång med Skype Aktiviteter från Skype Hur ringer du med Skype? PROJEKT Om projektmodulen Användarinställningar för projekt Projektregistret

12 Projektlista Flikarna i projektregistret Fliken Kontakter Fliken Försäljning och fakturering Fliken Offert Fliken Inköp Fliken Aktiviteter Fliken Dokument Fliken Tidrapportering Fliken Produkter Fliken Anställda Fliken Ganttdiagram Fliken Underprojekt Fliken Redovisning Projektfakturering Projektfakturering baserad på inköp- och tidrapportsregistrering Vidarefakturering baserad på fastpris

13 KONTAKTUPPFÖLJNING KONTAKTUPPFÖLJNING I modulen Kontaktuppföljning uppdaterar du information om dina kontakter. Observera att kontaktuppföljningen består av både kunder, leverantörer och eventuellt även partners och privata kontakter. En kund kan vara både kund och leverantör. Du kryssar för i kontaktkortet vilken roll de olika kontakterna har. Kontakterna kan knytas till kontaktpersoner. Genom att registrera kontaktpersoner blir det enklare för dig att hitta personen som du vill kontakta eller hänvisa till i olika situationer. Kontaktpersonmodulen kan öppnas som en självständig modul genom att välja Visa - Kontakt - Kontaktperson. Du kan även dubbeklicka på en kontaktperson som är knuten till en kontakt. Hur registreras en ny kontakt? När du registrerar en ny kontakt bestämmer du till vilken kategori kontakten ska tillhöra. Du kan alltså registrera en kontakt som både kund och leverantör utan att behöva registrera kontakten två gånger. För att få en bra översikt över kontakterna kan du använda filtret för att skilja mellan dessa två kategorier. Du kan då skriva ut en kontaktlista från rapportmodulen som ger dig en översikt över dina kunder, leverantörer eller båda delar, beroende på vilka kriterier du väljer i filtret. Bara kontaktnamnet är obligatoriskt. Den nedanstående proceduren beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Du kan vidare läsa om olika fält som kan användas i kontaktuppföljningen. 4

14 KONTAKTUPPFÖLJNING Så här registreras en ny kontakt: 1. Klicka på Ny. 2. Skriv in kontaktens namn i det översta fältet. 3. Registrera kontaktens adress i adressfältet eller klicka på knappen Adress och skriv in de olika delarna av adressen i fönstret som öppnas. Om du vill registrera fler än en adress på samma kontakt, kan du göra det genom att klicka på pilknappen. Från fönstret som då öppnas kan du skapa nya adresser, redigera/ta bort befintliga och välja önskat alternativ. 4. Skriv in kontaktens Telefon- och Faxnummer Använd pilknappen om du vill registrera mer än ett nummer. 5. Registrera E-postadress. 6. Välj en anställd från ditt företag under Vår ref. Denna person kommer att vara ansvarig för uppföljning av denna kontakt. För att få upp en anställd i rullgardinsmenyn, måste du först registrera denna i Personalregistret. 7. Markera rätt kontakttyp: Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Programmet kommer att tilldela kontakten ett kundnummer (även om det inte är en kund). Om kontakten också är leverantör, kommer kontakten dessutom att tilldelas ett leverantörsnummer. Du kan läsa mer om organisering och underhåll av kontakter i avsnittet "Om organisering och underhåll av kontakter". Kontaktregistret Kontaktuppföljningsfönstret Kontaktkortet är uppdelat i två delar. I den övre halvan registrerar du allmänna uppgifter om kontakten samt bestämmer vilka kategorier kontakten ska tillhöra. Med hjälp av kategorierna kan du skilja kontakterna från varandra, till exempel när du ska skicka skräddarsytt material till dem senare. 5

15 KONTAKTUPPFÖLJNING Den nedre delen av kontaktkortet består av olika flikar där du registrerar annan relevant information om kontakten, till exempel kontaktpersoner, aktiviteter, dokument, försäljning och fakturering, offert, reskontra, inköp, produkt och projekt. Adress: Genom att klicka på knappen Adress... kan du registrera adressen. Egendefinierat fält: Med hjälp av det egendefinierade fältet kan du klassificera dina kontakter. Grupp: Med hjälp av fältet grupper kan du klassificera dina kontakter för att enklare kunna filtrera kontakterna. Anteckning: Här kan du göra anteckningar. Huvudkontor: Det kan vara en god idé att använda denna funktion om du vill att varuleveranser och fakturering ska göras till olika kunder. Ny: Skapar en ny kontakt. Kontaktlistan: Du kan välja om listan över kontakter ska visas automatiskt eller inte när du öppnar kontaktmodulen. Det här är en praktisk funktion om du ofta letar efter olika kontakter. Om du ofta registrerar nya kontakter kan det emellertid vara mer effektivt att inaktivera funktionen. Klicka på knappen Användarinställningar i verktygsfältet och välj fliken Kontaktkort. Under Annat väljer du om kontaktlistan ska öppnas automatiskt när kontaktkortet öppnas. Kontaktpersonlista: Öppnar lista över alla kontaktpersoner. Radera: Du kan radera kontakter som det inte har gjorts bokföringar emot. Du kan även ange kontakten som Inaktiv på fliken Övrig info. Genom att klicka på knappen Användarinställningar på verktygsraden kan du på fliken Företagsregister, under kategorin Annat, välja att öppna kontaktlistan automatiskt när kontaktkortet öppnas. 6

16 KONTAKTUPPFÖLJNING Knappen Kontaktstatus ger dig översikt över alla affärstransaktioner som har gjorts mellan kontakten och ditt företag, utöver andra viktiga siffror. Den här översikten ger dig snabb tillgång till kontaktens försäljningshistorik och kan till exempel vara bra att ha när du talar i telefon. Via knappen Standarddokument i verktygsraden får du tillgång till en rad standarddokumentmallar som kan användas för att skapa nya dokument knutna till den aktuella kontakten. TAPI-knappen: (Tilläggsprodukt) När du klickar på TAPI-knappen ringer programmet automatiskt upp telefonnumret i motsvarande fält. Obs! Knappen är bara synlig om du har installerat nödvändig utrustning. (TAPI 3.0 eller senare.) Det krävs att drivern stödjer TAPI 3.0 eller högre, samt att en telefon är kopplad till den aktuella datorn via en seriell port. Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakt- eller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med befintliga kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. Visa karta: Du kan på en karta se var kontakten befinner sig. Kartan öppnas i ett eget fönster. Denna funktion kräver tillgång till Internet. Visa vägbeskrivning: Visa vägbeskrivning till kontakten. Vägbeskrivningen tar utgångspunkt i din adress. Funktionen kräver tillgång till Internet. Tips! I användarinställningarna för kontaktuppföljning kan du välja kartleverantör. Du kan välja mellan Yahoo och Google. Med hjälp av knappen Sortera kan du sortera dina kontakter på många olika sätt, efter Kontaktnamn, Kontaktnummer. Välj önskat sorteringkriterium med hjälp av pil-knappen till höger om sorteringsknappen. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Flikarna i kontaktregistret Olika sätt att använda flikar och moduler Du kan själv välja hur du vill använda flikarna i Kontaktuppföljning. Det finns inte någon viss metod som är "rätt", utan du är fri att göra på det sätt som passar dig bäst. Här beskrivs två varianter: Registrera ny information från flikarna i Kontaktuppföljning 7

17 KONTAKTUPPFÖLJNING Knappen Ny på de olika flikarna fungerar som genväg till de olika modulerna. Om du exempelvis klickar på Ny under fliken Försäljning och fakturering, öppnas Försäljning och faktureringsmodulen automatiskt och den kontaktinformation som har registrerats i ordern hämtas direkt från kontaktregistret. På så sätt kan du alltså skapa nya order från Kontaktuppföljning via fliken Försäljning och fakturering. Registrera ny information från andra moduler Du kan också gå direkt till de olika modulerna och registrera informationen därifrån. Om du väljer den här metoden registrerar du nya order genom att välja Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Den här varianten kan vara att föredra om du vanligtvis registrerar order och inte arbetar med specifika kontakter. Då kan du istället använda kontaktregistret för att få överblick över aktiviteter, dokument och order som hör till varje enskild kontakt. Undantaget för den här arbetsmetoden är flikarna Kontaktperson, Övrig info och Inställningar, eftersom dessa är direkt kopplade till kontaktmodulen och inte kan nås från andra moduler. Kontaktpersoner Under fliken Kontaktpersoner registrerar du information om personer som du har varit i kontakt i de aktuella företagen. Detta ger dig överblick och gör det lättare att hitta de du ska prata med eller hänvisa till i olika sammanhang. Den person som du markerar som Standard visas med fetstil högst upp i listan över kontaktpersoner. De personer som du eventuellt markerar som Inaktiva visas i grått längst ned i listan. Personer som varken är standard eller inaktiva visas i samma ordning som de registrerades. Genom att klicka på Ny kan du lägga till nya kontaktpersoner och genom att klicka på Redigera kan du ändra på befintliga. Du har också möjlighet att skicka e-post till kontaktpersoner genom att klicka Skicka E-post. Tips! Du kan visa en kolumn för mellannamn genom att ange inställningen i användarinställningarna. 8

18 KONTAKTUPPFÖLJNING Aktiviteter På fliken Aktiviteter registreras aktiviteter som är kopplade till aktuell kontakt. Här registreras alla uppgifter som rör aktiviteten, till exempel kontaktperson, projekt, varaktighet/typ, ansvarig person i företaget etc. Aktiviteter som registreras kan till exempel vara möten, demonstrationer, telefonsamtal, e-post, leveransbekräftelser och erbjudanden. I rullgardinsmenyn Typ kan du sortera efter vilken aktivitettyp som ska visas på fliken. Du kan också välja om du vill se Alla, Utförda eller Ej utförda aktiviteter. Om det efterhand blir många aktiviteter registrerade på kontakten kan du filtrera bort ett urval av dessa i rullgardinsmenyn Typ. Dokument Fliken Dokument ger dig översikt över alla dokument som är knutna till kontakten. Dokumenten kan vara mötesprotokoll, kontrakt, fax etc. Via fliken kan du skapa nya och redigera befintliga dokument. Alla dokument du skapar i denna flik kommer också att vara tillgängliga i dokumentmodulen. Med hjälp av knappen Koppla kan du koppla dokument till kontakten. Genom att högerklicka på ett dokument i listan kan du öppna, skriva ut, skicka via e-post eller fax samt importera dokument. Tips! Om du försöker radera ett kopplat dokument på specifik en kontakt får du en varning om att dokumentet kommer att raderas för alla kontakter som är knutna till det. Därmed får du en chans att avbryta om du inte vill radera dokumentet för alla kontakter. Läs mer om dokument i eget avsnitt. 9

19 KONTAKTUPPFÖLJNING Försäljning och fakturering Fliken Försäljning och fakturering på kontaktkortet är endast tillgängligt för de kontakter som är markerade som kunder. Fliken visar en översikt över de order och fakturor som har registrerats på kontakten. Det är möjligt att skapa nya order genom att klicka på Ny eller redigera genom att klicka på Redigera. Du kan använda Ny-knappen som genväg till Försäljning och faktureringsmodulen. När du klickar på Ny öppnas automatiskt Försäljning och faktureringsmodulen med kontaktinformationen registrerad på ordern. Du kan med andra ord skapa nya order från fliken Försäljning och fakturering i kontaktmodulen. Obs! Rullgardinsmenyn Status på fliken Försäljning och fakturering fungerar som ett filter. Det du väljer avgör vad som visas på fliken. Om du till exempel väljer Faktura visas bara fakturor som är registrerade på kontakten, inga andra affärstransaktioner som obehandlade order eller kreditnotor. Offert Fliken Offert på kontaktkortet är endast tillgängligt för de kontakter som är markerade som kunder. Fliken visar en översikt över offerter som har registrerats på kunden. Via fliken Offert är det möjligt att skapa både vanliga offerter och återkommande offerter. Detta gör man genom att klicka på piltangenten till höger om knappen Ny och välja önskad typ av offert i listan. Obs! Rullgardinsmenyn Status i fliken Offert fungerar som ett filter. Valet du gör här avgör vad som visas på fliken. Om du till exempel väljer Repeterande offert, kommer fliken endast att visa offerter med denna status. 10

20 KONTAKTUPPFÖLJNING Offertlistan är som standard organiserad efter datum, de nyaste överst och de äldsta nederst. Du kan sortera listan själv genom att klicka på kolumnrubrikerna. Reskontraposter Fliken Reskontraposter visar alla bokföringsposter mot kontakten från huvudboken. Om kontakten är en kund visas alla fordringar och för leverantörer visas dina skulder. Är kontakten både kund och leverantör kan du välja vilken av listorna du vill visa. Fliken kan användas som ett slags minireskontra där du har översikt över alla reskontraposter samt Saldo, Förfallodatum och Betalningsdatum. Du kan registrera betalningar, kreditnotor samt matcha öppna poster mot låsta. Du kan också bokföra nya fakturor. Lägg märke till att allt du gör på denna flik registreras direkt i huvudboken. Tips! För översikt över alla obetalda belopp rekommenderar vi att du använder reskontra, där alla kunder och leverantörer finns samlade i samma lista. Från denna modul kan du dessutom skapa påminnelser, inkassokrav och ränteberäkningar. 11

21 KONTAKTUPPFÖLJNING Så registrerar du en betalning i Reskontraposter: 1. Välj posten som är betald från listan. 2. Klicka In-/Utbetalning. 3. Kontrollera att Datum stämmer med datumet då du mottog/gjorde betalningen. 4. Välj Konto efter vilken betalningsform som har använts. Varje val är knutet mot en specifik verifikattyp som ska debiteras. Dessa alternativ kan redigeras under redovisningsinställningarna. Läs mer om detta i eget avsnitt. 5. Justera Inbetalat eller Utbetalat belopp om det avviker från det fakturerade. 6. Bokför eventuell Påminnelseavgift i egen kolumn. Detta belopp registreras på ett eget konto och inte mot huvudfordringen. 7. Klicka OK för att överföra verifikatet till huvudboken. Betalningen har nu registrerats. 12

22 KONTAKTUPPFÖLJNING Inköp Fliken Inköp är bara aktiv om kontakten är registrerad som leverantör. På fliken kan du se vilka inköp som har gjorts från respektive leverantör. Fliken visar en översikt över de inköp som har registrerats mot kontakten. Du kan se beställningsnummer, leverantörens referens, summa, valuta, status, leveransdatum, beställningsdatum samt företagets referens. Du har även möjlighet att filtrera inköp med olika status. Du kan snabbt och enkelt få en översikt över alla inköp som har gjorts från leverantören. Du kan också skapa nya inköp från fliken genom att klicka på Ny. Då öppnas inköpsmodulen och kontaktuppgifterna från kontaktkortet läggs automatiskt in på den nya inköpsordern. Du kan även redigera en tidigare skapad inköpsorder genom att markera den och klicka på Redigera. Då öppnas den aktuella inköpsordern och du kan göra nödvändiga ändringar. Rullgardinsmenyn Status på fliken Inköp fungerar som ett filter. Du väljer vad som visas i fönstret. Väljer du till exempel Varumottagning så visas endast de inköp som har denna status. Mer information om inköpsmodulen hittar du i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Tidrapportering Fliken Tidrapportering är endast tillgänglig om kontakten är registrerad som kund. På fliken får du en översikt över tidrader som är knutna till kontakten. Det är möjligt att redigera tidrader via fliken, men nya tidrader måste skapas i tidrapporteringsmodulen. Rullgardinsmenyn Status fungerar som ett filter; här väljer du vad som ska visas på fliken. Mer information hittar du i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". 13

23 KONTAKTUPPFÖLJNING Produkt Fliken Produkt är endast aktiv kontakten är registrerad som leverantör. Här får du en översikt över vilka produkter som dina leverantörer tillhandahåller. Du kan enkelt kontrollera bland annat pris och tillgänglighet på lager, samtidigt som du kan lägga till, redigera eller att ta bort produkter. I kolumnerna kan du se ditt och leverantörens produktnummer och produktnamn, inköpspris, försäljningspris, valuta samt tillgänglighet på lager. Du kan även filtrera på olika produktgrupper. Klicka på knappen Ny om du vill öppna produktlistan för att knyta en produkt till leverantören. När du har valt en produkt och klickat OK visas ett fönster där du kan registrera mer detaljerad information om produkten, såsom leverantörens produktnummer och inköpspris. Genom att markera en produkt och klicka Redigera visas fönstret med den detaljerade informationen där du kan ändra exempelvis leverantörens produktnummer och inköpspris. Klicka här för att ta bort leverantörsanknytningen till den markerade produkten. Om du markerar en produkt och klickar här öppnas produktkortet för den markerade produkten. Produktgrupp: Du kan välja att visa en produktgrupp åt gången eller alla produktgrupper samtidigt. På så sätt kan du lättare hitta fram till den produkt du söker. Läs mer om produkter i eget kapitel. Projekt På fliken Projekt visas alla projekt som kontakten förekommer i. Om du exempelvis vill skicka ut informationsbrev i samband med ett projekt kan du skapa ett massbrev och filtrera fram alla kontakter som är kopplade till det aktuella projektet. Observera: Via denna flik kan du bara redigera aktiva projekt. Ett projekt är från början aktivt, men kan markeras som inaktivt i rullgardinsmenyn Inaktiv på projektkortet. Tips! Om en kontakt är knuten till flera projekt kan du välja ett standardprojekt i rullgardinsmenyn Standardprojekt på fliken Projekt. Standardprojektet föreslås då för alla aktiviteter och dokument som är registrerade på kontakten. 14

24 KONTAKTUPPFÖLJNING Övrig info På fliken Övrig info kan du bestämma vilken avdelning och vilka anställda (referenser) som har mest med kontakten att göra. Du kan välja högst fyra referenser i prioritetsordning. Även om du inte kan ta bort en kontakt som är aktiv på andra ställen i programmet, kan du markera kontakten som inaktiv om den inte längre är aktuell. Välj i sådant fall Ja i listan Inaktiv. Du blir då tillfrågad om du vill göra kontaktpersonen inaktiv. Du kan alltså välja att behålla kontaktpersonerna som aktiva även om du inte använder dem längre. Om du vill att kontakten hädanefter ska vara aktiv måste du välja Nej i listan Inaktiv. Markera i kryssrutan Inga utskick om kontakten inte vill motta marknadsföringsmaterial eller liknande utskick. När du senare ska göra ett utskick kan du filtrera bort dessa kontakter med hjälp av funktionen Urval. Annan information du kan registrera för kontakten är webbadress, språk, typ av kontakt, organisations- och momsnummer, samt kontonummer. Du kommer till adressen direkt via knappen Gå till WWW-sida. Då öppnas webbläsaren på den aktuella webbsidan. E-postmottagare: Välj alternativ för val av e-postmottagare på inköps- och försäljningsdokument som ska skickas via e-post. Dessa alternativ upphäver de val du har gjort i företagsinställningarna för kontaktuppföljning. Nederst på fliken kan du se vem som skapat kontakten och när den senast blev ändrad. Inställningar På fliken Inställningar kan du ange inställningar för Kunder, Leverantörer och Reskontra. Du kan skräddarsy inställningar för var enskild kontakt. Uppgifterna som du registrerar här är viktiga eftersom de överförs till modulen Försäljning och fakturering när du skapar en ny order för den kontakten. Vilka inställningar som kan göras beror på om kontakten är kund eller leverantör. 15

25 KONTAKTUPPFÖLJNING Inställningar Kund Med knappen Kund specificerar du inställningar för kontakter som är markerade som kunder i kontaktkortet. Ange de Betalningsvillkor, Leveransvillkor, Leveranssätt, Moms och Avrundning som ska gälla för kunden. De alternativ du väljer blir standard varje gång du skapar order för kunden. Ange på vilket sätt kunden ska mottaga en order/faktura i rullgardinsmenyn Utskrift av order/faktura via. Om du vill skicka order och fakturor via e-post till kunden, måste du använda Microsoft Outlook som standardprogram för e-post, samt ha registrerat en e- postadress på kunden. Vill du ge kunden samma rabatt på alla order, skriver du procentsatsen i fältet Orderrabatt i %. Procenten du registrerar här kommer automatiskt att räknas med i priset på ordern. Bestäm i vilken valuta du önskar att fakturera kunden. Valutan som föreslås i rullgardinsmenyn Valuta kommer att vara valutan du valt för din företagsdatabas. Valutan du väljer kommer automatiskt att användas på order som du skapat i Order/faktura-modulen. Var dock uppmärksam på att du kan ändra valuta vid skapandet av en order. I rullgardinsmenyn Samlingsfaktura väljer du Ja om du vill använda denna funktion. Order som du skapar i order/faktura-modulen kommer då att få status Obehandlad samlingsorder. Väljer du Nej, kommer status på nya order i order/faktura-modulen att bli Obehandlad order. Notera att oavsett vilket du väljer, kan du ändra detta på varje enskild order. I rullgardinsmenyn Autogenerera statusfil rekommenderar vi att du väljer Ja. Funktionen hjälper dig att hålla kunderna uppdaterade på statusen till order de har registrerat via webbutiken. Varje gång du ändrar status för en order som importerats från din webbutik, till exempel genom att gå från obehandlad order till faktura, skapas en statusfil med information om denna ändring. Nästa gång du hämtar order från webbutiken genom att klicka på genvägen Hämta webbplatsdata, skickas statusfilerna automatiskt till aktuella kontakter. Därmed hålls dina kunder informerade om hur långt deras order har kommit i processen. Välj Ja eller Nej utifrån om kontakten betalar Tilläggsavgift. Om flera av dina kontakter är en del av samma kedja, kan det vara aktuellt att fakturera huvudkontoret vid alla försäljningar. Om kontakten själv utgör ett huvudkontor, väljer du Ja i rullgardinsmenyn. Andra kunder kommer då att kunna knytas till huvudkontoret. 16

26 KONTAKTUPPFÖLJNING Inställningar Leverantör Om kontakten är leverantör är Leverantör-knappen aktiv. Med den kan du bestämma villkoren för inköp som företaget gör från leverantören. Ange vad som ska gälla för Betalningsvillkor, Leveransvillkor, Leveransformer, Valuta för inköp samt Moms. Alla inköp företaget gör från kontakten registreras då med dessa villkor men uppgifterna kan också ändras i varje enskilt fall. Om ditt företag har ingått ett rabattavtal med leverantören, registrerar du procentsatsen i fältet Rabatt enligt avtal. Rabatten beräknas då automatiskt när nya inköp registreras. Ange också hur belopp ska avrundas i rullgardinsmenyn Avrundning. Om det finns två leverantörer av samma produkt vill du naturligtvis använda den som ger dig som kund de bästa villkoren. I fältet Leverantörsklassificering kan du ange värden från det högsta, 1 AAA, till det lägsta, 5C. Värderingen finns tillgänglig i inköpsmodulen i de fall det finns flera leverantörer att välja mellan. Du kan ändra värdena genom att högerklicka i rullgardinsmenyn och välja Ändra i grundinställningar. Registrera ditt företags kundnummer hos leverantören i fältet Vårt kundnr. för att underlätta vid kommunikation med leverantören. I fältet Motkonto verifikatsregistrering kan du välja ett konto från kontoplanen som alltid ska användas vid verifikatsregistrering av ingående faktura från leverantören. Inställningar Reskontra I inställningarna för Reskontra anpassar du bland annat kund- och leverantörskredit samt anger om kunden ska påminnas vid utebliven betalning. Fastställ en gräns för Kundkredit och Leverantörskredit i respektive fält. Du får då besked om att gränsen har överskridits när du försöker registrera/fakturera en order/inköp. Du kan också ange fast Kreditspärr för kunder och leverantörer. Kontaktkortet markeras då med en symbol för kreditspärr och du kommer att få besked vid försök till registrering av order/inköp. Ange om betalningspåminnelse ska skickas och vilken påminnelsegrupp kunden ska tillhöra. Välj Factoring i rullgardinsmenyn för Påminnelse om fordringar på denna kund ska skickas till factoring. Om du vill skicka påminnelse själv väljer du Betalningspåminnelse. Om du vill använda dig av Räntefaktura så anger du inställningar för det. 17

27 KONTAKTUPPFÖLJNING Betalning görs vanligtvis till konto 1510 för Kundfordringar och konto 2440 för Leverantörsskulder. Du kan ändra om du vill använda andra konton. Tips! I flera av rullgardinsmenyerna kan du högerklicka och välja Ändra i grundinställningar för att ändra inställningar. Kontaktinställningar för E-handel I det här fönstret administreras varje kontakts behörighet till lösenordsskyddade webbsidor. Registrerade användare har som regel redan godkänts i rutinen Hämta webbplatsdata, men du kan även godkänna eller avslå här. Obs! Funktionaliteten är bara tillgänglig om du har licens för tilläggsprodukten Mamut Enterprise Kund- och Partner Web. Så här ger du tillgång: 1. Gå till den kontakt som du ska ändra status för. 2. Klicka på Webbplatskonto under fliken Inställningar. En lista visas över vilken typ av behörighet kontakten har till företagets webbplatser. 3. Markera den behörighet som du vill ändra och klicka på Redigera. Följande inställningar blir tillgängliga: 18

28 KONTAKTUPPFÖLJNING 4. Välj webbplats: Om du registrerar behörighet själv kan du välja mellan alla webbplatser som har registrerats i en företagsdatabas. 5. E-post (Användarnamn): Visar den e-postadress som användaren har angett som användarnamn för tjänsten. Om användaren har skrivit fel kan du korrigera det här. 6. Lösenord: Lösenordet kan användaren själv ändra på webbplatsen. Om användaren har glömt lösenordet kan han/hon själv hämta det via webbsidan. För säkerhets skull ser du även lösenordet i det här fönstret. 7. Kontostatus: Beroende på dina krav för godkännande av nya kunder, får kunderna automatiskt följande status: Automatiskt godkännande: Alla kunder får automatiskt status "Godkänd". Manuellt godkännande: Alla kunder får automatiskt status "För behandling", innan du godkänner dem via hämta webbplatsdata. Du kan även gå in och ändra status till "Godkänd" direkt i det här fönstret. Om du har skäl till det kan du även ändra status till Ej godkänd för kunder som tidigare godkänts. 8. Klicka på OK. 9. Uppdatera ändringarna mot Mamuts server. Kontakter som du har ändrat status för får ett automatiskt e-postmeddelande. Du kan ändra text i e-postmeddelanden via webbplatsinställningarna. Användarinställningar för kontaktuppföljning Via knappen Användarinställningar i verktygsfältet har du möjlighet att anpassa fönstret kontaktuppföljning efter dina behov. Om du inte kan se knappen i verktygsfältet kan du välja Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul och klicka på Kontakt. Här kan du se vilka kolumner och flikar du kan välja när du arbetar med kontaktuppföljning. Du kan även ange standardvärden som ska registreras i fälten Vår referens, Status, Bransch och Kategori när nya kontakter registreras. Vidare kan du välja om en ny kontakt automatiskt ska registreras som Kund, Leverantör, Partner eller Privat. Ett exempel på en annan inställning är att du kan bestämma om programmet automatiskt ska kopiera en ny postadress till tomma adresstyper. Fönstret består av tre flikar: Standardanpassning, Företagsregister och Flikar. 19

29 KONTAKTUPPFÖLJNING Standardanpassning Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på relevant knapp för att välja ett av alternativen. Du kan även anpassa fönstret i kontaktuppföljning på de andra flikarna. Företagsregister Här kan du ange riktlinjer för hur en ny kontakt ska skapas. Standardvärde: Detta är värden som automatiskt registreras när du skapar nya kontakter. Du kan spara mycket tid genom att registrera nya kontakter med standardvärden. Dessa kan överföras till en enskild kontakt, så du är inte bunden till standardvärdena. Du kan välja om kontakten ska registreras som kund, leverantör, partner eller privat kontakt. Du kan också ange standardvärden för Vår referens, Status, Bransch och Kategori. Obs! Genom att högerklicka i rullgardinsmenyn för Status, Bransch eller Kategori kan du ändra grundinställningarna. Annat: Här har du möjlighet att välja om du vill att: Inaktiva kontakter ska visas i kontaktlistan. Kontaktlistan ska öppnas automatiskt när kontaktkortet öppnas. Information om användare och tidpunkt ska registreras när en Anteckning registreras. Ett detaljerat fönster automatiskt ska visas vid adressregistrering. Ny postadress: Välj hur du vill att programmet ska agera när en ny postadress registreras. Du har tre alternativ: Kopiera automatiskt till tomma adresstyper, välj själv vilka adresser som ska uppdateras med den nya adressen eller om en postadress aldrig ska kopieras till andra adresstyper. Ändra postadress: Du har samma tre val vid ändring av en postadress. 20

30 KONTAKTUPPFÖLJNING Kartsök: Välj leverantör av karttjänst. Funktionerna i fråga är Visa karta och Visa vägbeskrivning för kontakt/kontaktperson. Du hittar motsvarande inställningar i användarinställningarna för kontaktperson. Flikar Här kan du skräddarsy vilka flikar som ska visas i fönstret för kontaktuppföljning genom att markera önskade kryssrutor. Vi rekommenderar att du avmarkerar de flikar som inte används för att fönstret ska bli så översiktligt som möjligt. Genom att klicka på en av knapparna på fliken Standardanpassning ändras visningen av innehållet. Under Annat kan du välja om du vill att summorna i flikarna, Offert, Order/Faktura och Inköp ska visas inkl. moms. Lista över kontakter Välj vilka kolumner som ska visas samt vilka inställningar som ska gälla för kontaktlistan. Observera att om du väljer fler än 5 kolumner kommer inte alla att kunna visas i fönstret. Sortering när kontaktlistan öppnas: Här anges förvald sortering när kontaktlistan öppnas. I själva kontaktlistan kan du ändra sortering genom att klicka på kolumnrubrikerna. Lägg märke till att om du väljer att inte visa kolumner som är inkluderade i sorteringen återställs sorteringskriterierna till tidigare val. Standardurval i kontaktlista: Här anges förvalt urval när kontaktlistan öppnas. Använd denna funktion när du exempelvis vill se inaktiva kontakter. Du kan välja ett annat urval när du har öppnat kontaktlistan. Tips! Systemadministratören kan med hjälp av behörighetskontroller begränsa eller tillåta användarnas tillgång att anpassa användarinställningarna. 21

31 KONTAKTUPPFÖLJNING Företagsinställningar för kontaktuppföljning I företagsinställningarna för kontaktuppföljning anger du inställningar som ska gälla för nya kontakter som skapas i kontaktregistret. Inställningarna påverkar inte kontakter som redan finns i registret. Tips! I Adressinställningarna kan du definiera hur adresser, kontaktnamn och kontaktpersoner ska visas i alla rapporter. Inställningarna hittar du genom att gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Adressinställningar. Du kan läsa mer i avsnittet om rapporter i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Aktiviteter/Vår ref. Markera Endast vår ref. kan sätta kontakt inaktiv om du vill begränsa möjligheten för att inaktivera kontakter. Genom att markera Autokontr. om kontakten finns när ny kontakt skapas så slipper du registrera samma kontakt flera gånger. Det kan vara nyttigt, speciellt om flera användare kan skapa kontakter. Fältbeskrivningar Om du vill ha någon annan beteckning av fälten Status, Bransch, Kategori, Partner, Privat och Egendefinierade fält i Kontaktregistret, kan du ändra det här genom att lägga in text i motsvarande fält. Standardvärden för nya kontakter Här anger du vilka villkor som ska gälla för nya kontakter. Villkoren kan ändras i kontaktkortet för var enskild kontakt om så önskas. Vill du använda dig av Avrundning (öresavrundning) till närmaste krona eller 50 öre på kontaktkortet, markerar du det här. 22

32 KONTAKTUPPFÖLJNING E-postmottagare: Gäller Försäljning/Order/Fakturering. Välj vilken metod som ska användas för att välja standard e-postadress vid utskick av köp- och säljdokument via e-post. Du kan välja mellan Kontakt e-post, fältet Er ref. samt E-postlista. E-postlistan låter dig välja mellan de adresser som är registrerade på kontakten eller kontaktpersonen. Er ref. syftar till kontaktens referensperson från Försäljning och faktureringsmodulen. Valet kan upphävas för varje kontakt på kontaktkortet. Avancerat När du klickar på Avancerat öppnas ett nytt fönster. Följande funktioner kan du markera och använda i programmet: Tilläggsskatt: kan användas på en order för att specificera ett belopp som kan vara en speciell avgift eller skatt som ingår i försäljningspriset. Läs mer om Tilläggsskatt: miljöavgift och punktskatt i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Gruppaktiviteter och gruppofferter ska visas i kontaktkortet: Om du skapar aktiviteter eller offerter på mer än en kontakt åt gången kan du markera här för att dessa ska visas i kontaktkortet för varje enskild kontakt. Inställningar för projektkort: Ange namn i rutan där du lägger in URL i projektregistret. Kundstatusfilinställningar: Klickar du här öppnas ett nytt fönster där du kan göra inställningar för kundstatusfiler. Läs mer om om Kundstatusfiler/eKund i avsnittet "E-handel" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Organisering och underhåll av kontakter Den mest centrala uppdelningen av kontakter är förhandsdefinierad i programmet och utförs på kontaktkortet i kryssrutorna för kund, leverantör, partner och privat. Om till exempel en kontakt är både kund och leverantör kryssar du för båda alternativen. På så sätt kan du redigera kontaktinformationen för de båda rollerna i en sådan kontakt. Med hjälp av Grupper kan du klassificera kontakterna vilket gör det enklare att filtrera kontakterna. Här kan du använda vilka grupper du vill för att bättre kategorisera kontakterna, så att du vid ett senare tillfälle kan filtrera ut kontakter till vilka du vill skicka skräddarsydd information. Du kan välja kontakter placerade i grupper med hjälp av funktionen Urval som du hittar i verktygsfältet längst upp på kontaktkortet och i Rapportmodulen. Du kan dela in kontakterna i Status, Bransch och Kategori för funktionerna rapport, sök och urval. Gemensamt för dessa är att de finns i grundinställningarna. Du kan själv skapa nya genom att högerklicka i rullgardinsmenyn och välja Ändra i grundinställningarna. 23

33 KONTAKTUPPFÖLJNING 24 På kontaktkortet kan du knyta kontakter till ett huvudkontor genom att klicka på sökknappen bredvid knappen Huvudkontor. För att knyta en kontakt till ett huvudkontor måste den kontakt som är huvudkontor vara registrerad som detta. Det är ändamålsenligt att använda denna funktionalitet för huvudkontor om du vill att varuleveranser och fakturering ska kopplas till olika kunder. Via Egendefinierade fält kan du klassificera kontakterna efter eget önskemål. Du kan dela in kontakterna i grupper som du själv har definierat. För att skapa nya grupper i rullgardinsmenyn, går du till Inställningar - Företag - Grundinställningar där du väljer Egendefinierade fält. Underhåll av registret Många hittar nya sätt att dela in kontakterna på när de har arbetat med kontaktregistret en stund, eller när de fått nya behov. Guiden för att ändra värden på ett urval kontakter är idealisk för att uppdatera och underhålla kontaktregistret. Guiden låter dig ändra värden för många kontakter samtidigt. Till exempel kan du ta bort eller lägga till gruppfält och egendefinierade fält, ändra på gemensamma värden (som vår referens eller bransch), eller ändra inställningarna för kunder och leverantörer, som betalningsvillkor, leveransvillkor, valuta och språk. Integration med Microsoft Outlook Med hjälp av integration med Microsoft Outlook kan du uppdatera ditt kontaktregister både i Outlook och i programmet. Du kan knyta kontakternas e-postadresser i Outlook till kontakter och kontaktpersoner i programmet. Du kan även se till att kontakterna som du upprättar synkroniseras i båda "riktningar". Inaktiv Du kan inte ta bort en kontakt som är aktiv på andra ställen i programmet. Om du inte vill att kontakten ska vara tillgänglig, kan du markera den som inaktiv. Välj Ja i rullgardinsmenyn Inaktiv under fliken Övrig info. Inga utskick Några av dina kontakter kanske inte önskar att motta massutskick, som till exempel information om erbjudanden, via e-post. Under fliken Övrig info kan du kryssa av för Inga utskick. Detta sörjer för att kontakten utelämnas från denna typ av utskick. Visa karta och vägbeskrivning till kontakten Visa kontaktens adress på kartan Du kan åskådliggöra kontaktens adress på en karta. Kartan öppnas i ett eget fönster. Öppna kontakten eller kontaktpersonen och välj Visa karta. Observera att funktionen visar adressen som visas på kontaktkortet. Visa vägbeskrivning till kontakten Du kan visa en vägbeskrivning till kontakten. Öppna kontakten eller kontaktpersonen och välj Visa vägbeskrivning. Vägbeskrivningen tar utgångspunkt i din adress. Vägbeskrivningen visas i webbläsaren och kan skrivas ut. För att systemet ska kunna visa en vägbeskrivning måste du registrera Leveransadress i Visa - Inställningar - Företag. Det är denna adress som används som utgångspunkt för resan.

34 KONTAKTUPPFÖLJNING Leveransadressen används eftersom det är många som använder postbox som postadress. Den automatiska integrationen kan bara visa vägbeskrivning från din adress. Karta och vägbeskrivning förutsätter att du har tillgång till Internet. Tips! Du kan välja kartleverantör för karta och vägbeskrivning i användarinställningarna för kontakter samt användarinställningarna för kontaktpersoner. Ändra värden på ett urval kontakter Du kan ändra värden för ett urval kontakter samtidigt. Du kan till exempel lägga till eller ta bort gruppfält och egendefinierade fält, ändra gemensamma värden (exempelvis vår referens eller bransch) eller ändra inställningar för kunder och leverantörer (exempelvis betalnings- och leveransvillkor, valuta och språk). Med hjälp av guiden kan du spara mycket tid genom att ändra värden på flera kontakter samtidigt, i stället för att manuellt ändra för varje kontakt. Du kan även upprätta och spara fasta urval som du använder regelbundet. Guidens sista steg låter dig dessutom välja mellan flera rutiner för urvalet, t.ex. upprättning av dokument, e-postutskick, etc. Starta guiden från Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur guiden för ändring av aktivitetsurval fungerar. Egendefinierat fält I Egendefinierat fält kan du klassificera och gruppera kontakterna efter egna önskemål. Så har skapar du ett egendefinierat fält: 1. Klicka på knappen till vänster om Egendefinierat fält. Du kan även klicka på knappen med tre punkter nederst till höger under fältet: 2. Välj den Fälttyp du vill ha i listan och skriv dess Värde i fältet nedanför. Fälttyp kan till exempel vara "Distrikt" med värdet "Nord" eller "Antal anställda" med värdet "15". 3. Klicka på OK. Du skapar nya egendefinierade fält i grundinställningarna, som du hittar under Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Här kan du också anpassa alternativen i listan Typ av värde. Grupper Med hjälp av Grupper kan du klassificera kontakterna så att det blir enklare att filtrera dem. Du väljer själv hur du ska kategorisera dina kontakterna, så att du vid ett senare tillfälle kan filtrera fram dem du vill skicka skräddarsydd information till. Du kan välja ut kontakter i enstaka grupper 25

35 KONTAKTUPPFÖLJNING med hjälp av funktionen Urval som finns i verktygsfältet överst på kontaktkortet och i Rapportmodulen. - eller - Klicka på ikonen till vänster om ordet Grupp om du vill registrera kontakten i en grupp. Klicka på de tre punkterna längst ned till höger under fältet. Du hittar en översikt över alla Disponibla grupper till vänster i fönstret Grupp. Klicka på önskad grupp och flytta den till fältet Vald med hjälp av pilknappen mellan de två fälten. Adress, detaljerat Under knappen Adress... registrerar du adressen. Registrera gatuadress och nummer i fältet för Gata/väg och lägg in postnummer och postort i fälten för detta. Du kan även registrera relevant Region. I rullgardinsmenyn Land anger du i vilket land kontakten bor. Tips! Använd adressinställningarna för att definiera hur adresser, kontaktnamn och kontaktpersoner ska visas på alla rapporter. Inställningarna hittar du genom att klicka Visa - Inställningar - Rapporter - Adressinställningar. 26

36 KONTAKTUPPFÖLJNING Standarddokument På kontaktkortet kan du skriva ut flera olika dokumenttyper direkt till kontakten som du är inne på. Med knappen Standarddokument i verktygsfältet överst på kontaktkortet kan du välja mall för standarddokument på den valda kontakten. Så skapar du ett dokument: 1. Klicka på knappen Standarddokument. 2. Välj dokumentmall i listan till vänster. 3. Välj vid behov Kontaktperson i rullgardinsmenyn. 4. Välj utskriftsformat i rullgardinsmenyn Skicka till. 5. Klicka OK. Dokumentet skrivs nu ut och alla kontaktuppgifter fylls i automatiskt. Obs! Använder du standarddokument skapas det dokumentkort och dokumenten blir tillgängliga både i dokumentmodulen och via fliken Dokument i kontaktkortet. Läs mer om dokument i kapitlet "Dokument". Huvudkontor/Underkontor På kontaktkortet kan du knyta kontakter till ett huvudkontor genom att klicka på sökknappen bredvid knappen huvudkontor. För att kunna knyta en kontakt till ett huvudkontor måste kontakten som är huvudkontor vara registrerad som detta. Det kan vara nyttigt att använda funktionen för huvudkontor då du önskar att varuleveranser och fakturering ska ske till olika kunder. 27

37 KONTAKTUPPFÖLJNING Så skapar du ett huvudkontor: 1. Välj Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktuppföljning. 2. Hitta kunden som ska vara huvudkontor. 3. Välj fliken Inställningar. 4. Klicka på Kund. 5. Välj Ja i rullgardinsmenyn för Huvudkontor. Huvudkontoret har nu registrerats. Så knyter du en kund till ett huvudkontor: 1. Välj Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktuppföljning. 2. Leta reda på den aktuella kunden och koppla den till ett huvudkontor. 3. Klicka och markera huvudkontoret som du önskar att anknyta till 4. Klicka OK. 5. Svara Ja om du vill att huvudkontaktens betalningsvillkor, leveransvillkor, leveransform och orderrabatt i procent även ska gälla för denna kontakt. Svara Nej om du vill att underkontoret ska ha egna villkor. Kunden är nu knuten till huvudkontoret. För kunder som är definierade som huvudkontor eller underkontor kommer du att få upp en översikt över sammanhanget när du klickar på ikonen för antingen underkontor eller huvudkontor i kontaktkortet. I översikten kan du markera ett Huvud-/ Underkontor och klicka Gå till för att gå direkt till kontakten som du vill ha mer information om. 28

38 KONTAKTUPPFÖLJNING Inställningar för underkontor På fliken Inställningar under knappen Kund kan du bestämma om underkontoret ska faktureras till kontaktens fakturaadress eller huvudkontorets fakturaadress. Reskontraposter kommer att föras mot kontakten eller huvudkontoret, beroende på vem du väljer att fakturera. Det är möjligt att överföra fakturaadress manuellt vid upprättelse av en order, men var uppmärksam på att reskontraposter fortfarande kommer att föras mot huvudkontoret om du valt har detta i inställningarna. Du kan välja att leverans av varor ska företas till kontaktens eller huvudkontorets leveransadress. Obs! Endast kontakter som verkligen är huvudkontor ska registreras som detta, inte underkontor som är knutet till ett huvudkontor. 29

39 KONTAKTUPPFÖLJNING Kontaktperson I kontaktpersonsmodulen kan du registrera information om personer som du är i kontakt med hos dina kunder och leverantörer. Registrering av kontaktpersoner kommer att göra det enkelt för dig att hitta personen du ska prata med/referera till i olika situationer. Kontaktpersonsmodulen kan öppnas som en självständig modul genom att välja Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktperson, men det är också möjligt att öppna modulen genom att dubbelklicka på en kontaktperson som är knuten till en kontakt. I översta delen av fönstret registreras kontaktpersonens namn i fälten Förnamn, Mellannamn och Efternamn. Om du via användarinställningar för kontaktperson har valt att adressen på kontakten ska föras över till kontaktpersonen, kommer adressen redan att finnas här. Om du vill registrera en annan adress på kontaktpersonen kan du göra det genom att skriva direkt i adressfältet eller klicka på knappen Adress. Användarinställningar 30 Du kan i användarinställningarna markera Visa kolumn för mellannamn. Markera kryssrutan på fliken Kontaktpersoner. I fälten för Telefon, Fax, Mobil och E-post kan du registrera kontaktpersonens direktnummer och e-post. Du kan även att infoga en bild på kontaktpersonen. Klicka på knappen Klicka för att välja bild. Bilden kan vara i JPG eller BMP-format. Annan information som kan registreras om kontaktpersonen är initialer, befattning och titlar.

40 KONTAKTUPPFÖLJNING Tips! Använd adressinställningarna för att definiera hur adresser, kontaktnamn och kontaktpersoner ska visas på alla rapporter. Inställningarna hittar du genom att klicka Visa - Inställningar - Rapporter - Adressinställningar. Egendefinierade fält, samt Grupp- och Anteckningsfält fungerar på samma sätt som i kontaktkortet. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler aktivitetsmallarna ska vara tillgängliga. Visa karta: Genom att klicka på knappen visas kontaktens adress på en karta. Kartan öppnas i ett eget fönster och förutsätter att du har tillgång till Internet. Visa vägbeskrivning: Visa vägbeskrivningen till kontakten. Vägbeskrivningen tar utgångspunkt i din adress och förutsätter tillgång till Internet. Tips! Du kan välja leverantör för kart- och vägbeskrivningstjänsten i användarinställningarna för kontaktperson. Kontaktpersonen är knuten till en huvudkontakt i kontaktregistret. Vilken flik som visas i kontaktpersonsmodulen beror på ifall kontakten är kund och/eller leverantör, samt vilka flikar du valt att visa i användarinställningarna. Flikarna är de samma som är beskrivna under kontaktregistret, med undantag av Övrig info. Användarinställningar för kontaktperson På knappen Användarinställningar i verktygsfältet har du möjlighet att anpassa fönstret kontaktuppföljning efter dina behov. Om du inte kan se knappen i verktygsfältet kan du välja Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul och klicka på Kontakt. Fönstret består av tre flikar: Standardanpassning, Kontaktpersoner och Flikar. Standardanpassning Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara några av fälten. Normal: Visar de vanligaste fälten och gör standardfunktionerna tillgängliga. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Du kan även anpassa fönstret i kontaktuppföljning på de andra flikarna. Kontaktpersoner Här kan du ange vilka grundinställningar som ska gälla då en ny kontakt skapas. Du kan markera om du vill att kontaktpersonerna ska ärva adresser från kontakten och bestämma hur adressändringar på kontakten ska påverka kontaktpersonen. Du kan även markera om du vill att egendefinierade fält och gruppfält från kontakten ska ärvas samt om ändringar av dessa fält på kontakten ska påverka kontaktpersonen. Dessutom kan du markera om du vill att Vår ref. ska ärvas automatiskt från kontakten. 31

41 KONTAKTUPPFÖLJNING Genom andra inställningar för modulen kan du markera om du vill visa kolumner för mellannamn, automatisk öppning av kontaktpersonlistan när man öppnar kontaktpersonskortet, samt om det ska registreras när och av vilken användare anteckningar registreras. Flikar Här kan du skräddarsy vilka flikar som ska visas i kontaktpersonsfönstret genom att markera flikarna. Vi rekommenderar att du tar bort markeringen för flikar som du ej behöver för att få ett så överskådligt fönster som möjligt. Under Annat kan du bestämma om summorna på Offert, Försäljning & Faktura, Produkt och Inköp ska visas inklusive moms eller ej. Hur kopieras en kontaktperson? Genom en enkel guide är det möjligt att kopiera en kontaktperson från en kontakt till en annan, samt att ta med sig önskad kontaktinformation vid kopiering. Så här gör du: 1. Öppna kontaktkortsmodulen och leta reda på den aktuella kontaktpersonen. 2. Klicka Duplicera kontaktperson. 32

42 KONTAKTUPPFÖLJNING 3. Markera den kontakten som du vill kopiera ytterligare en kontaktperson till. 4. Klicka på Nästa. 5. Bestäm vilken information som ska följa med till den nya kontakten genom att markera av eller på. Markera om kontaktpersonen ska sättas som inaktiv på kontakten du kopierar från. 6. Klicka på Slutför. Kontaktpersonen har nu kopierats. 33

43 KONTAKTUPPFÖLJNING E-POST Om e-post i programmet 34 Programmet innehåller funktioner för att skicka e-postmeddelanden till dina kontakter. Du kan till exempel skicka en offert, en order/faktura, eller en betalningspåminnelse till en kontakt via e-post. Rapporterna i programmet kan också skickas via e-post. Genom att använda programmets funktioner för att skapa och spara e-post till och eventuellt från dina kontakter kan du få störst möjliga utbyte av programmets kontaktuppföljningsfunktion. E-post kopplas till kontakterna och du kan enkelt hitta korrespondensen senare. Se eget avsnitt nedan för mer information om hur du kommer i gång med e-post. Systemadministratör: Inställningarna för e-post anges för var enskild användare. Programmet skickar e-post via Outlook Du måste ha installerat Microsoft Outlook/Outlook Express för att kunna skicka e-post från programmet. Du kan välja om du vill använda Mamut som e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post eller Outlooks e-posteditor, där detta är möjligt. Obs! Om du ska använda Outlook-integrationen till något mer än att skicka e-post kan du inte använda Outlook Express. Se mer om Outlook-integrationen nedan. Skapa e-post där du "är" E-postfunktionen är integrerad i stora delar av systemet. Du kan till exempel skicka en offert, en orderbekräftelse eller en faktura direkt från systemet som ett vanligt e-postmeddelande. Du kan också skapa ett nytt e-postmeddelande direkt från till exempel kontaktkortet, projektregistret eller personalregistret. Du kan också välja att skriva ut rapporter till e-post samt skicka dokument. Skriv ut rapporter som e-postbilagor (.pdf) Du kan skriva ut till e-post. Om du till exempel väljer att skriva ut en faktura till e-post, konverterar programmet automatiskt utskriften till.pdf-format och lägger den som bilaga till ett e- postmeddelande till mottagaren. En.pdf-bilaga kan läsas av de flesta mottagare och räknas av de allra flesta som ett säkert filformat. Läs mer om detta i eget avsnitt nedan. Välj metod för standard e-postmottagare I företagsinställningarna för modulen kontaktuppföljning kan du välja vilken eller vilka e- postadresser som ska användas som standard vid utskick av köp- och försäljningsdokument via e- post. Du kan välja mellan Kontakt e-post, Er Ref. och E-postlista. E-postlistan gör det möjligt att välja mellan kontaktens registrerade e-postadresser innan själva utskicket. Outlook-integration Du kan dessutom välja att integrera systemet med Outlook. Outlook-integrationen kan användas oavsett om du använder Outlooks eller programmets egen e- posteditor för att redigera utgående e-post. Integrationen gör det bland annat möjligt att, automatiskt eller manuellt, koppla inkommande och utgående e-post till dina kontakter. Du kan

44 E-POST integrera e-post, kalender och uppgiftslistan och du kan dessutom skapa kontakter direkt från Outlook. För att använda Outlook-integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din maskin. Integrationen fungerar för Outlook 2003, Outlook XP och Outlook 2002 XP med SP3. (Inte Outlook Express). Inställningarna för Outlook-integrationen hittar du under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook. Läs mer om Outlook-integrationen i eget avsnitt nedan. E-post till grupp Du kan använda guiden för kontakturval för att skicka e-post till ett urval av dina kontakter. Genom guiden kan du skapa och spara fasta urval som kan användas senare. Du kan basera urvalet på ett varierat utbud av kriterier, så att du när som helst kan nå de rätta kontakterna. E-postmallar Med hjälp av programmets egen e-posteditor kan du skapa e-postmallar. Med e-postmallar kan du skriva och formatera delar av texten en gång istället för varje gång du ska skicka ett liknande e- postmeddelande till en annan kontakt. Du kan skapa så många mallar du behöver. Även om du i användarinställningarna för Outlook har ställt in systemet för att använda Outlook som e- posteditor, används programmets egen e-posteditor av de register som kan dra nytta av e- postmallar.. 35

45 KONTAKTUPPFÖLJNING E-posteditorn i programmet Programmet har en egen e-posteditor för att skapa och redigera utgående e-post. Denna används som standard. Du kan byta till e-posteditorn i Outlook genom Användarinställningar för Outlook-integration. Du kan till exempel skicka e-post direkt från kontaktkortet genom att klicka på Skicka e-post. Alternativt kan du välja Visa - E-post - En kontakt för att öppna e-posteditorn. Du kan därefter välja vilken kontakt som ska ta emot e-posten. Väljer du att skicka direkt från kontaktkortet, blir e- postadressen automatiskt ifyllt. Så redigerar du ett e-postmeddelande i programmets egen e-posteditor: 1. Klicka på knappen Till... och välj till vem du vill skicka. Det gör du genom att markera kontakten till vänster i fönstret som öppnas. Markera därefter en eller flera kontaktpersoner som ska motta e- posten. Överför kontaktpersonerna till mottagarrutan med hjälp av pilknapparna och klicka OK. 2. Klicka på Bilaga... om du vill bifoga ett dokument. 3. Skriv in Ämne för meddelandets innehåll. 4. Välj mall i rullgardinsmenyn om du vill basera innehållet på en e-postmall. 5. Välj Projekt om e-postmeddelandet ska kopplas till ett projekt. 6. Skriv sedan själva meddelandet. Med hjälp av formateringsknapparna överst i editorn kan du formatera texten till önskat teckensnitt, färg, storlek, etc. 7. Klicka Skicka E-post för att skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas nu via Outlook. 36

46 E-POST Kom i gång med e-post Så kommer du i gång med e-post i programmet: 1. Registrera din e-postadress: Först måste du registrera en e-postadress på dig som användare. Detta gör du genom att välja Visa - Inställningar - Användare. Skriv in e-postadressen i fältet E- post. Du kan hämta din e-postadress från Outlook med hjälp av sök-knappen. Systemadministratör: Är du systemadministratör kan du registrera e-postadresser på alla användare. Detta gör du genom Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. 2. Välj e-posteditor: Du måste bestämma vilken e-posteditor som ska användas för att skapa och redigera e-post från programmet. Använder du Outlook som e-posteditor, öppnas Outlook när du skapar ett e-postmeddelande. Obs! Inställningen gäller bara e-post från kontakt-/kontaktperson, personal- och aktivitetsregistret. E-post som skapas från produkt använder funktioner i programmets egen e-posteditor och använder därför denna. E-post som skapas direkt från rapporter använder alltid Outlook som e- posteditor. Du väljer e-posteditor under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Outlook, i rullgardinsmenyn överst. 3. Välj om du vill använda Outlook-integrationen eller inte: Ska du inte använda integrationen kan du nu skicka e-post från programmet. 37

47 KONTAKTUPPFÖLJNING Ska du använda integrationen anger du detta under Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Outlook. Du kan då välja hur integrationen ska fungera. Se mer om användarinställningar för Outlook nedan. Starta därefter om Outlook. Använder du integrationen kommer du att se programmets menyrad i Outlook. Du kan nu använda programmet för e-post. Outlook Om du har valt att använda Outlookintegrationen kommer alla nya element i Outlook automatiskt att synkroniseras med ditt Mamut-system. Inkommande e-post, skickade element och element i kalender och uppgiftslistan som har mottagits/registrerats innan du aktiverade integrationen kommer inte att synkroniseras automatiskt. Dessa element kan du överföra manuellt genom att markera de aktuella elementen i Outlook och klicka på Överföring. E-postmallar Om du ofta skickar samma e-postmeddelande till flera av dina kontakter kan du spara tid genom att skapa en mall som du använder vid utskick. Genom att använda en e-postmall räcker det med att skriva och formatera texten en gång, istället för varje gång du ska skicka motsvarande e- postmeddelande till en annan kontakt. Så skapar du en ny E-postmall 1. Välj Visa, gå till E-post och klicka på E-postmallar. 2. Klicka Ny. 3. Skriv in Mallnamn och Ämne. Om du vill bifoga en fil klickar du på Bilaga och bifogar önskad fil. 38

48 E-POST 4. Skriv in önskad text. 5. Formatera texten så att du får önskat teckensnitt och färg. 6. Klicka på Spara. Mallen kan nu väljas i rullgardinsmenyn Välj mall i programmets egen e-posteditor. Du kan ändra e-postmallen senare. Du kan också redigera e-postmallarna som medföljer i programmet som standard. Skriva ut som e-postbilaga Du kan skriva ut till e-post. Väljer du till exempel att skriva ut en faktura till e-post, konverterar programmet automatiskt utskriften till.pdf-format och bifogar filen som bilaga till ett e- postmeddelande till mottagaren. En sådan.pdf-bilaga är läsbar för de allra flesta mottagare och anses av de allra flesta vara ett säkert filformat. I företagsinställningarna för kontaktuppföljning kan du välja vilken metod som ska användas för att välja e-postmottagare. I företagsinställningarna för försäljning och fakturering kan du välja att skapa en.pdf-kopia när du registrerar en offert som en order. Denna sparas då på ordern. I exemplet nedan skriver du ut en offert. Så skriver du ut en offert som e-postbilaga: 1. Skapa en ny eller öppna en befintlig offert. 2. Klicka på Skriv ut (Ctrl + P). 3. Välj Offert och klicka på Nästa. 39

49 KONTAKTUPPFÖLJNING 4. Välj E-post och klicka på Slutför. Ett e-postmeddelande med offertdokumentet skapas nu som.pdf-bilaga. Kontrollera mottagarens e-postadress och dubbelklicka gärna på själva offerten (bilagan Offert.pdf) för att kontrollera att du är nöjd med dokumentet innan du skickar. 5. Klicka på Skicka i Microsoft Outlook för att skicka e-postmeddelandet. E-postmeddelandet skickas nu via Microsoft Outlook, med offerten som bilaga. Obs! En offert behandlas som en rapport i systemet. Alla rapporter använder Outlooks e- posteditor, även om du har valt programmets e-posteditor i användarinställningarna för Outlook. Läs mer om detta i avsnittet "Kom i gång med e-post". Skicka ett dokument via e-post Dokument som är kopplade till en eller flera kontakter kan skickas till kontakten(-erna) via e-post. För att kunna skicka ett dokument via e-post måste kontakten vara registrerad med en e-postadress samtidigt som dokumentet måste finnas i systemet (skapa ett nytt dokument eller importera ett befintligt). Du kan skicka dokument via e-post från dokumentlistan samt via fliken Dokument i alla moduler där denna är tillgänglig. Obs! Det går inte att skicka dokument till anställda via e-post. Du måste ha installerat Microsoft Office 2000 eller senare version för att kunna skicka dokument via e-post. 40

50 E-POST Så skickar du ett dokument via e-post: 1. Markera dokumentet som du vill skicka via e-post. 2. Klicka Skicka e-post (eller högerklicka på dokumentet och välj Skicka e-post). 3. Ett e-postmeddelande genereras och öppnas i e-postklienten som du har valt i användarinställningarna. Mottagaren fylls i automatisk och dokumentet bifogas som en fil. 4. Fyll eventuellt i ytterligare upplysningar. 5. Klicka på Skicka. Dokumentet har nu skickats. 41

51 KONTAKTUPPFÖLJNING Integration med Outlook Programmet skickar e-post via Outlook. Du kan även välja om du vill integrera systemet med Outlook så att inkommande e-post i Outlook överförs som aktiviteter i programmet, eller möten i Outlook-kalendern överförs till kalendern. Du kan använda integrationen oavsett om du använder Outlooks e-posteditor eller programmets egen för utgående e-post. Du aktiverar integrationen och gör inställningarna under Visa - Inställningar - Användare. Välj fliken Inställningar per modul och knappen Outlook. E-post som tas emot i Outlook kan automatiskt skapa en aktivitet på kontakten i programmet om programmet hittar e-postadressen på en av dina kontakter, eller om du skapar en sådan aktivitet. Du kan också synkronisera uppgiftslistan och kalendern åt båda hållen. 42 Obs! I denna beskrivning av integrationen med Outlook kallas Mamut Business Softwareför "programmet". För att använda integrationen måste du ha Microsoft Outlook installerat på din maskin. Integrationen fungerar med Outlook 2003, Outlook XP och Outlook 2002 XP med SP3. (Inte Outlook Express). Välj detaljer för synkronisering Överför aktiviteter från programmet till kalendern och uppgiftslistan i Outlook: Aktiviteter som du skapar i programmet kan automatiskt överföras till kalender och uppgiftslista i Outlook. Välj mellan automatisk synkronisering eller manuell överföring: Automatisk synkronisering innebär att aktiviteter skapas automatiskt i programmet utifrån de val du har gjort i användarinställningarna för Outlook. Manuell överföring innebär att du kan skapa aktiviteter manuellt i programmet utifrån de val som du har gjort i användarinställningarna för Outlook. Välj vilka sorters bilagor som ska synkroniseras: Du kan välja om du vill att dina inkommande e-postbilagor ska överföras till dokumentmodulen i programmet samt, i sådant fall, vilka sorters bilagor.

52 E-POST Överför aktiviteter från Outlook och ange standardvärden för dessa: Aktiviteter i uppgiftslistan och kalendern kan överföras till kalendern eller uppgiftslistan i programmet. Du kan dessutom skapa aktiviteter på både utgående och inkommande e-post. Läs mer under "Användarinställningar för Outlook". Egen menyrad i Outlook Du får en egen menyrad i Outlook för att därifrån kontrollera integrationen i det dagliga arbetet. Skapa ny e-post i Outlook till kontakter i programmets kontaktregister: På menyraden får du en egen knapp, Ny e-post, där du kan leta upp kontakter från kontaktregistret i programmet innan ett e-postmeddelande skapas för denna eller dessa. Skapa kontakter direkt i Outlook och synkronisera med programmet: Du kan skapa en kontakt eller kontaktperson från Outlook så att du direkt kan synkronisera denna, även när kontakten inte redan finns i programmet. Öppna kontaktkortet och aktiviteter direkt från Outlook: Från ett synkroniserat element i Outlook kan du öppna det aktuella kontaktkortet samt aktiviteten i programmet. Kontrollera att element är överförda: Du kan kontrollera om och till vilken kontakt ett element har överförts, om bilagor har överförts m.m. Du har alltså full kontroll över elementerna i båda programmen. Viktigt att veta Systemadministratör: E-postinställningarna görs av varje enskild användare. Återkommande avtalad tid: I Outlook kan en avtalad tid i kalendern vara Återkommande så att den avtalade tiden upprepas i kalendern. Ett sådant möte kan bara synkroniseras som ett element till programmet. Detta innebär att bara den första avtalade tiden synkroniseras. Flera användare: Funktionen stöder bara integration med din egen Outlook. Det går inte att skapa aktiviteter i programmet som kan överföras till andra Outlook-användare. Flera kontakter: E-post som skickats via Outlook till flera kontakter/kontaktpersoner, som alla är registrerade i programmet, synkroniseras bara med den första av dessa kontakter. Flera företagsdatabaser: Integrationen med Outlook kan bara användas mot en databas. Har du flera företagsdatabaser måste du välja vilken som ska använda integrationen. Du kan emellertid byta genom att stänga av integrationen där den är aktiv och därefter aktivera den i en annan företagsdatabas. Radera element i Outlook: När du raderar ett element i Outlook får du upp ett fönster där du ska ta ställning till om den tillhörande aktiviteten i programmet också ska raderas. För att få upp detta fönster krävs att elementet går genom Raderade element. Du bör därför inte radera "direkt" (Shift + Enter), eftersom detta kommando tar bort elementet permanent, utan en möjlighet att radera elementet i programmet. Menyraden i Outlook Du får en egen menyrad i Outlook för att därifrån kontrollera integrationen i det dagliga arbetet. Menyraden är synlig i översiktsfönstret, men inte i detaljfönstret, till exempel för ett e- postmeddelande. Programikonen öppnar Mamut. Ny e-post: Här kan du leta fram kontakter från kontaktregistret i programmet innan ett e- postmeddelande skapas till denna eller dessa. 43

53 KONTAKTUPPFÖLJNING Överföring: När du markerar ett eller flera element i Outlook och sedan klickar på denna knappen, får du fram ett fönster i vilket du ser om dessa kan synkroniseras eller inte. Finns inte kontakten kan du på ett enkelt sätt skapa kontakten härifrån så att elementet kan överföras. Du kan också öppna elementet och eventuella bilagor innan du tar ställning till om de ska överföras eller inte. Överför alla: Verkställer överföring av alla element som överensstämmer med kriterierna du har valt i användarinställningarna för Outlook. Du får därefter upp ett fönster i vilket du kan välja element för överföring och eventuellt ta bort/granska bilagor, innan du accepterar överföringen. Öppna kontaktkortet: Markera ett e-postmeddelande och klicka på knappen för att öppna kontaktkortet. Denna är bara aktiv om e-postmeddelandet är synkroniserat med programmet. Öppna aktivitet: Öppnar aktiviteten som är upprättad i förbindelse med det synkroniserade elementet. Synkroniseringsstatus: Här kan du se synkroniseringsinformation om elementet som är markerat i Outlook. Om du till exempel har markerat ett e-postmeddelande och klickar på denna knappen kan du se om elementet är synkroniserat eller inte, vilken kontakt som elementet är kopplat till samt vilken aktivitet som är upprättad. Inställningar: Öppnar användarinställningar för Outlook-integrationen. Detta är samma fönster som öppnas via programmet. 44

54 E-POST Användarinställningar för Outlook Integration E-posteditor för utgående e-post: Här väljer du om du ska använda programmets egen e- posteditor eller Outlooks editor när du skapar och redigerar utgående e-post. Obs! Programmet använder alltid Outlook för att skicka e-posten du skapar. Använd/Använd inte Outlook-integrationen: Här väljer du om du vill integrera systemet med Outlook. Väljer du att använda integrationen aktiveras de övriga inställningarna. Överföring från programmet till MS Outlook Aktiviteter som du skapar i programmet kan överföras automatiskt till kalendern och uppgiftslistan i Outlook. Du väljer här om du vill överföra dessa. Överföring från MS Outlook till programmet Automatisk synkronisering innebär att aktiviteter skapas automatiskt i programmet som är baserade på de val du gör i användarinställningarna för Outlook. Aktiviteter för utgående e-post, inkommande e-post, element i uppgiftslistan och element i kalendern kan skapas automatiskt. En förutsättning för att kunna skapa aktiviteter för utgående och inkommande e-post är att mottagaren/avsändaren är registrerad som kontakt eller kontaktperson i programmet med den aktuella e-postadressen. Manuell överföring innebär att du manuellt kan skapa aktiviteter i programmet baserade på de val du har gjort i användarinställningarna för Outlook när nya element skapas. Du kan skapa aktiviteter för utgående och inkommande e-post, element i uppgiftslistan och element i kalendern genom att klicka på knapparna Överför valda eller Överför alla. E-postadressen som används ligger till grund för aktiviteterna som skapas. Adressen måste vara registrerad på 45

55 KONTAKTUPPFÖLJNING kontakten/kontaktpersonen i programmet för att Outlook ska kunna identifiera för vilken kontakt aktiviteten ska skapas. Importera bifogad fil: Du kan välja om dina mottagna e-postbilagor ska överföras till programmets dokumentmodul samt, i sådant fall, vilka sorters bilagor. Obs! Som standard överförs alla sorters bilagor om du väljer Importera bifogad fil. Du kan exkludera vissa filformat eller definiera vilka filformat som ska importeras. Detta gör du genom att klicka på knappen Filformat. E-postadress och företagsdatabas Längst ned i fönstret ser du vilken e-postadress integrationen använder. Adressen är hämtad från huvudkortet i användarinställningar, fältet E-post. Standardvärden Fliken Standardvärden är bara aktiv om du har valt Använd Outlook-integrationen på fliken Integration. Ska du överföra e-post från Outlook bör du föra in standardvärden för aktiviteterna som ska skapas. Programmet föreslår som standard en Aktivitetstyp samt att aktivitetens Status ska vara Utförd och att aktiviteten ska få den inloggade användaren som Ansvarig. Du kan eventuellt också välja ett Projekt som standardvärde. I rullgardinsmenyn Typ kan du välja att standardaktivitetstyp ska Ärv(as) från användarinställningar i Aktiviteter. Därmed är det standardaktivitetstypen från dessa användarinställningar som används på aktiviteterna från Outlook. 46

56 AKTIVITETER OCH KALENDER AKTIVITETER OCH KALENDER Aktiviteter Aktiviteterna kan ge dig full kontroll över dina och andra anställdas aktiviteter relaterade till bland annat kunder och projekt. Du kan planera möten, kundbesök, uppföljning, telefonsamtal samt följa upp dessa aktiviteter i kalendern, i den gemensamma kalendern, uppgiftslistan, direkt på kontaktkortet eller, till exempel, i ett projekt i projektregistret. Visas i kalender eller i uppgiftslistan Aktiviteterna kan visas och redigeras i aktivitetslistan. Kalendern kan dessutom visa aktiviteter som du ansvarar för eller som anknyter till dig som anställd. Du kan välja om en aktivitet ska visas i själva kalendern eller i uppgiftslistan. Detta styrs av de olika aktiviteternas Aktivitetstyp. Aktivitetstyperna Besök, Demonstration och Möte visas i kalendern medan aktiviteter som Brev, Fax och Telefon ut hör till uppgiftslistan. Du kan välja visningsfärg i kalendern baserat på aktivitetstyp, eller direkt på den enskilda aktiviteten. Se läs mer i avsnittet "Inställningar för aktivitetstyper" för information om hur du gör dessa inställningar. Koppla kontakter När du skapar en aktivitet kan du använda knappen Koppla för att knyta aktiviteten till Kontakter, Personal och Resurser. Detta gör att du eller andra användare kan vid ett senare tillfälle få tillgång till informationen du registrerar på aktiviteten. 47

57 KONTAKTUPPFÖLJNING Skapa gruppaktiviteter En gruppaktivitet vänder sig mot fler än en kontakt. Genom gruppaktivitetsfunktionen kan du definiera ett urval kontakter för vilka aktiviteten ska göras gällande, samtidigt som du vidare kan definiera parametrar som ska gälla för aktiviteten. Underhåll många aktiviteter med hjälp av guiden Med hjälp av guiden Ändra värden för ett aktivitetsurval kan du definiera vilka aktiviteter som ska ändras genom ett urval. Fördela aktiviteter Genom att ange vissa villkor kan du fördela aktiviteter mellan flera kundbehandlare. Du gör detta genom att skapa flera gruppaktiviteter eller genom att ändra värdena på ett aktivitetsurval. Använd uppföljningsaktiviteter för att följa upp kunder och andra processer I modulerna för kontakt, försäljning, inköpsorder, logistik, redovisning och lön finns en rad processer som kan aktiveras och som då automatiskt genererar uppföljningsaktiviteter. Förenkla med hjälp av aktivitetsmallar Med hjälp av lättillgängliga aktivitetsmallar i de olika modulerna blir det mycket enklare att upprätta aktiviteter. Från varje enskild modul kan du snabbt och enkelt definiera och skräddarsy vilka aktiviteter som ska kunna upprättas. Integrera aktiviteterna med Outlook Aktiviteter i uppgiftslistan och kalendern kan överföras till programmets kalender och uppgiftslista. Aktiviteter som du skapar i programmet kan överföras automatiskt till kalender och uppgiftslista i Outlook. Ring med Skype och logga samtalen som aktiviteter på dina kontakter Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakteller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med befintliga kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. Systemdefinierade aktiviteter Systemdefinierade aktiviteter är aktiviteter som skapas automatiskt när vissa händelser och processer sker i programmet. Exempel på händelser där aktiviteter skapas automatiskt av systemet är: Ändring av företagsinställningar, lagerinventering, diverse guider som ändrar värden för ett kontakturval, produkter och så vidare, periodavslutning, ändring av räkenskapsår, verifikatnummerserie, upprättning av nya konton i kontoplanen med mera. Läs mer om detta i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Analys av aktiviteter (Tilläggsprodukt) Du kan hämta ut en översikt över alla aktiviteter och sätta in dem i en Pivot-tabell. 48

58 AKTIVITETER OCH KALENDER Aktivitetsfönstret Verktygsraden Från verktygsraden kan du bland annat, skapa, spara och radera poster. Ny aktivitet. Kontrollera tillgänglighet. Här ser du en Tidsplan för personal och resurser som är knutna till aktiviteten. Duplicera aktivitet. Med hjälp av denna funktion kan du duplicera en aktivitet hur många gånger du vill. Öppna tillhörande element i MS Outlook. Visas bara om du använder integration med Outlook. Användarinställningar. I användarinställningarna kan du bland annat bestämma hur fönstren för aktivitetstyrning ska se ut. Du kan även ange standardvärden när nya aktiviteter skapas. Nedan hittar du en beskrivning av varje fält. Om inte alla fält visas i fönstret kan det bero på att anteckningsfältet är maximerat. Genom att klicka på knappen [---] längst ned till höger i fönstret blir flera fält tillgängliga. Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen. 49

59 KONTAKTUPPFÖLJNING Fältbeskrivning Ämne: En kort beskrivning av vad aktiviteten går ut på. Starttid: Ange datum och klockslag för när aktiviteten ska starta. Klockslag behöver inte vara aktuellt för aktiviteter till Aktivitetslistan. Sluttid: Justeras automatiskt i förhållande till starttiden efter företagsinställningar för aktivitet där du kan ange Standardvaraktighet för nya aktiviteter. Denna varaktighet kan förbises genom att du ändrar sluttiden som föreslås. Läs mer om företagsinställningar för aktivitet i eget avsnitt. Alarm: Välj om aktiviteten ska förses med alarm och hur lång tid innan starttiden det ska utlösas. Obs! Om du har angivit att aktiviteten ska överföras till Microsoft Outlook kan du inte välja när larmet ska utlösas. Det kommer då att utlösas efter inställningarna i Microsoft Outlook. Typ: Aktivitetstyp är en viktig kategorisering för att kunna se statistik. Den kan även hjälpa dig vid filtrering av aktivitetslistan. Aktivitetstypen styr dessutom om aktiviteten blir tillgänglig i listan för Kundservice, Produktservice och Telemarketing. Man kan visa aktiviteten i den grafiska kalendern, antingen i kalendern eller i uppgiftslistan i kalendern. Denna inställning gör du för aktiviteten under fliken Diverse. Status: Välj mellan förhandsdefinierade statusar för uppföljning av aktiviteterna. Du kan också skapa egna statusar i grundinställningarna. När du markerar en aktivitet som Utförd i aktivitetslistan sätts status automatiskt till "Utförd". Om du vill att det ska anges en annan status vid dessa tillfällen kan detta väljas genom företagsinställningarna för aktivitet. Ansvarig: Alla som är registrerade i Personalregistret kan anges som ansvariga för en aktivitet. Genom behörighetskontroller kan du dessutom spärra om personer ska kunna redigera andra aktiviteter än sina egna. Koppla: Här kan du sammankoppla Kontakter, Anställda och Resurser som är involverade i aktiviteten. Projekt: Om aktiviteten ska kopplas till ett av dina projekt kan du välja det här. Om aktiviteten är skapad i Projektmodulen kommer fältet redan att vara ifyllt. Tips! Har du valt ett projekt kan du högerklicka i fältet och välja Gå till projekt. Prioritet: Välj mellan Hög, Medel och Låg prioritet eller Ingen om du väljer att inte prioritera dina aktiviteter. Visa tid som: Välj hur aktiviteten ska visas i kalendern, som Tillgänglig, Upptagen eller Ute. Detta är särskilt viktig information när anställda ska kopplas till andra aktiviteter. Privat: Använd privata aktiviteter för att begränsa tillgången till innehållet i aktiviteten. Om du aktiverar funktionen kan bara användare med behörighet att se privata aktiviteter kunna se aktivitetens detaljer. Observera att aktiviteten fortfarande är synlig i kalendern så att övriga användare kan se att du är upptagen. Superanvändaren kan alltid se aktivitetens detaljer. Färgkod: I rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Privat kan du välja att förknippa aktiviteten med en Färgkod, om aktivitetstypen ska visas i kalendern. Med hjälp av aktivitetstyper kan du i grundinställningarna bestämma vilken standardfärg en särskild aktivitetstyp ska ha. På så sätt slipper du ange en färg för varje aktivitet. 50

60 AKTIVITETER OCH KALENDER Flikarna i aktivitetsregistret Anteckning: Skriv anteckningar i samband med aktiviteten. Genom användarinställningarna för aktivitet kan du välja om Datum och Namn på användaren ska fyllas i för varje notering. Produkt: Här kan du registrera produkter som är knutna till aktiviteten. Detta kort används också i samband med Produktservice, där du lägger upp vilken produkt som är inne på service, eventuella Resurser som används vid servicen samt eventuella arbetstimmar som använts. Detta kan sedan överföras direkt till faktura. Om du ska skapa en vanlig faktura rekommenderar vi att du gör detta under fliken Försäljning & Fakturering. Offert: För att kunna skapa en offert direkt från aktiviteten, måste aktiviteten vara kopplad till en eller flera kunder. Listan över offerter som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga offerter och koppla dem till aktiviteten. Tips! Du kan skapa Ny offert och Repeterande offert direkt från aktiviteten. Dessa kopplas då till aktiviteten. Försäljning & Fakturering: Skapa en order direkt från aktiviteten. Orderlistan som har skapats från aktiviteten kan filtreras utifrån status. Genom knappen Koppla kan du få upp en lista över befintliga order och koppla dem till aktiviteten. Inköp: Under fliken inköp kan du antingen skapa nya inköp baserade på aktiviteten eller så kan du koppla ett befintligt inköp. Tidrapportering: Här kan du skapa tidrader som är knutna till aktiviteten eller koppla till befintliga tidrapporter. Dokument: Skapa dokument eller koppla till befintliga dokument som har relevans för aktiviteten. Listan över dokument som har skapats från aktiviteten kan filtreras efter status. Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. Läs mer om Import av dokument i eget avsnitt. Diverse: Här hittar du dina egendefinierade fält. Dessa aktiveras och anpassas genom företagsinställningarna för aktivitet. Dessutom kan du bestämma om aktiviteten ska visas i uppgiftslistan eller i själva kalendern. Ta bort länk: Om du vill ta bort en länk till en befintlig offert, order/faktura eller inköp, kan du göra detta genom att klicka på knappen Ta bort länk under fliken Offert eller Försäljning & fakturering för aktiviteten. Länken till posten tas bort, så att du inte längre kan öppna den från aktiviteten. Obs! Själva offerten, ordern eller inköpet tas inte bort. 51

61 KONTAKTUPPFÖLJNING Att arbeta med aktiviteter Skapa ny aktivitet I det dagliga arbetet skapar du enklast nya aktiviteter direkt i respektive register. Du kan skapa aktiviteter i aktivitetsregistret, kontaktregistret, kontaktpersonsregistret, projektregistret eller genom menyvalet Visa - Aktivitet - Ny aktivitet. Fälten i aktivitetsfönstret är inte obligatoriska och ett flertal fält fylls ut på förhand. Vilka dessa är beror på var i programmet du har skapat aktiviteten. I användarinställningarna kan du bland annat ange standardvärden för nya aktiviteter. Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen. 52

62 AKTIVITETER OCH KALENDER Aktivitetslista Aktivitetslistan ger dig översikt över alla aktiviteter som är registrerade i programmet. I tilläggsprodukter kan du välja att ha egna aktivitetslistor för Kundservice, Telemarketing och Produktservice. Här kan du skapa nya och redigera befintliga aktiviteter. När du registrerar en ny aktivitet kan du skriva in kontaktinformation och koppla aktiviteten till ett projekt om det är aktuellt. I aktivitetsregistret har du dessutom möjlighet att senarelägga en aktivitet eller markera den som Utförd. Överst i fönstret hittar du flera filter som begränsar vilka aktiviteter som visas. Tips! Om du skapar en aktivitet under fliken Aktivitet i Kontaktregistret, fylls kontaktinformationen i automatiskt. Skapar du en aktivitet under fliken Aktivitet i Projektregistret, fylls projektinformationen i automatiskt. Ändringar i filtren visas inte förrän du klickar Uppdatera eller använder funktionsknappen [F5]. Utförd: Du markerar en aktivitet som utförd genom att markera den i listan och klicka på knappen Utförd. De tillgängliga filtren för aktivitetslistan: Handläggs: Från datum till datum för att visa vilka aktiviteter som har registrerats i denna period. Tips! Programmet väljer som standard en intervall inom vilken aktiviteter visas i aktivitetslistan. Om du inte hittar en aktivitet i listan kan detta bero på att aktivitetsdatumet är utanför den valda intervallen. Status: Välj vilken status aktiviteten som ska visas i fönstret måste ha. Du kan också välja Alla, vilket inaktiverar filtret. Genom att välja en av statusarna för ej utförda aktiviteter och därefter klicka på Uppdatera, kommer alla aktiviteter som av olika orsaker inte utförts att visas. 53

63 KONTAKTUPPFÖLJNING Typ: Välj vilken aktivitetstyp en aktivitet måste ha för att den ska visas i fönstret. Du kan också inaktivera filtret genom att välja Alla eller (Ingen) som bara visar aktiviteter utan aktivitetstyp. Aktivitetslistorna för Kundservice, Telemarketing och Produktservice (tilläggsprodukter) visar bara specificerade aktivitetstyper. Detta styrs via inställningarna för aktivitetstyper. Ansvarig: Välj vem som ska vara ansvarig för aktiviteterna som ska visas i fönstret. Du kan också inaktivera filtret genom att välja Alla eller (Ingen) som visar alla aktiviteter som inte har tilldelats en Ansvarig. Du kan också ange Urval för aktiviteterna i verktygsfältet. Detta kommer att gälla före filtren som beskrivits ovan, vilka kommer att inaktiveras. Senarelägga aktiviteter: Du kan senarelägga aktiviteter genom att slutföra guiden Ändra värden på ett urval aktiviteter. Observera att denna funktion är mest relevant om du vill redigera flera aktiviteter samtidigt. Om du bara ska ändra tiden på en aktivitet, markera istället aktiviteten och klicka på Redigera-knappen. Öppna tillhörande element i MS Outlook: Visas bara om du använder integration med Outlook. Läs mer om Outlook-integrationen i eget avsnitt. För effektiv administration av flera aktiviteter samtidigt rekommenderar vi att du använder verktygen Skapa gruppaktiviteter samt Ändra värden för ett urval aktiviteter. 54 Koppla Kontakter/Anställda/Resurser När du skapar en ny aktivitet kan du med hjälp av knappen Koppla, koppla aktiviteten till Kontakter, Anställda och Resurser. Detta för att du eller andra användare ska få tillgång till den information som du registrerar på aktiviteten. Kontakter: Du väljer kontakter från listan över kontaktnamn (företagsnamn) eller från en lista över alla registrerade kontaktpersoner. Du kan inkludera så många kontakter du vill, men om

64 AKTIVITETER OCH KALENDER aktiviteten inte kan utföras på samma gång för alla, rekommenderar vi att du skapar en självständig aktivitet för varje kontakt genom guiden för gruppaktiviteter. Anställda: Detta är de anställda som blir förknippade med aktiviteten förutom personen som står som ansvarig. Alla anställda som är registrerade i personalregistret kan väljas. Resurser: Konferensrum eller demonstrationsmodeller kan registreras som resurser i produktregistret. De kommer då att kunna bokas i detta fönster, för den tid aktiviteten gäller. Så här kopplar du kontakter/anställda/resurser: 1. Välj Kontakter i rullgardinsmenyn Visa urval från. 2. Klicka på kontakten som du vill koppla aktiviteten till. Om du inte hittar den i listan kan du skriva in de första bokstäverna i namnet under Snabbsök. 3. Välj från Kontaktpersoner om det är en viss person hos kontakten som berörs av avtalet. Om du väljer Kontaktpersoner under Visa urval från kan du också registrera kontaktpersoner direkt. Den berörda kontakten kommer nu automatiskt att ingå i aktiviteten. 4. Överför kontakten och kontaktpersonen till Kontakter till vänster med pilknapparna. Du kan också dubbelklicka direkt på en kontakt eller kontaktperson för att flytta dem. 5. Välj Anställda eller Resurs från rullgardinsmenyn Visa urval från och upprepa processen. 6. Klicka Kontrollera tillgänglighet. Om en anställd eller resurs är reserverad genom andra aktiviteter kommer tidsramen visas som ett blått streck i översikten. Klicka gärna direkt i kalendern för att justera starttid och sluttid för aktiviteten, till en tid då alla anställda och resurser är lediga. 55

65 KONTAKTUPPFÖLJNING 7. Klicka OK. Alla kontakter, resurser och anställda kommer nu att vara knutna till aktiviteten. Tidsplan I aktivitetsfönstret kan du klicka på knappen Kontrollera tillgänglighet for att öppna en Tidsplan över personal och/eller resurser som är knutna till aktiviteten. Om en anställd eller resurs är reserverade genom andra aktiviteter markeras perioden med blå streck i uppställningen. Klicka gärna direkt i kalendern för att justera aktivitetens start- och sluttid till en tid då personal och resurser är tillgängliga. 56

66 AKTIVITETER OCH KALENDER Ändra värde på ett urval aktiviteter Genom en guide definierar du vilka aktiviteter som ska ändras genom ett urval. Du kan välja en eller flera parametrar som ska ändras och ange nya värden för dessa fält. Detta kan vara praktiskt om du ska omfördela ansvaret för aktiviteterna från en kundansvarig som har slutat eller skjuta fram ett projekt i tiden. Starta guiden från menyn Visa - Aktiviteter - Ändra värden för ett aktivitetsurval. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur guiden för ändring av aktivitetsurval fungerar. i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Fördela aktiviteter Du kan fördela aktiviteter tillfälligt mellan flera kundansvarliga genom att skapa flera gruppaktiviteter, eller genom att ändra värden för ett aktivitetsurval. Läs mer om detta i eget avsnitt. Genom att klicka Fördela ansvariga i en av guiderna får du upp en översikt över alla som är definierade som kundansvariga i personalregistret. 57

67 KONTAKTUPPFÖLJNING Så fördelar du aktiviteter: 1. Välj Visa - Aktivitet - Skapa Gruppaktivitet eller Visa - Aktivitet - Ändra värden för ett aktivitetsurval. Definiera ett urval och klicka OK. 2. Klicka på knappen Fördela aktiviteter. 3. Markera vilka kundansvariga som ska delta i fördelningen av aktiviteter. 4. Ange hur många av aktiviteterna som ska tilldelas vederbörande. Längst ner i fönstret summeras fortlöpande hur många av aktiviteterna som är fördelade. 5. Klicka OK när alla aktiviteter är fördelade. Du kan nu slutföra guiden. Duplicera/kopiera aktivitet Med hjälp av funktionen Duplicera aktivitet kan du kopiera en befintlig aktivitet en eller flera gånger. Du kan till exempel bestämma att en viss aktivitet ska upprepas var fjärde måndag. Fördelen är att du inte behöver fylla i information som aktivitetstyp, ansvarig, kontakt och kontaktperson mer än en gång. Den avancerade dupliceringen gör att du kan försäkra dig om att dina kontakter regelbundet följs upp utan att du manuellt behöver registrera varje enskild uppföljning. Tips: För att definiera sluttid har du två möjligheter: Antingen kan du bestämma att upprepningen ska upphöra efter ett visst antal gånger eller så kan du ange ett bestämt slutdatum. 58

68 AKTIVITETER OCH KALENDER Så här dupliceras en aktivitet 1. Välj Visa, peka på Aktivitet och klicka på Ny aktivitet. 2. Redigera aktiviteten efter dina önskemål, klicka Spara och klicka sedan på Duplicera aktivitet. 3. Välj om du vill duplicera aktiviteten en eller flera gånger. Markerar du Flera aktiviteter blir fälten nedanför aktiva: I Upprepa var () vecka på fyller du exempelvis i om du vill att aktiviteten ska upprepas var fjärde vecka. Markera en eller flera veckodagar beroende på när du vill att aktiviteten ska upprepas. Definiera datum för när aktiviteterna ska starta och sluta. 4. Klicka på OK. Aktiviteten har nu duplicerats. Tips! Om du inte vill använda dupliceringsguiden kan du i användarinställningarna välja: Duplicera: Alltid till en ny aktivitet. Då skapas endast en ny aktivitet när du klickar på Duplicera aktivitet, och inte flera nya. Skapa gruppaktiviteter En gruppaktivitet riktar sig mot fler än en kontakt. Genom funktionen för att skapa gruppaktiviteter definierar du ett urval kontakter som aktiviteten ska utföras mot och definierar vilka kriterier som gäller för aktiviteten. Du väljer också om det ska skapas endast en aktivitet som innehåller alla kontakter eller flera aktiviteter, en för varje kontakt. Guiden för att skapa gruppaktiviteter startas genom Visa, där du väljer Aktivitet och Skapa gruppaktiviteter. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur guiden för ändring av aktivitetsurval fungerar. 59

69 KONTAKTUPPFÖLJNING Inställningar för aktiviteter Användarinställningar för aktivitet Genom användarinställningarna kan du bestämma hur fönstret för aktivitetsstyrning ska se ut. Du kan även ange standardvärden när nya aktiviteter skapas. Standardanpassning Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara några av fälten. Normal: Visar standardfält och funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Aktivitetslista Här väljer du vilka fält från varje aktivitet som ska visas i aktivitetslistan. Lägg märke till att med för många kolumner blir listan något mindre översiktlig, vilket dessutom påverkar hastigheten i modulen. Om du klickar på en av knapparna på fliken Standardanpassning, ändras innehållet på motsvarande sätt. Aktivitetskort Här kan du ange riktlinjer för hur en aktivitet ska skapas. Standardvärde: Varje fält du anger värden för här kommer att fyllas i automatiskt när en ny aktivitet skapas. Om du oftast skapar aktiviteter av typen "Tel. ut" kommer du att spara mycket tid genom att fältet redan är ifyllt. Flikar: Här kan du se vilka flikar du använder när du skapar en aktivitet. För en användare som till exempel bara jobbar med Produktservice kommer det kanske bara vara aktuellt att visa fliken Produkt. Annat: Standardstorlek för anteckningsfält kan anges här. Storleken kan ändras i varje enskild aktivitet. Du kan också välja om användarnamn och datum för anteckningen ska fyllas i automatiskt. Dessutom kan du markera om du vill visa detaljer om dina aktiviteter i andras kalendrar, automatiskt koppla till standard kontaktperson/projekt vid registrering av aktiviteter från kontaktkortet. Om du vill förenkla kopiering av aktiviteter kan du markera Duplicera: Alltid till en ny aktivitet för kopiera utan att vara tvungen att gå igenom hela guiden. Systemet stänger automatiskt aktiviteten som kopieras. Om du vill att den ska vara öppen, kan du ta bort markeringen vid Kopiera: Stäng aktivitet som det kopieras från. 60

70 AKTIVITETER OCH KALENDER Företagsinställningar för aktiviteter Här hittar du de flesta inställningar för aktivitetsmodulen, förutom de inställningar som anges för varje aktivitetstyp. Standardvaraktighet för nya aktiviteter När man skapar en aktivitet justeras alltid sluttiden i förhållande till starttiden. Här kan du välja hur länge en standardaktivitet ska vara. Du kan självklart ändra längden på varje enskild aktivitet genom att justera sluttiden. 61

71 KONTAKTUPPFÖLJNING Värde för sluttid när aktiviteten anges som "Utförd" Aktiviteter kan anges som utförda i alla moduler som innehåller listor över aktiviteter. Här kan du välja om sluttid ska ändras eller behålla sluttiden som planerades när man skapade aktiviteten. Uppdatera endast sluttid för aktiviteter i uppgiftslista: Detta är det naturligaste valet eftersom aktiviteterna i uppgiftslistan inte nödvändigtvis är angivna till en viss tidpunkt. Aktiviteter som visas i kalendern kommer då att behålla sin sluttid även om de markeras som utförda, till exempel dagen efter. Uppdatera alltid sluttid för alla aktiviteter: Även aktiviteterna i kalendern (som möten, demonstrationer etc.) måste markeras som utförda direkt efter att till exempel mötet är genomfört. Uppdatera aldrig sluttid för aktiviteter: Sluttiden som anges när man skapar en aktivitet kommer inte att ändras när den markeras som utförd. Statusen Utfört vid markering för utfört: När en aktivitet markeras som utförd, ändrar den Aktivitetsstatus. Här kan du välja vilken status den ska ändras till. Du kan bara välja aktivitetsstatus som har egenskap som Utförd som anges genom grundinställningarna. Fältvisning och fältbeskrivningar Om du behöver ytterligare klassificeringar eller fler fält för information om aktiviteterna kan du aktivera två egendefinierade fält. Fälten aktiveras genom att du markerar fältet på fliken Diverse. Du bör också ange ett beskrivande namn på fältet. Fälten kan sedan användas när du anger urval för aktiviteter i aktivitetslistan eller vid utskrift av rapporter. Eget fält 1: Detta fält kräver att du också skapar fasta kategorier genom Grundinställningar. Lägg märke till att det nya namnet inte kommer att vara tillgängligt i Grundinställningar innan du har avslutat och startat programmet på nytt. Fram tills dess kommer fältet att behålla beteckningen Egendefinierat fält 1. Eget fält 2: Fältet kan bara användas vid registrering av fritext. 62

72 AKTIVITETER OCH KALENDER Tillgängliga aktivitetslistor och typer Egna aktivitetslistor för Kundservice, Telemarketing och Produktservice gör det enklare att arbeta fokuserat med en typ av arbetsuppgifter. Till exempel är det möjligt att ange användarbehörighet som bara ger tillgång till en viss aktivitetstyp. Funktionerna finns tillgängliga som tilläggsprodukter. Aktivitetstyper Aktivitetstypen som tilldelas varje aktivitet styr bland annat hur aktiviteterna ska visas - i kalendern eller uppgiftslistan. Systemet levereras med en rad olika förhandsdefinierade aktivitetstyper. Kalendern visar aktiviteter som du är ansvarig för eller knuten till som anställd. Du kan välja om en aktivitet ska visas i själva kalendern eller i uppgiftslistan. Aktiviteter av typen Besök, Demonstration och Möte visas i kalendern medan aktiviteter som Brev, Fax och Telefon ut tillhör uppgiftslistan. För varje aktivitet kan du bestämma om den ska visas i aktivitetslistan. Aktiviteterna kan registreras med alarm samt hur lång tid innan starttiden som alarmet ska utlösas. Aktivitetstyperna kan även styra om aktiviteten ska visas i kalendern, som Ledig, Upptagen eller Ute. Detta är särskilt relevant när personal ska knytas till aktiviteter. Du kan välja att alla aktiviteter av en bestämd typ måste ha en Ansvarig, samt att visa aktivitetstypen som Inaktiv så att den inte längre kan väljas i rullgardinsmenyn. Du kan redigera aktivitetstyper genom att högerklicka i aktivitetsfältet och välja Ändra i grundinställningar, eller via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Tips! I användarinställningarna för aktiviteter kan du ange standardvärden för aktiviteter som skapas, till exempel vilken aktivitetstyp en ny aktivitet ska få. 63

73 KONTAKTUPPFÖLJNING Inställningar för Aktivitetstyper (Grundinställningar) Redigering av aktivitetstyper öppnas antingen genom aktivitetsinställningarna eller genom att högerklicka i aktivitetslistans rullgardinsmeny Typ och välja Ändra i grundinställningar. Inställningarna du gör i detta fönster överförs till alla aktiviteter som skapas med denna aktivitetstyp. Beskrivning Skriv in en passande beskrivning på aktiviteten. Överför aktiviteten till uppgiftslista: I kalendern visas aktiviteterna antingen efter tid eller som en uppgift i uppgiftslistan. Om du markerar denna ruta kommer alla aktiviteter av denna typ att placeras i uppgiftlistan. Lägg märke till att inställningen kan enkelt upphävas i fliken Diverse. Färg i kalendern: Här kan du förknippa aktivitetstyperna med en standardfärg. På så sätt slipper du ange en färg för var enskild aktivitet. Detta gäller bara aktivitetstyper som inte kan överföras till aktivitetslistan. Tips! Om du vill ändra färg på aktiviteter som redan har registrerats kan du använda guiden Ändra värden för ett aktivitetsurval. Alarm och tillgänglighet Alarm: Välj om aktiviteterna ska skapas med alarm och hur lång tid före aktiviteten som larmet ska utlösas. Om du har angivit att aktiviteten ska överföras till Microsoft Outlook, kan du inte välja när alarmet ska utlösas. Det kommer att starta beroende på hur inställningarna i Outlook är definierade. Visa tid som: Välj hur aktiviteten ska visas i kalendern, som Tillgänglig, Upptagen eller Ute. Detta är speciellt viktigt information vid koppling till andra aktiviteter. Ange var aktivitetstypen kan användas För att en aktivitetstyp ska kunna användas i aktiviteter för Kundservice, Produktservice eller Telemarketing (tilläggsprodukter) måste det markeras här. Om du skapar en ny aktivitet i aktivitetslistan för kundservice kommer du att kunna välja aktivitetstyper som är markerade för Kundservice här. 64

74 AKTIVITETER OCH KALENDER Annat Personalaktivitet: Genom egna behörighetskontroller för personalaktiviteterna kan du begränsa vissa användares tillgång till personalaktiviteterna - även om användarna normalt sett har tillgång till alla aktivieter. Ansvarig krävs: Denna inställning gör det omöjligt att skapa nya aktiviteter med denna aktivitetstyp utan att registrera en ansvarig för aktiviteten. Inaktiv: Du kan inte ta bort aktivitetstyper som används på gamla aktiviteter. Om du inte ska använda dig av aktivitetstypen i framtiden kan du markera den som inaktiv. Aktivitetstypen kommer då att tas bort från alla listor och kommer inte att användas på nya aktiviteter. Aktivitetmallar Med hjälp av lätt tillgängliga aktivitetsmallar i de olika modulerna är det enkelt att skapa nya aktiviteter. Du kan definiera och skräddarsy vilka aktiviteter som snabbt och enkelt ska kunna skapas i var enskild modul. I de moduler där det är möjligt att direkt skapa aktiviteter finns knappen Skapa aktiviteter i verktygsfältet. Till höger om knappen finns en pilknapp, som öppnar en lista över de aktiviteter som du kan skapa i den modul du befinner dig. Vilka aktiviteter som ska kunna skapas i modulerna definierar du själv. Genom att klicka på Ny i fönstret Aktivitetsmallar skapar du nya mallar. Vill du redigera befintliga mallar, klickar du på Redigera. För varje aktivitetsmall du skapar kan du bestämma standardvärden som automatiskt föreslås när en aktivitet skapas utifrån aktivitetsmallen. Observera att standardvärden för uppföljningsaktiviteter upphäver användarinställningar som är gjorda för aktiviteterna. 65

75 KONTAKTUPPFÖLJNING Redigera aktivitetmallar I redigeringsfönstret för Aktivitetsmallar kan du med hjälp av pilknapparna bestämma för vilka moduler en mall ska vara tillgänglig. I fältet Namn beskriver du vilken typ av aktivitet som det ska vara möjligt att skapa när man använder aktivitetsmallen. Namnet visas när du klickar på pilknappen till höger om knappen Skapa aktivitet, i de moduler där mallen är tillgänglig. Under Standardvärden för nya aktiviteter kan du ange Ämne och Starttid för när aktiviteten ska påbörjas, Prioritet, Typ, Status och vem som är Ansvarig för att utföra aktiviteten. I fältet Anteckning kan du registrera mer detaljerad information. Värdena som du anger kommer att föreslås när en ny aktivitet skapas utifrån aktivitetsmallen, men kan upphävas vid behov. Uppföljningsaktiviteter I modulerna för kontakt, försäljning, inköp, logistik och redovisning finns det en rad processer som kan aktiveras och som då automatiskt skapar uppföljningsaktiviteter. Du bestämmer själv vilka av de möjliga processerna som du vill aktivera. En översikt på vilka uppföljningsaktiviteter som det är möjligt att aktivera hittar du genom att välja Visa - Aktivitet - Uppföljningsaktiviteter. Om du i programmet utför en process som automatiskt kan skapa aktiviteter, kommer du att tillfrågas om du vill skapa en uppföljningsaktivitet. Om du inte vill bli tillfrågad kan du markera Visa inte detta meddelande igen. Du kan även göra den inställningen när du redigerar uppföljningsaktiviteter. 66

76 AKTIVITETER OCH KALENDER Vilka processer som ska generera aktiviteter för ditt företag bör du fundera igenom och ta ställning till; gärna med utgångspunkt i vilka funktioner som du använder samt vilket behov av uppföljning du har av dessa funktioner. Aktiverar du för många uppföljningsaktiviteter kan aktivitetslistan bli oöversiktlig istället för till hjälp i det dagliga arbetet. Ett exempel där uppföljningsaktiviteterna kan vara till god hjälp är Vid fakturering. Uppföljningsaktiviteten är inställd på att starta vid förfallodatumet, men du kan ange det datum som passar bäst. Den kan till exempel påminna dig om att kolla att betalningen har gått igenom. Genom att markera en process och klicka på Redigera, kan du aktivera eller inaktivera uppföljningsaktiviteten. Du kan även bestämma standardvärden för nya aktiviteter som ska utföras automatiskt. Kryssar du för Visa inte detta meddelande igen kommer du i framtiden inte att få fler frågor om att skapa uppföljningsaktiviteter när du utför denna process. I fönstret Uppföljningsaktiviteter kan du ändra Starttid för när aktiviteten ska påbörjas, Prioritet, Typ, Status samt vem som är Ansvarig för att utföra aktiviteten. I fältet Anteckning kan du registrera mer detaljerad information. Vill du Öppna aktiviteten vid skapande kan du markera detta. Du kommer då att få möjlighet att registrera mer information om var enskild aktivitet direkt när den skapas. 67

77 KONTAKTUPPFÖLJNING Obs! Inställningen för huruvida det ska skapas uppföljningsaktiviteter gäller per företagsdatabas. Observera också att standardvärdena för uppföljningsaktiviteterna upphäver användarinställningar som är definierade för aktiviteterna. Kalender Kalendern visar aktiviteter som du är ansvarig för eller knuten till som anställd. Du kan öppna kalender från: Menyraden Visa - Aktivitet - Kalender. Knappen i verktygsraden på skrivbordet. Knappen i aktivitetslistan. Aktiviteter visas i kalendervisning eller uppgiftslista Du kan välja om en aktivitet ska visas i själva kalendervisningen eller i uppgiftslistan. Detta styrs av vilken aktivitetstyp de olika aktiviteterna tillhör. Aktiviteter av typen Besök, Demonstration och Möte visas i kalendern, medan aktiviteter som Brev, Fax och Telefon hör till uppgiftslistan. Läs "Inställningar för aktivitetstyper" för mer information om hur du kan ställa in detta. Detta kan också justeras för varje aktivitet i fliken Diverse där du markerar eller tar bort markering i Visa aktivitet i Uppgiftslista. 68

78 AKTIVITETER OCH KALENDER Kalender för annan anställd/resurs Du kan även se kalendern för en annan anställd eller resurs i den vanliga kalendern. Gemensam kalender Vidare har du möjlighet att se kalendrar för flera anställda eller resurser samtidigt i den gemensamma kalendern. Kalendervisning I Kalendervisningen ser du såväl aktiviteter du är ansvarig för som de du är knuten till som anställd. Du kan välja mellan visning av 1 dag, 5 dagar (arbetsvecka), 7 dagar (kalendervecka) eller 31 dagar (månad). Du kan skapa nya aktiviteter direkt i kalendern genom att dubbelklicka på ett ledigt område. På samma sätt öppnar du skapade aktiviteter genom att dubbelklicka på dem. Genom att klicka i översiktskalendern längst upp till höger kan du navigera dig framåt eller bakåt i tiden. Färgkoder på aktiviteterna som visas i kalender På aktivitetskortet kan du ange vilken färg aktiviteten ska ha i kalendern. I inställningarna för aktivitetstyper kan du bestämma standardfärg för varje aktivitetstyp. På så sätt slipper du välja färg på varje enskild aktivitet. Uppgiftslista Uppgiftslistan visar bara de aktiviteter som du själv är ansvarig för. Utförda uppgifter kan markeras som utförda genom att klicka i rutan till vänster vid aktiviteten. Nya aktiviteter skapas genom att du skriver ämnet i fältet där det står Klicka här för att skapa en ny aktivitet. Redan skapade aktiviteter öppnas genom att du dubbelklickar på dem, precis som i kalendern. Liten kalender Liten kalender ger dig översikt över dagens aktiviteter du är ansvarig för eller knuten till som anställd. Du kan också gå till en annan dag med knappen till höger om kalendern. Annars fungerar kalendern som den stora kalendern, som också ger dig ytterligare funktioner. Kalender för annan anställd/resurs I programmet kan du se kalendrar för andra anställda eller resurser, vilket underlättar översikten över företagets anställda och resurser. Om du exempelvis vill följa upp aktivitetsnivån för olika anställda på avdelningen kan du använda dig av kalendervisningen för annan anställd eller resurs. Du kan också använda dig av denna kalendervisning om du vill skapa eller ändra aktiviteter för andra anställda eller resurser. Tips! Du kan välja att inte visa detaljer om dina egna aktiviteter i andras standardkalendrar. Denna inställning gör du i användarinställningarna för aktivitet. Du kan också välja att markera aktiviteten som privat. Detaljerna visas då bara för användare med rätt behörighet. 69

79 KONTAKTUPPFÖLJNING Visa kalendern till en annan anställd eller resurs: 1. Välj Visa, peka på Aktivitet, klicka på Kalender och på Personal-/resurskalender. 2. Välj om du vill visa kalendern till en anställd eller en resurs. 3. Välj sedan specifik resurs eller anställd person. 4. Klicka OK. Kalendern till vald resurs eller anställd visas och du kan skapa nya aktiviteter eller redigera befintliga aktiviteter. Gemensam kalender I den gemensamma kalendern kan du se upp till sju kalendrar för anställda och/eller resurser samtidigt. Välj vilka resurser och/eller anställda som ska visas genom att klicka på knappen Inställningar gemensam kalender i verktygsfältet. För varje kolumn väljer du först om det är en anställd eller en resurs för att sedan välja aktuell person eller resurs. Datumet anges automatiskt till dagens datum. Om du vill se andra dagar kan du klicka på Välj datum i verktygsfältet. 70 Var uppmärksam på att den gemensamma kalendern inte visar vilka aktiviteter varje enskild person har i uppgiftslistan.

80 AKTIVITETER OCH KALENDER En anställd är inte detsamma som en programanvändare. Om du vill kunna se en användares aktiviteter måste du först registrera användaren som en anställd i personalregistret. Exempel på en resurs kan vara en lokal eller ett mötesrum och skapas i produktregistret, genom att du markerar kryssrutan Resurs på fliken Inställningar. Du kan skapa en ny aktivitet genom att dubbelklicka i en av kolumnerna i den gemensamma kalendern. Personen vars namn står överst i kolumnen registreras som ansvarig för aktiviteten. Du kan också öppna en befintlig aktivitet genom att dubbelklicka på den. Den gemensamma kalendern är bra att använda om man exempelvis vill boka ett möte med flera anställda. Då kan man samtidigt se om mötesrummet är ledigt. Registrera en person/resurs i den gemensamma kalendern: 1. Välj Visa, peka på Aktivitet och klicka på Kalender. Klicka på knappen Gemensam kalender. 2. Klicka på Välj datum för att välja vilket datum du vill visa. 3. Klicka på Inställningar gemensam kalender. I fälten till vänster väljer du om du vill se kalendern tillhörandes en anställd eller en resurs genom att klicka på Pil ned. I fälten till höger väljer du vilken specifik anställd eller resurs som du vill se kalendern till. 4. Klicka OK. Kalendrarna för valda resurser eller anställda visas och du kan skapa nya aktiviteter eller redigera befintliga aktiviteter. Kalender - välj datum I en rad olika datumfält kan du klicka på pilen tillhöger om fältet för att välja datum i kalendern. 71

81 KONTAKTUPPFÖLJNING Infoga datum genom att dubbelklicka på datumet eller markera och klicka OK. Dagens datum: Markerar automatiskt dagens datum (hämtas från systemdatumet). Läs mer om systemdatum i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Tips! Du kan klicka på månadens namn överst i fönstret för att välja månad. Du kan även klicka på årtalet för att välja år. Pilknappar: Du kan använda pilknapparna för att navigera i kalendern. 72

82 DOKUMENT DOKUMENT I den integrerade dokumentmodulen är det enkelt att få översikt över alla dokument, oavsett om de har skapats i kontaktmodulen, aktivitetsmodulen, projektregistret eller personalregistret. Nya dokument kan skapas direkt från dokumentlistan samt från fliken Dokument i de ovannämnda modulerna. Dokument som skapats utanför programmet kan importeras och kopplas till aktuell kontakt/kund/leverantör. Det blir då enklare att få översikt över alla dokument. Om du har valt att synkronisera med Microsoft Outlook, kommer du dessutom kunna bestämma att e-postbilagor alltid ska importeras till dokumentregistret. Programmet levereras med en rad dokumentmallar som du kan anpassa efter dina behov. Du kan naturligtvis även skapa egna mallar. Med hjälp av dokumentmallar kan du koppla dokument till ett urval kontakter eller anställda. I Användarinställningar för dokument kan du själv bestämma vilka kolumner som ska visas i dokumentlistan samt hur dokumentkortet ska se ut och fungera när du ska skapa nya dokument. Om du vill skicka ett dokument via e-post eller fax kan du göra det både via dokumentlistan och dokumentkortet. Du kan dessutom kopiera dokument till PDF-format. Vad är skillnaden mellan ett dokument och en rapport? I programmet används begreppet Dokument om dokument som skapats i t.ex. Word, Excel eller PowerPoint och som kan redigeras och anpassas direkt i dokumentet. En Rapport visar information som grundar sig på data som har registrerats i programmet och ett angivet urval. När en rapport genereras är det möjligt att skicka innehållet till förhandsvisning, men det är inte möjligt att ändra innehållet direkt i rapporten. Rapporter kan genereras via flera moduler i programmet, t.ex. Försäljning/Order/Fakturering och Inköp, men även via Rapportmodulen. Tillgång, lagring och säkerhetskopiering av dokument Med hjälp av olika dokumenttyper kan du definiera var de olika dokumenttyperna ska sparas samt bestämma vilka tillgångskontroller som ska gälla för typerna. Du kan läsa mer om dokumenttyper, lagringsområden och användartillgång i eget avsnitt. När du säkerhetskopierar kan du bestämma om du vill ta med dokument eller inte. Var uppmärksam på att det bara är dokument som sparats i gemensamma kataloger som inkluderas vid säkerhetskopiering. Dokument som sparas lokalt på den enskilda datorn - t.ex. i mappen Mina dokument - måste säkerhetskopieras manuellt av varje enskild användare. Mamut Teamwork/Mamut Online Backup: Mamut Teamwork/Mamut Online Backup låter dig utföra säkra och effektiva säkerhetskopieringar, samt distribuerar dina filer tryggt och användarvänligt. Genom Mamut Open Services erbjuder Mamut kostnadsfri Online Backup till alla verksamheter och privatpersoner. Mamut Teamwork är enkel att använda och den krypterade säkerhetskopieringen utförs kontinuerligt när användaren är uppkopplad på internet. Tjänsten ersätter inte din säkerhetskopiering från programmet, men kan hjälpa dig att, på ett säkert sätt, spara säkerhetskopian du skapar genom programmets egen funktion för detta. Läs mer om tjänsten på Obs! Programmet stöder inte revisionshantering av dokument. Varje dokument måste sparas med nytt filnamn om man spara flera versioner av samma dokument. 73

83 KONTAKTUPPFÖLJNING Dokumentlista I Dokumentlistan får du en översikt över alla eller utvalda dokument i programmet. Det finns flera funktioner som hjälper dig att sortera listan så att du lätt kan hitta det du letar efter. Det finns även möjlighet att söka bland dokumenten, vilket är användbart om du har väldigt många dokument. Du kan skapa nya och redigera information om befintliga dokument i Dokumentlistan. Du kan ange en mer avancerad sortering med hjälp av knappen Urvalsinställningar i verktygsfältet. Detta kommer i så fall att gälla före de enklare filtren överst i fönstret. Importera dokument: En annan viktig funktion är möjligheten att importera dokument till Dokumentlistan. Dokument som du skapar till kontakterna läggs automatiskt in i Dokumentlistan, men dokument som kommer från kontakter måste importeras manuellt. Dokumentmallar: En dokumentmall är ett dokument som innehåller förhandsdefinierad information om t.ex. typsnitt, teckenstorlek, logotyp, marginaler, sidhuvud samt sidfot. Dokumentmallar kan användas för att skapa många dokument med samma eller liknande utseende. Skapa en dubblett i PDF-format: Skapar en kopia av dokumentet i PDF-format. Skicka e-post: Du kan skicka dokument via e-post från dokumentlistan samt från fliken Dokument i alla moduler där fliken är tillgänglig. Tips! Genom att högerklicka på ett dokument kan du bland annat öppna eller skriva ut dokumentet eller skicka dokumentet till e-post eller fax. Skapa aktiviteter: Genom att på pilknappen bredvid Skapa aktiviteter kan du skapa skräddarsydda aktiviteter. Genom att använda aktivitetsmallar kan du välja vilka aktivitetstyper som ska vara tillgängliga i varje modul. 74 Genom Användarinställningarna för dokumentmodulen kan du anpassa och bestämma vilka kolumner som ska visas i dokumentlistan samt hur dokumentfönstret ska se ut och fungera.

84 DOKUMENT Filter i dokumentlistan Överst i fönstret hittar du flera filter som begränsar vilka dokument som visas. Ändringar i filtren visas inte innan du klickar Uppdatera eller använder funktionsknappen [F5]. Dokumenttyp: Visa en viss typ av dokument i fönstret, exempelvis interna dokument, dokument som rör anställda, kontakter, projekt eller privata dokument. Författare: Visa alla dokument som har skapats av en viss användare. Projekt: Visa alla dokument som hör till ett visst projekt. Status: Visa alla dokument som har en viss status. Väljer du Alla inaktiveras alla filter. Kom ihåg att klicka på Uppdatera när du har ändrat filter. Hur skapas ett nytt dokument? Så här skapar du ett nytt dokument: 1. Välj Visa - Dokument - Nytt dokument. 2. Klicka Ny. 3. Skriv in en Rubrik. 4. Välj Datum, Författare, Vår ref. och eventuellt Projekt. 5. Välj Typ, Program och Dokumentmall och ändra eventuellt Status. 6. Skriv eventuellt in text på fliken Brödtext och Anteckning. 75

85 KONTAKTUPPFÖLJNING 7. Lägg till kontakter eller anställda på respektive flik. (Du kan hoppa över detta steg och istället göra ett urval med hjälp av guiden som öppnas när du klickar Skapa/koppla). 8. Klicka Skapa/koppla för att skapa dokumentet. Du har nu skapat ett nytt dokument. Dokumentet finns tillgängligt i Dokumentlistan och på fliken Dokument på valda kontaktkort. Egenskaper för dokumentkortet I detta fönster fyller du i specifika uppgifter som gäller för dokumentet. Nya dokument kan skapas från Dokumentlistan eller från fliken Dokument i modulerna Kontakt, Projekt, Personalregister, Kontaktperson och Aktivitet. Obs! Du kan koppla dokumentet till flera anställda eller kontakter. Detta kan göras på två sätt. Antingen lägger du till anställda eller kontakter i respektive flik innan du väljer Skapa/Koppla, eller så lägger du till kontakter eller anställda med hjälp av en guide som visas när du har klickat på Skapa/Koppla. Det går inte att koppla information från både kontakter och anställda i samma dokument. 76 Fälten på dokumentkortet Rubrik: Ange en lämplig rubrik för dokumentet som ska skapas. Rubriken visas i dokumentlistan samt som rubrik på själva dokumentet. Datum: Systemdatum fylls i automatiskt. Detta går naturligtvis att ändra. Författare: Den inloggade användaren registreras automatiskt som författare men även detta kan ändras. Namnen som visas här hämtas från personalregistret.

86 DOKUMENT Vår ref: Välj person i personalregistret eller skriv in önskat namn direkt i listan. Projekt: Välj om dokumentet ska knytas till ett projekt. Typ: Välj lämplig dokumenttyp, exempelvis Kontakt, Anställd eller Projekt. Olika dokumenttyper kan du själv skapa genom att högerklicka på listan och välja Ändra i grundinställningar. Status: Du kan ange status på ett dokument för att lättare kunna filtrera dokumenten. I användarinställningarna kan du välja att status automatiskt ska ändras till Utfört när dokumentet har skapats. Program: De program som är tillgängliga är Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint och Microsoft Project. Dokumentmall: Vilka dokumentmallar som är tillgängliga i rullgardinsmenyn beror på vilken dokumenttyp och program du har valt för dokumentet. Dokumentnamn: Dokumentnamn föreslås automatiskt om du valt det alternativet i användarinställningarna för dokument. Du kan oavsett ändra dokumentnamnet. Katalog: Standard lagringsplats har fyllts i men kan ändras genom att du trycker på sökknappen. Då öppnas utforskaren där du kan leta upp lämplig katalog. Skapa/Koppla: Knappen Skapa/koppla startar en guide som hjälper dig att skapa ett dokument till en kontakt eller koppla ett dokument till flera kontakter. Om du har lagt till kontakter eller anställda på respektive flik skapas dokumentet direkt när du klickar på Skapa/koppla - utan att guiden startas. Flikarna på dokumentkortet Brödtext: Texten som infogas här kan användas som ett kopplat fält. Anteckning: Här kan du skriva anteckningar. Du kan också välja om du vill ha information om vilken användare och tidpunkt som anteckningen skrivs. Inställningen gör du i användarinställningarna under fliken Dokumentkort. Kontakter: Här kan du manuellt koppla kontakter och kontaktpersoner till ett dokument innan det skapas. Det är också möjligt att koppla kontakter efter ett dokument har skapats, du får då meddelande om att dokumentet redan existerar och att ny kontaktinformation inte finns med i dokumentet. Anställda: Här kopplar du anställda till dokumentet som ska skapas. Alternativt kan du givetvis lägga till anställda via guiden som öppnas när du klickar på Skapa/Koppla. Om du kopplar anställda till ett dokument som redan existerar kommer du att få ett meddelande om att dokumentet redan existerar samt att informationen inte kan kopplas till dokumentet. Diverse: I fältet Referens kan du skriva in mottagarens referens. Rutan Privat dokument kan du markera om du inte vill att dokumentet ska vara tillgängligt för andra användare. Observera att dokumentet då inte kommer med om du skapar en säkerhetskopia utan systemfiler. Om du markerar rutan kommer katalogen att ändras till användarkatalogen. 77

87 KONTAKTUPPFÖLJNING Guide för att koppla kontakter till ett dokument När du skapar dokument kan du antingen koppla kontakter manuellt på fliken Kontakter på dokumentkortet eller lägga till ett urval kontakter med hjälp av en guide. Om dokumentet bara ska kopplas till några få kontakter är det enklast att lägga till kontakterna manuellt. Guiden använder du när du ska koppla dokument mot ett stort urval kontakter. Obs! Guiden startas bara om inga kontakter/kontaktpersoner har lagts till manuellt på fliken Kontakter. Guiden startas från dokumentkortet genom att klicka på knappen Skapa/Koppla. Programmet kontrollerar först om några kontakter har lagts till manuellt på fliken Kontakter. I guidens första steg väljer du om dokumentet ska kopplas till en eller flera kontakter. Väljer du En kontakt skapas dokumentet och kontaktens information förs in om dokumentmallen innehåller sådana kopplingsfält. Väljer du Flera kontakter visas ett urvalsfönster i vilket du kan definiera ett urval kontakter som ska få det kopplade dokumentet. Du kan till exempel välja att alla kontakter inom en särskild bransch eller kategori ska motta dokumentet. När dokumentet har skapats finns det tillgängligt på fliken Dokument på de kontaktkort som du valde att koppla det till. Obs! Det är möjligt att koppla kontakter och kontaktpersoner mot ett befintligt dokument. Du får då ett meddelande om att dokumentet redan har skapats och att ny kontaktinformation inte kopplas in i dokumentet. 78

88 DOKUMENT Så här kopplar du flera kontakter via guiden: 1. Välj Flera kontakter i guidens första steg. Klicka därefter Nästa. 2. Justera eventuellt urvalet. 3. Klicka OK. 4. Justera eventuellt urvalet. 5. Klicka på Slutför. 6. Redigera dokumentet efter dina önskemål. 7. Spara och stäng. Dokumentet har nu kopplats till kontakterna och fliken Kontakter uppdateras med kontakter och eventuellt kontaktpersoner. Tips! Om du vill visa alla kopplade kontakter ska du klicka på knappen ABC i verktygsfältet (View Merged Data). Du kan bläddra mellan kontakterna genom att klicka på pilknapparna på verktygslinjen. Guide för att koppla anställda till dokument När du skapar ett dokument kan du antingen koppla en anställd manuellt via fliken Anställda på dokumentkortet eller lägga till ett urval anställda med hjälp av en guide. Om dokumentet bara ska kopplas till några få anställda är det enklast att lägga till kontakterna manuellt. Guiden använder du när du ska koppla dokument mot ett stort urval anställda. Obs! Guiden startas bara om inga anställda har lagts till manuellt på fliken Anställda och om den valda dokumentmallen innehåller kopplingsfält för anställda. Guiden startas från dokumentkortet genom att klicka på knappen Skapa/Koppla. Programmet kontrollerar först om några anställda har lagts till manuellt på fliken Anställda. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur guiden för ändring av aktivitetsurval fungerar. Användarinställningar för dokument I Användarinställningar för dokument kan du bestämma vilka kolumner som ska visas i dokumentlistan samt hur dokumentkortet ska se ut och fungera. Inställningarna ger möjlighet att anpassa programmet till varje användares önskemål. Användandet av dokumentmodulen blir mer effektivt genom att du kan ange standardvärden som gäller när nya dokument skapas. Du kan dessutom göra inställningar för att programmet exempelvis ska lägga till information om tidpunkt och användare när noteringar läggs in eller att standard kontaktperson ska kopplas till dokumentet om det skapas från kontaktkortet. 79

89 KONTAKTUPPFÖLJNING Standardanpassning Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Dokumentlista Här väljer du vilka fält från varje dokument som ska visas i dokumentlistan. Lägg märke till att med för många kolumner blir listan något mindre översiktlig och dessutom påverkas hastigheten i modulen. Om du klickar på en av knapparna på fliken Standardanpassning ändras innehållet här. Dokumentkort Här kan du ange riktlinjer för hur ett dokument ska skapas. Standardvärde: Varje fält som du anger värden för här kommer att fyllas i automatiskt när du skapar ett nytt dokument. Om du oftast skapar dokument av samma typ kommer du att spara mycket tid genom att fältet redan är ifyllt. Flikar: Här kan du välja vilka flikar som ska visas på dokumentkortet. Annat: Här kan du bland annat aktivera funktionen som infogar användarnamn och tidpunkt när anteckningar påbörjas samt bestämma att status ska vara Utfört direkt när dokumentet har genererats. Markera kryssrutorna för att göra inställningarna. 80

90 DOKUMENT Om skanning av dokument Fakturor, verifikat och andra viktiga dokument kan skannas och sparas för elektronisk vidarebehandling. Om du har en skanner kan du själv skanna dokument och spara dem som bilagor till verifikat i programmet. Du kan läsa mer om detta i kapitlet Verifikatregistrering. Vissa programvaruleverantörer levererar dessutom program som är specialanpassade för skanning och elektronisk vidarebehandling av olika sorters dokument. Dokument som till exempel leverantörsfakturor kan vara lämpliga att importera in i ditt ekonomisystem. För detta används skanningsprogram samt i många fall även OCR-program. OCR står för Optical Character Recognition och innebär att programmet "läser" och tolkar texter i elektroniska dokument. Det är du som användare som "lär" programmet att tolka texter i dokument som du ofta skannar. Observera att begreppet OCR även används i förbindelse med bankfiler som innehåller information om kundinbetalningar. I dessa fall kallar vi funktionen OCR/Bank. Denna funktion ska inte förväxlas med funktioner som bygger på att du själv skannar dokument. Hur skapas en dubblett i PDF-format? Dokument som skapats i MS-Office kan konverteras till en PDF-fil. Fördelen med PDF-format är att dokumentets innehåll inte kan ändras, vilket kan vara bra om du t.ex. ska skicka en offert. Ett annat argument för att konvertera dokument till PDF är att många verksamheter är restriktiva med vilka filformat som får öppnas i deras nätverk. PDF-filer anses av de flesta vara säkra filer och kan dessutom öppnas av de flesta mottagare oavsett operativsystem och program. PDF står för Portable Document Format och filformatet kan öppnas på alla datorer som har Acrobat Reader. Knappen Skapa en dubblett i PDF-format är tillgänglig från både dokumentlistan och dokumentkortet samt alla dokument. 81

91 KONTAKTUPPFÖLJNING Så här gör du en dubblett i PDF-format: Knappen Skapa en dubblett i PDF-format är endast tillgänglig när dokumentet har skapats. 1. Markera det dokument som du vill duplicera. 2. Klicka på Skapa en dubblett i PDF-format. 3. Stäng och spara det nya dokumentkortet för filen i PDF-format. PDF-filen sparas i dokumentlistan med dokumentnamn med filändelsen.pdf. Obs! Knappen Skapa en dubblett i PDF-format är bara tillgänglig för befintliga dokument. Tips! Du kan skriva ut olika poster från systemet till e-post, till exempel en offert eller en faktura. Programmet skapar då automatiskt en bilaga för e-post i pdf-format. Skicka ett dokument via fax Dokument som är knutna till en eller flera kontakter kan skickas via fax till kontakterna. Om du vill skicka ett dokument via fax måste faxnumret vara registrerat på kontaktkortet till kontakten och dokumentet måste ha skapats eller importerats. Du kan skicka dokument via fax från dokumentlistan genom att klicka på Skicka fax, samt via fliken Dokument i alla moduler där den är tillgängligt. Om du vill skicka via fliken Dokument måste du dubbelklicka på dokumentet och sedan klicka på Skicka fax. För att kunna skicka dokument via fax från programmet måste du ha installerat Winfax. 82

92 DOKUMENT Dokumentmallar En dokumentmall (template) är en särskild dokumenttyp som innehåller information som t.ex. typsnitt, storlek, logotyp, fotnoter och fasttext. Du kan med hjälp av kopplingsfält även infoga kontaktinformation om anställda eller kontakter/kontaktpersoner som är registrerade i programmet. Dokumentmallar används för att förenkla arbetet med dokument som ska liknande utseende. Alla dokument som skapas med hjälp av en och samma mall får samma innehåll som har förhandsdefinierats. Genom att lägga ned lite tid på att anpassa dokumentmallar som används ofta kan du spara mycket tid när du ska skapa nya dokument. Programmet levereras med en rad olik dokumentmallar som antingen kan användas som de är eller redigeras för att passa ditt företags behov. Du kan naturligtvis också skapa nya dokumentmallar. Kopplingsfält i Word I Word-mallar är det möjligt att infoga kopplingsfält som för in kontaktinformation om anställda eller kontakter/kontaktpersoner. Kopplingsfälten infogas genom att klicka på knappen Insert Merge Fields i Word. En lista visas över möjliga fält som du kan ange som kopplingsfält i dokumentmallens. Dessa fält fylls i automatiskt när du skapar ett dokument baserat på dokumentmallen. Kom ihåg att kopplingsfälten kan formateras och flyttas efter behov. Dokumentmallar I översiktsfönstret Dokumentmallar får du tillgång till alla dokumentmallar som tillhör den aktiva företagsdatabasen. I rullgardinsmenyn Modul kan du välja vilka malltyper som ska visas i listan. Dokumentmallarna är indelade i följande grupperingar: dokumentmodulen, kontaktmodulen, e- postmallar och offertmallar. I fältet Sökväg till mallar kan du se på vilket område som mallarna är sparade. Från verktygsraden kan du skapa nya dokumentmallar, redigera beskrivningar, kopplingsunderlag samt annan information om en mall. Du kan även redigera befintliga mallar. Obs! Mallarna är olika för varje företagsdatabas. 83

93 KONTAKTUPPFÖLJNING Skapa ny dokumentmall Nya dokumentmallar kan skapas oberoende av befintliga mallar. Det går att koppla en mall till flera anställda eller kontakter. Du kan spara mycket tid på att arbeta med dokumentmallar om du ofta använder dig av vissa dokument. Du kan även redigera befintliga mallar. Så här skapar du ny dokumentmall: Nya dokumentmallar kan skapas oberoende av befintliga mallar. 1. Välj Visa - Dokument - Dokumentmallar. 2. Klicka på Ny. 3. Välj i vilket program som mallen ska vara tillgänglig, det vill säga Word, Excel, PowerPoint eller Project. 4. Skriv Mallnamn och en kort Beskrivning av vad mallen ska användas till. 5. I fältet Kopplingsunderlag väljer du kontakter eller personal. 6. Välj adressinformation i fälten Adress 1 och Adress Du kan skriva in en anteckning i fältet för detta. 8. Klicka OK. 9. Infoga kopplingsfält, logotyp, texter och andra element som du vill använda i mallen. 10. Klicka Spara när du är färdig med mallen. 11. Klicka Stäng. Mallen är nu redo för att användas. Tips i Word 2003: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Visa - Verktygsfält - Koppla dokument (View - Toolbars - Mail Merge) i Word. 84

94 DOKUMENT Tips i Word 2007: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Brev och utskick - Koppla dokument (Mailings - Start Mail Merge) i Word. Redigera dokumentmall Var uppmärksam på att du genom att klicka på Redigera kan redigera en dokumentmall. Genom att klicka Öppna dokumentmall kan du göra ändringar i själva mallen. Tips! Du kan välja vilka dokumentmallar du vill se i listan genom att välja aktuell modul i rullgardinsmenyn. Så här redigerar du egenskaper för en dokumentmall: 1. Välj Visa, peka på Dokument och klicka på Dokumentmallar. 2. Markera den aktuella mallen i listan och klicka på Redigera. 3. Gör ändringarna 4. Klicka OK. Egenskaperna för dokumentmallen är nu uppdaterad med de ändringar som du har gjort. 85

95 KONTAKTUPPFÖLJNING Så här öppnar och ändrar du en dokumentmall: 1. Välj Visa, peka på Dokument och klicka på Dokumentmallar. 2. Markera den aktuella mallen i listan och klicka på Öppna dokumentmall i verktygsfältet. 3. Gör ändringarna (formatering, flytta fält, logotyp, texter, etc.). 4. Klicka på Spara när du är färdig. 5. Klicka på Stäng. Ändringarna som du har gjort i dokumentmallen visas nästa gång du skapar ett dokument baserat på mallen. Tips i Word 2003: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Visa - Verktygsfält - Koppla dokument (View - Toolbars - Mail Merge) i Word. Tips i Word 2007: Om du inte ser verktygsfältet för koppling när Word öppnas kan du aktivera det genom Brev och utskick - Koppla dokument (Mailings - Start Mail Merge) i Word. Egenskaper för dokumentmallar Fönstret Dokumentmall öppnas både när en ny mall ska skapas samt när du ska redigera en befintlig dokumentmall. I fönstret kan du bland annat ange kopplingsunderlag samt vilka adresser som ska hämtas in till dokumentmallens kopplingsfält. Fältbeskrivning Program: Som standard är Word det förvalda programmet i rullgardinsmenyn. Du kan även välja att skapa dokument i Excel, PowerPoint och Project, om du har dessa program installerade. Mallnamn: I fältet anger du mallens namn. Du kan inte ändra namn på befintliga mallar. Obs! Filändelsen [.DOT] (i Word 2003) och [.DOTX] (i Word 2007) står för Document Template i Word. Beskrivning: Här kan du registrera en beskrivning av mallen. Beskrivningen visas inte i dokumentet. 86

96 DOKUMENT Kopplingsunderlag: För dokumentmallar i Word kan du bestämma om kopplingsunderlaget ska vara kontakter, anställda eller inte ha något kopplingsunderlag. Beroende på vad du väljer kommer information om kontakter eller anställda att infogas i mallen. Du kan inte koppla information både från kontakter och anställda i samma mall. Adress 1: Detta fält är bara aktivt för dokumentmallar i Word. Här anger du vilka adresser som ska användas i kopplingsfälten för adress i dokumentmallen. Om du har valt att kopplingsunderlaget ska vara kontakter kan du välja mellan olika adresstyper för kontaktpersoner. Om du har valt anställd som kopplingsunderlag kan du välja mellan olika postadresser. Adress 2: Fältet fungerar på samma sätt som Adress 1. Du kan alltså koppla två adresser till mallen, till exempel postadress och leveransadress. Anteckning: Här kan du skriva in anteckningar om dokumentmallen. Anteckningarna kommer inte att visas i själva dokumentet. Mallen ska vara tillgänglig för alla dokumenttyper: Denna är markerad som standard. Eftersom du kan välja vilka mallar som ska vara tillgängliga för de olika dokumenttyperna kan det vara en bra idé att du gör alla nya mallar tillgängliga för alla dokumenttyper. Obs! Du kan ändra Beskrivning, Kopplingsunderlag, Adress 1, Adress 2 och Anteckning när mallen har skapats och tagits i bruk. Det kan dock vara en god idé att skapa en ny mall istället för att ändra kopplingsunderlaget. 87

97 KONTAKTUPPFÖLJNING Dokumenttyper Programmet levereras med ett antal olika dokumenttyper, till exempel "Internt", "Anställd", "Kontakt" eller "Projekt". Du kan också skapa nya dokumenttyper i Grundinställningar. Nya dokumenttyper blir tillgängliga både från dokumentlistan och från dokumentkortet nästa gång du öppnar dokumentkortet. Fördelarna med att använda olika dokumenttyper är att du lättare kan filtrera och få översikt över dokument i dokumentlistan samt definiera vilka dokumentmallar som ska vara tillgängliga för vilka dokumenttyper. Standardplats för att spara Som standard är platsen Företagsdatabaskatalog förvald för dokumenttyper som har en naturlig anknytning till företagsdatabasen. Dokumenttyper som är definierade som privata sparas i användarkatalogen. Personaldokument som inte ska vara tillgängliga för alla programanvändare sparas i en egen personalkatalog så att inte alla har tillgång. I fältet Standardplats för att spara kan du se sökvägen till området där dokumenten sparas. Användarkatalog: Om du väljer Användarkatalog som område inkluderas inte dokument utan systemfiler vid säkerhetskopiering. Mina dokument: Dokument som sparas i Mina dokument måste säkerhetskopieras av användaren, programmet gör inga säkerhetskopior av dessa dokument. Företagsdatabaskatalog: Denna katalog är förvald för de flesta dokumenttyper. Dokument som sparas här kan läsas av alla användare med tillgång till dokument. Systemkatalog: Dokument som sparas i Systemkatalogen utan systemfiler inkluderas inte i säkerhetskopieringen. Personalkatalog: Systemet föreslår att spara dokument av typen Personal i en egen Personalkatalog. Observera att du måste markera Personal om du vill begränsa tillgången för användare med tillgång till att läsa personaldokument. Anpassa: När du väljer Anpassa aktiveras det undre fältet så att du kan skriva in en egen sökväg till området där du vill att dokumenten ska sparas. Anpassade lagringsområden måste säkerhetskopieras manuellt av användaren. Tips! Mamut erbjuder kostnadsfri Online Backup till alla verksamheter och privatpersoner. Se för mer information. 88

98 DOKUMENT Dokumentmallar knutna till dokumenttypen För varje dokumenttyp kan du definiera vilka dokumentmallar som ska vara tillgängliga. En dokumentmall kan knytas till ett obegränsat antal dokumenttyper. Användartillgång till dokumenttyper Om du inte vill att en särskild dokumenttyp ska vara tillgänglig för alla användare kan du välja att definiera tillgången till dokumenttypen så att bara användare med tillgång kan läsa dokumenttypen. Personal: Dokument av denna typ är tillgänglig för användare med tillgång till personaldokument. Konfidentiell: Dokument av denna typ är bara tillgänglig för användare med tillgång till konfidentiella dokument. Inaktiv: En Inaktiv dokumenttyp visas varken i urvalet i dokumentlistan eller i rullgardinsmenyn Typ på dokumentkortet. Dokumenttypen kan inte användas för att skapa nya dokument. Statusen Inaktiv påverkar dock inte befintliga dokument av denna typ. Hur skapas en ny dokumenttyp? Så skapar du en ny dokumenttyp: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag. Därefter klickar du på knappen Grundinställningar. 2. Markera Dokumenttyp och klicka Redigera. 3. Klicka Ny. 4. Skriv in ett passande namn i fältet Beskrivning dokumenttyp. 5. Ange Standardplats för att spara i rullgardinsmenyn. 6. Välj vilka dokumentmallar som ska knytas till denna dokumenttyp i fältet Dokumentmallar som inte är knutna till dokumenttypen och flytta dokumentmallarna till fältet Dokumentmallar som är knutna till dokumenttypen med hjälp av pilknapparna. 7. Ange eventuella begränsningar i användartillgången i kryssrutorna Personal, Konfidentiell och Inaktiv. 8. Klicka OK. 89

99 KONTAKTUPPFÖLJNING 9. Bekräfta att du vill spara ändringarna genom att klicka Ja. 10. Klicka OK. Den nya dokumenttypen kan nu tas i bruk. Obs! Om du har skapat en ny dokumenttyp genom att högerklicka i rullgardinsmenyn Typ i Dokumentkortet och valt Ändra i grundinställningar, måste du stänga dokumentkortet och öppna ett nytt för att den nya dokumenttypen ska bli tillgänglig i listan. Import av dokument Dokument som skapats innan du började använda Mamut, eller dokument som av andra anledningar har skapats utanför programmet, kan importeras till dokumentregistret för att ge dig en bättre översikt. De importerade dokumenten kan du knyta till en kontakt, en anställd eller ett projekt. Obs! Programmet stöder import av alla filformat. Du bör dock komma ihåg att du måste ha programmet installerat på datorn för att kunna öppna dokumentet. Vid import av ett dokument öppnas dokumentkortet där du kan registrera information om dokumentet. Viss information registreras automatiskt. Vilken information som registreras automatiskt beror på vilka inställningar du har gjort i Användarinställningar för dokument. Om du importerar flera dokument samtidigt får du möjlighet att registrera gemensam information om alla dokument. Detta gör du i ett blankt dokumentkort som öppnas automatiskt i förbindelse med importen. Tips! Du kan markera flera dokument samtidigt genom att hålla knappen Ctrl nedtryckt och därefter klicka på filerna som du vill importera. Vid import kontrolleras om dokumentnamnen på de valda filerna redan existerar i programmet. I sådant fall får du besked om vilka filer som inte kan importeras. Om du i alla fall vill importera ett dokument vars namn redan används av en fil i programmet, kan du importera dokumentet igen och ändra på dokumentnamnet. Hur importeras dokument? Så importerar du dokument: 1. Välj Visa, peka på Dokument och klicka på Import av dokument. 2. Välj ett eller flera dokument som ska importeras. 3. Klicka på Öppna. 4. Fyll i eventuell information om dokumentet i dokumentkortet som öppnas. 5. Klicka på Spara och stäng dokumentkortet. Dokumentet har importerats. Dokumentlistan uppdateras med de nya dokumenten. Du kan även importera dokument med hjälp av knappen Importera dokument i modulerna kontakt, kontaktperson, aktivitet, projekt och personalregister. 90

100 DOKUMENT Import via Drag & Drop Dokument kan också importeras med hjälp av "Drag & Drop". Du måste då ha Windows Utforskaren öppen så att du kan se och markera filen du vill importera till Mamut samtidigt som du har dokumentlistan i Mamut öppen. Håll därefter vänster musknapp nedtryckt och dra dokumentet till dokumentlistan i programmet. Du kan markera flera dokument samtidigt genom att hålla knappen Ctrl nedtryckt och därefter klicka på de filer som du vill importera. Du kan även importera dokument genom att välja Arkiv - Import - Dokument - Import av dokument. 91

101 KONTAKTUPPFÖLJNING INTEGRATION MED SKYPE Om integration med Skype Med Skype kan du ringa till kontakter från kontakt- eller kontaktpersonkortet. Du kan också ta emot samtal. Om kontakten är registrerad med Skype-namn eller Skype-nummer i ditt kontakteller kontaktpersonregister, visas detta på kontakten. Samtal med existerande kontakter loggas som aktiviteter så att du enkelt kan få tillgång till kontaktens historik vid ett senare tillfälle. Vad är Skype? Skype är en gratis programvara som kan laddas ned från Med Skype kan du ringa gratis till andra Skype-användare och skicka direktmeddelanden till andra användare. Mot en avgift kan du också ringa till vanliga telefonnummer. Du installerar programmet på din dator. Datorn måste ha ljudutrustning for att kunna ringa. Det finns även särskilda telefoner med Skypeprogramvaran installerad. Skype-namn Skype-namnet är ett namn som alla användare får när de registrerar sig. Namnet används som ID när en kontakt skapas mellan två skype-användare. Du registrerar dina kontakters Skype-namn i kontakt- och kontaktpersonregistret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan beställa tjänsten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt vanliga telefonnummer. Det betyder att andra kan ringa till dig på ett "vanligt" telefonnummer från alla sorters telefoner. Du mottar samtalet i Skype, oavsett var du befinner dig i världen. SkypeOut Om du köper SkypeOut kan du även, med hjälp av Skype, ringa till vanliga fasta telefoner och mobiltelefoner, vart du än befinner dig i världen. Övriga tjänster Du kan beställa tjänster som gör det möjligt att ringa till vanliga telefoner och mobiltelefoner i och utanför landet. Du kan också beställa ett telefonnummer - ett Skype-nummer - som gör det möjligt för andra att ringa till dig från telefoner av samma sort. Mer information om Skype hittar du på deras hemsidor: 92

102 INTEGRATION MED SKYPE Kom i gång med Skype Förutsättningar för att komma i gång Installera Skype: Du måste installera Skype på samma maskin som du har installerat Mamut. Du måste även registrera dig som Skype-användare. Om du vill ringa till fasta telefoner och mobiltelefoner, inte bara andra Skype-användare, måste du även köpa Skype-credits/SkypeOut. Du måste ha ett SkypeIn-nummer för att andra ska kunna ringa till dig från en fast telefon eller mobiltelefon. Se mer på Skypes hemsidor: Nätverk: Skype måste installeras på alla maskiner som ska använda funktionen. Så kommer du i gång: 1. Välj Skype som TAPI i programmet. Detta gör du under Inställningar - Övriga Inställningar - Andra program. Välj TAPI, och sätt TAPI till SKYPE. Om du blir tillfrågad ska du tillåta programmet att använda Skype. 2. Registrera Skype-namn på kontakt(er). Du hittar fältet tillsammans med telefonnumren på kontakterna. Du kan även registrera Skype-namn på kontaktpersoner. Programmet är nu redo att ringa och ta emot samtal med Skype. Kontakterna och Kontaktpersonerna har fått nya fält för Skype-nummer och Skype-namn i fältet Telefon. Du kan se telefon-ikonen till höger om fältet. Skype-namn används för att ringa till andra Skype-användare. Skype-nummer (SkypeIn) används för att ringa från vanlig telefon till en Skype-användare. Du behöver inte använda detta nummer på din kontakt om du själv ska ringa via Skype. 93

103 KONTAKTUPPFÖLJNING När du aktiverar Skype blir du tillfrågad om programmet ska tillåta att programmet ringer. Har du vid någon tidpunkt svarat Nej kan detta aktiveras igen. Detta måste du göra i Skype, under Verktyg - Inställningar - Sekretess- Hantera andra programs tillgång till Skype. Mer utförlig information om Skype hittar du på deras hemsidor: Aktiviteter från Skype Telefonsamtal med Skype genererar en aktivitet i aktivitetslistan. Du hittar aktiviteterna i aktivitetslistan och på kontakten/kontaktpersonen, om denna är registrerad med numret som användes i det utgående eller inkommande samtalet. Aktiviteterna registreras med tiden då samtalen påbörjas och avslutas. 94

104 INTEGRATION MED SKYPE Utgående samtal Alla samtal genererar en aktivitet, oavsett om de besvaras eller inte. Inkommande samtal En aktivitet genereras enbart när samtalet besvaras. Obs! Skype har också en egen registrering av samtalshistorik. Denna har ingen anknytning till kontakterna i programmet. Hur ringer du med Skype? Så ringer du från Kontakt/Kontaktperson till en annan Skype-användare 1. Leta reda på kontakten/kontaktpersonen som du ska ringa till. 2. Välj telefonnummer, till exempel Skype-nummer i Telefon-fältet. 3. Klicka på telefon-ikonen. 4. Om du blir tillfrågad ska du tillåta programmet att ringa. Ett utgående samtal sätts upp. Samtalsstatus visas i fönstret Skype samtal. Obs! För att kunna ringa med Skype till fasttelefon måste telefonnumret vara registrerat med +46 eller 0046 framför själva telefonnumret. (Utländska nummer har respektive lands landskod). Du måste dessutom köpa Skype-kredit/SkypeOut för att kunna ringa till inhemska och utländska fasttelefoner och mobiltelefoner med Skype. Du kan läsa mer om Skype på Så tar du emot ett telefonsamtal i Skype När någon ringer till dig öppnas fönstret Skype samtal tillsammans med ett eget Skype-fönster. Svara/Öppna: Du svarar telefonen. Om telefonnumret för det inkommande samtalet är registrerat på en kontakt, öppnas kontaktkortet. Öppna: Öppnar den aktuella kontaktens kontaktkort, men besvarar inte uppringningen. Avbryt: Lägger på. 95

105 KONTAKTUPPFÖLJNING Programmet letar upp den aktuella kontakten via Skype-nummer/Skype-namn. Autostart: Skype lägger sig som standard vid start av Windows. Eventuellt startas även Skype när programmet startar. Om du har stängt Skype kan inga uppringningar göras från programmet. Du måste då starta Skype först. 96

106 PROJEKT PROJEKT Om projektmodulen Projektmodulen är organiserad med tanke på projektorienterat arbete. Här kan du registrera nya kontakter, order, aktiviteter med mera, genom de olika flikarna i projektregistret. Denna modulen är nära integrerad med de andra modulerna i programmet och därmed kan du själv bestämma om du vill arbeta projektorienterat eller inte. Projektregistret öppnas via Visa - Projekt - Projektregister. Du kan välja om du vill att projektlistans fönster ska öppnas automatiskt värja gång du öppnar projektmodulen genom att gå till Inställningar - Användare - Inställningar per modul. Projekten kan delas in i Externa eller Interna projekt. Du kan bara vidarefakturera externa projekt. Du kan definiera Prioritet, sätta projektet tillfälligt eller permanent till inaktivt, knyta det till en avdelning samt planera varaktighet eller jämföra med faktisk utförd tid. Du kan lägga in en enskild Budget för projektet. Har du Microsoft Project installerad på din dator kan du se fliken Ganttdiagram, där du kan skapa Project-filer som kopplas till projektet. Ett projekt kan vara en del av ett annat projekt och blir då ett underprojekt. 97

107 KONTAKTUPPFÖLJNING Integration med andra moduler: Ett projekt kan ha olika kontakter och kontaktpersoner involverade i projektet. Genom fliken Kontakter i projektregistret kan kontakterna/kontaktpersonerna knytas till projektet. Du kan markera en kontakt som Standardkontakt för att lättare hålla översikt. Obs! Du kan inte skapa nya projekt från fliken Projekt i kontaktmodulen. Du kan däremot redigera befintliga projekt med hjälp av Redigera knappen på denna flik. På fliken Försäljning/Fakturering i projektregistret registrerar du nya order som är relaterade till projektet och på fliken Inköp kan du se vilka inköp som är registrerade med knytning till projektet. Du kan skapa aktiviteter och dokument som är knutna till projektet, registrera timmar och länka produkter till projektet. Du kan också knyta egna anställda till projektet. Fakturering Du kan fakturera projektet baserat på två olika faktureringsmetoder: Inköp och timregistrering eller Fastpris. Så här skapar du ett nytt projekt: 1. Välj Visa, peka på Projekt och klicka på Projektregister. Klicka på Ny. 2. Skriv önskat Nr. / Projektklass, samt projektnamnet i fältet Namn och en mer detaljerad beskrivning av projektet i fältet Beskrivning. 3. Fyll i datum för Planerat start- och slutdatum så att programmet automatiskt kan fylla i projektets planerade längd. När du gjort det kan du fylla i de faktiska datumen. 4. Välj om projektet är internt eller externt i rullgardinsmenyn Typ. Om du vill kunna vidarefakturera inköp, tid eller ett fast pris, måste du sätta projektet till externt. 98

108 PROJEKT 5. Ändra Status om den inte är noll. Du kan skapa egna procentsatser för hur långt du kommit i grundinställningarna genom att högerklicka och välja Ändra i grundinställningar. 6. Välj Avdelning om projektet är knutet till en avdelning. 7. Rangordna projektets Prioritet i rullgardinsmenyn, beroende på hur viktigt det är. 8. Välj vilken av dina anställda som är Ansvarig för projektet. 9. Skriv in relevanta Anteckningar vid behov. 10. Tillgänglig i Bokföring är markerat som standard. Ta bort markeringen om du inte önskar att projektet ska vara tillgängligt i programmets bokföringsmoduler. 11. Klicka på knappen Budget för att lägga in egna siffror för projektet. 12. Klicka på för att lägga in en länk till projektet om det har egna webbsidor. 13. I den nedre halvan av projektkortet kan du registrera mer information i flikarna. 15. Spara projektet. Projektet har skapats. Användarinställningar för projekt Genom att klicka på knappen Inställningar i verktygsfältet har du möjlighet att anpassa projektmodulen efter dina behov. Du kan också välja Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul och klicka på Projekt för att öppna inställningarna. Fönstret består av tre flikar: Standard, Projektkort och Flikar. Standard Du kan välja mellan tre förhandsdefinierade inställningar: Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett alternativ. Önskar du att skräddarsy fönstret själv kan du göra det under Flikar. Projektkort I denna flik kan du lägga in grundvärden som ska gälla för de projekt du skapar. Du kan lägga in Planerat startdatum och Faktiskt startdatum eller markera Systemdatum ifall du vill använda programmets systemdatum. I rullgardinsmenyn för Typ kan du välja om du önskar att ett nytt projekt automatiskt ska vara markerat som Externt eller Internt. Som standard är status satt till Noll (0), men det är möjligt att välja andra alternativ i rullgardinsmenyn. Om du önskar att få Avdelning, Prioritet och Ansvarig automatiskt ifyllt på nya projekt sätter du önskade värden här. Tillgänglig i bokföring är markerad som standard, men om du inte vill att de projekt du skapar ska vara tillgängliga i bokföringsmodulen så kan du ta bort markeringen. 99

109 KONTAKTUPPFÖLJNING Under Annat kan du markera ifall du vill att projektlistan ska öppnas automatiskt vid öppnandet av projektkortet. Det kan vara bra om du arbetar med flera olika projekt. Som standard är det markerat att det ska läggas in information om användaren och tidpunkt då det förs in anteckningar, men du kan ta bort markeringen om du inte önskar den registreringsinformationen. Flikar Här kan du bestämma vilka flikar som ska visas i projektmodulen genom att markera flikarna. Vi rekommenderar att du tar bort markeringen för de flikar som du inte behöver för att få så bra översikt i programfönstret som möjligt. Under Annat kan du markera ifall du önskar att summorna på Offert, Försäljning/Faktura, Produkt och inköp ska visas inklusive moms. 100

110 PROJEKT Projektregistret I Projektregistret kan du registrera dina projekt och ha full översikt över kontakter, order, fakturor, offerter, inköp, aktiviteter, dokument, tid, produkter, anställda och eventuella underprojekt som är knutna till det aktuella projektet. Det kan vara nyttigt att använda projektregistret för att följa kostnader och intäkter knutna till ett projekt för att kunna se om projektet är lönsamt. I användarinställningarna för projekt kan du definiera grundvärden för lera av fälten i den övre delen av projektkortet. Genom att skapa grundinställningar behöver du inte fylla i information som är samma i alla projekt. Obs! Ett projekt kan inte raderas när det är länkat till andra moduler. Om du anser att projektet inte längre är relevant kan du sätta det som Inaktivt genom att välja Ja i rullgardinsmenyn för Inaktiv. Med knappen Projektstatus får du en översikt över det projekt som visas. Här kan du se alla registrerade timmar, samt de order och inköp som gjorts i samband med projektet. Med knappen Ändra status kan du ändra projektets status och registrera datum för statusändringen. Med knappen Översikt över projektstatus får du en överblick över de statusändringar som du har gjort med knappen Ändra status. Du kan se datum, status och varaktighet för varje enskilt statusvärde som projektet har haft. 101

111 KONTAKTUPPFÖLJNING Projektlista I Projektregistret kan du registrera dina projekt och ha full översikt över kontakter, order, fakturor, offerter, inköp, aktiviteter, dokument, tid, produkter, anställda och eventuella underprojekt som är knutna till det aktuella projektet. Projektlistan ger en översikt över alla registrerade projekt. Genom rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret kan du filtrera översikten efter projektens Status. Du kan öppna projektlistan från projektfönstret genom att klicka på Lista. Projektlistan kan även öppnas från integrerade moduler, när du har kopplat projekt. I Användarinställningarna för Projekt kan du markera Öppna automatiskt projektlistan när projektkortet öppnas. Flikarna i projektregistret Fliken Kontakter På fliken Kontakter kan du länka kontakter till projekt, ta bort länkar mellan projekt och kontakter och ändra befintliga kontaktuppgifter. Det går också att skicka e-post direkt till kontakten härifrån. 102 Tips! Du kan högerklicka i listan och välja mellan Gå till kontakt, Gå till kontaktperson och skicka e-post.

112 PROJEKT Så här lägger du till en kontakt till projektet: 1. Klicka på Koppla när du vill skapa en koppling mellan en kontakt (inklusive kontaktperson) och ett projekt. 2. I det fönster som öppnas väljer du vilken kontakt och kontaktperson som ska kopplas till projektet. Telefon- och faxnummer infogas automatiskt. Kontakten är nu kopplad till projektet och du kan öppna kontakten direkt härifrån. Du kan radera anknytningen med hjälp av Radera-knappen. Själva kontakten raderas inte. Urval: Om du snabbt vill få överblick över vilka kunder och leverantörer som ingår i projektet, kan du välja Kunder eller Leverantörer i listan Urval. Listan fungerar som ett filter och ger dig den information som du behöver. Standardkontakt: Du kan markera en standardkontakt för projektet i listan till höger på fliken. Den markerade kontakten visas med fetstil högst upp på fliken. Tips! Klicka på knappen Skicka e-post för att skicka e-post till den kontakt du har valt i listan. Fliken Försäljning och fakturering På fliken Försäljning och fakturering registrerar du nya order som hör till projektet. I de två kolumnerna till höger, Sum. exkl. moms och Totalsumma projekt exkl. moms kan två olika belopp visas beroende på följande: När kryssrutan Projekt under Användarinställningar i Försäljning och fakturering markeras visas kolumnen Projekt på fliken Produktlinjer. I denna kolumn kan du ange vilket projekt varje produkt i ordern hör till. Därigenom kan ordern klassificeras som projekt i rullgardinsmenyn i övre delen av orderkortet medan de enskilda produkterna i ordern kan registreras på andra projekt. Det finns två olika kolumner på fliken Försäljning och fakturering. I kolumnen Sum. exkl. moms visas totalsumman för alla produkterna i ordern medan det i kolumnen Totalsumma projekt exkl. moms visas summan för produkterna i det enskilda projektet i ordern. Rullgardinsmenyn Urval fungerar som ett filter när du vill visa en översikt över olika status. 103

113 KONTAKTUPPFÖLJNING Så här skapar du en ny order i samband med ett projekt: 1. Klicka på Ny. 2. I fönstret som öppnas väljer du kontakt och kontaktperson. Försäljning och faktureringsmodulen öppnas automatiskt med kontaktinformationen på plats i den nya ordern. 3. En detaljerad beskrivning av hur informationen registreras finns i kapitlet om Försäljning och fakturering. När du har fyllt i ordern stänger du modulen och kommer tillbaka till fliken Försäljning och fakturering i Projektregistret. 4. Klicka på Redigera om du vill ändra en befintlig order. Då öppnas Försäljning och faktureringsmodulen där du kan göra önskade ändringar. Listan Val fungerar som ett filter, och ger dig överblick över olika order och statusvärden. Ordern har nu skapats. I rullgardinsmenyn Skapad från kan du se var ordern skapades. Bland alternativen finns också Alla (oberoende av var orderna skapades). Dessutom går det att filtrera ut order som registrerats i modulen Försäljning och fakturering. Om du markerar Försäljning och fakturering i den här rullgardinsmenyn visas de order som på orderkortet angetts tillhöra det aktuella projektet i listan på fliken. Du kan också välja Projektregister och i det filtrera ut order som skapats på fliken Försäljning och fakturering i projektregistret. Fliken Offert I fliken Offert kan du skapa offerter knutna till projektet. Önskar du att skapa en återkommande offert klickar du på pilknappen till höger om Ny-knappen och väljer Repeterar offert. I rullgardinsmenyn Status kan du sortera ut och se alla offerter med en viss status. Kom ihåg att klicka på Uppdatera efter att ha ändrat status. 104

114 PROJEKT Fliken Inköp Syftet med fliken Inköp är att du ska få överblick över inköp gjorda i samband med projektet. Du kan även göra ändringar och skapa nya inköpsorder härifrån. Du kan skapa nya inköp från fliken genom att klicka Ny. Då öppnas inköpsmodulen samt ett nytt inköp där det automatiskt blir ifyllt kontaktupplysningar från leverantörens kontaktkort. Är ett inköp redan kopplad till projektet kan du ändra detta genom att klicka på Redigera knappen. Val Du kan använda rullgardinsmenyn Val om du vill få en överblick över de inköp som gjorts i projektet baserat på status. Rullgardinsmenyn fungerar som ett filter och gör det enkelt att hitta önskad information. Fliken Aktiviteter I fliken Aktiviteter kan du skapa nya aktiviteter knutna till projektet, redigera befintliga aktiviteter eller ta bort aktiviteter. Om du har gjort ändringar måste du klicka på Uppdatera för att uppdatera listan med aktiviteter. I rullgardinsmenyn Typ kan du filtrera på vilken typ av aktivitet du vill kunna se på fliken. Du kan välja om du ska se Alla, Utförda eller Ej utförda. Om det med tiden blir många aktiviteter registrerad på kontakten, kan du göra ett urval av dessa i rullgardinsmenyn Typ. 105

115 KONTAKTUPPFÖLJNING Så knyts en aktivitet till projektet: 1. Klicka på Ny när du vill skapa en ny aktivitet i samband med projektet. Då öppnas fönstret Ny aktivitet. 2. Välj vilken kontakt som är knuten till aktiviteten i nästa fönster som öppnas. Välj även kontaktperson i rullgardinsmenyn. 3. Fyll i den övriga information som krävs i fönstret Ny aktivitet. Läs mer om detta i kapitlet Aktiviteter. 4. När du klickar på OK uppdateras listan på fliken Aktiviteter. 5. Markera aktiviteten och klicka på knappen Redigera om du vill göra ändringar. Då öppnas fönstret Redigera aktiviteter där du kan redigera önskade alternativ. Aktiviteten är nu knuten till projektet. Fliken Dokument Under fliken Dokument skapar du dokument som rör projektet. Ofta behöver samma dokument skickas till flera kontakter som är involverade i projektet. Klicka i sådana fall på Koppla dokument i fönstret Nytt dokument. Obs! I rullgardinsmenyn Urval kan du markera vilken typ av Microsoft-dokument du vill visa i listan. Med detta filter kan du visa alla dokument eller dokument skapade i Microsoft Excel, PowerPoint, Project eller Word. Du kan importera dokument med hjälp av knappen för detta. Läs mer om Import av dokument i eget avsnitt. Läs mer om hur du skapar nya dokument från denna flik i avsnittet om fliken Dokument i Kontaktregistret. 106

116 PROJEKT Fliken Tidrapportering Fliken Tidrapportering ger dig en översikt över den tid som är registrerad på projektet. Det går inte att registrera ytterligare tid på denna fliken, men du kan ändra redan registrerade tidskort. För att registrera ny tid måste du välja Visa, peka på Tidrapportregistrering och klicka på Tidrapportregistrering. Obs! För att få översikt på timmarna för varje enskilt projekt i förhållande till status, kan du göra ett urval med hjälp av rullgardinsmenyn Urval. Den fungerar som ett filter och gör att listan visar den information du söker efter. Markera raden du vill ändra och klicka sedan på Redigera. Då öppnas modulen för Tidrapportregistrering och du kan ändra det som behövs. Fliken Produkter På fliken Produkter kan du länka produkter till projekt, ändra produktinformation och ta bort länkar mellan projekt och produkter. Det går inte att skapa nya produkter här. 107

117 KONTAKTUPPFÖLJNING Fliken Anställda På fliken Anställda kan du koppla anställda i företaget till projekt genom att klicka på Koppla. För att redigera information om en anställd markerar du han/hon i listan och klickar på Redigera. Då öppnas personalregistret med personalkortet för den valda personen aktivt. Här kan du göra de ändringar som önskas. Om en anställd inte är kopplad till något projekt längre markerar du denne i listan och klickar på Radera. Fliken Ganttdiagram Du måste ha Microsoft Project installerat för att kunna aktivera denna flik. Via Microsoft Project kan du planera och hålla ordning på alla dina aktiviteter. På fliken Ganttdiagram kan du skapa en tidslinje för projektet och få en visuell framställning av projektets varaktighet och utveckling. När du har valt att skapa ett dokument och gett det ett namn öppnas Microsoft Project automatiskt. I det kan du planera tiden för projektet och dela upp det i olika delar. På så sätt blir det enklare att beräkna den totala tiden för projektet. Genom att klicka på Ny kan du skapa nytt gantt-diagram. Då öppnas fönstret Nytt dokument i vilket du registrerar information om dokumentet i. Obs! Det är särskilt viktigt att du fyller i fältet Rubrik. Klicka på Skapa dokument. Då öppnas Microsoft Project. Lägg in planerna för projektet i ganttdiagrammet. Det kan vara klokt att dela upp projektet i flera mindre delar. Det slutliga ganttdiagrammet visar den totala tiden för projektet inklusive alla etapper. Tips! Under Visa - Inställningar - Övriga inställningar - Andra program kan du se vilka andra program som finns på din maskin. Klicka eventuellt Sök för att uppdatera listan. 108

118 PROJEKT Fliken Underprojekt På fliken Underprojekt visas projektets alla delprojekt (och eventuellt andra projekt som det aktuella projektet är en del av). Det finns ingen direkt koppling mellan denna fliken och urvalet som gjordes i listan Ingår i. Juliförsäljning kan till exempel vara en del av Sommarförsäljning. På projektkortet för Juliförsäljning väljer du Sommarförsäljning i listan Ingår i. På fliken Underprojekt på projektkortet Sommarförsäljning visas Juliförsäljning i listan. För att koppla ett projekt till det aktuella projektet ska du klicka på knappen Ny. Du kan välja projektet i fönstret som öppnas. Listan på fliken Underprojekt kommer då att uppdateras. Genom att klicka på sök knappen till höger på fliken kan du knyta det aktuella projektet (det som visas i den övre delen av projektkortet) till ett större projekt. Välj huvudprojekt från listan som öppnas och klicka på OK. Underprojekt och huvudprojekt Knappen Ny (till vänster på fliken) och sökknappen (till höger) har motsatta funktioner: Du klickar på Ny om du vill skapa en ny koppling till ett underprojekt, så att det aktuella projektet (det som visas högst upp på projektkortet) blir ett överordnat projekt. Om du klickar på sök knappen kopplas det aktuella projektet till ett annat överordnat projekt. I vissa fall kan du behöva använda båda knapparna. Om projektet högst upp på projektkortet exempelvis har namnet Januari, kan du koppla underprojekten Vecka 1, Vecka 2, Vecka 3 och Vecka 4 till det genom att klicka på Ny. Samtidigt kan du koppla Januari till det större projektet Vinter genom att klicka på sök knappen till höger på fliken. 109

119 KONTAKTUPPFÖLJNING Fliken Redovisning Under fliken Redovisning har du översikt på alla verifikatsrader i huvudboken och/eller verifikatsregistreringar som är knutna till det aktuella projektet. Du väljer önskad vy med hjälp av rullistorna överst, och kan välja mellan att se räkenskapsår, källa, verifikationstyp, och/eller typ av konto. Genom att klicka på knappen Gå till faktura (F9) öppnas den markerade fakturan. Du kan endast klicka på den knappen om den markerade posten är en faktura. Om posten är kopplad till ett inköp/beställning, kan du klicka på knappen Gå till beställning (F7) för att läsa den detaljerade informationen om beställningen i inköpsmodulen. Knappen Gå till verifikation (Ctrl+Shift+G) tar dig till huvudboken där du kan läsa mer om den förda verifikationen. Knappen är endast tillgänglig för verifikat som förts över till huvudboken. Tips! Du kan välja vilka flikar du vill se under användarinställningarna. Systemadministratören kan via behörighetskontrollen bestämma om användarna ska kunna se denna flik. Projektfakturering Knappen Fakturering visas på projektkortet när du har valt Extern i listan Typ. Med den här knappen anger du önskad faktureringsmetod utifrån två valmöjligheter. Obs! Du kan bara välja faktureringsmetod en gång för varje projekt och valet kan inte ändras i efterhand. De två alternativen är: Vidarefakturering baserad på inköps- och tidrapportsregistrering och Vidarefakturering baserat på fastpris. Projektfakturering baserad på inköp- och tidrapportsregistrering Fakturering baserad på inköp- och tidrapportsregistrering kräver att du redan har registrerat all nödvändig information i modulerna för inköp och tidrapportsregistrering. 110

120 PROJEKT Så fakturerar du baserat på inköp- och tidrapportsregistrering: 1. Klicka på knappen Fakturering om du vill ange projektets faktureringsmetod. Välj alternativet Vidarefakturering baserad på inköp- och tidrapportregistrering i listan. 2. Skriv kontonumret för projektet i fältet Kontonr. på faktura. Om det inte finns något eget konto för projektet väljs det konto som har registrerats under företagsinställningarna. 3. Ange en Fast text på faktura om du vill att alla fakturor i projektet ska ha en standardtext. 4. Skapa en ny rad i fältet Faktureringsplan genom att klicka på Ny. Då infogas det en rad där du kan välja Status och Belopp, samt infoga en Kommentar. 5. Klicka på knappen Fakturera om du vill starta faktureringsguiden. 6. Guiden hjälper dig igenom de fem stegen i faktureringsprocessen. Du ska registrera kontakter, inköpsrader, tidrapporter, statusrapporter och standardinformation som hör till projektet. 111

121 KONTAKTUPPFÖLJNING 7. Välj den kontakt (och eventuellt kontaktperson) som du vill skapa ordern för genom att klicka på sökknappen i det första fönstret i guiden. Klicka på Nästa. 8. De produkter som kan faktureras i projektet visas i fältet Ej inkluderad. Markera vilken/vilka produkter som du vill fakturera och klicka på den enkla pilknappen åt höger. Då registreras produkterna på fakturan. Klicka på Nästa. 9. I nästa steg i guiden väljer du vilka rader från tidrapportregistret som ska faktureras. Detta gör du på samma sätt som när du valde produkter. 10. Klicka på Nästa. Skapa en order genom att klicka på Klar. Faktureringsplan: Fältet Faktureringsplan ger en överblick över de fakturor som hör till projektet. Det är ett valfritt fält för egen information och du väljer själv om du vill fylla i det eller inte. Härifrån överförs ingen information till andra moduler. 112

122 PROJEKT Vidarefakturering baserad på fastpris De värden du registrerar under Vidarefakturering baserad på fastpris överskriver värdena du har registrerat i Försäljning och fakturerings - och produktmodulen. Så vidarefakturerar du baserad på fastpris: 1. Klicka på knappen Fakturering om du vill ange projektets faktureringsmetod. Välj alternativet Vidarefakturering baserad på fastpris i listan. 2. Skriv kontonumret för projektet i fältet Kontonr. på faktura. 3. Om det inte finns något eget konto för projektet väljer du det konto som har registrerats under företagsinställningarna. 4. Ange en Fast text på faktura om du vill att alla fakturor i projektet ska ha en standardtext. 5. Skapa en ny rad i fältet Underlag för order genom att klicka på Ny. Då infogas det en rad där du kan välja Status och Belopp, samt infoga en Kommentar. 6. Klicka på knappen Fakturera om du vill starta faktureringsguiden. 7. Guiden hjälper dig igenom de fem stegen i faktureringsprocessen. Du ska registrera kontakter, inköpsrader, tidrapporter, statusrapporter och standardinformation som hör till projektet. 113

123 KONTAKTUPPFÖLJNING 8. Välj den kontakt (och eventuellt kontaktperson) som du vill skapa ordern för genom att klicka på sök knappen i det första fönstret i guiden. Klicka på Nästa. 9. De rader som du registrerar i fältet Underlag för order visas i fältet Ej inkluderad. Markera vilken/vilka rader som du vill fakturera och klicka på den enkla pilknappen åt höger. Klicka på Nästa. 10. Klicka på Klar. Ordern har nu skapats. Fakturerbar summa! Fältet Belopp visar totalbeloppet som kan faktureras. Den summa du anger här justeras vartefter du registrerar orderrader i fakturan. Därmed får du snabbt en överblick över de olika beloppen och dessutom försäkrar du dig om att det belopp som du registrerar i fältet Belopp inte överskrids. En varning visas om du försöker fakturera en högre summa än denna. 114

124 Kapitel 2: Produkt I detta kapitel: OM PRODUKTMODULEN HUR SKAPAS EN NY PRODUKT? PRODUKTREGISTRET Produktlista Flikarna i Produkt Fliken Pris Fliken Rabatt Fliken Lager Fliken Leverantör Fliken Varupaket Fliken Variant Fliken Produktinformation Fliken Webbutik Fliken Inställningar Fliken Diverse Produktstatus INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Användarinställningar för produkt Företagsinställningar för produkt ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Ändra ett urval produkter Duplicera en produkt Kan jag ändra produktnummer? Import av produktdata Inställningar för import av produktdata Inlästa produkter TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Kom igång med tilläggsskatter Hur registreras tilläggsskatt? PRODUKTVARIANTER Variantegenskaper Variantinställningar Hur skapas produktvarianter? Skapa varianter/variantlänkar av en produkt Överför lagerbehållning mellan olika varianter Varianter i webbutiken

125 PRODUKT OM PRODUKTMODULEN För ett företag med tusentals produkter, hundratals leverantörer och många lager är det viktigt att ha kontroll över alla produktaspekter: priser, leverantörer, möjliga rabatter, lagerhantering är bara några exempel. Fokusområdet Logistik ger dig en full översikt. I produktregistret registrerar du all information om företagets varor. Det effektiviserar registrering av order och inköp eftersom produktinformationen importeras från den modulen. Från produktregistret kan du kontrollera de flesta användningsområden för den enskilda produkten. 116 Användningssätt och funktioner som styrs från produktregistret Pris/Rabatt: En produkt kan ha ett eller flera skilda datumstyrda priser. Med hjälp av prisberäknings-knappen kan du sätta pris på dina produkter. Du kan ange bruttovinst i % eller faktor, ändra kostnader, inköpspriser etc. Vid en ändring så räknas försäljningspriset automatiskt om. Lagerhantering: Du kan lagerföra dina produkter om du har ett program med licens för detta ändamål. Lagermodulen innehåller funktioner för lagerbehållning, skilda lagerplatser, serienummerhantering, hållbarhetsdatum, varupartier och reservationer av produkter. Leverantör/inköp: Leverantörer har ofta egna villkor, priser och koder för sina produkter. Produktregistret har funktioner för att hålla reda på dessa villkor t.ex. flera leverantörer av samma produkt. Varupaket: Om företaget erbjuder sammansatta produkter som består av flera komponenter, kan detta definieras som ett Varupaket. Ett exempel på detta kan vara en leverantör av kontorlösningar som består av ett skrivbord, kontorstol, hurts och två bokhyllor. Denna samlade produktlösning definieras som ett Varupaket. Delarna, t.ex. skrivbordet, definieras som komponenter.

126 OM PRODUKTMODULEN Produktvarianter: Om företaget erbjuder produkter som levereras i olika utformning t.ex. olika storlekar eller färger, kan dessa registreras som varianter av en produkt. Varje variant kan ha ett eget pris, lagerhantering, produktinformation m.m. Varianter styrs av variantinställningarna. Det är dock viktigt att du specificerar inställningarna för varianter innan du börjar registrera varianter i produktregistret. När en produkt har varianter benämns den som Huvudprodukt. Du kan då inte föra transaktioner på själva huvudprodukten. E-handel: Har du licens för E-handel kan du sälja dina produkter på Internet och få alla order färdiga för vidarebehandling i försäljning och faktureringsmodulen. Webbutiken är då direkt kopplat till Produktregistret via webbplatsinställningarna. Här väljer du vilka produkter som ska säljas i din webbutik samt vilken produktinformation som ska visas. Utskrifter: Produkterna kan skrivas ut direkt från produktregistret, som till exempel produktetiketter, e-post eller fax. Du kan även välja att exportera informationen till Microsoft Office Word eller förhandsgranska den på skärm. Om du har installerat en pdf-skrivare kan produktutskrifterna också konverteras till pdf-format. Produktnamn på flera språk: En produkt som visas på utskrifter kan visas på olika språk. Andra funktioner för produkt För ett företag som säljer många produkter kan det vara väldigt tidskrävande att upprätthålla produktregistret. Ju fler fält man använder för att kontrollera användarsätten på, desto mer arbete måste man räkna med. Med hjälp av guiden för hur man ändrar ett urval produkter kan du uppdatera de flesta fält på flera produkter samtidigt. För de som lagerför produkter finns det funktionalitet för lagerinventering i Lagermodulen. Inställningar för produkt Förutom de inställningar som nämnts ovan finns det en del generella inställningar för varje enskild produkt, där man bestämmer hur produkten ska behandlas med avseende på integration, köp, sälj och lager. Det gör man under fliken Inställningar i produktmodulen. I användarinställningarna för produkt bestämmer du vad som ska visas på skärmbilderna. Där kan du även göra en del val som förenklar registreringsprocessen. I företagsinställningarna styrs användarsättet för alla användare. Här sätter du även grundinställningar som ska gälla varje gång någon skapar nya produkter. 117

127 PRODUKT HUR SKAPAS EN NY PRODUKT? Hur skapar jag en ny produkt? 1. Välj Visa - Produkt - Produktregister. 2. Klicka på Ny för att skapa en ny produkt. 3. Välj vilken typ av produkt du vill skapa. Obs! Fönstret inte visas om du tidigare har markerat att det inte ska visas. 4. Ändra produktnummer om du inte vill använda det föreslagna numret. Ändringen måste göras innan du sparar produkten. 5. Skriv in önskat produktnamn i fältet för detta. 6. Fyll i information som är relevant för produkten på flikarna i produktregistrets nedre del. 7. Klicka på Spara i Verktyg-menyn överst när du har registrerat önskad information om produkten. Produkten har nu skapats. Tips! Alla produkter numreras automatiskt i logiska nummerserier. Dessa nummer kan överstyras och kan vara alfanumeriska (innehålla både bokstäver och siffror). 118

128 PRODUKTREGISTRET PRODUKTREGISTRET Produktregistret är delat i två på samma sätt som till exempel kontaktregistret. Den övre delen är till för allmän information om själva produkten. Den nedre delen består av flikar för detaljerad information om den aktuella produkten som priser, rabatter och lager. Om det finns fält eller flikar som inte visas eller som du inte vill visa, kan du anpassa det i användarinställningarna. Du kan bestämma vilka funktioner som ska vara tillgängliga för produktregistret i Företagsinställningar. Du hittar dessutom inställningar för bland annat integrering med webbutiken. Alla produkter numreras automatisk i logiska nummerserier. Numren kan ändras och de kan även vara alfanumeriska (innehålla både bokstäver och siffror). Första gången som du öppnar produktregistret kommer du att få upp ett fönster för Anpassning av funktionalitet. Det är viktigt att du markerar för vilka funktionaliteter ditt företag använder så att produktregistret blir anpassat till företagets behov. Denna anpassning kan också göras i företagsinställningarna, som du hittar under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt. Fältbeskrivning Produktnamn: Här skriver du in ett passande produktnamn. Genom att klicka på sökknappen till höger om fältet kan du även registrera produktnamnet på andra språk, om du säljer eller köper in produkter från utländska kontakter. Leveranstid: Här registrerar du leveranstiden i dagar. Vikt: Här registreras vikten. Gram, kilo eller ton kan väljas från rullgardinsmenyn. Volym: Här registreras produktens volym. Du kan välja mellan mm3, cm3, dm3 eller m3. 119

129 PRODUKT Produktkategori: Välj produktkategori från rullgardinsmenyn. Produktkategorierna är sökbara. Du kan ta bort, ändra eller lägga till kategorier i grundinställningarna. Se nedan för mer information. Enhet: Här kan du välja önskad förpackningsenhet. Du kan ta bort, ändra eller lägga till enheter i grundinställningarna. Kvantitet per enhet: Här registrerar du kvantitet per enhet. Produktgrupp: Här väljer du vilken produktgrupp produkten ska tillhöra. Du kan ta bort, ändra eller lägga till grupper i grundinställningarna. Undergrupp: Här anger du undergrupp för produkten. Produktgrupperna kan ha upp till fyra nivåer och hur många som visas på produktkortet beror på vilka inställningar du gjort i företagsinställningarna för produkt på fliken Standardvärden. Du kan ta bort, ändra eller lägga till undergrupper i grundinställningarna. Utgående moms: Här anger du utgående momssats för produkten. Ingående moms: Här anger du ingående momssats för produkten. Redigera eller lägga till information i grundinställningarna Du kan ta bort, ändra eller lägga till önskade kategorier, enheter, grupper och undergrupper i grundinställningarna. Grundinställningarna för produkt hittar du enklast genom att högerklicka på det aktuella fältet och välja Ändra i grundinställningar. Du kan därefter välja att redigera de aktuella posterna i listan. Grundinställningarna hittar du även via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 120

130 PRODUKTREGISTRET Produktlista Produktlistan är en lista som visar alla eller ett urval av produkter från produktregistret. Produktlistan används för att välja vilken produkt man vill titta närmare på eller för att välja produkter som ska ingå i offerter, säljorder eller inköp. Du kan anpassa produktlistan efter dina egna behov via användarinställningarna för produkt. Hur ändrar jag sorteringen i produktlistan? Produktlistan är som standard sorterad efter produktnummer. Du kan enkelt ändra sorteringen i listan genom att klicka på rubriken i respektive kolumn. Listan sorteras då utifrån den rubrik som valts. Den valda kolumnen visas med fetstil. Hur ändrar jag vilka produkter som ska visas i listan? Som standard visas Alla produkter (ej inaktiva) när produktlistan öppnas. I rullgardinsmenyn överst till höger kan du välja vilka produkter du vill ska visas i produktlistan och därigenom begränsa antalet produkter som visas. Du kan t.ex. välja att endast visa kampanjprodukter, lagervaror, varupaket, inaktiva produkter eller en bestämd produktgrupp. I användarinställningar för inköp kan du aktivera funktionen Visa endast produkter knutna mot vald leverantör vid öppnande av produktlistan vilket gör att produktlistan bara visar dessa produkter vid öppnande från inköpsmodulen. Tips! Genom att högerklicka kan du, via en meny, exportera en rad listor och tabeller till Excel. Du kan göra ett urval i listan - högerklicka - och få ut urvalet i rapporten. Rapporten öppnas direkt i Excel. Var uppmärksam på att filen är en temporär fil. Du måste spara den om du vill ta vara på den. 121

131 PRODUKT Flikarna i Produkt Fliken Pris En produkt kan ha ett pris eller flera olika priser som är datumstyrda. Med hjälp av en priskalkylator kan du lägga upp priser för dina produkter. Du kan fastställa kostnader i både faktor och procent och undersöka hur priset påverkas när t.ex. inköpspris, kostnader eller försäljningspris ändras. Om du vill se en översikt över den historiska prisutvecklingen på dina produkter väljer du Företaget säljer produkter med olika priser beroende på försäljningstidpunkt i företagsinställningarna för produkt. Inställningar för användning av priser i andra delar av programmet Visa på extern prislista: Markeras om du vill att produkten ska visas på en extern prislista. Listan kan skrivas ut till enskilda kunder med specifik rabattinformation med mera. Överstyra självkostnadspris i försäljningsmodul: Markeras om du vill kunna ändra självkostnadspriset för produktrader i order. Tilläggsavgift: Om en tilläggsavgift ska specificeras på dina fakturor väljer du vilken grupp som ska användas för gällande produkt i rullgardinsmenyn Tilläggsavgift. Fliken Rabatt 122 Du kan erbjuda rabatter på produkterna utifrån olika kriterier: Efter Kategori (till exempel rabatt endast för återförsäljare). För en viss Kontakt eller baserat på Mängd (den mängd som kunden köper).

132 PRODUKTREGISTRET Mängdrabatt kan fastställas Stegvis eller Från första numret. Du kan aktivera flera olika rabattyper i företagsinställningarna för produkt. Om du väljer Stegvis, kan du till exempel bestämma att de första 500 varuenheterna säljs med 5% rabatt, medan följande enheter upp till 1000 säljs med 7,5% rabatt. Om du anger rabatten som Från första nummer säljs hela mängden med 7,5% rabatt. Klicka på Ny under Kategori när du vill skapa en rabatt. Då öppnas dialogrutan Rabatt. Rabatt i %: Procentuell sänkning av priset. Fast pris: Här anger du priset som ska gälla. Detta pris behandlas som standardförsäljningspriset. Obs! Om du använder Fast pris väljer systemet automatiskt det lägsta priset av fastprisrabatten i rabattregistret och Försäljningspris minus övriga rabatter i prisberäkningen. Du kan upphäva detta i företagsinställningarna för produkt, så att det fasta priset också kan fungera som ett påslag. Använd samma tillvägagångssätt för att registrera en rabatt utifrån Kontakt eller Mängd. Rabattyper: Rabatter registreras på flera olika nivåer. Dessa rabattyper är inordnade i ett hierarkiskt system och upphäver varandra. I slutänden är det normalt bara en rabatt som gäller. Rabatt på kombinationen produkt och kund (anges på den här fliken). Standardrabatt i % av ordersumma för en kund (anges i Kontaktregistret). Rabatt på kombinationen produkt och kontaktkategori (anges på den här fliken). Rabatt på kombinationen kundkategori och produktgrupp (anges i Rabattregistret). Mängdrabatt för varje produkt (anges på den här fliken). Du måste aktivera mängdrabattsfunktionen i företagsinställningarna för produkt. I företagsinställningarna för försäljning & fakturering kan du dessutom välja att mängdrabatt ska tillkomma utöver andra rabatter. Rabattregistret (Rabattyp 4), öppnas från verktygsfältet i produktregistret. Obs! Om du har angivit ett fast pris på en produkt för en kund kommer rabatten att tillkomma även om kunden också omfattas av andra rabatter som gäller för produkten. Fliken Lager Lager är kopplat till modulen Försäljningsuppföljning. Därför ökar/minskar behållningen i förhållande till inköp och försäljning. Fliken visas bara om lagerföring av produkter har aktiverats i företagsinställningarna. Ny: Skapar en lagerkoppling. Detta innebär att produkten kan säljas från det lager som du väljer. Du kan också skapa lagerkopplingar i lagerregistret i lagermodulen. 123

133 PRODUKT Radera: Raderar lagerkopplingen. Gå till lager: Öppnar ett informationsfönster för det lager som du har valt i listan. Det enda som du kan redigera direkt i kolumnerna är Max och Min för behållningen på lagret, samt Inköpsnivå och Inköpskvantitet. Uppdatera lager: Om produkten är en lagervara bör du se till att kryssrutan Uppdatera lager är markerad. Standardlager: Standard/förvalt lager för produkten. Tips! I användarinställningarna för produkt kan varje användare välja eget standardlager. Fliken Leverantör Leverantörerna har ofta egna villkor, priser och koder för sina produkter. Genom att koppla en produkt till leverantören(-erna) du köper in produkten från, kan du registrera informationen tillsammans med ytterligare information om produkten. Notera att inköpspriset från standardleverantören kan påverka inköpspriset du anger på fliken Pris. När du uppdaterar inköpspriset för standardleverantören, måste du välja om du även till uppdatera motsvarande pris i Priskalkylatorn. Information som har registrerats på fliken Leverantör kan användas vid inköp från den aktuella leverantören. Du kan läsa mer om leverantöranknytningar i avsnittet om inköpsmodulen i introduktionsboken. 124

134 PRODUKTREGISTRET Fliken Varupaket Om företaget erbjuder sammansatta produkter bestående av flera komponenter, kan produkten definieras som ett Varupaket. Man kan till exempel tänka sig ett företag som erbjuder en kontorlösning bestående av två bokhyllor, en stol och ett skrivbord. Dessa produkter kommer tillsammans att utgöra ett varupaket. Bokhyllan, stolen och skrivbordet definieras som komponenter. På den här fliken väljer du om produkten är själva varupaketet eller om den är en komponent som ingår i ett varupaket. Notera att även tjänster kan ingå som en del av varupaket. Hur skapar jag ett varupaket? 1. För att kunna skapa ett varupaket måste du skapa produkterna som ska ingå som komponenter i varupaketet. 2. Skapa en ny produkt eller bläddra dig fram till produkten som ska ingå i varupaketet. 3. Välj fliken Varupaket. 4. Markera Komponent som utgör del av varupaket. Upprepa punkt 1-3 för alla produkter som ska ingå som komponenter. 5. Klicka på Ny för att skapa själva varupaketet som en ny produkt. 6. Välj fliken Varupaket. 7. Markera Varupaket som har komponenter. 8. Ange inställningar för hur varupaketet ska visas i order/offert, på faktura och i inköp. Välj mellan Förenklad översikt (visar produktnummer och produktnamn för varupaket och komponenter, men endast antal, pris och summa på komponentens produktrad) eller Detaljerad lista (visar antal, pris och summa även på komponenterna) Visa inte komponenter (om du bara vill att varupaketet ska visas i offert, order, på faktura eller inköp väljer du detta alternativ). 8. Välj vilken Lageruppdatering du vill använda vid försäljning och inköp av varupaketet. Välj mellan Uppdatera komponenterna (lagertransaktioner uppdaterar komponenterna i varupaketet) eller Uppdatera varupaketet (om du vill att lagertransaktionen ska påverka varupaketet. Du måste då montera varupaketet innan du säljer det). 9. Välj vilken Prisreglering du vill använda: Uppdatera självkostnadspris reglerar självkostnadspriset på varupaketet i efterhand som priset på komponenterna ändras, så att försäljningspriset på varupaketet alltid är detsamma. Uppdatera självkostnadspris och försäljningspris justerar även försäljningspriset på varupaketet i samband med att priset på komponenterna ändras. 10. Klicka Ny på fliken för att koppla en komponent till varupaketet. 11. Välj en av komponenterna som du skapade i punkt

135 PRODUKT 12. Klicka på OK. 13. Skriv in Antal enheter som ska ingå i varupaketet. 14. Klicka på OK. Upprepa punkt tills alla komponenter som ska ingå i varupaketet har registrerats. Fliken Variant Om företaget säljer produkter som levereras i flera utföranden, till exempel i olika färger eller storlekar, kan de registreras som varianter av en produkt. Varje enskild variant kan ha ett eget pris, egen lagerhantering, produktinformation och så vidare. Dessa inställningar hittar du under Variantinställningar. Det är viktigt att du specificerar inställningar för varianter innan du börjar med att skapa varianter i produktregistret. Varje enskild variant får ett eget produktnummer och du kan välja om du vill visa produktnumret för huvudprodukten eller för varianten när du fakturerar och gör inköp. 126 Produkten har varianter: Markeras om produkten ska kunna säljas i olika varianter. När du markerar rutan öppnas variantinställningarna där du bland annat anger vilken information som ska variera för varje produktvariant. Obs! När en produkt innehåller olika varianter, kan du inte längre föra transaktioner på själva huvudprodukten. Standardvariant: Här väljer du eventuellt vilken variant som ska visas som standard när en kund i webbutiken väljer att se detaljerad information om produkten. Ny: Skapar en ny produktvariant. Redigera: Markera varianten som du vill ändra och klicka på Redigera för att öppna variantkortet. Variantkortet ger en samlad bild av all produktinformation för den aktuella varianten av huvudprodukten. Fälten som ska kunna variera, i förhållande till Variantinställningarna, kommer att vara redigerbara. Om de inte ska kunna variera så är de skuggade, vilket innebär att de inte kan ändras. Skapa dubblett av variant: Skapar en kopia av varianten som du har markerat i listan.

136 PRODUKTREGISTRET Variantmatris: Funktionen är bara tillgänglig om huvudprodukten är knuten till minst 1 variantegenskap samt om kryssrutan Tillåt upprepade egenskaper i företagsinställningarna för varianter är inaktiverad. Läs mer om detta i avsnittet om produktvarianter. Tips! Det finns inget fält för "leverantörens produktnummer" på varianter. Om din leverantör också använder varianthantering och därmed behöver ett unikt produktnummer per variant, så bör du vara uppmärksam på att registrera standardleverantörens produktnummer som produktnummer för varianterna, vart efter som varianterna skapas. Fliken Produktinformation På fliken Produktinformation kan du registrera Produktinformation, Försäljningsinformation, Teknisk information, information om Support, Produktion och Annat på varje enskild produkt. Fliken består av två informationsfält där du i listan väljer vilken information du vill registrera. Du kan registrera flera typer av information per produkt, men du kommer bara att se två texter åt gången. För att automatiskt överföra text från produktinformation till produkter som registreras i order måste du markera Automatiskt överföra produktinformation till produktrader i försäljningsordern. 127

137 PRODUKT Fliken Webbutik Din webbutik är direktansluten till produktregistret genom fliken Webbutik. Här väljer du om produkten ska tillgängliggöras för försäljning i webbutiken och vilken produktinformation som ska visas. Läs mer om hur du lägger ut en produkt för försäljning i webbutiken i kapitlet "E-handel" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". Produktinformation i webbutiken Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser: Om du vill sälja produkten via din webbutik måste du markera detta alternativ för att tillgängliggöra produkten i listan Produkter i din webbutik under fliken Produkturval. Lagerinformation: I rullgardinsmenyn Lagerinformation kan du ange om du vill visa produkternas lagerbehållning för besökare i webbutiken eller om du vill ange annan lagerinformation. Om du väljer "Fritext" i rullgardinsmenyn kan du i fältet Fritext skriva en egen text som informerar om produktens lagerstatus. Fritext: Om du väljer "Fritext" i rullgardinsmenyn Lagerinformation får du möjlighet att i textfältet under rullgardinsmenyn skriva in din egen text som beskriver produktens lagerinformation. Visa grafik: Markera kryssrutan för att visa symboler för lagerstatusen i webbutiken (till exempel På lager, I beställning, Inte på lager). Du kan välja vilka symboler som du vill använda via Webbplatsinställningarna på fliken Inställningar Webbutik. Tips! I företagsinställningarna för produkt, på fliken Standardvärden, kan du markera kryssrutan Visa grafik för att göra inställningen standard för alla nya produkter. Listan över webbplatser Standardinformation: Överst i listan över webbplatser visas Standardinformation. Standardinformationen är inte en egen webbplats, utan ger dig möjlighet att registrera standardwebbplatsinställningar för produkten. Genom att klicka på knappen Kopiera webbplatsinställningarna för produkt kan du kopiera webbplatsinställningarna för övriga webbplatser. Denna funktion kan vara användbar om du vill klargöra produkter för försäljning i din webbutik innan du skapar och redigerar din webbplats. Webbplatsinställningar för produkt: Ikonen öppnar fönstret Webbplatsinställningar för produkt för vald webbutik. Här kan du bland annat infoga produktbild och produktbeskrivningar. Läs mer i kapitlet "E-handel" i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 128

138 PRODUKTREGISTRET Obs! Om du har licens för flera webbplatser kan du, på de olika webbplatserna, variera webbplatsinställningarna för produkten. Kopiera webbplatsinställningarna för produkt: Knappen ger dig möjlighet att kopiera produktens webbplatsinställningar mellan flera olika webbplatser som du administrerar från programmet. Aktiv: I kolumnen Aktiv kan du markera från vilka webbplatser produkten ska säljas. Markera kryssrutan när webbplatsen har skapats. Om du vill ta bort en produkt från en webbutik tar du bort markeringen i kolumnen Aktiv bredvid den aktuella webbplatsen. Efter nästa uppdatering av din webbplats finns produkten inte längre tillgänglig i din webbutik. Senast uppdaterad: Datumet visar när webbutiken uppdaterades senast. Fliken Inställningar För varje enskild produkt kan du göra inställningar för hur produkten ska hanteras i förhållande till integration, inköp, försäljning och lager. Du kan till exempel bestämma om produkten är en lagervara, resurs eller tjänst. Du kan även bestämma hur produkten ska kostnadsföras samt vilka konton som ska användas för lagervärde, varukostnad och försäljningsintäkter. Om du spårar varor gör du inställningar för det här. Inställningar för behandling av produkter i andra moduler Lagervara: Lagertransaktioner vid inköp och försäljning registreras endast för lagervaror. Du kan även styra detta via fliken Lager. Resurs: Resurser kan kopplas till en aktivitet, till exempel möteslokaler, projektorer och liknande. Arbete/tjänst: Om du har produkter av typen arbete eller tjänst kan dessa väljas här. Du kan använda inställningen t.ex. för statistik. Kampanjprodukt: Om du har produkter som är kampanjprodukter kan du markera det här. Fältet är till för egen information. Inställningar för spårning av varor Inställningarna påverkar lagertransaktioner som görs i programmet. Serienummer: Markeras om du vill att det ska vara obligatoriskt att ange serienummer för inkommande och utgående transaktioner i lagret. Varupartinummer: Markeras om varupartinummer ska vara obligatoriskt vid inkommande och utgående transaktioner i lagret. 129

139 PRODUKT Hållbarhetsdatum: Markeras om hållbarhetsdatum är obligatoriskt vid inkommande transaktioner i lagret. Inställningar för redovisning Här kan du bestämma hur produktens kostnader ska redovisas. Om du i företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering, har valt Individuell regel för uppdatering av räkenskapsmässigt lagervärde på varje produkt kan du välja mellan två olika tidpunkter/metoder för kostnadsföring. Detta gäller bara produkter som uppdaterar lagerbehållningen (lagerförda produkter). I rullgardinsmenyerna för Balanskonto för lagervärde och Kostnadskonto för varukostnad kan du välja vilka konton som ska gälla för produkten. Här kan du även specificera önskade Säljkonton för produkten. Om fälten lämnas tomma används standardkonton. Tips! I grundinställningarna kan du ändra säljkonto för varje Produktgrupp. Detta gör att du enklare kan hantera säljkonton för hela produktgrupper. Om du har angivit säljkonton direkt på produktkortet överstyr dessa alla andra inställningar. Fliken Diverse På fliken Diverse i produktregistret kan du registrera information som EAN-kod, Varukod samt eventuellt Projekt och Avdelning som kostnadsbärare vid bokföring och handel med produkten. Branschens produktnummer: Fältet kan användas vid förekomst av produktnummer som är gemensamma för en bransch. Fältet ersätter inte egna produktnummer, men vid registrering av produkten i modulen Försäljning/Order/Fakturering kan du infoga numret istället för det vanliga produktnumret. Du kan använda upp till 20 tecken och du kan ha flera identiska förekomster av branschens produktnummer. En lista visas då vid registrering i modulen Försäljning/Order/Fakturering. Du kan definiera urval efter branschens produktnummer via urvalsfönstren i Produktlistan, Inventering samt Avancerat urval. WWW: För tillgång till extra produktinformation kan du hänvisa till exempelvis producentens webbsidor. Adressen till webbsidan registreras i fältet WWW och via knappen till höger om fältet kan du öppna den angivna sidan. Bild: Du kan registrera sökvägar till bilder av produkten. Genom att klicka på knappen med tre prickar kan du bläddra fram till bildfilen. Bild 2: Sökväg till en alternativ bild, om du till exempel har en lokalt sparad bild samt en bild sparad på en nätverksresurs. Dokument: Här kan du registrera sökvägar till produktrelaterade dokument. Genom att klicka på knappen med tre prickar kan du bläddra fram till dokumentet. Tips! Om programmet används av flera användare samtidigt bör du spara bilder och dokument på en nätverksplats som är tillgänglig för alla, på så vis får alla användare tillgång till dessa filer. 130

140 PRODUKTREGISTRET Intrastatkod: Om produkten omfattas av Intrastatrapportering registrerar du här produktens Intrastatkod. Projekt: Om du väljer ett projekt på en försäljningsorder innan du registrerar produkterna används det överordnade projektet för alla produktlinjer. Avdelning: Här kan du koppla produkten till en särskild avdelning. Genom att koppla en produkt mot en avdelning, kommer all registrering på produkten att kopplas mot den aktuella avdelningen. Läs mer i avsnittet "Projekt- och avdelningsredovisning" i kapitlet "Redovisning" i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Inaktiv: Välj om produkten ska vara Inaktivt genom att välja Ja eller Nej i rullgardinsmenyn. Obs! Det är inte möjligt att radera en produkt som används i andra delar av programmet (t.ex. om den har fakturerats), produkten får istället sättas som inaktivt. Produktstatus En funktion som kräver närmare beskrivning är fönstret för produktstatus. Här får du översikt över detta och senaste årets försäljning och inköp, angett i antal samt belopp för hela omsättningen. Öppna fönstret genom att klicka på knappen Produktstatus. Alla siffror är angivna i förhållande till budget (försäljningsbudget), som ett komplement till dagens lagerbehållning i antal och lagervärde. Du får även tillgång till alla fakturarader och beställningar som har skapats med produkten samt en lista över alla kunder och leverantörer som har deltagit i transaktionerna. Du öppnar listorna med knapparna längst ner i fönstret. 131

141 PRODUKT INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Användarinställningar för produkt Varje enskild användare kan anpassa produktregistret till sin användning i användarinställningar. Inställningarna som görs gäller endast för aktuell användare. Standardanpassning I den här fliken kan du anpassa Produktregistret till din användning. Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja inställning. Fönstret ändrar då fokus till fliken Produktkort där du kan se resultatet av ditt val. Produktkort På den här fliken kan du manuellt ställa in vilka fält och flikar som ska visas i Produktregistret. Lägg märke till att grundinställningarna ändrar dessa inställningarna. Produktlista I Produktregistret, Order/Faktura- och Inköpsmodulen har du tillgång till Produktlistan. Här kan du göra önskade inställningar för sortering och urval när produktlistan öppnas. Inställningarna gäller alla moduler där produktlistan är tillgänglig. Sortering vid öppning av produktlista: Här definierar du om produktlistan ska sorteras efter produktnummer eller produktnamn. 132

142 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Standardurval i produktlista: Här anger du produkturval som ska visas som standard när produktlistan öppnas. Utvidgad produktlista: Om du vill ha information om produktens pris, om den finns på lager, bruttovinst (TB) och bruttomarginal (TG) med mera, markerar du det alternativet här. Visa standardleverantörs produktnummer i produktlistan: Markera det här alternativet om du vill visa standardleverantörs produktnummer, utöver ditt eget produktnummer, i produktlistan. Visa varianter i produktlistan: Denna funktion visar alla varianterna av en produkt och inte bara huvudprodukten i produktlistan. Om du aktiverar (se nedan funktion) variantmatrisen måste du också aktivera denna funktion så att du får de valda varianterna på inköp/offert och försäljningsorder. Visa variantmatrisen för huvudprodukter utan upprepade egenskaper: Denna funktion öppnar ett eget fönster när du registrerar produkter med varianter. Variantmatrisen ger dig en översikt över tillgängliga varianter av produkten, lagerstatus, inköpsbehållning m.m. 133

143 PRODUKT Lager Fliken är bara tillgänglig om lagerföring har aktiverats i företagsinställningarna för produkt. Standardlager: Om du använder flera lager kan du välja vilket som ska vara standard för din användare. Nya lagerförda produkter registreras automatiskt på detta lager. När du registrerar produkter på en offert, order eller ett inköp kontrollerar programmet om produkten är knuten till ditt standardlager. Om den inte är anknuten blir du tillfrågad om du ändå vill använda denna produkt. Tips! I meddelandet som visas när produkten inte är knuten till ditt standardlager kan du välja att varningen inte ska visas i samband med den process du utförde, eller i modulen i sin helhet. Detta gäller tills du stänger modulen. Standard lagerplats: Denna är bara tillgänglig om du har angivit att företaget använder lagerplats i företagsinställningarna för produkt. Välj bland tillgängliga platser för lagret som har valts som Standardlager. Obs! Om du har valt en Standard lagerplats som inte finns på produkten kan denna inte användas. Företagsinställningar för produkt Här gör du inställningar för vilka funktioner som ditt företag ska använda, samt styr pris- och lagerhantering. Anpassa funktioner Här bestämmer du vilka funktioner som ska vara tillgängliga för ditt företag. Anpassningen gör produktregistret mer översiktligt och anpassat för din användning. 134

144 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Företaget lagerför produkter: Markera det här alternativet om du vill använda lagerfunktioner i produktregistret. Företaget säljer produkter som består av andra produkter: Markera det här alternativet om du vill använda varupaket. Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter: Med denna funktion kommer fliken Pris i produktregistret att visa historiska priser. Därmed kan du registrera priser på dina produkter från och med en viss tidpunkt, till exempel kampanjpris. Företaget har rabattavtal för individuella kunder på enskilda produkter: Markera det här alternativet om du vill kunna ge individuella rabatter på vissa produkter till dina kunder. Du kan upphäva inställningen på varje enskild produkt genom att markera Ingen individuell rabatt på produkten. Företaget ger mängdrabatt på produkter: Om du vill kunna ange mängdrabatt för dina produkter måste du markera det här alternativet. Om du väljer detta alternativ aktiveras fliken Mängd på fliken Rabatt i produktregistret. Företaget har rabattavtal för kundkategorier på enskilda produkter: Markera det här alternativet om du vill kunna ge rabatter på vissa produkter till vissa kundkategorier. Om du väljer detta alternativ aktiveras fliken Kategori på fliken Rabatt i produktregistret. Företaget gör inköp baserade på försäljningsorder: Om du vill kunna skapa inköp med produkter från försäljningsorder måste du markera det här alternativet. Företaget säljer produkter på Internet: Markera det här alternativet om du vill kunna sälja dina produkter på Internet. Företaget har produkter som säljs i olika varianter: Markera det här alternativet om du säljer produkter som kan levereras i flera utföranden. Företaget vill registrera vikt och volym på produkter: Markera det här alternativet om det här är värden du vill registrera för dina produkter. 135

145 PRODUKT Företaget säljer produkter med miljöavgift eller punktskatter: Markera det här alternativet om du säljer produkter med miljöavgifter eller andra speciella avgifter. Prishantering Underlag för självkostnadspris: Här väljer du vad som ska utgöra underlag för beräkning av självkostnadspris på offert och order/faktura. Produktregister: Innebär att självkostnadspriset för offert och order/faktura baseras på fältet Självkostnadspris i produktregistret. Inköpspris: Innebär att självkostnadspriset för offerter och order/fakturor baseras på faktiska lagerförändringar. Om det inte finns några lagerförändringar hämtas värdet från icke mottagna inköp. Om det inte finns några inköp som inte har mottagits hämtas värdet från fältet Inköpspris i produktregistret, på fliken Pris. Om du väljer Inköpspris aktiveras fältet Självkostnadspris ska inkludera 'Kostnad' från Produktkortet och inköpspris i företagsinställningarna för Försäljning/fakturering, på fliken Pris/Rabatt. Du kan alltså här välja om det beräknade självkostnadspriset ska inkludera fältet Kostnad på produktkortet. Antal decimaler: Här väljer du om du vill ha med 2 eller 4 decimaler på produktens pris. Valet som du gör kommer att ge dig utslag på produktkortet, i priskalkylatorn, på rabattkortet och på ämneskortet "Leverantör" i produktregistret. Rabatt på produkterna i Internetbutiken: Om du vill ge en generell rabatt på produkter vid beställning i webbutiken, registrerar du rabattsatsen här. Fastprisrabatt ska gälla även om försäljningspriset är lägre: Gäller om du använder Fast pris. Standardinställningen är att systemet väljer lägsta pris av fastprisrabatt i rabattregistret och Försäljningspris i prisberäkningen. Om du markera detta alternativ används det fasta priset även om detta är högre än försäljningspriset minus övriga rabatter och därmed fungerar som ett påslag. Kostnader: 136

146 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Inköpskostnaden ska inkludera frakt och expeditionskostnad från leverantörsfakturan: Här bestämmer du om frakt- och expeditionskostnader ska inkluderas i inköpskostnaden. Inköpskostnad ska inkludera kostnader från bokföring av tull och speditörsfaktura: Välj om tull och spedition ska inkluderas i inköpskostnaden. Uppdatera: Uppdatera inköpspris och -kostnad på produktkortet genom bokföring av inköp: Inköpspriset uppdateras om du ändrar priserna på produktlinjen i fönstret för Varumottagning. Uppdatera bara produkter där leverantörer på inköpet är standardleverantör: Uppdatering av inköpspris på produktkortet, som du kan aktivera ovan, kan dock endast göras för standardleverantörer, om du markerar för här. Räkenskapsmässig uppdatering av lagervärdet Kostnadsför produktkostnad vid inköp: Väljer du detta alternativ kommer det inte att ske en automatisk verifikatsregistrering av behållningsändringarna. Varukostnaden kommer att bli bokförd om du bokför leverantörsfakturan vid inköpet. Kostnadsför produktkostnad när varor tas från lagret: Registreringen kommer att ske vid försäljningstidpunkten för alla produkter. Andra lagerhändelser kommer att bokföras så att lagerbehållningen ändras. Individuell regel för uppdatering av räkenskapsmässigt lagervärde på varje produkt: Väljer du detta alternativ kommer du få upp en inställning i produktregistret, fliken Inställningar, där du för varje enskild produkt kan bestämma om produkten ska bokföras och uppdatera lagervärdet eller om det ska kostnadsregistreras vid bokföringen av leverantörsfaktura. Underlag för balansföring av lagervärde ska inkludera inköpskostnader: Välj om du vill att inköpspriset på förssäljningsorderraden ska inkludera inköpskostnader i tillägg till inköpspris vid balansering av lagervärdet för produkterna. Detta kommer att visas i rapporten för lagervärde och i lagermodulen. Bokför lagerförändringar i resultatredovisningen: Du kan välja om ändringarna i behållningen ska kunna utläsas av resultatredovisningen. Två extra verifikatsrader kommer då att bokföras vid varumottag och varuleverans. Tilläggsskatt: Läs mer om tilläggsskatter i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 137

147 PRODUKT Lagerhantering Uppdatera lager: Här väljer du om lageruppdatering ska göras vid utskrift av faktura, packsedel eller plocklista. Lageruppdatering genom: Här definierar du om du vill använda FIFU (först in först ut) eller SIFU (sist in först ut). Antal decimaler för lagerenhet: Du kan om du vill visa I lager med upp till 3 decimaler. Väljer du en eller flera decimaler kan du sälja produkter som är mindre än hela enheter via webbutiken. Du måste markera för detta i produktkortet för de produkter detta ska vara möjligt, under fliken Webbinställningar. Verksamheten använder lagerplats: Om du har lager med platser och vill registrera dessa i programmet måste du markera det här fältet. Markera också om Företaget förvarar samma produkt på flera ställen på samma lager. Företaget lagerför partivaror: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida varupartinummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med hållbarhetsdatum: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida hållbarhetsdatum krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med serienummer: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida serienummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Serienummer måste plockas manuellt: Markera det här alternativet om serienummer ska vara obligatoriskt vid utgående varutransaktioner. Skriva ut plocklista vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att plocklista ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. 138

148 INSTÄLLNINGAR FÖR PRODUKT Skriva ut packsedel vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att packsedel ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. Skriva ut mottagningssedel vid registrering av varumottagning: Markera det här alternativet om du vill att mottagningssedel ska skrivas ut vid registrering av varumottag. Vid negativ varumottag/kreditering av inköp skrivs det ut en retursedel. Standardvärden Här kan registrerade önskade standardvärden som automatiskt ska registreras på nya produkter som skapas. Om du vill ändra ledtexten i någon av fälten i produktregistret kan du göra det här. Standardproduktmall: Här kan du välja vilken typ av produkt som ska skapas som standard vid registrering av nya produkter i produktregistret. Utgående och Ingående moms: Här bestämmer du standardmomssatser för nya produkter som skapas. Detta kan ändras på produktkortet. Produktgrupp: Om du vill att alla nya produkter som standard ska tillhöra en bestämd produktgrupp, väljer du en grupp från rullgardinsmenyn. Språk om beskrivning saknas: Om du ska lägga in produktnamn på flera språk kan du ställa in vilket språk som ska vara standard om beskrivning saknas för nya produkter. Priskalkylatorn används när du ska räkna ut försäljningspris på en produkt. Standardvärden bestämmer hur kalkylatorn ska uppdatera de olika prisfälten. Standardinställningar för produkter med varianter: Dessa inställningar är standard för alla variantprodukter. Inställningarna förenklar väsentligt processen med att skapa nya huvudprodukter med varianter, speciellt om du har många olika produkter som säljs med samma variantegenskaper. Standardinställningarna kan hävas för var enskild huvudprodukt under fliken Variant i Variantinställningar. Läs mer om produktvarianter i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". 139

149 PRODUKT Fältbeskrivningar: Fältbeskrivningarna kan anpassas till de produkter du säljer och är gemensamma för hela produktregistret. Du kan ändra fältnamn för Packenhet, antal per enhet, Volym och Vikt. Antal produktgruppnivåer: Här definierar du antal produktgruppnivåer som du vill använda. Du kan välja mellan 1-4. Visning av lagerbehållning i webbutiken: Lagerbehållningen kan visas utifrån olika principer i webbutiken. Du kan också visa grafik som symboliserar lagerbehållningen. 140

150 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Det kan vara en god idé att gruppera dina produkter utöver den indelning som systemet kräver, särkskilt om produkten är en lagervara, ett varupaket eller en tjänst (eller inget av ovanstående). Produktsegmentering fungerar på olika sätt i olika verksamheter. För att dela in produkterna används Produktkategori, Produktgrupp och eventuellt tillhörande Undergrupper. Produktkategorier och produktgrupper skapas och redigeras i grundinställningarna. Dessa hittar du via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Ändra i grundinställningar: I fält som innehåller alternativa från grundinställningarna, kan du högerklicka i fältet och välja Ändra i grundinställningar för att öppna grundinställningarna så att du direkt kan ändra eller registrera fler alternativ. Exempel: I orderregistrering, fliken Text. Högerklicka i fältet bredvid Välj text, och klicka på Ändra i grundinställningar. Produktkategori Du väljer produktkategori för produkten i rullgardinsmenyn i den övre delen av produktkortet. Produktkategori används oftast som en grov indelning. Ett företag som säljer hantverkstjänster vill kanske skapa kategorier som timmar, material, restid, underentreprenörer etc. Indelning i produktkategorier påverkar inte redovisningen. Du kan göra urval från produktkategorierna i rapporter där det är relevant. Du kan inte lägga in rabatter per produktkategori, men du kan justera priserna på en hel kategori, eventuellt i kombination med andra kriterier. Detta gör du med hjälp av funktionen Prisjustering. Produktkategorierna skapas och redigeras i grundinställningarna. Du hittar dessa via Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 141

151 PRODUKT Produktgrupp Du kan välja produktgrupp för produkten i rullgardinsmenyn i den övre delen av produktkortet. Produktgrupper kan du använda vid behov av en mer detaljerad indelning. Ett företag som säljer hantverkstjänster vill kanske dela in timmarna i projekteringstid, utfört arbete, restid, etc. Indelningen i produktgrupper kan påverka redovisningen om du önskar det. En produktgrupp kan till exempel styras mot ett bestämt försäljningskonto i redovisningen. Du kan definiera urval ur produktgrupperna i rapporter där det är relevant. Du kan också kombinera urvalet med andra kriterier. Du kan ge kunderna olika rabatter baserat på produktgrupp. Du kan även justera priserna i en hel produktgrupp, eventuellt i kombination med andra kriterier. Detta gör du med hjälp av funktionen Prisjustering. I företagsinställningarna för produkt kan du bestämma vilken produktgrupp som ska vara standard när du skapar nya produkter. Undergrupp En produktgrupp kan ha undergrupper. Dessa skapas också i grundinställningarna. Under var enskild produktgrupp kan du lägga till undergrupper. Undergrupperna påverkar inte redovisningen. Det är på produktgruppen (översta nivån) som du kan styra försäljningskontot för produktgruppen. Du kan inte heller ha speciella rabatter för undergrupperna, men du kan göra urval på undergrupperna. Det är till exempel möjligt att med hjälp av Prisjustering ändra priserna på alla produkter som tillhör en speciell undergrupp. Så här skapar du en undergrupp 1. Öppna grundinställningarna, till exempel genom att högerklicka i fältet Produktgrupp på produktkortet, och välj Ändra i grundinställningar. 2. Markera den produktgrupp som du vill skapa en undergrupp för. 3. Klicka på Redigera Aktivera (klicka på) det stora fältet i fönstret och klicka på Redigera.

152 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER 5. Namnge undergruppen i textrutan överst (ny). 6. Klick på Föregående. Kontrollera att undergruppen har skapats i det store fältet i fönstret. 7. Klicka på Föregående och OK. Undergruppen är nu tillgänglig i rullgardinsmenyn. Om du vill ha fler undergrupper, kan du skapa dessa direkt efter punkt 6 i beskrivningen ovan. I företagsinställningarna för produkt kan du ställa in hur många produktgruppsnivåer du vill använda. Du kan ha upp till fyra nivåer. Produktkortet får då fält för Produktgrupp, samt sammanlagt tre undergrupper. Om du vill ha en undergrupp till undergruppen, kan du skapa den genom att klicka Ny efter punkt 5 i beskrivningen ovan. Underhåll Guiden Ändra ett urval produkter är ett verktyg som förenklar arbetet med att ändra värdena på flera produkter samtidigt i produktregistret. Med detta verktyg kan du utföra ändringar snabbare utan att behöva gå igenom hela produktregistret manuellt. Om du vill duplicera/kopiera en enskild produkt, kan du göra detta genom att klicka på Duplicera produkt. För att administrera priser så kan funktionen Prisjustering användas för att justera Försäljningspris, Inköpspris, Kostnader och Bruttovinst på flera produkter samtidigt. Du gör först ett urval, därefter väljer du vilka priser som ska justeras för det urvalet. En produkt som inte längre ska användas kan inte tas bort om det har varit några transaktioner på produkten. Du kan däremot markera produkten som inaktiv, vilket gör att den inte visas i aktiva listor längre. Ändra ett urval produkter Guiden Ändra ett urval produkter är ett verktyg som underlättar arbetet med att ändra värden i produktregistret. Med det här verktyget kan du göra arbetet snabbare utan att behöva gå igenom hela produktregistret manuellt. Med hjälp av guiden kan du ange vilka fält som ska ändras och för vilka produkter som ändringarna ska gälla. Starta guiden genom att välja Visa - Produkt - Ändra ett urval produkter. Tips! I hjälpfilerna [F1] hittar du mer information om hur guiden fungerar. 143

153 PRODUKT Duplicera en produkt Om du vill duplicera en produkt kan du klicka på knappen Duplicera produkt. Då öppnas ett fönster där ett nytt produktnummer föreslås. Du kan ändra produktnumret. Om du väljer ett nummer som redan används visas ett meddelande om det. Obs! Om du har haft ett urval aktivt då en produkt dupliceras kommer urvalet att inaktiveras. Kan jag ändra produktnummer? Det är inte möjligt att ändra produktnummer på produkter som redan är använda i programmet. I samband med att du skapar en ny produkt, kan du häva det produktnumret som systemet föreslår. De flesta övriga fält på produkten kan ändras efter det att produkten är skapad. Du kan också använda dig av guiden för uppdatering av ett urval produkter för att snabbt och enkelt ändra värden på flera produkter samtidigt. Import av produktdata I programmet kan du importera produkter och uppdatera priser på befintliga produkter med hjälp av funktionen Produktdata. Du kan importera produkt- och prislistor från dina leverantörer eller skapa egna listor i Microsoft Excel som du importerar. Import av produkter är tidsbesparande jämfört med att registrera alla produkter manuellt i produktregistret. Alla importer måste kopplas mot en leverantör. Du uppdaterar priser mot leverantörens produktnummer. När importen söker efter produkter för att se om produkterna i filen redan finns i programmet utförs sökandet mot leverantörens produktnummer. Om du har en fil som innehåller ett produktnummer som inte är registrerat i databasen kan det vara en god idéatt använda tilläggsprodukten Import/Export som har egna specifika importformat. För att kunna importera produktdata måste du klicka Ny och skapa en ny importrutin. I fönstret Import definierar du hur filen är uppbyggd, vad som ska uppdateras samt regler för nya produkter. När du har gjort önskade inställningar för importen klickar du Starta import för att starta inläsningen av produkter/priser i filen du har specificerat ska importeras. Därefter får du en översikt över inlästa produkter som du kan importera. Kom ihåg att filen du ska importera måste vara stängd, annars går den inte att importera. Tips! Skapa alltid en säkerhetskopia innan du importerar data. Om importen inte går som tänkt kan du enkelt återställa säkerhetskopian och återgå till tidpunkten innan du startade din import. 144

154 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Inställningar för import av produktdata Innan du kan importera produktdata måste du göra inställningar för importrutinen. Börja med att registrera en Beskrivning av importen. Därefter väljer du vilken leverantör du ska importera ifrån genom att klicka på sök knappen till höger om fältet. Ange också filen som ska importeras placering genom att klicka på sök knappen till höger om fältet. Genom att klicka på knappen Rabattgrupper och därefter Ny kan du skapa olika rabattgrupper som kommer att justera inköpspriserna på produkterna du importerar. Lägg märke till att inte rabattsatsen registreras i produktregistret efter slutförd import. Dessa rabatter är enbart menade för att justera priset under själva importen och eventuellt för att lägga till en kod före produktnumret på de produkterna som har rabatter. Det är också möjligt att justera inköpspriset i importfilen eller i fönstret Inlästa produkter. Obs! Om du importerar prisfiler i utländsk valuta är det viktigt att du först registrerar rätt valuta på leverantören i kontaktkortet. Definiera därefter inställningarna under de olika flikarna: Generellt I fliken Generellt bestämmer du bland annat hur underlag för Inköpspris, Kostnader och Bruttovinst ska beräknas vid import. Underlag för inköpspris: Välj om underlaget för inköpspriset ska vara Läsa pris från importfilen eller om underlaget ska vara Inläst pris minus rabatt som är definierat under knappen Rabattgrupper. Underlag för kostnad: Här bestämmer du vad som ska utgöra underlag för kostnaden. Du kan välja Ändra inte kostnaden. Om du väljer att hämta kostnaden från befintlig produkt kan du ange att kostnaden ska vara en viss procent av inköpspriset eller ange kostnaden som 0. Underlag för Bruttovinst: Här väljer du hur underlaget för bruttovinsten ska anges. Du kan välja fast bruttovinst i % av inköpspris eller välja att behålla befintlig bruttovinst. Du kan också välja att bruttovinst anges så att försäljningspriset förblir oförändrat eller att du ska använda regeln som är definierat i priskalkylatorn. Om du importerar försäljningspris kan inte bruttovinsten ändras. 145

155 PRODUKT Kom ihåg att Försäljningspris alltid är Inköpspris + Kostnad + Bruttovinst. Skapa ny prisrad för varje import där priserna ändras: Genom att markera detta alternativ infogas en prisrad i produktkortet per prisändring. Därmed kan du bevara prishistoriken på produktkortet. Uppdatering av information för befintliga produkter: Du kan välja vilken information på befintliga produkter som du vill uppdatera. Du kan välja att uppdatera all information, all information förutom produktnamn, endast priser eller endast leverantörens pris. Produktnr. tillägg: Här kan du ange en teckenkombination som ska läggas till framför produktnumret. Exempel: två produktnummer är i utgångspunkt 4444 och Skriver du t.ex. R5T i fältet Produktnr. tillägg får alla nummer detta tecken före numret, exempel R5T4444 och R5T Lägg till produktnr. tillägg på leverantörsnummer: Här kan du välja om även leverantörens produktnummer ska få Produktnr. tillägg som specificerad inställning. Använder du detta tillsammans med Produktnr. tillägg (ovan), jämförs importen Produktnr. tillägg+produktnr. i filen, med Leverantörens produktnummer i programmet. Villkor för nya produkter Bruttovinst i % av inköpspris för nya produkter: Här bestämmer du hur stor procentandel av inköpspriset för nya produkter som ska vara bruttovinst. Produktgrupp och Undergrupp 1: Här bestämmer du till vilken Produktgrupp och Undergrupp 1 de importerade produkterna ska tillhöra. Inställningen gäller bara produkter i importfilen där du inte har specificerat andra produktgrupper/undergrupper för produkten. Samma produktnummer som leverantör: Alternativet gör det möjligt att importera produkter med leverantörens produktnummer. Om du inte markerar alternativet får de importerade produkterna att numreras fortlöpande enligt din egen produktnummerserie. Tillhör produktnummer för definierad rabattgrupp: Informationen i kolumnen där rabattgruppen ligger kommer att läggas till framför det aktuella produktnumret. T.ex. Produktnumret är 100. Rabattgruppen ligger i kolumn 7. I kolumn 7 på produktnummer 100 står det xx. Det nya produktnumret blir då xx100. Nya produkter ska markeras med "Uppdatera lager": Genom att kryssa för här kommer importerade produkter att uppdateras med Uppdatera lager i fliken Lager i produktregistret. 146

156 ORGANISERING OCH UNDERHÅLL AV PRODUKTER Importfilen Filtyp: Här kan du välja vilken filtyp du ska importera. Sep. tecken: Om fälten i filen är åtskilda med separationstecken anger du detta här. Exempel på detta är t.ex. "Skruvar, 1900". Här kostar produkten Skruvar 1900 kronor. De två fälten är skilda med kommatecken, med andra ord en kommaseparerad fil. Tabb: Markeras om importfilen är tabbseparerad. MS Dos-fil: Markeras om filen som du vill importera är i Dos-format. Ta inte med produktnr. = 0: Produkter som inte har ett produktnummer i importfilen kommer inte att importeras om du har markerat detta val. Ta bort oönskade tecken: Det kan finnas tecken i importfilen som du inte vill importera. Det mest vanliga exemplet är citationstecknet ". Till exempel kan numret på en produkt i filen vara angivet som "xxxxxx". Genom att ange " i detta fält så tas tecknet bort vid import. Ignorera antal startrader: Har du rader i toppen av filen som du inte vill importera kan du ange antal rader som ska tas bort. 147

157 PRODUKT Filens uppbyggnad Här anger du kolumnernas placeringen i importfilen. Du kan ange kolumnerna Produktnr., Produktbeskrivning, Inköpspris (netto), Rabattgrupp, Försäljningspris (netto), Produktgrupp och EAN-kod. Kolumnplaceringen anges vid import av format som stödjer numreringen av kolumner (t.ex. vid import från en Excel-fil). Det är då inte möjligt att registrera något i kolumnerna "Från" och "Till". Vid några tillfällen (vid t.ex. ASCII, fast kolumnbredd) är kolumnnumren stängda för registrering. Då anger du positionen till startkolumnen "Från" och slutkolumnen "Till" istället. Inlästa produkter När du har klickat på Starta import i fönstret Produktimport kommer du få en översikt över alla inlästa produkter som fanns i filen som du importerade. Genom att klicka Urval kan du filtrera på produkterna och enbart importera de produkterna som är relevanta för dig. När du har bestämt vilka produkter som ska importeras klickar du Starta import. 148

158 TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Med hjälp av tilläggsskatter kan du lägga till fasta avgifter när du säljer produkter som är belagda med miljöavgifter eller punktskatter. Avgifterna kan beräknas i programmet med hjälp av olika metoder, bland annat efter enhetens vikt eller volym respektive som en procent av försäljningsvärde eller självkostnadspris. Avgiften bokförs på ett särskilt konto. Avgiften räknas som en del av produktpriset. Om du till exempel ska beräkna en fast avgift på 200 kr för en produkt ska du inräkna dessa i försäljningspriset. Obs! Vissa avgifter beräknas som ett tillägg till produktpriset. I sådant fall kan du skapa en egen produkt och beräkna avgiften själv på ordern. Se till att produkten är kopplad till korrekt försäljningskonto. Du kan eventuellt skapa en tilläggsskatt som är 100% av produktens försäljningspris, så att bokföringsfunktionerna fungerar på samma sätt som beskrivs nedan. Faktura Summan av tilläggsskatten anges på fakturan. För att lägga till tilläggsskatt på en befintlig order kan du markera Tilläggsskatt på själva fakturan, på fliken Diverse. Bokföring Vid fakturering bokförs tilläggsskatten i huvudboken. Vilket konto den bokförs på beror inställningarna i redovisningsinställningarna Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Redovisning - Redovisningsinställningar - Systemkonton. I gruppen Faktura kan du se mot vilket konto som tilläggsskatten är kopplad (vanligtvis 3590). Rapport Rapporten Omsättning per produkt kan visa omsättningen över en period för produkter med en särskild tilläggsskatt. Välj fliken Avancerat i rapportguiden och klicka på Ny. Utvidga Produkt, markera Tilläggsskatt och klicka Nästa. I rullgardinsmenyn Värde kan du välja avgiftsgrupp. Klicka därefter OK. I urvalsfönstret klickar du på fliken Order och därefter på Datum/Belopp för att ange eventuella fakturadatum. Därigenom visar rapporten bara data från en given period. 149

159 PRODUKT Kom igång med tilläggsskatter Så här kommer du igång med tilläggsskatter: 1. Aktivera funktionen för tilläggsskatt via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt fliken Anpassning av funktioner. Markera alternativet Företaget säljer produkter med miljöavgift eller punktskatter. 2. Välj om tilläggsskatter ska kunna beräknas för alla nya kunder via företagsinställningarna för kontaktuppföljning, genom knappen Avancerat. 3. Lägg till eller redigera grupper av tilläggsskatter. Detta kan du göra genom företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering och knappen Tilläggsskatt. Läs mer om detta nedan. 4. Aktivera tilläggsskatt för befintliga kunder. Det gör du på kontaktkortet, fliken Inställningar och knappen Kund. Välj Ja i rullgardinsmenyn Tilläggsskatt. Du kan även använda funktionen Ändra värden på ett urval kontakter för att aktivera för alla eller ett urval av befintliga kontakter. Kom i håg att först göra en säkerhetskopia. 5. Välj att produkten ska beläggas med tilläggsskatt. Detta gör du på produktkorten, fliken Pris och rullgardinsmenyn Tilläggsskatt. Tilläggsskatterna specificeras på fakturor till kunder som ska betala tilläggsskatt samt om fakturan innehåller produkter som är belagda med tilläggsskatt. 150

160 TILLÄGGSAVGIFTER (MILJÖAVGIFTER) Hur registreras tilläggsskatt? Så här registrerar du tilläggsskatt: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt - Prishantering - Tilläggsskatt. 2. Klicka på knappen Ny. Du kan även Redigera inställningar för en tilläggsskatt. 3. Skriv in momskoden som den ska visas i systemet i fältet Grupp. 4. Du kan beskriva skatten i Beskrivning. 5. Ange vilka behandlingsregler som ska gälla för skatten i rullgardinsmenyn Hantering. 6. I fältet Värde lägger du siffervärden som ska kopplas till hanteringen. Om du till exempel väljer % av självkostnadspris som hantering, väljer du kanske 0,10 under Värde för att ange att tilläggsskatten ska vara 10 procent. 7. Klicka OK. Inställningarna för tilläggsskatt har nu gjorts. När tilläggsskatten baseras på viktenhet är underlaget för denna viktenhet 1000 kilo. Detta ligger då till grund för priset, det vill säga att om skatten ska till exempel vara 10 kr per 100 gram kan du lägga in 100 kr för denna avgift. 151

161 PRODUKT PRODUKTVARIANTER En produkt kan säljas i olika varianter av samma produkt, till exempel i olika färger och storlekar. För att dessa produkter ska vara enklare att administrera så kan du registrera de som en huvudprodukt och knyta till varianterna. På så sätt kan du förenkla, bestämma vilken information som ska variera för de olika varianterna, få hjälp med att bygga upp produktnamnen och lägga in order med en rad olika varianter av "samma" produkt. Det är också möjligt att sälja produkter med varianter i webbutiken. Obs! I vissa programversioner krävs licens för en tilläggsprodukt för att kunna sälja produktvarianter Kom igång med varianter För att använda produktvarianter måste du ha en programversion med licens för det. Markera att Företaget har produkter som säljs i olika varianter i företagsinställningarna för produkt, under fliken Anpassning av funktioner. Under fliken Standardvärden kan du även klicka på knappen Standardinställningar för produkter med varianter. Där kan du göra inställningar som förenklar skapandet av nya produkter med varianter. Varianter kan ha upp till två olika Variantegenskaper. Variantegenskaper kan till exempel vara färg och storlek, och egenskaperna definieras i grundinställningarna. Varje egenskap kan ha olika värden som du själv definierar. Exempel på variationer av attribut och värde: Variantattribut: Färg Färg Färg Färg Färg Variantvärde: Blå Röd Grön Gul Vit När detta är gjort kan du markera på huvudprodukten att Produkten har varianter. Det gör man på fliken Variant i Produktregistret. Obs! Huvudprodukten kan inte användas som en egen produkt när den har varianter. I Produktregistret kan du, via knappen Variantinställningar, bestämma vilka värden som ska variera för varianterna av produkten. 152

162 PRODUKTVARIANTER Markera till exempel att Lagernivån och EAN-koden ska variera. Här bestämmer du hur produktnamnen för varianterna ska byggas upp, vilket underlättar och ger ett enhetligt produktregister. Via knappen Standardinställningar kan du även definiera vilka variantegenskaper produkten ska kunna ha. Tips! Du kan redigera befintliga produkter med hjälp av funktionen Uppdatering av ett urval av produkter. På fliken Variant kan du ändra variantegenskaperna och hur produktnamnet byggs upp. Varianter på försäljningsorder, offert och inköp I användarinställningar för produktlistan kan du välja att använda en variantmatris som ger full översikt över tillgängliga varianter, lagerstatus och inköpsnivå på de olika varianterna. Andra inställningar Du kan välja om du vill att Produktlistan ska visa varianterna som produkter i själva listan. Det gör du genom att klicka på Användarinställningar i Produktregistret eller från själva produktlistan, välj Visa varianter i produktlistan. För många varianter kommer det att göra att produktlistan blir väldigt lång och därför är den inställningen som standard inte aktiverad. Du kan se varianterna längst ner i produktlistan, där du hittar en rullgardinsmeny som visar alla kopplade varianter. 153

163 PRODUKT Variantegenskaper De olika variantegenskaperna definieras i grundinställningarna. Variantegenskaper kan vara t.ex. färg och storlek. Varje egenskap kan ha olika variantvärde som du också definierar själv. Du skapar en ny variantegenskap genom att klicka på Ny. Skriv in namnet på egenskapen i det översta fältet. Du kan samtidigt skapa de olika variantvärden som denna variantegenskap ska kunna ha till exempel variantegenskap: Färg kan ha följande variantvärden: Grön, Blå och Röd. För att skapa variantvärden klickar du på Ny i fönstret Redigera variant. Skriv in namnet på variantvärdet och klicka sedan på OK. Upprepa detta steg för varje nytt variantvärde du vill skapa för denna variantegenskap. Om du därefter vill skapa nya variantvärden, kan du öppna variantegenskapen i grundinställningarna och klicka på Redigera. Obs! Lägg märke till pilknapparna under Redigera variant - dessa kan du använda för att ändra ordningsföljd på variantvärden. Denna ordningsföljd bestämmer ordningen på variantvärden som de visas när de ska säljas i webbutiken. T.ex. XS - S - M - L - XL - XXL och inte alfabetisk eller i den ordning värdena blev skapade. Variantinställningar Varianter kan i olika grad avvika från huvudprodukten. I produktregistret, på fliken Variant via knappen Variantinställningar, bestämmer du vilka inställningar som ska kunna varieras. Den information som inte ska variera hämtas från huvudproduktens produktkort. Tips! I företagsinställningarna för Produkt kan du på fliken Standardvärden ange Standardinställningar för produkter med varianter. Dessa inställningar gäller som standard för alla produkter. Detta förenklar processen vid skapande av nya huvudprodukter med varianter, speciellt om de säljs med samma variantegenskaper. Denna standardinställning kan upphävas på huvudprodukten under fliken Variant - Variantinställningar. Standardinställningar: Hämtar standardinställningarna från företagsinställningarna. Använd denna knapp om du har ändrat standardinställningarna efter att produkten har registrerats och vill att produkten ska ha standardinställningarna. 154

164 PRODUKTVARIANTER Information som varierar per variant Välj vilken information som ska kunna variera för varje variant. Ofta är detta kanske bara lagerinformation som lagerbehållning och EAN-kod, men det är också möjligt att till exempel ha individuella priser för varje variant. Du redigerar själv informationen på ämneskortet variant i produktregistret eller i variantmatrisen. Priser: Markeras om variantens priser ska kunna skilja sig från huvudproduktens. Obs! Om produktens pris ska variera, men inte dess lagerbehållning, visar rapporten Lagervärdelista inte produktvärdet. Du kan emellertid se lagervärdet i rapporten Lagervärdelistan (lagerförändringar), eller i Lagerlista-rapporterna. Lagerbehållning: Markeras om lagerbehållningen är individuell för varianterna. Förpackningsenhet: Markeras om du vill kunna ange en annan förpackningsenhet för varianten än för huvudprodukten. Antal per enhet: Markeras om du vill kunna ändra antal per enhet för varianten. EAN-kod: Fältet måste markeras om du vill kunna ange en annan EAN-kod än den på huvudprodukten. Varukod: Markeras om du vill kunna registrera ett nummer som skiljer sig från huvudproduktens. Produktinformation: Markeras om du vill kunna ändra produktinformationen för varianter. Vikt: Du måste markera fältet för att kunna registrera en annan vikt för varianten än för huvudprodukten. Volym: Markeras om du vill kunna ange en volym som skiljer sig från huvudproduktens. Variantinställning Visa huvudproduktens produktnummer i försäljningsmodul/inköpsmodul: Markeras om du vill använda huvudproduktens produktnummer på utskrifter vid försäljning och inköp av produkten. Om alternativet inte markeras används variantens produktnummer. 155

165 PRODUKT Automatisk uppbyggning av variantnamn I samband med att du skapar en variantlänk på en huvudprodukt, skapas en rad varianter som hanteras som underprodukter. Dessa kan framstå för dina kunder som individuella produkter. Beroende på hur du lägger upp variantegenskaper kan det finnas behov för att bygga upp namnen på produktvarianterna på olika sätt. Följande inställningar förenklar denna process så att du slipper skriva in ett eget produktnamn för varje variant. Processen baseras automatiskt på dessa inställningar. I variantinställningarna under fliken Variant på huvudprodukten navigerar du till rullgardinsmenyn Uppbyggnad. Välj vilken variant som passar bäst. Variantegenskap hänvisar till egenskapen så som den är definierad i grundinställningarna t.ex. färg. Variantvärde hänvisar till värdet av egenskapen text Grön. Under rullgardinsmenyn ser du ett exempel på hur namnet på produkten kan se ut. Variantegenskaper I rullgardinsmenyn väljer du vilken variantegenskap huvudprodukten ska ha. Egenskaper (t.ex. färg) och värden på egenskap (t.ex. grön, blå, röd) definieras i grundinställningarna. Kryssa för Tillåt upprepade egenskapen om en produkt ska kunna ha identiska kombinationer av egenskaper. Denna funktion är markerad om du redan har skapat varianter med upprepade egenskaper och kan inte tas bort förrän du har ordnat detta. Se mer om detta under produktvarianter. Hur skapas produktvarianter? Följ nedanstående instruktioner för att skapa enskilda varianter. För att skapa många varianter av en produkt kan du använda variantmatrisen. Innan du skapar varianterna bör du i företagsinställningarna för produkt - på fliken Standardvärden - klicka på Standardinställningar för produkter med varianter. Här anger du vilken information som ska variera för varje produkt. Så här skapar du en variant: 1. Välj fliken Variant på produktkortet. 2. Markera Produkten har varianter. 156

166 PRODUKTVARIANTER 3. Ändra eventuellt inställningarna för varianterna och klicka på OK. Inställningarna som föreslås hämtas från företagsinställningarna. 4. Klicka på Ny. 5. Lägg in Produktnamn för varianten. 6. Fyll i information som ska gälla för varianten. Du kan bland annat ändra föreslaget produktnummer, markera om varianten ska kunna ingå som komponent i ett varupaket eller om varianten ska markeras som inaktiv. Vilka egenskaper som kan ändras för varianten beror på vilka Variantinställningar du har gjort. 7. Registrera specifik information om varianten på flikarna Pris, Lagerhantering och Produktinformation. 8. Klicka på OK. Upprepa processen för att skapa variant tills du har registrerat alla varianter av produkten. Du kan läsa mer om fliken Variant i avsnittet om produktregistret. Du kan även välja att duplicera en variant med hjälp av knappen Skapa dubblett av variant. 157

167 PRODUKT Skapa varianter/variantlänkar av en produkt En produkt som ska säljas i olika varianter måste länkas till de olika varianterna av produkten på huvudprodukten. Obs! Nedanstående procedur förutsätter att du tidigare har skapat variantegenskaper på huvudprodukten och att det inte är markerat Tillåt upprepade egenskaper. Du kan även skapa varianter genom att klicka på Ny på fliken Variant på huvudprodukten. Skapa nya variantlänkar genom att: 1. Öppna huvudprodukten i produktregistret. 2. Klicka på Variantmatris-knappen på fliken Variant. 3. På fliken Variantlänkar anger du vilka varianter produkten ska finnas i. Genom att markera en kryssruta och sedan klicka på Skapa variantlänkar anger du att just den varianten på produkten ska finnas. 4. Om försäljningspriset ska variera kan du justera detta genom att välja Försäljningspris i rullgardinsmenyn Information som ska visas. 5. Stäng fönstret när du är färdig. De olika produktvarianterna visas i listan på fliken Variant. Kontrollera att produktvarianterna har fått riktigt namn. Du kan ändra namnen genom att dubbelklicka på dem. Unika variationer som pris och lagernivå måste redigeras manuellt för de olika varianterna.. Obs! De fält som ska kunna varieras per variant kan styras i Variantinställningar på huvudprodukten. 158

168 PRODUKTVARIANTER Överför lagerbehållning mellan olika varianter För att kunna göra överföringar mellan varianter måste du i Variantinställningarna (se eget avsnitt) under fliken Variant i Produktregistret, ha markerat att lagerbehållningen ska variera per variant. Så överför du mellan varianter: 1. Välj Visa - Lager - Lager - Lagerbehållning. 2. Markera varianten som du vill överföra behållning från. 3. Klicka på Överföra till annan variant. 4. Skriv in antalet som ska dras från lagerbehållningen till varianten du överför från. 5. Skriv in antal som lagerförs för varianten. Antalet är normalt samma som det antal som dras, men det kan avvika om varianterna har olika enhetsbeteckningar. 6. Skriv in eller bläddra dig fram till produktnumret för varianten du överför till. 7. Välj vilket lager du vill överföra behållningen till. Om lagret du överför till inte är kopplat till produkten får du en fråga om du vill skapa kopplingen. 8. Välj vilken plats i lagret du ska överföra till. Valet visas enbart om du i företagsinställningarna har valt Företaget lagrar samma produkt flera gångar i ett lager. Överföringen är nu slutförd. 159

169 PRODUKT Varianter i webbutiken Obs! Produktvarianter kräver en tilläggsproduktlicens i vissa programversioner. Har du en webbutik så kommer varianterna att kunna säljas där. Gör så här för att sälja varianter i webbutiken: 1. Gå till Visa - Produkt - Produktregister och välj huvudvariantprodukten som du vill sälja i webbutiken. 2. Klicka på fliken Variant, markera varianten som du vill sälja i webbutiken och klicka Redigera. 3. Markera kryssrutan Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser. 4. Klicka OK för att stänga fönstret. 5. Upprepa de ovanstående stegen för andra varianter av huvudprodukten som du vill sälja i webbutiken. 6. Klicka på Spara på huvudproduktens produktkort. Varianterna kan nu överföras till din webbutik. 160

170 PRODUKTVARIANTER Gör så här för att överföra varianterna till din webbutik: 1. Gå till Visa - E-handel - Utforma webbplats och välj Produkter i din webbutik. 2. Kontrollera att huvudprodukten - den du vill sälja varianter av - finns i listan över produkter till salu i din webbutik. 3. Klicka på Stäng för att stänga fönstret. 4. Gå till Visa - E-handel - Överför sidor/uppdateringar för att ladda upp ändringarna till din webbutik. Varianterna kan nu väljas i webbutiken när kunden klickar på knappen Lägg i kundvagnen. Tips! Om du vill visa att en produkt har varianter i webbutikens produktlista kan du välja Visa - E-handel - Webbplatsinställningar. Välj därefter fliken Inställningar webbutik och klicka på fliken Annat. Markera kryssrutan För produkter med varianter: Visa länk till val av varianter i produktlistan. Exempel: 'Välj egenskaper'. Begränsningar av antal variantattribut Alla variantattribut sorteras enligt Grundinställningarna. Produkter som säljs i webbutiken kan inte ha mer än två variantattribut. Om du vill ha fler attribut, det vill säga, fler storlekar, färger eller modeller, måste du skapa en separat produkt. Exempel: Tröja Tröjan har variantattribut modell (herr eller dam), storlek och färg. Du kan skapa två produkter: Damtröja och herrtröja. Båda kan då ha variantattribut storlek och färg. Via Variant-fliken på produktkortet kan du välja vilken Standardvariant som ska visas när kunder väljer att se detaljerad produktinformation i webbutiken. 161

171

172 Kapitel 3: Försäljning I detta kapitel: OFFERT Om offertmodulen Offertmall Användarinställningar för offert Offertfönstret Flikarna i offert Produktlinjer Frakt Text Diverse Att arbeta med offerter Skapa en offert Verkställa en offert / Skapa en order Utskrift av offert Skapa en gruppoffert Skapa en offert från en gruppoffert Skapa en repeterande offert Regenerera orderrader Orderradtext FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Hur skapas en ny order? Försäljnings-/faktureringsregistret Flikarna i Försäljning och fakturering Produktlinjer Frakt Text Diverse Inställningar för Försäljning & Fakturering Användarinställningar för försäljning och fakturering Företagsinställningar för försäljning och fakturering Fakturering och kreditering Fakturering Utskrift av faktura Hur skriver jag ut en fakturakopia? Skapa en kontantfaktura Kreditera en faktura Skapa en individuell kreditnota Guide för duplicering av offert/order/faktura Samlingsfakturera order Automatisk tilldelning av OCR Kreditgräns och kreditspärr

173 Utskrifter och rapporter Order- och lagerrapporter Infoga fast text på order-/fakturautskrift Fakturautskrift på ett annat språk Skriva ut flera fakturakopior Kvartalsrapportering, EU, redovisning Valuta Använda valuta i Försäljning/Fakturering Fakturera i kundens valuta Inköp och lager Hur levereras produkter? Restorder Fönstret Produktflöde Leveransplan Skapa inköp med order som underlag PRISER OCH RABATTER Om priser på produkter Prisjustering - ändra pris på urval produkter Hur ändras produktens pris? Rabattregister - spara rabattinställningar Leverans- och betalningsvillkor Om leverans- och betalningsvillkor Hur registreras nya betalningsvillkor? Betalningsvillkor AVTALSFAKTURERING Kom igång med avtalsfakturering Avtalsregistret Avtalsregister Hur skapar jag ett nytt avtal? Kundavtal Kundavtal Hur skapas ett nytt kundavtal? Avtalsfakturering Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag 1: Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag 2: Fakturering av order som skapats med avtal som underlag Hur skapar jag en avtalsfaktura med årlig fakturering? FRAKTHANDLINGSFILER Kom i gång med frakthandlingsfiler Skapa frakthandlingsfil PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET Fakturering (programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Betalningsöversikt, Fakturor Registrera betalning Betalningspåminnelse Vidare betalningsuppföljning Factoring Inkassovarsel Inkasso

174 Försäljningsbudget Försäljningsbudget (Programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Drilldown - Försäljningsbudget (Programversioner utan redovisningsfunktionalitet)

175 FÖRSÄLJNING OFFERT Om offertmodulen Via offertmodulen kan du på ett effektivt sätt skapa offerter till enskilda kunder eller utforma större offerter för kampanjer och liknande, vilka kan skickas automatiskt till ett urval av dina registrerade kunder. Om offerten resulterar i en försäljning, kan den enkelt överföras försäljningsoch faktureringsmodulen där de kan vidare behandlas som försäljningsorder och faktura. Vanlig offert eller repeterande offert Du kan skapa eller repetera en offert till enskilda kontakter eller för ett urval kontakter (gruppoffert). Du kan dessutom skapa en Offertmall som kan användas som utgångspunkt för gemensamma utskick. Flexibla utskrifter och offert via e-post Offerter kan skrivas ut på tre olika dokumentformulär, sändas till skrivare, e-post och fax, överföras till Microsoft Office Word eller förhandsvisas på skärmen. Har du installerat en pdfskrivare kan offerten också överföras till pdf-format som en fil. Spara aktiviteter som du eller dina kollegor har utfört för att följa upp offerten Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skräddarsy aktivitetslistan. Du bestämmer själv innehållet i aktiviteterna och i vilka moduler som de ska vara tillgängliga. Skapa avancerade offerter med hjälp av Word Om offerten ska överföras till Microsoft Word kan du senare redigera den genom att klicka Avancerade offertutskrifter. Knappen ger dig tillgång till dokument som är knutna till offerten. Det ger dig snabbt och enkelt tillgång till dokumenten i dokumentlistan som är knutna till just den offerten. Verkställ offerten snabbt och enkelt När en offert är accepterad kan du enkelt Verkställa den. Systemet skapar då en order åt dig och du slipper därmed registrera alla upplysningar en gång till. Du kan välja att spara en.pdf-kopia av offertdokumenten. Dessa knyts till offerten och kan senare hämtas därifrån. Status Offerten flyttas mellan olika underregister beroende på vidarebehandling. Du kan röra dig mellan olika register med hjälp av rullgardinsmenyn överst i högra hörnet. Rullgardinsmenyn består av Offert annullerad, Förlorad försäljning, Offert, Repeterande offert, Offertmall och Gruppoffert. 166 Integration med andra moduler Offerter integreras med andra moduler så att de kan hämtas, skapas och redigeras som en naturlig del av arbetsprocessen. Du hittar flikarna för offert i Kontakt, Kontaktperson, Projekt och Aktivitet.

176 OFFERT Inställningar för offerter I användarinställningarna för offert bestämmer du som användare vad som ska visas på skärmen. Där kan du även göra en del val som kan förenkla registreringsprocessen. Repeterande offerter och gruppofferter överförs till enskilda offerter med hjälp av en guide. I användarinställningarna, under fliken Offert, kan du bestämma hur systemet ska leda dig vidare efter att en av dessa guider har slutförts. Detta kan göra arbetet med rutinmässiga operationer mycket effektivt. I företagsinställningarna kan du definiera inställningar som påverkar alla användare. Var uppmärksam på att inställningarna är gemensamma för både offertmodulen och försäljnings- och faktureringsmodulen. Offertmall Offertmallar skapas i offertregistret på samma sätt som en vanlig offert, men utan att ange någon kund. Du väljer status Offertmall i rullgardinsmenyn överst till höger på skärmen. Du kan senare skapa många offerter från mallen genom att överföra dem till en gruppoffert. Om du ska göra enskilda offerter kan det vare en god idé att kopiera en befintlig offert med hjälp av ikonen i verktygsfältet. Obs! Offerter med status Offertmall bör inte förväxlas med offertdokumentmallarna som används vid utskrift av typen Offert, avancerad. Användarinställningar för offert Genom flikarna i användarinställningar kan du bestämma hur fönstret för offert ska se ut och fungera. På så sätt kan du anpassa fönstret för offertmodulen utifrån egna behov. Användarinställningarna gäller för dig som användare och påverkar inte inställningarna för andra användare. Du kan öppna Användarinställningarna via menyn, Visa - Inställningar - Användare - Inställningar - Offert, eller direkt från modulen med hjälp av ikonen i verktygsfältet. Tips! Du hittar företagsinställningar för offerter under Företagsinställningar för Försäljning & fakturering. Standardanpassning Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. Offert På den här fliken kan du välja vad som ska visas på huvudkortet, orderns sidfot samt vilka funktioner som ska vara tillgängliga. Funktionen Produktlista vid ny offert gör att produktlistan automatiskt öppnas när en ny order registreras. 167

177 FÖRSÄLJNING Gruppofferter, offertmallar och repeterande offerter överförs till enkla offerter genom knappen Offert på verktygsfältet. Med hjälp av kryssrutorna kan du effektivisera arbetet genom att specificerar huruvida systemet ska gå vidare direkt till en ny guide efter de följande operationerna: Starta guiden för gruppoffert till offert efter det att guiden för offertmall till gruppoffert är klar: Guiden för offertmall kan skapa en gruppoffert. Markerar du här kommer du, efter att ha skapat gruppofferter från offertmallar, direkt till guiden som överför gruppofferter till enskilda offerter. Starta guiden för offert till order efter det att guiden för repeterande offert till offert är klar: Repeterande offerter överförs till offerter för varje enskild kund och/eller till samma kund i olika intervaller via en guide som startas av knappen Offert. Markerar du denna ruta kommer systemet att ta dig vidare direkt till guiden för att överföra offerter till order när processen är klar. Starta guiden för offert till order efter det att guiden för gruppoffert är klar: Guiden för att överföra gruppofferter till enkla offerter till olika kunder startar genom att klicka på knappen Offert på gruppofferten. Markerar du denna ruta kommer systemet automatiskt att starta guiden för att skapa order från de enskilda offerterna när processen är klar. Orderrader Här väljer du vilka kolumninställningar samt vilken sidfot som ska visas på orderkortet. 168

178 OFFERT Offertfönstret Läs mer om Viktiga verktyg i programmet i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval" för information om knapparna på verktygsraden. Duplicera: Startar en guide för duplicering av offerter/order/fakturor. Orderhierarki: Orderhierarkiknappen ger en hierarkisk översikt över offerter/order med fakturanummer/kreditnotanummer. Verkställ: Överför (verkställer) offert genom att skapa en order. Skapa aktiviteter: I rullgardinsmenyn kan du välja om du vill ringa kontakt eller skicka ett e-postmeddelande. Dessa aktiviteter registreras i systemet och kopplas till offerten. Avancerade offerutskrifter: Om offerten ska överföras till Microsoft Word kan du senare redigera den genom att klicka på denna knapp. Knappen ger tillgång till dokument som är knutna till offerten. Det ger dig snabbt och enkelt tillgång till dokumenten i dokumentlistan som är knutna till just den offerten. Användarinställningar: Klicka på denna knapp för att öppna användarinställningarna för offerter. Använd pilknappen för att öppna företagsinställningarna för försäljnings- och faktureringsmodulen. Skriv ut: Offerter kan skrivas ut på tre olika dokumentformulär, sändas till skrivare, e-post och fax, överföras till Microsoft Office Word eller bara förhandsvisas på skärmen. Har du installerat en pdf-skrivare kan offerten också överföras till pdf-format som en fil. Status: Offerten flyttas mellan olika underregister beroende på vidare behandling. Du kan röra dig mellan olika register med hjälp av rullgardinsmenyn överst i högra hörnet. Rullgardinsmenyn består av Offert annullerad, Förlorad försäljning, Offert, Repeterar offert, Offertmall och Gruppoffert. 169

179 FÖRSÄLJNING Flikarna i offert Produktlinjer När du har valt produkterna från Produktregistret hämtas nödvändig information om till exempel pris och rabatter från Produkt- och Kontaktregistren. Tryck på [Enter] eller [Tab] på tangentbordet för att förflytta dig mellan kolumnerna. Så här infogar du produktlinjer i offerten: 1. Produkterna kan registreras på två sätt: Klicka Ny och skriv in produktnumret på den nya raden. Aktuell produkt registreras tillsammans med all information från produktkortet. Om du vill ändra någon information görs det i varje enskild kolumn på produktlinjen. Klicka Visa Produktlista om du inte kommer ihåg produktnumret. Rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret fungerar som ett filter, där du väljer produkttyp. Endast produkter från vald produkttyp visas i produktlistan. Markera önskad produkt och klicka därefter Infoga. 170

180 OFFERT 2. Registrera antal och justera eventuella pris- och rabattnivåer. 3. Klicka Redigera beskrivning av orderrad om du vill lägga in en egen text som beskriver varje produktlinje. 4. Klicka på Regenerera orderrader och kryssa i vilken information du vill uppdatera och klicka OK. 5. Gå till produktkortet om du vill kontrollera eller ändra information på produkten. Upprepa proceduren tills du har registrerat alla produkter på ordern. Om du vill infoga en produktlinje mellan två befintliga produktlinjer klickar du på knappen Infoga Produktlinje. En ny linje ovanför den markerade produktlinjen infogas. 171

181 FÖRSÄLJNING Frakt På fliken Frakt kan du ange detaljer om försändelsen. Informationen som registreras här överförs till en eventuell order och det är de här upplysningarna som gäller vid utskrift av till exempel fraktsedlar. Fyll i de olika fälten med information om frakt och kostnader. Du kan lägga till fraktinformation vid ett senare tillfälle. Upplysningar om Bruttovikt och totalvolym hämtas automatiskt från produktkortet. I fälten längst till höger om Bruttovikt och totalvolym kan du lägga in en tilläggsvikt i de redigerbara fälten. Obs! Vikten av produkterna visas som standard Bruttovikt och Totalvolym, men du kan själv lägga till det på totalen via de redigerbara fälten vid sidan om. Det kan vara nyttigt om du till exempel har en pall som väger 60 kg vilket inte är inkluderat i produktens vikt. Text På fliken Text kan du skriva text som du vill visa på dina utskrifter. Du kan antingen skriva in texten direkt i textfälten eller välja bland olika texttyper i rullgardinsmenyn. Det är möjligt att ha flera olika texter som visas på olika rapporter. 172 Om du väljer Fast text, kan du klicka på sökknappen till höger och välja om du vill ha egen eller förhandsdefinierad text från Grundinställningar. Fast text visas i order- och fakturarapporter. Tips! De fasta texterna kan redigeras i grundinställningarna, genom att välja Fast text, offert/order. Du kommer direkt till fönstret i grundinställningarna genom att högerklicka i fältet och välja Ändra i grundinställningar. Plocklisttext skriver du om du har en egen text som ska visas på plocklistutskrifterna. Packsedeltext används för rapporter på packsedlar.

182 OFFERT Väljer du Serviceordertext kan du i fältet till vänster skriva text som ska visas vid utskrift av arbetsorder. Text i fältet till höger kommer att visas vid utskrift av servicefaktura. Det är möjligt att flytta text från vänster till höger med hjälp av piltangenten. Diverse På fliken Diverse kan du till exempel välja svarstyp, avrundning och factoring av offerter och eventuella order. Markera eventuella val i rullgardinsmenyerna Svarstyp, Avrundning, Formulär, Avdelning, Moms och Factoring. Markera eller avmarkera kryssrutorna under listorna så att det passar den aktuella offerten. Klicka på knappen Rapporter för att välja utskriftsspråk och ange hur varupaket ska visas i rapporter. Klicka på Offertinformation för att registrera detaljer om försäljningsprocessen. Längst ner på fliken Diverse ser du bland annat namnet på den som har skapat offerten samt datum då offerten senast ändrades. Att arbeta med offerter Skapa en offert När du klickar på Ny-knappen öppnas ett fönster i vilket du kan välja vilken offerttyp du vill skapa: Offert, Repeterande offert eller en Offertmall. 173

183 FÖRSÄLJNING Om du inte vill använda dig av dialogfönstret markerar du Visa inte dialogen igen (använd gammal dialog). Du kan senare välja offertyp genom att klicka på den svarta pilen bredvid Nyknappen. I proceduren nedan används denna metod. Så skapar du en vanlig offert: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Offertregistrering. 2. Klicka på pilen bredvid knappen Ny och välj vilken sorts offert du vill skapa. När du har valt offerttyp öppnas en lista över de kontakter som är registrerade som kunder. Som standard visas bara aktiva kunder. 3. Välj Kund. Alla fält i fönstrets övre halva fylls i automatiskt med de adresser, leverans- och betalningsvillkor som tillhör kontakten, men det är möjligt att ändra informationen. Dessutom kan du specificera vilket projekt som offerten är kopplad till och vem som är aktuell referens på ditt företag. Nu kan du registrera produktinformation på fliken Produktlinjer i fönstrets nedre halva. 4. Klicka på Visa produktlista på fliken Produktlinjer för att öppna produktlistan och välja vilken produkt som offerten ska innehålla. Du kan bland annat redigera antal, pris och rabatt i produktkolumnerna. Du kan också klicka Ny på fliken Produktlinjer. Om du kommer ihåg produktnumret kan du skriva in det direkt i fältet men du kan också dubbelklicka på en tom produktlinje eller trycka '+' på ditt tangentbord. 5. Upprepa den ovanstående punkten för att lägga till flera produktlinjer. När du har registrerat alla produkter kan offert skickas till kunden. Du kan välja offerttyp (Status) via rullgardinsmenyn i högra hörnet. Därefter markerar du namnet på kunden som du vill skapa en offert för och klickar OK. Offerten kommer inte att kopplas mot en kontakt om du har valt offertmall i rullgardinsmenyn. Det gör du istället genom att överföra den till Gruppoffert efter det att mallen är skapad. Om du väljer Repeterande offert från rullgardinsmenyn kan du skicka upprepade offerter till en kontakt utan att skapa det flera gånger. Du kan välja hur ofta du vill skicka offerten med hjälp av knappen Intervall på fliken Diverse. Tips! Du kan högerklicka i fält som innehåller alternativ från grundinställningar. Då får du möjlighet att välja Ändra i grundinställningar, vilket öppnar grundinställningarna så att du kan redigera och anpassa alternativen på en gång. Exempel: I Orderregistrering på fliken Text kan du högerklicka i fältet vid sidan av Välj text och klicka på Ändra i grundinställningarna. 174

184 OFFERT Verkställa en offert / Skapa en order När du godkänner en vanlig Offert verkställs den och överförs till Ordermodulen för vidarebehandling. Observera att offerten inte längre finns kvar i Offertmodulen. Så här skapar du en order från en offert: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Offertregistrering. 2. Välj Offert i listan överst till höger på offertkortet och klicka på knappen Order i verktygsfältet, vilken öppnar guiden. Guiden tar dig genom alla nödvändiga inställningar och urval. 3. Markera först vilka offerter som ska överföras, antingen det som är Aktivt just nu, Alla eller ett Urval. Om du markerar Urval visas ett fönster där du anger kriterier för urvalet. 4. Klicka på Nästa när du har läst innehållet i välkomstfönstret och markerat önskat alternativ. Offerten har nu skapats. Tips! Du kan välja att skapa en PDF-kopia av offerten. Inställningen gör du i företagsinställningarna för försäljnings- och faktureringsmodulen. Kopian blir tillgänglig direkt från ordern samt från kontakten. 175

185 FÖRSÄLJNING Utskrift av offert Beroende på hur du skapar offerterna (gruppoffert, repeterande offert etc.) kan de skrivas ut antingen var för sig eller som ett urval av alla offerter i modulen. Offerten kan skickas till skrivare, e-post, fax, överföras till Microsoft Word eller till förhandsvisning på skärmen. Om du har installerat en pdf-skrivare kan offerten även överföras till pdf-format som en fil. Så skriver du ut en offert: 1. Klicka på Skriv ut (Ctrl + P) i verktygsfältet för att skriva ut en offert. 2. Välj mellan Offert eller Offert, Avancerad och klicka på Nästa för att skriva ut offerten som är öppen i offertmodulen. 3. Om du vill skriva ut flera offerter väljer du Urval under listan och klickar på Nästa. Du kan läsa mer om Urval i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". 176

186 OFFERT 4. Ange önskade egenskaper för offerterna som ska skrivas ut och klicka på Nästa. 5. Välj hur du vill skriva ut offerten. Offerten skrivs nu ut. E-post: Du kan skriva ut offerter till e-post. Programmet konverterar då automatisk utskriften till.pdf-format och bifogar denna som en bilaga till ett e-postmeddelande till mottagaren. Tips! I företagsinställningarna för kontaktuppföljning, samt på själva kontakten/kontaktpersonen, kan du ange vilken metod som ska gälla för förval av Standard e-postmottagare. Microsoft Office Word: Väljer du Microsoft Office Word skapas dokumentet där, baserat på standardmallar i programmet. Dokumentmallarna kan redigeras från menyn Visa - Dokument - Dokumentmallar, där du väljer modul Offertmall i rullgardinsmenyn. Du kan läsa mer om dokument i eget kapitel. Skapa en gruppoffert En gruppoffert är en offert till många kunder, där du kan skapa enkelofferter från gruppofferten till alla kunder samtidigt eller överföra gruppofferten gradvis till enskilda offerter. En och samma kontakt kan endast få en offert skapad från gruppofferten. På så sätt kan du skapa gruppofferten och fördela själva offerten varefter du själv önskar och koncentrera försäljningsprocessen mot en enskild kund. När alla kunder på gruppofferten fått en offert, så kan du inte skapa fler enskilda offerter från gruppofferten. Du kan också skapa offerter till många kunder direkt från offertmallen genom guiden. Offertmallar skapas i offertregistret på samma sätt som en vanlig offert, men utan att ange någon kund. Du väljer status Offertmall i rullgardinsmenyn överst till höger på skärmen. Senare kan du skapa många offerter från mallen genom att överföra de till en gruppoffert. Om du ska registrera enskilda offerter bör du kopierar en befintlig offert med hjälp av ikonen i verktygsfältet. 177

187 FÖRSÄLJNING Så skapar du en gruppoffert: 1. Skapa eller öppna en befintlig offertmall. 2. Klicka på knappen Offert (Verkställ) i verktygsfältet. Den startar guiden för överföring av offertmallar. 3. Markera Överför till offert. 4. När urvalet är gjort klickar du Nästa. I fönstret som öppnas ser du vilka kunder som är inkluderade i urvalet. Här kan du redigera enskilda kunder med hjälp av pilknapparna, om du anser att någon borde inkluderas eller tas bort. 5. När du klickar Nästa genereras en rapport över vilka kunder som är inkluderade i gruppofferten. Välj om du vill visa listan på skärmen eller skriva ut den. Visar du den på skärmen så stänger du sedan förhandsvisningen för att gå vidare. 6. Klicka Klar för att skapa gruppofferten. Här kan du också markera Starta guiden för gruppoffert. Detta alternativ leder dig direkt vidare till guiden som skapar enskilda offerter från gruppofferten du just skapat. Se även användarinställningarna, där det här valet kan automatiseras. Du kan välja om du vill skapa offerten för Alla kunder eller utnyttja Urval för att välja ut de kunder som ska få offerten. Väljer du Alla i det här steget betyder det att du i nästa steg får upp alla kunder i en lista, där du själv plockar ut enskilda kunder. Väljer du Urval kommer du att få upp ett enskilt fönster, där du kan ange kundnummer i visst intervall eller skriva in ett kontaktnamn. Om du vill utnyttja systemets avancerade urvalsfönster för ett mer specifikt urval kan du klicka på knappen Urval i det här fönstret. Då kan du till exempel använda en bestämd grupp som adressat för offerten. Skapa en offert från en gruppoffert En gruppoffert är en offert som skapas till många kunder på en gång. Gruppofferten skapas från en offertmall genom en guide. Allt eftersom du skapar offerter till enskilda kunder från gruppofferten så "töms" den, så att du inte ska kunna göra enkelofferter till samma kund flera gånger. 178

188 OFFERT Så här skapar du en offert från en gruppoffert: 1. Klicka på knappen Offert i verktygsfältet. Guidens första fönster öppnas. 2. Guiden tar dig genom alla nödvändiga inställningar och urval. Markera först de kontakter på gruppofferten som du vill skicka offerten till, antingen Alla eller ett Urval. 3. Klicka på Nästa när du har läst innehållet i välkomstfönstret och markerat önskat alternativ. Följ sedan guidens anvisningar. Nu finns det offerter för alla kunder som du valde i guiden. De behandlas sedan vidare enligt beskrivningen tidigare i kapitlet. Med hjälp av knappen Orderhierarki på verktygsfältet kan du se vilka fakturor som genererats till följd av offertmallen. Skapa en repeterande offert En repeterande offert är kopplad till en kontakt och kan genereras flera gånger. Den repeterande offerten behåller samma status oavsett hur många offerter som genereras från den. Repeterande offerter skapas som en vanlig offert, fast med status Repeterande offert i rullgardinsmenyn överst till höger. Efter att en repeterande offert är skapad måste du skapa själva offerten. Så skapar du en repeterande offert samt enskilda offerter från denna: 1. Välj Visa - Försäljning /Order/Fakturering - Offertregistrering. 2. Välj Repeterande offert i listan överst till höger på offertkortet. 3. Gå in på fliken Diverse och klicka på knappen Intervall. Då öppnas fönstret Intervall. 4. Välj hur ofta du vill att offerten ska repeteras med hjälp av rullgardinsmenyn Intervall. Du skriver också in Startdatum, samt antingen Slutdatum eller Antal upprepningar. Fältet Antal aktiveras när Antal upprepningar markeras. Du kan även stoppa offerten genom att markera kryssrutan Avbryt. 5. Klicka sedan på knappen Offert i verktygsfältet. Då öppnas det första fönstret i guiden. 6. Guiden tar dig igenom alla nödvändiga inställningar och urval. Markera först vilka repeterande offerter som ska överföras till offert, antingen Aktiv, Urval eller Intervall. 179

189 FÖRSÄLJNING 7. Klicka på Nästa när du har läst innehållet i välkomstfönstret och markerat önskat alternativ. Intervall: Fasta kategorier för intervaller registreras i Grundinställningarna under Inställningar och Företag. Regenerera orderrader I fönstret Regenerera orderrad(er) kan du uppdatera önskade standardvärden för hela offerten/ordern eller för den aktiva raden. Det kan finnas behov för att göra detta när det har varit ändringar i prislistan, avgifter eller på huvudbokskontot etc. Var uppmärksam på att funktionen kan uppdatera Aktiv linje, det vill säga den linje i produktlinjen som är markerad eller Alla linjer på den aktuella ordern/offerten som är öppen. För att uppdatera orderrader på en offert eller en order öppnar du aktuell order och klickar på ikonen Regenerera orderrader på fliken Produktlinjer. Välj sedan vilka delar som du vill uppdatera och klicka på OK. 180

190 OFFERT Orderradtext Med hjälp av knappen Redigera beskrivning av orderrad på fliken Produktlinjer på Offert och Order kan du lägga in en egen text som beskriver den enskilda produkten. Knappen öppnar fönstret Text på orderrad. Om du har registrerat information om produkten, i Produktregistret under fliken Produktinformation, så kan du välja att lägga in den texten med hjälp av rullgardinsmenyn. 181

191 FÖRSÄLJNING FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Ordern utgör fakturaunderlaget. All information om kunden och produkterna medföljer från respektive register till ordern och därefter från order till faktura, vilket medför att registreringen blir mycket enklare. Orderstatus Själva ordern kan ha olika status beroende på var i processen den befinner sig. Du kan se vilken status en order har genom att titta i rullgardinsmenyn till höger i fönstret. Status representerar olika stadier i försäljningsprocessen. En order skapas normalt först som en Obehandlad order. I en försäljningsprocess Verkställs ordern genom att klicka på Fakturaikonen i verktygsfältet. Faktureringen verkställs när fakturan skrivs ut. Ordern får då statusen Faktura eller eventuellt Faktura, ej levererad. En faktura kan även vara en kontantfaktura, det vill säga, en faktura som ska betalas när den utställs. Själva faktureringsprocessen kan föregå antingen efter eller innan leverans av produkterna. Om fakturering ska vara tillåtet före leveranser anges i företagsinställningarna. Alternativt kan du på samma sätt bestämma att ordern ska kunna faktureras när du själv har markerat för Klar till fakturering, vilket du manuellt markerar i rutan på fliken Diverse. 182 Restorder En order kan ha statusen Restorder. Detta innebär att delar av ordern har levererats och fakturerats. En restorder skapas när du väljer att ändra antalet som ska levereras och därefter fakturerar ordern. Restordern behandlas som en ny order. När du skriver ut restordern märks utskriften med det ursprungliga ordernumret. Du krediterar också en faktura från det här fönstret genom att klicka på Ta bort-knappen.

192 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Utskrift En order kan skrivas ut på en rad olika sätt och dokumentformulär. Ordern kan skickas till skrivare, e-post, fax eller förhandsgranskning. Har du en pdf-skrivare kan du konvertera dokumentet till pdf-format. Språk och anpassning av utseende Det går även att skriva ut dokumenten på ett annat språk, med egen logotyp och dina egna texter. Läs mer om hur du infogar logotyp på utskrifter i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Samlingsfaktura Du kan skapa en order med status Obehandlade samlingsorder för att samla order i en samlingsfaktura. Kreditgränser Du kan skapa kreditgränser och spärrar för order. Det kan hindra att order blir skapade om kunden har dålig kreditvärdighet. Integration med andra moduler Har du skapat en offert till en kund så kommer du normalt att ha registrerat den information som är nödvändig för att skapa själva ordern när kunden accepterar erbjudandet. Därför kan du skapa en order från en offert med några enkla tangenttryck. Om du lagerför produkter sköter du leverans i lagermodulen. Modulen är integrerad med order genom en rad knappar och funktioner som till exempel öppnar översiktsfönster i lagermodulen som ger information om order, ej levererade och lagernivå. I orderregistreringen kommer du att kunna skaffa dig en översikt över produkternas lagerstatus. Skulle det finnas behov att köpa in produkter kan du göra inköp baserade på order direkt från orderregistreringen. Om du redan har beställt produkterna kan du reservera beställningen mot en bestämd order. Du kan dessutom se en Leveransplan som visar produkter som har köpts in men inte mottagits. Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du registrera aktiviteter som används ofta. Vissa tilläggsprodukter ger dig tillgång till skräddarsydda aktiviteter utöver de som är förhandsdefinierade. Modulen Försäljning och fakturering är integrerad med andra moduler, vilket innebär att offerter kan hämtas, skapas och redigeras som en naturlig del av arbetsprocessen. Det finns flikar för order i modulerna Kontaktuppföljning, Projekt och Aktivitet. I tidrapporteringsmodulen finns funktioner för att överföra utförda timmar till Order/Projekt, så att de senare kan faktureras. Om du regelbundet fakturerar en kund för samma produkter och/eller tjänster kan det vara en god idé att använda modulen Avtalsfakturering. Modulen ger dig full översikt över vilka avtal som ska faktureras till vilka kunder, och hur ofta det ska faktureras. Inställningar för Försäljning/Fakturering I användarinställningarna för modulen Försäljning och fakturering bestämmer du vad som ska visas i fönstret. Du kan även göra val som förenklar registreringsprocessen. 183

193 FÖRSÄLJNING I företagsinställningarna styrs användarsättet för alla användare. Var noga med att de här inställningarna är gemensamma för Offert, Order och Faktura. Hur skapas en ny order? Så här skapar du en ny order: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. 2. Klicka på Ny och välj aktuell kund Välj i rullgardinsmenyn överst om du vill skapa en obehandlad order, obehandlad samlingsorder eller obehandlad kreditnota. 4. Klicka OK. En order skapas. Fälten i den övre halvan i fönstret fylls i med kundens adressinformation, leverans- och betalningsvillkor. Denna information kan redigeras. 5. Klicka Ny på fliken Produktlinjer för att infoga en produkt. Upprepa för varje produkt du vill lägga till på ordern. 6. Gå igenom de övriga flikarna och registrera den information som gäller för ordern. 7. Klicka på Spara. Ordern har skapats och får statusen Obehandlad order. Vill du skriva ut en order, orderbekräftelse, följesedel eller liknande, klickar du på knappen Skriv ut.

194 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Vill du fakturera ordern ska du klicka på knappen Faktura och följa guiden. Var uppmärksam på att du inte kan ändra eller ta bort en kontakt från ordern när den har registrerats. Om du har registrerat fel kontakt måste du klicka på Ta bort-knappen och välja Annullera eller Förlorad Försäljning. Försäljnings-/faktureringsregistret Försäljning & faktureringsregistret är uppbyggd på samma sätt som de flesta moduler i programmet, ett huvudkort med tillhörande flikar där du kan registrera information. Läs mer om Verktygsfältet på skrivbordet i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Ny: Skapa ny order, samlingsorder eller obehandlad kreditnota. Lista: Visa lista över registrerade order. I användarinställningarna kan du välja listans standardsortering. Du kan definiera urval i fönstret för hitta önskade poster. Läs mer om Urval i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Radera: Knappen Radera har varierande funktion beroende på vilken status ordern har. Posterna försvinner inte från systemet; en obehandlad order kan till exempel få statusen Annullerad eller Förlorad försäljning. Posterna finns därmed tillgängliga i vissa orderrapporter. Klickar du på Radera på en faktura skapas en kreditnota. Duplicera: Startar guiden för duplicering (kopiering) av offert/order/faktura. Orderhierarki: Knappen orderhierarki ger en hierarkisk översikt över order/offerter med fakturanummer/kreditnotanummer. 185

195 FÖRSÄLJNING Visa verifikat i reskontra: Öppnar kundreskontra och visar verifikatet så att du snabbt får översikt över reskontran. Fakturera: Ordern faktureras genom att klicka på Faktura-ikonen på verktygsraden. Själva faktureringen består av att skapa en fakturautskrift. Ordern ändrar då status till Faktura, eller eventuellt Faktura, ej levererat. Skapa aktiviteter: Genom att klicka på pilknappen till höger om Skapa aktiviteter kan du skapa särskilda aktiviteter som används ofta. Vissa tilläggsprodukter gör det möjligt att definiera skräddarsydda aktiviteter, utöver de som är förhandsdefinierade. Öppna lista över Försäljnings-/faktureringsdokument: Här hittar du relaterade dokument. I företagsinställningarna för försäljning/fakturering på fliken Export kan du till exempel välja att skapa PDF-kopior av offert och faktura. Användarinställningar för Försäljning/fakturering: Öppnar användarinställningarna för försäljning/fakturering. Använd pilknappen för att öppna företagsinställningarna för försäljning och fakturering. Skriv ut: Order kan skrivas ut i många olika format och kan skickas till skrivare, e-post, fax eller till förhandsvisning på skärmen. Status: Status representerar olika stadier i försäljningsprocessen. En order skapas oftast först som en Obehandlad order. Här väljer du vilken status som ska visas. Flikarna i Försäljning och fakturering Produktlinjer När du har valt produkterna från Produktregistret hämtas nödvändig information om till exempel pris och rabatter från Produkt- och Kontaktregistren. Tryck på [Enter] eller [Tab] på tangentbordet för att förflytta dig mellan kolumnerna. 186

196 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Här registrerar du produkter som ska ingå i ordern. Detta kan du göra på två sätt: Klicka Ny och skriv in Produktnumret i den nya raden. Aktuell produkt registreras tillsammans med all information från produktkortet. Om du vill ändra någon information görs det i varje enskild kolumn på produktraden. eller Klicka Visa Produktlista om du inte kommer ihåg produktnumret. Rullgardinsmenyn överst till höger i fönstret fungerar som ett filter, där du väljer produkttyp. Endast produkter från vald produkttyp visas i produktlistan. Markera önskad produkt och klicka därefter Infoga. Tips! Ändrar du beställt antal på försäljningsordern kommer priset att uppdateras igen från Produktkortet. Har du Skapat order från ett inköp, bör du därför överföra inköp på nytt om kostnaden för inköpet skiljer från den på produktkortet. Om du vill infoga en produktrad mellan befintliga produktrader, kan du göra detta med hjälp av knappen Infoga produktlinje. En ny rad infogas ovanför den markerade produktraden. Redigera beskrivning av orderrad: Här kan du skriva en egen text som beskriver varje enskild produktrad. Du kan även infoga en text från till exempel produktregistret, som du väljer ur rullgardinsmenyn. Knappen Radera på fliken Produktrader tar bort den markerade produktraden i listan. Du kan inte ta bort produktrader som har fakturerats. Obs! Om du använder lagermodulen kommer radering av produktrader medföra att systemet registrerar lagerförändringar. Produkterna återinförs på lagret. Om du har valt att bokföra produktkostnader när varor tas ut ur lagret kommer även verifikat att registreras. Detta sker i "bakgrunden". Du kan se alla förändringar som är knutna till en order i fönstret Produktflöde (se nedan). Klicka på Regenerera orderrader och kryssa i vilken information du vill uppdatera och klicka OK. Gå till produktkort om du vill kontrollera eller ändra information på produkten. Klicka på pilen till höger om knappen för att välja en av funktionerna: Knappen kan ha olika namn beroende på vilka funktioner som du har aktiverat. Skapa inköp med order som underlag: När du får en order från en kund och måste beställa varor kan du Skapa inköp med order som underlag. Funktionen måste aktiveras i företagsinställningarna för produkt. 187

197 FÖRSÄLJNING Knytning/reservation mot inköp: Du kan knyta produkterna i en order till ett inköp genom att Reservera mot inköp. Detta alternativ aktiveras via företagsinställningarna för Försäljning & fakturering. Reservera lagervaror: Du kan även Reservera lagervaror på en order så att produkterna som finns på lager eller som ligger i beställning reserveras för just denna order. Detta alternativ aktiveras via företagsinställningarna för Försäljning & fakturering. Produktflöde: Fönstret Produktflöde ger dig en komplett historik över dina lagerförändringar. I fönstret kan du spåra vilka poster som låg till grund för förändringen samt ta fram verifikatet i huvudboken, om ett sådant existerar. Leveransplan: Klicka på pilen till höger om knappen och välj Leveransplan. Planen ger dig en översikt över förväntat leveransdatum för inköp som innehåller produkten som du valde i listan. Alternativet är bara aktiverat i en order/faktura vars produkter inte har levererats. Frakt På fliken Frakt kan du ange detaljer om försändelsen. Informationen som registreras här överförs till en eventuell order och det är de här upplysningarna som gäller vid utskrift av till exempel fraktsedlar. Fyll i de olika fälten med information om frakt och kostnader. Det är även bra att skriva kollinummer som transportfirman uppger. Detta är till stor hjälp vid uppföljning av försändelsen, till exempel vid försening, förlust etc. Upplysningar om Bruttovikt och totalvolym hämtas automatiskt från produktkortet. I fälten längst till höger om Bruttovikt och totalvolym kan du lägga in en tilläggsvikt i de redigerbara fälten. Obs! Vikten av produkterna kommer upp som standard Bruttovikt och Totalvolym, men du kan själv lägga till det på totalt via de redigerbara fälten vid sidan om. Det kan vara nyttigt om du till exempel har en pall som väger 10 kg vilket inte är inkluderat i produktens vikt. 188

198 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Text På fliken Text kan du skriva text som du vill visa på dina utskrifter. Du kan antingen skriva in texten direkt i textfälten eller så kan du välja bland olika texttyper i rullgardinsmenyn. Det är möjligt att ha flera olika texter som visas på olika rapporter. Om du väljer Fast text, kan du klicka på sökknappen till höger och välja om du vill ha egen eller förhandsdefinierad text från Grundinställningar. Fast text visas i order- och fakturarapporter. Tips! De fasta texterna kan redigeras i grundinställningarna, genom att välja Fast text, offert/order. Du kommer direkt till fönstret i grundinställningarna genom att högerklicka i fältet och välja Ändra i grundinställningar. Plocklisttext skriver du om du har en egen text som ska visas på plocklisteutskrifterna. Packsedeltext är till för rapporter på packsedlar. Väljer du Serviceordertext kan du i fältet till vänster skriva text som ska visas vid utskrift av arbetsorder. Text i fältet till höger kommer att visas vid utskrift av servicefaktura. Det är möjligt att flytta text från vänster till höger med hjälp av piltangenten. Diverse På den här fliken kan du bland annat välja svarstyp, avrundning och factoring av enskilda order. Du väljer även Formulär för ordern. Ordern kan också kopplas till en Avdelning, och det val du gör i listan Samlingsorder avgör om ordern är en "obehandlad order" eller en "obehandlad samlingsorder". Samtidigt kan du ange huruvida ordern är klar för fakturering. 189

199 FÖRSÄLJNING Markera eventuella val i listorna Svarstyp, Avrundning, Formulär, Avdelning och Samlingsorder. Markera eller avmarkera kryssrutorna under listorna så att det passar den aktuella ordern. Kryssrutorna är mest aktuella i system som används av flera personer, så att alla användare säkert vet hur långt ordern har kommit. Om du är ensam användare i systemet kan du ignorera kryssrutorna och gå vidare till punkt 3. Om systemet har flera användare bör du läsa punkterna nedan för att få en förklaring till respektive kryssruta: Färdigbehandlad: När du markerar rutan anger du att du redan har registrerat all nödvändig information. Om det är någon del av ordern, till exempel information om priser, rabatter, frakt och så vidare, som inte är slutförd, avmarkerar du rutan för att visa att ordern inte är klar. Tilläggsavgift: Den här informationen kopieras från kontaktkortet, men du kan även registrera den här. Kom dock ihåg att tilläggsavgiften är produktberoende och att informationen kanske bör föras in även på produktkortet. Klar för fakturering: Kryssrutan är bara aktuell om en användare registrerar en obehandlad order och en annan användare fakturerar den. Om du markerar rutan visar du den andra användaren att ordern är klar för fakturering. Plockad: Om du markerar rutan anger du att de beställda produkterna har plockats från lagret. Det betyder dock inte nödvändigtvis att själva lagret har uppdaterats. Factoring: Kryssrutan är bara aktuell om du använder ett externt factoringföretag. Klicka på knappen Rapport för att välja utskriftsspråk och ange hur varupaket ska visas i rapporter. Klicka på Orderinformation om du vill registrera detaljer om försäljningsprocessen, som till exempel Startdatum, Förväntat slutdatum, Sannolikhet för affär (%), samt Status och Noteringar. Om du aktivt uppskattar Sannolikhet för affär (%) och uppdaterar fältet kan du skriva ut rapporter efter hand för att få en fingervisning om hur stor sannolikhet för försäljning du har i framtiden. Längst ner på fliken Diverse ser du namnet på den som har skapat ordern. Om kontakten är kopplad till ett Huvudkontor är knappen Kedjehantering tillgänglig. Här kan du anpassa inställningar för hur fakturan ska skickas, vart produkterna ska levereras och vem rabattinställningarna ska gälla för. 190

200 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Inställningar för Försäljning & Fakturering Användarinställningar för försäljning och fakturering Genom flikarna i användarinställningarna kan du bestämma hur fönstret för offert ska se ut och fungera. På så vis kan du anpassa fönstret utifrån dina egna behov. Obs! Användarinställningarna påverkar endast dig och inte inställningarna för någon annan användare. Du kan öppna användarinställningarna med hjälp av menyn Visa - Inställningar - Användare, eller direkt från ikonen på verktygsfältet. Offert! Observera att företagsinställningarna för offert är återfinns tillsammans med företagsinställningarna för försäljning och fakturering medan offertmodulen har egna användarinställningar.. Standardanpassning Du kan välja mellan tre fördefinierade inställningar. Enkel: Förenklar skärmbilden så mycket som möjligt och visar bara obligatoriska fält. Normal: Visar standardfält och -funktioner. Avancerad: Visar alla tillgängliga fält och mer funktionalitet. Klicka på aktuell knapp för att välja ett av alternativen. 191

201 FÖRSÄLJNING Tips! På de andra flikarna kan du ändra inställningarna manuellt istället för att använda de förinställda alternativen. Order På den här fliken kan du välja vad som ska visas på Huvudkort, Sidfot till order och Funktion. Detaljerat huvudkort Här hanteras detaljer på den översta delen av huvudkortet som visas oavsett vilken flik som är aktiv. Tar du bort markeringen här kommer användaren att kunna se information som visas på huvudkortet, förutom ordernummer och kontaktens info. Netto/bruttoläge Överst till höger i orderfönstret finns det en rullgardinsmeny där du kan byta mellan att visa order med netto eller bruttobelopp. Tar du bort markeringen kommer det här valet att tas bort (Nettoläge är standard). 192

202 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Status efter fakturering En order får statusen Faktura efter fakturering. Denna inställning går att ändra så att den får statusen Order istället. Funktionen Produktlista vid ny order gör att produktlistan automatiskt öppnas då en ny order skapas. Orderrader Kolumninställningar Här väljer du vilka kolumninställningar som ska visas i försäljnings- och faktureringsmodulen. Markera de kolumner som du vill visa. Tänk på att det kan bli ont om plats om du markerar alla. De flesta användare använder endast ett urval av kolumner och markeringen här ger dig möjlighet att förenkla skärmbilden avsevärt. Sidfot till produktflik Välj också vilka fält du vill visa på flikens produktlinjer. Det är en sidfot för varje enskild produkt. Ordern visar i alla fall TB och TG för hela ordern längst ned på fliken. Företagsinställningar för försäljning och fakturering Rutiner för fakturering skiljer sig ofta mellan olika företag. Du kan därför anpassa inställningarna så att modulen passar just dina rutiner. Viktigast är övergången från order till faktura med rutiner för godkännande och utskrifter. Generellt Under fliken Generellt hittar du kryssrutor som rör orderstatus. De är särskilt viktiga om det finns flera användare av programmet, till exempel om en användare registrerar order och en annan fakturerar. 193

203 FÖRSÄLJNING Det ska inte gå att skriva ut en order som inte är färdigbehandlad: Om du tar bort markeringen blir det möjligt att skriva ut en order även om den inte är färdigbehandlad. Verkställ inte förrän 'Klar för överföring' (offert) eller 'Klar för fakturering' (order): Genom att markera alternativet blir det omöjligt att överföra en offert till order eller order till faktura utan att först markera kryssrutan 'Klar för överföring' (offert) eller 'Klar för fakturering' (order). Inställningen är beroende av hur du använder funktionen 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: på fliken Utskrifter. Det ska inte vara möjligt att fakturera produkter som inte har levererats: Om du tar bort markeringen blir det möjlig att fakturera en order även om den innehåller produkter som inte är levererade. Kan användas om du har avtal med kunden om att fakturera innan hela leveransen är gjord, eller om du inte använder dig av leveranser. Kryssa för Företaget reserverar inköp till kunder och Företaget reserverar lagervaror till kunder om du vill koppla produkter i en order från ett visst inköp till en viss beställning. Om Företaget använder servicefaktura har du möjlighet att skriva ut en arbetsbeskrivning till orderna samt skriva ut en servicefaktura med eller utan varurader. Alternativet Företaget använder avtalsfaktura markeras om du vill kunna skriva avtalsfakturor till dina kunder. Tilläggsprodukt i vissa programversioner. Du kan också välja Eventuella begränsningar när produkten inte finns på lager. Väljer du till exempel Visa varning om registrerat antal är större än disponibelt antal visas en varningsruta när du försöker fakturera när produkten inte finns på lager, men du kan ändå gå vidare och fakturera ordern. Eventuella begränsningar när produkterna inte finns på lager: Här bestämmer du om du det ska vara möjligt att registrera ett större antal än som finns på lager eller om en varning ska visas så att den som registrerar ordern får veta att produkten inte finns på lager. 194

204 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Utskrifter Här kan du göra inställningar för hur du vill att din försäljningsrapporter ska se ut. Fyll i Antal kopior (i tillägg till originalfakturan) samt vilken Fakturakopia du vill skriva ut i ordermodulen. Fakturakopia vid fakturering: Välj vilken rapport som ska användas vid utskrift av fakturakopia vid fakturering. 'Plockad' ska uppdateras vid utskrift av: Inställningarna gäller fältet Plockad på ordern. Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. Om du vill fakturera direkt efter att plocklistan är utskriven, är det ändamålsenligt att välja plocklista. Språk i Offert/Order/Faktura kan du använda om du vill skriva ut fakturor på ett annat språk. Du kan sedan välja språk i modulen försäljning och fakturering under fliken Diverse när du klickar på knappen Rapporter. Sortering vid utskrift av flera order: När du skriver ut flera order kan det vara en god idé att välja en särskild sorteringsföljd. Till exempel kan du sortera efter kundnummer i stället för det standardinställda ordernumret. Om du använder dig avtalsfakturering kan du sortera efter avtalsnummer. Du kan skriva ut plocklistan på två sätt, antingen genom Sortering i samma ordning som på ordern eller Sorterat efter lager och lagerplats. Vill du alltid ha en förhandsvisning på skärmen innan du skriver ut faktura så markera Testutskrift till skärm vid fakturering. Om du inte kryssar i Visa momsunderlag på Offert, Order och Fakturautskrifter visas inte fältet underlag för moms på fakturan. 195

205 FÖRSÄLJNING Pris/Rabatt Här väljer du vilka regler som ska gälla för priser och rabatter vid registrering av produkter i en order. Om du väljer Registrera pris exkl. moms på orderrader (nettofakturering) visas priset utan moms på produktlinjerna. Priserna har hämtats från leveransdatum och inte systemdatum: Som standard väljs priserna utifrån systemdatum den dag som posten skapas. Detta innebär att systemet hämtar priset som gällde den dagen som ordern skapades. Om du anger priser som ska gälla framöver, kan du med hjälp av denna funktion få systemet att använda dessa bestämda priser automatiskt, med leveransdatum som underlag istället för systemdatum. Detta gäller om du fyller i fältet Leveransdatum när du skapar ordern. Leveransdatum fungerar då som en "planerad leverans". Om du senare ändrar leveransdatum kommer du ändå att få frågan om du vill uppdatera orderraderna. Vill du häva rabatthierarkin ska du kryssa i Högsta rabatt har företräde framför rabatthierarkin. Det går bara att ha en rabatt på en order men du kan lägga till mängdrabatt i tillägg till om du kryssar i Mängdrabatt görs som tillägg till andra rabatter. Självkostnadspris ska inkludera 'Kostnad' från Produktkortet och inköpspris: Visas bara om du har valt Inköpspris som Underlag för självkostnadspris i företagsinställningarna för produkt, på fliken Prishantering. Om du markerar alternativet beräknas självkostnadspriset för offerter och order/fakturor på underlag av inköpspris som kostnader i fältet Kostnader på produktkortet, fliken Pris. 196

206 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Export Det går att exportera informationsfiler automatiskt från programmet. Här följer mer detaljerad information:. Om du vill exportera order från programmet måste du kryssa i Använd export av fil och välja exportformat. Du kan välja om exporten ska göras vid utskrift av Plocklista, Packsedel eller Fakturering och i fältet Mapp anger du var filen ska sparas. Kryssa i Skapa frakthandlingsfil för att kunna skriva ut frakthandlingar genom Avanzo/Pacsoft. Välj Plocklista, Packsedel eller Fakturering i listmenyn efter Skapa underlag till frakthandlingsfil vid utskrift av. Du måste skriva ut denna rapport för att kunna skapa en frakthandlingsfil. Välj var filen ska lagras i fältet Mapp. Läs mer om Frakthandlingsfil i eget kapitel. Skapa PDF-kopia av offert vid överföring till order: Offerten sparas som PDF-kopia. Offertkopian kan öppnas från ordern/fakturan. Skapa PDF-kopia av faktura vid fakturering: Spara en PDF-kopia av fakturan vid fakturering. Om du valt detta alternativ kan du öppna kopian från försäljnings-/faktureringsmodulen och kontaktmodulen. 197

207 FÖRSÄLJNING Annat Här kan du göra övriga inställningar. Du kan välja att visa leveransvecka eller leveransdatum på rapporter i Leveransperiod för produktsortiment. Du kan också lägga till en egen Fast text offert/order som du registrerar i grundinställningarna. Denna text visas då på alla dina fakturor. Kryssa i Automatisk OCR om du vill ha identifikationsnummer på dina fakturor. I rullgardinsmenyn Vår referens kan du bestämma hur referensen ska väljas när en ny order skapas. Vill du att det automatiskt ska läggas till en produkt på alla nya order/fakturor, väljer du ett Produktnr till produkt som ska läggas till på alla nya order via sökknappen. Detta kan du till exempel använda om du alltid vill lägga till en expeditionsavgift. Markera Ta med projekt från produktkortet om du önskar den funktionen. Factoring: Är bara tillgänglig om du har aktiverat factoringfunktionen i reskontrainställningarna: Visa - Inställningar - Redovisning - Reskontra. På knappen Factoring kan du lägga in information om factoringföretaget. Läs mer om factoring i eget kapitel. 198

208 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Fakturering och kreditering Fakturering Vanlig fakturering startar från status Obehandlad order, Obehandlad kreditnota eller Restorder. Kontrollera att fakturan registreras som Fakturerad, eller Verkställd, innan du skriver ut den. Du kan dock skriva ut en Testutskrift, så att du kan kontrollera fakturan innan du verkställer den. I rapportfönstret väljer du formulär för utskriften och klickar på OK. Om du väljer Ja på frågan om ordern ska faktureras, uppdateras Huvudbok och Reskontra med aktuell fordran. Originalfakturan skrivs ut och du ombeds godkänna den. Observera att ordern överförs till status Fakturerad oavsett om du godkänner utskriften eller inte. Om du har en licens som inkluderar lagerfunktionalitet, och lagerför produkter genom programmet, måste produkterna som standard vara levererade för att du ska kunna fakturera. Du kan avaktivera detta krav i företagsinställningarna för försäljning och fakturering. Utskrift av faktura Tips! Du kan fakturera många order samtidigt genom att definiera ett Urval till vänster i faktureringsfönstret - under punkt 3 nedan. Så här fakturerar du: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. 2. Klicka på knappen Faktura i verktygsfältet för att öppna fönstret Fakturering. 3. Markera önskad utskrift och klicka på OK. 199

209 FÖRSÄLJNING 3. Om du väljer Ja på frågan om ordern ska faktureras, uppdateras Huvudbok och Reskontra med alla ändringar. Originalfakturan skrivs nu ut och du tillfrågas om du vill godkänna utskriften. Observera att ordern överförs till status Fakturerad oavsett om du godkänner utskriften eller inte. Tips! I företagsinställningarna för försäljning och fakturering kan du bland annat välja om du vill visa en Testutskrift till skärm vid fakturering. Hur skriver jag ut en fakturakopia? Du bör ställa in systemet så att en fakturakopia skrivs ut automatiskt när du fakturerar. Denna inställning hittar du i företagsinställningarna för försäljning och fakturering. Du kan även skriva ut en fakturakopia vid ett senare tillfälle. Systemet sparar information om vilken rapport som har använts samt vilken rapportkatalog som användes vid originalutskriften. Så här skriver du ut en fakturakopia: 1. Leta rätt på fakturan i orderregistreringsmodulen. 2. Klicka på Fakturera. Systemet föreslår Fakturakopia samt rapportkatalogen som valdes vid utskrift av originalfakturan. 3. Klicka OK. Kopian skrivs ut. 200 Obs! Om du väljer Fakturakopia, valfri rapport blir utskriften inte identisk med originalfakturan. Det samma gäller om du har ändrat rapporten efter att fakturan skrevs ut.

210 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING PDF-kopia För att du alltid ska ha möjlighet att skriva ut en ny kopia kan du även spara en PDF-kopia av fakturan. I Företagsinställningarna för Försäljning & fakturering, på fliken Export, kan du välja att alltid generera en PDF-kopia vid fakturering. Om du har valt detta alternativ kommer PDF-kopian kunna öppnas direkt från Försäljning & fakturering, knappen Öppna lista över Försäljning/faktureringsdokument, samt från Kontakt, fliken Dokument. Om du gör PDFkopior vid fakturering kan du skriva ut fakturakopior genom att öppna och skriva ut filen. Skapa en kontantfaktura Så skapar du en kontantfaktura: 1. Välj Visa - Offert/Order/Faktura - Orderregistrering. 2. Klicka Ny. 3. Välj aktuell kontakt och klicka OK. 4. Välj Kontantfaktura i rullgardinsmenyn för Betalningsvillkor. 5. Fyll i resten av ordern och lägg in de aktuella produkterna. 6. Klicka knappen Faktura (Verkställ). 7. Välj Kontantfaktura i listan över scheman och klicka OK. 8. Om en testutskrift till skärm visas bör du kontrollera att utskriften är korrekt. Klicka Stäng förhandsgranskning. 9. Svara Ja på frågan om ordern ska faktureras. 10. Svara sedan du Ja på frågan om du vill godkänna fakturan Kontantfakturan har nu skapats. Obs! Kontantfakturan bokförs automatiskt via reskontra om inte andra inställningar är gjorda. För att kontrollera vilka inställningar som gäller för betalningsvillkoret Kontantfaktura kan du välja menyn Visa - Inställningar - Företag. Öppna sedan grundinställningarna och välj Betalningsvillkor. Markera Kontantfaktura och klicka på Redigera. Klicka på Avancerat för att se detaljer. 201

211 FÖRSÄLJNING Kreditera en faktura Så krediterar du en befintlig faktura: 1. Välj Visa och peka på Försäljning/Order/Fakturering, klicka på Orderregistrering. 2. Välj status Faktura i rullgardinsmenyn. 3. Bläddra dig fram till fakturan som du vill kreditera. 4. Klicka Radera. 5. Svara Ja på frågan om du vill generera en order för kreditnota. 6. Det skapas en obehandlad kreditnota som kan redigeras vid behov. 7. Klicka på knappen Faktura i verktygsfältet för att verkställa kreditnotan (om du får besked om att ordern inte är färdigbehandlad måste du gå till fliken Diverse och markera Färdigbehandlad). 8. Välj Kreditnota och skicka till skrivare. 9. Klicka OK. 10. Kontrollera utskriften och stäng förhandsgranskningen genom att klicka Stäng förhandsgranskning. 202

212 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING 11. Fönstret Lageruppdatering av kreditnota visas. Om alla produkter ska uppdateras på lagernivå klickar du Stäng. 12. Svara Ja för att fakturera ordern, kreditnota bokförs. 13. Svara Ja för att godkänna utskriften, om den är korrekt. Du kan inte ta bort en obehandlad order. Klickar du på Ta bort öppnas ett fönster där du kan välja att registrera ordern som Förlorad försäljning, Annullera eller avbryta. 203

213 FÖRSÄLJNING Skapa en individuell kreditnota Vanligtvis ska en kreditnota ha en referens till en tidigare utställd faktura. Vid vissa tillfällen kan det dock uppstå behov för att skapa en individuell kreditnota. Så skapar du en individuell kreditnota: 1. Välj Visa och peka på Försäljning/Order/Faktura, klicka Orderregistrering. 2. Välj status Obehandlad kreditnota i rullgardinsmenyn. 3. Klicka Ny. 4. Välj önskad kund i listan och klicka OK. 5. I fönstret som visas kommer du att få möjligheten att länka mot en faktura, antingen genom att markera den i listan eller skriva in fakturanumret direkt i fältet för detta. En individuell kreditnota ska inte länkas mot faktura. 6. Klicka OK. 7. Välj fliken Produktrader. 8. Klicka Visa produktlista. 9. Välj produkten du vill kreditera och klicka Infoga. 10. I fältet för Antal skriver du hur många som ska krediteras. Var noga med att antalet skrivs med negativt förtecken, det vill säga minus. 11. Klicka på knappen Faktura. 12. Välj Kreditnota och skicka till skrivaren. 13. Klicka OK. 14. Kontrollera testutskriften och stäng förhandsgranskningen genom att klicka Stäng förhandsgranskning. 15. Fönstret Lageruppdatering av kreditnota visas. Om alla produkter ska uppdateras i lagernivån klickar du Stäng. 16. Svara Ja på frågan om att fakturera orden, kreditnota bokförs. 17. Svara Ja till att godkänna utskriften, om den är korrekt. Kreditnotan har ingen anknytning till föregående fakturor och kan matchas/länkas mot öppna poster senare. 204

214 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Guide för duplicering av offert/order/faktura Med hjälp av en guide kan du enkelt duplicera en offert, en order eller en faktura till en eller flera av dina kunder. Dupliceringsguiden startas via knappen Duplicera i Försäljnings- /Faktureringsmodulen. Så här gör du: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering och klicka Offertregistrering eller Orderregistrering. 2. Ta fram offerten/ordern/fakturan som du vill duplicera. 3. Klicka på knappen Duplicera överst i knappraden i modulen. 4. Guiden öppnas och du kan välja vilka kunder som du vill duplicera. Aktiv: Offerten/ordern kommer att dupliceras till samma kund som du duplicerar ifrån. Alla: Offerten/ordern kommer att dupliceras till alla kunder i ditt kontaktregister. Du kan dock senare i guiden ta fram enskilda kunder från urvalet. Urval: Väljer du Urval kan du specificera urvalet som det ska dupliceras till. Klicka här för att läsa mer om hur du gör detta urval. Du kan markera för att Gå direkt till översiktsrapport över vilka kunder som är med i urvalet, men detta rekommenderas bara om du har utfört processen tidigare. Visa statusrapporter är förhandsmarkerat. I guiden kommer du att kunna skriva ut en rapport som visar vilka kunder det ska skapas offert/order till. Du kan ta bort markeringen om du inte vill se statusrapporter i förbindelse med dupliceringen. 5. Klicka Nästa och följ guiden. 6. Klicka Slutför i sista steget i guiden för att starta själva genereringen av offert/order. Var uppmärksam på att denna funktion inte kan ångras. Efter att offerter/order är genererade kan du jobba vidare med dessa i respektive modul och verkställa dem när det passar dig. 205

215 FÖRSÄLJNING Samlingsfakturera order Samlingsfaktura görs med flera Obehandlade samlingsorder som underlag. Kontakter kan även skapas med samlingsorder som standard via Inställningar i Kontaktregistret. Guiden för samlingsorder aktiveras genom att du klickar på knappen Faktura. Du kan då välja en eller flera kunder och välja vilka order som ska ingå i samlingsfakturan. Markera aktuella order och flytta över dem till fönstret Inkluderas med pilknapparna. En rapport visas över alla fakturor som ingår i samlingsfakturan. När du godkänner dessa genereras en obehandlad order för respektive Kund och Valuta från urvalet. De utgör sedan underlag för vidarefakturering. Obehandlade samlingsorder som har tagits med ändrar nu status till Orderunderlag samlingsorder och kan inte redigeras eller behandlas. Själva faktureringen sker nu via statusen Obehandlad order. 206

216 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Automatisk tilldelning av OCR För att du ska kunna använda dig av automatiskt OCR-nummer måste du skriva OCR-avtal med din bank. Du kommer då att få både användarhandledning och annan relevant information. I tillägg till detta måste du göra följande inställningar i programmet. Automatisk generering av OCR-nummer aktiveras så här: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag. 2. Öppna fliken Inställningar per modul. 3. Klicka på knappen Försäljning & Fakturering. 4. Välj fliken Annat. 5. Markera Automatisk OCR. Alla fakturor som skrivs ut får nu ett OCR-nummer. Modulus I programmet används modulus 10 som standard men det är möjligt att använda moduls 11 om man vill. Rätt typsnitt för OCR-nummer För att OCR-nummer ska kunna läsas av banken måste du använda fonten (typsnittet) OCR-b vid utskrift av giro. Har du inte fonten OCR-b installerad, kan du köpa den hos Mamut eller annan försäljare av mjukvara på internet. 207

217 FÖRSÄLJNING Så anpassar du fakturarapporten för OCR: 1. Öppna menyn genom att klicka på Visa och Inställningar. 2. klicka på knappen Rapporter. 3. Klicka Rapport-/Etiketteditorn. 4. Markera rapporten Faktura m/giro. 5. Klicka Redigera. 6. Markera följande fält: KID Mton(g_oTemp.InvoicePaySum) Right(Alltrim(Str(g_oTemp.InvoicePaySum*100)),2) InvoiceModulusSum Alltrim(g_oTemp.GiroAccount) 7. Välj menyn Format och klicka Font. 8. Välj fonten OCR-b, klicka sedan på OK. 9. Väl Menyn File och Save och därefter File och Close. Fakturarapporten har nu anpassats för OCR. Obs! Om du får stjärnor (*) istället för belopp på utskriften efter att du redigerat rapporten så är det för att fältet på rapporten inte är stort nog för att visa alla siffror. För att utvidga fältet drar du i de svarta prickarna med musen. 208

218 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Kreditgräns och kreditspärr Vill du sätta upp regler för vilken kredit du vill ge speciella kunder kan du använda dig av kreditgränser och kreditspärrar. Kreditgräns är en beloppgräns som avgör hur mycket kredit man vill att en kund ska beviljas i kundreskontra. Kreditspärr är en markering som säger att kunden inte ska beviljas någon kredit i kundreskontra. Själva beloppgränsen sätts på kontaktkortet under fliken Inställningar. Klicka på Kund-knappen och välj fliken Reskontra i fönstret Inställningar för (...). I fältet Kundkredit väljer du beloppgränsen som ska gälla för den aktuella kunden. Det finns också fält för kreditgränser och spärrar i inställningarna för leverantörer. Markerar du Kreditspärr kommer beloppgränsen att vara irrelevant. Spärr betyder att kunden inte ska ha någon kredit. Som standard fungerar kreditgränser/spärrar så här för användare som inte är superanvändare: Kreditgränsen som är angiven kontrolleras mot innestående belopp i kundreskontra. Obehandlade order som redan ligger inne räknas med. Vid upprättelse av ny säljorder, faktura av försäljningsorder eller varuleverans kommer användaren att få ett meddelande om att kunden har överskridit kreditgränsen eller att det finns en spärr. Kunden kommer inte att kunna fullfölja operationen. Behörighetskontroll för användning av kreditspärrar och gränser: Det finns behörighetkontroll för de här funktionerna, så att systemadministratören, med hjälp av behörighetsmallar, kan bestämma om enskilda användare ska kunna ändra kreditbegränsningar hos en kund. Under Försäljning/Order/Fakturering i "Administration av behörighetsmallar" finner du följande behörighetskontroll: Skapa säljorder på kunder som har kreditspärr eller har överskridit kreditgränsen: Detta gör det möjligt för användare med behörighet att skapa en order även om kunden har kreditspärr 209

219 FÖRSÄLJNING eller överskridit sin gräns. Användaren kommer då att få en varning om att kunden har överskridit kreditgränsen eller har kreditspärr, men kan ändå skapa en ny order. Obs! Det kommer oavsett vilket, inte att vara möjligt att leverera produkterna eller fakturera ordern om inte kundens utestående fordringar var lägre än kreditgränsen. Du måste alltså ändra gränsen/ta bort spärren eller reducera kundreskontra för att kunna leverera produkterna och fakturera ordern. Enanvändarinstallationer/superanvändare Om du är superanvändare i din användarprofil så kommer funktioner som tillåter skapande av försäljningsorder att vara aktiv. Du kommer alltså att kunna skapa order oavsett gränser och spärrar i kundens kreditmöjligheter. Vid en ensam användare (enanvändar-installation) kommer den användaren normalt att vara superanvändare. Vill du kunna hindra dig själv från att skapa försäljningsorder på samma sätt som beskrivits ovan, måste du skapa en egen användare som du knyter till en behörighetsmall. Tips! Du kan söka efter kunder som har kreditspärrar. I kontaktuppföljning klickar du på Sök ikonen på verktygsfältet. Klicka på Flera kriterier och markera Kunder med kreditspärr på fliken Utökat. Du kan även skriva ut till exempel en kontaktlista. I urvalsfönstret kan du markera om du vill att rapporten ska visa kunder med kreditspärr på fliken Utökat. Utskrifter och rapporter Order- och lagerrapporter I orderregistreringsfönstret kan du klicka på Skriv ut-ikonen för att skriva ut olika rapporter utifrån ordern. Fönstret ger dig tillgång till en mängd olika rapporter, till exempel Orderbekräftelse, Packsedel och Plocklista. Obs! Du kan inte välja fler än en rapport åt gången. Urval Som standard är alternativet Aktiv markerat. Den aktiva ordern är den som visas i orderregistreringsfönstret när du klickade på Skriv ut. Du kan välja Urval för att skriva ut flera order på samma gång. När du väljer Urval och klickar på OK öppnas ett eget fönster där du kan ange kriterier för urvalet. Observera att du kan använda fältet Vår ref. som urvalskriterium. Detta gör det enklare att bara skriva ut order som du själv har registrerat. Genom att klicka på knappen Urval kan du, genom det vanliga urvalsfönstret, göra mer avancerade urval. Om du väljer Alla skrivs alla poster ut. Observera att utskrift av alla poster kan ta väldigt lång tid. 210 Utskrift Programmet skickar utskriften till Skrivaren, vilket oftast innebär din standardskrivare. Du kan dock markera rutan Välj skrivare så att du vid varje utskrift kan välja bland de skrivare du har installerat på din dator eller i ditt nätverk.

220 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Om du väljer Förhandsvisning visas först ett fönster som låter dig kontrollera utskriften innan den skrivs ut. Du kan även skicka utskriften till e-post eller fax (om en fax är installerad). Du kan välja Antal kopior. 1 kopia innebär att 1 dokument skrivs ut. Infoga fast text på order-/fakturautskrift Fast text som ska användas på fakturor lägger du först in i Grundinställningarna. Därefter väljer du texten när du skapar en order. Så hämtar du en fast text vid skapandet av en order: 1. Skapa ordern. 2. Välj fliken Text innan du verkställer ordern. 3. Klicka på Sökknappen till höger om fältet Välj text. 4. Välj önskad fast text. 5. Klicka Infoga. Obs! Vill du att texten ska komma med på en eller flera order som redan skapats måste du gå in på varje enskild och repetera punkterna från steg 2 och framåt. Om du vill att texten alltid ska komma med på nya order som blir skapade kan du göra det. Så här väljer du en fast text som ska komma med på alla nya order: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul och knappen Försäljning/Fakturering, samt fliken Annat. 2. På rullgardinsmenyn Fast text, order kan du välja en fast text som automatiskt ska komma med på den nya ordern. Den fasta texten har nu registrerats och kommer att visas på ordern. Fakturautskrift på ett annat språk En kontakt kan vara markerad med ett annat språk än ditt företags språk samt att varje produkt kan ha olika namn på olika språk. Denna funktion är till för att kunna skriva ut dokument på kundens eget språk. Detta sker automatiskt när kunden är markerad med ett eget språk. 211

221 FÖRSÄLJNING Så här anger du språk för en kontakt: 1. Öppna kontaktkortet och gå till den aktuella kontakten. 2. Välj fliken Övrig information. 3. Välj aktuellt Språk i rullgardinsmenyn. Språket överförs hädanefter till alla nya order. Obs! Om t.ex. en order är skapad före språket är lagt till på kontaktkortet, kommer ordern bli utskriven på företagsdatabasens språk. Om du ändrar språket på kontakten efter ordern är skapad kan du ändå skriva ut dokumenten på ett annat språk. Så här gör du när du ska skriva ut t.ex. en faktura på ett annat språk: 1. Välj Visa och välj Försäljning/Order/Fakturering. Välj sedan Orderregistrering. 2. Skapa en ny order eller välj en befintlig obehandlad order. 3. Tryck på fliken Diverse. 4. Klicka på Rapporter och välj ett önskat språk t.ex. engelska. 5. Klicka OK. När du fakturerar ordern kommer fakturan att skrivas ut på språket du har valt t.ex. engelska. Har du dessutom skapat produktnamn på detta språk kommer även dessa namn vara på engelska. Tips! Du kan ändra språk för många kontakter samtidigt genom verktyget Ändra värden för ett urval kontakter. Du kan i urvalet till exempel välja Land och därefter ange det aktuella språket. Tips! Du kan i företagsinställningarna för Försäljning & Fakturering välja vilka språk som ska finnas tillgängliga. Detta gör du på fliken Utskrifter. 212

222 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Skriva ut flera fakturakopior I företagsinställningarna kan du specificera hur många fakturakopior du vill skriva ut i samband med fakturering. Så här gör du för att bestämma antalet fakturakopior: 1. Välj Visa och klicka Inställningar 2. Klicka Företag. 3. Öppna fliken Inställningar per modul och klicka på knappen Försäljning & fakturering. 4. Välj fliken Utskrifter. 5. I fältet för antal kopior kan du ange hur många kopior du vill ha. 6. Klicka OK. Nästa gång du fakturerar kommer du även att få ett antal fakturakopior som du har specificerat. Kvartalsrapportering, EU, redovisning Om du säljer varor till momsregistrerade företag i andra EU-länder (utan moms) så ska du redovisa en så kallad kvartalsredovisning. Rapporten som du skriver ut i programmets rapportmodul redovisar information om varuförsäljning per kvartal inom EU. Mer information om redovisning av moms vid EG-handel hittar du på Skatteverkets hemsidor. Rapporten Kvartalsrapportering, EU, redovisning hittar du genom att välja Arkiv - Skriv ut och därefter klicka på kategorin Redovisning. 213

223 FÖRSÄLJNING Valuta Använda valuta i Försäljning/Fakturering Valutan som registreras för en kontakt blir den valuta som kommer att användas när nya order skapas. Om kontakten använder USD, kommer valutan på ordern automatiskt vara USD. Om du väljer en annan valuta på ordern än i företagsdatabasen måste du först uppdatera kursen på orderns valuta. Valuta ställer du in under Inställningar - Företag - Konto- och landsinställningar, vilket även blir valutan för produktpriserna. Efter att du uppdaterat kursen, kan du lägga in produkterna under fliken Produktlinjer på orderkortet. Programmet konverterar automatiskt produktpriset från produktens valuta till orderns valuta i utifrån den kurs kursen du registrerade i valutaregistret. Det är viktigt att du alltid kommer ihåg att uppdatera valutakursen innan du lägger till en produkt på ordern. Om du uppdaterar den aktiva valutakursen efter att produkten lagts på ordern, uppdateras inte produktpriset automatiskt. Om du till exempel lägger till en produkt på ordern och senare öppnar ordern för att lägga till ännu en produkt, och du vill att den tidigare produkten ska ha den senaste valutakursen, måste du uppdatera kursen och lägga till produkten på nytt. Endast på detta sätt kan produktens pris räknas ut med den mest uppdaterade kursen som underlag. Klicka på sökknappen till höger om rullgardinsmenyn Valuta i övre delen av orderkortet. Då öppnas fönstret som visar all registrerad valuta. Klicka direkt i kolumnen Kurs för att ändra en kurs som redan är registrerad. Gör önskade ändringar. 214 Fakturera i kundens valuta Det är ibland önskvärt att kunna fakturera en kund i kundens egen valuta. Om kunden alltid ska faktureras i egen valuta rekommenderas det att sätta önskad valuta i kundens kontaktkort. Vid enskilda tillfällen rekommenderas att häva valutan direkt på ordern.

224 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Följande inställningar ska göras om kunden alltid ska faktureras i egen valuta: 1. Gå till Visa, peka på Kontakt och klicka på Kontaktregister. 2. Välj aktuell kund. 3. Välj fliken Inställningar. 4. Klicka på knappen Kund och välj valuta i fältet Valuta. Alla nya order på kunden kommer få vald valuta. Så här gör du för att häva valutan vid enskilt tillfälle: 1. Välj Visa, peka på Försäljning/Order/Fakturering och klicka på Orderregistrering. 2. Klicka Ny för att skapa en order. 3. Välj önskad Valuta i fältet för detta. Den aktuella valutan är nu vald. Inköp och lager Hur levereras produkter? Du kan på ett snabbt sätt leverera produkter genom att klicka på Leverera produkter i fokusområdet Produkt & Lager. Om du väljer denna metod väljer du från en lista som visar Ordernummer och kundens Namn. Du kan också leverera produkter från lagermodulen, fönstret Order, ej levererade. Här kan du även inhämta mer information om bland annat tillhörande orderrader samt genvägar till inköpsreservationer och inköpsguiden. 215

225 FÖRSÄLJNING Så här gör du en produktleverans: 1. Välj Visa - Lager - Lager - Order, ej levererade. 2. Markera en order i fönstrets översta del, från vilken du ska ta ut en eller flera varor från lagret för leverans till kunden. 3. Klicka på Leverera produkter. 4. Ändra siffran under Levereras om inte alla produkter av en typ ska levereras från lagret. Om alla tillgängliga produkter ska levereras, klickar du på Uppdatera levereras till alla tillgängliga produkter för att automatiskt justera siffran i kolumnen "Levereras". Om inte alla produkter på ordern levereras skapas en restorder när ordern faktureras. 5. Markera för eventuell utskrift av en eller flera plocklistor och packsedlar. Justera datum för Plockad, Packad och Skickad om inte dagens datum ska gälla för dessa. 6. Klicka på Skriv ut och uppdatera lager. Lagerbehållningen (och "till kunder") justeras automatiskt ned. Om du levererar en produkt som markerats med Serienummer krävs vid varumottagning och varuuttag på fliken Inställningar i Produktregistret och du i företagsinställningar för produkt/lagerhantering har valt Serienummer måste plockas manuellt, visas ett fönster där du måste välja vilken enhet (serienummer) av produkten som ska levereras. Tips! Du kan registrera leverans av varor på en order och i samband med detta skriva ut rapporterna Plocklista och/eller Packsedel. Detta är ett alternativ till att uppdatera lagerbehållningen och skriva ut rapporterna från Försäljning-/Faktureringsmodulen. Tips! Om kunden har överskridit sin kreditgräns och du inte önskar att leverera flera produkter till honom. Utestående belopp måste först justeras eller måste kreditgränsen ändras på kontaktkortet. 216

226 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Restorder En order kan ha statusen Restorder. Detta innebär att delar av ordern har levererats och fakturerats. En restorder genereras när du väljer att ändra antal som ska levereras och därefter fakturerar ordern. Restordern behandlas som en ny order i systemet. Vid utskrift av restordern visas även originalordernumret på utskriften. Du kan ändra antal som ska levereras i fältet Leverans i Försäljning/faktureringsfönstret. Restordern som skapas när du fakturerar hittar du i Försäljning/fakturering genom att välja Restorder i rullgardinsmenyn Status. Pris och rabatt Priser och rabatter överförs automatiskt från ordern till restordern. Om du använder mängdrabatter överförs även dessa så att restordern behåller samma rabatt som den ursprungliga ordern. Obs! Var uppmärksam på att mängdrabatten inte kalkyleras på nytt i relation till mängd. Om du vill kalkylera rabatten på nytt klickar du på Regenerera orderrader samt väljer att inkludera rabatter. Mängdrabatten kalkyleras då i förhållande till antal på restordern och inte i förhållande till den ursprungliga ordern. Fönstret Produktflöde I fönstret får du full översikt över hur långt varje enskild produkt har kommit i förhållande till plockning, packning och leverans. Fönstret återfinns i lagermodulen, i registret Lagerförändringar och reservationer. Du kan även öppna produktflödefönstret från Beställning/Inköp - Inköp, på fliken Produktlinjer. Från fönstret kan du kontrollera vilka poster som gav upphov till förändringen samt ta fram verifikatet i huvudboken, om ett sådant har registrerats. 217

227 FÖRSÄLJNING 218 Verktygsraden Lista: Öppnar listan med order eller inköp. Visa verifikatlista: Visar alla verifikat med anknytning till de förändringar som visas. Om förändringar har registrerats kan du även se öppna verifikat med anknytning till en specifik lagerförändring genom att markera den i listan och klicka på motsvarande ikon nederst till höger i fönstret. Vänstra delen I fönstrets vänstra del visas lagerförändringarna i en trädstruktur. Detta gör det möjligt att spåra förändringar på två sätt. Du kan markera en förändringspost i trädstrukturen för att visa uppdaterad information om var enskild förändring i fönstrets högra del. Högra delen I fönstrets högra del får du detaljerad information om förändringen som har markerats i trädstrukturen. Knapparna är bara tillgängliga om det finns relaterade poster. Öppnar produkten. Öppnar lagerinformation. Öppnar order/faktura. Öppnar kontakt. Öppnar detaljerad information om kostnader med anknytning till förändringen. Öppnar inköp med anknytning till förändringen. Öppnar verifikatlista med alla verifikat med anknytning till förändringen.

228 FÖRSÄLJNING & FAKTURERING Leveransplan I orderregistreringsmodulen kan du se inköps- och leveransinformation om produkterna i ordern. Översikten visas i fönstret Leveransplan och visar produkter i inköp som inte har mottagits. Du öppnar leveransplanen i fönstret Försäljning/fakturering på fliken Produktlinjer. Klicka på pilen till höger om knappen och välj Leveransplan i listan. Knappen kan ha olika namn, beroende på vilka alternativ som du har aktiverat. Överst i fönstret visas Ordernummer, Kontakt och Orderdatum. Produktlinjer I fönstret övre del visas orderns produktlinjer samt leveransdetaljer. Lista över ej mottagna inköp Nederst visas en lista över ej mottagna inköp för produkten som har markerats i listan i fönstrets övre halva. Du kan öppna inköpsordern från fönstrets nedre halva. Ikonen öppnar det markerade inköpet. Du kan även dubbelklicka i listan för att öppna inköpet. Skapa inköp med order som underlag När kunden beställer produkter kan du skapa ett inköp direkt från ordern. En guide hjälper dig med detta. Starta guiden från fliken Produktlinjer på försäljningsordern. Klicka på pilen till höger och välj Skapa inköp med order som underlag. För att kunna använda denna funktion måste du markerat detta i företagsinställningarna för produkt. Om du inte får detta val måste du först aktivera funktionen i företagsinställningarna för produkt. 219

229 FÖRSÄLJNING Guiden består av 3 steg: Steg 1: Välj om du ska köpa produkterna från standardleverantör eller annan leverantör. Klicka Nästa. Steg 2: I detta fönster väljer du vilken information du vill ta med dig från försäljningsorder till inköpet. Vilken information ska överföras från försäljningsorder till inköpet: Markera om inköpspris på inköpet ska sättas lika som självkostnadspris på försäljningsordern eller hämtas från produktkortet. Markera kryssrutor för den information som du vill överföra från försäljningsordern till inköpet. Om du väljer att slå samman flera produktrader på försäljningsorder mot samma produkt är det inte möjligt att överföra information för varje enskild produktrad. Urval av vilka produktlinjer som ska köpas in: Markera kryssrutor för att göra urval av vilka produktlinjer som ska köpas in. Du kan välja om produkter som är Arbete/tjänst och Lagervara ska överföras till inköpet samt om produkter där beställt antal på inköpet blir noll ska överföras. Steg 3: Du har nu utfört urvalet och gjort alla inställningar för inköpsförslaget. Markera rutan Sätt automatiskt in alla produkter i inköpsurvalet om du vill att produktlinjerna ska sättas in automatiskt i inköpsförslaget. Om du inte markerar rutan visas urvalet utan produkter, så att du kan fylla i önskade produktlinjer manuellt. Ordern ligger i bakgrunden. Klicka Slutför för att genomföra och arbeta vidare med inköpsförslaget i fönstret Produkter som ska köpas in. Obs! Om du klickar på Avbryt kommer inställningarna för urvalet inte att sparas. Fönstret Produkter som ska köpas in visas inaktivt i bakgrunden tills du slutfört guiden och gjort alla nödvändiga inställningar för inköpsförslaget. 220

230 PRISER OCH RABATTER PRISER OCH RABATTER Om priser på produkter Prishantering ger utrymme för stor flexibilitet både när det gäller fastställande av priser vid försäljning och upprätthållande av priser i produktregistret Försäljningspris Försäljningspriset på en produkt sätts på själva fliken Pris i produktregistret i fältet Försäljningspris. Du kan skriva beloppet antingen i kolumnen Exklusive moms eller Inklusive moms. Systemet kommer att räkna ut momsbeloppet och fylla i det i motsatt kolumn. Du kan använda olika priser i olika perioder. Det ger dig möjlighet för till exempel en begränsad period med en kampanj. Ska du ha olika priser bör du aktivera visning av historiska priser i Företagsinställningarna för produkt. Du kan använda rapporten Extern prislista för att presentera anpassade priser som gäller för en bestämd kund eller ett urval av kunder. Rabatter Du kan erbjuda olika typer av rabatter till enskilda kunder eller ett urval av kunder. Rabatterna kan ges som relativa rabatter i procent eller i nominella värden. Själva rabatten registreras på fliken rabatt i produktregistret. Du aktiverar användandet av rabattavtal för individuella kunder på enskilda produkter, relativa rabatter och rabatter för kundkategorier i företagsinställningarna för produkt. För att förenkla underhållet av rabatter kan du förhandsdefiniera priser och rabatter för olika kombinationer och produktgrupper i rabattregistret. Tilläggsavgifter Förutom ordinarie försäljningspris kan du lägga in en fast tilläggsskatt i fall det kan vara aktuellt. Det kan vara speciella skatter för den specifika produkten. Du måste aktivera funktionen i Företagsinställningar för produkt. Själva avgifterna registreras i Grundinställningarna under tilläggsskatt. De kan räknas som ett fast pris per styck, viktenhet, volym eller en procent av inköps- eller försäljningspris. Kostnad Om du vill beräkna täckningsbidraget etc. måste du registrera Inköpspriset. Det kan skrivas direkt eller beräknas baserat på inköpspriset på fliken Leverantör. Förutom inköpspriset kan det tillkomma andra kostnader vid köp, som frakt, tull etc. Det kan registreras i fältet Kostnader. Tillsammans utgör kostnader och inköpspris produktens kostnad. Eftersom det finns två sätt att registrera extra kostnader vid inköp, det vill säga bokföring av frakt och expedition direkt på leverantörsfakturan, kan du välja huruvida de två typerna av kostnader ska inkluderas i kostnaden. Valen för det här hittar du i Företagsinställningar för produkt. 221

231 FÖRSÄLJNING Prisändringar Försäljningspris kan ändras direkt på produktkortet. Ändras försäljningspriset manuellt kan du bestämma att den ska uppdatera kostnaden kalkylerat i procent eller efter fast bruttovinst. Här är förvalet att ändringen av försäljningspriset inte ändrar kostnaden, utan endast förtjänsten. Guiden för global prisjustering gör det möjligt att justera priserna på en uppsättning av produkter i en operation. Du kan välja om du vill att inköpspriser ska påverka försäljningspriser löpande eller manuellt. Vill du att det ska ske löpande så anger du hur det ska uppdateras. Manuella justeringar görs direkt i priskalkylatorn utan ytterligare inställningar. Dessutom kan du uppdatera reapriser automatiskt på följande vis: Kostnadsändringar ska påverka försäljningspriset med en fast bruttovinst i %. Kostnadsändringar ska påverka försäljningspriset med en fast bruttovinst. Om du vill att kostnadsändringar inte ska påverka försäljningspriset kan du låta prisändringar påverka vinsten och låta försäljningspriset vara oförändrat. Du kan välja att inköpspriser ska uppdatera inköpspriser och kostnader på produktkortet när inköpen blir bokförda. Detta alternativ aktiveras via företagsinställningarna för produkt. Var uppmärksam på att försäljningspriserna ändras automatiskt när inköp bokförs om du väljer att uppdatera kostnad vid bokföring och låter kostnadsändringar påverka försäljningspriset. Inställningar I användarinställningarna för produkt kan du bestämma vad som ska visas på skärmen. Där kan du också göra en del val som kan förenkla registreringsprocessen. I företagsinställningarna anges inställningarna för alla användare. 222

232 PRISER OCH RABATTER Prisjustering - ändra pris på urval produkter Här kan du justera Försäljningspris, Inköpspris, Kostnader och Bruttoförtjänst på flera produkter samtidigt. Först anges ett urval, därefter väljer du vilka priser som ska justeras för urvalet. Så här ändrar du pris: 1. Ange urval på produkterna som ska justeras och klicka OK. 2. Välj fliken Standard. 3. Bestäm vilket Pris som ska justeras och om justeringsfaktorn ska vara i Procent eller i företagets Valuta. 4. Bestäm om prisjusteringen ska påverka Självk. pris eller bruttoförtjänst. 5. Bestäm Avrundningsregel för ändrade priser. 6. Välj fliken Rekommenderat detaljhandelspris. 7. Välj om du vill justera försäljningspriset genom ett direkt prispåslag till försäljningspris i Procent eller I företagsvaluta. 8. Klicka på OK. 9. Jämför resultatet av justeringen med det ursprungliga priset och korrigera eventuellt enskilda produkter i urvalet. Befintlig prisinformation för den markerade produkten visas nederst i fönstret, så att du får en överblick över vad ändringen kommer att innebära. 10. Klicka Nya kriterier för att avslå resultatet och gå tillbaka till inställningsfönstret 11. Klicka Slutför för att verkställa ändringarna. Detta val kan inte ångras. Prisinformationen har nu ändrats. 223

233 FÖRSÄLJNING Hur ändras produktens pris? Prisberäkning används när du ska räkna ut försäljningspris på en produkt. Denna funktion är uppdelat i 2 flikar; enkel och avancerad. Prisberäkningsfunktionen hjälper dig beräkna kostnader, självkostnad, bruttovinst och försäljningspris. Här kan du prova dig fram med olika bruttovinst satser för att beräkna försäljningspris. Om du i företagsinställningarna för produkt har aktiverat funktionen Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter kan Prisberäkningsfunktionen öppnas automatiskt när du klickar på Ny eller Redigera på fliken Pris i Produktregistret. Så här ändras/redigeras produktpriset: 1. Klicka på knappen Prisberäkning för att räkna ut/ändra försäljningspris. 2. Skriv in datum som Priset ska gälla från. 3. I beskrivning skriver du en förklaring till priset t.ex. "Hösterbjudande". Du behöver inte fylla i detta fält. 4. På fliken Enkel kan du använda dig av de vanligaste prisjusteringsvariablerna. I Avancerad kan du arbeta med mer avancerade kalkyler. Lägg in inköpspris, fasta kostnader som tillkommer t.ex. lönekostnader, lokaler, transport m.m. Fältet Självkostnadspris visar summan av inköpspris och kostnader. Bruttovinst kan antingen läggas in som en faktor, belopp eller procent (%). Om du lägger in belopp räknas % ut automatiskt av systemet. Om du lägger in en % -sats eller en faktor räknas beloppet ut automatiskt. Obs! När du lägger in ändringar i självkostnadspris eller försäljningspris kan du i fälten till höger ange hur detta ska påverkar prisberäkningen. 5. Klicka OK för att spara. Prisinformationen har nu sparats. 224

234 PRISER OCH RABATTER Rabattregister - spara rabattinställningar Rabattregistret är en rabattmatris där du kan förhandsdefiniera priser och rabatter för olika kombinationer av kundkategorier och produktgrupper. Här markerar du kundkategori mot produktgrupp och anger gällande rabattsats. För att komma till rabattregistret väljer du Visa - Produkt - Rabattregister på menyn eller klickar på knappen Rabattregister i verktygsraden i produktregistret. Tips! I företagsinställningarna för produkt kan du välja att använda rabatt på enskilda produkter för hela kundkategorier och/eller enskilda kunder. Du kan du registrera dina egna rabatter för varje produkt, som då gäller för de olika kundkategorierna/kunderna. Rabatten registreras då i produktregistret på fliken Rabatt. Leverans- och betalningsvillkor Om leverans- och betalningsvillkor Leverans- och betalningsvillkor registreras och redigeras i Grundinställningarna. Programmet levereras med förhandsdefinierade leverans- och betalningsvillkor. Förfallodatumet på en faktura styrs av betalningsvillkoren. Dessa kan inte normalt inte ändras efter fakturering, men om du vill kan du i själva betalningsvillkoret ange att detta ska vara möjligt. Tips! När du registrerar en order kan du specificera hur mycket som ska levereras i fältet Levereras. På detta sätt kan du skriva ut fakturor på delar av beloppet - om ordern ska delas upp i flera delleveranser. Ändra villkor Du kan ställa in leverans- och betalningsvillkoren för hela företagsdatabasen så att du får standardvillkor som gäller för alla kontakter. Villkoren ställs då in i företagsinställningarna för kontaktuppföljning. Observera att dessa inställningar endast gäller för de nya kontakter som du lägger in efter att inställningen är gjord. I tillägg är det möjligt att häva företagsinställningarna för enskilda order/fakturor och kontakter. Om du vill ändra villkor för många kontakter bör du alltså först ändra företagsinställningarna, så att alla nya kontakter får korrekt inställning. Därefter kan du använda funktionen Ändra värden på ett urval kontakter för att uppdatera befintliga kontakter. 225

235 FÖRSÄLJNING Exempel: Bestämma Öresavrundning för alla nya och befintliga kontakter: A: Inställning för alla nya kontakter: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Kontaktuppföljning. 2. Välj önskad avrundning i rullgardinsmenyn Avrundning. Alla nya kontakter får detta val. B: Uppdatera befintliga kontakter som är kunder: 1. Välj Visa - Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter. 2. Välj Enkelt urval och klicka på Nästa. Vill du till exempel bara ändra värdena på kontakter som har en bestämd avrundning kan du göra detta under Avancerat urval. Läs mer om Avancerat urval i eget avsnitt. 3. Välj fliken Standard och kryssa för Kund. Observera att du här kan uppdatera Leverantör, Kund, Partner, Privat och Huvudkontor var för sig eller samlat. Företagsinställningarna gäller dock för alla nya kontakter. 4. Klicka på Nästa. 5. Välj Ändra statusfält/annan kontaktinformation och klicka på Nästa. 6. Välj fliken Inställningar för Kunder och välj önskad avrundning i fältet Avrundning. 7. Klicka på Nästa. 226

236 PRISER OCH RABATTER 8. Välj om du vill ha en rapport över ändringarna innan de läggs in. Rapporten skrivs till skärm eller till skrivare. Har du tagit ut rapporten kommer du tillbaka till guiden när du stänger rapportfönstret. 9. Klicka på Slutför. Ändringarna genomförs och kan inte ångras. C: Häva inställningar på Order Om du har order som skapats innan du gjorde ändringarna kan du ändra direkt i ordern. Denna metod kan du även använda om du vill häva inställningarna för en enskild order. 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering och leta fram den aktuella ordern. 2. Välj fliken Diverse. 3. Ändra avrundning i rullgardinsmenyn Avrundning. 4. Spara ändringarna. Ändringarna sparas och häver tidigare inställningar för denna order. D: Häva inställningar på Kontakt Du kan också häva inställningarna för enskilda kontakter. 1. Välj Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning och leta fram den kontakt du vill ändra. 2. Välj fliken Inställningar och klicka på Kund eller Leverantör. 3. Välj önskad avrundning i rullgardinsmenyn Avrundning och klicka på OK. 4. Spara ändringarna. Den nya avrundningen gäller för alla nya poster som från och med nu skapas på denna kontakt. 227

237 FÖRSÄLJNING Hur registreras nya betalningsvillkor? I grundinställningarna kan du anpassa och skapa betalningsvillkor som passar till dina behov. Så gör du för att skapa ett nytt betalningsvillkor: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. 2. Markera Betalningsvillkor i listan. 3. Klicka Redigera. 4. Klicka på Ny. 5. Välj inställningar som ska gälla för villkoret. Betalningsvillkoret har nu skapats. 228

238 PRISER OCH RABATTER Betalningsvillkor Fältbeskrivning Betalningssätt: Betalningssätten finns förhandsdefinierade i programmet. När du använder betalningsvillkoret Kontantfaktura blir både faktura och betalning bokförda på samma verifikatnummer. Expeditionskostnader: Här kan du hämta en produkt som registrerats i produktregistret. Beskrivning: Fri text. Inkassseringsperiod: Gäller bara betalningssättet Faktura. Ange antal dagar. Fri leveransmånad: Gäller bara betalningssättet Faktura. Kreditdagar räknas från månadsskiftet. Tillgänglig på Internet: Om du använder programmets webbutik kan du här kontrollera om betalningsvillkoret ska finnas tillgängligt i webbutiken. Handel utanför landet: Visas bara om Tillgänglig på Internet är markerad. Alternativet styr om betalningsvillkoret ska kunna användas av kunder i utlandet. Avancerat Fakturarapporter: Kopplar betalningsvillkoren till vald fakturarapport. Denna är förvald när en ny faktura registreras (kan avaktiveras). Inkasseringsperiod: Ange antal dagar som ska visas på fakturarapporten. Fri leveransmånad: Ange eventuell fri leveransmånad som ska visas på fakturarapporten. Verifikattyp: Kopplar betalningsvillkoren till verifikattyp i verifikatet. Post till aktuell reskontra: Betalningar ska normalt sett bokföras på kontaktens reskontra. Kontrollera med din revisor om du skulle behöva kringgå reskontran. Redigerbara betalningsvillkor: Gör de möjligt att ändra förfallodatum efter att posten har fakturerats. Kontant: Kontant betyder att fakturan räknas som betald vid utskick. Konto måste uppges i fältet. 229

239 FÖRSÄLJNING Kontonummer för betalning: Fältet visas om alternativet Kontant är markerat. Välj konto från kontoplanen för kreditering. Väljer du ingenting bokförs dessa fakturor på standardkontot för kontantfakturor i redovisningsinställningarna. 230

240 AVTALSFAKTURERING AVTALSFAKTURERING Mamut Enterprise Avtalsfakturering är ett verktyg för att fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Lösningen är inkluderad i Mamut Enterprise E5. Nu har du möjlighet att fakturera kunder som har fasta avtal eller abonnemang. Om du regelbundet fakturerar samma kunder med samma produkter och/eller tjänster kan du enkelt göra klart all fakturering i en och samma operation även för kommande perioder. Intäkterna blir automatiskt bokförda med korrekt datum och i rätt perioder. I ett eget avtalsregister skapar du avtal som du sedan kan knyta kunder mot. I avtalet väljer du vilka produkter och tjänster som ska finnas samt väljer vilka priser och rabatter som ska finnas. Det finns också inställningar hur du vill att avtalet ska behandlas i systemet, exempelvis frekvens på när och hur ofta det skall skapas en försäljningsorder. I modulen har du full översikt över vilka avtal som ska faktureras till vilka kunder, och hur ofta det ska faktureras. Viktigt: För att aktivera modulen Avtalsfakturering måste du under Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering - fliken Generellt markera att Företaget använder avtalsfaktura. Sedan måste du logga ut och starta om programmet för att modulen ska bli tillgänglig. Obs! Funktionaliteten är endast tillgänglig som tilläggsprodukt till vissa programversioner. Kontakta din programleverantör för att ta reda på om funktionaliteten är kompatibel med din programversion. Avtalsregister Modulen består av ett Avtalsregister där man skapar de avtal som kunderna sedan knyts mot. Du kan skapa avtal för produkter och tjänster med definierade priser och rabatter, och du kan ställa in hur avtalen ska hanteras i systemet. 231

241 FÖRSÄLJNING För varje avtal bestämmer du med vilken intervall som det ska genereras försäljningsorder utifrån de kundavtal som är knutna till avtalet. Det är också möjligt att redigera och inaktivera befintliga avtal. När ett avtal inaktiveras, visas inte längre de kundavtal som är knutna till avtalet i kundavtalsregistret. Det kommer inte heller att skapas order utifrån de inaktiva kundavtalen. Kundavtal Ett Kundavtal är ett avtal med en enskild kund. Avtalet kopplas till avtalsregistret. Alla kunder som ska faktureras med ett avtal som underlag måste anknytas till avtalet i kundavtalsregistret. Kundavtalsregistret visar vilka avtal som kunden är knuten mot. I detta fönster kan kunder knytas till avtal och du kan redigera befintliga kundavtal. Du kan skapa/ändra slutdatum för avtalet, pausa eller avsluta kundavtal. Du kan registrera start- och slutdatum för varje kundavtal, och avtalets intervall bestämmer hur ofta och när kundavtalen kan "köras" så att försäljningsordrarna skapas. Du avslutar ett kundavtal genom att ändra status till "Avslutad". Om en kund vill ha uppehåll i leverans/fakturering kan du ändra status till "Paus". Kundavtal med statusen "Paus" eller "Avslutad" kan åter aktiveras. Försäljningsorder skapas och faktureras från försäljnings- /faktureringsmodulen Via den guide för hur man skapar försäljningsorder kan du välja vilka avtal och kunder som ska bilda underlag för nya försäljningsorder, och hur långt fram i tiden som urvalet ska göras. Du får upp en lista över alla kundavtal som det skapas försäljningsorder för, och kan ta bort kundavtal som är ointressanta för den aktuella körningen. Det är också möjligt att ställa ett tidigare datum om man först vill skapa en försäljningsorder för kundavtal som skulle ha varit verkställda tidigare, och därefter kundavtal som är färdiga att köras från nytt datum. Intervaller Var enskilt avtal kan knytas mot en intervall som bestämmer när och hur ofta avtalen kan köras, det vill säga hur ofta vart kundavtal kan utgöra underlag för en ny försäljningsorder. Intervallerna hanteras i grundinställningarna som öppnas genom att klicka på knappen Intervallregister i verktygsfältet överst i fönstret Avtalsregister eller genom att välja Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. Du kan skapa nya intervaller för respektive ett bestämt datum var X månad, eller med X antal dagar mellan varje körning. Rapport Du kan skriva ut rapporten Framtida avtalsfakturor som visar vilka order du i framtiden kommer att kunna generera och fakturera utifrån dina kundavtal. 232

242 AVTALSFAKTURERING Kom igång med avtalsfakturering Funktionaliteten är endast tillgänglig som tilläggsprodukt till vissa programversioner. Kontakta din programleverantör för att ta reda på om funktionaliteten är kompatibel med din programversion. Så här kommer du igång: 1. Aktivera funktionen. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering. På fliken Generellt markerar du att Företaget använder avtalsfaktura. Du måste därefter logga ut och starta om programmet för att modulen ska bli tillgänglig. 2. Definiera intervaller i Grundinställningarna. Intervallerna styr när och hur ofta försäljningsorder baserade på kundavtal som är knutna till ett avtal kan skapas. Välj Visa - Inställningar - Företag - Företagsinställningar - Grundinställningar och markera Intervall i listan. 3. Skapa avtal. 4. Skapa kundavtal. Du kan nu skapa försäljningsorder baserade på kundavtal. 233

243 FÖRSÄLJNING Avtalsregistret Avtalsregister Avtalsregistret är ett register över alla befintliga avtal. I registret kan du högst upp till höger i fönstret välja om du vill visa endast Aktiva avtal, endast Inaktiva avtal eller om du vill visa alla avtal oberoende status. I översikten kan du se namnet på avtalet, avtalets status, intervall, intervallkategori och när avtalet kan "köras" nästa gång. "Körning" innebär att det genereras en försäljningsorder med kundavtal knutna till avtalet som underlag. 234 I avtalsregistret kan du skapa nya avtal, redigera befintliga och inaktivera avtal genom att klicka på knappen Radera. Observera att alla kundavtal som är knutna till ett avtal inte längre kommer att visas i översikten, och de kommer inte längre att utgöra underlag för nya försäljningsorder. Ett avtal är en mall som är gemensam för alla de kunder som ska faktureras för samma avtal. Det innebär att flera kundavtal knyts till varje enskilt avtal. Ett avtal kan vara en prenumeration på en tidning, månadsblad, alarm eller ett hyres- eller serviceavtal. Du bör skapa ett avtal per avtal som du ska använda som fakturaunderlag. I avtalet lägger du in de produkter och/eller tjänster som ska ingå i avtalsfakturan och gör inställningarna som ska gälla för de order som genereras från avtalet. Med hjälp av guiden kan du enkelt skapa nya försäljningsorder med avtal som underlag. Guiden startas genom att klicka på knappen Försäljning & fakturering i avtalsregistrets verktygsfält. I guiden kan du bestämma vilka avtal som du vill generera order från och om det ska vara till en bestämd kund eller till alla kunder. Genom att klicka på knappen Visa avtal kan du se detaljer om avtalet men du kan inte redigera någon information. Knappen ger användare som inte har rätt att redigera i avtalet, tillgång till information i avtalet.

244 AVTALSFAKTURERING Klickar du på Skriv ut kan du skriva ut en rapport som visar Framtida avtalsfakturor. Intervall Knappen Intervallregister tar dig direkt till grundinställningarna där du skapar och underhåller intervaller. Intervaller styr när och hur ofta det ska skapas nya försäljningsorder med kundavtal knutna till ett avtal som underlag. Det finns två typer av intervaller, Antal dagar och Fast datum i månaden. Väljer du Antal dagar, kommer det att gå X antal dagar från det du senast skapade en försäljningsorder tills du kan skapa en ny. Använder du Fast datum i månaden anger du exempelvis dagar = 1 och månader = 3. Då genereras en försäljningsorder den första var tredje månad. Hur skapar jag ett nytt avtal? Så här gör du för att skapa ett nytt avtal: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Avtalsfakturering. 2. Klicka på Ny. 3. Namnge och beskriv vad avtalet gäller. 4. Ställ in Intervall, Betalningsvillkor, Vår ref. och Referens. 5. Registrera relevant information under flikarna 6. Klicka på Spara när du är klar med registreringen. 7. Klicka på Avsluta för att stänga avtalsfönstret. Avtalet har nu skapats. 235

245 FÖRSÄLJNING Kundavtal Kundavtal I fönstret Kundavtal har du full översikt på alla upprättade kundavtal, dvs. alla avtal mellan kunder i ditt kundregister och avtal i ditt Avtalsregister. I kundavtalsregistret kan du söka efter ett specifikt avtal via kundnumret eller genom att klicka på sökknappen och söka efter kunden direkt i kundlistan. Med hjälp av rullgardinsmenyerna för Avtal och Status är det möjligt göra urval och välja att visa bara ett specifikt avtal eller avtal med en specifik status. Vill du ändra sortering på visningsläget klickar du bara på kolumnrubriken i den kolumn som du vill sortera efter. 236 I Kundavtal kan du upprätta nya avtal mellan kunder och avtal, och du ändra på befintliga kundavtal. Du kan skapa/ändra startdatum för avtal och pausa eller avsluta kundavtal. För vart enskilt avtal är det möjligt att sätta startdatum och eventuellt stoppdatum om det är klart. Det är möjligt att avsluta ett kundavtal "manuellt", och det är också möjligt att pausa ett avtal om kunden önskar få respit i leveransen/faktureringen. Kundavtal som är pausade eller avslutade kan återaktiveras när det behövs. Har du kunder som ska faktureras för flera avtal måste det upprättas ett kundavtal per avtal. Med hjälp av en guide kan du enkelt skapa försäljningsorder med avtal som underlag. Guiden startas genom att klicka på knappen Försäljning & fakturering i verktygsfältet. I guiden bestämmer du vilka avtal som det ska genereras order för och om det ska vara för en bestämd kund eller för flera. Klickar du på knappen Visa avtal öppnas ett fönster med detaljerna i avtalet. I detta fönster kan man inte redigera någon information. Knappen är för användare som inte har rätt att redigera avtalet, men som behöver tillgång till informationen. Klickar du på Skriv ut, skrivs det ut en rapport som visar Framtida avtalsfaktureringar.

246 AVTALSFAKTURERING Hur skapas ett nytt kundavtal? Ett Kundavtal är ett avtal som knyts mellan kund och avtal. Alla kunder som ska faktureras med ett avtal som underlag måste knytas till det avtalet. Så här gör du för att skapa ett nytt avtal: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Avtalsfakturering. 2. Klicka på knappen Kundavtal. 3. Klicka på Ny. 4. Markera aktuell kund i kundlistan och klicka OK. 5. Välj Avtal i rullgardinsmenyn. 6. Välj även Status om den från början inte ska vara Aktiv. 7. Välj önskat Startdatum, om datumet avviker från dagens datum, och ett Slutdatum om detta redan är bestämt när du skapar avtalet. 8. Klicka på OK. Avtalet har nu skapats. 237

247 FÖRSÄLJNING Avtalsfakturering Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag 1:2 Denna guide kan startas både från Avtalsregistret och Kundavtal. Steg 1 i guiden är att välja för vilka avtal och kunder som det ska skapas order. Så här gör du: 1. Klicka på knappen Försäljning & Fakturering i verktygsfältet för att starta guiden. 2. Välj om Alla avtal eller Ett avtal ska inkluderas i urvalet. Väljer du Ett avtal kan du klicka på sökknappen och välja aktuellt avtal i listan. 3. Välj om Alla kunder ska inkluderas i urvalet eller markera En kund och klicka på sökknappen för att välja kund. 4. Ange datum för när avtalsunderlaget ska skapas. 5. Markera för Visa statusrapporter om du vill visa statusrapporter på order som skapas via guiden. 6. Klicka på Nästa>. I steg 2 i guiden väljer du för vilka kundavtal som det ska skapas order. 238

248 AVTALSFAKTURERING Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag 2:2 I steg 2 i guiden får du en översikt på de kundavtal som det kan skapas order för utifrån det urval du har gjort. Kundavtal som det är möjligt att kan skapa order för är markerade, men du kan avmarkera de kundavtal som det inte är aktuellt att generera order för i denna gång. När du har gjort ditt urval klickar du på Slutför för att skapa order. Har du i guiden valt Visa statusrapport kommer denna nu att visas. De nya orderna hittar du i den vanliga modulen för Försäljning/Fakturering som du hittar via Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering. Orderna får statusen 'Obehandlad order'. Fakturering av order som skapats med avtal som underlag Order som skapas via Guide för att skapa försäljningsorder med kundavtal som underlag överförs till ordermodulen med statusen 'Obehandlad order' där de faktureras som vanligt. Så här gör du för att fakturera överförda avtalsorder: 1. Välj Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Orderregistrering eller öppna försäljning- /faktureringsfönstret via genvägen på skrivbordet. 2. Klicka på knappen Fakturera i fönstret Försäljning/fakturering för att påbörja faktureringsprocessen. 3. Markera Urval längst till vänster. 4. Välj önskad typ av utskrift och välj inställningar för utskriften. 5. Klicka på OK. 6. Välj de avtal du vill fakturera i rullgardinsmenyn. 239

249 FÖRSÄLJNING 7. Klicka på OK. 8. Anpassa urvalet med hjälp av pilknapparna om det finns order du inte vill fakturera. 9. Klicka på OK. Avtalen har nu fakturerats. Rapporten Framtida avtalsfaktureringar visar vilka order med kundavtal som underlag, som du kommer att kunna generera i framtiden. I urvalsfönstret bestämmer du själv för vilken tidsperiod som du vill se framtida fakturor, om det ska vara för en utvald kund eller för alla kunder, och om det ska vara för ett specifikt avtal eller för alla avtal. Rapporten skrivs ut genom att klicka på knappen Skriv ut i verktygsfältet överst i fönstret Kundavtal eller Avtalsregistret. Rapporten kan också skrivas ut från Rapportmodulen. Hur skapar jag en avtalsfaktura med årlig fakturering? För att kunna fakturera ett avtal årligen måste avtalet vara kopplat till en intervall med årlig fakturering. När du fakturerar är det registreringsdatumet för det avtal som kundavtalet är knutet till som styr när under året avtalet faktureras. 240

250 AVTALSFAKTURERING Så skapar du en intervall för årlig fakturering: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar. I listan dubbelklickar du på Intervall. 2. Klicka på Ny. 3. Skriv in ett namn på intervallet överst, till exempel "Årlig fakturering". 4. Välj Typ: "Antal dagar" 5. Skriv in Upprepa var 365 dag. 6. Klicka OK. Intervallen kan nu väljas i avtalsregistret. Detta innebär att om du skapar ett avtal med årlig fakturering inkluderas alla kundavtal som anknyts till avtalet i faktureringsunderlaget på samma datum/månad varje år. Fram till första förfallodag måste du fakturera manuellt, i Försäljning/Order/Fakturering. Om du vill att avtalet istället ska faktureras, till exempel, från månaden efter avtalet skapades och ett år fram i tiden och därefter på samma tid varje år kan du göra detta genom att skapa 12 avtal, en för varje månad i året. Eftersom det är avtalets registreringsdatum som styr när avtalet inkluderas i faktureringsunderlaget måste du manipulera detta genom att ändra systemdatum innan du skapar avtalet. Systemdatum ändrar du via menyn Arkiv - Systemdatum. Läs mer om du gör detta i introduktionsboken "Installation, inställningar, rapporter och urval". Du kan nu skapa ett avtal som får samma registreringsdatum som systemdatumet. Om du går igenom proceduren igen och lägger in ett avtal innan den 1:a varje månad kan du senare - när du skapar kundavtal - knyta kundavtalen till avtalen för den aktuella månaden. Därmed kan kundavtalen faktureras till samma månad varje år samtidigt som du slipper att fakturera för de resterade månaderna fram tills en fast faktureringsmånad. 241

251 FÖRSÄLJNING FRAKTHANDLINGSFILER Om ditt företag till exempel bedriver postorderhandel eller om du skickar många paket under en normal arbetsdag, kan dina logistiska rutiner effektiviseras avsevärt genom implementering av frakthandlingsfiler - oavsett om du använder en eller flera transportörer. Vad innehåller en frakthandling? En frakthandlingsfil innehåller normalt upplysningar om avsändare, mottagare (t.ex. företag, kontaktperson, organisationsnummer, kundnummer), faktureringsadress, leveransadress, etc. Standardiserade utskrifter av all relevant fraktinformation gör logistiken säker och effektiv. Frakthandlingsfiler i Mamut För att kunna skriva ut frakthandlingar i Mamut måste du ha ett speciellt avtal med Posten eller Unifaun för att få tillgång till orderkoppling i Pacsoft Online eller Avanzo/Pacsoft. Förutom utskrift av frakthandlingar ger tjänsten även möjlighet till bland annat godssökning, sökning på exporterade order och rapportfunktioner. Obs! Innan du kan skapa frakthandlingsfiler måste ett antal inställningar göras i programmet. Läs mer i eget avsnitt Du kan använda orderinformation som är registrerad i programmet för att kunna skriva ut nödvändiga inrikes- och utrikes frakthandlingar i programmen PacSoft Online eller Avanzo/PacSoft. Du kan läsa mer om Pacsoft på Kom i gång med frakthandlingsfiler För att kunna skriva ut frakthandlingar i Mamut måste du ha ett speciellt avtal med Posten eller Unifaun för att få tillgång till orderkoppling i Pacsoft Online eller Avanzo/Pacsoft. För att komma igång med frakthandlingsfiler måste en rad inställningar göras i olika moduler i programmet. Följ de nedanstående instruktionerna för att börja arbeta med frakthandlingsfiler. Företagsinställningar 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering - Export. 2. Markera Skapa frakthandlingsfil. 3. Välj om frakthandlingsfilen ska skapas vid utskrift av Plocklista, Packsedel eller Fakturering. Om du väljer Plocklista eller Packsedel måste order också vara Plockad. Denna inställningen kan du göra på fliken Utskrifter. 4. Ange sedan vilken mapp filen ska skapas i. Exempel: Skapa mappen Pacsoft i Windows utforskaren. Standard sökväg till mappen ska vara C:\Program Files\Pacsoft. 242

252 FRAKTHANDLINGSFILER 5. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Kontaktuppföljning - Avancerat 6. Kryssa i Visa leveransanvisning under leveransadress. Företagsinställningarna har nu utförts. Betalningsvillkor 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar 2. Under Betalningsvillkor anger du Transport service koden. Här anger du ZCD. (TranspServices) Betalningsinställningarna har nu utförts. Leveransform: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Leveransform. 2. Välj Ny för att skapa en ny Leveransform. Har du redan skapat denna så markera leveransform och klicka Redigera. 3. Ange leveranssättets kod vid frakthandlingar. Koderna måste alltid skrivas med bokstäver. Om du är osäker på vilket fraktsätt du använder bör du kontakta din transportör. Leveransinställningarna har nu utförts. Leveransvillkor: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Leveransvillkor. 2. Välj Ny för att skapa ett nytt Leveransvillkor. Har du redan skapat detta så markera leveransvillkor och klicka Redigera. 3. Välj Kategori för vem som ska betala; Avsändaren, Mottagaren eller Annan. Inställningarna för leveransvillkor har nu gjorts. Skapa avsändarnummer: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Avsändarnummer vid frakt. 2. Välj Ny för att skapa ett nytt Avsändarnummer. Har du redan skapat detta så markera avsändarnumret och klicka Redigera. 3. Skapa avsändarnummer (Kundnummer) som är aktuella. Med avsändarnummer avses det kundnummer du har hos fraktbolaget som ska leverera produkterna. Du har möjlighet att registrera flera olika avsändarnummer. Om du endast gör fraktsedlar för ditt egna företag behöver du endast ange 1 här. Om du däremot skickar för andra företag måste du ange varje företags kundnummer. Ditt avsändarnummer har nu skapats. Leveransanvisning: 1. Välj Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning. 2. Ändra till Leverans under rutan Adress. Klicka sedan på knappen Adress. 3. Leveransanvisning ska vara förkryssad. Fyll i leveransanvisning, exempelvis "Parkera på baksidan". 243

253 FÖRSÄLJNING 4. Fyll i Mottagarens kundnummer samt Betalarens kundnummer när det gäller mottagarfrakt. Du har nu registrerat leveransanvisningar. Kontaktkortet 1. Visa - Kontakt - Kontaktuppföljning. 2. Under fliken Inställningar trycker du på Kund knappen. Ange Avsändare betalar fraktkostnaden i Leveransvillkor vilket anges som P i frakthandlingsfilen. (TranspPayer). Ange också Leveransform Postförskott. Du kan nu skapa en frakthandlingsfil. Skapa frakthandlingsfil Du kan använda orderinformation som är registrerad i programmet för att kunna skriva ut nödvändiga inrikes- och utrikes frakthandlingar i programmen PacSoft Online eller Avanzo/PacSoft. Detta gör du genom guiden Skapa frakthandlingsfil. Så här skapar du en frakthandlingsfil: 1. Skapa först en order som har Leveransanvisning aktiverad. Under fliken Frakt ska du fylla i följande fält: Leveransvillkor, Leveransformer, Antal kolli, Avsändarnummer vid frakt, Bruttovikt samt Totalvolym. Observera att frakthandlingsfilen kan inte skapas utan ett Avsändarnummer vid frakt. Tips! Välj att skapa underlag för frakthandlingsfil vid utskrift av plocklista eller packsedel istället för faktura, då har du möjlighet att generera en fil på nytt för samma order. 2. Markera Plockad på fliken Diverse. 3. Starta guiden Skapa frakthandlingsfil via Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Frakthandlingsfil, och klicka Nästa. 4. Välj vilka kunder som du vill skapa frakthandlingsfil för genom att kryssa i Alla, Kund eller Urval och klicka Nästa. Väljer du alla, visas alla fakturor som fakturerats sedan sist. 5. Markera vilka order som ska ligga till grund för frakthandlingsfilerna. Du kan välja att Markera alla, Markera ingen eller markera de aktuella orderna manuellt. Klicka Nästa. Tips! Klicka på t.ex. kolumnen Namn för att sortera i kundnamnsordning. Om du vill ta bort en order kan du markera den orderrad du vill ta bort och klicka på knappen Radera. Om du saknar en order bör du kontrollera att du har gjort alla inställningar och registrerat fraktinformation. 6. Fellista. Detta steg visas endast om en order innehåller fel, t.ex. om postnummer eller -ort saknas på kontakten. I kolumnen Meddelande ser du vilken information som saknas. Välj Föregående för att ta bort felaktiga order eller Avbryt för att avsluta och korrigera felet. 7. Välj att skriva ut till förhandsvisning eller skrivare. 8. Välj var filerna ska sparas. 9. Klicka Slutför. Frakthandlingsfilen sparas på den angivna sökvägen. Filerna kan du hämta upp i Pacsoft Online eller Pacsoft/Unifaun Printserver. Obs! Pacsoft Online fungerar endast med postens olika företagspaket. 244

254 PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET Fakturering (programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Betalningsöversikt, Fakturor Obs! Funktionen i fönstret Betalningsöversikt, fakturor gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. För andra programversioner, se kapitlet Reskontra i boken Ekonomistyrning, logistik och personal. Med Betalningsöversikt, fakturor får du en bra översikt över alla utestående fordringar. Genom att du registrerar alla inbetalningar har du all information som behövs för uppföljningen av dina kunder efter varje försäljning. Fönstret Betalningsöversikt, fakturor kan öppnas genom att klicka på knappen Visa i Betalningsöversikt i orderegistreringsfönstret i Visa-menyn. Du kan naturligtvis även välja Visa - Försäljning/Order/Fakturering - Betalningsöversikt, faktura. För att få en bättre översikt kan du ange ett filter så att du bara ser de fakturor som ska påminnas, som har förfallit till betalning eller enbart betalda fakturor. När du har definierat ett urval måste du klicka på Uppdatera för att uppdatera fönstrets innehåll. Markera en faktura och klicka på Redigera om du vill korrigera informationen om Betalning och Betalningspåminnelse. Här kan du också styra fakturan till Factoring. 245

255 Knappen Registrera betalning ger dig möjlighet att registrera en faktura som betalad. Betalningspåminnelse och Inkasso genereras automatiskt av en procedur som startas från det här fönstret. Dessutom skrivs det ut en lista över alla fakturor som ska skickas till Factoring eller Inkasso. Knappen Betalningspåminnelse-/inkassoinställningar öppnar ett inställningsfönster där du kan ange antal betalningspåminnelser innan inkassovarsel, påminnelseavgifter, beloppsgräns per faktura, betalningsvillkor för betalningspåminnelser samt hur många dagar efter förfallodatumet som en påminnelse ska föreslås. Knappen Skriv ut ger dig en förhandsvisning av fönstrets innehåll. Rapporten kan därefter skrivas ut från förhandsgranskningsfönstret. Obs! Produkter med redovisningsfunktionalitet har utökade funktioner för reskontra. Den ger bättre styrning av betalningspåminnelse, inkasso och factoring och har även funktioner för automatisk ränteberäkning. Viktigt! Var uppmärksam på att poster i enskilda betalningsöversikter inte visas i reskontra vid uppgraderingar till större program med reskontra, på grund av bristande kontoplanshänvisning. 246

256 PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET Registrera betalning Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. Efter hand som du tar emot betalning på fakturorna bör du också registrera dem som betalda. Därigenom föreslås de inte för automatisk påminnelse, inkasso eller factoring. Ibland betalar inte kunden exakt det belopp som är utställt på fakturan och i sådana fall kan du justera beloppet här. Fakturaposten uppdateras med den betalda summan och nästa gång du ska registrera betalning av fakturan, föreslås bara det utestående beloppet. Markera den faktura du har tagit emot betalning för och klicka på Registrera betalning i verktygsfältet. Beloppet på fakturan föreslås automatiskt, liksom dagens datum som Betalningsdatum. Klicka på OK när all information i fönstret överensstämmer med den faktiska betalning som du registrerar. Justera eventuellt fältet Betalning, om det inbetalade beloppet är något annat än det fakturerade och Betalningsdatum, om du registrerar betalningen en annan dag än du tog emot den. Om inbetalningen har gjorts i en annan Valuta kan du välja den rätta valutan i rullgardinsmenyn till höger och redigera beloppet i den nya valutan. Tips! Du kan förenkla registreringen av flera betalningar samtidigt genom att helt enkelt ta fram nästa faktura i listan utan att stänga fönstret. Tryck på plustecknet [+] på det numeriska tangentbordet och därefter på [Enter] för att ta fram nästa faktura. När fakturorna har registrerats som betalda, uppdateras fakturalistan med det betalade beloppet. Om hela fakturan är betald övergår den till att vara en Betald faktura. Om du har aktiverat filtret i fakturalistan måste du välja att visa de betalda fakturorna i rullgardinsmenyn till höger för att kunna se fakturan. Betalningspåminnelse Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. Den här proceduren gör att du alltid har kontroll över vilka fakturor det ska skrivas ut påminnelser för. 247

257 Så här skickar du betalningspåminnelser på dina fakturor: 1. Starta processen genom att klicka på Betalningspåminnelse i verktygsfältet. 2. Markera de rutiner du vill använda och klicka på Nästa. Du väljer själv om du vill köra alla rutiner samtidigt. Om du till exempel bara använder Factoring, har du troligen inget behov av att köra de övriga rutinerna. I nedanstående avsnitt beskrivs de olika rutinerna. Obs! Du anger själv inställningar för hur lång tid som ska förflyta efter förfallodatumet innan påminnelsen skickas. Alla fakturor som uppfyller villkoren visas automatiskt som förslag. Om du vill skjuta på betalningspåminnelser för enskilda kunder, eller enbart på en enskild faktura, tar du helt enkelt bort dem från denna lista. 3. Ange ett filter för att bara visa sådana fakturor som Förfaller efter ett givet datum. 4. Avmarkera de kunder som du väljer att inte skicka påminnelser till, om det finns specialavtal eller liknande. Detta kan du också göra för enskilda fakturor. 248

258 PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET 5. Markera den kund vars faktura du vill ta fram och klicka på Visa fakturor. Då utökas fönstret med en lista över den aktuella kundens förfallna fakturor. 6. Klicka på Nästa när du är nöjd med urvalet. Nu kan du välja mellan att skicka en påminnelse per kund eller per faktura. Om du har flera påminnelser till samma kund kan du samla dem alla i en och samma utskrift. Nu visas förslag på fakturor till Factoring och Inkasso, om du valde detta i det första fönstret. När du har valt vilka fakturor som ska ingå, startas utskriften av påminnelserna. 7. Klicka annars på Nästa för att skriva ut påminnelserna. De visas först för förhandsgranskning på skärmen. 8. Skriv ut påminnelserna och kontrollera utskriften innan du godkänner dem. 9. Klicka på Slutför för att godkänna. Fakturalistan uppdateras med Antal påminnelser och datumet för den sista påminnelsen. Vidare betalningsuppföljning Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. När en Betalningspåminnelse genereras skrivs en ny faktura automatiskt ut med inräknad påminnelseavgift. Fakturalistan uppdateras med det antal påminnelser som skickats samt datum för den senaste påminnelsen. Inställningar Du anger själv inställningar för hur många påminnelser som ska skickas innan fakturan går till inkasso. När den sista påminnelsen har skickats föreslås den aktuella fakturan för inkassovarsel och senare inkasso. Ange inställningar för påminnelserutinerna genom att klicka på Inställningar påminnelser/inkasso i verktygsfältet. 249

259 Här ställer du in all information som rör påminnelsen. När en faktura överskrider Antal påminnelser före meddelande om inkassovarsel genereras ingen påminnelsefaktura. Fakturan hamnar då i rutinen för generering av inkassovarsel. Den Påminnelseavgift som du anger här påförs automatiskt summan på fakturan vid varje påminnelse. Vid en andra påminnelse påförs den två gånger och så vidare. Ställ också in en Beloppsgräns per faktura. Utgifterna för påminnelser av små belopp kan fort övergå intäkterna från inbetalningen. Du kan även ange egna Betalningsvillkor för påminnelsefaktura om du vill ha ett annat förfallodatum för påminnelser än för vanliga fakturor. Ange dessutom Antal dagar efter förfallodatum innan påminnelse ska föreslås. Det vanligaste för företag är att betala räkningar på förfallodatumet. Det kan därför ofta ta lite tid innan betalningen registreras hos dig. Factoring Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. Om du inte följer upp dina egna fakturor kan du göra ett avtal med ett factoringföretag och skicka all fakturainformation direkt till dem. Om du kör hela proceduren med påminnelser, factoring, inkassovarsel och inkasso, visas fakturorna till factoring som förslag efter påminnelseförslaget. Vilka fakturor som ska till factoring väljer du i inställningsfönstret i fakturalistan, innan du påbörjar proceduren. Om du går igenom hela proceduren med påminnelser, factoring, inkassovarsel och inkasso föreslås fakturor till factoring efter betalningspåminnelse. Tips! Du kan ange factoring som standard för hela företagsdatabasen, för varje enskild kund eller enskild order. 250

260 PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET Så här skriver du ut en lista över fakturor som ska skickas till factoring: 1. Avmarkera alternativet om du inte vill skicka alla fakturorna i listan till factoring. Nu visas förslag på fakturor till Meddelande om Inkasso och Inkasso, om du valde detta i det första fönstret. När du har valt vilka fakturor som ska ingå, startas utskriften av factoringlistan. 2. Klicka annars på Nästa för att skriva ut factoringlistan. Den visas först för förhandsgranskning på skärmen. 3. Skriv ut factoringlistan och kontrollera utskriften innan du godkänner den. 4. Klicka på Klar för att godkänna. Fakturorna raderas från fakturalistan eftersom den fortsatta uppföljningen inte längre är ditt ansvar. Inkassovarsel Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. I Inställningar för påminnelser/inkasso anger du hur många påminnelser som ska skickas innan det skickas ut ett inkassovarsel. De fakturor för vilka det har skickats ut många påminnelser visas som förslag till Inkassovarsel och inte som betalningspåminnelse. Om fakturan inte betalas då heller, föreslås den nästa gång för Inkasso. Så här skriver du ut ett inkassovarsel: 1. Avmarkera de fakturor som du inte vill skicka inkassovarsel för och klicka på Nästa. Nu visas förslag på fakturor till Inkasso, om du valde detta i det första fönstret. När du har valt vilka fakturor som ska ingå, startar utskriften av inkassovarsel. 2. Klicka annars på Nästa för att skriva ut inkassovarsel. De visas först som förhandsgranskning på skärmen. 3. Skriv ut alla inkassovarsel och kontrollera utskriften innan du godkänner dem. 4. Klicka på Klar för att godkänna. Fakturorna uppdateras i kolumnen Antal påminnelser och skickas nästa gång till Inkasso. Inkasso Obs! Detta gäller endast programversioner utan redovisningsmodul. Fakturor som inte har betalas trots att du har skickat Inkassovarsel visas som förslag för Inkasso. Sådana fakturor skrivs ut i en inkassolista med all nödvändig information om kunden och fordringen, så att inkassoföretaget kan driva in skulden. 251

261 Så här skriver du ut en inkassolista till inkassoföretaget: 1. Avmarkera de fakturor som du inte vill skicka till inkasso och klicka på Nästa. 2. Klicka på Nästa för att skriva ut listan över fakturor som ska till inkasso och andra eventuella utskrifter som du har valt i föregående fönster. Alla utskrifter visas först för förhandsgranskning på skärmen. 3. Skriv ut alla rapporter och kontrollera utskriften innan du godkänner den. 4. Klicka på Klar för att godkänna. Fakturorna raderas från fakturalistan eftersom den fortsatta uppföljningen inte längre är ditt ansvar. Tips! Kom ihåg att utskriften av alla påminnelser, factoringlistan, inkassovarsel och inkassolistan sker innan du har godkänt dem. Om utskriften är felaktig eller saknar information bör du avbryta proceduren, gå tillbaka och korrigera felen och ställa in urvalet på nytt. Försäljningsbudget Försäljningsbudget (Programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Obs! Funktionaliteten för försäljningsbudget finns enbart i system som inte har någon funktionalitet för redovisning. Har du licens för ett system med redovisning hittar du all budget under Visa - Redovisning - Budget. Information om budget i dessa system hittar du i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal" Försäljningsbudget gör det möjligt att föra en enkel och effektiv budgetering för säljare och säljchef. I tillägg till budgetskapandet ger modulen en översikt bland de intäkter som företaget har både på en överordnad nivå och på kund-, säljar-, projekt- eller produktnivå. För att öppna en försäljningsbudget väljer du Visa - Försäljning/Order/Faktura - Försäljningsbudget. Du får nu upp inställningsfönstret för försäljningsbudget. I den övre delen av fönstret specificeras vad budgeten är knuten till med avseende på kunder, produkter, säljare och projekt. Därefter förs budgettalen periodvis in i matrisen nedanför. Innan du lägger in siffror i budgeten måste du specificera vilken kombination av kund, produkt, säljare och projekt som budgeten ska ha. Alla kategorier måste specificeras. Lägg märke till att du har möjlighet att välja Diverse i varje rullgardinsmeny. Klicka på sökknappen för att välja bland en lista med alternativ. Fälten för budget kommer att bli inaktiva tills du bestämt dina kriterier. Välj det år som budgeten ska gälla för och om den ska uppdateras Automatiskt, ifall Faktiska tal ska uppdateras fortlöpande. Du kan även välja om du vill visa avvikelse i procent eller reella tal. Skriv in budgettalen för alla kombinationer av kund, produkt, säljare och projekt som du gör budget för. Du har möjlighet att gå in och inspektera siffrorna för alla kombinationer varje period. Siffrorna registreras specifikt för varje period och summeras i översta raden med totalen för hela året. 252

262 PROGRAMVERSIONER UTAN REDOVISNINGSFUNKTIONALITET Om du senare får behov av att ändra budgeten, ställer du in filtret i den kombination av kund, produkt, säljare och projekt som du vill redigera. Drilldown - Försäljningsbudget (Programversioner utan redovisningsfunktionalitet) Obs! Funktionaliteten för försäljningsbudget finns enbart i de system som inte har någon funktionalitet för redovisning. Har du licens för ett system med redovisning hittar du all budget under Visa - Redovisning - Budget. Information om budget i dessa system hittar du i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Om du vill se vilka värden som ligger till grund för budgetsiffror för en viss period, kan du klicka på den period som du vill titta närmare på. Då visas de underliggande budgetvärden som har angetts på olika kombinationer av kunder, produkter, säljare och projekt för perioden. 253

263 Genom att markera önskad period och trycka ner vänster musknapp visar du tabellen med de underliggande budgetvärdena. Siffrorna i tabellen specificerar budgetsiffrorna för vald period och önskat urval. På så sätt har du fullständig översikt över vilka värden som har budgeterats för var säljare ända ner till produkt-, kontakt- och projektnivå. Tips! Klicka utanför fönstret för att återgå till budget. 254

264 Kapitel 4: E-handel I detta kapitel: OM E-HANDEL E-handel i Mamut Business Software Tips - vad du bör tänka på innan du börjar Designtips för webbplats Hur skapas en webbplats? Om innehåll på webbplatsen Uppdatera webbplats OM WEBBUTIK Kom i gång med webbutik Lägga ut produkt för försäljning i webbutiken Koppling till andra webbplatser Visa lagernivå på produkterna i webbutiken Betalningstjänster för betalning i webbutik Om Worldpay Om Mamut Enterprise DIBS Hur använder jag betalningstjänsten Mamut Enterprise DIBS? REDIGERA WEBBPLATS Välj webbplats Meny Innehåll Huvudsida Kampanj Produkturval Produkter i din webbutik Webbplatsinställningar för produkt Nyheter Undersidor Kontaktsidor Företaget Företagsinformation Företagsbeskrivning Överskrift Design Skapa ny färgkombination Utforma - Designmall Egenskaper för vald mall Utforma Webbplats Utforma Webbutik

265 Verktyg Verktyg för innehåll på webbplatsen Hyperlänk Infoga länk Infoga bilaga Infoga bild Infoga tabell Öppna HTML-fil Webbutik Produktgrupper Företagsinformation Villkor Kundinformation Fakturaadress Leveranssätt Ändra leveranssätt Betalningssätt Ändra betalningssätt KUNDSTATUSFILER/EKUNDER Om Kundstatusfiler/eKund Skicka kundstatusfiler Inställningar för kundstatusfiler HÄMTA WEBBPLATSDATA Företagsinformation Översikt nya order/aktiviteter WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR Aktiv webbplats Ledtexter Meta tags/sökord Script Inställningar Webb Inställningar Webbutik Betalningstjänster Fliken Admin Lösenordsinställningar TILLÄGGSPRODUKTER - E-HANDEL

266 OM E-HANDEL OM E-HANDEL I en värld där "alla" söker information om varor och tjänster på Internet innan de handlar är det lätt att hamna utanför om man inte är på plats där det sker. Genom att utnyttja möjligheterna du har tillgängliga i ditt Mamutprogram kan du enkelt skapa din egen webbplats med tillhörande webbutik. Du blir då tillgänglig för både nya och gamla kunder dygnet runt. Vad är en webbplats? En webbplats är ett område på Internet där du kan driva ett antal sidor med information om ditt företag. En webbplats består oftast av en huvudsida som är länkad till ett antal undersidor med information om företaget, tjänster, produkter samt personal- och kontaktinformation. En webbplats kan dessutom innehålla en webbutik där kunder kan köpa företagets produkter. Varför bör jag ha en webbplats? Om du inte redan har en webbplats bör du på allvar överväga att skaffa en. Det finns många fördelar med en webbplats som dygnet runt kan förse befintliga och potentiella kunder med information om företaget som öppettider, personalinformation samt adress med vägbeskrivning. Antalet Internetanvändare ökar stadigt, liksom mängden personer som använder Internet för att handla. Om du utöver din vanliga butik erbjuder dina produkter i webbutiken har du stora chanser att öka omsättningen. Förutsättningar Om du har ett program i serien Mamut Business Software eller gratisversionen av Mamut Web Free kan du snabbt och enkelt skapa en professionell webbplats med tillhörande webbutik. Förkunskaper Att skapa en webbplats med Mamut Business Software kräver inga förkunskaper eller tidigare erfarenheter av webbpublicering. Själva redigeringen görs i modulen E-handel som innehåller en användarvänlig publiceringslösning så att du slipper att förhålla dig till HTML-koder och uppladdning via ftp-servrar. Om du är bekant med grundläggande textbehandling och -formatering i till exempel Microsoft Word kommer du att känna igen många av redigeringsmöjligheterna i modulen Utforma webbplats. E-handel i Mamut Business Software Du kan skapa din egen webbplats med webbutik under fokusområdet E-handel eller genom att välja Visa - E-handel. Webbplats med designmallar Skapa din egen webbplats med en användarvänlig integrerad modul som inte kräver några förkunskaper. Välj mellan ett stort urval flexibla designmallar utvecklade av professionella webbdesigners. Du kan välja om du vill ha nyhetssidor, informationssidor, marknadsföringssidor, användarsupport, kontaktsidor och butik på din webbplats. Rikta fokus mot marknadsföringskampanjer genom att skapa egna kampanjsidor som garanterat ses av alla besökare. 257

267 E-HANDEL Du får din egen webbadress och serverplats på köpet. Du kan även använda ditt eget domännamn. Du kan på ett enkelt sätt föra över din webbplats från din dator till server. Webbutik med kundvagn En avancerad webbutik med kundvagnsfunktionalitet låter dina kunder handla på ett tryggt och enkelt sätt. Integrationen med produktlistan ger dig full kontroll och god översikt. Alla order överförs automatiskt till ordermodulen och orderbekräftelse skickas automatiskt till kunden via e- post. Vid beställning skapas order och kundkort automatiskt. Välj själv vilka leverans- och betalningsvillkor som du vill erbjuda dina kunder. Programmet stöder naturligtvis kreditkort med hantering av säkerhetskod och SSL (Secure Sockets Layer) för trygg och säker näthandel. ekund Skapa och redigera kundstatusfiler på e-post. Vid beställning i webbutiken får kunden sin personliga beställningssida på Internet med beställningsstatus för nya och tidigare beställningar. Full integration mellan order/produkt/kontakt och webbutik. Kontakt från webbplats När en potentiell kund tar kontakt via din webbplats skapas automatiskt ett kundkort med all nödvändig information för vidare uppföljning. Är kunden registrerad sedan tidigare skapas förfrågan automatiskt som en aktivitet på kundkortet. Beroende av vilken typ av förfrågan det rör sig om blir de automatiskt kategoriserade i kontaktregistret. Vid beställning i webbutiken skapas order automatiskt. Webbplatsstatistik Full tillgång till besökstatistik hjälper dig att utforma webbplatsen på ett strategiskt fördelaktigt sätt. En sammanställning av trafiken ger dig en snabb översikt över besök under givna perioder, total statistik samt besökrekord. Mer detaljerad statistik kan exporteras till Microsoft Excel och innehåller detaljerad information om alla besök per dag. Du kan även ta del av separat och total statistik för din webbplats och webbutik. Uppdateringshistoriken visar hur ofta webbplatsen ändras. Statistiken hittar du på Mamut Information Desk Nyhetssida. Utforma webbplats Utforma webbplats är modulen i vilken du kommer att tillbringa mest tid under fokusområdet E- handel. Genom de fem flikarna registrerar du innehållet för din webbplats och webbutik. Förhandsvisning Du kan kontrollera hur webbplatsen kommer att se ut när den har publicerats på Internet. Var uppmärksam på att kundvagnen inte kan förhandsvisas. Denna funktion kan du bara se när din webbplats har publicerats. Uppdatera Se till att du alltid laddar upp den senaste versionen av din webbplats till vår server när du har gjort ändringar. För detta använder du funktionen Överför sidor. Programmet letar då samtidigt efter nya programuppdateringar som du kan installera så att du alltid har tillgång till den senaste funktionaliteten. 258

268 OM E-HANDEL Hämta webbplatsdata Denna genväg gör att du kan hämta nya order från servern. Om webbplatsen har kontaktsidor kan du även hämta aktiviteter. Webbplatser som tillåter inloggning på lösenordsskyddade sidor kommer att kunna hämta nya medlemmar. Med fullversionen kan du även överföra e-postfiler tillbaka till servern. Webbplatsinställningar Här anpassar du inställningarna för webbplatsen. Du kan t.ex. göra inställningar för visning av moms, öresavrundning, tid- och datumformat, lösenordsskydd samt kreditkortbetalning. Hur kommer jag dit? Välj Visa - E-handel. Därefter kan du välja vilken funktion som du vill använda. Du kan även välja fokusområdet E-handel till vänster på skrivbordet. Det ger dig tillgång till genvägar till alla de tillhörande modulerna. Obs! Begreppet webbplats används normalt i programmet om hela webbplatsen. Webbplatsen kan även innehålla en del som kallas Webbutik, vilket är den del av webbplatsen där du kan sälja dina produkter. Tilläggsprodukter Om du har behov av mer avancerade funktioner än de som medföljer ditt Mamut-program som standard kan du köpa kompletterande tilläggsprodukter. Mer information om Mamuts tilläggsprodukter och -tjänster hittar du på Tips - vad du bör tänka på innan du börjar Innan du börjar utforma din webbplats bör du fundera på vad du vill uppnå med webbplatsen - fundera ör vilket budskap du vill förmedla till dina besökare. Se även till att din webbplats är organiserad och översiktlig så att besökare kan navigera utan problem. Dagens Internetanvändare är otåliga och väljer ofta att inte komma tillbaka till webbplatsen om de inte direkt hittar den information de letar efter. Förstaintryck Det är viktigt att göra ett bra förstaintryck om du vill att besökarna ska tillbringa tid och kanske även spendera pengar på din webbplats. Se till att de texter du publicerar inte innehåller stavfel eftersom sådant försämrar helhetsintrycket och framställer webbplatsen som oseriös. Webbplatsen bör vara tillmötesgående, användarvänlig och enkel att orientera sig på. Det kan vara en god idé att studera andra webbplatser för att se hur de är strukturerade. Strukturera innehållet Innan du börjar redigera innehållet på din webbplats bör du tänka igenom vilken information du vill presentera. Rita gärna en skiss på förhand där du antecknar vilka webbsidor du behöver för att kunna presentera informationen på ett lättillgängligt sätt. Anteckna gärna vilken information du vill ha på vilka sidor. 259

269 E-HANDEL Information om företaget För att skapa trovärdighet och ge dina besökare information om vem som driver webbplatsen bör du presentera ditt företag och informera om företagets visioner, anställda och historia. Om du vill sälja produkter på din webbplats bör du även informera om vilka villkor som gäller vid handel i din webbutik. Kontaktinformation För att framstå som en seriös aktör är det viktigt att ge besökarna tydliga anvisningar om hur de kan komma i kontakt med ditt företag. Informera gärna om postadress, besöksadress, telefonnummer, fax och e-postadress. Annan nyttig information kan vara öppettider/kontorstider samt information om personalen. Du kan utforma egna kontaktsidor som besökarna kan använda om de vill komma i kontakt med företaget på ett enkelt sätt. Anpassa till ditt företag Om du planerar att sälja produkter i din webbutik bör du på förhand fundera på om du ska dela in produkterna i grupper och undergrupper. Om du redan använder produktregistret i Mamut har du kanske redan skapat de produktgrupper som du behöver, om inte så kan du anpassa produktgrupper i Grundinställningarna. Uppföljning och rutiner När du har utformat din webbplats och publicerat den på Internet bör du ta för vana att ofta ladda ner webbplatsdata, gärna varje dag. Var noga med att följa upp och svara på de hänvändelser som du får via webbplatsen. Det är också viktigt att du på ett snabbt och effektivt sätt hanterar och skickar dina kunders beställningar. Kvalitetkontroll av innehåll och länkar När du har publicerat din webbplats är det viktigt att du etablerar bra rutiner för kvalitetkontroll av innehållet på dina webbsidor. Du bör kontinuerligt kontrollera att länkar fungerar, bilder visas och att texter och övrigt innehåll är uppdaterat med korrekt information. En webbplats som inte uppdateras med jämna mellanrum kan lätt uppfattas som oseriös. Designtips för webbplats När du utformar din webbplats bör du tänka efter när det gäller val av färger och design. Din webbplats bör vara i linje med din generella företagsprofil. Typsnitt, storlek och färger När du ska välja vilket typsnitt som ska användas på din webbplats bör du först och främst välja ett som är enkelt att läsa. Verdana och Arial är exempel på typsnitt som används mycket på Internet eftersom de anses enkla att läsa på skärm. Storleken på bokstäverna bör inte vara för stor, men inte heller för liten. Storleken 8-10 brukar oftast vara passande. Om du använder samma typsnitt på alla sidor får din webbplats ett enhetligt utseende. Understrukna ord bör undvikas eftersom de flesta Internet-användare uppfattar sådana ord som hyperlänkar. 260

270 OM E-HANDEL Logotyp, bilder och grafik Om ditt företag har en egen logotyp kan du använda den på din webbplats. En logotyp kan vara ett bra sätt att marknadsföra ditt företag samtidigt som den gör verksamheten enkel att känna igen och trovärdig för dina kunder. Använd gärna relevanta bilder och grafik för att göra din webbplats mer levande och trevligare att läsa. Även om webbplatser med bara text kan verka lite tråkiga bör du vara uppmärksam på att inte överdriva med bilder och grafik. Du har även möjligheten att använda bakgrundsbilder på din webbplats. Du bör dock komma ihåg att bakgrundsbilder kan stjäla fokus från texten och uppfattas som distraherande. Tabeller ger större flexibilitet vid redigering För att strukturera innehållet på en webbplats är det en stor fördel att använda en kombination av tabeller, bilder och text. Tabeller tillåter dig att vara mer precis i placeringen av olika element. Utan tabeller kan det vara svårt att styra placeringen av olika element i förhållande till varandra. Att exempelvis placera en text vid sidan av en bild kan vara svårt utan en tabell. Tabeller gör det dessutom möjligt att ange en fast höjd och bredd för innehållet. Du kan läsa mer om redigering av webbplatser samt tabeller på Hur skapas en webbplats? En väl fungerande webbplats kan snabbt bli en av de viktigaste informationskanalerna till dina kunder. Inte bara genom att du tillhandahåller information om dina produkter, utan även genom att förmedla information om din verksamhet, kampanjer och annan information som dina kunder kan ha nytta av. Samtliga produkter i serien Mamut Business Software erbjuder möjligheten att snabbt och kostnadsfritt lägga upp en webbplats. Nedan hittar du en beskrivning av de steg som du måste genomföra för att registrera en webbplats. Obs! Begreppet webbplats som används i programmet syftar till hela webbplatsen. Webbplatsen kan även innehålla en del som kallas webbutik, där du kan sälja dina produkter. Så registrerar och publicerar du din webbplats: 1. Välj Visa - E-handel - Utforma webbplats. 2. Klicka på Ny för att skapa en ny webbplats och välj namn. 3. Registrera webbplatsen och följ guiden som hjälper dig att upprätta webadressen och registrera den på Mamuts server. Du kan nu öppna t.ex. Internet Explorer och gå till adressen som du har registrerat. Anpassningar/uppdateringar av webbplatsen: När registreringen är slutförd kan du redigera och anpassa innehållet på din webbplats. Redigeringen görs i modulen Utforma webbplats som du hittar via Visa - E-handel - Utforma webbplats. Modulen är utformad som en guide där du genom att klicka Nästa i varje fönster går igenom alla flikar där du kan registrera information. Du kan också gå direkt till flikarna Information om företaget, Innehåll, Webbutik och Utforma och lägga in information på flikarna som ligger under dessa. 261

271 E-HANDEL Läs mer om redigering av innehållet på webbplatsen i eget kapitel. När du har lagt in önskad information på din webbplats måste du uppdatera/publicera innehållet för att det ska visas på Internet. Det gör du genom att välja Visa - E-handel - Överför sidor/uppdateringar. Tips! Om du inte kan se några ändringar efter att ha uppdaterat webbplatsen kan du hålla [CTRL] nedtryckt och samtidigt trycka på [F5] några gånger för att uppdatera innehållet i fönstret. Du kan läsa mer om uppdatering/publicering av webbplats i ett eget kapitel. Om innehåll på webbplatsen En genomtänkt webbplats kan bli en av dina viktigaste informationskanaler till dina kunder. På webbplatsen kan du ge information om dina produkter, förmedla information om företagets kampanjer samt annan relevant information till både kunder och samarbetspartners. 262 Innehåll En webbplats innehåller flera webbsidor varav en är huvudsida. Huvudsidan är den sida som besökarna kommer till när de har klickat sig fram till din webbplats. Du kan även skapa så många under- och nyhetssidor som du kan behöva. Dessutom kan du utforma kontaktsidor som besökaren kan använda för att komma i kontakt med dig på ett enkelt sätt. Själva innehållet på din webbplats lägger du in under fliken Innehåll samt de underliggande flikarna. Om du vill sälja dina produkter via din webbplats ska du använda funktionen Webbutik. Du väljer själv om du bara vill ha en webbplats eller en webbplats med webbutik. Läs mer om webbutik i eget kapitel.

272 OM E-HANDEL Obs! Begreppet webbplats som används i programmet syftar till hela din webbplats. Webbplatsen kan även innehålla en del som kallas Webbutik, vilken är den del där du kan sälja dina produkter till dina kontakter. Redigera innehållet Det finns många verktyg som du kan använda för att redigera och formatera webbplatsens innehåll. Du kan till exempel infoga bilder, länkar till andra webbplatser, tabeller eller hela HTML-filer som du har skapat i andra program. En fullständig översikt över tillgängliga verktyg hittar du i eget avsnitt. Obs! Du kan när som helst gå tillbaka och redigera och anpassa innehållet så många gånger du vill. Därefter publicerar du bara innehållet på nytt. Inställningar och anpassningar Under Webbplatsinställningar kan du ange vilka inställningar som ska gälla för din webbplats och webbutik. Du kan också anpassa ledtexter (rubriker) som visas på din webbplats samt registrera sökord. Läs mer om webbplatsinställningar, ledtexter och sökord i egna avsnitt. Uppdatera/publicera webbplatsen När du har lagt in önskat innehåll på din webbplats väljer du Överför sidor/uppdateringar för att publicera webbplatsen på Internet. Detsamma gäller när du har redigerat innehållet på webbplatsen. Du kan läsa mer om uppdatering av webbplats i eget avsnitt. Hämta webbplatsdata Funktionen Hämta webbplatsdata kontrollerar om nya aktiviteter har registrerats på din webbplats. Funktionen laddar ner alla order som har skapats i din webbutik samt de hänvändelser som registrerats via kontaktsidorna. Du kan läsa mer om import av webbplatsdata i eget avsnitt. Obs! Modulen E-handel kan bara användas av en användare åt gången. Detta gäller även om du har en fleranvändarversion av programmet. 263

273 E-HANDEL Uppdatera webbplats När du har redigerat innehållet på webbplatsen eller ändrat användarnas behörighet (via Lösenordsskydd), måste du uppdatera eller publicera webbplatsen på servern. Ändringarna blir inte tillgängliga på Internet förrän du har gått igenom den här proceduren. En vanlig uppdatering gör bara att ändringarna laddas till webbplatsen. Eftersom du har begränsat lagringsutrymme bör du då och då utföra en Full uppdatering (se punkt 3). Då raderas all information på servern och endast den information som du vill visa på webbplatsen laddas. Så här uppdaterar du webbplatsen: 1. Starta uppdateringen från menyn Visa - E-handel - Överför sidor/uppdateringar. 2. Klicka på Nästa för att söka efter uppdateringar av programmet. Om det finns uppdateringar på servern, kan du ladda ned dem enligt beskrivningen nedan. 3. Markera de webbplatser som du vill uppdatera. Om du har gjort stora ändringar bör du även markera Full uppdatering, för att nollställa det innehåll som ligger på servern. 4. Klicka på Uppdatera. Nu skapas den uppdaterade webbplatsen i programmet, informationen packas och hämtas till ditt område på servern. 5. Klicka på Gå till webbplats eller klicka på länken till webbplatsen i e-posten som du får när uppdateringen är klar. 6. Kontrollera att innehållet ser ut som du vill. Om du inte är nöjd går du till Utforma webbplats eller Webbplatsinställningar och korrigerar felen innan du uppdaterar på nytt. 264

274 OM E-HANDEL Tips! Om du inte ser några ändringar efter att du har uppdaterat din webbplats kan du hålla ned [Ctrl] + [F5] några gånger för att uppdatera innehållet på skärmbilden. Uppdatering av programmet: Med jämna mellanrum erbjuder vi uppdaterade designmallar. Du får tillgång till dem via uppdateringsrutinen och de kan laddas till programmet om du vill använda dig av dem. 1. Markera kryssrutorna för den design du vill ha. 2. Klicka på Nästa så laddas de designteman du valt ned. 3. Programmet stängs automatiskt och startas om. Nu är nya designteman tillgängliga via fliken Design under Redigera hemsida. 4. Kör uppdateringsrutinen igen om du vill spara ändringar på dina webbplatser (enligt beskrivningen ovan). Programmet har nu uppdaterats. 265

275 E-HANDEL OM WEBBUTIK Om du vill sälja dina produkter över Internet kan du använda programmets användarvänliga webbutikslösning. Produkterna som du vill sälja registreras i programmets produktregister, därefter väljer du vilka som ska vara tillgängliga i webbutiken. Fördelen med en webbutik är att den är öppen dygnet runt så att dina kunder kan handla när de vill. Kom i gång med webbutik För att kunna sälja produkter i din webbutik måste produkterna vara registrerade i programmets produktregister. Du kan registrera nya produkter genom att välja Visa - Produkt - Produktregister eller genom att klicka på Ny på fliken Produkturval i modulen Utforma webbplats. Du måste dessutom skapa minst en leveranssätt och ett betalningssätt innan det är möjligt att genomföra ett köp i din webbutik. Du kan naturligtvis skapa hur många leverans- och betalningssätt som du behöver. Så kommer du i gång med webbutik: 1. Välj Visa - E-handel - Utforma webbplats, välj fliken Innehåll och därefter Produkturval. 2. Lägg till produkterna som du vill sälja i webbutiken genom att klicka på Produkter i din webbutik. 3. Välj fliken Webbutik och den underliggande fliken Företagsinformation för att välja vilken information om ditt företag som ska visas i webbutiken. 4. Klicka på fliken Villkor och ange de villkor som ska gälla vid handel i webbutiken. 5. Klicka på fliken Kundinformation och välj vilken information som ska visas och fyllas i av kunder i webbutiken. 6. Klicka på fliken Leveranssätt för att ange vilka leveranssätt som ska vara tillgängliga i din webbutik. 7. Klicka på fliken Betalningssätt för att ange vilka betalningssätt som ska vara tillgängliga i din webbutik. 8. Välj till sist fliken Utforma och därefter Webbutik för att välja vilken designmall som du vill använda för din webbutik. 9. Välj Visa - E-handel - Överför sidor/uppdateringar för att publicera innehållet på Internet. Din webbutik är nu redo att tas i bruk. 266

276 OM WEBBUTIK Lägga ut produkt för försäljning i webbutiken Så här lägger du ut en produkt i webbutiken: 1. Välj Visa - Produkt - Produktregister och fliken Webbutik. 2. Välj Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser. 3. Välj i kolumnen Aktiv på vilken webbplats som produkten ska säljas. 4. Klicka på Spara. Efter nästa uppdatering av webbplatsen blir produkten tillgänglig för försäljning i webbutiken. 267

277 E-HANDEL Så här lägger du ut produkten i webbutiken: 1. Välj Visa - Produkt - Ändra ett urval produkter. 2. Klicka Nästa i guiden som öppnas. 3. Ange ett urval på t.ex. produktgrupp eller liknande, eller låt fälten stå tomma om du vill göra alla produkter tillgängliga för försäljning i webbutiken. 4. Klicka Nästa. 5. Välj fliken Webbutik. 6. Ange att produkterna Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser samt om de ska vara tillgängliga på alla webbplatser. 7. Klicka Nästa. 8. Klicka Slutför för att göra produkterna tillgängliga i webbutiken. 9. Klicka på Stäng för att stänga guiden. Efter nästa uppdatering av webbplatsen blir produkterna tillgänglig för försäljning i webbutiken. Tips! Du kan även lägga ut produkter för försäljning i webbutiken via funktionen Produkter i din webbutik på fliken Produkturval under Utforma webbplats. Denna metod förutsätter att du har markerat alternativet Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser på fliken Webbutik i produktregistret. Produktbild och produktbeskrivning: I fönstret Webbplatsinställningar för produkt kan du infoga en produktbild och produktbeskrivningar för varje enskild produkt. Bild och beskrivning visas i webbutiken när du har uppdaterat din webbplats. Du kommer till Webbplatsinställningar för produkt både via fliken Webbutik i produktregistret samt fliken Produkturval i modulen Utforma webbplats. 268

278 OM WEBBUTIK Koppling till andra webbplatser Om du har licens för att skapa flera webbplatser i samma företagsdatabas kan du lägga in en eller flera kopplingar (länkar) mellan webbplatserna. Länken skapas antingen på huvudsidan eller kampanjsidan om du har skapat en sådan. Innan du skapar länken måste du registrera sidan som du ska länka till. Så här skapar du en länk: 1. Öppna webbplatsen där du vill ha länken. 2. Välj Koppling till andra webbplatser på fliken Meny. 3. Klicka på Ny om du vill skapa en koppling. 4. Välj den webbplats som du vill länka till. 5. Välj var du ska skapa Koppling från: Huvudsida eller kampanj. Om du vill länka från båda sidorna måste du skapa två olika länkar. 6. Skriv in namn på länken. Det här är namnet som kommer att visas på länken och det är bra om det är informativt som Klicka här om du är säljare! 7. Klicka på OK. Nu har listan uppdaterats med den nya länken. Uppdatera ändringarna på Mamutsserver. I enskilda designmallar visas länken på huvudsidan i en rullgardinsmeny och visas inte omedelbart. 269

279 E-HANDEL Visa lagernivå på produkterna i webbutiken Webbutiken kan visa lagernivå för alla lagerförda produkter som erbjuds på webbplatsen. Med lagernivå menas antalet produkter/enheter på lager minus antalet som redan är beställda eller reserverade på andra sätt. Lagernivå stöttas i alla webbplatsmallar som visar produkter på framsidan. Lagernivå visas även per variant, i de fall som produkter säljs i olika varianter. Obs! Lagernivån definieras här som det antal produkter som är tillgängliga för att sälja till kunder i webbutiken. Produkter som redan är registrerade som "till kunder" räknas inte med. I produktregistret på fliken Webbinställningar kan du genom rullgardinsmenyn Lagerinformation välja om en produkt ska visa lagernivå i webbutiken. Om du inte vill visa lagernivån låter du rullgardinsmenyn behålla valet Visa inte lagernivå. Lagernivån kan visas på olika sätt: Lagerbehållningen kan visas på olika sätt: Exakt lagernivå: Visar exakt antal på lager. Till exempel: Tillgängliga: 29 st. på lager Intervallbaserad lagernivå, exakt vid lägre än 10: Visar lagernivå i intervall, men exakt antal när det är färre än 10 stycken kvar i lager. Exempel vid 26 stycken produkter i lager: Tillgängliga: st på lager. Intervallbaserad lagernivå: Visar lagernivå i intervall. Exempel vid 26 stycken på lager: Tillgängliga: st. på lager. Text: Visar en fast text för varje status: På lager I Inköp Inte på lager Obs! Det här är förhandsdefinierade texter. Fältet Fritext nedanför används tillsammans med valet Fritext. Om du vill du ändra på dessa texter kan du ändra ledtexterna. Symbol/Grafik: Visar endast symbolerna för På lager, I inköp och Inte på lager. Du kan välja vilka symboler som ska användas via Webbplatsinställningarna, på fliken Inställningar Webbutik. Fritext: Du kan välja din egen fritext och visa den i webbutiken istället för antal på lager. Fritexten du vill använda skriver du i fältet Fritext. Du måste också välja Fritext i rullgardinsmenyn. Exempel: Lagerrensning - Endast ett fåtal kvar! 270

280 OM WEBBUTIK Produktens produktkategori: Istället för lagerstatus visas produktkategorin som är angiven i fältet Produktkategori på produktkortet. Du kan själv skapa produktkategorier i Grundinställningarna. Tips! Du kan ange valen på fliken Grundinställningar i Företagsinställningar för produkt, så att inte behöver ange det varje gång du registrerar en ny produkt. För att administrera många produkter eller vid start av funktionen kan du i guiden för Ändringar på ett urval av produkter redigera hur lagernivån ska visas för flera produkter samtidigt. Obs! Lagernivå visar nivån vid sista uppdatering av webbutiken. Nivån kommer således endast att vara helt rättvisande från det att sidan laddas till dess att första ordern lagts in, antingen i webbutiken eller direkt i programmet. Det rekommenderas att import av webborder rutinmässigt följs upp med uppdatering av webbutiken, så att man får största möjliga noggrannhet i visningen av lagernivån. Det kan också vara fördelaktigt att skriva att ditt företag reserverar sig mot eventuella variationer i lagernivån. Betalningstjänster för betalning i webbutik För att kunna erbjuda kreditkortstsbetalning i webbutiken måste du ha programvara från Mamut med kundvagn samt avtal med en betalningsaktör. Betalningsaktören fungerar som en webbaserad betalningscentral som sköter hela transaktionsprocessen när en kund i din webbutik vill betala med kreditkort. Betalningsaktörens ansvar är att garantera säkerheten och att undvika bedrägeri. För att kunna behandla kreditkortsbetalningar i webbutiken, måste du skapa ett eller flera Betalningssätt för typen kreditkort. Det finns stöd för betalningsaktörerna DIBS (SE) och WorldPay (UK): Mamut Enterprise DIBS: Genom att använda Mamut Enterprise DIBS kan du erbjuda dina kunder en snabb och säker webbaserad betalningstjänst. DIBS betalningstjänst är Skandinaviens ledande leverantör av Internetbetalningstjänster. Vid betalning via Mamut Enterprise DIBS skickas kunderna automatiskt till DIBS betalningssida. Känslig kreditkortsinformation hanteras enbart av DIBS, vilket innebär att alla transaktioner är säkra och konfidentiella. Obs! Mamut Enterprise DIBS finns tillgänglig som en Mamut Enterprise utökningsprodukt. Om du vill du använda DIBS som betalningsaktör kontaktar du din referensperson på Mamut för att få den information du behöver kring licenser och hantering. För att kunna använda DIBS som betalningsaktör krävs det att du har en giltig licens för Mamut Enterprise E3, E4 eller E5. WorldPay: Vill du använda WorldPay som betalningsaktör, kontaktar du dem direkt för att ingå avtal. När avtalet är godkänt och allt är klart för att börja använda betalningslösningen, får du en InstallationsID från WorldPay. Denna måste du registrera under fliken Betalningstjänster i Mamut Business Software. Du kan läsa mer om WorldPay på När du ingått avtal med en betalningsaktör, kan du välja aktör i rullgardinsmenyn Välj betalningstjänst. Därefter måste du registrera det ID du fått från aktören. Obs! För att betalningstjänsten ska bli tillgänglig på din webbplats måste du uppdatera webbplatsen efter det att du ändrat inställningarna och skapat betalningssätt. 271

281 E-HANDEL Om Worldpay Vem/vad är WorldPay? WorldPay är en världsledande leverantör av e-handelslösningar och erbjuder en komplett tjänst för Internetbetalningar. WorldPay hanterar hela transaktionsprocessen när en kund betalar med kredikort i din webbutik. WorldPay skyddar mot kreditkortsbedrägeri och säkrar en trygg betalningsprocess. Du och dina kunder kan dessutom logga in på WorldPays webbplats för att övervaka transaktionen. Mer information om WorldPay hittar du på: Hur fungerar det för webbplatsägaren? Alla beställningar som görs i din webbutik, detta inkluderar beställningar med kredit-/betalkort som betalningsmetod, laddas ner till Mamut på vanligt sätt. Den enda skillnaden är att beställningar som betalats med kredit-/betalkort har ett transaktions-id. Genom detta ID kan du spåra beställningen/transaktionen via ett administrationssystem som du får tillgång till hos WorldPay (ett så kallat CMS (Customer Management System). Så snart som du har skickat varan till kunden kan du logga in på administrationssystemet CMS och välja att köpesumman ska debiteras från kundens konto. Denna summa överförs sedan till ditt Merchant Account (återförsäljarkonto). Det totala beloppet på ditt Merchant Account överförs varje vecka till ditt konto. Hur fungerar det för kunden? När kunden har lagt sina varor i kundvagnen kan han/hon klicka på knappen för att skicka beställningen. Kunden kan nu välja leverans- och betalningsform samt fylla i en personlig informationsblankett. Därefter visas en orderbekräftelse. När denna är bekräftad kommer kunden automatiskt till WordPay-webbplatsen där han/hon anger sin kredit-/betalkortsinformation. WorldPay kontrollerar därefter som informationen är korrekt. När informationen har verifierats reserveras totalsumman, utan att debiteras, på kundens konto. Kunden mottar därefter ett kvitto på skärmen samt via e-post. Kvittot innehåller ett referensnummer (Merchant's Reference, cart id samt ett ID reference number), vilka är unika referensnummer som identifierar beställningen och transaktionen. Dessa nummer kan användas för att spåra beställningen via ett webbaserat administrationssystem som WorldPay tillhandahåller. Kunden mottar dessutom en orderbekräftelse från Mamut-webbplatsen via e-post när återförsäljarens kundvagn mottar en bekräftelse på att kredit-betalkortstransaktionen har godkänts av WorldPay. Obs! Kom ihåg att köpesumman först reserveras på kundens konto. Summan debiteras inte förrän du har skickat varorna. Som ägare av webbutiken måste du logga in på CMS (WorldPays administrationssystem) och bekräfta att du ska motta betalning för de skickade varorna. All kredit-/betalkortsinformation sparas på en så kallad Secure Server, där all information krypteras för att undvika bedrägerier. 272

282 OM WEBBUTIK Om Mamut Enterprise DIBS Genom att använda Mamut Enterprise DIBS kan du erbjuda dina kreditkortskunder en snabb, säker och enkel betalningslösning över Internet. Med Mamut Enterprise DIBS blir kunden överförd till DIBS lösning efter att har gått igenom beställningsproceduren. Känslig kreditkortsinformation hanteras endast av DIBS vilket borgar för en säker och trygg e-handelsprocess. Obs! Om du vill erbjuda kreditkortsbetalning i din webbutik måste du först ha en giltig licens för Mamut Business Software samt ett avtal med din bank/inlösare. För att välja DIBS betalningstjänst klickar du Visa - E-handel och väljer Webbplatsinställningar. Därefter klickar du på fliken Betalningstjänster och väljer DIBS i rullgardinsmenyn. Har du inte detta val bör du kontakta Mamuts försäljningsavdelning; din licens måste uppgraderas. Obs! Mamut Enterprise DIBS är en tilläggsprodukt till Mamut Enterprise. Mamut Enterprise DIBS - trygg och användarvänlig e-handel Standardiserad och användarvänlig online betalningsterminal för betalning med kreditkort. Integrerad med Mamuts webbutikslösning. Har stöd för betalningsformerna VISA, MasterCard och direktbetalning rd och direktbetalning från de fyra största bankerna i Sverige. Känslig kreditkortsinformation hanteras bara av DIBS - en säker tredjepart. "Verified by VISA (3d secure)" och "MasterCard SecureCode (3d secure)" gör det tryggt att uppge information. Hos DIBS får du en administrationssida där du har full översikt över order och betalningar. Det finns ingen lägsta beloppsgräns för en transaktion för att du ska få dina pengar utbetalade. 273

283 E-HANDEL Hur använder jag betalningstjänsten Mamut Enterprise DIBS? För att kunna erbjuda kreditkorttjänster i webbutiken måste du ha programvara från Mamut Business Software samt ett avtal med din betalningsaktör och bank/inlösare. Vill du använda DIBS som betalningsaktör kontaktar du din referensperson på Mamut för att få information om licenser och hantering. För att välja DIBS betalningstjänst klickar du Visa - E-handel och väljer Webbplatsinställningar. Därefter klickar du på fliken Betalningstjänster och väljer DIBS i rullgardinsmenyn. Har du inte detta val bör du kontakta din kontaktperson på Mamut (säljare). Din licens måste uppgraderas. Betalningsaktören fungerar som en webbaserad betalningscentral som sköter hela transaktionsprocessen när en kund vill betala med kreditkort i din webbutik. Betalningsaktörens ansvar är att garantera säkerheten och att undvika bedrägeri. Obs! För att kunna använda DIBS som betalningsaktör krävs det att du har en giltig licens för Mamut. När du har ingått avtal med en betalningsaktör, kan du välja aktör i rullgardinsmenyn Välj betalningstjänst. Därefter måste du registrera det ID du har fått från aktören. För att kunna behandla kreditkortsbetalningar i webbutiken, måste du skapa ett eller flera Betalningssätt för typen kreditkort. Obs! För att betalningstjänsten ska bli tillgänglig på din webbplats måste du Uppdatera webbplatsen efter att du ändrat inställningarna och skapat betalningssätt. Nedan följer en detaljerad beskrivning av de olika inställningarna som du måste göra i ditt Mamutprogram. 274

284 OM WEBBUTIK Steg 1 Gör så här för att kontrollera ditt webbplatsnamn och din webbadress: 1. Börja med att gå in på Visa - E-handel - Webbplatsinställningar. 2. Kontrollera ditt webbplatsnamn och din webbadress på fliken Aktiv webbplats. Du kan ändra webbplatsens namn genom att klicka på ikonen Redigera. Steg 2 Så här gör du inställningarna för betalningstjänster: 1. Under fliken Betalningstjänster väljer du DIBS. Har du inte detta val bör du kontakta din kontaktperson på Mamut; din licens måste uppgraderas. 2. Ange shopname för att få kopplingen till DIBS att fungera. Namnet får du från DIBS och måste stavas exakt likadant som det som anges från DIBS. 3. Välj vilka direktbetalningar du vill erbjuda kunderna och som du har avtal med från banken. 275

285 E-HANDEL 4. Kryssa för 3D secure (ingår i DIBS-avtalet). Inställningarna för betalningstjänster i Mamut har nu utförts. Steg 3 Så här anpassar du webbutiken: 1. Gå in på Utforma webbplats, välj fliken Webbutik och därefter fliken Betalningssätt. 276

286 OM WEBBUTIK 2. Kryssa för Visa fält för säkerhetskod (relevant för manuell kreditkortshantering). 3. Ange betalningssätt genom att klicka på ikonen Ny (eller Redigera), välj kreditkort och skriv den beskrivning som ska visas i webbutiken. Inställningarna i webbutiken är nu utförda. Kom ihåg att om du bedriver handel utanför landet och vill differentiera mellan exempelvis fraktpriser, måste du registrera två betalningssätt per korttyp. Obs! När du har definierat inställningarna måste du uppdatera webbutiken genom att klicka på Överför sidor/uppdateringar. Betalningsuppföljning: För att följa dina kunders betalningar kan du logga dig in på DIBS administrationsverktyg. Läs mer om detta i informationen från DIBS. 277

287 E-HANDEL REDIGERA WEBBPLATS Välj webbplats Om du har skapat fler än en webbplats på den företagsdatabas du har öppen, väljer du vilken webbplats du vill ändra. Du måste göra det här valet när du registrerar webbplatsen eller om du ska ändra Internetinställningarna. I det här fönstret kan du även skapa nya webbplatser, ändra namn på eller radera befintliga webbplatser. I listan finns information om: Registrering: Arbetsnamnet på webbplatserna. Webbplats: Internetadressen som webbplatserna har registrerats på. Senast uppdaterad den: Datum och klockslag då webbplatsen senast uppdaterades på Mamuts server. Så här väljer du en webbplats: 1. Markera den webbplats du vill ändra. 2. Klicka på OK. Utifrån ditt val får du nu möjlighet att ändra inställningarna eller redigera webbplatsen. Skapa en ny webbplats: 1. Klicka på Ny. Om du inte har någon ledig licens för att skapa fler webbplatser kan du inte välja det här alternativet. Administration av licenser sker via Administrera webbplatslicenser. 2. Skriv in namnet på den nya webbplatsen. Detta blir arbetsnamnet på webbplatsen. 3. Gå igenom guiden Registrera webbplats. Nu kan du börja redigera webbplatsen. 278

288 REDIGERA WEBBPLATS Skapa en kopia av en webbplats: 1. Markera den webbplats du vill kopiera. 2. Klicka på Duplicera (kopiera). Om du inte har någon ledig licens för att skapa fler webbplatser kan du inte välja det här alternativet. Administration av licenser sker via Administrera webbplatslicenser. 3. Skriv in namnet på den nya webbplatsen. Detta blir arbetsnamnet på webbplatsen. 4. Gå igenom guiden Registrera webbplats. Om du vill att den nya webbplatsen ska överta namnet från den gamla, måste du först avregistrera den gamla webbplatsen under Administrera webbplatslicenser. Nu kan du ändra informationen från den gamla webbplatsen via Utforma webbplats. Avregistrera webbplats: 1. Markera den webbplats du vill radera. 2. Klicka på Avregistrera webbplats. Om sidan är registrerad kopplas du upp mot Internet och sidan avregistreras. Nu raderas all information som är sparad på webbplatsen på Mamut server. Licens för webbplatsen kommer i fortsättningen att vara reserverad för den här webbplatsen. Denna licens bör därför frigöras under Administrera webbplatslicenser. Ändra namn på en webbplats: 1. Markera den webbplats som du vill kopiera. 2. Klicka på Redigera. 3. Ändra namnet på webbplatsen. Detta blir det nya arbetsnamnet på webbplatsen. 4. Klicka på OK. Listan uppdateras med det nya namnet. Du kan också ändra namn via Webbplatsinställningar - Aktiv webbplats. 279

289 E-HANDEL Meny På fliken Meny finns det länkar till några av de mest centrala funktionerna i modulen. Vid redigering av webbplatsen kan du antingen gå igenom hela modulen, steg för steg, genom att klicka Nästa. Alternativt kan du antingen använda länkarna i fliken Meny, eller gå direkt till de olika flikarna Information om företaget, Innehåll, Webbutik och Utforma. 280

290 REDIGERA WEBBPLATS Innehåll Huvudsida På fliken Huvudsida lägger du in information och eventuellt bilder som ska visas på webbsidans huvudsida. När du har skrivit in önskad information kan du formatera texten med hjälp av knapparna i verktygsfältet. Klicka på Nästa när du vill gå till nästa flik i Innehåll 281

291 E-HANDEL Kampanj På fliken Kampanj kan du presentera specialerbjudanden för besökande. Kampanjsidan är det första kunder möter när de besöker webbplatsen. Sidan försvinner automatiskt efter de antal sekunder du anger i Tidsfördröjning i sekunder och kunden skickas till webbplatsens huvudsida. Klicka på Nästa om du vill gå till nästa flik. Produkturval På fliken Produkturval lägger du in de produkter du vill presentera och sälja i din webbutik. Klicka på Ny för att lägga till nya produkter i produktregistret. Markera en produkt i listan och klicka på Redigera för att redigera vald produkt. När du klickar på Produkter i din webbutik öppnas ett fönster där du enkelt kan administrera de produkter som ska vara tillgängliga i webbutiken. Läs mer om detta i eget avsnitt. Obs! För att dina produkter ska vara tillgängliga för överföring måste du markera Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser i fliken Webbinställningar i produktregistret. Om du har gjort ändringar i produktregistret som påverkar produkter du har eller ska ha tillgängliga i din webbutik kan du välja Uppdatera. Listan visas då med de nya ändringarna. Knappen Webbplatsinställningar för produkt öppnar fönstret med inställningar för markerad produkt. 282

292 REDIGERA WEBBPLATS Anpassat fält för produkter: Här kan du lägga in ett kort meddelande som visas i webbutiken. Det kan till exempel vara: "Alla angivna priser är inklusive moms". Standardproduktgrupp: Här kan du själv välja vilken av dina produktgrupper som visas när en potentiell kund besöker din webbutik. 283

293 E-HANDEL Produkter i din webbutik När du klickar på ikonen för Produkter i din webbutik öppnas ett fönster där du enkelt kan administrera de produkter som ska vara tillgängliga i webbutiken. Det görs enkelt genom att markera produkterna i produktöversikten överst och flytta dem med hjälp av piltangenterna till det nedersta fönstret. Det nedersta fönstret visar produkturvalet i webbutiken. 284

294 REDIGERA WEBBPLATS Webbplatsinställningar för produkt I fönstret Webbplatsinställningar för produkt anger du visningsinställningar för produkter i webbutiken. Inställningsfönstret kan öppnas både från fliken Produkturval, under Utforma webbplats - Innehåll samt från fliken Webbutik i produktregistret. Standard Produktbild: Här kan du antingen välja Infoga bild i rullgardinsmenyn och klicka Ny för att infoga en produktbild som finns sparad på din dator, eller välja Länk till bild om produktbilden är publicerad på Internet. Du anger då webbadressen till bilden i fältet Bild-URL. Knappen Ny öppnar ett fönster genom vilket du kan lokalisera bildfilen på din dator. Radera bilden från webbplatsinställningarna för produkt (inte från datorn). Om du har valt Länk till bild och har skrivit in webbadressen till bilden kan du klicka på Gå till WWW-sida för att visa produktbilden i webbläsaren. Produktbeskrivning: Du kan registrera två olika produktbeskrivningar per produkt. En kort beskrivning som visas i produktlistan nedanför produkten samt en detaljerad beskrivning som visas när kunden klickar på Mer info-länken, produktbilden eller på produktnamnet. Redigera eller infoga produktbeskrivning genom att klicka på ikonen. Välj en kort eller detaljerad beskrivning i rullgardinsmenyn innan du klickar Redigera. Klicka Ångra för att återställa produktbeskrivningen till innan senaste redigeringen. Mer info (undersida): I rullgardinsmenyn kan du välja mellan dina befintliga undersidor. 285

295 E-HANDEL Avancerat Tillåt köp av mindre än hela enheter: Om du i webbutiken vill sälja produkter som är mindre i antal än hela enheter måste markera alternativet Tillåt köp av mindre än hela enheter. Alternativet kan markeras när du har valt Ska kunna säljas på en eller flera webbplatser samt när du har angivit att du vill använda en eller flera decimaler för lagerenhet i företagsinställningarna för produkt. Inställningen hittar du via Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Produkt och fliken Lagerhantering. Obs! Du måste publicera din webbplats på nytt när du har angivit inställningarna för de produkter som ska kunna säljas i mindre antal än hela enheter från din webbutik. Nyheter Här administrerar du de nyheter och artiklar som du vill publicera på din webbplats. Ifall du vill att nyheten/artikeln ska visas på webbplatsens huvudsida, så kan du markera Visa på huvudsida. Hur skapas en ny artikel? 1. Klicka Ny för att skapa en ny artikel. 2. Skriv Titel, Inledning och Text. 3. Formatera texten som du vill att den ska se ut på din webbplats. 4. Klicka OK. En ny artikel har skapats. 286

296 REDIGERA WEBBPLATS Hur bestämmer man ordningsföljden på artiklarna? Med hjälp av knapparna och kan du flytta på artiklarna så att de kommer i rätt ordningsföljd. Undersidor På undersidor, som är separata sidor på webbplatsen, kan du ge kunderna extra information. Du kan skapa en undersida för varje enskild produkt med detaljerad information, bild på produkten och annan relaterad information. För att länka en undersida till en produkt måste du först skapa undersidan, därefter går du till fliken Webbutik i produktkortet och väljer undersidan i rullgardinsmenyn Mer info (undersida). Så här skapar du en undersida: 1. Klicka på Ny om du vill skapa en ny undersida. 2. Skriv Titel, Inledning och Text för undersidan. 3. Använd redigeringsmöjligheterna i verktygsfältet och formatera texten som du vill ha den. Du känner igen knapparna från Microsoft Office. 4. Markera kryssrutan Visa i menyn om du vill att undersidan ska visas på sidmenyn på förstasidan. 5. Klicka OK. Undersidan har nu skapats. 287

297 E-HANDEL Så här bestämmer du ordningsföljden på undersidorna: Med hjälp av knapparna och kan du flytta på dina undersidor så att de kommer i önskad ordningsföljd. Tips: Det finns också möjlighet att koppla bilagor till undersidor. Kontaktsidor Med hjälp av kontaktsidor ger du kunderna möjlighet att kontakta ditt företag på ett enkelt sätt. När du skapar en kontaktsida så skapar du egentligen ett formulär där kunder lägger in information som du valt att specificera. Kontaktsidor kan skapas för generella kontakter, anmälan för nyhetsbrev, gratis katalog och liknande. Information som kunderna registrerar via dina kontaktsidor kan du ladda ner som aktiviteter genom att klicka på Hämta webbplatsdata. Importerade aktiviteter kommer att överföras automatiskt till aktivitetsregistret. Genom att klick på Ny kan du skapa en ny kontaktsida. I fönstret som öppnas skriver du in Titel och Beskrivning av kontaktsidan. Titeln du väljer kommer att visas i menyn på webbsidan. Standard I fliken Standard markerar du information som du vill få ifylld i kolumnen Visa, samt information du kräver att kunden ska fylla i under Obligatoriskt. Visa och obligatoriskt: När du kryssar för en ruta i kolumnen Obligatoriskt, betyder det att kunden måste fylla i det fältet för att komma vidare. Väljer du bara Visa är fältet synligt, men upp till kunden att fylla i. 288

298 REDIGERA WEBBPLATS I det tomma fältet nederst i kolumnen till höger kan du lägga in en Anpassad text. Ett exempel på detta kan vara "Skriv ett meddelande här:". Ange också den E-postadress för svar som du vill använda. Om du markerar Ta emot via e-post, så kommer du att ta emot ett e-postmeddelande från kunden, förutom att du kan ladda ned aktiviteten när du hämtar webbplatsdata. Obs! Kunder som kontaktar dig via en kontaktsida på din webbplats, mottar ett automatiskt genererat e-postmeddelande som bekräftelse på förfrågan. I e-postmeddelandet får kunder förutom en kopia på den informationen de skrev in på kontaktsidan, även information om att bekräftelsen inte innebär att förfrågan är läst och behandlad. Avancerat I fliken Avancerat kan du markera Ytterligare information som du vill ha om kunden. I rullgardinsmenyn kan du välja bland Egendefinierade fält. Du kan redigera alternativen i grundinställningar genom att högerklicka i rullgardinsmenyn och välja Ändra i grundinställningar. Markera de fält som ska visas i kontaktformuläret och vilka fält som är obligatoriska för kunden att fylla i. Genom att markera Uppdatera kontakt så kan information i kontaktregistret uppdateras automatiskt för befintliga kunder. Markera vilken information du vill att kunderna ska fylla ut vid kontakt. Du kan redigera alternativen via Visa - Inställningar - Företagsdatabas - Företagsinställningar - Kontaktuppföljning under Fältbeskrivningar. Tips! Längst ner kan du välja att länka personer som skickar information via kontaktsidorna, till olika grupper. Kontaktkortet uppdateras då, och gör det enklare att följa upp kontakterna vid ett senare tillfälle. Du kan till exempel välja att skicka en grupp e-post till dem. 289

299 E-HANDEL Företaget Företagsinformation På fliken Företagsinformation kan du under Om oss lägga in namn adress och annan kontaktinformation som du vill ska vara tillgänglig för kunder som besöker din hemsida. Genom att klicka Hämta från företagsinställningar så kommer information att hämtas därifrån. Länken/knappen till sidan med företagsinformation heter Om oss och visas både på webbplatsen, i webbutiken samt i kassan. Om du vill ändra texten "Om oss" kan du ändra ledtexten genom att klicka på knappen Redigera text till vänster om Om oss på fliken Företagsinformation. Företagsbeskrivning På fliken Beskrivning av företaget kan du lägga in generell information om din verksamhet, som till exempel vision, anställda, historik och annat som du vill att kunder/användare ska känna till. Även här finns funktioner för formatering av text, bilder, tabeller och länkar etc. 290

300 REDIGERA WEBBPLATS Genom att klicka på knappen Infoga företagsinformation hämtas informationen som har registrerats på fliken Företagsinformation automatiskt. Överskrift På fliken Överskrift kan du välja om du vill använda en Förenklad överskrift med företagslogotyp eller om du vill använda en Avancerad överskrift med eget innehåll. Om du väljer Förenklad överskrift med företagslogotyp kan du infoga en logotyp genom att klicka på knappen Välj logofil. Du kan då bläddra dig fram till mappen där du har sparat dina logotypfiler. Rekommenderad logotypstorlek är 120 x 70 pixlar i formatet GIF eller JPG. Du kan använda en bredare logotyp i flera designmallar. Om du väljer Avancerad överskrift med eget innehåll kan du anpassa din egen överskrift som kan visas på alla sidor på webbplatsen, i webbutiken samt vid betalning i kassan. Överskriften kan innehålla både text, logotyp och andra bildfiler. Innehållet kan redigeras på samma sätt som innehållet på andra webbplatssidor. Obs! Funktionen Överskrift är inte tillgänglig i alla programversioner. Detta gäller designmallar där området avsatt till sidhuvud och sidfot är placerade vid sidan av innehållsdelen, inte över eller under. I dessa tillfällen är det därför lämpligt att använda en liten företagslogotyp. 291

301 E-HANDEL Tips! Användning av företagslogotyp (i form av GIF med transparent bakgrundsfärg) på en bakgrundsbild som är relaterad till ditt företag eller din bransch är i dag väldigt vanligt inom webbdesign. Genom att använda sådana enkla metoder är det möjligt att på egen hand skapa en professionell och unik webbplats. Du kan naturligtvis också infoga externa länkar eller länkar till andra delar av webbplatsen i detta område. Använd gärna tabeller för att strukturera innehållet. Design Skapa ny färgkombination Genom att definiera egna färgkombinationer kan du ge din webbplats en personlig prägel som stämmer överens med företagets övriga profil. Du gör detta med hjälp av en guide där du kan skapa egna färgkombinationer från grunden eller utgå från en given färgkombination. Steg 1 Här lägger du in namnet på din nya färgkombination och bestämmer om du vill skapa en färgkombination från grunden eller om du vill börja med en färgkombination som redan finns. 1. Klicka på Skapa ny färgkombination. 2. Skriv in Namn på ny färgkombination. Namnet kan väljas i listan över färgkombinationer efter att guiden är slutförd. Om du vill använda en befintlig kombination kan du markera Ärva färger från befintlig färgkombination och markera färgkombinationen som du önskar ärva färgerna ifrån. 3. Klicka på Nästa. 292

302 REDIGERA WEBBPLATS Steg 2 Varje färgfält har sorterats under flera flikar efter dess placering på webbplatsen. Om du markerar ett färgfält får du mer information om var på webbplatsen fältet ligger och färgkoder för den valda färgen. 1. Markera önskat färgfält. 2. Klicka på Ändra värde för vald färg. 3. Välj färg du vill använda från färgkortet. Om du vill definiera din egen färg kan du klicka på Define custom colors. 4. Gå igenom stegen ovan för alla fält du vill ändra. 5. Klicka på Slutför. Du kan återställa färgerna till utgångspunkten i en färgkombination genom att klicka Ångra. 293

303 E-HANDEL Utforma - Designmall Utforma är den sista fliken i modulen Utforma webbplats. Här bestämmer du utseende och färger på din webbplats. Fliken Utforma är uppdelad i två underliggande flikar, Webbplats och Webbutik. Egenskaper för vald mall I egenskaper för vald mall kan du bestämma om det designtema du har valt ska använda ramar (frames), samt vilket textformat som ska användas i menyer och text på din webbplats. Designteman som använder ramar som standard kommer att vara markerade, men det kommer att finnas flera tillfällen då det är möjligt att ändra det manuellt. Det gäller även designteman som i utgångspunkt inte använder ramar. Grundinställningen är som regel det som passar bäst för mallen, men kan ändras om så önskas. 294

304 REDIGERA WEBBPLATS Fördelar med ramar: Det är lättare att navigera bland innehållet på en sida, särskilt om det är mycket information. Navigationsmenyn flyttar inte på sig när man scrollar innehållet (det är lite beroende av var menyn är placerad). Klarare uppdelning av innehållet på sidan. Fördelar utan ramar: Man undgår rullistor (scrollbars) när det inte är mycket innehåll på sidan. Ofta medför det att det blir en tydligare design. Innehållet blir rangordnat högre av sökmotorer. Typsnitt Du kan välja bland ett antal Typsnitt (fonter) som lämpar sig för webbplatser. Typsnitten som används i menyer och innehåll på webbplatsen. Arial (Web safe från och med IE 3) Verdana (Web safe från och med IE 3) Times New Roman (Web safe från och med Windows 3.1) Tahoma (Web safe från och med IE 4) Trebuchet MS (Web safe från och med IE 3) Georgia (Web safe från och med IE 4) Lägg märke till att ändringar av typsnitten gjorda här inte ändrar typsnitt i Webbutiken, utan endast på Webbsidan. Det här anger förstavalet för visning av text i kundens webbläsare. Andra och tredje val följer av standard för mallen. Vissa webbläsare kommer att ignorera förstahandsvalet och gå vidare till ett eventuellt andrahandsval/tredjehandsval. Utforma Webbplats Om du använder designteman kan du ge din webbplats en enhetlig design som bygger på ett speciellt tema eller en speciell form. Bestäm utseendet på din webbplats Välj designtema i vänster fönster. Om du ska använda ramar kan du välja detta under Egenskaper för vald mall. Välj färgkombination du vill använda. Du kan också skapa nya eller redigera befintliga färgkombinationer. 295

305 E-HANDEL Förhandsgranska det valda designtemat och färgkombinationen. Förhandsgranskningen uppdateras automatiskt så länge Automatisk uppdatering är aktiverad. Om det alternativet inte är aktiverat måste du klicka på Uppdatera om du vill se ändringarna. Obs! Detta är endast en förhandsvisning av en exempelmall och ger inte en verklig bild av din webbplats. Du kan uppdatera din webbplats härifrån genom att klicka på ikonen för det. Tips! Om du använder en designmall som ligger i kategorin Old (Expires 2008) bör du byta till en av de andra mallarna. Utgående mallar kan användas i denna version men kommer inte att finnas tillgängliga i kommande version. Obs! Webbplatser som är baserade på en mall som har utgått tilldelas en standardmall. Utforma Webbutik Om du använder designteman kan du ge din webbutik en enhetlig design som bygger på ett speciellt tema eller form. Så här bestämmer du utseendet på din webbplats: Så här bestämmer du utseende på din webbutik: 1. Välj ett designtema. 2. Bestäm färgkombination för de olika fälten och texterna. Alla designteman innehåller förutbestämda färgkombinationer, men du kan själv definiera egna färger. Se nedan. 296

306 REDIGERA WEBBPLATS 3. Förhandsgranska din webbutik i fältet längst till höger. Du kan också välja storlek på förhandsgranskningen genom att zooma in och ut med Zoom-funktionen. Du kan förhandsgranska webbutiken i en webbläsare genom att klicka på Visa i webbläsare. Ändra färger i din webbutik: 1. Klicka på texten i listan för färgbeskrivningen du vill ändra 2. Klicka på Ändra. 3. Välj färg du vill använda från färgkortet. Om du vill definiera din egen färg kan du klicka på Define custom colors. 4. Gå igenom stegen ovan för alla fält du vill ändra. Klicka på Återställ om du ångrar valet och vill gå tillbaka till de ursprungliga färgerna. 297

307 E-HANDEL Verktyg Verktyg för innehåll på webbplatsen Ikon Beskrivning Med hjälp av funktionen Öppna HTML-fil kan du importera HTML-filer som skapats i andra program. På så sätt kan du använda HTML-kod som är mer avancerad än den du kan skapa i editorn. Obs! När du importerar en HTML-sida som du har skapat i ett annat program bör du observera att filen inte kommer att innehålla några bilder eller liknande objekt. Dessa kommer att ersättas med länkar till de olika objekten. Du måste själv infoga bilderna manuellt i Mamut genom att använda funktionen Infoga bild. Dessa knappar används för att ändra typsnitt. Använd knappen till vänster för att formatera texten till en numrerad lista och knappen till höger för att skapa en punktlista. Med hjälp av dessa knappar kan du vänsterställa, centrera eller högerställa texten. Du kan klippa ut text genom att klicka på knappen till vänster. Genom att klicka på knappen i mitten kan du kopiera texten. Du klistrar in den utklippta/kopierade texten genom att klicka på knappen till höger. Du kan även högerklicka och välja ett av dessa alternativ i menyn som öppnas. Klicka på någon av dessa knappar för att Ångra eller Göra om kommandon. Knappen Infoga tabell till vänster används för att infoga tabeller med valfritt antal rader och kolumner. Knappen i mitten används för att dölja/visa rutnätet i tabellen. Genom att klicka på knappen Infoga hyperlänk till höger kan du skapa en länk till en annan webbplats. Markera först texten/bilden som ska fungera som länk, klicka därefter på knappen och skriv in adressen som du vill länka till. Läs mer om detta nedan. Genom att klicka på knappen kan du infoga bilder. Ett fönster öppnas i vilket du bläddrar dig fram till bildfilen, skriver in text till "verktygstips" (eng. "tooltip"), väljer placering samt eventuell repetition i bakgrunden. Läs mer om detta nedan. Klicka på pilen till höger för att välja bakgrundsbild/färg till texten. Om du väljer färg öppnas ett fönster där du kan klicka på den aktuella färgen och därefter på OK. Om du väljer en bild öppnas ett fönster där du kan bläddra dig fram till bildfilen samt välja placering och repetition i bakgrunden. Allt skriftligt innehåll skapas som i ett vanligt textredigeringsprogram. Tips! Genom att trycka [Enter] får du ett nytt stycke, men om du trycker [Shift] + [Enter] får du en vanlig radbrytning. 298

308 REDIGERA WEBBPLATS Hyperlänk Med hjälp av knappen Infoga länk, som återfinns i verktygsraden på alla innehållssidor under Utforma webbplats, kan du infoga länkar till bland annat webbplatser, interna produktsidor, nyhetssidor, undersidor, kontaktsidor, med mera. För att skapa en länk måste du först markera texten/bilden som ska fungera som länk och därefter klicka på Infoga länk. Fönstret Hyperlänk öppnas i vilket du kan välja vilken sorts länk du vill infoga samt till vad du vill länka. I fältet Text till verktygstips kan du skriva in en förklarande text (Tooltip) som visas när muspekaren rör sig över länken. Via knappen Avancerat kan du dessutom ange Ram för länken. Du kan här välja om du vill att länken ska öppnas i Standard, i ett Nytt fönster, i en Överordnad ram (Parent Frame), i Samma ram eller i den Översta ramen. Du som administratör för därigenom större möjligheter till att skräddarsy din webbplats. Tips! Du kan dessutom skriva in en länk direkt i texten, t.ex. Texten konverteras automatiskt till en länk. Alternativ för hyperlänktyp URL: Skriv in den URL som du vill länka till. är förhandsdefinierat så att du bara behöver skriva in adressen, t.ex. Produkt: Om du väljer att länka till en produktsida klickar du på sökknappen för att leta rätt på den produkt som du vill länka till. Om du vill att produkten ska läggas i kundvagnen markerar du alternativet Lägg direkt i kundvagnen. Obs! Denna funktion fungerar inte på samma sätt för produkter som säljs med varianter. Användaren överförs till sidan för val av varianter. Nyheter: Här kan du välja bland dina nyheter/artiklar. Undersida: Här kan välja bland dina undersidor. Kontaktsida: Här kan du välja bland dina kontaktsidor. Produktgrupp: Klicka på sökknappen och leta rätt på den aktuella produktgruppen i översikten över alla produkt- och undergrupper. Bilaga: Om du vill länka till en bilaga kan du i rullgardinsmenyn välja bland befintliga bilagor på webbplatsen. Om du vill infoga en ny bilaga klickar du på söknappen och därefter Ny. Du kan du leta rätt på det dokument du vill infoga. Webbplats: Alternativet gör det möjligt att länka direkt till Huvudsidan, Om oss, Nyhetslistan, Kampanjsidan, Logga in, Ny användare, Tipsa en vän eller Webbplatskarta. Obs! Alternativen är beroende av vilket program och vilka tilläggsprodukter du har. 299

309 E-HANDEL Infoga länk Så skapas en hyperlänk: 1. Markera texten eller bilden som du vill länka ifrån. 2. Klicka på ikonen Infoga länk. 3. Välj Typ av länk i rullgardinsmenyn 4. Skriv URL eller välj önskad sida i rullgardinsmenyn. 5. Klicka på Avancerat om du vill att länken ska öppnas på ett annat sätt än standard. 6. Klicka sedan på OK. Hyperlänken har nu skapats och blir synlig för besökare när du uppdaterar webbplatsen. Infoga bilaga Det är ofta aktuellt att publicera stora dokument med mycket information som bilagor till din webbplats istället för att lägga ut texten direkt. Exempel på bilagor kan vara kompletta prislistor i Excel-format, stora dokument i Word-format* eller informationshäften i PDF-format. Funktionaliteten för att infoga bilagor på din webbplats hittar du under funktionen Infoga länk. 300

310 REDIGERA WEBBPLATS Så här infogar du en ny bilaga: 1. Markera texten som ska fungera som länk till bilagan. 2. Klicka på Infoga länk. 3. Välj Bilaga i rullgardinsmenyn Typ. 4. Klicka på sökknappen. 5. Klicka på Ny. 6. Leta reda på dokumentet som du vill infoga som bilaga. 7. Klicka OK. 8. Markera dokumentet i bilagslistan. 9. Klicka OK. Bilagan blir tillgänglig på din webbplats när du har uppdaterat din webbplats. * Microsoft Excel, Microsoft Word. Tips! Informera gärna om bilagans filformat så att besökaren vet vilket program som krävs för att öppna filen. Exempel: "Klicka här för att ladda ned katalogen i PDF-format". 301

311 E-HANDEL Infoga bild Med funktionen Infoga Bild kan du lägga in bilder på webbplatsen. Programmet stöder bildformaten JPEG, GIF och BMP. Jpeg används ofta till bilder av hög kvalitet med många färger, medan Gif är ett format som ofta används till bilder med färre färger. Detta bör du tänka på om du har begränsad lagringsplats på internetservern eller om du vänder dig till kunder som har dålig uppkoppling eller modem. Innan du provar att infoga bilder måste du se till att ha undvikit bokstäverna å, ä och ö i filnamnen. Detsamma gäller mellanslag. Så infogar du en bild: 1. Klicka på Infoga bild Fönstret Bildegenskaper öppnas. 2. Skriv in Bildens källa eller gå till bildfilen genom knappen till höger. 3. Skriv Text till verktygstips (Tooltip) om du vill ha en förklarande text som visas när musen placeras över den aktuella bilden. 4. Välj önskad position i rullgardinsmenyn om du vill ha en annan placering än den är standard. 5. I fälten för bredd och höjd kan du justera bildens storlek. Obs! Bildens kvalitet kan försämras när du ändra storlek. För att behålla optimal kvalitet på bilden bör du göra redigering av storlek i ett bildbehandlingsprogram. 6. Klicka på OK. Bilden har nu infogats. Infoga tabell Ofta är det lämpligt att skapa tabeller för att strukturera information på webbplatsen. Tabeller kan hjälpa dig att placera test och bilder precis som du vill ha det. Utan att använda tabeller kan det vara svårt att kontrollera delarnas placering i förhållande till varandra. Om du till exempel vill placera en text vid sidan av en bild, blir det komplicerat utan att använda tabeller. Du skapar tabeller enkelt genom att klicka på knappen Infoga tabell. Så skapar du en tabell: 1. Klicka på Infoga tabell. Fönstret Tabellegenskaper visas. 2. Ange antal rader tabellen ska innehålla. 3. Ange antal kolumner tabellen ska innehålla. 302

312 REDIGERA WEBBPLATS 4. Välj Position, var du vill placera tabellen på sidan. Du kan välja mellan Vänster, Höger eller Centrerad. 5. Skriv en Överskrift om du vill ha en rubrik för tabellen. 6. Om du vill att kantlinjerna i tabellen ska visas markerar du det i Visa ramar. Som standard är det inte markerat då "osynliga" ramar oftast ger bäst resultat. 7. Klicka OK. Tabellen har nu skapats. Visa/dölj rutnät Om du har valt att kantlinjer inte ska visas i tabellen kan det bli svårt att lägga in information i den. Det löser du genom att klicka på ikonen Visa/dölj rutnät. Då kan du se kantlinjerna när du lägger in informationen. Rutnätet tar du bort genom att klicka på samma ikon igen. Öppna HTML-fil Med funktionen Öppna HTML-fil kan du importera HTML-filer som är skapade i andra program. På så sätt kan du själv lägga in mer avancerade HTML-dokument än vad som är möjligt att skapa i den här HTML-editorn. Så här gör du: 1. Klicka på Öppna HTML-fil. 2. Varning om att import av HTML-fil kommer att skriva över allt innehåll på den aktiva sidan visas. Klicka OK. 3. Bläddra dig fram till den HTML-fil du vill lägga in i programmet. Markera och klicka på OK. HTML-filen har nu importerats. Obs! När du importerar en HTML-sida som du skapat i ett annat program, är det viktigt att vara klar över att filen inte innehåller eventuella bilder och andra objekt som du lagt in i filen, men relativa referenser till bilderna. Det reserveras plats till bilderna, men du måste själv lägga in bilderna manuellt i programmet efter det att du importerat HTML-filen. Det gör du med funktionen Infoga bild. 303

313 E-HANDEL Webbutik Produktgrupper På fliken Produktgrupper kan du ange inställningar som bestämmer vad som ska hända när man klickar på en produkt- eller undergrupp i webbutiken. För varje produkt- eller undergrupp kan du visa egna innehållssidor med relevant information anpassade efter den enskilda produkt- eller undergruppen. Sidan som visas när besökaren klickar på en produkt- eller undergrupp i webbutiken består av flera element. Elementen består av en överskrift, vänstermeny och produktlista och du kan dessutom välja att visa en innehållssida över eller under produktlistan. En innehållssida kan till exempel vara en presentation av kampanjprodukter, nya eller relaterade produkter med bilder samt länkar till Lägg direkt i kundvagnen eller generell information om produkt- eller undergruppen. Om du vill Visa en innehållssida överst markerar du alternativet och klickar Ny för att skapa en ny innehållssida. Om du vill redigera eller radera en innehållssida väljer du aktuell sida i rullgardinsmenyn och klickar på knappen för handlingen du vill utföra. Funktionaliteten Visa en innehållssida nederst fungerar på samma sätt, den enda skillnaden är att innehållet placeras under produktlistan. Du kan skapa nya innehållssidor för varje enskild produkt- och undergrupp, men du kan också använda samma innehållssida för flera grupper. När du markerar en produktgrupp kan du välja att Visa produktlista för följande undergrupper (välj därefter undergrupp från rullgardinsmenyn). Produktlistan för vald undergrupp visas då när besökaren klickar på produktgruppen i webbutiken. Övriga undergrupper kan öppnas från denna visning. Obs! Produkter som inte placeras i en undergrupp visas alltid genom att klicka på huvudproduktgruppen, annars inte. 304

314 REDIGERA WEBBPLATS Knappen Visa standard grafiskt exempel ger en förhandsvisning av hur innehållet kommer att struktureras på sidan. När du har valt att visa grafiskt exempel byter knappen namn till Visa produktgrupper. Genom att klicka på knappen igen kommer du tillbaka till produktgruppvisningen. Tips! Om du använder en webbutikmall som visar alla produkter i alla undergrupper genom att klicka på produktgruppen kan du välja undergruppen (Ingen) och istället skapa en egen innehållssida med ett egendefinierat produkturval, gärna i kombination med funktionen Lägg direkt i kundvagnen. Detta reducerar laddningstiden medan navigationsmöjligheterna i webbutiken bibehålls. Företagsinformation Här väljer du vilken företagsinformation du vill visa i webbutiken genom att markera lämpliga kryssrutor. Uppgifterna hämtas från fliken Företagsinformation. 305

315 E-HANDEL Villkor Här bestämmer du villkoren för köp, betalning, leverans och andra villkor som du gärna vill informera om i samband med köp i din webbutik. Villkor skapas genom att klicka på Ny vid sidan av den villkorstyp som du vill skapa. I fönstret som då öppnas kan du skriva in titel, inledning och en beskrivande text av villkoret. Obs! Enligt gällande EU-direktiv och kommande regler ska villkoren som gäller för E-handel på webbplatsen presenteras innan köparen fyller i sina personuppgifter i en köpsituation. Detta uppfylls med hjälp av funktionen: Köparen måste acceptera villkoren för att kunna genomföra E-handel på webbplatsen. Samtidigt preciseras det att köpvillkoren om möjligt ska visas på orderbekräftelsen. Detta uppfylls genom: Visa villkor på orderbekräftelse och i E-post som sänds med anledning av köpet. Klicka på knappen högst upp till vänster för att komma till inställningarna för webbplatsen. Då öppnas fönstret Inställningar, där du kan ange egna ledtexter till webbplatsen. Läs mer om detta under Ledtexter. Kundinformation På fliken Kundinformation anger du vilka fält som ska synas när kunder handlar i din webbutik. På var och en av de tre flikarna bestämmer du vilka fält som ska visas och vilka som måste fyllas i. Om du markerar i kolumnen Obligatoriskt markeras textrutan med en röd stjärna. Stjärnan betyder att kunden inte kan fullfölja ordern utan att fylla i fältet. Med hjälp av de två kategorierna Handel inom landet och Handel utanför landet kan du skilja mellan uppgifter som krävs av inhemska och utländska kunder. Det kan till exempel hända att du 306

316 REDIGERA WEBBPLATS vill ha telefonnummer till kunder inom landet men inte vill ha den informationen från dina kunder i utlandet. Längst ned i fönstret kan du ändra texten som visas överst och nederst på förstasidan i webbutiken. Det gör du i fälten Text överst och Text nederst. Klicka på knappen högst upp till vänster för att komma till inställningarna för webbplatsen. Då öppnas fönstret Inställningar, där du kan ange egna ledtexter till webbplatsen. Läs mer om detta under Ledtexter. Fakturaadress Ofta händer det att kunder vill bli fakturerade till annan adress än leveransadressen. Därför kan du skapa egna fält, där kunder kan fylla i faktureringsadressen. Här kan du också skilja mellan inrikes och utrikes kunder. 307

317 E-HANDEL Leveranssätt På fliken Leveranssätt bestämmer du mellan vilka leveranssätt dina kunder kan välja när de handlar i din webbutik. Klicka på Ny om du vill registrera ett nytt leveranssätt. Då öppnas fönstret Redigera leveranssätt. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur du registrerar och ändrar leveranssätt. Ändra leveranssätt På fliken Leveranssätt bestämmer du vilka betalningsformer som ska vara tillgängliga i din webbutik. Så här gör du: 1. Klicka på Ny eller Redigera om du vill anpassa ett befintligt betalningssätt. 2. Markera vilket Leveranssätt du vill använda. 308

318 REDIGERA WEBBPLATS 3. Klicka på knappen sök för att välja önskad produkt för Exp. kostnader om kunden ska betala en avgift när han utnyttjar leveranssättet. Avgifter måste först registreras som separat produkt i Produktregistret innan de finns i produktlistan. 4. Vid behov kan du markera kryssrutorna Tillgänglig på Internet och Handel utanför landet. De styr om leveranssättet ska finnas tillgängligt vid utländsk handel och/eller i webbutiken. Om du markerar Handel utanför landet bör du försäkra dig om att du gjort samma val när det gäller betalningsform. Det är viktigt att du definierar samma alternativ för betalnings- och leveranssätt. 309

319 E-HANDEL Markera Visa fältet "meddelande till bud" om du vill att kunden ska kunna lägga in egna meddelanden till budet som ska leverera varor hos dem. 6. Markera Visa både leveranssätt och villkorsbeskrivning om du vill att båda ska visas på webbplatsen. Leveranssättet blir tillgängligt i din webbutik när du har uppdaterat din webbplats. Obs! I rullgardinsmenyn Leveransmetod hittar du alternativen Post, Bud och Hämta själv. Det går inte att redigera dessa eller att lägga till andra metoder. Betalningssätt Här bestämmer du vilka betalningssätt som ska accepteras i webbutiken. I samband med det bör du tänka igenom vilka metoder som är enklast och säkrast för både kunderna och företaget. Om du erbjuder betalning med kreditkort kan du också kräva att kunderna fyller i en fyrsiffrig Säkerhetskod (CVV). Den visas bara på själva kreditkortet och gör det omöjligt för andra att handla på kontot utan att ha tillgång till kortet. Klicka på Ny om du vill lägga till ett nytt betalningssätt. Då öppnas fönstret Betalningsvillkor. Tips! I hjälpfilerna (F1) hittar du mer information om hur du registrerar och ändrar betalningssätt. 310

320 REDIGERA WEBBPLATS Ändra betalningssätt På fliken Betalningssätt bestämmer du vilka betalningsformer som ska vara tillgängliga i din webbutik. Urvalet är beroende av vilken leveransform du har valt. Så här ändrar du betalningssätt: 1. Klicka på Ny eller Redigera om du vill anpassa ett befintligt betalningssätt. 2. Markera vilket Betalningssätt du vill använda. Vid val av kreditkort kan du också bestämma Standardkreditkort vid behov. 3. Klicka på knappen sök för att välja önskad produkt för Exp. kostnader ifall kunden ska betala en avgift när han utnyttjar betalningssättet. Kostnad för betalningssättet måste först registreras som separat produkt i Produktregistret innan de finns i produktlistan där du kan välja den Produkt som ska anges. 4. Om du har valt Faktura som Betalningssätt måste du också registrera Antal kreditdagar och Fri leveransmånad i respektive rutor. (Dessa rutor visas först när du har markerat Faktura i den översta listan.) 5. Vid behov kan du markera kryssrutorna Tillgänglig på Internet och Handel utanför landet. De styr om betalningssättet ska finnas tillgängligt vid utlandshandel och/eller i webbutiken. 6. Under knappen Avancerat kan du sätta inställningar för bland annat fakturarapporter som ska användas, verifikattyper och huruvida det ska vara möjligt att ändra Förfallodatum på order med valda betalningsvillkor. 311

321 E-HANDEL 7. Markera Visa fält för säkerhetskod om du vill göra det möjligt att betala med kreditkort. Om du vill att detta ska vara obligatoriskt för kunderna markerar du också Obligatoriskt fält (för dina kunder). 8. Markera Visa både betalningssätt och villkorsbeskrivning om du vill att båda ska visas på webbplatsen. Betalningssätten har nu konfigurerats. 312

322 KUNDSTATUSFILER/EKUNDER KUNDSTATUSFILER/EKUNDER Om Kundstatusfiler/eKund När kunden gör en beställning i webbutiken, skapas en personlig sida med status på befintliga och tidigare beställningar. När ordern har ändrat status, till exempel när ordern har fakturerats och webbplatsen uppdaterats via funktionen Hämta webbplatsdata, uppdateras kundens sida. Webbutiken är på så sätt fullt integrerad med order/produkt/kontakt. Kunden får en länk till denna sida via e-post. E-postens innehåll bestämmer du genom de inställningar du gör för kundstatusfilerna. Inställningar för kundstatusfiler gör du i företagsinställningarna för kontaktuppföljning. En genväg till inställningarna hittar du under Utforma webbplats - Meny. Så här kommer du i gång med kundstatusfiler: 1. Välj Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Kontaktuppföljning, och klicka på Avancerat och därefter Statusfilinställningar. Här väljer du vilken information som ska vara med på kundstatussidorna. 2. Kontrollera att du har registrerat en avsändaradress. Avsändaradress är obligatoriskt och hämtas från fältet E-post i Visa - Inställningar - Företag - Företagsinställningar. 3. Välj vilka kunder som ska/inte ska få kundstatusfiler. Inställningarna för detta gör du på kontaktkortet, fliken Inställningar. Klicka på knappen Kund, och välj Ja eller Nej i rullgardinsmenyn Autogenerera statusfil. Obs! Grundinställningen är Ja på alla kunder. Tips! Du kan uppdatera ett stort urval av kunder med hjälp av funktionen Ändra värden på ett urval kontakter. 313

323 E-HANDEL 4. Skriv in ämne/rubrik för det e-postmeddelande som ska skickas till kunderna. Detta gör du genom att klicka Visa - E-handel - Hämta webbplatsdata - E-post. Du kan även skriva in text, uppdelat i överst och underst i e-postmeddelandet. Ämne krävs för att du ska kunna skicka en fil. Det du skriver in här lagras till nästa gång du kör guiden. Du har nu förberett utskick av kundstatusfiler. Dessa kan skickas manuellt eller som en del av rutinen Hämta webbplatsdata. Skicka kundstatusfiler Hur skickar man kundstatusfiler manuellt? När du skickar en kundstatusfil skickas ett e-postmeddelande till kunden. I e-posten finns en länk till en webbsida som kunden kan öppna. Sidan som öppnas innehåller information som specificeras under Inställningar för kundstatusfiler och text från mallen StatusEpost. Kundstatusfilen kan skickas till kunderna med knappen E-post i kontaktregistret. Då öppnas e-postredigeraren på vanligt sätt. Här väljer du StatusEpost som mall. När du har valt mallen inkluderas kundstatusfilen automatiskt som bilaga. Innehållet i kundstatusfilen baseras på de val som beskrivs närmare nedan. Automatiska kundstatusfiler Med automatiska kundstatusfiler kan du hålla webbkunderna uppdaterade i inköpsprocessen med information om till exempel tidpunkt för fakturering och leverans. Systemet är mycket flexibelt så att du kan anpassa funktionerna efter företagets behov. När status för en webborder ändras skapas automatiskt en ny Kundstatusfil. Det sker till exempel när du fakturerar en webborder och klickar på Hämta webbplatsdata. Då skickas information till servern om att ordern har ändrat status från order till faktura och en egen sida skapas på Mamuts server. Kunden får då automatiskt e-post som innehåller en unik länk till orderns "status". Innehållet ligger på Mamuts server. Det resterande innehållet i e-posten kan redigeras efter en mall som skapas under "Hämta webbplatsdata - E-post". I detta fönster kan du lägga in relevant information, som till exempel: "Din webborder behandlas nu. Våra webbkunder får automatiskt ett meddelande när de beställda varorna skickas. Följ bifogad länk för att se status på ordern. Tack för att du handlar hos oss." När skapas kundstatusfiler automatiskt? En kundstatusfil skapas automatiskt när status för en webborder har ändrats och webbplatsdata har hämtats. Dessutom krävs det att den aktuella kontakten berörs av kriterierna för utskick av en kundstatusfil. Det vanligaste är att en kundstatusfil skapas automatiskt när man har fakturerat en webborder och klickar på Hämta webbplatsdata. Kundstatusfiler skapas/skickas också om en faktura krediteras, en order annulleras, vid en dellevereras samt när en kreditnota genereras. Tänk på att det inte skapas någon kundstatusfil förrän du klickar på Hämta webbplatsdata efter att ha gjort ändringar i en webborder. 314

324 KUNDSTATUSFILER/EKUNDER Inställningar för kundstatusfiler Vid utskick av kundstatusfiler kan du ge kunderna en översikt och historik över deras inköp. Utifrån inställningarna i det här fönstret väljer du vilken information som ska göras tillgänglig för kunden. Text högst upp i kundstatusfilerna läggs till på själva statusdokumentet. Det kan till exempel se ut så här: "Vi bifogar status för dina inköp hos oss. Vid eventuella frågor ber vi dig kontakta..." Observera att detta är innehållet på hemsidan. Du kan också redigera innehållet i den e-post som kunden får. Detta gör du i guiden för Hämta webbplatsdata. I Typ av kontakter för vilka statusfiler ska göras kan du välja "Alla", "Ingen", "Endast privatpersoner" eller "Endast organisationer". Om kontakten är en privatperson eller om organisation anges som Typ av kontakt under fliken Övrig info på kontaktkortet. På kontaktkortets flik Inställningar under Kund kan du också välja om kontakten ska ha Statusfil vid start. Då anpassas inställningen i det här inställningsfönstret. Hur många månader gammal får information i statusfilerna vara: Med hjälp av det här fältet kan du välja hur gammal information som du vill spara i kundstatusfilen. Dessutom kan du välja vilken information som ska ingå i kundstatusfilen. Detta markerar du i kryssrutorna längst ner i fönstret. Du kan läsa mer om kundstatusfiler i introduktionsboken "Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar". 315

325 E-HANDEL HÄMTA WEBBPLATSDATA Funktionen Hämta webbplatsdata används för att hämta förfrågningar som kunder har gjort på din webbplats. Förfrågningarna genomgår en så kallad datatvätt där informationen från webbplatsen jämförs med uppgifterna i ditt kontaktregister. Nu kan du själv godkänna kundens registrering och på så sätt undvika dubbelregistrering och hålla ordning i databasen. Du kan välja mellan följande alternativ i fönstret: E-post: Öppnar ett fönster där du skriver in innehållet för e-postmeddelande om status. Läs mer om kundstatusfiler i eget avsnitt. Visa order: Öppnar en översikt över alla aktiviteter som hämtats tidigare och som du kan gå in och titta närmare på. Start: Hämta nya order och aktiviteter från webbplatsen. Import av data: 1. Klicka på Start för att starta nedladdningen av data. Nu kopplas programmet upp mot Internet och eventuella nya order och aktiviteter söks fram och hämtas till din databas. Länk till Kundstatusfil kommer också att sändas till kunder som är registrerade för att motta detta.. 2. Resultatet visas fortlöpande i ett översiktsfönster. Om sökningen inte gav något resultat, stängs fönstret när du klickar på Avbryt. 3. Klicka på Nästa. 4. Kontrollera alla förfrågningar och importera eller avvisa dem i Översikt över nya order/aktiviteter. Om du inte hanterar alla förfrågningar direkt kommer de att vara tillgängliga nästa gång du kör importen. Dina data har nu importerats. Anmälda användare kan skapa Webbplatskonto. Denna kan du redigera i Kontaktregistret på fliken Inställningar under Webbplatskonto. Företagsinformation Det här fönstret visar detaljerad information från Hämta webbplatsdata, tillsammans med en befintlig eller trolig kund från Kontaktregistret. Varje fält visar data som har registrerats i Kontaktregistret, under Kontaktregister, motsvarande fält från Inkommande data samt vad som ska importeras till Resultat. Förfrågan kan behandlas på något av följande sätt: Klicka på Avvisa om du vill ignorera förfrågan som då raderas från databasen. Klicka på Kontaktlista för att koppla importen till en annan kontakt. Klicka på Ny för att registrera en ny kontakt i kontaktregistret mot bakgrund av importen. Klicka på Importera för att uppdatera kontaktregistret med information från förfrågan. 316

326 HÄMTA WEBBPLATSDATA Läs mer om de olika alternativen nedan: Justera importen 1. Kontrollera data från Kontaktregister gentemot Inkommande data. 2. Välj vilken av texterna som ska uppdateras i Kontaktregistret under Resultat. Om inget av förslagen passar kan du även skriva in ny information direkt i fältet. 3. Upprepa åtgärden på alla flikarna; Kundinformation, Adress och Ytterligare info (endast för aktiviteter). 4. Klicka på Importera för att uppdatera kontaktregistret med information från förfrågan. Koppla importen till en annan kontakt 1. Klicka på Lista. 2. Välj vilken kontakt du vill koppla förfrågan till. 3. Klicka på OK. 4. Gå igenom samtliga fält och justera importen enligt beskrivningen ovan. Registrera som ny kontakt 1. Klicka på Ny. 2. Gå igenom samtliga fält och justera importen enligt beskrivningen ovan. 317

327 E-HANDEL Översikt nya order/aktiviteter Efter att ha Hämtat webbplatsdata, får du en översikt över alla förfrågningar. Längst till vänster i listan är det angett huruvida förfrågan är en aktivitet, order, ny registrering eller ändring av en tidigare registrering. Varje förfrågan kontrolleras mot kontaktregistret. Om kontakten inte är registrerad tidigare kommer kontakten att registreras i kontaktregistret. Finns kontakten sedan tidigare visas information från kontaktregistret. 1. Kontrollera alla förfrågningar, oavsett vilken status den har: Ny Kund: Det har inte hittats kontakter i kontaktregistret som matchar med någon av fälten i förfrågan. Trolig kund: Det finns en kund med samma e-postadress, postadress, Kontaktperson eller telefonnummer. Här bör du verifiera vilken information som ska användas i kontaktregistret. Befintlig kund: Förfrågan innehåller Företagsnamn eller Organisationsnummer som stämmer överens med en kontakt i kontaktregistret. Det är stor sannolikhet att förfrågan kommer från den här kontakten. 2. Klicka Ändra eller dubbelklicka på förfrågan du är osäker på för att kontrollera vilken Företagsinformation som importeras. 3. Klicka på Importera alla när du har gått igenom informationen. Obs! Nederst i fönstret är det angivet huruvida du ska Gå direkt till uppdatering. Det kommer upp som en påminnelse för att du bör uppdatera webbplatsen, eftersom det kan vara skillnader mellan lagerbehållning i webbutiken och verklig lagerbehållning. Nya kunder skapas nu i kontaktregistret. Befintliga kunder och Sannolika kunder kommer att behålla informationen från kontaktregistret såvida du inte väljer att ändra den. 318

328 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR Under Webbplatsinställningar gör du de inställningar som ska gälla för din webbplats och din webbutik. Vilka flikar som ska vara tillgängliga är beroende av vilka program och eventuella tilläggsprodukter som du har licens för. 319

329 E-HANDEL Aktiv webbplats På fliken Aktiv webbplats kan du ändra namn på din webbplats, ändra Ledtexter, infoga Meta tags samt Script på din webbplats. Så ändrar du namn på din webbplats: 1. Gå till Visa - E-handel - Webbplatsinställningar - Aktiv webbplats. 2. Klicka på Redigera. 3. Skriv in ett nytt namn. 4. Klicka OK. Webbplatsens namn är nu ändrat. Obs! Ändring av webbplatsens namn visas enbart internt i programmet och påverkar inte din webbadress. Om du vill ändra din webbadress måste du avregistrera din webbplats och registrera igen med önskad adress. Du avregistrerar webbplatsen under Webbplatsinställningar - Admin. 320

330 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR Ledtexter Du kan anpassa rubriker och texter på webbplatsen efter eget behov. Du kan bland annat förändra texter som beskriver fält, länkar rullgardinsmenyer etc. Så här ändrar du ledtexter: 1. Välj Visa - E-handel - Webbplatsinställningar - Aktiv Webbplats och klicka på knappen Ledtexter. 2. Markera texten du vill ändra i kolumnen Standardvärden. 3. Klicka i fältet Här ändrar du din egendefinierade text. 4. Skriv den text du vill ha i stället för texten som stod som standardvärde. (Vill du inte ha någon text så skriver du * i fältet) 5. Klicka på det ändrade standardvärdet i kolumnen Standardvärden. 6. Värdet (texten) som du skrev visas i fältet Din egen text. 7. Uppdatera webbplatsen för att publicera de ändringar du gjort. Ledtexten har nu ändrats. Tips! Om du vill ta bort den ändrade ledtexten och återgå till standardvärdet, markerar du bara aktuell ledtext och klickar på Använd standard. Om du vill ändra samtliga ändrade bakgrundstexter till standardvärden, klickar du på Alla som standard. 321

331 E-HANDEL Meta tags/sökord På fliken Meta tags kan du registrera information om din webbplats som till exempel sökord, beskrivning, titel, med mera. En rad olika sökmotorer läser Meta tag-informationen och rankar träffarna baserat på denna medan andra motorer inte tar hänsyn till Meta tags. I fältet Namn registrerar du Meta taggens namn, till exempel: KEYWORDS, DESCRIPTION, AUTHOR, TITLE, CONTENTS eller andra Meta tags. I fältet Innehåll anger du själva värdet, t.ex. sökorden. Obs! Använd komma för att åtskilja orden. Obs! Var uppmärksam på att inte alla sökmotorer söker efter registrerade Meta tags. Tips! Ange både engelska och svenska sökord om företaget vänder sig till både inhemska och utländska kunder. Registrering i sökmotorer För att din webbplats ska bli tillgänglig i sökmotorer måste du registrera din webbplats. Registrering av webbplats i sökmotorer är gratis. Det är viktigt att du läser instruktionerna noggrant när du registrerar webbplatsen. Nedan hittar du länkar till registreringssidor hos ett urval sökmotorer

332 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR Script Via knappen Script kan du ange egendefinierade script eller script från en tredjepartsleverantör. Med hjälp av script kan du t.ex. använda dig av trafikspårning hos leverantörer som Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics. Du kan därigenom spåra och analysera bland annat inkommande trafik från Google AdWords-annonser samt vanlig trafik på din webbplats. För att använda dessa exempel måste du infoga ett script från den aktuella aktören. Placering av script HTML <Head> tag: Standardplacering för script. Scriptet placeras framför taggen </head> i HTML-koden. Överst i HTML <Body> tag: Scriptet placeras efter <Body> taggen i HTML-koden. Nederst i HTML <Body> tag: Scriptet placeras framför </Body> tag i HTML-koden. Denna placering används bland annat av Google Analytics. Obs! Programvaruleverantören erbjuder inte utveckling eller felsökning av tredjepartsscript. 323

333 E-HANDEL Inställningar Webb På fliken Inställningar Webb anger du följande inställningar för din webbplats: Valutasymbol för alla belopp är samma som valutan du valt i företagsdatabasen i Företagsinställningar under Ekonomi - Land. Tidsformat: Välj visning av 24- eller 12-timmar från rullgardinsmenyn. Datumformat: Välj det som du vill använda i rullgardinsmenyn. Passiv överföring: Markera kryssrutan om nätverksinställningarna eller din internetuppkoppling kräver det. Enskild registrering i nätverk hos ADSL-leverantörer kräver kommunikation med FTP i passivt läge och medför att problem kan uppstå vid publicering av webbplatser. Använd Webbplats/Webbutik: Markera här om du inte vill använda webbplatsen, utan endast webbutiken. I rullgardinsmenyn kan du välja ifall ditt registrerade område ska länkas till din Mamut Webbutik eller om du vill länka till en extern domän. Webbplatskarta: Markera detta alternativ om du vill visa en länk till en webbplatskarta på din webbplats. En webbplatskarta (sitemap) är en egen sida som innehåller information om kategorier, innehåll samt länkar till alla sidor på webbplatsen. En webbplatskarta kan förbättra webbplatsens synlighet i sökmotorer samt ge dina besökare en bättre överblick över webbplatsen. Obs! Webbplatskartan är utvecklad enligt standarden för optimerad tillgänglighet för sökmotorer. 324

334 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR Inställningar Webbutik På den här fliken anger du inställningar för bland annat hur priser ska visas i din webbutik. Alla dina ändringar visas längst ned i fönstret under Exempel. Priser Benämning före pris: Här föreslås valutakoden från företagsinställningarna (Konto- och landsinställningar). Om du vill kan du ändra detta till "Kronor", " " eller liknande. Om du vill ha benämningen efter priset, kan du lägga in den i fältet Benämning efter pris enligt nedan. Inkl. moms/exkl. moms: Välj om priserna ska visas brutto eller netto. Om du säljer till företagskunder är det vanligt att visa priserna utan moms, eftersom de får dra av momsen i sin redovisning. Till privatkunder förväntas det att du inkluderar momsen i priset. Decimaltecken: Välj vilken typ som du vill använda på din webbplats. De vanligaste är punkt- (.) eller kommatecken (,). Skiljetecken, Tusental: Välj önskat tecken för att urskilja tusental. Du kan välja (Ingen), Mellanslag, Punkt (.), eller kommatecken (,). Antal decimaler: Välj hur många decimaler priserna ska visas med. Ju högre priserna är per enhet, desto vanligare är det att inte ta med decimaler i priset. De avrundade priserna överförs också till ordern. Avrundningstyp: Om du väljer att visa priserna i hela kronor kommer även order från webbutiken att avrundas. Detta sker oberoende av inställningarna för modulen Försäljning/Order/Fakturering. Benämning efter pris: Om du vill kan du även lägga in en benämning efter priset, som "Kronor", " " eller liknande. Om du väljer att visa priserna utan decimaler bör du lägga in ":- " efter priset. Det är inget som hindrar att du även lägger in Benämning före pris om du så önskar. Rabatt på produkter i webbutiken: Här kan du ange en generell rabatt för produkter som säljs i webbutiken. Visa prislista: Markera om du vill visa en prislista i webbutiken. 325

335 E-HANDEL Produktlista Valfri visning av moms i produktlistor: Markera alternativet om du vill ge besökaren möjligheten att välja mellan att se priser inklusive eller exklusive moms. Maximal bildbredd i produktlistan: I fältet Pixlar kan du ange bildbredd. Alla produktbilder i produktlistan får då samma bredd medan bilder som visas på produktsidor behåller originalstorlek. Obs! En bild som är mindre än maximal bildbredd förstoras inte eftersom detta skulle förvränga bilden. Bäst resultat uppnås genom att använda produktbilder som är större eller lika stora som bredden du registrerar i fältet Pixlar. Obs! Produktlistan tar längre tid att ladda om produktbilderna är sparade i ett okomprimerat format som GIF eller BMP eller är onödigt stora. JPEG-formatet rekommenderas. Annat Grafisk visning av lagerstatus: För visning av lagerstatus i webbutiken kan du välja mellan tre typer av ikoner. För att visa lagerstatus måste du även ange att lagerstatus ska visas på fliken Webbinställningar. Format på automatiskt genererad e-post: Några kommer att uppleva att e-post som skickas från webbutiken stoppas av mottagarens spamfilter, eller att mottagaren av säkerhetsskäl eller andra orsaker inte tillåter HTML i e-posten. Därför kan du välja att skicka meddelandet som pdf-bilaga, HTML-bilaga eller som HTML direkt i e-posten. Du kan också välja att ta med företagslogon. För att detta ska fungera, måste du Välja logofil under Visa - E-handel - Utforma webbplats - Information om företaget - Företagsinformation. För produkter med varianter: Här kan du markera om du vill visa en länk till val av variant i produktlistan. Betalningstjänster För att kunna erbjuda kreditkorttjänster i webbutiken måste du ha programvara från Mamut med kundvagn och avtal med en betalningsaktör. Betalningsaktören fungerar som en webbaserad betalningscentral som sköter hela transaktionsprocessen när en kund i din webbutik vill betala med kreditkort. Betalningsaktörens ansvar är att garantera säkerheten och att undvika bedrägeri. Läs mer om vilka aktörer - Payment Service Providers (PSP) - som är tillgängliga i avsnittet "Betalningstjänster för betalning i webbutik". Välj betalningssätt: När du har ingått avtal med en betalningsaktör, kan du välja aktör i rullgardinsmenyn Välj betalningstjänst. Därefter måste du registrera det ID du fått från aktören. 326

336 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR För att kunna behandla kreditkortsbetalningar i webbutiken, måste du skapa ett eller flera Betalningssätt för typen kreditkort. Obs! För att betalningstjänsten ska bli tillgänglig på din webbplats måste du uppdatera webbplatsen efter det att du ändrat inställningarna och skapat betalningssätt. 327

337 E-HANDEL Fliken Admin Under Admin (administration) finns de funktioner du behöver för att registrera/avregistrera webbplats. Du kan dessutom använda nya designmallar och aktivera specialfunktioner, som "Tipsa en vän", på din webbsida. Registrera webbplats: En guide hjälper till att fylla i uppgifter om företaget och webbplatsens namn. Avregistrera webbplats: Om du vill avregistrera webbplatsen klickar du här. Tänk på att din webbplats då raderas från vår server och att all statistik, kundstatus och order försvinner, såvida du inte sparat det på annan plats innan. Aktivera "Tipsa en vän"-funktionalitet: Markera här om du vill att denna funktion ska finnas på webbplatsen. Om du aktiverar den här funktionen blir det enklare för besökare på webbplatsen att rekommendera den till andra, något som är gratis reklam för företaget. Lösenordsinställningar Denna flik är tillgänglig endast om du har tilläggsprodukten Mamut Enterprise Partner Web. Du kan erbjuda dina kunder att skapa ett eget användarkonto med användarnamn och lösenord på din webbplats. Registrerade kunder får se priser med rabatt som gäller för kunden, samtidigt som de slipper att registrera information varje gång de handlar. 328

338 WEBBPLATSINSTÄLLNINGAR I det här fönstret väljer du vilka delar av webbplatsen som ska vara lösenordsskyddade samt om kunden ska kunna skapa användarkonton på egen hand. Val av lösenord Inget lösenordsskydd: Alla kunder får tillgång till hela din webbplats utan att registrera sig som användare. Lösenordsskydd av hela webbplatsen: När användaren öppnar webbplatsen i webbläsaren måste han/hon ange användarnamn och lösenord, eller registrera sig som användare. Lösenordsskydd av endast webbutiken: Alla kunder får tillgång till webbplatsen när de öppnar den i webbläsaren. Kunden ombeds ändå att ange användarnamn och lösenord eller registrera sig som användare innan han/hon kommer till webbutiken. Alla priser i visas med de eventuella rabatter som kunden har rätt till. Inloggning i kassan: Alla kunder får tillgång till både webbplats och webbutik, men kan registrera sig som användare så att deras order verkställs. Kunden ombeds då att skriva in användarnamn och lösenord (eller att registrera sig som användare). Godkännande av nya användare När du väljer ett av alternativen där lösenordet aktiveras, måste du ta ställning till hur du ska godkänna nya användare. Du kan välja mellan följande alternativ: Användare måste godkännas manuellt av webbplatsens ägare: Registrering av en ny användare behandlas som en ansökan som du hämtar via Hämta webbplatsdata. Användaren får ett e-postmeddelande om att ägarens godkännande krävs. Först när du godkänner en ansökan får kunden ett e-postmeddelande med information om att kontot kan tas i bruk. Användare godkänns automatiskt efter registrering: Alla kunder godkänns automatiskt och får tillgång till webbplatsen omedelbart efter att de har registrerat sig. De erhåller även ett e-postmeddelande som bekräftelse. Användare kan bara skapas av webbplatsägaren: Endast kunder som registreras manuellt av webbplatsens ägare i Kontaktregistret kan logga in på tjänsten. Användarna kan inte registrera sig själva som användare direkt från webbplatsen. 329

339 E-HANDEL Alla statusändringar för webbplatsanvändarna vidarebefordras via e-post. Du kan själv ange vem som ska stå som Avsändare på e-post med registreringsinformation. Du kan även välja Mottag kopia av e-postmeddelandet om du vill hålla uppsikt över vilka meddelanden kunderna får från dig. Vid alla alternativ där kunden kan registrera sig själv som användare, kan du välja att markera rutan Visa en länk till "Skapa användare" från menyn på huvudsidan. 330

340 TILLÄGGSPRODUKTER - E-HANDEL TILLÄGGSPRODUKTER - E-HANDEL Om du har behov för mer avancerad funktionalitet en den som medföljer som standard i ditt Mamut-program, kan du komplettera programmet genom att köpa tilläggsprodukter. Det finns en rad tilläggsprodukter som du kan använda i förbindelse med din webbplats och webbutik. Domän- och e-postkonton (POP3) kan du använda oavsett vilket Mamut-program du har. De övriga tilläggsprodukterna förutsätter att du har ett program i serien Enterprise. Du hittar mer information om Mamuts tilläggsprodukter och -tjänster på Internet: 331

341

342 Kapitel 5: Travel CRM I detta kapitel: OM MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM SYNKRONISERING OCH ANVÄNDNING AV PROGRAMMET Synkroniseringsinställningar Synkronisering av data i Mamut Enterprise Travel CRM Detaljer om synkronisering Koppla från central databas Koppla till central databas

343 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM OM MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Med tilläggsprodukten Mamut Enterprise Travel CRM får du möjlighet att ta med dig arbetet ut från kontoret. Du arbetar då lokalt i en kopia av den centrala databasen och kan använda kalendern, ta fram offerter, uppdatera kontaktpersoner, med mera. När du sedan kopplar upp dig mot den centrala databasen synkroniseras ändringarna och ny data. För dig som arbetar med försäljning, konsulttjänster eller kundbesök är det praktiskt att ta med viktig information från CRM- och redovisningssystemet till kunden. Med Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med dig och ändra informationen under din resa, hos kunder, i sommarstugan eller på kontoret utan att vara uppkopplad mot Internet. Genom att kopiera information från huvudsystemet lokalt på din bärbara dator kan du arbeta när och var du vill. Tillbaka på kontoret kan du sedan överföra ny information automatiskt till huvudsystemet. Fördelar Ta med viktig produkt- och kundinformation ut från kontoret. Erbjud kunden mer personlig service. Skapa offert eller order direkt. Effektivisera registrering av ny information. Arbeta hos kund, under resa eller i stugan - med eller utan Internet-åtkomst. Undvik dublettregistreringar. Håll fler professionella möten med kunder. Kontroll över ny information och redigeringar internt och externt. Sälj mer till nya och befintliga kunder. Funktioner Kopiering av central databas till lokal bärbar dator. Kontakter och kontaktpersoner kan läsas, redigeras och skapas. Aktiviteter och dokument kan läsas, redigeras, skapas och raderas. Produkter kan läsas Offerter som skapats i lokal kopia kan ändras, annulleras och överföras till order. Order som skapats i lokal kopia kan ändras och annulleras. Om du vill registrera en order när du inte befinner dig på din ordinarie arbetsplats (om du är på besök hos kund, till exempel) kan du göra detta från kundens kontaktkort. Automatisk synkronisering av data. Snabb envägssynkronisering. Välj vilken data som uppdateras - central eller lokal databas eller valfri för varje enskild ändring där det finns en konflikt. Möjlighet att skriva ut en rapport över ändringar. Detta kan Mamut Enterprise Travel CRM ge dig: Ta med dig informationssystemet ut från kontoret och överför ändringarna när du kommer tillbaka. Erbjud bättre service till kunder och arbeta mer effektivt på resan, hemma eller i stugan. 334

344 OM MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Kunskap om kunderna är viktigt för att kunna bibehålla bra relationer. Därför har Mamut utvecklat ett verktyg som gör det enklare att ta med och registrera information från Mamut Enterprise effektivt hos kunden eller på resa, så att du alltid har den senaste informationen tillgänglig och kan erbjuda den bästa servicen. Ge bättre service hos kunder och på försäljningsmöten. För dig som arbetar med försäljning, konsulttjänster eller ger service ute hos kunden är det både praktiskt och imponerande för kunden att du kan ta med dig viktig information från CRM- och ekonomisystemet. Genom att ta med dig uppdaterad information om kontakter, produkter, aktiviteter, dokument, offerter och order kan du erbjuda din kund bättre service. Du kan redigera kundinformation och aktiviteter på plats och skapa en offert eller en order direkt på din bärbara dator. Ta med dig och arbeta med viktig information överallt. Vill du ha möjlighet att ha information från Mamut Enterprise tillgänglig oberoende av tid och plats? Med tilläggsprodukten Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med och redigera information på resa, hos kunden, i stugan eller på kontoret. Du behöver inte ha tillgång till Internet. Genom att kopiera informationen från huvudsystemet till din bärbara dator kan du arbeta när och var du vill. På kontoret överförs ny information automatiskt till huvudsystemet. Snabb och enkel registrering och dataöverföring. För företag där det finns flera användare i systemet på och utanför kontoret är det enkelt att uppdatera informationen vid dataöverföring, även om ändringar har gjorts av flera medarbetare. I huvudsystemet kan du alltid se vilka användare som inte är anslutna. När du uppdaterar data kan du göra en fullständig kontroll innan du startar den automatiska överföringsprocessen. Du undviker dubblettregistreringar genom att enkelt och smidigt välja om det är den centrala eller lokala databasen som ska behållas, fälten som senast har uppdaterats eller om du själv ska avgöra vilka värden som ska behållas. Med Mamut Enterprise Travel CRM utnyttjar du arbetstiden bättre! Mamut Enterprise Travel CRM passar för: Säljare och konsulter "på fältet". Hantverkare, exempelvis snickare. Installatörer, exempelvis elektriker. Reparatörer av exempelvis elektronisk utrustning. Företag med medarbetare som har hemmakontor. Personer på resa. Personer som pendlar och vill korta ned arbetsdagen genom att arbeta på väg till kontoret, med mera. 335

345 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM SYNKRONISERING OCH ANVÄNDNING AV PROGRAMMET Synkroniseringsinställningar Inställningar för synkronisering hittar du i menyn Visa - Synkroniseringsinställningar. Vid synkronisering kan konflikter uppstå om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala kopian. I det här fönstret kan du ange hur sådana konflikter ska lösas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Längst ned i inställningsfönstret kan du klicka på länken Frånkopplade användare för att se vilka användare som är frånkopplade. Automatisk konfliktlösning: Central databas behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den centrala databasen och ändringar i den lokala databasen förkastas. Lokal databas behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den lokala databasen och ändringar i den centrala databasen förkastas. Fältet som senast uppdaterats: Med det här alternativet behålls den senaste ändringen och den äldsta förkastas. Jag avgör själv vilka värden som ska behållas: Med det här alternativet kan du själv välja vilka värden som ska behållas och förkastas, ett efter ett vid synkronisering. Obs! Systemadministratören kan avgöra vilka användare som ska tillåtas ta med sig data till en lokal databas via behörighetskontrollen. 336

346 ATT ANVÄNDA TRAVEL CRM Synkronisering av data i Mamut Enterprise Travel CRM Om du tidigare kopplat från den centrala databasen och startar programmet med tillgång till den, får du en fråga om du vill koppla upp dig mot den centrala databasen och synkronisera ändringar och nya data från den lokala kopian. Om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala inträffar en konflikt i fråga om vilka data som ska behållas. De inställningar du gjort för konfliktlösning avgör vad som ska behållas och vad som ska kastas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Om du har valt att lösa detta manuellt under inställningar för synkronisering kan du nu lösa eventuella konflikter en efter en. Om du har valt att lösa konflikter automatiskt, hanterar programmet detta utifrån de inställningar du gjort. Mer information om synkroniseringsinställningarna hittar du ovan. Följande är tillgängligt i den lokala kopian: Kontakter med kontaktpersoner Produkter Aktiviteter Dokument Offert (skapa) Order (skapa) Faktura (endast läsa) Projekt Obs! Så länge en användare är frånkopplad från programmets centrala databas kan varken den centrala eller lokala databasen uppdateras till en nyare programversion. Detaljer om synkronisering Om samma data har ändrats i både den centrala databasen och den lokala kopian uppstår problem när data från den lokala databasen ska synkroniseras med den centrala. Under Inställningar för synkronisering kan du ange hur sådana problem med överensstämmelser ska lösas. Alla ändringar som inte skapar problem synkroniseras. Särskild information om ändring och radering av data: Kontakter kan läsas och redigeras och nya kan skapas, men radering synkroniseras inte. Kontaktpersoner kan läsas och redigeras och nya kan skapas, men radering synkroniseras inte. Produkter kan läsas men inte ändras. 337

347 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Aktiviteter kan läsas, redigeras och raderas och nya kan skapas. Om en aktivitet har redigerats i den centrala databasen påverkar en radering i den lokala kopian inte den centrala. Dokument kan läsas, redigeras och raderas och nya kan skapas. Om ett dokument har redigerats i den centrala databasen påverkar en radering i den lokala kopian inte den centrala. Offerter som har skapats i den lokala kopian kan ändras, annulleras och överföras till order. Offerter som skapats i den centrala databasen kan endast läsas. Order som skapats i den lokala kopian kan ändras och annulleras men inte faktureras. Order som skapats i den centrala databasen kan endast läsas. Fakturor kan läsas men inte ändras eller krediteras. Projekt kan endast läsas. Anteckningar som har ändrats på kontakter, kontaktpersoner, aktiviteter och dokument slås samman vid synkronisering så att inget går förlorat. Koppla från central databas Så här kopplar du från och skapar en lokal databas i Mamut Enterprise Travel CRM: 1. Välj Arkiv och klicka på Koppla från. 2. Välj vilka dokument du vill ta med vid synkroniseringen av den lokala databasen. Tänk på att det kan ta lång tid att koppla från vid stora datamängder och att dokumenten kan ta stor plats. Valet du gör här kommer att kommas ihåg till senare, så att nästa gång du kopplar från kommer ditt föregående val att föreslås som förval. 3. Klicka på Nästa och vänta tills programmet har kopierat färdigt databasen lokalt. 338

348 ATT ANVÄNDA TRAVEL CRM 4. Klicka på Slutför. Programmet avslutas. 5. Starta programmet. Du arbetar nu i en lokal kopia. I titelraden överst står det [OFFLINE] för att indikera detta. Mer om dokument Har du en bärbar enhet med liten plats eller om du vill att synkroniseringen ska gå så fort som möjligt, kan du välja att bara ta med Mina dokument eller Inga dokument alls. Alla dokument inkluderar dokument som andra har lagrat i databasen, medan Mina dokument bara är de du har skapat själv (Skapat av), samt de där ditt namn står som Författare eller Vår referens. Många användare upplever att de inte har behov för några dokument över huvudtaget när de arbetar frånkopplat. I så fall kan du välja Inga dokument. Därmed kan processen med att skapa en lokal databas gå väsentligt snabbare. 339

349 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Valet du gör här sparas så att det föreslås som förval nästa gång du kopplar från. Tips! Du kan registrera order i den lokala kopian från kontaktkortet, fliken Order/Faktura. Koppla till central databas Så kopplar du upp mot centrala databasen: 1. Starta programmet på din dator medan du har tillgång till den centrala databasen. Efter inloggningen får du ett meddelande om att programmet har hittat den centrala databasen. 2. Svara Ja till att koppla upp mot den centrala databasen. 3. Klicka på Nästa för att synkronisera databaserna. Om du har valt att konflikter ska lösas automatiskt kommer du till fönstret i punkt 7 där du kan skriva ut en rapport över vad som synkroniserats. 4. Klicka på Lös konflikter för att lösa eventuella konflikter manuellt. Information visas om hur många konflikter som finns i de olika modulerna. 5. Välj vad du vill överföra till den centrala databasen i fönstret som öppnas och klicka på Slutför när du är klar. 6. Klicka på Nästa för att synkronisera de ändringar du gjort. 340

350 ATT ANVÄNDA TRAVEL CRM 7. Klicka på Skriv ut rapport över synkroniserade fält för att se en förhandsvisning av rapporten. Denna guide används även för att skriva ut rapporter. 8. Klicka på Slutför. Programmet stängs och startas automatiskt om, kopplat till den centrala databasen. Konflikt? Om du har valt att lösa detta manuellt under inställningar för synkronisering kan du nu lösa eventuella konflikter en efter en. Om du har valt att lösa konflikter automatiskt, hanterar programmet detta utifrån de inställningar du har gjort. 341