Kom igång med Mamut! En snabb introduktion för dig som ska börja använda Mamut för första gången

Transkript

1 Kom igång med Mamut! En snabb introduktion för dig som ska börja använda Mamut för första gången Kompletta ekonomi- och informationssystem för företag med -0 anställda

2 SIDAN BROSCHYREN INNEHÅLLER TIPS INNAN UPPSTART 0 MAMUTBEGREPP 0 STEG VID INSTALLATION 0 TIPS INSTÄLLNINGAR 0 TIPS VID INFORMATIONSREGISTRERING 0 GENERELLA TIPS 0 TIPS OM HJÄLP OCH UTBILDNING PRODUKTÖVERSIKT I denna broschyr hittar du nyttiga tips som gör att du snabbt kommer igång med de viktigaste inställningarna, informationsregistrering och användning av programmet. Du rekommenderas att läsa handböckerna för att få en fullständig inblick i programmets alla möjligheter. Mamut (OSE MAMUT ) grundades och är en ledande leverantör av ekonomi-, CRM- och Internetlösningar till små och medelstora företag, enskilda firmor, föreningar och privatpersoner i Nordeuropa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga system till marknadens bästa förhållande mellan pris och funktionalitet med integrerade lösningar för ekonomistyrning, säljstöd, kunduppföljning (CRM), inköp/logistik, lön, projektstyrning och e-handel. Mamut har mottagit en rad priser för sin produktportfölj och fler än användare förenklar idag vardagen med Mamut. Mer information om Mamut och företagets produkter finns på

3 Tips innan uppstart Innan du installerar och börjar använda ditt Mamutsystem bör du reflektera över och noga tänka igenom ett par punkter. Använd dig gärna av denna checklista. Kontrollera att ditt programpaket innehåller: CD-ROM Mamut Licens- och serviceavtalhäftet Handböcker Licensnummer Läs mer om licensnummer i handboken Kontrollera att din hårdvara uppfyller systemkraven Innan du påbörjar installationen är det viktiga att du kontrollerar att din hårdvara uppfyller följande krav, detta för att programmet ska fungera tillfredställande: Systemkrav: Pentium 00 MHz processor eller mer, MB RAM eller mer, Microsoft Windows XP/000/Me/, Microsoft Internet Explorer.0 eller högre och 00MB på hårddisken. Vilka användare ska registreras och vilken behörighet ska de ha? Tänk igenom vem av de anställda som ska registreras som användare och vem/vilka som ska ha systemadministratörsbehörighet. Skapa en användarprofil till var och en av användarna, de bör ha varsitt användarnamn och lösenord. Urval Vilken information från dina kontakter är viktig när du gör urval? Ta gärna hjälp av papper och penna när du tänker igenom hur information om kunderna ska registreras så att du kan tillgodose företagets behov i de löpande urvalen senare. Detsamma gäller för produkterna. Tänk efter hur produktgrupper och eventuella undergrupper till dessa ska se ut innan du börjar registrera produkterna. TIPS: Om du fastnar och behöver hjälp tryck på funktionsknappen [F] då får du upp en hjälpfil till fönstret du arbetar i. Ta dig tid! Vid installation och uppstart av Mamutprogram är det viktigt att du tar dig tid när du lägger in viktig information och göra dig bekant med programmet. Det tar inte lång tid att komma i gång, men vi rekommenderar att du tar dig tid och går igenom inställningar och anpassar programmet efter dina behov. För att underlätta din uppstart har vi lagt upp en exempeldatabas som är färdig med kontakter, produkter och inställningar, prova dig gärna fram i denna innan du lägger upp information i din egen databas. Exempeldatabasen installerar du tillsammans med företagets databas. E-post: service@mamut.se Web:

4 0 Mamutbegrepp Modul: En modul är ett register med en bestämd typ av information. Exempel på moduler i Mamut: Verifikatsregistrering, Kontakt, Produkt, Lager, Projekt Aktivitet, Dokument, Offert, Försäljning och fakturering, Huvudbok, E-handel, Tidsrapportering och Rapporter. Arbetsområde: Ett arbetsområde innehåller en samling genvägar (knappar) till funktioner som ofta används inom arbetsområdet. Arbetsområde väljer du i rullgardinslistena nedanför menyn till vänster i programmet. Ett exempel är arbetsområdet Redovisning som har genvägar till bland annat, verifikatsregistrering, huvudbok, kundreskontra, leverantörsreskontra och budget. Användarinställningar: Användarinställningar är knutet till arbetsområdena. Önskad användarinställning väljs per användare i användarprofilen. Detta ger snabb tillgång till de för användaren mest relevanta modulerna. Användarprofil: Varje användare har sin egen profil. Det är systemadministratören som skapar användarprofilen, men den kan anpassas av annan användare som har behörighet att ändra i användarprofiler. I användarprofilen registreras den anställdes användarnamn och lösenord som används vid inloggning i programmet. 7 0 Menyrad: Menyraden är den grå raden överst i programmet. Under valen Arkiv, Redigera, Visa, Fönster och Hjälp får du tillgång till alla funktioner i programmet. Verktygsrad: Överst i de flesta modulerna och på många av flikarna hittar du en verktygsrad som består av knappar som ger dig tillgång till olika funktioner. Genom att hålla musen över knappen kan du läsa vilken funktion knappen har. Mamut Information Desk: Mamut Information Desk är ett online skrivbord i Mamut som när du kopplar upp dig mot Internet hämtar uppdaterade nyheter rakt in i ditt program. På skrivbordet i Mamut får du användartips, skötselråd, nyheter och annan nyttig information som kan hjälpa dig att effektivisera ditt företag och dina arbetsrutiner. Du behöver inte vara online när du jobbar i Mamut, du kan välja startsida offline. Företagsdatabas: En företagsdatabas i Mamut representerar ett företag. Det vill säga, du måste skapa en företagsdatabas per företag. I Mamut kan du skapa upptill företagsdatabaser. Grundinställningar: Grundinställningar är ett register som består av olika bestämda grupper, avdelningar och parametrar som används i en eller flera delar av programmet. Du kan anpassa värdena i registret efter ditt företag och dina rutiner. Du kan bland annat ange värden för avdelningar, betalningsvillkor, dokument-typer, egendefinierade fält, fast text på orderrapporter, grupper, kategorier, leveransvillkor, produktgrupper, befattning och valuta. Gemensamma/Företagsrapporter: Gemensamma rapporter är standardrapporter som följer med programmet och är lika för alla. Företagsrapporter är rapporter som du har redigerat och anpassat till ditt företag.

5 0 steg vid installation Denna installationsguide är för dig som ska installera Mamut för första gången. Har du redan installerat en utvärderingsversion av programmet behöver du i de flesta fall inte installera CDn du nu mottagit. Du kan kolla om versionsnumret på den CD du nu fått är samma som står under Hjälp Om i programmet. Om det är samma behöver du inte installera programmet på nytt utan bara per e-post eller brev registrera licensnumret du fått. För att installera en fullversion måste du registrera ditt licensnummer. Så här installerar du programmet: Sätt in Mamut CDn i din CD-ROM. Om inte menyn öppnas automatiskt: gå till Startmenyn och välj Kör/Run. Skriv X:Setup (Byt ut X till den bokstav som motsvarar din CD-ROM). Klicka på Installera Mamut-program under rubriken Installation. Välj det program du vill installera. Installationsguide startar. Klicka på Nästa för att gå vidare. Läs igenom och godkänn licens- och serviceavtalen genom att markera i rutan för Jag godkänner avtalsbestämmelserna. Klicka på Nästa. Välj om du önskar Standard installationsplats (C:\Programfiler\Mamut) eller om du vill Anpassa och själv välja var du vill placera programmet. Klicka på Nästa. 7 0 Kontrollera att den angivna installationsplatsen överensstämmer med dina önskemål. Klicka på Installera. Vänta under tiden de nödvändiga filerna installeras, det kan ta ett par minuter. Installationen är nu slutförd. Ta bort markeringen vid ReadMe om du inte vill läsa den. Klicka på Slutför. Starta programmet genom att dubbelklicka på Mamutikonen på ditt skrivbord. Nu öppnas en guide som hjälper dig att komma igång den första gången. Här kan du bland annat installera exempeldatabasen. Om du har köpt fleranvändarlicens kan du se en detaljerad installationsguide för fleranvändare i handböckerna. E-post: service@mamut.se Web:

6 0 tips inställningar Innan du börjar använda ditt Mamutprogram på allvar bör du gå igenom alla inställningar och anpassa programmet efter dina behov. En del inställningar kan inte ändras efter det att information blivit registrerad, därför är det viktigt att du anpassar inställningarna innan du börjar använda programmet. Inställningar som inte kan ändras efter informationsregistrering är till exempel Räkenskapsårets start och Gemensam nummerserie vid verifikationsregistrering. Företagsinställningar Företagsinställningar öppnas genom att välja Visa Inställningar Företagsdatabas, den kommer också att öppnas automatiskt vid skapandet av ny företagsdatabas. Redovisningsparametrar När du skapar en ny företagsdatabas kommer du att få fråga om räkenskapsårets start. Vanligast är att räkenskapsåret börjar i januari. Ange januari även om du inte börjat använda programmet förrän till exempel i mars. Om du har brutet räkenskapsår väljer du önskad startmånad. När du använder dig av brutet räkenskapsår kommer den månad du börjar bokföra i vara period. Under Visa Inställningar Redovisning hittar du ett antal flikar där du kan göra inställningar för redovisningsmodulerna i programmet. Klicka dig igenom alla flikar och varje knapp på dessa och säkerställ att inställningarna verkligen stämmer överens med dina behov. På fliken Reskontra anger du om du vill använda dig av betalningspåminnelser, inkasso, factoring, räntefakturering, OCR, och utbetalningar. Verifikationsnummerserie Innan du börjar använda programmet bör du ta ställning till om du vill använda egna nummerserier. Nummerserier för Faktura, Inköp, Kontakt, Kreditnota, Leverantör, Order, Produkt, Räntefaktura och Offert anges under Visa Inställningar Företagsdatabas Nummerserier. Du kan lägga in start nummer fram till dess att du börjat registrera information, därefter kan endast det sist använda numret ändras. Gemensamma eller separata verifikationsnummerserier Det är standard i programmet att använda separata nummerserier för varje verifikationstyp. Om du vill ha gemensam nummerserie oavsett verifikationstyp kan du markera att du vill ha det genom att kryssa i Gemensam nummerserie för alla ver.typer. inställningen hittar du på Visa Inställningar Redovisning Redovisning verifikationstypinställn. och nummerserier Nummerserier. Kontoinformation På Visa Inställningar Företagsdatabas Konton m.m. registrerar du företagets bankkontonummer, betalkonton som anges på fakturor och organisationsnummer. Du ska också ange huruvida ditt företag är momspliktigt eller ej och vilken valuta som gäller för företaget.

7 7 Modulinställningar Från varje Modul i programmet kan du göra inställningar som gäller för Företagsdatabasen. Inställningarna hittar du på Visa Inställningar Företagsdatabas Modulinställningar. Här hittar du inställningar som anges för var och en av modulerna. Exemplen är bara en bråkdel av de inställningar som kan göras. Kontaktuppföljning: Här kan du bland annat bestämma standardleverans och betalningsvillkor för nya kontakter som skapas. Du kan också bestämma om det ska skickas betalningspåminnelse och räntefakturor vid utebliven betalning. 7 Kontoplan I kontoplanen hittar du alla konton som kan användas vid verifikatsregistrering. Kontoplanen visar alla inställningsmöjligheter per kontonummer och du ser också kontots placering i kontouppställningen. Vid behov kan du lägga till nya konton och redigera befintliga. Kontoplanen hittar du på Visa Redovisning Kontoplan. Grundinställningar Grundinställningar är ett register som består av olika definierbara grupper, kategorier och variabler som används i en eller flera delar av programmet. Du kan anpassa värdena i registret så de passar ditt företag och dina rutiner. Du kan bland annat lägga in värden för Avdelning, Betalningsvillkor, Dokumenttyp, Egendefinierade fält, Fast text på olika rapporter, Grupper, Kategorier, Leveransvillkor, Produktgrupper, Befattning och Valuta. 0 Offert/Försäljning/Fakturering: Här anger du inställningar för antal fakturakopior, om du ska registrera pris exklusive moms på orderraderna (nettofakturering), rabatter, fasttext på offert/order/faktura och påminnelseavgift. Produkt: Här markerar du den funktionalitet som du vill använda dig av. Du bestämmer också grundinställning för självkostnadspris, antal decimaler, kostnadsföring vid inköp eller fakturering, uppdatering av lagersaldo, och standardvärden på nya produkter som läggs upp. Användare och behörigheter På Visa Inställningar Säkerhet Användaradministration anger du vilka användare som ska ha tillgång till programmet. Varje användare ska ha sin egen användarprofil med användarnamn och lösenord. När användarna är upplagda kan du tilldela dem behörighet för programmet. Det gör du på Visa Inställningar Säkerhet Administrera behörighetsmallar. Användarinställningar Varje användare kan anpassa moduler och fönster så de passar till användarens arbetsområden genom att bestämma vilka kolumner och fält som ska visas, sortering, rapportområden, utskriftsmedier, skrivarinställningar, integration med Microsoft Outlook, standardvärden med mera. E-post: service@mamut.se Web:

8 0 tips vid informationsregistrering När du har gått igenom och anpassat inställningarna i företagsdatabasen kan du börja registrera information i programmets olika moduler. Vi rekommenderar att du startar i kontaktregistret och därefter produktregistret. Innan du kan göra den första faktureringen från programmet måste du nämligen ha lagt upp minst en kund och minst en produkt. Innan du börjar registrera information bör du undersöka möjligheten att importera information från det program du tidigare använt. Läs mer om det under 0 generella tips. Observera att inte alla program från Mamut innehåller alla moduler. Ingående Balans Om du ska använda redovisningsmodulen i Mamut ska du registrera ingående balans. Ingående balans registreras som verifikat med verifikatstyp IS (Ingående Balans). Du öppnar verifikatsregistreringen genom att välja Visa Redovisning Verifikatsregistrering. I vår artikeldatabas kan du läsa mer om hur du registrerar ingående balans i en ny företagsdatabas. Personalregister För att en anställd ska kunna väljas som Vår ref. på offert/order/faktura måste användaren vara registrerad som Kundansvarig i personalregistret. Hur öppnar man en modul Via Visa menyn har du tillgång till alla moduler i programmet. I alla handböcker och hjälpfiler görs hänvisningar till moduler på detta sätt: Visa Produkt Produktregister (och så vidare allt efter vilken modul det gäller). Det betyder att du ska klicka på Visa i den grå menyraden överst i programmet, peka på Produkt och klicka på Produktregister i menyn som öppnas. Ny, Redigera, Radera Med hjälp av dessa knappar kan du i de flesta moduler skapa nya poster, redigera redan existerande eller ta bort önskade poster. TIPS: Om du inte hittar en funktion kan det vara så att ditt program inte innehåller denna funktion. Ta en titt på där du kan se en översikt över vilka moduler ditt program innehåller. Det kan också vara så att du inte har behörighet till modulen. Ta kontakt med den som är systemansvarig på ditt företag om du anser att du behöver tillgång till modulen. Kontakter Vi rekommenderar att du börjar med att registrera dina kunder/leverantörer i kontaktregistret. Dessa kontakter utgör grunden när du senare ska skapa offert, order/ faktura, inköp, verifikat, brev, aktiviteter och så vidare. Produkter Alla produkter som du ska handla med måste registreras med priser, rabatter, enheter med mera. Det är först efter du har lagt upp kunder och produkter som du kan skapa offert eller order. 7 Försäljning och fakturering När du har registrerat både kunder och produkter kan du skapa order som med ett par tangenttryck effektueras till faktura. E-handel Modulen E-handel använder du till att skapa din egen hemsida och webbutik. Mamut har allt du behöver för att göra en sådan, du behöver ingen förkunskap om HTML för att lägga upp en fin hemsida. Produkterna i nätbutiken hämtar du från produktregistret.

9 0 generella tips 0 Verifikatsregistrering Verifikatregistreringen är som en sorts dagbok där du registrerar dina affärshändelser innan du överför verifikaten till huvudboken. Övriga moduler Offert: I offertmodulen skapar du offerter och repeterande offerter till dina kunder. Om kunden accepterar din offert överför du den enkelt till ordermodulen och därefter är det enkelt ett skapa en faktura av ordern. Inköp: I inköpsmodulen kan du skapa beställningar till dina leverantörer, registrera varumottag och bokföra dina inköp. Aktiviteter: Aktivitetsregistret hjälper dig att hålla reda på aktiviteter som förekommer i ditt företag, antingen om de är obehandlade, under behandling eller redan är utförda. Genom att skapa aktiviteter till andra användare inom företaget kan du använda Mamut som ett administrativt verktyg. Projekt: I Projektmodulen kan du administrera och hålla ordning på dina projekt. Du kan knyta fakturor, tidsrapporter, dokument med mera till dina projekt. Tidsrapportering: Tidsrapporteringen kan användas till att registrera tid i samband med ett projekt där anställda ska avlönas efter nerlagd tid. Dokument: I Dokumentmodulen skapar du olika typer av dokument till dina kontakter och anställda. Du kan också importera dokument som blivit skapade innan du började använda Mamut och knyta dessa till kontakt och/eller anställd. Testa och prova dig fram i exempeldatabasen Innan du börjar registrera information i din företagsdatabas rekommenderar vi att du testar och experimenterar dig fram i exempeldatabasen. Exempeldatabasen innehåller fiktiv information som du kan använda för att testa de olika funktionerna. För att öppna exempeldatabasen väljer du Arkiv Öppna företagsdatabas och välj Exempeldatabas (). Om du inte skapade exempeldatabasen under installationen kan du göra det genom att välja Arkiv Databasverktyg Exempeldatabas. Säkerhetskopiering Vikten av säkerhetskopiering kan aldrig nog understrykas! Mamut kan ställas in så att det automatiskt tas en säkerhetskopia varje gång som programmet avslutas. Inställningarna för Säkerhetskopiering görs på Visa Inställningar Säkerhet Inställningar. Vi rekommenderar att du sparar minst en fullständig säkerhetskopia på annat ställe än på hårdvaran där programmet används. Detta för att minimera förlust av information ifall hårdvaran blir skadad eller stulen. Säkerhetskopian kan enkelt kopieras till ett flyttbart medium till exempel en liten hårddisk, ZIP-station, USB-minne, CD-ROM, DVD eller liknande. Du kan också lagra dina säkerhetskopior online. Läs mer på Stäng ner programmet när du är klar för dagen Vi rekommenderar att du stänger ner programmet när du är klar för dagen. Detta för att strömavbrott eller andra oförutsedda händelser kan skada programmets databas. Ett annat skäl är programmets systemdatum. Programmets systemdatum är automatiskt det datum som programmet startas på, du kan själv reglera detta datum på Arkiv - Systemdatum. E-post: service@mamut.se Web:

10 0 0 generella tips 7 Bokföringsbyrå/Revisor Prata gärna med din bokföringsbyrå/revisor innan du börjar använda ditt nya Mamut program. Många bokföringsbyråer kan importera filer direkt från Mamut, kolla om detta också fungerar för din bokföringsbyrå. Import av information från tidigare system Om du tidigare använt dig av ett annat program rekommenderar vi att du undersöker möjligheten att exportera information från ditt gamla program och importera informationen till Mamut-programmet. Detta kan spara mycket tid vid informationsregistrering i Mamut. Du kan importera många olika typer av information. Det enda som krävs av ditt gamla program är att det går att exportera information till Microsoft Excel. Till Mamut importerar du information genom att välja Arkiv Import Import/Export Import/Export. Du kan läsa mer om Import genom att klicka på Hjälp när du har startat upp modulen Import/Export. Mamut Supportcenter erbjuder också hjälp vid Import. Skydda din PC mot virus och hackare I dagens IT-samhälle är det viktigare än någonsin att skydda sin PC. Hot som virus och hackare väntar bara på att få angripa och utnyttja din PC. Här kan du läsa mer om hur du kan skydda din PC Tilläggsprodukter Mamut erbjuder många tilläggsprodukter och -tjänster så att ditt företag kan arbeta på ett effektivare sätt. Läs mer om detta på 0 Mamut Information Desk Mamut Information Desk är en kostnadsfri extratjänst som erbjuds dig som använder Mamuts program. Från Mamut Information Desk förmedlas användartips, skötselråd, tillgång till tilläggsprodukter som berör ditt företag och annan nyttig information som kan effektivisera ditt företag och dagliga arbete. Vi vill göra dig uppmärksam på att Mamut Information Desk kopplar upp dig mot Internet. Logo på faktura Många vill använda sin företagslogo på order- och fakturautskrifter. Du kan lätt applicera din logo på dessa utskrifter under Visa Inställningar Rapporter Sätt in logo på utskrifter. Om du lägger till en logo eller gör andra ändringar i dina rapporter måste du välja att ditt standardrapportområde är företagsrapporter och inte gemensamma rapporter. Företagsrapporter är anpassade efter ditt företag, medan gemensamma rapporter är de standardrapporter som följer med programmet. Inställningen gör du under Visa Inställningar Användarprofil Inställningar per modul Rapporter. Anpassat användargränssnitt Du kan anpassa skrivbordet efter ditt behov. Det finns förhandsdefinierade användaruppställningar som gör att du snabbt får tillgång till de moduler du använder mest, dessa uppställningar hittar du till vänster på skärmbilden. Du kan också anpassa genvägarna så att de passar ditt arbetssätt, detta genom att välja ut vilka moduler du vill ha snabb tillgång till. Dessa inställningar hittar du under Visa Inställningar Användarprofil Skrivbordet.

11 0 tips om hjälp och utbildning 7 Mamut erbjuder omfattande support och utbildning. Detta gör att du alltid får den hjälp och stöd du behöver för att använda programmet. Du har serviceavtalet för att få tillgång till dessa tjänster. Funktionstangenten [F]: Om du sitter fast och behöver hjälp med programmet, trycka på funktionstangent [F] på tangentbordet. Nu får du upp en hjälptext anpassad till modulen du arbetar i. I hjälpfilerna hittar du detaljerade beskrivningar av funktionerna i programmet. Du kan bläddra dig fram till informationen eller söka på ordet/ funktionen du vill veta mer om. Introduktionsböcker: Introduktionsböckerna ger dig en inblick i de möjligheter som erbjuds av Mamut Business Software. Introduktionsböckerna kan köpas på eller kan du ladda ner böckerna på fil från Mamut Information Desk: Genom Hjälp Kontakta support i menyn i ditt Mamutprogram kommer du i direkt kontakt med Mamut Supportcenter. Du får ditt svar på samma ställe. Artikelsök: På hittar du ett stort antal artiklar som kan ge svar på just din fråga, fördelen med artikelsök är att det är öppet dygnet runt. E-post: Skicka dina frågor på support@mamut.se och du får svar på din fråga via e-post. Fax: Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka in frågor på fax 0-7. Telefon: Du kan också kontakta vår duktiga supportavdelning på telefon Usermail: Med jämna mellanrum kommer intresserade Mamut användare att få e-post med tips om tillämpning, nyheter och annan nyttig information om Mamut-systemen. Interaktiv CD-ROM: Mamut erbjuder elektronisk utbildning via CD-ROM på detta sätt kan du köra utbildningen när du vill. Mamut Academy: Mamut Academy är Mamuts kursavdelning som erbjuder en rad olika kurser inom bland annat kontaktuppföljning, redovisning, försäljning/ fakturering, lager, tidsrapportering, med mera. Dessa kurser finns i olika kunskapsnivåer. Kursverksamheten Mamut Academy är en möjlighet till dig som vill jobba så effektivt som möjligt med Mamut Business Software. Mamut Academy stimulerar företaget och dig som jobbar i programmet! Läs mer om Mamut Academy på academy eller kontakta Mamut Academy på telefon Lycka till med Mamut Business Software! E-post: service@mamut.se Web:

12 Produktöversikt Tabellen nedanför visar Mamut Business Softwares produktserie. Du kan också läsa mer om vart och ett av programmen på KOMPLETTA LÖSNINGAR BRANSCHSYSTEM Funktion Mamut Enterprise Mamut Office Mamut CRM & Sales Mamut Bokföring Mamut Web Ledning/Rapporter Ekonomi/Redovisning Kontaktuppföljning (CRM) Säljstöd Projektstyrning Tidsrapportering Inköp/Logistik Lön Webbplats och E-handel Fleranvändare Tilläggsprodukter Mamut AB, Kungsgatan, tr. Stockholm MBS_SE_KOMIGÅNG_00