// Kom igång med. Mamut One. Nyttiga tips som hjälper dig att komma igång snabbt med systemet

Transkript

1 // Kom igång med Mamut One Nyttiga tips som hjälper dig att komma igång snabbt med systemet

2 Välkommen till Mamut One! Mamut One är en serie affärslösningar som hjälper dig att hantera arbetsuppgifterna i din verksamhet på det mest effektiva sättet som möjligt. Lösningen ger dig e-post, redovisning, CRM, webbsida med webbutik samt Microsoft Office 365 samlat i ett användarvänligt paket. Kärnan i systemet är det lokalt installerade programmet Mamut Business Software, som innehåller moduler för redovisning, fakturering, rapportering, logistik, lön och mycket mer. Aktiverar du Mamut Online, får du också webbaserad tillgång till delar av informationen och funktionaliteten. Därtill hittar du en rad övriga tjänster, som till exempel publiceringsverktyg för företagets webbsida och säkerhetskopiering online. Microsoft Office 365 ger dig möjligheter för mobil tillgång till e-post, dela dokument och information online, samt tillgång till Office-programmen. Med Mamut One får du: Mamut Business Software: lokalt installerat affärssystem med moduler för redovisning, fakturering, CRM, logistik och mycket mer Mamut Online: webbaserad tillgång till information och funktionalitet från Mamut Business Software Mamut Online Backup: säkerhetskopiering av dina filer och mappar Microsoft Office 365: framtidens produktivitetsplattform som samlar Microsoft Office, SharePoint Online, Exchange Online och Lync Online i en lösning tillgänglig lokalt och via Internet

3 Kom igång med Mamut One Välkommen som Mamut One-användare. Detta häfte är skapat för att ge dig en snabb introduktion till Mamut One och huvudkomponenterna som är inkluderade i denna omfattande lösning. Häftet är utformat både för nya användare och de som önskar att utvärdera systemet. Guiden är uppbyggd på så vis att den först visar dig hur du installerar och sätter upp Mamut Business Software, programvarudelen av lösningen. Sedan visar vi hur du kommer igång med fakturering i programmet, något som tar dig igenom flera moduler. Du kommer också att få en kort introduktion till de andra modulerna i programmet. Därefter introducerar vi dig för de viktigaste tjänsterna som är inkluderade i Mamut One, bl.a. mymamut, Mamut Online och Microsoft Office 365, och ger en kort förklaring på hur du använder dessa. Till sist får du information om var du hittar mer hjälp och upplärning i Mamut One. Vi rekommenderar att du följer ordningsföljden i denna vägledning. Innehåll Innan du sätter igång... 2 Mamut Business Software... 3 Installation och första uppstart... 4 Viktiga inställningar... 5 Hur du hittar i programmet... 6 Fönstren i programmet... 7 Skapa en kund/leverantör... 8 Skapa en ny produkt... 9 Skapa en order Fakturera en order Registrera en inbetalning Introduktion till redovisning Säkerhetskopiering Fler möjligheter med Mamut Business Software mymamut Kom igång med mymamut Mamut Online Kom igång med Mamut Online Logga in och bjud in användare Microsoft Office Mamut Online Backup Kom igång Säkerhetskopiera filer och mappar Fler möjligheter Var hittar du mer information? Mamut Supportcenter Mamut Academy Behov för mer funktionalitet? ONE.INT.2012.SE 1

4 Kom igång med Mamut One Innan du sätter igång Innan du installerar och använder ditt Mamut-system, bör du tänka på följande: Systemkrav Det är viktigt att du kontrollerar och ser till att din dator uppfyller systemkraven. Minimum/rekommenderade krav för enanvändarinstallation: 1.6 Ghz / 2 GHz processor, 1 GB / 2 GB RAM, Windows XP SP3 / Windows 8, Office 2007 eller senare, 1500 MB / 4 GB ledigt utrymme, SQL Server 2005 Express / SQL Server 2008 R2 Express eller senare. Se fullständiga och uppdaterade systemrekommendationer här: Sätt av tid Det är viktigt att du sätter av tillräckligt med tid. Det tar inte lång tid att komma igång, men för att du ska få utnyttjat programmet på bästa möjliga sätt, rekommenderar vi att du tar dig tid till att gå igenom inställningar och anpassa programmet för ditt bruk. Använd gärna den färdiginstallerade exempeldatabasen för att testa systemet. Mamut Användaravtal Det är viktigt att du läser igenom Mamut One Användaravtal innan eller under installationen. Där får du en översikt över de kontraktsvillkor som gäller mellan dig som kund, och Mamut ASA som leverantör. Mamut Användaravtal finns bifogat i programpaketet och på Utvärdera/registrera systemet Önskar du att utvärdera systemet, väljer du vid uppstart av systemet vilken Mamut-produkt du önskar att utvärdera. Utvärderingsversionen fungerar som en licensierad version med full funktionalitet i alla moduler. Den kan dock bara användas i 30 dagar med maximalt 15 inloggningar. Är du en ny Mamut-användare, får du ett licensnummer på e-post efter att du har betalat fakturan. Har du ännu inte fått licensnumret, kan du också använda utvärderingsversionen fram till du har fått ditt licensnummer. >> OBS! Denna guide kan beröra tjänster och/eller funktioner som inte är inkluderade i din lösning. Önskar du beställa eller få mer information, vänligen ta kontakt via e-post till info@mamut.se eller ring

5 Mamut Business Software Mamut Business Software Mamut One är uppbyggt av två element, en programvarudel och en tjänstedel, ofta benämnt som Software + Services. Kombinationen ger dig full frihet till flexibelt arbete. Programvarudelen Mamut Business Software installeras lokalt, och är kärnan i din Mamut Onelösning. Beroende av din lösning kan Mamut Business Software innehålla alla eller en kombination av områden som: Ekonomi/redovisning Kunduppföljning/CRM Säljstöd Inköp/logistik Lön och personal Projekstyrning/tidrapportering Webbplats/E-handel Den prisbelönade användarvänligheten till programmet gör att tiden som används för implementering och upplärning reduceras till ett minimum. 3

6 Mamut Business Software Installation och första uppstart Guiden nedan beskriver en enanvändarinstallation, dvs. installation av programmet och databasen på en dator. Genom att följa denna säkras en enkel och korrekt installation/uppstart så att du snabbt kommer igång med systemet. Ska du göra en server- eller klientinstallation, ber vi dig titta i dokumentationen som följde med produkten eller på Här hittar du också en mer utförlig guide för enanvändarinstallation. >> VIKTIGT! Kontrollera systemkraven innan du installerar, se Du bör också avsluta alla andra program samt köra Windows Update på datorn innan du startar installationen. 1 Start: Sätt in din Mamut-DVD eller ladda ner den senaste versionen via Laddar du ner från Internet, fortsätter du från punkt 4. 2 Välj Land och sedan Installera Mamutprogram. 3 Välj vilket program du vill installera enligt licens. 4 Användaravtal: Läs och acceptera användaravtalet. 5 Välj installationstyp: Välj En användare, och klicka Nästa. 6 Starta installationen genom att klicka Installera. 7 Programmet använder Microsoft SQL Server. Har du inte detta installerat, kommer nu gratisversionen Microsoft SQL Server 2008 R2 Express edition att installeras. 8 Programmet installeras: Denna process kan ta tid, avbryt inte processen. Klicka till sist Slutför. Vi rekommenderar att du startar om datorn på nytt innan du startar Mamut. Starta programmet från Startmenyn eller genom att klicka på genvägen på skrivbordet. 9 Välj version: Har du licensnumret tillgängligt, väljer du Registrera fullversion, om inte väljer du Utvärderingsversion. 10 Välj dokumentområde. Vi rekommenderar att du använder föreslaget dokumentområde. 11 Registrera en användarprofil. Detta kommer att bli din profil i systemet. 12 Registrera programmet genom att ange all relevant information om dig och ditt företag. Skriv också in ev. licensnummer. 13 Skapa en ny företagsdatabas genom att ange alla relevanta inställningar och upplysningar. När företagsdatabasen är skapad, kan du logga in med användarnamnet och lösenordet som du skapade tidigare. 4

7 Mamut Business Software Viktiga inställningar Innan du på allvar börjar använda systemet, bör du gå igenom alla inställningar och anpassa systemet för eget bruk. Första gången du startar upp systemet kommer du automatiskt att få upp en vägvisare som hjälper dig med de mest centrala inställningarna som ska göras för en företagsdatabas. Inställningarna kan också göras manuellt vilket beskrivs nedan. Några inställningar kan inte ändras efter att du har registrerat data, så det är viktigt att dessa är noga genomtänkta. Detta gäller bland annat räkenskapsårets start (punkt 3) och val av nummerserier (punkt 4). 1 Generell företagsinformation Välj Visa Inställningar Företag. Inställningarna öppnas också automatiskt i samband med skapandet av en ny företagsdatabas. Informationen som registreras här kommer göra inställningar för användning av redovisningsmodulen i programmet. Klicka dig igenom alla flikar och kontrollera under varje enskild knapp att inställningarna stämmer överens med dina önskningar. att hämtas vid skapande av offert och order, och återspeglas på rapporter som innehåller företagsinformation. 4 Nummerserier Önskar du att använda egna nummerserier i programmet, bör du göra detta innan du 2 Ekonomisk information Under Visa Inställningar Företag Konto- och landsinställningar registrerar du företagets organisationsnummer, bankgiro-/plusgironummer och kontonummer som ska användas på börjar använda programmet. Inställningarna för detta hittar du under Visa Inställningar Företag Nummerserier. Det är möjligt att lägga in första nummer fram till du har registrerat data, därefter kan bara sista nummer justeras. fakturan. Här anger du också om företaget är momspliktigt samt valutan som du ska använda som huvudvaluta. 5 Användarinställningar Under Visa Inställningar användare kan varje användare anpassa moduler och 3 Redovisningsinställningar Vid skapandet av en ny företagsdatabas anger du räkenskapsårets start. Vanligtvis ska detta vara januari, även om du börjar använda systemet i april. Vid avvikande räkenskapsår anger du önskad startmånad. Under Visa Inställningar Redovisning hittar du dessutom flera flikar där du kan fönster för eget bruk. >> TIPS! Du kan när som helst trycka på [F1]- tangenten för att öppna hjälpfilen med kompletterande information till aktuellt fönster. 5

8 Mamut Business Software Hur du hittar i programmet Mamut har alltid fokuserat på användarvänlighet, något som har resulterat i en intuitiv design, många genvägar och självförklarande funktioner. Funktionerna kan dessutom anpassas till varje användares behov, både när det gäller hur funktionerna aktiveras samt hur skärmarna, knapparna och menyerna visas. Nedan hittar du mer information om de olika elementen i programmet. 1 Fokusområdena på vänster sida ger dig snabb tillgång till en grupp av funktioner som naturligt hör ihop, oftast i form av ett flödesdiagram som visar hur funktionerna hör ihop. 2 Från huvudmenyn kan du öppna en modul och få tillgång till huvudfunktionerna i programmet. 3 Verktygsfältet ger dig snabb och enkel tillgång till de vanligaste funktionerna. 4 Skrivbordet kan anpassas så att varje fokusområde innehåller information och länkar efter eget behov. 5 Knapparna i varje fokusområde ger en bild av processflödet i modulen. Knapparna fungerar också som genvägar för att öppna den relaterade modulen. 6 De egna genvägarna fungerar som genvägar till olika register eller funktioner som är relevanta för fokusområdet som är aktivt. Du kan anpassa vilka knappar som ska visas. 7 Skrivbordet visar också en rad informationsfönster som innehåller nyckelinformation som är hämtat utifrån dina data. 6

9 Mamut Business Software Fönstren i programmet När du öppnar en modul, öppnas ett nytt fönster för denna modul. Fönstren i programmet är byggda på samma mall i alla moduler. Det är gjort så för att du som användare enklare ska kunna göra dig bekant med de olika funktionerna som är tillgängliga i en ny modul, utan att du måste orientera dig på nytt i ett olikt fönster. Varje fönster kan som regel också anpassas via användarinställningarna. 1 I fönstrens övre halva ligger fönstrets fasta innehåll. Detta är fält som kommer att vara tillgängliga oavsett hur du bläddrar dig genom flikarna. 2 Verktygsraden innehåller som standard knappar för att skapa en ny post, ta bort, duplicera osv., knappar för att bläddra dig fram och tillbaka genom registret, samt knappar för funktioner som naturligt tillhör processen av en post. Varje flik kommer oftast också ha en egen verktygsrad. 4 En flik är en del av ett fönster. Flikarna innehåller speciell funktionalitet som kan vara aktuellt för den enskilda posten. Den första fliken är som regel den mest använda. >> TIPS! Du kan ändra eller lägga till värden för flera av rullgardinsmenyerna i programmet genom att högerklicka och välja Ändra i grundinställningar. 3 Rullgardinsmenyn Status fungerar som filter för fönstret. 7

10 Mamut Business Software Skapa en kund/leverantör Vi kommer nu att visa dig hur du kommer igång med fakturering och enkel redovisning i Mamut. Det första du bör göra är att registrera en kund. När du skapar en ny kontakt, markerar du vilken typ av kontakt det är. På detta sätt kan en kontakt vara både kund och leverantör utan att du behöver registrera den två gånger. 1 Välj Visa Kontakt Kontaktuppföljning. 2 Klicka Ny överst till vänster. 3 Fyll i fälten med relevant information. 4 Markera om kontakten är kund och/eller leverantör. Kontakten kan också anges som privat eller partner. 5 I fliken Kontaktpersoner kan du också registrera olika kontaktpersoner som är knutna till kontakten. 6 Klicka till sist Spara. Kontakten är nu skapad. >> TIPS! Använd Grupp- Status- och Egendefinierade fält på kontaktkortet för att segmentera dina kontakter. I efterhand kan du ta ut rapporter baserat på dessa fält. Via flikarna i kontaktkortet kan du också nå de flesta andra moduler i programmet. Gör dig därför bekant med de olika flikarna så att du kan arbeta mer effektivt. Du kan läsa mer om organisering och underhåll av kontakter i programmets hjälp [F1]. 8

11 Mamut Business Software Skapa en ny produkt Innan du kan fakturera måste du också skapa en produkt. Genom produktregistret har du full översikt över lagerbehållning, priser, rabatter, leverantörer, intäkter osv. för alla dina produkter. Här kan du också om så önskas skapa varupaket, som är hopslagna produkter som består av flera komponenter, eller produktvarianter, som är produkter som levereras i flera utföranden. (t.ex. färg eller storlek). 1 Gå till Visa Produkt Produktregister. 2 Klicka Ny överst till vänster, och välj vilken typ av produkt du önskar skapa. 3 Fyll i fälten med relevant information. Önskar du överstyra produktnumret för denna produkt, måste du göra detta innan du trycker på Spara-knappen då detta inte kan ändras senare. 4 I flikarna längst ner i produktkortet kan du lägga till information om pris, leverantör, lager, produktinformation med mera. 5 Klicka till sist Spara. Produkten är nu skapad. >> TIPS! Du har möjlighet att importera produkter från Microsoft Excel- eller andra format genom att gå till Arkiv Import. 9

12 Mamut Business Software Skapa en order Nu kan du fakturera i ditt Mamut-system. En faktura baseras på en order. En order kräver alltså att du har registrerat kunden i kontaktregistret och att produkterna du ska fakturera är registrerade i produktregistret. 1 Välj Visa Försäljning/Order/Fakturering Orderregistrering. 2 Klicka Ny överst till vänster. 3 Välj kund i listan som öppnas, genom att markera aktuell kund och klicka OK. Systemet hämtar upp information från kontaktregistret, men du kan överstyra adress, kontaktperson, betalningsvillkor och valuta om så önskas. 4 Lägg till aktuella produkter i fliken Produktlinjer genom att klicka Ny och lägga in produktnummer, eller genom att klicka Visa produktlista och välja produkt från listan. 5 Lägg eventuellt in annan relevant information i de andra flikarna. 6 Klicka till sist Spara. En order med status Obehandlad order är skapad och klar för fakturering. >> TIPS! Du kan redigera utseendet på order- /fakturautskriften eller lägga till en logo genom att redigera rapporten (Visa Inställningar Rapporter Rapport/Etiketteditor). Du kan också enkelt skapa offert och order direkt från kunden via flikarna Offert eller Försäljning & fakturering längst ner på kundkortet. 10

13 Mamut Business Software Fakturera en order För att få ordern fakturerad måste ordern verkställas och skrivas ut. När en order verkställs och godkänns, kommer en faktura att skrivas ut på papper, fil eller e-post samt att fakturan automatiskt blir överförd och bokförd i huvudbok och reskontra. 1 Gå till Visa Försäljning/Order/Fakturering Orderregistrering, och leta upp den obehandlade ordern som ska faktureras. 2 Klicka Fakturera i verktygsraden. 3 Välj formulär och utskriftsmedia, och ange eventuella andra inställningar, t.ex. om du önskar testutskrift eller fakturakopia. 4 Klicka till sist OK. 5 Valde du att skriva ut en testutskrift till skärm, kommer den nu att visas. Observera att förfallodatum och OCR-nummer inte visas på testutskriften, då detta först genereras vid fakturering. Klicka Print Report eller Close Preview för att stänga fönstret. 6 Du kommer därefter att få en fråga om ordern/ordrarna ska faktureras. När du svarar Ja här, kommer ordern att verkställas. Det vill säga att den skrivs ut på valt utskriftsmedia, samtidigt som den bokförs i Huvudbok och Reskontra uppdateras. 7 Till sist får du en fråga om utskriften ska godkännas. Om det är fel med själva utskriften, kan du svara Nej. Då kan du få utskrivet originalfaktura på nytt. Ser utskriften riktig ut, svarar du Ja. 8 Du kommer i efterkant att bara kunna skriva ut originalfakturor för fakturor som du inte har godkänt. Du hittar dessa genom att gå till Visa - Försäljning/Order/Fakturering Fakturor som inte har skrivits ut. Ordern är nu fakturerad, och fakturan har skrivits ut. >> TIPS! Önskar du att skriva ut en fakturakopia, väljer du bara att verkställa den på nytt. Utskriften kommer då att märkas med Kopia. Med Mamut är det enkelt att skicka faktura som bifogad PDF i en e-post. Välj då E-post i rullgardinsmenyn Skicka till vid fakturering. Det är också möjligt att grupp- och samlingsfakturera med Mamut. 11

14 Mamut Business Software Registrera en inbetalning Registrering av inbetalningar från kunder kan du antingen göra via Reskontra eller Verifikatsregistrering. I stegen nedan utgår vi från reskontramodulen. Processen kan också startas direkt från fliken Reskontra i kontaktkortet. 1 Gå till Visa Redovisning Kundreskontra. 2 Se till att Kunder Öppna poster och Visa detaljer är valt i verktygsraden överst. Markera därefter aktuell kund, och välj den aktuella öppna posten i fönstret nedan. 3 Klicka In-/utbetalning i verktygsraden i det nedre fönstret. 4 Kontrollera att Betalningsdatum stämmer med datumet då du mottog betalningen, och välj aktuellt Konto i enlighet med betalningssätt. 5 Markera fakturan/fakturorna som ska betalas, och kontrollera att värdena är korrekta. Du kan också göra en delinbetalning genom att överstyra beloppet på den markerade fakturan. 6 Klicka OK för att registrera betalningen. Reskontra uppdateras, och verifikatet bokförs i Huvudbok. >> TIPS! Gör dig bekant med knappmenyn till vänster i reskontrafönstret. Här hittar du utökad funktionalitet. Har du flera delinbetalningar som ska kopplas ihop till en betalning, gör du detta via Matcha/koppla poster-knappen. 12

15 Mamut Business Software Introduktion till redovisning Redovisningsdelen i programmet inkluderar alla funktioner som är nödvändiga för att tillfredställa en redovisningsekonoms behov, allt i en komplett lösning. Överskådliga skärmbilder och användarvänlig uppbyggnad ger dig dessutom perfekt överblick på kort tid. Nedan ger vi dig en kort översikt över de viktigaste funktionerna i redovisningsmodulen. Önskar du mer information, kan du använda dig av källorna som nämns under Var hittar du mer information? på sida 27 i detta häfte. Verifikatsregistrering I modulen för Verifikatsregistrering registrerar du dina verifikat innan du överför verifikaten till Huvudbok. Så länge verifikaten ligger i verifikatsregistrering kan du ändra verifikatsdatum, verifikatstyp, period, konton, momshantering, belopp med mera. När verifikaten är överförda till Huvudbok, är det låst för ändringar. Om du behöver göra ändring i efterhand, måste du göra ett korrigeringsverifikat och därefter registrera verifikatet på nytt. Verifikatsregistreringen är utformad på ett användarvänligt sätt, med standardiserad kontoplan som utgångspunkt, men med alla möjligheter för egendefinierade variationer. Verifikatsmallar och automatiska konteringar gör bokföringen effektiv, med bland annat automatiserad periodisering och momskontering. Reskontra I Reskontramodulen samlas all information om kund- och leverantörsfakturor som registreras i systemet. Här får du full översikt över alla utestående kundfordringar och skulder till dina leverantörer. Mottagna betalningar från kunder registreras kontinuerligt och du kan generera bankbetalningar för dina utestående belopp hos leverantörer. Huvudbok Alla redovisningsdata blir till sist samlade i Huvudbok. Den fungerar som ditt fönster mot alla registrerade redovisningsdata. Här har du flera möjligheter att välja ut tal baserat på perioder, verifikatstyp, avdelnings- och projektredovisning, nyckeltal med mera. Det är också möjligt att se olika framställningar och rapporter knutna till nyckeltal, resultat och balans. Integrerade moduler Programmet är uppsatt med integrerade moduler, och en av många stora fördelar med detta är att mycket av konteringen av verifikat görs automatiskt. Exempelvis kommer generering av en faktura att skapa ett verifikat i huvudboken till standard försäljningskonton, du måste dock se till att produkterna är registrerade med riktig momskod. 13

16 Mamut Business Software Säkerhetskopiering Vikten av säkerhetskopiering kan inte mer än nog understrykas. Tyvärr är det många som först förstår vikten den dagen olyckan är framme och behovet för att återställa en säkerhetskopia uppstår. Det kan t.ex. vara efter en datorkrasch, inbrott eller brand. Har du ingen säkerhetskopia att återställa, betyder det att du har förlorat all information som var registrerat i programmet, och du måste börja om från början. Säkerhetskopia av programmet I Mamut Business Software har du möjlighet att ange hur ofta det ska tas en säkerhetskopia av programmet. Som standard kommer du att få en fråga om att ta en säkerhetskopia varje gång du avslutar programmet. Svarar du Ja på detta, kommer du alltid att ha en uppdaterad säkerhetskopia tillgänglig. Du hittar inställningarna för säkerhetskopia genom att gå till Arkiv Säkerhetskopia Inställningar. Du kan också ta manuella säkerhetskopior, och du kommer då att kunna anpassa varje säkerhetskopiering. Du kan t.ex. välja om du vill ta säkerhetskopia av en eller flera företagsdatabaser om gången, och huruvida du vill inkludera dokument och systemfiler. Extern säkerhetskopia med Mamut Online Backup Säkerhetskopiorna som tas i systemet, blir som standard sparade på hårddisken. Det rekommenderas dock att förvara minst en fullständig säkerhetskopia separat från datorn där programmet används, utifall att den datorn blir skadad eller stulen. Mamut Online Backup är en tilläggstjänst som är inkluderad i ditt Mamut One-avtal. Du väljer vilka filer och mappar som du önskar ska säkerhetskopieras, och när du ändrar, tar bort eller lägger till filer i de mapparna du har valt, kommer ändringarna automatiskt att säkerhetskopieras. Datat krypteras på din dator och överförs säkert till vår server, där datat förvaras krypterat. Läs mer om Mamut Online Backup senare i detta häfte samt på 14

17 Mamut Business Software Fler möjligheter med Mamut Business Software Mamut Business Software är ett omfattande system och vi har i denna guide bara visat ett litet utdrag av funktionalitet från enskilda moduler. I tillägg till modulerna som beskrivits tidigare rekommenderar vi dig att du också tar en titt på följande. >> TIPS! Du hittar mer information om dessa funktioner i programmets hjälp [F1]. Mamut erbjuder också diverse kunskapshäften och instruktionsvideor. Läs mer om detta under Var hittar du mer information? på sida 31 i detta häfte. Kunduppföljning (CRM)/Aktivitetsstyrning Programmet inkluderar en funktionsrik CRM-lösning som gör det enkelt för dig att administrera och organisera bland annat telefonsamtal, e-post, kalender, möten, aktiviteter och dokument. All historik är också omedelbart tillgänglig. Webbplats och E-handel Mamut Business Software ger dig möjlighet att skapa din egen hemsida och webbutik på Internet, väldigt enkelt och utan några förkunskaper. Beställningar och ärenden som kommer in genom webbsidan, kan sedan importeras in i Mamut så att de kan genomföras fortlöpande. Webbutiken hittar du genom att välja fokusområde E-handel till vänster i programfönstret. Inköp En inköpsorder genereras lika enkelt som en faktura. Så länge du har registrerat alla dina leverantörer i Kontaktregistret och alla produkter din verksamhet köper in i Produktregistret, skapar du snabbt dina beställningar i inköpsmodulen. Lön och Personal På samma sätt som vid registrering av till exempel kontakter och produkter, registreras alla dina anställda i ett personalregister. I Mamut är det enkelt att generera löneutbetalningar med tillhörande utskrift av lönebesked och utbetalningslistor. Dessutom är det enkelt att översända lön vid elektronisk filöverföring till banken. Redovisningsinformation kommer att överföras direkt till huvudboken. Tidrapportering Tidrapporteringsmodulen ger full översikt över all tidredovisning och registrerade timmar, med automatisk generering av order och faktura. Du kan göra registrering på anställd, projekt, kontakt, aktivitet, produkt, timtyp, period, avdelning och enkelt justera alla registrerade data. Det finns också möjlighet till automatisk överföring till lönekörning. Rapporter Mamut Business Software innehåller en omfattande rapportmodul med flera hundra rapporter. Välj ett godtyckligt fokusområde till vänster i programfönstret och klicka på Rapporter överst i fönstret. Rapporter kan enkelt skickas till både fil (t.ex. Microsoft Excel eller Word), e-post och skrivare. 15

18 mymamut mymamut mymamut är en webbaserad kontrollpanel för alla Mamut-kunder. Här kan du skapa och följa med på supportärenden, få översikt över ditt kundförhållande hos Mamut samt betala utestående fakturor. Du kan också administrera användare av till exempel Mamut Online Backup och Microsoft Office 365. Möjligheterna i mymamut kommer att utvidgas kontinuerligt, och vi rekommenderar att du börjar använda tjänsten så snart du får tillgång till mymamut. Vilken tillgång den enskilda användaren har i mymamut beror på vilken roll han eller hon har. Ett företags administratör kommer att ha tillgång till alla områden och funktioner, medan en användare av till exempel Mamut Online Backup eller Microsoft Office 365 kommer att ha tillgång till färre möjligheter. 16

19 MyMamut Kom igång med mymamut För att få tillgång till mymamut måste du först skapa ett Mamut ID. Mamut ID är din unika identifikation som användare av tjänster levererade av Mamut, bland annat Mamut Online och Mamut Online Backup. Länk för att skapa Mamut ID får du först när fakturan är betald. När betalningen är registrerad, kommer du att motta en e-post med information om hur du skapar ditt Mamut ID. Observera att användaren som skapar Mamut ID med hjälp av länken i e-posten, blir automatiskt administratör i mymamut. Du kan därefter logga in på mymamut via och börja använda tjänsterna i mymamut. 17

20 Mamut Online Mamut Online Med Mamut Online får du webbaserad tillgång till information och funktionalitet från ditt Mamut-system samt andra onlinetjänster som är inkluderat i Mamut One. Du kan bland annat skapa order, tidrapportera, och kontrollera utvecklingen av nyckeltal i verksamheten. Med Mamut Online kan du läsa, skapa och redigera information från vilken dator som helst med Internet-uppkoppling. Registreringar som görs via en webbläsare och Mamut Online samt lokalt i ditt Mamut-system, synkroniseras fortlöpande. Detta innebär att verksamheten alltid har tillgång till uppdaterad information. Du hittar mer information om de olika tjänsterna genom att klicka Hjälp i Mamut Online. För att aktivera Mamut Online rekommenderar vi att du har den senaste versionen av Mamut Business Software installerat. >> OBS! Du kan inte utvärdera Mamut Online med exempeldatabasen i Mamut Business Software. Mamut Online är inte tillgänglig som utvärderingsversion. Synkronisering Synkroniseringen körs från en av datorerna i ditt nätverk. Som standard kommer den att starta från den dator du ansluter med. Detta kan ändras senare i företagsinställningar för Mamut Online. I en fleranvändardatabas rekommenderar vi att du använder den dator som systemdatabasen ligger på, till synkronisering. 18

21 Mamut Online Kom igång med Mamut Online Förutsättningar för att komma igång Din dator måste vara ansluten till Internet. Vi rekommenderar att du använder Internet Explorer version 8 eller senare, och Firefox version 4 eller senare, men vi stödjer också andra webbläsare som Safari och Chrome. Användaren i Mamut Business Software måste vara definierad som Superanvändare. Du kan registrera ytterligare information när du ansluter dig mot Mamut Online. Detta gäller till exempel företagets organisationsnummer, adressinformation, telefonnummer och e-postadress samt även kopplingen mellan superanvändare och anställd. Så här ansluter du till Mamut Online 1 Öppna Mamut Business Software. 2 Klicka på knappen Anslut till Mamut Online på skrivbordet, och klicka Anslut. --- eller --- Gå till Visa Inställningar Företag Inställningar per modul - Mamut Online. Klicka Anslut och Nästa. 3 Systemet kontrollerar om kriterierna är uppfyllda. Om inte, öppnas ett fönster där du kan lägga till nödvändig information. Klicka OK. 4 Systemet kontrollerar systemkraven. Är dessa inte uppfyllda, öppnas ett fönster. Klicka Nästa för att fortsätta eller Avbryt om fel måste rättas. 5 Skapa ett nytt Mamut ID via länken Registrera Mamut ID, eller skriv in ditt Användarnamn (Mamut ID) och Lösenord om du redan har detta. 6 Klicka därefter Anslut. 7 Kontrollera företagsinformationen, och klicka Nästa. Registreringsinformationen hämtas från företagsinställningarna i Mamut Business Software. 8 Välj vilken dator du önskar starta synkroniseringen från samt när den ska starta, och klicka Nästa. 9 Klicka Slutför. Efter anslutningen visas ett statusfönster som bekräftar att du är ansluten till Mamut Online. Synkroniseringen kommer att gå fortlöpande. >> TIPS! På våra hemsidor kan du också hitta en stegvis instruktionsvideo som visar dig hur du ansluter till Mamut Online. Du hittar denna video och andra instruktionsvideor på 19

22 Mamut Online Logga in och bjud in användare Du loggar in dig på Mamut Online via en webbläsare på adressen eller direkt från fokusområdet på skrivbordet i Mamut Business Software. Via användaradministrationen i Mamut Online (Inställningar Kontoadministration Användaradministration) kan du ge andra användare tillgång till företagsdatabasen på Mamut Online. Observera att detta kräver licens för varje användare som ska ha tillgång. Tillgången ges genom att du skickar en inbjudan som man måste godkänna innan man kan börja. Under inbjudningsprocessen anger du också vilka tillgångsrättigheter användaren ska ha. Så här bjuder du in nya användare 1 Välj Inställningar Kontoadministration Användaradministration i Mamut Online. 2 Under Användaradministrationen hittar du en lista över alla användare som uppfyller kriterierna för att kunna bjudas in till Mamut Online (se inforuta under). Här kommer du också kunna se hur många användare som kan bjudas in. Klicka på användarens namn som du önskar bjuda in. 3 Klicka Bjud in användare i verktygsraden Redigera användare. 5 När du har valt önskad tillgångkontroll, klickar du Skicka överst till vänster i fönstret. 6 Klicka Stäng för att slutföra processen och gå tillbaka till fönstret Användaradministration. Inbjudan har nu skickats, och mottagaren kommer att få en e-post med tillgångsinformation för Mamut Online. 4 Skriv in relevant information i fönstret som visas, och ange önskad tillgångsmall. >> OBS! Personerna du ska bjuda in, måste först vara registrerade både som användare och anställd i din lokala version av Mamut Business Software. Du skapar en användare genom att gå till Visa Inställningar Säkerhet Användaradministration, och klicka Ny. Välj därefter en existerande anställd i rullgardinsmenyn Knyta mot anställd, eller välj Skapa anställd för att automatisk skapa användaren som anställd. Inbjudan kommer att vara giltig i ett begränsat antal dagar. Om användaren försöker att registrera sig efter att tidsfristen har gått ut, kommer personen i fråga att få besked om detta. Du kan skicka inbjudan på nytt och/eller ta tillbaka en inbjudan från fönstret Användaradministration. 20

23 Mamut Online Några av de viktigaste funktionerna i Mamut Online: Under Status hittar du uppdaterade nyckeltal och en översikt över dina bästsäljande produkter och största kunder de senaste 30 dagarna, i tillägg till nyckelinformation om försäljning och anställda. I arbetsområdet Kontakt kan du visa och redigera kontakterna och kontaktpersonerna som redan är registrerade i Mamut Business Software, samt skapa nya. Med Tidrapportering i Mamut Online får du en webbaserad översikt över tidrapporterna i ditt företag. Här kan du och dina anställda skapa, visa och redigera tidrapporter var och när som helst. Företagsstatus ger dig en översikt över de viktigaste talen för ditt företag. Det är ett visuellt verktyg för presentation av företagets finansiella status i en given period, baserat på information från Mamut Business Software. Utrustningsregister i Mamut Online ger dig en webbaserad översikt över din verksamhets utrustning. Här kan du låna ut och leverera tillbaka utrustning samt skapa, visa och redigera din utrustning på Internet, var och när som helst. Årsplanerare hjälper dig att sätta upp en strukturerad årsplan för ditt företag. Årsplanen beskriver verksamhetens ambitioner och ger en översikt över strategier, analyser och planering som krävs för att dessa ska nås. Aktivitet och kalender ger dig en webbaserad översikt över aktiviteter relaterade till ditt företag och dina anställda. Skapa, redigera och visa aktiviteter på Internet, och håll ordning på dessa med den webbaserade kalendern eller aktivitetslistan. Med edokument kan du enkelt utväxla fakturor elektroniskt med andra Online Desktop-användare samt skicka fakturor i EHF-format via e-post. Ett mottaget edokument kan bokföras direkt i Mamut-systemet. I arbetsområdet Redovisning i Mamut Online kan du registrera verifikat - var som helst och när som helst. Du kan till exempel definiera olika typer av fakturor, lagerförändringar och verifikat i olika valutor. Arbetsområdet Försäljning ger dig webbaserad tillgång till försäljningsfunktionalitet: Den webbaserade funktionaliteten stödjer hela försäljningsprocessen från offert till försäljningsorder till faktura och, om nödvändigt, kreditnota. 21

24 Microsoft Office 365 Microsoft Office 365 Microsoft Office 365 inkluderar e-post, samarbets- och kommunikationsverktyg samt de kända Officeprogrammen. Som Mamut One-användare får du tillgång till Microsoft Exchange Online (e-post), SharePoint Online (samordning) och Lync Online (kommunikation). I tillägg får du tillgång till kända verktyg online som Word, Excel och PowerPoint genom Microsoft Web Apps. Microsoft Office 365 tar du i bruk genom mymamut genom att klicka på Microsoft Office 365-logon. Läs mer i hjälpen i mymamut. Microsoft Office 365 Med Microsoft Office 365 mottar du Office 2010 levererat som en webbaserad tjänst. Med Microsoft Office Web Apps får du tillgång till Microsoft Word, Excel, PowerPoint och OneNote både online och på din egen dator så att du kan jobba från flera ställen samtidigt, både från en lokal dator och via webbläsare. Microsoft SharePoint Online Med Microsoft SharePoint Online får du ett centralt, webbaserat ställe för att skapa, spara, dela och arbeta med information. Det gör det lättare att jobba med filer och dokument oavsett var du befinner, något som underlättar för bättre samarbete. Dessutom kan du styra tillgångar baserat på användare, projekt och grupper. Microsoft Lync Online Microsoft Lync Online är ett webbaserat kommunikationsverktyg som låter dig kommunicera med kollegor, kunder och partner oavsett var du befinner dig. Med Microsoft Lync Online kan du dela text, video, ljud, hålla möten, presentationer och videokonferenser online allt som behövs är en webbläsare. Microsoft Exchange Online Microsoft Exchange Online är baserat på den kända Microsoft Exchange Server plattformen, och ger dig tillgång till e-post, kalender och kontakter var som helst. Dessutom får du även 25 GB lagringsutrymme per konto. Du slipper också att tänka på datasäkerhet och drift det sköter vi! 22

25 Mamut Online Backup Mamut Online Backup Många har upplevt hur lätt det är att förlora data. Går datorn sönder, blir stulen, eller du raderar eller skriver över filer av misstag, kan det vara mycket svårt att rädda datat såvida du inte har tagit en säkerhetskopia. Mamut Online Backup är ett tilläggsprogram som är inkluderat i ditt Mamut One-avtal. Programmet fungerar som ditt elektroniska bankfack, som tryggt, snabbt och enkelt tar vara på dina data, och ser till att få ut dem ur huset så att du också är säkrad mot brand och inbrott. Du kan dessutom använda samma användarkonto på flera datorer, t.ex. både hemdatorn och jobbdatorn, så länge du inte överskrider tillgängligt lagringsutrymme. Du väljer själv vilka filer och mappar som ska säkerhetskopieras, och när du ändrar, raderar, eller lägger till filer i de mapparna du har valt, kommer ändringarna att automatiskt säkerhetskopieras. Datat krypteras på din dator och överförs säkert till Microsofts Azure-plattform, som erbjuder något av den mest säkra och pålitligaste lagringen som finns tillgänglig. Med Mamut Online Backup kan du t.ex. se till att säkerhetskopior som är tagna via ditt Mamutprogram, också lagras externt. På detta sätt kommer du alltid att ha en uppdaterad säkerhetskopia av programmet tillgängligt om något skulle ske med din dator, så att du enkelt kan återställa datat med hjälp av funktionen Återställ. Ångrar du en ändring som du gjorde i ett dokument, har du också möjlighet att återställa dokumentet såsom det såg ut igår, eller förra veckan. Du kan till och med hitta ett dokument som du raderat för några dagar sedan, trots att du sedan länge tömt papperskorgen på din dator. Filen ligger fortfarande tryggt förvarad på Mamut Online Backup-servern. 23