Introduktion till Mamut Business Software Installation, inställningar, rapporter och urval

Transkript

1 Introduktion till Mamut Business Software Installation, inställningar, rapporter och urval Version: 11.1 Partnr.: MBS.MAN.INT.111.SE I

2 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Producent och distributör: Postadress Mamut AB Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Box Stockholm Stockholm Tel.: , Fax: Internet: E-post: [email protected] Mamut Supportcenter: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Tel: , Mamut Lön Support Tel: Fax: Hemsida: E-post: [email protected] Försäljning: Mamut AB Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Tel: , Fax: Hemsida: E-post: [email protected] 2006 Mamut AB. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag. II

3 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Välkommen till Mamut Gratulerar till ditt nya system: Mamut. Introduktionsböckerna ger dig en kort introduktion i de möjligheter som Mamut ger dig. Alla kunder erhåller boken Installation, inställningar, rapporter och urval. Beroende av vilket Mamut system du har, erhåller du också en eller två av dessa introduktionsböcker: Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar och Ekonomistyrning, logistik och personal. Snabbt och lätt får du en översikt över hur du ska navigera i systemet, hur du ska installera det samt de villkor som gäller mellan dig som kund och oss som leverantör enligt kontrakt. Det är viktigt att du läser igenom både licens- och serviceavtalet innan du installerar ditt system. Mamut består av en rad programgrupper med olika moduler, anpassat till olika språk. Vilka program/moduler som är tillgängliga beror på i vilket land ditt företag befinner sig. Vi vill också påminna dig om vår webbsida där du hittar frågeställningar med svar om Mamut systemen. Här kan du enkelt söka dig fram till svaret på den fråga du har, 24 timmar om dygnet. Vi är övertygade om att din verksamhet kommer att få stor nytta av ditt nya program. En sak är säker; detta är det mest innovativa ekonomi- och informationssystemet på marknaden idag. Lycka till med Mamut! III

4 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL IV

5 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Innehåll 1 INLEDNING 1 Om introduktionsböckerna...2 Service och support... 3 Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter?... 4 Mamut Academy... 5 Kurstyper inom Mamut Academy INSTALLATION OCH UPPSTART 7 Information om licens... 8 Installation och uppstart av enanvändarinstallation... 9 Fleranvändarinstallation i nätverk Peer-to-peer nätverk Klient-server nätverk Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (server) Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (arbetsstation) Innan du installerar på arbetsstationerna Installation och uppstart på arbetsstation Om uppdatering till ny version Ladda ner systemuppdatering Utvärdera produkten och testa funktioner Installera exempeldatabasen/utvärdera utökade produkter LÄR KÄNNA PROGRAMMET 23 Så här hittar du i programmet Hjälp i Mamut Business Software Om Skrivbordet Verktygsfältet på skrivbordet Fokusområden på skrivbordet Webbsidor på skrivbordet Informationsfönster på skrivbordet Skärmbilder i programmet Om listor Viktiga verktyg Användaranpassningar Anpassa skrivbordet Användarinställningar för skrivbordet Egendefinierade knappar på skrivbordet Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord Andra användaranpassningar Om användarinställningar Användarinställningar per modul Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning V

6 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL 4 INSTÄLLNINGAR 45 Om företagsdatabasen Öppna företagsdatabasen Hur skapas en ny företagsdatabas? Systemdatum Systemlogg Företagsinställningar Fliken Företagsinställningar Konton m.m Momsregister Kontantmetod Grundinställningar Nummerserier Inställningar per modul Företagsinställningar för Kontaktuppföljning Företagsinställningar för Försäljning & fakturering Redovisningsinställningar Företagsinställningar för Produkt Företagsinställningar för E-handel Företagsinställningar för Aktiviteter Företagsinställningar för Inköp Företagsinställningar för Tidrapportering Redovisningsinställningar Redovisningsinställningar: Perioder Redovisningsinställningar: Modulinställningar Redovisningsinställningar: Redovisningsinställningar Redovisningsinställningar: Reskontra Redovisningsinställningar: Anteckningar Säkerhet Användaradministration Behörighetskontroll Administrera behörighetsmallar Licensinformation Om programmet Administrera licensinformation Om säkerhetskopiering/backup Inställningar för säkerhetskopiering Skapa säkerhetskopia Återställ säkerhetskopia Rapporter Övriga inställningar Landregister Postnummerkatalog Andra program Databasverktyg RAPPORTER 105 Rapportmodulen Favoritrapporter Inställningar favoritrapport Inställningar rapportbunt VI

7 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Rapport/Etiketteditor Sätt in logo på utskrifter Adressinställningar Rapportredigering Etikettredigering URVAL 119 Inledning Urval Sök 122 Fälten i Sök och Urval Knapparna i verktygsfältet Avancerat urval Fliken Standard i avancerat urval Fliken Utökat i avancerat urval Exempel på avancerat urval Exempel på avancerat urval Guide för kontakturval IMPORT/EXPORT 139 Uppstart Export av information Export av fakturainformation Import av information Orderimport Kundimport SIE - Standard, Import och Export Import av SIE Export av SIE MAMUT SERVICEAVTAL SÄKRAR DIG EN ENKLARE VARDAG! 147 Vidare utbildning Index VII

8 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL VIII

9 1 Inledning Det finns lika många sätt att lära sig ett dataprogram som det finns användare. Några tycker om att pröva sig fram, andra föredrar att läsa sig till säker kunskap och vissa föredrar en kurs i hur man använder programmet. Detta kapitel ger en introduktion till de funktioner som finns i programmet. Förutom den här dokumentationen och hjälpfunktionen som du har tillgång till från själva programmet, kan du få ytterligare hjälp genom att teckna ett serviceavtal som du beställer samtidigt med din licens. Serviceavtalet ger dig möjlighet att kontakta vår supportavdelning och få personlig hjälp samt tillgång till våra supportsidor på Internet. Vad som ingår i denna tjänst finns närmare beskrivet i serviceavtalet Om du vill påbörja installationen på en gång, gå direkt till kapitel 2 Installation och uppstart. Innehåll Om introduktionsböckerna 2 Service och support 3 Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter?...4 Mamut Academy 5 Kurstyper inom Mamut Academy...5 1

10 INLEDNING OM INTRODUKTIONSBÖCKERNA Installation, inställningar, rapporter och urval Detta är den grundläggande, generella introduktionsboken. Här får du en noggrann beskrivning av hur programmet installeras, hur du anpassar programmet för var enskild användare och hur du genomför de centrala inställningarna. I tillägg är redigering av rapporter och urval beskrivet på ett ingående sätt. Ekonomistyrning, logistik och personal Med Verifikatsregistrering, en översiktlig Huvudbok, en funktionell Reskontra och funktioner för Utbetalning som säkrar kreditvärdigheten hos dina leverantörer, uppnår du total översikt över företagets ekonomi. Boken förklarar dessutom hur du får kontroll över Lagerbehållning och Logistik, samt leder dig genom dina nödvändiga inköp. Dessutom innehåller boken en beskrivning av hur Personalregistret fungerar. Här kan du också läsa om hur modulen för Tidrapportering garanterar att alla timmar blir korrekt rapporterade och att konsulttimmar samt annan serviceverksamhet faktureras dina kunder på ett korrekt sätt. Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar Denna bok beskriver hur du bygger upp Kontaktregistret, hur programmet fungerar som ett Projektstyrningsverktyg samt ger en introduktion till hur du styr och får översikt över dina Aktiviteter och Dokument. Modulerna som hjälper dig att skapa ett översiktligt Produktregister, utarbeta Offerter, Order och fakturering av dessa, går vi också igenom här. Boken tar också upp hur du skapar din egen hemsida och webbutik under fokusområdet E-handel. I tillägg kan du läsa mer om hur du laddar upp och synkroniserar information med en Pocket PC, så att du överallt kan ta med dig information från programmet. Viktigt! Beskrivningarna i denna bok kan omfatta funktionalitet som endast är inkluderat i en större version av Mamut Business Software än den du innehar. Önskar du mer information om Mamut versioner som innehåller mer funktionalitet kan du kontakta Mamut på telefon eller via e-post: [email protected]. Tips! Under denna rubrik hittar du nyttiga tips som är värda att notera. Detta är upplysningar som hjälper dig att använda programmet mer effektivt. 2

11 SERVICE OCH SUPPORT SERVICE OCH SUPPORT Mamut Serviceavtal Mamut Serviceavtal ger dig rätten att använda Mamut Supportcenter. Detta avtal tecknas mellan licensinnehavaren och Mamut AB. Avtalet garanterar regelbundna uppdateringar och snabb hjälp vid eventuella problem vid dagligt bruk. Supporttjänsten är en del av serviceavtalet. Tjänsten omfattar inte juridisk eller bokföringsteknisk konsultation och ska heller inte ses som ett redskap för utbildning. Avtalet garanterar dig som användare följande: Tillgång till Mamut Supportcenter. Med Mamut Serviceavtal får du support via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Programuppdateringar. Vi ser till att du alltid har tillgång till de senaste Mamut versionerna. Mamut utökar hela tiden sitt supporterbjudande, något som kommer kunderna till nytta. Läs mer om serviceavtalen längst bak i denna bok. Vid kontakt med Mamut Supportcenter Innan du tar kontakt med Mamut Supportcenter bör du göra följande Läs introduktionsboken och annat tryckt material som följer med produkten. Slå upp i hjälpfilerna som är integrerade i programmet. Uppsök vår supporttjänst på Internet för att se om svaret finns registrerat där: Vill du hjälpa oss att ge snabbare hjälp? Du kan göra följande för att hjälpa oss Upplys om ditt namn och kundnummer när du tar kontakt, det gäller via telefon, e-post och fax. Kundnumret hittar du under Hjälp Om i ditt Mamut program. Upplys också om vilket program och vilken version av Mamut som du använder. Informationen hittar du också under Hjälp Om. Den exakta ordalydelsen i eventuella felmeddelanden. Meddelandet kan skickas till Mamut Supportcenter på e-post eller på fax nr Beskriv vad som hände/vad som gjordes när felet uppstod. Tilläggsupplysningar som operativsystem, maskinvara och liknande är bra att inkludera. 3

12 INLEDNING Hur kontaktar jag Mamut Supportcenter? Ta kontakt via programmet Det enklaste sättet att ta kontakt med Mamut Supportcenter på är via Mamut Information Desk i programmet. Under ämnesfliken Support kan du hitta svar på dina frågor och skapa nya förfrågningar till supporten. Status och svar på dina förfrågningar hittar du på samma ställe. Ta kontakt via Internet På kan du lägga in dina frågor. E-post: [email protected] Om du inte hittar svar på din fråga på Mamut Information Desk eller i artikeldatabasen på Internet, kan du skicka den till [email protected] Fax: Om du inte har tillgång till Internet kan du skicka din förfrågan på fax till Mamut Supportcenter. Du kommer då att få svar på fax. Lämna då gärna ett telefonnummer där du kan nås mellan kl , då det kan hända att vi behöver mer detaljer för att kunna ge dig den rätta lösningen. Telefon: Supporttelefonen är öppen från kl alla vardagar. De flesta frågor besvaras som regel under samtalet, men vid speciella förfrågningar kommer vi att anteckna frågan och kontakta dig när vi har en lösning på problemet. Brev kan skickas till: Mamut AB Box Stockholm 4

13 MAMUT ACADEMY MAMUT ACADEMY Kurstyper inom Mamut Academy Mamut Academy är namnet på Mamuts kursverksamhet. Mamut levererar verksamhetskritiska lösningar inom ekonomistyrning, sälj- och kunduppföljning, inköp och logistik, Internet och e-handel samt personal. Kursverksamheten i Mamut Academy är en möjlighet för dig som vill arbeta så effektivt som möjligt med Mamut Business Software och tillhörande fackområden. Mamut Academy erbjuder sex kurstyper: Startkurs Kurs som är anpassad för användare som skall börja använda Mamut Business Software. Ger deltagaren en snabb inblick i programmet och dess uppbyggnad. Grundkurs Kurserna innehåller ett eller flera av de olika arbetsområden som finns i produktserien Mamut Business Software. Kurserna ger deltagaren en djupgående inblick i de olika delarna av Mamut programmet. Det ger de bästa förutsättningarna för att utnyttja systemet så effektivt som möjligt. Fortsättningskurs Kurser som behandlar delar i programmet som inte finns med i innehållet i de olika grundkurserna. Fortsättningskurserna ger en djupare kunskap i avancerade funktioner i programmet. Kurspaket Ett kurspaket består av ett antal fristående kurser. Kurserna ger deltagaren en helhetsförståelse av det aktuella systemet inom ett visst arbetsområde. Om så önskas kan företaget skicka olika deltagare på de olika kursdagarna. Kurser av typen Mamut Lön kan inte ingå i ett kurspaket. Specialkurs Dessa olika kurser behandlar delar och ämnen som inte gås igenom på grund eller fortsättningskurser. Specialkurser kan också behandla teorin bakom olika teman, detta för att ge dig en större möjlighet och kunskap att arbeta effektivt i ditt Mamutprogram. Företagsanpassad kurs På förfrågan kan vi ordna skräddarsydda kurser för ditt företag eller organisation. Det kan vara givande om din verksamhet har säregna rutiner eller många från samma organisation behöver utbildning i Mamut programmet. 5

14 INLEDNING Fördelar med Mamut Academy Ökad kompetens kommer att öka din självtillfredsställelse över att du behärskar de uppgifter som du är menad att göra. Ökad kompetens kommer också att öka värdet på dina medarbetare och för företaget som helhet. Våra kurshållare har en bakgrund från olika branscher och utbildningsinstitutioner. Till vardags jobbar kurshållarna med olika ämnesområden internt hos Mamut; utveckling, support, projekt, marknadsföring/försäljning och ekonomistyrning. Vi har som målsättning att överföra maximalt av vår kunskap och erfarenhet till kursdeltagarna. Det kommer att ge dig en trygghet när du ska utöka din kompetens inom Mamut. Fördelar med att delta på en kurs i regi av Mamut Academy Att implementera ett nytt administrativt system kan ta tid. Genom Mamut Academy kortas upplärningstiden ner till ett minimum. Genom Mamut Academy lär deltagarna sig att använda systemet på ett sätt som ger företaget en väsentlig effektivisering. Kursdeltagarna på Mamut Academy utväxlar erfarenheter med varandra. Detta är ett mycket bra sätt att hämta in extra kunskap på, samtidig som du får svar på dina frågor. På Mamut Academy uppdagar många användare funktionaliteter i systemet som de inte kände till tidigare. Detta har de sedan nytta av i sitt arbete och ökar därmed företagets effektivitet. För mer information angående Mamut Academy, eller för att få vår kurskatalog/kursplan skickad till dig, ta kontakt med oss på telefon , eller kontakt oss via e-post [email protected]. Du kan också hitta information på vår hemsida Alla kursdeltagare får till skickat sig ett kursbevis för deltagandet. 6

15 2 Installation och uppstart Programvaran är inte en fysisk vara som du tar med dig hem och lägger i en låda. När du köper ett datorprogram, köper du rätten att installera programvaran på ett visst antal datorer som du köpt licens för. Programmet är skapat för att fungera på uppdaterade versioner av Windows, och med uppgraderad maskinvara. De uppsatta systemkraven är minimikrav, du kan räkna med bättre prestanda om maskinvaran är uppgraderad. Det första du måste göra för att kunna använda programmet är att installera programfilerna. Programfilerna måste installeras på den dator som du ska använda programmet. Har du köpt en licens för flera användare måste du installera programfilerna på alla datorer som du ska använda programmet på och koppla dig mot den gemensamma databasen på servern. Programfilerna kan installeras från CD, eller laddas ner från våra hemsidor. Där hittar du också installationshandledningen. Programvaruleverantören meddelar dig när det släpps nya versioner av programmet. Du kan uppdatera till en nyare version med hjälp av CD eller genom nerladdning från vår hemsida. Det är viktigt att du läser igenom det medföljande materialet innan du börjar med uppdateringen. Du bör även börja med att ta en säkerhetskopia. Innehåll Information om licens 8 Installation och uppstart av enanvändarinstallation 9 Fleranvändarinstallation i nätverk 11 Peer-to-peer nätverk...12 Klient-server nätverk...13 Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (server)...14 Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (arbetsstation)...16 Innan du installerar på arbetsstationerna...16 Installation och uppstart på arbetsstation...18 Om uppdatering till ny version 19 Ladda ner systemuppdatering...19 Utvärdera produkten och testa funktioner 21 Installera exempeldatabasen/utvärdera utökade produkter

16 INSTALLATION OCH UPPSTART INFORMATION OM LICENS Programvara är inte en fysisk vara som du tar med dig hem och lägger i en låda. När du köper ett datorprogram, köper du rätten att installera och använda programvaran på de maskiner som du har köpt licens för. Du mottar ett licensnummer som bevis på att du har betalt licensen. Licensnumret fungerar som en nyckel som "låser upp" funktionalitet när det registreras i programmet. Med licensnumret kontrolleras din behörighet till programvaran. Du kan använda programmet utan licensnummer, men du får då bara tillgång till en utvärderingsversion. En sådan version är endast tillgänglig under ett visst antal dagar. Var hittar jag licensnumret? Som ny kund får du ett licensnummer. Har du köpt programmet hos en av våra återförsäljare ligger det ett brev med licensnumret i paketet. Har du köpt programmet direkt från Mamut får du licensnumret via e-post. Om du inte har någon e-postadress skickas licensnumret med vanlig post. Var registrerar jag licensnumret? Licensnumret registrerar du antingen i registreringsfältet första gången du startar programmet, eller genom att välja Hjälp - Om - Registrera licensnummer i programmet. Ladda ner licensfil När du förnyar ditt serviceavtal, uppgraderar ett program, köper en tilläggsprodukt eller utökar antalet användarlicenser, måste du ladda ner en ny licensfil för att uppdatera licensinformationen. Det gör du genom att välja Hjälp - Om - Ladda ner licensfil. Användare utan tillgång till Internet När du registrerar licensnumret tillfrågas du om maskinen har tillgång till Internet. Svarar du Nej får du möjlighet att skriva ut ett licensbrev, som du måste skicka till Mamut på fax: eller via vanlig post. När vi har registrerat ditt licensbrev, skickar vi en licensdisk med posten. Licensdisken läser du in i programmet under Hjälp - Om - Läsa från licensdisken. 8

17 INSTALLATION OCH UPPSTART AV ENANVÄNDARINSTALLATION INSTALLATION OCH UPPSTART AV ENANVÄNDARINSTALLATION En enanvändarversion betyder att programmet bara installeras på en enskild dator/arbetsstation. Programfilerna kan installeras från CD, eller laddas ner från våra hemsidor. Där hittar du också installationshandledningen. Programmet kan installeras på två sätt, för en användare eller för flera användare. Du använder samma installationsfiler för båda typerna av installation. Om du ska utvärdera programmet, rekommenderar vi dig att installera den på en enskild dator under utvärderingen. Programversionen du har köpt avgör om du kan installera i en fleranvändarmiljö. Förstagångs uppstart för enanvändarversion 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software. 2. Välj version. Här väljer du Registrera fullversion. 3. Kom i gång. Fönstret visar en översikt på de steg du ska ta i guiden. 4. Välj enanvändar eller fleranvändarversion. Här väljer du Enanvändar. 5. Skapa en användarprofil. Här skriver du in inloggningsdetaljer. Det är viktigt att du kommer ihåg ditt användarnamn och lösenord. 6. Registrera programmet. Skriv in information om din verksamhet, och licensnummer. 7. Skapa en ny företagsdatabas. När du skapar en företagsdatabas kan du välja att göra detta med hjälp av en guide som hjälper dig med de mest centrala inställningarna. Kryssa för Nej tack om du inte vill ha hjälp med detta. När du klickar på Slutför skapas företagsdatabasen, och du kan logga in på systemet. Obs! Vänta medan programmet installeras på din maskin. Detta kan ta en liten stund. 9

18 INSTALLATION OCH UPPSTART Tryck F1 eller klicka på Hjälp när du startar för första gången för att få fler detaljer. Logga in Logga in med ditt användarnamn och lösenord Användarnamn och lösenord skapas när du blir skapad som användare av systemet. Har du tillgång till användarinställningarna (för dig själv) kan du själv ändra lösenordet. Användare som har tillgång till användaradministrationen (för alla användare) kommer att kunna ändra lösenordet för dig, även om vederbörande inte känner till lösenordet från tidigare. Glömt lösenordet? Har du glömt ditt lösenord måste du därför ta kontakt med en användare som har Fullst. tillgång, så att vederbörande kan ändra ditt lösenord. Ifall du har glömt lösenordet och vill att vi ska hjälpa dig in i programmet, måste du ta kontakt med Mamut supportcenter. Du får då ett formulär skickat till dig, vilket gör att vi kan identifiera dig. Det är en nödvändig åtgärd för att skydda dig. När du fyllt i formuläret ska det faxas till Mamut Supportcenter på Faxnummer: En av våra anställda kommer då att ringa upp dig och hjälpa dig in i programmet. Obs! Du måste ha direkt tillgång till din dator för att vi ska kunna hjälpa dig. Dessutom vill vi upplysa om att du kan faktureras för tjänsten, eftersom det inte är ett fel på programmet. 10

19 FLERANVÄNDARINSTALLATION I NÄTVERK FLERANVÄNDARINSTALLATION I NÄTVERK Vid fleranvändarinstallation måste du först installera programmet på en dator och välja vilken dator/server databasen ska placeras på. Därefter måste du dela ut mappen Data och ge de andra datorerna full tillgång till databasen så att de kan koppla upp sig och hämta informationen där ifrån. När detta är gjort, kan du installera programmet på datorerna till de övriga användarna. I en fleranvändarmiljö kommer det att finnas en gemensam databas installerad som alla användare måste kopplas mot, sedan måste man installera programfiler på alla datorer som ska använda programmet. En fleranvändarinstallation innebär installation av en databas som innehåller företagets filer. Denna installation görs på en serverdator inom ett nätverk av datorer. Du kan installera databasen till en av dessa nätverkstyper 1) ett peer-to-peer nätverk eller 2) ett klient-server nätverk Tips! Vid fleranvändarinstallation är det mycket viktigt att installationen genomförs på en enskild dator först. Uppdatering på server eller arbetsstation Du kan själv välja om du vill uppdatera på servern eller från en arbetsstation i nätverket. Vi rekommenderar att du gör det på servern om detta är möjligt. Uppdateringen kräver en del resurser och går snabbare om du utför processen på servern än om du kör uppgraderingen över nätverket. Terminal-server Använder du Terminal Server kan vi rekommendera att du läser en mer utförlig beskrivning av speciella moment som rör installationen på våra Internetsidor se/support/ 11

20 INSTALLATION OCH UPPSTART Peer-to-peer nätverk Peer-to-peer nätverk är nätverk som inte har en särskilt utvald databasserver. Det behövs med andra ord inte en speciell dator för att alla datorerna i nätverket ska kunna dela databasinformationen. Detta innebär att databasen lagras på en serverdator i nätverket samtidigt som datorn används som vanligt. Ett exempel på ett peer-to-peer nätverk är när två eller flera datorer är sammankopplade. Bilden nedan visar tre datorer i ett sådant nätverk. Varje dator har en användare (Maria, Tom respektive Anna) och en unik kopia av programmet måste installeras på var och en av datorerna. Databasen installeras på Annas dator. Det är viktigt att medvetet välja placeringen av företagets databas. Den bör vara tillgänglig från alla datorer som har behov av programmet. I allmänhet kan det vara praktiskt att placera databasen på den dator som tillhör den person som oftast använder programmet. På så sätt får användaren snabbast tillgång till filerna i databasen. Peer-to-peer nätverk illustration Maria Mamut installerat Tom Mamut installerat Anna Mamut och databas installerat Tips! Installera databasen på den snabbaste datorn. 12

21 FLERANVÄNDARINSTALLATION I NÄTVERK Klient-server nätverk Klient-server nätverk är nätverk där minst en dator använder filerna i databasen. Den används vanligtvis inte dagligen. Exempel på operativsystem för klient-server nätverk är Windows 2000/2003 Server och Windows NT Server. Bilden nedan visar tre datorer som tillhör tre användare (Maria, Tom och Anna). En av datorerna fungerar som serverdator. I ett klient-server nätverk bör du placera databasen på servern så att den kan nås av alla datorer som har behov av programmet. En unik kopia av Mamut måste emellertid installeras på varje dator. Klient-server nätverk illustration Serverdator - databas med företagets filer Maria Mamut installerat Tom Mamut installerat Anna Mamut installerat 13

22 INSTALLATION OCH UPPSTART Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (server) I en nätverksinstallation installeras databasen på en av datorerna, eller på en dedikerad server. Varje användare installerar programfilerna på sin egen dator, vilken hämtar information från databasen. Förstagångs uppstart för en server i en fleranvändarinstallation 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software. 2. Välj version. Här väljer du Registrera fullversion. 3. Kom i gång. Fönstret visar en översikt på de steg du ska ta i guiden. 4. Välj enanvändar eller fleranvändarversion. Här väljer du Fleranvändar. Under fleranvändare väljer du vilken typ av fleranvändarversion du vill ha: 14

23 FLERANVÄNDARINSTALLATION I NÄTVERK Jag vill göra en ny installation med den här datorn som server: Med det här valet installerar du programmet och skapar en databas på den dator där du jobbar. Datorn fungerar då som server. Jag vill installera programmet på den här maskinen och dastabasen på en server: Med det här valet installeras programmet på den dator där du arbetar men databasen lagras på en annan dator. Läs mer om de olika sätten att installera i nätverk på i avsnitten som följer. Du måste ange sökväg till den katalog där databasen ska ligga. Du kan också kopiera installationsfilerna för programmet till samma plats. Alla användare som ska använda programmet kan nu installera det från samma plats, i stället för från cd-skivan. 5. Skapa en användarprofil. Här skriver du in inloggningsdetaljer. Det är viktigt att du kommer ihåg ditt användarnamn och lösenord. 6. Registrera programmet. Skriv in information om din verksamhet, och licensnummer. 7. Skapa en företagsdatabas. När du skapar en företagsdatabas kan du välja att göra detta med hjälp av en guide som hjälper dig med de mest centrala inställningarna. Kryssa för Nej tack... om du inte vill ha hjälp med detta. När du klickar på Slutför skapas företagsdatabasen, och du kan installera programmet på arbetsstationerna. 15

24 INSTALLATION OCH UPPSTART Installation och uppstart i fleranvändarinstallation (arbetsstation) Innan du installerar på arbetsstationerna När du har installerat på en maskin och ställt in databasen måste du göra två saker innan de övriga användarna kan installera och koppla upp sig mot databasen. Du måste skapa användarnamn och lösenord för var enskild användare som ska ha behörighet till databasen. Du måste kontrollera att mappen som databasen ligger i är en delad mapp som är tillgänglig för alla användarna i nätverket. Så här skapar du en ny användare 1. Starta programmet efter att databasen installerats på servern, men innan du installerat programmet på arbetsstationerna. 2. Välj Visa Inställningar Säkerhet Användaradministration. 3. Klicka på Ny för att skapa en ny användare. 4. Skriv in Användarnamn, Fullständigt namn och Lösenord för användaren, och bekräfta lösenordet i den undre textrutan. Så här delar du ut datakatalogen 1. Öppna Windows Utforskaren. 2. Sök dig fram till mappen där du har installerat Mamut. Om du har valt standard placering kommer du att hitta den på C:/Programfiler/Mamut. 3. Markera mappen Mamut och högerklicka med musen. 4. Välj Dela (Sharing) i menyn som öppnas. 16

25 FLERANVÄNDARINSTALLATION I NÄTVERK 5. Välj vidare alternativet Dela denna mapp (Share this folder). 6. Kolla så att användaren som ska ha tillgång till databasen har tillgång till den delade mappen. Klicka på Tillåtelse (Permissions) för att ge användaren tillgång. Notera! Kom ihåg att gå till ämneskortet Säkerhet i fönstret Egenskaper för Mamut och ge användaren tillgång även om de också använder Windows NT, 2000, XP eller Varje enskild dator har nu tillgång till serverns databas. Nästa steg är att installera programfilerna för Mamut på varje enskild dator. 17

26 INSTALLATION OCH UPPSTART Installation och uppstart på arbetsstation Varje användare i en nätverksinstallation installerar programfilerna på sin egen dator, vilken hämtar information från databasen. När du har installerat databasen på server, delat ut datakatalogen och skapat användarprofiler för var enskild användare som ska ha tillgång till programmet, kan du eller användaren installera programfilerna och koppla upp sig mot databasens server. Förstagångs uppstart för en arbetsstation i en fleranvändarinstallation 1. Programmet startas antingen genom att dubbelklicka på Mamutikonen som du hittar på skrivbordet, eller från Startmenyn där du väljer Alla program och Mamut Business Software. 2. Välj version. Här väljer du Koppla mig till en befintlig fleranvändarinstallation. Du måste ange sökväg till databasen, vilket är det område/den dator som serverns data är installerad på. 3. Logga in med det användarnamn och lösenord som systemadministratören har gett dig. 18

27 OM UPPDATERING TILL NY VERSION OM UPPDATERING TILL NY VERSION Med jämna mellanrum lanseras uppdateringar av Mamut Business Software. Dessa innehåller nya funktioner, effektivare rutiner, uppdatering av befintliga funktioner och användargränssnitt med mera. Alla Mamut användare med Mamut Serviceavtal får dessa uppdateringar automatiskt per post. Mellan huvuduppdateringarna görs det ständigt små förbättringar av redan befintliga funktioner. Dessa uppdateringar är tillgängliga via Internet, Service Releases. Lägg märke till att alla uppdateringar som finns tillgängliga på Service Releases inte nödvändigtvis berör alla användare, ändringarna är ofta relaterade till vilket sätt programmet används på och vilka funktioner som finns tillgängliga. Vi rekommenderar våra kunder att uppdatera till den senaste huvudversionen. Vissa versioner kan endast uppdateras från en nyare version av programmet. Har du en äldre version kan du behöva gå via en nyare version innan du kan uppdatera till den senaste. Detta framgår i materialet till den version det gäller. Uppdatering med CD När du mottar en CD med uppdateringar följer det med en handledning. Du kan också uppdatera via våra hemsidor. Tillvägagångssättet för detta skiljer sig något beroende på om installationen finns i en miljö med flera eller bara en användare. Uppdatering från hemsidan Du uppdaterar till ny version från hemsidan via funktionen Arkiv - Databasverktyg - Ladda ner systemuppdatering. Uppdatering i fleranvändarmiljöer Systemadministratören bör ansvara för uppdatering i miljöer med flera användare. När säkerhetskopieringen är klar och alla användare utloggade, börjar man med att uppdatera servern. När servern är uppdaterad, får användarna som loggar på sina arbetsstationer besked om att deras version måste uppdateras. Systemadministratören kan under uppdateringen välja att lagra installationsfilerna på servern. Användaren får då frågan om hon vill använda sig av dessa när hon uppdaterar sin arbetsstation. Ladda ner systemuppdatering Programvaruleverantören erbjuder med jämna mellanrum systemuppdateringar som laddas ner via Internet. Du använder databasverktyget Ladda ner systemuppdatering till detta ändamål. Verktyget är endast tillgängligt för systemadministratörer. I funktionens guide väljer du att ladda ner från Internet. Då öppnas ett fönster som visar de systemuppdateringar som finns tillgängliga. Var uppmärksam på att några av systemuppdateringarna inte installeras automatiskt, utan måste köras manuellt från den nerladdade filen. Information om tillgängliga systemuppdateringar får du via den ordinära marknadskommunikationen från programvaruleverantören, som i Mamut Information Desk, Mamut Usermail och Mamut Supportcenter. 19

28 INSTALLATION OCH UPPSTART Systemuppdateringarna uppdaterar loggfiler, med information om vilken funktion som är nerladdad, med datum, tid, användare och uppdateringsnummer. Så här laddar du ner en ny systemuppdatering 1. Gör en säkerhetskopia på ditt system. Läs mer om detta i eget avsnitt. Läs mer om detta i eget avsnitt. 2. Välj Arkiv - Databasverktyg - Ladda ner systemuppdatering. 3. Välj Ladda ner fil(er) från Internet och klicka på Nästa. I fönstret visas de uppdateringar som kommer att laddas ner. Alla uppdateringar som visas här kommer att laddas ner. 4. Klicka på Nästa för att ladda ner. 5. Välj var du vill spara filerna. Filerna sparas i den mapp som du anger. När du klickar på 'OK' stängs ditt system ned. Om nedladdningen avser endast en fil startar uppgraderingen direkt, vid flera filer öppnas utforskaren och du får själv starta respektive uppdatering. Dubbelklicka på de nedladdade filerna för att starta uppdateringen. Har du laddat ner flera filer, måste du köra en uppdatering åt gången. I miljöer med många användare bör systemadministratören först logga ut alla användare, sedan uppdatera servern, innan man startar om arbetsstationerna. Har du inte tillgång till Internet så finns några systemuppdateringar tillgängliga på disk. Du använder samma menyval som ovan för att läsa in från disken, men väljer istället Läs in fil från diskett, CD eller hårddisk på punkt 2. 20

29 UTVÄRDERA PRODUKTEN OCH TESTA FUNKTIONER UTVÄRDERA PRODUKTEN OCH TESTA FUNKTIONER Om du vill utvärdera programmet, eller olika tilläggsprodukter och utökade produkter som du inte har licens för, är det enkelt att göra. Du kan utvärdera alla funktioner och vi rekommenderar att du använder exempeldatabasen för dina utvärderingar. Utvärdering för användare som inte har licens Om du värdera att skaffa systemet, kan du lika gärna installera systemet och utvärdera funktionerna. Under guidningen för förstagångs start kan du kryssa för att du vill installera utvärderingsversionen, och du blir tillfrågad om du vill utvärdera med egna data eller med exempeldatabasen. Om du redan har installerat utan exempeldatabasen, kan du installera den efteråt. Utvärdering för befintliga användare Om du redan har köpt och installerat programmet kan du lika gärna utvärdera både tilläggsprodukter och utökade produkter som du inte har licens för. För att göra detta kan du installera exempeldatabasen. Mer om exempeldatabasen Exempeldatabasen har använts på alla bilder i dokumentationen och i annat upplärningsmaterial som du fått. Denna innehåller redan skapade kontakter, produkter, priser, lager, en webbutik och mycket mer. Detta innebär att du enkelt kan pröva dig fram utan att ändra på dina egna data, och utan att behöva lägga in information för att komma igång. 21

30 INSTALLATION OCH UPPSTART Installera exempeldatabasen/utvärdera utökade produkter Många har redan installerat exempeldatabasen med hjälp av Guiden för förstagångs uppstart. Är du osäker på om du installerat exempeldatabasen så kan du kontrollera genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Du får då upp företagsdatabaslistan som visar en översikt av installerade företagsdatabaser. Är du redan kund men vill utvärdera tilläggsprodukter eller utökade produkter, så kan du göra det genom att använda exempeldatabasen. Så här installerar du exempeldatabasen Välj Arkiv - Databasverktyg - Exempeldatabas. När du loggar in på exempeldatabasen kommer du att kunna välja produkt för utvärdering och eventuellt tillgängliga tilläggsprodukter. Det är även möjligt att ta bort en företagsdatabas från installationen. Det gör man i fönstret företagsdatabaslista. 22

31 3 Lär känna programmet Ett helt nytt program blir man lätt förvirrad av. Programmet innehåller skärmbilder som du inte är van vid att använda, knappar och menyer med namn och innehåll som du kanske inte känner till. Ett modernt system innehåller många möjligheter för dig som användare, och ibland blir det många val att ta ställning till. I detta kapitel ser vi närmare på hur programmet är uppbyggt med menyer, verktyg, skrivbord, informationsfönster med mera, och hur du kan anpassa programmet efter dina behov. Innehåll Så här hittar du i programmet 24 Hjälp i Mamut Business Software...26 Om Skrivbordet...27 Verktygsfältet på skrivbordet...29 Fokusområden på skrivbordet...30 Webbsidor på skrivbordet...30 Informationsfönster på skrivbordet...32 Skärmbilder i programmet...33 Om listor...35 Viktiga verktyg...37 Användaranpassningar 38 Anpassa skrivbordet...38 Användarinställningar för skrivbordet...38 Egendefinierade knappar på skrivbordet...39 Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet...40 Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord...41 Andra användaranpassningar...42 Om användarinställningar...42 Användarinställningar per modul...43 Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning

32 LÄR KÄNNA PROGRAMMET SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Vi gör vårt yttersta för att det ska vara så enkelt som möjligt att använda de olika funktionaliteterna i programmet. För att så många som möjligt ska kunna dra nytta av dem kan de också anpassas efter varje användares behov. Detta gäller både för hur många av funktionerna ska fungera, och även för hur skärmbilder, knappar och menyer ska se ut för dig som användare. Nedan hittar du information om de olika elementen i skärmbilderna i programmet. Huvudmenyn Överst i skärmbilden hittar du huvudmenyn. Huvudmenyn täcker det övre fältet av fönstret, och består av fem olika rubriker - Arkiv, Redigera, Visa, Fönster och Hjälp. Du kan komma till alla funktioner i programmet via denna meny. I dokumentationen är det även denna som används i beskrivningarna av hur du hittar till olika funktioner. Detta är för att huvudmenyn är "fast". Nedan kan du läsa om hur du kan hitta till funktioner via andra genvägar, och många av dessa kan du anpassa efter eget behov. Det innebär att de funktioner du använder mest är grupperade och placerade så att du snabbt och enkelt hittar dem. 24

33 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Skrivbordet Med Skrivbordet menar vi "bakgrunden" i själva programmet, som alltid visas bakom de olika fönster du öppnar. Skrivbordet är inte detsamma som Windows-skrivbordet, där du har genvägar till andra program, filer och annat. Här får du översikt på informationsflödet i de olika delarna av systemet. Här får du även direkt tillgång på statusinformation inom vart fokusområde - du kan själv definiera vilka. Detta ger dig snabb översikt och ökad kontroll. I tillägg fungerar skrivbordet som en webbläsare som ger dig tillgång till uppdaterade tips, erbjudanden och annan användarinformation som hjälper dig i ditt dagliga arbete. Det är enkelt att anpassa skrivbordet så att det passar dig och dina behov på bästa möjliga sätt. Fokusområden Fokusområdena på vänstra sidan av skrivbordet ger dig snabbt tillgång till en grupp av funktioner som naturligt hör ihop. När du till exempel klickar på Kontaktuppföljning i vänstermenyn, visas det i det stora fönstret till höger knappar för de olika funktionerna i modulen. Dessa är organiserade i förhållande till varandra så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du kan klicka på knapparna för att öppna den enskilda modulen. Bilden visar fokusområdet Kunduppföljning på skrivbordet. Moduler Med Moduler menar vi et grupp av funktioner som naturligt hör ihop, vilka de flesta är tillgängliga från Visa-menyn. Ett exempel på modul är alla funktioner som du hittar under menyn Visa - Kontakt. 25

34 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Hjälp i Mamut Business Software I Mamut Business Software finns en integrerad hjälpfunktion som är kontextkänslig, det vill säga, den ger dig hjälp där du behöver det, när du behöver det. Denna hjälp aktiverar du genom att trycka på funktionstangenten [F1] på tangentbordet. På många ställen hittar du även en egen knapp för Hjälp. Båda dessa alternativ öppnar en hjälpfil med hjälp för den skärmbild eller modul du befinner dig. I hjälpfilen kan du få hjälp antingen genom att söka på ledord eller så kan du bläddra dig igenom hjälpen, kategori för kategori. De flesta hjälpfiler innehåller länkar till andra relaterade hjälpfiler, vilket gör det enkelt att hitta information om den funktion som du behöver hjälp med eller vill ha mer information om. Under fliken Innehåll kan du dubbelklicka på kategorin du vill ha hjälp med och på det sättet bläddra dig fram till den information du behöver. Under fliken Index kan du söka på inlagda nyckelord. Under fliken Sök kan du söka på ord i själva innehållet i texten. Du får då träff i alla hjälpfiler som innehåller ordet du söker på. Via knappen FAQ Online kommer du direkt till Artikelsök på våra Internetsidor. Här lägger vi löpande ut nya artiklar och aktuella frågor. 26

35 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Om Skrivbordet Med Skrivbordet menar vi "bakgrunden" i själva programmet, som alltid visas bakom de olika fönster du öppnar. Skrivbordet är alltså inte detsamma som Windows-skrivbordet, där du har genvägar till program, filer och annat. På skrivbordet får du översikt på informationsflödet i de olika delarna av systemet. Här får du också direkt tillgång till statusinformation från varje fokusområde - du kan själv definiera vilket. Detta ger dig snabbt överblick och en ökad kontroll. I tillägg fungerar skrivbordet som en webbläsare som ger dig tillgång till uppdaterade tips, erbjudande och annan användarinformation som hjälper dig i ditt dagliga arbete. Fokusområde Verktygsfält Flödesdiagram med genvägar Webbsidor Informationsfönster Knappar/Genvägar Mina funktioner Enkel och flexibel anpassning Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde lätt hittar den information och de genvägar som passar din användning. I användarinställningarna anpassar du stora delar av skrivbordet. Du kan också högerklicka på knappar och informationsfönster för att ersätta dem med andra. Läs mer i avsnittet "Anpassa skrivbordet" för mer information om hur du anpassar skrivbordet efter dina behov. 27

36 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Uppdaterad information Du kan uppdatera information med hjälp av knappen Uppdatera i verktygsfältet. I användarinställningarna kan du i tillägg välja att uppdatera information automatiskt vid uppstart eller en gång per dygn. Verktygsfältet Med skrivbordets Ny-knapp kan du direkt skapa nya poster i de vanligaste registren, samt öppna listor. Verktygsfältet ger dig även tillgång till bland annat kalenderfunktionalitet, rapporter och inställningsfönstret. På så sätt får du via verktygsfältet snabb och enkel tillgång till funktioner som du använder ofta. Vänstermenyn/Fokusområden Fokusområdena till vänster på skrivbordet ger dig snabbt tillgång till en grupp av funktioner som naturligt hör ihop. När du till exempel klickar på Kontaktuppföljning i vänstermenyn, ser du i det stora fönstret till höger knappar till olika funktioner i modulen. Dessa är organiserade så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du klickar på knapparna för att öppna en modul. Flödesdiagram Knapparna i varje fokusområde är organiserade i förhållande till varandra så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du klickar på knapparna för att öppna den enskilda modulen. Informationsfönster På skrivbordet finns en rad informationsfönster vilka innehåller nyckelinformation som hämtas från dina data. Det finns som standard en rad olika informationsfönster och de varierar beroende på vilket fokusområde det är som är aktivt. Du kan välja att ta bort ett informationsfönster från visningen, eller välja att visa ett annat fönster. Dina egna genvägar/knappar Under informationsfönstren visas knappar som fungerar som genvägar till olika register eller funktioner som är relevanta för det aktiva fokusområdet. Även här kan du välja vilka knappar du vill ska visas. Du kan till exempel högerklicka på en knapp för att byta ut den till en annan, eller anpassa flera samtidigt i användarinställningarna. I tillägg kan du under knappen Mina funktioner samla genvägar till olika funktioner i skilda moduler, vilka alltid visas där oberoende av vilket fokusområde som är aktivt. Webbsidor med löpande uppdateringar I programmet hittar du Mamut Information Desk, en valfri nyhetskanal som via Internet dagligen uppdaterar dig med information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk visas som ett fokusområde i vänstermenyn. Via Mamut Supportcenter kan du kontakta vår avdelning för användarstöd genom att skriva din förfrågan och skicka den till supportcentrat. Du kan också söka själv efter svar i vår artikeldatabas. 28

37 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Anpassning av skrivbordet Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde lätt hittar den information och de genvägar som passar dina behov. Innehållet på skrivbordet anpassas efter din produkt, samt dina behörigheter och eventuella användarinställningar i vilka det kan vara valt att vissa funktioner inte ska visas. Skrivbordet ger i användarinställningarna också möjlighet till ytterligare information om du använder hög skärmupplösning (högre än 1024x768). Du kan läsa mer nedan om hur du kan anpassa ditt skrivbord, i avsnittet Användaranpassningar. Verktygsfältet på skrivbordet Med skrivbordets Ny-knapp kan du direkt skapa nya poster i de vanligaste registren, samt öppna listor. Verktygsfältet ger dig även tillgång till kalenderfunktionalitet och inställningsfönstret. På så sätt ger verktygsfältet dig snabb och enkel tillgång till funktioner som du använder ofta. Skrivbordet har ett fast verktygsfält, medan de olika skärmbilderna har funktionsanpassade verktygsfält. Ny Lista Rapporter Kalender Gemensam kalender Uppdatera Inställningar Minimera Hjälp Skapar ett tomt registreringskort för ny enhet i registret. Visar en sorterbar/sökbar lista över alla befintliga enheter i registret. Pilen till vänster ger dig tillgång till de tio senast redigerade enheterna. Genväg till rapportmodulen. Genväg till kalender. Genväg till gemensam kalender. Uppdaterar informationsfönstren på skrivbordet. Under användarinställningar för skrivbordet kan du välja om de ska uppdateras löpande eller enbart när du klickar på Uppdatera. Genväg till inställningar. Minimerar (tar bort) innehållet i informationsfönstren på skrivbordet. Du får tillbaka innehållet genom att klicka på Uppdatera, eller byta fokusområde och gå tillbaka. Öppnar hjälpfilen. I varje fönster kan du trycka [F1] för hjälp. 29

38 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Fokusområden på skrivbordet Fokusområdena på vänstra sidan av skrivbordet ger dig snabbt tillgång till en samling funktioner som naturligt hör ihop. När du till exempel klickar på Kontaktuppföljning i vänstra meny, visar det stora fönstret till höger knappar för de olika funktionerna i modulen. Dessa är organiserade i förhållande till varandra så att de ger en bild av processflödet i modulen. Du kan klicka på knapparna för att öppna den enskilda modulen. I användarinställningarna kan du välja vilket fokusområde som ska vara aktivt när du loggar in, så att du direkt får upp de funktioner du använder mest. Om du har en hög skärmupplösning kan du visa information till höger på skrivbordet i alla fokusområden som inte är webbplatser. Läs mer om detta i avsnittet "Användarinställningar på skrivbordet". Knapparna som visar processflödet på skrivbordet fungerar som genvägar till de olika funktionerna. Vilka knappar du ser beror på vilken produkt du har, och vilka funktioner du har behörighet till. Nedanför visas informationsfönster, knappar/genvägar till andra funktioner, och en egendefinierad knapp till fler genvägar. Du kan själv anpassa vilka informationsfönster och vilka knappar som ska finnas på vart enskilt fokusområde i denna del av fönstret. Om du vill kan du i användarinställningarna för skrivbordet välja att i vänstermenyn Visa knappar för moduler istället för funktionsområden. Kryssar du för här kommer skrivbordet att visa knappar för moduler istället för fokusområden, vilka ger en genväg till en samling funktioner. Vänstermenyn kommer då att fungera som genväg direkt in till de enskilda modulerna. Webbsidor på skrivbordet I skrivbordets vänstermeny hittar du några av dessa fokusområden. Vilka knappar du ser beror på vilken produkt du har och vilka funktioner du har behörighet för. För åtkomst till webbsidorna måste du vara uppkopplad mot Internet. Erbjudande från Mamut Här hittar du aktuella erbjudanden från Mamut och våra samarbetspartners. StartaEget StartaEget är ett komplett entreprenörsprogram som hjälper dig att planlägga och starta upp ny verksamhet. Programmet ger dig information och råd för att komma igång och hjälper dig att steg för steg skriva en affärsplan i en egen modul. Du kan skapa din egen webbplats med webbutik, och i tillägg får du översikt på alla kontakter, aktiviteter och dokument. Mamut har skapat en online StartaEgetportal direkt i programmet. StartaEgetportalen är en informationstjänst som ger dig information och råd som kan vara bra att ha när du startar en ny verksamhet. Om du redan är Mamutkund, kan du beställa Mamuts StartaEgetguide, en gratis tilläggstjänst som ger dig tillgång till Affärsplan och StartaEget portalen direkt i ditt befintliga Mamutprogram. 30

39 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Mamut Information Desk I programmet hittar du Mamut Information Desk, en nyhetskanal som via Internet uppdaterar dig dagligen med bland annat information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk visas som ett fokusområde i vänstermenyn. Här hittar du också webbplatsstatistik. Den ger dig viktig information som hjälper dig med webbplatsens strategi och utformning. Trafiksammanställning ger dig snabbt en bild av besök i givna perioder, total statistik samt besöksrekord. Mer detaljerad statistik kan exporteras till Microsoft Excel och innehåller detaljerad statistik över det dagliga besöksantalet. Det är separat och fullständig statistik för webbplats och webbutik. Uppdateringhistorik säkrar att du kan följa upp hur ofta webbplatsen ändras. Mamut Supportcenter Via Mamut Supportcenter kan du kontakta vår avdelning för användarstöd genom att skriva din förfrågan och skicka den till supportcentret. Du kan även söka svar på dina frågor i vår artikeldatabas. Efter en förfrågan om något hos Mamut Supportcenter kan du följa status på förfrågan. I tillägg kan du snabbt kolla om det finns information om din förfrågan i verktygsfältet på skrivbordet. Om du använder en högre skärmupplösning än 1024X768 kan du i användarinställningarna välja att visa nyheter från supporten på skrivbordet. 31

40 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Introduktion Här hittar du en kort introduktion till Mamut, samt mer information om vilka möjligheter som finns i programmet, produktöversikt, hur du kan utvärdera program samt kontakt- och beställningsinformation. Tills du har skrivit på en licens med Mamut visas denna sida automatiskt när du startar programmet. Informationsfönster på skrivbordet På skrivbordet finns en rad informationsfönster vilka innehåller nyckelinformation som hämtas från dina data. Det finns som standard en rad olika informationsfönster och de varierar beroende på vilket fokusområde det är som är aktivt. Du kan välja att ta bort ett informationsfönster från visningen, eller välja att visa ett annat fönster. Vill du till exempel byta ut informationsfönstret Mina länkar i funktionsområdet Kontaktuppföljning mot ett annat, klickar du på trekantssymbolen överst till höger i fönstret Mina länkar och väljer Byt informationsfönster. I fönstret som öppnas kan du nu välja vilket informationsfönster som ska ersätta det ursprungliga. Om du vill redigera mer kan du istället högerklicka i informationsfönstret och välja Anpassa. I fönstret som öppnas väljer du från listan de informationsfönster som ska visas. Observera att funktionsområdena har varierande platsyta för informationsfönster. I exemplet med funktionsområdet Kontaktuppföljning kan du ha upp till två informationsfönster. Andra användare anpassar sina informationsfönster efter eget behov. I användarinställningarna kan du välja om informationsfönstren ska uppdateras när fönstret öppnas eller enbart när användaren själv klickar på Uppdatera. Det senare kan vara önskvärt i en fleranvändarmiljö, speciellt där nätverket har låg kapacitet. Läs mer om detta i avsnittet "Användarinställningar för skrivbordet". 32

41 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Skärmbilder i programmet När du öppnar en modul så öppnas det en ny skärmbild för just den modulen. Fönstren i programmet är uppbyggt efter samma mall i alla moduler. Det underlättar för dig som användare när du ska bekanta dig med de nya funktionerna i en modul, eftersom du inte behöver lära att orientera dig på nytt i ett helt nytt fönster. En flik är en del av ett fönster. Fönstren består ofta av mer information än det är möjligt att få plats med i ett enskilt fönster, och därför delas de upp med hjälp av flikar. En flik har alltid ett namn, till exempel fliken Frakt i fönstret för Försäljning och Fakturering. Här kan du se och lägga in information som har med frakt att och leverans av denna order att göra. Verktygsfältet Överst i skärmbilden finner du verktygsfältet. Där finns knappar för att skapa, radera, kopiera poster. Dessutom finns knappar för att navigera fram och tillbaka i registret, samt knappar för funktioner som naturligt hör till hanteringen av en post. Består hanteringen av en process med flera steg, så kommer knapparna att vara placerade från vänster till höger, enligt stegen i processen. Ibland är knapparna "skuggade", vilket betyder att de inte är tillgängliga för tillfället. Ett exempel är i Inköp, där bokföringen inte är tillgänglig förrän du har registrerat ett varumottag. 33

42 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Rullgardinsmenyer Till höger om verktygsfältet finns det ofta rullgardinsmenyer. De fungerar som filter och gör att du, när du bläddrar dig genom poster, kan leta i poster som har den egenskap du angivit i rullgardinsmenyn. Till exempel: I Försäljning och fakturering kan du se obehandlade order om det har angivits i rullgardinsmenyn upp till höger i fönstret. Övre delen I övre delen av skärmbilderna ligger skärmbildens fasta innehåll. Det är fält som kommer att vara tillgängliga oavsett hur du bläddrar dig genom skärmbildernas flikar. Flikar En flik är en del av ett fönster. Fönstren består ofta av mer information än det är möjligt att få plats med i ett enskilt fönster, och därför delas de upp med hjälp av flikar. En flik har alltid ett namn, till exempel fliken Frakt i fönstret Försäljning/Fakturering. Här kan du se och lägga in information som har med frakt att och leverans av denna order att göra. Flikar innehåller specifika funktioner som kan vara aktuella för enskilda poster. Den första fliken är i regel den mesta användbara. Till exempel på Försäljning/Fakturering är det fliken för Produktlinjer, sär man lägger in de produkter man ska sälja. Flikar har ibland egna verktygsfält. Listvisning Det finns ibland anledning att välja att öppna en modul som en lista istället för direkt i en post. Detta anger du i de användarinställningar där det är möjligt. 34

43 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Om listor I många moduler i programmet hittar du knappen Lista överst i verktygsfältet. Klickar du på knappen får du upp en lista med information som tillhör modulen som du är inne i. Exempel på moduler där du hittar listknappen är Kontakt, Produkt, Personalregister, Projekt, Tidrapportering, Försäljning och Fakturering och Inköp. I många av listorna finns det flera standardknappar som har samma funktion oberoende av modul. Alla knappar är inte tillgängliga i alla listor och alla knappar är inte aktiva även om de visas i listfönstret. Ny ger dig möjlighet att skapa nya inmatningar. Ändra låter dig redigera posten som du har markerat. Radera låter dig radera inmatningar. Med hjälp av knappen Urval av/på kan du välja att ha på eller av ett filter som du har specificerat i urvalsinställningar. I Urvalsinställningar kan du skapa urval och sätta upp en eller flera egenskaper som enheten ska ha för att vara med i urvalet. Skriv ut ger dig möjlighet att skriva ut innehållet i listan. Klicka på Hjälp om du har fastnat och behöver hjälp. Klicka Avsluta för att stänga listan. 35

44 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Sortering Genom att klicka på kolumnrubriken kan du sortera innehållet i listfönstret efter till exempel namn, nummer, ID, telefonnummer etc. Kolumnrubriken som listan sorteras efter visas med fet stil. I flera moduler kan du i användarinställningar bestämma vilken sortering du vill ha som standard vid öppningen av listfönstret. Sök Nederst i listan kan du söka genom att skriva in sökord eller nummer. Sökningen kommer att göras utifrån det filter som du har gjort. Det vill säga om du har sorterat efter namn och börjar skriva in H... kommer listan att visa kontakter som börjar med bokstaven H och vartefter som du skriver in resten av sökordet till exempel Hansson kommer den att stanna på den första kontakten som börjar på Hansson. Status I flera av listorna hittar du överst en eller flera rullgardinsmenyer där du kan ändra sortering och välja status. Detta kan vara till hjälp i till exempel produktlistan där du kanske har flera hundra produkter. I den första rullgardinsmenyn kan du välja produktgrupp och i den andra till exempel Lagervara. Detta reducerar innehållet i listan och du kommer lättare att få en översikt och hitta produkterna som du letar efter. 36

45 SÅ HÄR HITTAR DU I PROGRAMMET Viktiga verktyg I de flesta modulerna i Mamut hittar du samma verktyg i det övre verktygsfältet. Här får du en översikt på de viktigaste. Ny Lista Spara Ångra Ta bort Sök Urval av/på Urvalsinställningar Första Förra Nästa Sista Skriv ut Inställningar Sortering Hjälp Avsluta Skapar ett tomt registreringskort för registrering av ny enhet i registret. Visar en sorterbar/sökbar lista över alla enheter i registret. Pilen till vänster visar de tio senaste redigerade enheterna. Sparar ändringar i registret. Jobbar du med flera fönster samtidigt är det viktigt att spara innan du byter fönster. Tar bort alla ändringar du har gjort på kortet sedan du sparade senast. Tar bort den enhet du har valt i registret. Observera att du inte kan ta bort enheter som har en referens till andra moduler. Låter dig söka efter enheter i registret med ett urval sökkriterier. Aktiverar/inaktiverar det urval som är satt i Urvalsinställningar. Bestäm ett urval utifrån egenskaper i enheterna. När urvalet aktiveras kommer enbart enheter med dessa egenskaper att vara tillgängliga i registret. Flyttar till första enhet i registret. Flyttar till föregående enhet i registret. Flyttar till nästa enhet i registret. Flyttar till sista enhet i registret. Utskrift av enklare rapporter i registret. Bestäm utseende och funktionalitet efter egna preferenser. Sortera registret utifrån nummer eller namn, välj vilket med pilen. Öppnar hjälpfilen. Du kan även trycka [F1] för hjälp. Avslutar modulen och sparar registreringarna. 37

46 LÄR KÄNNA PROGRAMMET ANVÄNDARANPASSNINGAR Anpassa skrivbordet Användarinställningar för skrivbordet Skrivbordet kan anpassas så att du för varje fokusområde hittar den information och de genvägar som passar dina behov. Du kan även komma till inställningarna via verktygsfältet på skrivbordet. I informationsfönster och knappar kan du i tillägg högerklicka för att anpassa den enskilda knappen, eller ändra användarinställningarna för det aktuella fokusområdet. Välj vilka fokusområden som ska visas Här markerar du de fokusområden som ska visas. Du kan enbart välja fokusområden som du har tillgång till, och som ni har licens för. Extra information på skrivbordet vid hög skärmupplösning: Skrivbordet ger i användarinställningarna också möjlighet till ytterligare information om du använder hög skärmupplösning (högre än 1024x768). Skärmupplösningen ställer du in i Windows kontrollpanel. Valen visas till höger på skrivbordet i alla fokusområden. Information från systemleverantör inkluderar också möjligheten att söka i artikeldatabasen på våra hemsidor. 38

47 ANVÄNDARANPASSNINGAR Välj genvägar som ska visas på knappen Mina funktioner Innehållet på skrivbordet anpassas efter licensen, samt dina behörigheter och eventuella användarinställningar i vilka det kan vara valt att vissa funktioner inte ska visas. Välj hur informationsfönstren på skrivbordet ska uppdateras Informationsfönstren innehåller information som hämtas i företagsdatabasen. Detta kan jämföras med att köra en rapport. För att detta, speciellt i fleranvändarmiljöer, inte ska använda för stor kapacitet, kan du välja hur informationsfönstren ska uppdateras. Som standard uppdateras fönstren när programmet startar. Många kanske önskar att styra detta själv, och du kan därför välja att fönstren enbart ska uppdateras när du klickar på Uppdatera i verktygsfältet på skrivbordet. Kom då ihåg att fönstren inte uppdateras om du inte klickar på Uppdatera. Detta gäller även när du startar programmet. Anpassa fokusområdet efter ditt behov - informationsfönster och knappar För varje fokusområde kan du välja vilka informationsfönster som ska visas och vilka knappar/genvägar som ska visas nederst. Markera fokusområdet du vill anpassa och klicka på Redigera-knappen. Du väljer vilka funktioner som ska visas genom att markera den som ska vara med/tas bort. I den undre delen väljer du vilka knappar som ska visas för det valda fokusområdet. Fokusområdena har plats till olika antal informationsfönster och knappar. Det maximala antalet ser du i fönstret. När du har gjort ändringar och sparat inställningarna kan du klicka på Uppdatera (F5) på verktygsfältet på skrivbordet för att se ändringarna. Vill du hellre ha genvägarna direkt i vänstermenyn? Visa knappar för moduler istället för fokusområden i vänstermenyn. Om du markerar denna ruta kommer skrivbordet att visa knappar för moduler istället för fokusområden, vilka ger dig en genväg till en samling av funktioner. Vänstermenyn fungerar då som en genväg till den enskilda modulen. Du kan likafullt välja vilka knappar som ska visas i vänstermenyn. Knapparna som visas där är de du valt under Mina funktioner (se ovan). Du kan ha upp till nio genvägar. Egendefinierade knappar på skrivbordet Knappar/genvägar Under informationsfönstren på skrivbordet visas knappar som fungerar som genvägar till olika register eller funktioner som är relevanta för det aktiva fokusområdet. På samme sätt som för informationsfönstren på skrivbordet kan du även här bestämma vilka knappar som du vill ska visas. Högerklicka på en knapp för att ersätta den med en annan. Varje fokusområde har plats till ett bestämt antal knappar längst ner i fönstret. 39

48 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Mina funktioner I tillägg hittar du en knapp som heter Mina funktioner. Denna fungerar som en lista med ytterligare genvägar till andra funktioner. Innehållet på denna hämtas från användarinställningarna, och är de samma oavsett i vilket fokusområde du befinner dig. Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet Så här anpassar du innehållet på ett fokusområde 1. Välj Visa - Inställningar - Användare - Inställningar per modul - Skrivbord. 2. Markera det fokusområde du vill redigera i listan i den övre halvan av fönstret. 3. Klicka på Redigera. 4. Välj vilka informationsfönster som ska vara tillgängliga i övre halvan av fönstret. 5. Välj vilka informationsfönster som ska vara tillgängliga i nedre halvan av fönstret. Knapparna längst ner på skrivbordet ändras utifrån dina val. Detsamma gör informationsfönstren som visas ovanför. Observera att även kan komma till inställningarna direkt från verktygsfältet på skrivbordet. Antalet informationsfönster som kan väljas varierar för de olika fokusområdena. 40

49 ANVÄNDARANPASSNINGAR Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord Du kan skapa dina egna länkar på skrivbordet. Dessa kan vara till dina egna sidor, eller till andra sidor som du ofta besöker. Länkarna öppnas i din standard webbläsare, och visas i informationsfönstret Mina länkar. Detta hittar du bland de informationsfönster som du kan välja att visa på de olika fokusområdena. Det finns plats för upp till sex länkar i detta informationsfönster. Som standard visas Mina länkar på fokusområdet E-handel, för dem som har licens och tillgång till detta. Så här lägger du in en länk i informationsfönstret Mina länkar 1. Välj först ett fokusområde som visar Mina länkar. Läs mer om hur du anpassar innehållet på skrivbordet i avsnittet "Anpassa innehållet i ett fokusområde på skrivbordet". 2. Klicka på pilen till höger om rubriken, och välj Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord i rullgardinsmenyn. 3. Skriv eller kopiera in länken i ett av fälten. 4. Klicka på OK. Länken visas under Mina länkar. 41

50 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Andra användaranpassningar Om användarinställningar Alla som ska arbeta i programmet bör läggas upp som användare. Detta görs av en användare som har behörighet som systemadministratör eller superanvändare via Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. Inställningarna kan senare anpassas av den enskilda användaren om hon har rättighet till det. Detta bestäms via behörighetskontrollen som systemadministratören skapar. Vem är administratör? Systemet förutsätter att minst en användare får Fullst. tillgång/superanvändare. När du väljer Fullst. tillgång/superanvändare är detta ett enskilt val, men för en anställd som ska ha behörighet som systemadministratör ställer du in en behörighetsmall. Skillnaden är alltså att en superanvändare har tillgång till allt, medan systemadministratören har tillgång till funktioner som naturligt hör till systemadministratörens arbetsuppgifter. Användarnamn och lösenord I användarinställningarna registreras den anställdes Användarnamn och Lösenord som används när den anställde logga in i programmet. Lösenordet måste du skriva in i både fältet Lösenord och Bekräfta lösenord. Detta är för att försäkra dig om att det gällande lösenordet är korrekt. Knyta mot anställd Du kan knyta användaren mot en anställd i personalregistret. Om användaren inte är uppsatt som anställd, kan du skapa en ny anställd när du sparar användaren. 42

51 ANVÄNDARANPASSNINGAR E-post Här kan du skriva in din e-postadress. Adressen används som avsändare i e-posten du skickar från programmet. Har du installerat Microsoft Outlook kan du klicka på sökknappen för att hämta e-postadressen från ditt användarkonto där. Programmet kan integreras med Outlook. Läs mer om detta i avsnittet "Om e-post i programmet". Automatisk inloggning när användarnamnet är samma som i operativsystemet Markeras om användarnamnet du har i programmet är likt det som du använder vid inloggning i MS Windows. På detta sätt slipper du att logga in i programmet vid start. Behörighetskontroll Funktionen för behörighetskontroll i programmet har utvecklats med tanke på att flera användare använder samma system. Med hjälp av behörighetskontroller kan systemadministratören säkra att användarna inte får tillgång till alla delar av systemet. Annat Under fliken Annat kan du göra flera inställningar som förenklar din start och användning av programmet. Du kan läsa mer om användaradministration och behörighetskontroll i eget kapitel. Användarinställningar per modul Under fliken Inställningar per modul kan varje enskild användare, eller systemadministratör, anpassa och göra önskade inställningar för de olika modulerna i programmet. Användarinställningarna är tillgängliga i varje modul, via knappen Användarinställningar. 43

52 LÄR KÄNNA PROGRAMMET Observera att de företagsinställningar som görs i företagsdatabasen gäller alla användare som jobbar i företagsdatabasen, medan användarinställningar endast gäller för den enskilda användaren. Användarinställningarna beskrivs närmare i kapitlen som avhandlar var enskild modul. Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning Du kan ställa in systemet så när du loggar in öppnas det fönster som du använder mest. Du kan antingen redigera användarinställningarna själv eller så gör systemadministratören det för varje enskild användare. Systemadministratören kan ställa in detta via Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. Markera användaren du ska redigera och klicka på Ändra. Så här ställer du in automatisk fönsteröppning 1. Välj Visa - Inställningar - Användare och fliken Annat. 2. I rullgardinsmenyn Fönster vid öppning av företagsdatabas väljer du det fönster du vill ska öppnas automatiskt. Vid nästa inloggning kommer det fönstret att öppnas automatiskt. Har du fler än en företagsdatabas, kan du på samma ställe välja Standard företagsdatabas, så att användaren kommer direkt in i en av företagsdatabaserna. Tips! I Kontaktmodulen kan du Automatiskt öppna kontaktlistan vid öppnande av kontaktkortet. Valet gör du, där det är möjligt, i användarinställningarna. Valet gäller även för kontaktpersoner och fungerar tillsammans med automatisk öppning av kontaktfönstret. 44

53 4 Inställningar Du får tillgång till alla centrala inställningar för användare, system och företagsdatabas via ett enda fönster. Fönstret är tillgängligt i alla fokusområden via en knapp i verktygsfältet. Om du är Systemadministratör, är alla inställningar tillgängliga via genvägar i arbetsområdet Administratör. Innehåll Om företagsdatabasen 46 Öppna företagsdatabasen...46 Hur skapas en ny företagsdatabas?...47 Systemdatum...48 Systemlogg...50 Företagsinställningar 51 Fliken Företagsinställningar...51 Konton m.m...52 Momsregister...53 Kontantmetod...54 Grundinställningar...54 Nummerserier...55 Inställningar per modul...56 Företagsinställningar för Kontaktuppföljning...56 Företagsinställningar för Försäljning & fakturering...59 Redovisningsinställningar...64 Företagsinställningar för Produkt...64 Företagsinställningar för E-handel...71 Företagsinställningar för Aktiviteter...71 Företagsinställningar för Inköp...72 Företagsinställningar för Tidrapportering...73 Redovisningsinställningar 75 Redovisningsinställningar: Perioder...75 Redovisningsinställningar: Modulinställningar..75 Redovisningsinställningar: Redovisningsinställningar...77 Redovisningsinställningar: Reskontra...82 Redovisningsinställningar: Anteckningar...82 Säkerhet 83 Användaradministration...84 Behörighetskontroll...85 Administrera behörighetsmallar...86 Licensinformation...90 Om programmet...90 Administrera licensinformation...91 Om säkerhetskopiering/backup...93 Inställningar för säkerhetskopiering...94 Skapa säkerhetskopia...96 Återställ säkerhetskopia...98 Rapporter 101 Övriga inställningar 101 Landregister Postnummerkatalog Andra program Databasverktyg

54 INSTÄLLNINGAR OM FÖRETAGSDATABASEN I programmet representerar en företagsdatabas en räkenskap/en enhet. I redovisningsbyråer kallas det ofta för "klienter", och för andra som hanterar flera företag kan en företagsdatabas bestå av flera företag. Man kan ha flera företagsdatabaser i en installation av programmet, maxantalet begränsas av din licens. Första gången du startar programmet kommer en guide att visa dig vilka inställningar du behöver göra för att snabbt komma igång. Ett flertal inställningar är redan förvalda. Mycket grunddata finns redan inlagt och några av dem kan du använda. Du kan till exempel välja att använda programmets kontoplan. Du kan när du vill skapa fler företagsdatabaser. När du skapar en ny företagsdatabas kan du välja att kopiera information från en företagsdatabas till en annan, så att du slipper göra om samma inställningar. Du kan även kopiera kontakter och annan information. I en fleranvändarmiljö är det möjligt att skapa en ny företagsdatabas på en arbetsstation, men du kan komma att uppleva att det tar lång tid. Om du har Windows XP med Servicepack 2 rekommenderar vi dig att skapa nya företagsdatabaser på servern. Du kan även välja att använda guiden när du vill skapa en ny företagsdatabas. Öppna företagsdatabasen När du loggat in på systemet så får du upp fönstret Företagsdatabaslista. Här kan du välja vilken företagsdatabas du ska arbeta i. Listan visar Alias för varje företagsdatabas i din installation. Dubbelklicka på den databas du vill öppna. En företagsdatabas registreras med ett Aliasnamn. Det ska helst vara ett kort namn, vilket man använder när man loggar in och väljer vilken databas som man vill arbeta i. Ett Alias kan ändras. Namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanslag, punkt etc. Aliasen syns även i titelraden överst i programfönstret när du har loggat in. 46

55 OM FÖRETAGSDATABASEN Du kan redigera databasen genom att klicka på Ändra. Då kommer du till företagsinställningarna. Skapa en Ny företagsdatabas genom att klicka på Ny. Om du är inne i en företagsdatabas, kan du byta till en annan genom att välja Arkiv - Öppna företagsdatabas. Hur skapas en ny företagsdatabas? Du kan ha flera företagsdatabaser i en installation av programmet. När du kör förstagångsuppstarten skapar du en företagsdatabas. Du kan sedan skapa fler. Då du skapar en ny företagsdatabas kan du även välja att ta med dig information från en annan företagsdatabas i din installation. Informationen kan vara hela produktregistret, kontoplanen och registret för anställda. Därmed kan du spara tiden det tar att skapa/redigera det på nytt, eftersom det ändå är samma eller nästan samma för de olika företagen. Så här gör du för att skapa en ny företagsdatabas med egen/ny data 1. Logga in i programmet och välj Arkiv - Ny företagsdatabas. Du kan även klicka på ikonen Ny i fönstret Företagsdatabaslista som öppnas när du har skrivit in användarnamn och lösenord. 2. Skriv ett Alias. En företagsdatabas registreras med ett aliasnamn. Det ska helst vara ett kort namn, vilket man använder när man loggar in och väljer vilken databas som man vill arbeta i. Ett alias kan ändras och namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanslag, punkt etc. 3. Markera Ny databas. Nu öppnas en guide som hjälper dig med de viktigaste inställningarna. 47

56 INSTÄLLNINGAR 4. Välj om du vill använda guiden eller inte. Väljer du att inte använda guiden ska du enbart registrera företagsinställningar för databasen. Du måste ange Räkenskapsår, Momsregistreringsnummer och Antal momsperioder för den nya företagsdatabasen. Du kan även välja mellan förhandsdefinierade kontoplaner. Här rekommenderas BAS. Det är denna som används som standard i programmet. Det finns också specialanpassade förhandsdefinierade kontoplaner att välja mellan. Så här gör du för att skapa en ny företagsdatabas baserad på data från en befintlig databas 1. Logga in i programmet och välj Arkiv - Ny företagsdatabas. Du kan även klicka på ikonen Ny i fönstret Företagsdatabaslista som öppnas när du har skrivit in användarnamn och lösenord. 2. Skriv ett Alias. En företagsdatabas registreras med ett aliasnamn. Det ska helst vara ett kort namn, vilket man använder när man loggar in och väljer vilken databas som man vill arbeta i. Ett alias kan ändras. Namnet bör inte innehålla specialtecken, mellanslag, punkt etc. 3. Klicka i rutan Kopiera värden från en befintlig databas om du vill att den nya företagsdatabasen ska ta med information från en befintlig databas. 4. Välj ifrån vilken företagsdatabas du ska hämta data. Välj först företagsdatabas. Därefter väljer du vilka register som ska kopieras till den nya företagsdatabasen. 5. Klicka på Slutför. Nu har du skapat en ny företagsdatabas och kan börja arbeta med den. Systemdatum Systemdatumet i programmet sätts automatiskt vid varje uppstart och hämtas från maskindatumet på din datamaskin. Under Arkiv Systemdatum kan du om du vill ändra systemdatum. 48

57 OM FÖRETAGSDATABASEN Obs! Maskindatum på din dator är alltså INTE detsamma som Systemdatum i programmet, även om det normalt sett är identiskt. För att kontrollera/ändra maskindatumet på din maskin kan du in Windows välja Start - Kontrollpanel - Tid och datum. Du kan ändra Systemdatum manuellt i programmet. Det medför inte några konsekvenser för maskindatumet på din dator. Så ändrar du systemdatum i Mamut Business Software 1. Välj Arkiv - Systemdatum och då får du upp ett fönster med en kalender. 2. Först väljer du korrekt månad och år i rullgardinsmenyn för det. 3. Därefter markerar du aktuellt datum (nytt datum) med hjälp av musen. 4. Klicka på OK. Du har nu satt ett nytt systemdatum. Det kommer inte att påverka systemdatum på andra maskiner i en fleranvändarinstallation. Obs! Var noggrann med att systemdatum endast ändrar sig automatiskt vid uppstart av programmet. Det innebär att du aldrig ska låta programmet stå på över natten. Stäng av programmet och öppna det igen nästa dag. Veckonumret hämtas från inställningarna på din maskin på samma sätt. I Windows sätts veckonummer efter kontrollpanelens Inställningar för region och språk. Således bör du kontrollera inställningarna för maskindatum i Windows och Systemdatum i programmet, om veckonummer i programmet inte stämmer. För Windows XP: Klicka Start, kontrollpanelen och dubbelklicka sedan på Inställningar för region och språk. 49

58 INSTÄLLNINGAR Systemlogg Du kan exportera en avslutad systemaktivitet till en Excelfil, för att få en översikt över de viktigaste händelserna i programmet. Detta görs från huvudmenyn under Arkiv - Exportera - Systemlogg. Vid export av Systemlogg kan du välja mellan följande Alla händelser: Översikt över alla loggförda systemaktiviteter. Denna rapport kan efterhand bli något oöversiktlig så det kan löna sig att välja en av rapporterna nedan istället. Felmeddelanden: Översikt över alla felmeddelande som skapas i systemet. Är mycket viktig vid kontakt med support. Säkerhetskopiera/System: Alla händelser av underhållsmässig art på systemnivå, säkerhetskopiering och liknande. Kontouppdateringar: Alla transaktioner som involverar registreringar i redovisningen som momsrapport och årsavslutningar. Rapport över funktioner i bruk: Rapporten visar bl.a. namn på företagsdatabaser, fullt namn på alla registrerade användare, språk och vilken användargrupp de tillhör och andra inställningar som gäller användare. Annan händelse: Alla andra händelser som inte faller in under de föregående kategorierna, men som är viktiga i systemsammanhang. 50

59 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR I företagsinställningarna registrerar du all central information om företaget. Namn, adresser och annan kontaktinformation som registreras här kommer att hämtas när nya offerter och order ska skapas, och återges på rapporter som innehåller företagsinformation. Under fliken Företagsinställningar registrerar du information om firmans bankkonton, organisationsnummer, momsinställningar, valuta etc. Under fliken Inställningar per modul kan du ange grundinställningar för de olika modulerna i programmet. Inställningarna du sätter kommer att gälla för alla användare av databasen. Under fliken Anteckning kan du skriva in övrig information om företaget. Fliken Företagsinställningar 51

60 INSTÄLLNINGAR Konton m.m. För att få fullt utbyte av integrationen mellan modulerna i programmet är all väsentlig information registrerad centralt i databasen. Alla viktiga bankkonton och organisationsnummer läggs in under Konton m.m., tillsammans med inställningar for momshantering, valuta och skatt. Detta är då gjort en gång för alla och kommer att repeteras i alla andra moduler och på relevanta rapporter. Skriv in företagets Org. nummer. Markera också om ditt företag är momspliktig eller inte i rullgardinsmenyn Moms. I fältet Valuta väljer du den valuta som är mest använt i företagets verksamhet. Lägg in Konto för giltiga skatteavdrag om företaget har ett eget konto för detta. Ange om det ska inkluderas Land i en adress i rullgardinsmenyn nedan. När du ska stänga fönstret, får du frågan om programmet automatiskt skal lägga till moms efter organisationsnumret. Detta är påbjudet enligt svensk lag på vissa rapporter och du bör därför svara Ja på frågan. Kontoinformation Klicka på sökknappen till höger om fältet kontonummer för att registrera information om konto, bankinfo och kontohavare. Fönstret Kontoinformation är ett standardfönster som används på alla platser i programmet där kontonummer läggs in. Utöver information om kontonummer och bank kan du bland annat lägga in information om kontoinnehavare, namn och adress. I Sverige har vi ett unikt system där alla konton kan identifieras enbart med hjälp av kontonumret. I andra land går det inte att identifiera bank och kontoinnehavare enbart med hjälp av kontonumret. Kontoinformation om ditt företag läggs in under Företagsinställningar med hjälp av knappen Konton m.m. Kontoinformation om dina kunder och leverantörer läggs in i kontaktkortet under fliken Övrig info. 52

61 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Detaljerad information om konton hittar du i hjälpfilerna. Momsregister I inställningarna för Momsbehandling hittar du en översikt på alla momskoder som är tillgängliga i programmet. I programmet finns alla momskoder som krävs för att tillämpa omvänd skattskyldighet (enligt de nya regler som träder i kraft den 1 juli 2007). Var uppmärksam på att använda rätt koder när du tillämpar omvänd skattskyldighet. Mer information om omvänd skattskyldighet hittar du på Skatteverkets webbplats. Obs! Du kan inte skapa egna momskoder, bara redigera de befintliga. Mer information! Momsbehandlingen är mer utförligt omtalad i kapitlet Redovisning. 53

62 INSTÄLLNINGAR Kontantmetod Från och med 2007 träder nya momsbokföringsregler i kraft. Enligt de nya reglerna ska fler få använda kontantmetoden i den löpande bokföringen. Skatteverket beskriver kontantmetoden som "en enklare metod än huvudmetoden" och att den innebär "att du bokför inköp och försäljning när betalning sker." Skatteverket påpekar vidare: "Vid räkenskapsårets slut måste du dock bokföra då obetalda skulder och fordringar." Kontantmetoden i programmet Var uppmärksam på att du bara kan ändra mellan kontant- och faktureringsmetoden i början av en momsperiod som inte innehåller några posteringar. Du kan ändra till önskad metod i nästa period som inte innehåller några posteringar. Mer ingående information om regelverket rörande perioder och avgränsningar i förbindelse med kontantmetoden hittar du på Skatteverkets webbplats. Momsbokföringsmetod kan väljas via Visa - Inställningar - Redovisning - Modulinställningar - Kontantmetod. Markera eller ta bort markeringen i rutan Kontantmetod. För mer information om de nya reglerna rörande kontantmetoden, kontakta din revisor eller gå till Skatteverkets webbplats. Grundinställningar Grundinställningar består av olika definierbara grupper och kategorier som används i en eller flera delar av programmet. Du kan anpassa värdena i registret efter din egen verksamhet och dina rutiner. Du kan bland annat lägg in värden för Avdelning, Betalningsvillkor, Dokumenttyper, Egendefinierade fält, Fast text på orderrapporter, Grupper, Kategorier, Leveransvillkor, Leveransform, Valuta m.m. Så här redigerar du direkt i Grundinställningar 1. Klicka på knappen Grundinställningar. Då öppnas listan över alla variabler som kan redigeras. 54

63 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR 2. Markera det register som du vill redigera och klicka på Redigera. Alla alternativ i registret blir nu tillgängliga. 3. Klicka på Ny för att skapa ett nytt värde eller Redigera för att redigera ett befintlig. Beroende av vilket register du redigerar, följer det separata inställningar för alternativen. Så här redigerar du grundinställningarna via rullgardinsmenyer I flera av programmets rullgardinsmenyer kan du högerklicka och gå direkt till grundinställningarna för att redigera. 1. Högerklicka i den rullgardinsmeny som du vill ändra. 2. Välj Ändra i Grundinställningar i menyn. 3. Detta öppnar samma fönster som i punkt 3 enligt ovan och du kan redigera värdena och omedelbart använda dem i modulen. Nummerserier Flera av de viktigaste modulerna är stora register som kan innehålla flera hundra enheter. Enheterna registreras därför med ett unikt nummer vilket är en viktig referens i andra moduler. Innan du börjar använda programmet kan du anpassa nummerserierna för varje register. Det kan vara praktiskt om du använt ett annat system tidigare och vill fortsätta på samma nummerserie som du tidigare använt. 55

64 INSTÄLLNINGAR Du kan lägga in Första nummer fram tills du har börjat registrera data i registret. Därefter kan du dock ändra det nummer som Senast använts. Om du lägger in det senast använda numret kommer nästa nummer i serien att användas i vis nästa registrering. Se kapitlet Redovisning i introduktionsboken Ekonomistyrning, logistik och personal för information om numrering av verifikat. Inställningar per modul Företagsinställningar för Kontaktuppföljning I företagsinställningarna för kontaktuppföljning anger du inställningar som ska gälla för nya kontakter som skapas i kontaktregistret. Inställningarna som sätts kommer inte att påverka kontakter som redan finns i registret. 56

65 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Aktiviteter/Vår ref Markera Endast vår ref kan sätta kontakt inaktiv om du vill begränsa möjligheten förändra användare att sätta kontakter till inaktiv. Genom att markera Autokontr. om kontakten finns när ny kontakt skapas så slipper du registrera samma kontakt flera gånger. Det kan vara nyttigt, speciellt om flera användare kan skapa kontakter. Fältbeskrivningar Ifall du vill ha någon annan beteckning av fälten Status, Bransch, Kategori, Partner, Privat och Egendefinierade fält i Kontaktregistret, kan du ändra det här genom att lägga in text i motsvarande fält. Leverans- och betalningsvillkor Här anger du vilka villkor som ska gälla för nya kontakter. Villkoren kan ändras i kontaktkortet för var enskild kontakt om så önskas. Avancerat När du klickar på Avancerat öppnas ett nytt fönster. Följande funktioner kan du markera och använda i programmet: 57

66 INSTÄLLNINGAR Tilläggsskatt kan användas på en order för att specificera ett belopp som kan vara en speciell avgift eller skatt som ingår i försäljningspriset. Gruppaktiviteter och gruppofferter ska visas i kontaktkortet: Om du upprättar aktiviteter eller offerter på mer en kontakt åt gången kan du markera här för att dessa ska visas i kontaktkortet varje enskild kontakt. Inställningar för projektkort: Ange namn i rutan där du lägger in URL i projektregistret. Kundstatusfil inställningar: Klickar du här öppnas ett nytt fönster där du kan göra inställningar för kundstatusfiler. Kundstatusfiler Under Visa - Inställningar - Företag Inställningar per modul - Kontaktuppföljning - Avancerat - Statusfilinställningar kan du göra inställningar för kundstatusfiler. Vid utskick av kundstatusfiler kan du ge kunderna en översikt och historik av deras inköp. Utifrån inställningarna i det här fönstret väljer du vilken information som ska göras tillgänglig för kunden. Text överst i kundstatusfilerna visas högst upp på kundstatusfilen. Det kan till exempel se ut så här: "Vi bifogar status för dina inköp hos oss. Vid eventuella frågor ber vi dig kontakta..." Observera at detta är innehållet på hemsidan. Du kan även redigera innehållet i e- postmeddelandet som kunden får. Det göra du i guiden för Hämta webbplatsdata. I Typ av kontakter för vilka statusfiler ska göras kan du välja "Alla", "Ingen", "Endast privatpersoner" eller "Endast organisationer". Typ av kontakt anges på fliken Övrig info på kontaktkortet. 58

67 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR På kontaktkortets flik Inställningar under Kund kan du också välja om kontakten ska ha Statusfil vid start. Inställningen där häver inställningen i det här fönstret. Hur många månader gammal information ska vara med i statusfilerna: Med hjälp av det här fältet kan du välja hur gammal information som du vill spara i kundstatusfilen. Du kan även välja vilken information som ska ingå i kundstatusfilen. Detta görs med hjälp av de olika kryssrutorna längst ner i fönstret. Du kan läsa mer om kundstatusfiler/ekunder i introduktionsboken Kompletta CRM-, säljstödoch Internetlösningar Företagsinställningar för Försäljning & fakturering Rutiner för fakturering skiljer sig ofta mellan olika företag. Du kan därför anpassa inställningarna på många sätt för att välja hur rutinerna ska genomföras i modulen Försäljning och fakturering. Viktigast är övergången från order till faktura med godkännanderutiner och utskrifter. Generellt Under fliken Generellt hittar du kryssrutor som rör orderstatus. De är särskilt viktiga om det finns flera användare av programmet, till exempel om en användare registrerar order och en annan fakturerar. 59

68 INSTÄLLNINGAR Det ska inte gå att skriva ut en order som inte är färdigbehandlad: En avmarkering här gör det möjligt att skriva ut en order även om den inte är färdigbehandlad. Det ska inte gå att fakturera en order som inte är klar för fakturering: är beroende av hur du använder funktionen 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: på fliken Utskrifter. Det ska inte vara möjligt att fakturera produkter som inte har levererats: En avmarkering här gör det möjligt att fakturera en order även om den innehåller produkter som inte är levererade. Kan användas om du har avtal med kunden om att fakturera innan hela leveransen är gjord, eller om du inte använder dig av utleveranser. Kryssar du för Företaget reserverar inköp till kunder och Företaget reserverar lagervaror till kunder om du vill koppla produkter i en order från ett visst inköp till en viss beställning. Om Företaget använder servicefaktura har du möjlighet skriva ut arbetsbeskrivning på orderna, och skriva ut servicefaktura med eller utan varurader. Om Företaget använder avtalsfaktura markeras det om du vill kunna skriva avtalsfakturor till dina kunder. Du kan också välja Eventuella begränsningar när produkten inte finns på lager. Väljer du till exempel Visa varning om registrerat antal är större än disponibelt antal får du ett varningsfönster när du försöker att fakturera och produkten inte finns på lager, men du kan ändå gå vidare och fakturera ordern. 60

69 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Utskrifter Här kan du göra inställningar för hur du vill att dina försäljningsrapporter ska se ut. Fyll i Antal kopior (i tillägg till originalfakturan) samt vilken Fakturakopia du önskar skriva ut i ordermodulen. 'Plockad' ska uppdateras vid utskrift av: Inställningarna gäller fältet Plockad på ordern. Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. 'Klar för fakturering' uppdateras genom utskrift av: Välj Packsedel eller Plocklista utifrån vad som passar din verksamhet bäst. Om du vill fakturera direkt efter att plocklistan är utskriven, är det ändamålsenligt att välja plocklista. Språk i Offert/Order/Faktura kan du använda om du vill skriva ut fakturor på ett annat språk. Du kan sedan välja språk i modulen Försäljning och fakturering under fliken Diverse när du klickar på knappen Rapporter. 61

70 INSTÄLLNINGAR Sortering vid utskrift av flera order: När du skriver ut flera order kan det vara ändamålsenligt att välja en speciell sorteringsföljd. Till exempel kan du sortera efter kundnr. i stället för det standardinställda ordernr. Om du använder dig avtalsfakturering kan du sortera efter avtalsnummer. Du kan skriva ut plocklistan på två sätt, antingen genom Sortering i samma ordning som på ordern eller Sorterat efter lager och lagerplats. Vill du alltid ha en förhandsvisning på skärmen innan du skriver ut faktura så markera Testutskrift till skärm vid fakturering. Om du inte kryssar i Visa momsunderlag på Offert, Order och Fakturautskrifter visas inte fältet underlag för moms på fakturan. Pris/Rabatt Här väljer du vilka regler som ska gälla för priser och rabatter vid registrering av produkter i en order. Om du väljer Registrera pris exkl. moms på orderrader (nettofakturering) visas priset utan moms på produktlinjerna. Priserna har hämtats från leveransdatum och inte systemdatum: Som standard väljs priserna utifrån systemdatum den dag som posten skapas. Detta innebär att systemet hämtar priset som gällde den dagen som ordern skapades. Om du sätter priser som ska gälla framöver, kan du med hjälp av denna funktion få systemet att använda dessa bestämda priser automatiskt, med leveransdatum som underlag istället för systemdatum. Detta gäller om du fyller i fältet Leveransdatum när du skapar ordern. Leveransdatum fungerar då som en 'planerad leverans'. Om du senare ändrar leveransdatum kommer du ändå att få frågan om du vill uppdatera orderraderna. Vill du häva rabatthierarkin ska du kryssa i Högsta rabatt har företräde framför rabatthierarkin. Det går bara att ha en rabatt på en order men du kan lägga till mängdrabatt i tillägg till om du kryssar i Mängdrabatt görs som tillägg till andra rabatter. Export Det går att exportera informationsfiler automatiskt från programmet. Om du vill exportera order från programmet måste du kryssa i Använd export av fil och välja exportformat. Du kan välja om exporten ska göras vid utskrift av Plocklista, Packsedel eller Fakturering och i fältet Mapp anger du var filen ska sparas. Kryssa i Skapa frakthandlingsfil för att kunna skriva ut frakthandlingar genom Avanzo/Pacsoft. Välj Plocklista, Packsedel eller Fakturering i rullgardinsmenyn efter Skapa underlag till frakthandlingsfil vid utskrift av. Du måste skriva ut denna rapport för att kunna skapa en frakthandlingsfil. Välj var filen ska lagras i fältet Mapp. Annat Du kan välja att visa leveransvecka eller leveransdatum på rapporter i Leveransperiod för produktsortiment. Du kan också lägga till en egen Fast text offert/order som du registrerar i grundinställningarna. Denna text visas då på alla dina fakturor. Kryssa i Automatisk OCR om du vill ha identifikationsnummer på dina fakturor. I rullgardinsmenyn Vår referens kan du bestämma hur referensen ska väljas när en ny order skapas. 62

71 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Vill du att det automatiskt ska läggas till en produkt på alla nya order/fakturor, väljer du ett Produktnr till produkt som ska läggas till på alla nya order via sökknappen. Detta kan du till exempel använda om du alltid vill lägga till en expeditionsavgift. Markera Ta med projekt från produktkortet om du önskar den funktionen. På knappen Factoring kan du lägga in information om factoringföretaget. Läs mer om factoring i eget kapitel. Automatisk tilldelning av OCR För att du ska kunna använda dig av automatiskt OCR-nummer måste du skriva OCR-avtal med din bank. Du kommer då att få både användarhandledning och annan relevant information. I tillägg till detta måste du göra följande inställningar i programmet. Så här aktiverar du Automatisk generering av OCR-nummer 1. Välj Visa - Inställningar - Företag. 2. Öppna fliken Inställningar per modul. 3. Klicka på knappen Försäljning & fakturering. 4. Välj fliken Annat. 5. Markera Automatisk OCR. Alla fakturor som skrivs ut får nu ett OCR-nummer. 63

72 INSTÄLLNINGAR Modulus I Mamut används modulus 10 som standard men du kan använda moduls 11 om du vill. Rätt typsnitt för OCR-nummer För att OCR-nummer ska kunna läsas av banken måste du använda fonten (typsnittet) OCR-b vid utskrift av giro. Har du inte fonten OCR-b installerad, kan du köpa den hos Mamut eller annan försäljare av mjukvara på Internet. Så här anpassar du fakturarapporten för OCR 1. Välj Visa Inställningar - Rapporter. 2. Klicka på Rapport-/Etiketteditor. 3. Markera fakturarapporten, Faktura m/bankgiro (BG 130 OCR). 4. Klicka på Redigera. 5. Markera girofälten längst ner på blanketten. Tips! Markering görs genom att hålla nere [Shift]-knappen och klicka på fälten med vänster musknapp. 6. Välj menyn Format och klicka på Font. 7. Välj fonten OCR-b, klicka sedan på OK. 8. Väl Menyn File och Save och därefter File och Close. Obs! Om du får stjärnor (*) istället för belopp på utskriften efter att du redigerat rapporten så är det för att fältet på rapporten inte är stort nog för att visa alla siffror. För att utvidga fältet drar du i de svarta prickarna med musen. Redovisningsinställningar Du har tillgång till redovisningsinställningar under Visa Inställningar Företag Inställningar per modul och knappen Redovisningsinställningar, men också genom att välja Visa Inställningar Redovisning. Läs mer om redovisningsinställningarna i avsnittet Redovisning i denna bok. Företagsinställningar för Produkt Här kan du göra inställningar av funktioner som ditt företag ska använda och styra prisoch lagerhantering. Om du ofta skapar produkter av en speciell typ kan du förenkla processen genom att använda en standardmall för produkter. Du kan också fastställa andra standardvärden som nya produkter automatiskt ska få när de skapas. 64

73 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Ett företags produktutbud kan ha egenskaper som du vill registrera och som inte passar i fälten i produktregistret. Det typiska fältet för Vikt, Volym och Enhet kan därför ges egna namn om dessa ska användas till annat. Anpassa funktioner Här bestämmer du vilka funktioner som ska vara tillgängliga för ditt företag. Anpassningen gör produktregistret mer översiktligt och skräddarsytt för dina behov. Företaget lagerför produkter: Markera detta alternativ om du vill använda lagerfunktioner i produktregistret. Företaget säljer produkter som består av andra produkter: Markera detta alternativ om du vill använda strukturvaror. Företaget vill se historisk prisutveckling på produkter: Med denna funktion kommer fliken Pris i produktregistret att visa historiska priser. Därmed kan du registrera priser på dina produkter från och med en viss tidpunkt, till exempel kampanjpris. Företaget har rabattavtal för individuella kunder på enskilda produkter: Markera detta alternativ om du vill kunna ge individuella rabatter på vissa produkter till dina kunder. Företaget ger mängdrabatt på produkter: Om du vill kunna ange mängdrabatt för dina produkter måste du markera det här alternativet. Företaget har rabattavtal för kundkategorier på enskilda produkter: Markera detta alternativ om du vill kunna ge rabatter på vissa produkter till vissa kundkategorier. Företaget gör inköp baserade på försäljningsorder: Om du vill kunna skapa inköp med produkter från försäljningsorder måste du markera det här alternativet. 65

74 INSTÄLLNINGAR Företaget säljer produkter på Internet: Markera detta alternativ om du vill kunna sälja dina produkter på Internet. Företaget har produkter som säljs i olika varianter: Markera detta alternativ om du säljer produkter som kan levereras i flera utföranden. Företaget vill registrera vikt och volym på produkter: Markera detta alternativ om det här är värden du vill registrera för dina produkter. Företaget säljer produkter med miljöavgift eller punktskatter: Markera detta alternativ om du säljer produkter med miljöavgifter eller andra speciella avgifter. Prishantering Underlag för självkostnadspris: Här väljer du om Produktregister eller Inköpspris ska vara underlag för beräkningen av lagervärden. Antal decimaler: Här väljer du om du vill ha med 2 eller 4 decimaler i produkternas pris. Det här valet ger utslag på produktkortet, i priskalkylatorn, på rabattfliken och i fliken Leverantör i produktregistret. Rabatt på produkter i Internetbutiken: Om du vill ge en allmän rabatt på produkter som beställs från webbutiken lägger du in rabattprocenten här. Inköpskostnad ska inkludera frakt och expedition från leverantörsfakturan: Här bestämmer du om frakt och expeditionsavgift ska inkluderas i inköpskostnaden. Inköpskostnad ska inkludera kostnader från bokföring av tull och speditionsfaktura: Välj om tull och spedition ska inkluderas i inköpskostnaden. 66

75 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Uppdatera inköpspris och kostnad på produktkortet genom bokföring av inköp: Detta kommer då uppdateras om du ändrar priserna på produktlinjen i fönstret för Varumottagning. Uppdatera bara produkter där leverantörer på inköpet är standard leverantör: Uppdatering av inköpspris på produktkortet, som du kan aktivera ovan. Kan endast göras för standardleverantörer, och du markerar det här. Räkenskapsmässig uppdatering av lagervärdet Registrera produktkostnad vid inköp: Väljer du detta alternative kommer det inte att ske en automatisk verifikatsregistrering av behållningsändringarna. Varukostnaden kommer att bli bokförd om du bokför leverantörsfakturan vid inköpet. Registrera produktkostnaden när varor tas från lagret: Registreringen kommer att ske vid försäljningstidpunkten för alla produkter. Andra lagerhändelser kommer att bokföras så att lagerbehållningen ändras. Individuell reglering av räkenskapsmässig uppdatering av lagervärdet på varje produkt: Väljer du detta alternativ kommer du få upp en inställning i Produktregistret, fliken Inställningar, där du för varje enskild produkt kan bestämma om produkten ska bokföras och uppdatera lagervärdet eller om det ska kostnadsregistreras vid bokföringen av leverantörsfaktura. Underlag för balansering av lagervärdet...: Markera för om du vill att inköpspriset på orderraden ska inkludera inköpskostnader i tillägg till inköpspris vid balansering av lagervärdet för produkterna. Detta kommer att visas i rapporten för lagervärde och i lagermodulen. Bokför ändringar i behållningen i resultatredovisningen: Du kan välja om ändringarna i behållningen ska kunna utläsas av resultatredovisningen. Det kommer då att bli bokfört 2 extra verifikatsrader vid varumottag och varuleverans. Tilläggsskatt Under Tilläggsskatt kan du välja hur tilläggsskatter ska behandlas i systemet. Så här skapar eller ändrar du tilläggskatt 1. Klicka på knappen Ny för att lägga till en tilläggsskatt eller markera raden och klicka på Redigera om du vill ändra inställningar för en tilläggsskatt. 2. Skriv in momskoden (som den ska visas i systemet) i fältet Grupp. 3. Du kan beskriva skatten i Beskrivning. 4. Ange vilka behandlingsregler som ska gälla för skatten i rullgardinsmenyn för Hantering. 5. I fältet Värde lägger du siffervärden som ska kopplas till haneringen. Om du till exempel väljer % av självkostnadspris som hantering, väljer du kanske 0,10 under Värde för att ange att tilläggsskatten ska vara 10 procent. 67

76 INSTÄLLNINGAR 6. Klicka på OK. Lagerhantering Uppdatera lager: Här väljer du om lageruppdatering ska göras vid utskrift av faktura, packsedel eller plocklista. Lageruppdatering genom: Här definierar du om du vill använda FIFU (Först in först ut) eller SIFU (sist in först ut). Antal decimaler för lagerenhet: Du kan om du vill visa lagerbehållning med upp till 3 decimaler. Väljer du en eller flera decimaler kan du sälja produkter som är mindre än hela enheter via webbutiken. Du måste markera för detta i produktkortet för de produkter detta ska vara möjligt, under fliken Webbinställningar. 68

77 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Verksamheten använder lagerplats: Om du har lager med platser och vill lägga in dessa i programmet måste du markera det här fältet. Markera också om Företaget förvarar samma produkt på flera ställen på samma lager. Företaget lagerför partivaror: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida varupartinummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med hållbarhetsdatum: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida hållbarhetsdatum krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Företaget lagerför produkter med serienummer: Markera det här alternativet om du vill ha möjlighet att ställa in huruvida serienummer på produkter krävs vid varutransaktioner. Den här inställningen blir då tillgänglig under fliken Inställningar för produkten. Serienummer måste plockas manuellt: Markera det här alternativet om du vill att man ska vara tvungen att välja serienummer på utgående varutransaktioner. Skriva ut plocklista vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att plocklistan ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. Skriva ut packsedel vid registrering av varuleverans: Markera det här alternativet om du vill att packsedel ska skrivas ut vid registrering av varuleverans. Du kan också bestämma önskat antal utskrifter. Skriva ut mottagningssedel vid registrering av varumottagning: Markera det här alternativet om du vill att mottagningssedel ska skrivas ut vid registrering av varumottag. Vid negativ varumottag/kreditering av inköp skrivs det ut en retursedel. Standardvärden Här kan du lägga in önskade standardvärden som automatiskt ska läggas in på nya produkter som skapas. Om du vill ändra ledtexten i något av fälten i produktregistret kan du göra det här. 69

78 INSTÄLLNINGAR Standardproduktmall: Här kan du välja vilken typ av produkt som ska skapas som standard vid registrering av nya produkter i produktregistret. Utgående och Ingående moms: Här bestämmer du standardmomssatser för nya produkter som skapas. Detta kan ändras på produktkortet. Produktgrupp: Om du vill att alla nya produkter som standard ska tillhöra en bestämd produktgrupp, väljer du en grupp från rullgardinsmenyn. Språk om beskrivning saknas: Om du ska lägga in produktnamn på flera språk kan du ställa in vilket språk som ska vara standard om beskrivning saknas för nya produkter. Prisberäkning används när du ska räkna ut försäljningspris på en produkt. Standardvärden bestämmer hur kalkylatorn ska uppdatera de olika prisfälten. Standardinställningar för produkter med varianter: Dessa inställningar är standard för alla variantprodukter. Inställningarna förenklar väsentligt processen med att skapa nya huvudprodukter med varianter, speciellt om du har många olika produkter som säljs med samma variantegenskaper. Standardinställningarna kan hävas för var enskild huvudprodukt under fliken Variant i Variantinställningar. Läs mer om produktvarianter i introduktionsboken "Ekonomistyrning, logistik och personal". Fältbeskrivningar: Fältbeskrivningarna kan anpassas till de produkter du säljer och är gemensamma för hela produktregistret. Du kan ändra fältnamn för Enhet, Kvantitet per enhet, Volym och Vikt. Antal produktgruppnivåer: Här definierar du antal produktgruppnivåer som du vill använda. Du kan välja mellan 1 4. Visning av lagerbehållning i webbutiken: Lagerbehållningen kan visas utifrån olika principer i webbutiken. Du kan också visa grafik som symboliserar lagerbehållningen. 70

79 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Företagsinställningar för E-handel Under Webbplatsinställningar gör du de inställningar som ska gälla för din webbplats och din webbutik. Vilka flikar som ska vara tillgängliga beror på vilka program och eventuella tilläggsprodukter som du har licens för. Läs mer om Webbplatsinställningar i introduktionsboken Kompletta CRM-, säljstöds och Internetlösningar. Företagsinställningar för Aktiviteter Företagsinställningar för aktiviteter hittar du i menyn Visa - Inställningar - Företag - Inställningar per modul - Aktiviteter. Här hittar du de flesta inställningar för aktivitetsmodulen, förutom de inställningar som anges för varje aktivitetstyp. Standardvaraktigheter för nya aktiviteter När man skapar en aktivitet justeras alltid sluttiden i förhållande till starttiden. Här kan du välja hur länge en standardaktivitet ska vara. Du kan självklart ändra längden på varje enskild aktivitet genom att justera sluttiden. 71

80 INSTÄLLNINGAR Värde för sluttid när aktiviteten anges som "Utförd" Aktiviteter kan anges som utförda i alla moduler som innehåller listor över aktiviteter. Här kan du välja om sluttid ska ändras eller behålla sluttiden som planerades när man skapade aktiviteten. Uppdatera endast sluttid för aktiviteter i uppgiftslista: Detta är det naturligaste valet eftersom aktiviteterna i uppgiftslistan inte nödvändigtvis är angivna till en viss tidpunkt. Aktiviteter som visas i kalendern kommer då att behålla sin sluttid även om de markeras som utförda, till exempel dagen efter. Uppdatera alltid sluttid för alla aktiviteter: Även aktiviteterna i kalendern (som möten, demonstrationer etc.) måste markeras som utförda genast efter att till exempel mötet är genomfört. Uppdatera aldrig sluttid för aktiviteter: Sluttiden som anges när man skapar en aktivitet kommer inte att ändras när den markeras som utförd. Statusen Utfört vid markering för utfört: När en aktivitet markeras som utförd, ändrar den aktivitetsstatus. Här kan du välja vilken status den ska ändras till. Du kan bara välja aktivitetsstatus som har egenskapen Utförd, vilket anges i grundinställningarna. Fältvisning och fältbeskrivningar Om du behöver ytterligare klassificeringar eller fler fält för information om aktiviteterna kan du aktivera två egendefinierade fält. Fälten aktiveras genom att du markerar fältet i fliken Diverse. Du bör också ange ett beskrivande namn på fältet. Fälten kan sedan användas när du anger urval för aktiviteter i aktivitetslistan eller vid utskrift av rapporter. Fälten kan sedan användas när du anger urval för aktiviteter i aktivitetslistan eller vid utskrift av rapporter. Eget fält 1: Detta fält kräver att du även skapar fasta kategorier i grundinställningarna. Obs! Lägg märke till att det nya namnet inte kommer att vara tillgängligt i grundinställningarna innan du har avslutat och startat om programmet. Innan dess kommer det att gå under beteckningen Egendefinierat fält 1. Eget fält 2: Fältet kan bara användas till registrering av fritext. Tillgängliga aktivitetslistor och typer Egna aktivitetslistor för Kundservice, Telemarketing och Produktservice gör det enklare att arbeta fokuserat med en typ av arbetsuppgifter. Till exempel är det möjligt att ange användarbehörighet där det bara ges tillgång till en viss typ av aktiviteter. Företagsinställningar för Inköp Här anger du vilken information som ska kunna ändras i olika status i modulen Inköp. Du kan därför anpassa inställningar för hur rutiner ska genomföras i denna modul. Markera kryssrutan Tillåtelse att bokföra inköp som inte har mottagits helt och hållet för att välja om det ska vara möjligt att bokföra ett inköp som inte är fullständigt mottaget. 72

81 FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR Du kan välja om du vill Skriva ut översikt över produkter som kan levereras vid varuleverans. Rapporten visar orders som är relaterade till varumottagningen och sorteras efter kriteriet du väljer i rullgardinsmenyn. Fast text, inköp kan definieras i grundinställningarna genom att högerklicka och välja Ändra i grundinställningar. Under Information som kan ändras för inköp med statusen Skickad inköpsorder väljer du vad användaren ska kunna ändra på inköp med denna status. Markera kryssrutor utifrån de inställningar som du vill aktivera. Under Information som kan ändras för inköp med statusen Mottaget och Färdigbehandlad väljer du vad användaren ska kunna ändra på i inköp med dessa status. Markera kryssrutorna utifrån de inställningar du vill aktivera. Företagsinställningar för Tidrapportering I företagsinställningarna för Tidrapportering kan du anpassa funktionaliteten efter ditt företags behov, vilket innebär att du kan använda modulen effektivt. Modulen består av två flikar, Anpassning av funktioner och Överföra Order/Projekt, och fliken Överföring order/projekt är endast aktiv om den har markerats för det. Anpassning av funktioner Först måste du ta ställning för till vilka moduler du vill ha möjlighet att överföra tidrapporter. Om du vill ha möjlighet att vidarefakturera timmar via Försäljning & faktureringsmodulen, så väljer du det. Det kan vara bra om du till exempel ska fakturera en kund för arbetstimmar som lagts ner på kunden. Du kan också välja att föra över tidrapporter till Projekt. Då får du full kontroll på hur många timmar som använts i förbindelse med ett projekt. Väljer du att överföra till projekt så kommer du att kunna vidarefakturera timmarna via projektmodulen. 73

82 INSTÄLLNINGAR Du kan kryssa för båda alternativen, men du kan inte föra över samma tidrader till både Försäljning & fakturering och Projekt. Överför du till Projekt vill tidraderna därefter räknas till projektet, och vidarefaktureras med hjälp av projektfaktureringen. Beroende på ditt företags behov och hur många led tidrapporten ska gå igenom kan du markera ifall du vill använda Färdigregistrerat och Klar till överföring. Överföring Order/Projekt I den här fliken markerar du den information som ska vara tillåten att ändra vid överföring till order/projekt. Vid överföring till order kan du markera att du vill skapa en order per avdelning eller att du vill skapa en order per projekt. Du kan också välja att lägga samman tidrader. Tidrader kan endast läggas samman när produkt, pris, rabatt, påslag, avdelning och projekt är det samma. Du väljer att lägga samman tidrader med samma Anställd, eller tidrader med samma Datum. Väljer du Produkt, kommer de tidrader läggas samman där kriterierna ovan är uppfyllda, oberoende av anställd och datum. Du kan också välja vilken information som ska överföras till order/projekt samt hur tidraderna ska sorteras vid överföringen. 74

83 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR I huvudfönstret för Redovisningsinställningar anges perioden och räkenskapsåret som ska användas vid verifikatsregistreringen. Här hittar du dessutom flera inställningar för överföring av redovisningsdata från andra moduler. Räkenskapsår och Aktuell period kommer att påverka alla verifikat som registreras, både vid direkt verifikatsregistrering och vid automatisk redovisning genom modulerna för faktura/inköp och lön. Räkenskapsårets början kan justeras om du har brutet räkenskapsår. Du kan då välja en annan månad än januari. I Sverige är det vanligast att låta räkenskapsåret följa kalenderåret. Antal momsperioder varierar efter vilket land som företagsdatabasen är upprättad i. Detta kan också anpassas för varje land, men bara när man upprättar företagsdatabasen. Det huvudsakliga innehållet i Redovisningsinställningar finns under flikarna. Här finns stora anpassningsmöjligheter för användaren samt översikt över nästan alla konton och verifikationstyper som samtliga moduler i systemet använder. Redovisningsinställningar: Perioder Här kan du se vilka perioder och momsperioder som är avslutade i redovisningen, när de blev avslutade och vem som gjorde det. Du kan inte göra något direkt i fliken, utan den är endast till för översikt. Redovisningsinställningar: Modulinställningar In-/Utbetalning När du registrerar en betalning i Reskontra, Kontaktregistret eller vid Verifikatsregistrering kan du välja vilken betalningsform som ska användas. Detta styr verifikationstyp och konto som verifikatet registreras med. 75

84 INSTÄLLNINGAR Klicka Ny för att skapa en alternativ betalningsform. Välj önskat alternativ i de två spalterna Konto och Ver.Typ. Det är inget som hindrar att du registrerar flera konton mot samma verifikationstyp. Alla konton som registreras här föreslås som alternativ vid registrering av betalningen. Valuta Alla verifikat som bokförs med valuta omräknas till SEK eller den valuta du har angivit som standard för din företagsdatabas. Valutaregistret uppdateras manuellt och du får en varning efter ett visst antal dagar om att du måste uppdatera valutan. Antal dagar innan påminnelse om förändrad valutakurs anger hur många dagar en valutakurs ska gälla innan du måste kontrollera och eventuellt uppdatera den mot faktisk valuta. Som standard kommer alla motkonton att bokföras direkt i den valuta du har angivit som standard för din företagsdatabas. Väljer du att Kopiera valutakod till motkonto kommer alla verifikatsrader i verifikatet att visas i samma valuta som den första verifikatsraden du bokför. Intrastat Vissa företag med omfattande EU-handel är skyldiga att redovisa Intrastat på alla varutransaktioner (införsel/utförsel) inom EU. Du kan skriva ut underlag för Intrastat och sedan fylla i blanketten som ska redovisas till Statistiska centralbyrån. I detta fönster kan du göra följande inställningar: Intrastatredovisning: Du måste välja vilken typ du ska redovisa i rullgardinsmenyn för att ha tillgång att registrera intrastatinformation: Införsel, Utförsel eller Införsel och utförsel. Om du till exempel både gör inköp och fakturerar inom EU, välj både Införsel och utförsel. Verifikatregistrering: Kryssar du i rutan har du möjlighet att registrera intrastatinformation direkt via verifikatsregistreringen för verifikat som har momskod för EU-handel. 76

85 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Det är viktigt att alla produkter som hanteras inom EU har en Intrastatkod, mer information om varukoder hittar du hos Statistiska Centralbyrån. Du kan registrera Intrastatkoder i produktregistret under fliken Diverse eller direkt i Intrastatregistrering. Det finns också olika transaktionstyper i grundinställningarna som du kan välja när du registrerar Intrastat Kontoplan Läs mer om kontoplanen i introduktionsboken Ekonomistyrning, logistik och personal. Redovisningsinställningar: Redovisningsinställningar Systemkonton Flera av modulerna i programmet bokför automatiskt verifikat i redovisningens huvudbok. Systemkonton styr vilka konton som används vid sådana noteringar. I rullgardinsmenyn Kontogrupp kan du välja en kontogrupp och se vilka konton som används vid automatisk bokföring från motsvarande modul. Du kan klicka i kolumnen konto och ändra konto om så önskas. Observera andra inställningar som också styr automatiska posteringar Standard verifikationstyp för automatiska noteringar. Registrering av betalning vid returfil från Automatisk utbetalning. Konto och verifikationstyp för registrering av In-/Utbetalning. 77

86 INSTÄLLNINGAR De olika kontogrupperna anger följande moduler som generar poster automatiskt Faktura visar konton som används vid automatisk postering från Fakturamodulen. Inköp visar konton som används vid automatisk postering från Inköpsmodulen. Reskontra visar konton som används vid automatisk postering från Reskontra. Moms visar konton som används vid automatisk postering från Momsredovisning. Resultat visar konton som används vid Överföring av temporärt Ingående saldo. Verifikationstypinställningar och nummerserier I Redovisningsmodulen finns tolv olika Verifikationstyper. Allt som bokförs i huvudboken måste placeras inom en av dessa verifikationstyper eller en verifikationstyp som du har skapat själv. Detta ger bra ordning i redovisningen, både vid registreringen och för senare analyser. Alla inställningar för dessa verifikationstyper anges i detta fönster. Genom inställningarna för varje verifikationstyp kan du ange olika funktioner för verifikationstypen, samt ange krav eller begränsningar för användandet av verifikationstypen. Kontouppställning I detta fönster kan du justera vilka Grupper (hämtat från uppställningen av kontoplanen) som ska representera varje Beskrivning (från Nyckeltalsrapporten). På så vis kan du justera Nyckeltalsrapporten till din egen kontouppställning. 78

87 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Klicka i spalten Grupp för den kontouppställning du vill ändra. Välj den önskade grupperingen från kontouppställningen som visas i rullgardinsmenyn. Rapporter Vanligtvis rapporteras intäkter i redovisningen som negativa tal (kredit) i och med att de balanseras mot motsvarande ökning i Tillgångar, som ska rapporteras som positiva tal (debet). I detta fönster kan du ändra på hur rapporterna ska visa dessa tal, till exempel om du inte vill att dina intäkter ska visas med negativa tal. Resultatrapporter Välj Visa negativa tal med parenteser om du inte vill visa minustecken i resultatrapporterna Valet Intäkter visas med plustecken och kostnader med minustecken visar debetsaldon som negativa tal och kreditsaldon som positiva i redovisningen. Om du kombinerar detta val med valet ovan visas kostnader i parenteser. Balansrapporter Välj Visa negativa tal med parenteser om du inte vill visa minus-tecken i balansrapporterna. Genom att välja Byt förtecken i fältet nedan kan du ändra visningen av varje Grupp i balansrapporterna. 79

88 INSTÄLLNINGAR Anpassning och underhåll av momssatser Momsregistret öppnas med en egen knapp på fliken Inställningar för konton m.m. Du hittar fliken i inställningarna för Företagsdatabas. Du kan även redigera momskoder direkt i Verifikatregistreringen, via knappen Momskodsinställningar i verktygsfältet. Välj den momskod som du vill redigera och klicka på knappen Ändra. De flesta inställningar är låsta för ändringar, men de förinställda momskoderna täcker de flesta ändamål. De fält som kan redigeras beskrivs här: Huvudbild Genom att ändra Momskoden, vilket anger momskodens placering i listan, kan du anpassa turordningen vid val i andra moduler. På så sätt kan du lättare få fram de momskoder som du använder mest. Beskrivningen kan ändras om du tydligare vill ange vad en viss kod ska användas till. I tillägg kan du se hur koderna används: Visa i Bokföring: Om koden ska visas som alternativ vid verifikatsregistrering. Visa i Produkt: Om koden ska kunna kopplas till en produkt. Visa i Försäljning och fakturering: Om koden ska kunna användas i modulen Försäljning och fakturering. Visa i Beställning/Inköp: Om koden ska kunna användas i Inköpsmodulen. Fliken Moms De tre översta fälten (Ingen), Moms och Export anger om vilken momsbehandling momskoden har. (Export har inte momsbehandling, just för att den gäller export.) Sats anger den procentsats som används för att räkna ut momsen. Funktion kan vara Ingående eller Utgående. Försäljning är "Utgående moms" och Inköp är "Ingående moms". 80

89 REDOVISNINGSINSTÄLLNINGAR Standard säljkonto krediteras alltid vid fakturering av produkter med den här momskoden. Det gäller dock inte om ett annat försäljningskonto har skapats särskilt för produkten. Standard kostnadskonto krediteras alltid vid bokföring av inköp med den här momskoden. Här finns ingen individuell inställning för den enskilda produkten, men kontot kan ändras när en beställning bokförs. Momskonto är det konto som momsbeloppet bokförs till i balansen. I förbindelse med de nya regler om omvänd skattskyldighet som träder i kraft den 1 juli 2007, hittar du nu även alla momskoder som är relevanta för omvänd skattskyldighet i rullgardinsmenyn. Var uppmärksam på att använda rätt koder när du fakturerar och bokför med omvänd skattskyldighet. Moms vikttal används av företag med verksamhet som är delvis momsbefriad och delvis momspliktig. Vid gemensamma inköp används en procentuell fördelning som anger hur stor andel av priset på en produkt som ska ingå i momsberäkningen. Visa i omsättningsuppgift avser versioner utan redovisning, för vilka du kan ta ut en omsättningsuppgift. Här väljer du om koden ska vara med bland uppgifterna. Fliken Beräknad moms Utlandet/EU Om Beräknad moms Utlandet/EU är markerad behandlas den som tjänsteinköp från utlandet. Välj mellan Avdragsberättigade och Ej avdragsberättigade: Om man har rätt att göra avdrag för tjänster köpta i utlandet, markeras det här. Konto for beräknad avgift är det konto som momsen bokförs till i balansen. Baskonto 1 är det konto som underlaget för beräkningen bokförs till. Baskonto 2 är det konto som underlaget balanseras mot (så att bilagorna balanseras). 81

90 INSTÄLLNINGAR Redovisningsinställningar: Reskontra Det finns många möjligheter i programmet att förenkla rutinerna för uppföljning av både in- och utbetalningar. För att anpassa programmet till ditt företag ska funktionerna du vill använda markeras och inställningar för valda moduler göras. Företaget skickar betalningspåminnelser till sina kunder: Här bestämmer du hur många betalningspåminnelser kunden ska få före inkassokrav, hur lång betalningsfrist det ska vara på betalningspåminnelser etc. Företaget skickar inkassolista eller export till inkassobyrå: Här gör du bland annat inställningar för antal dagar innan inkasso ska föreslås, beloppsgränser, filformat och information om inkassoföretag som används. Företaget exporterar fakturor till factoringbyrå: Här görs inställningar för export av factoringfiler, bankkontonr., information om factoringföretaget etc. Företaget räntefakturerar kunder som betalar efter förfallodatum: Här definierar du räntesats, beloppsgräns, betalningsfrist, utskriftsformulär och fasta texter till både nationella och internationella kunder. Företaget importerar OCR-filer från bank: Här anger du katalog för OCR-filer, filformat, bokföringsmetod, huvudbokskonto och verifikationstyp vid import av OCR-filer. Företaget använder elektronisk utbetalning: Här definierar du standardtyp av utbetalning och inställningar för vald utbetalningsformat. Tips! Du hittar mer information om funktionerna i boken Ekonomistyrning, logistik och personal. Redovisningsinställningar: Anteckningar Här kan du skriva in anteckningar relaterade till redovisningen. 82

91 SÄKERHET SÄKERHET I inställningsfönstret för Säkerhet har du tillgång till alla inställningar som gäller användare, behörighetskontroll och säkerhet i programmet. Användaradministration: Här kan du skapa nya användare, göra inställningar och administrera användarnas behörighet. Du kan också välja att skapa nya användare med utgångspunkt i en befintlig användare, du kan då kopiera standardinställningar från den användare du använder som utgångspunkt. Detta gör du lätt genom att markera Underlag när ny användare skapas och välja den anställda du vill använda som utgångspunkt i rullisten. Administrera behörighetsmallar: En behörighetsmall är en uppsättning behörigheter som gäller alla användare som är kopplade till behörighetsmallen. Här gör du viktiga säkerhetsinställningar för att kontrollera behörighet till databasen. Du kan skapa nya behörighetsmallar, redigera och ta bort egna behörighetsmallar och knyta användare till en behörighetsmall. Varje användare kan vara knuten till en behörighetsmall. Administrera licensinformation: Visar en översikt över dina licenser och ger dig möjlighet att administrera vem som har behörighet till tilläggsprodukter. Du får också en översikt över vilka datorer i nätverket programmet har installerats på. Inställningar: Här kan du göra inställningar för automatisk säkerhetskopiering. Vem är systemadministratör? Systemet förutsätter att minst en användare får Fullst. tillgång/superanvändare. När du väljer Fullst. tillgång/superanvändare är detta ett enskilt val, men för en anställd som ska ha behörighet som systemadministratör ställer du in en behörighetsmall. Skillnaden är alltså att en superanvändare har tillgång till allt, medan systemadministratören har tillgång till funktioner som naturligt hör till systemadministratörens arbetsuppgifter. 83

92 INSTÄLLNINGAR Användaradministration Alla som använder programmet bör läggas upp som användare i programmet med relevant behörighet. Användarens behörighetsprofil skapas av en användare med behörighet som systemadministratör/superanvändare via Visa - Inställningar - Säkerhet - Användaradministration. Användarinställningarna kan därefter anpassas av den enskilda användaren, om användaren har fått behörighet till det. Detta bestäms via behörighetskontroller som systemadministratören ställer in. I fönstret Användare ser du alla registrerade användare med användarnamn, fullt namn, behörigheter, vilka användare som är inloggade och vilka som eventuellt är frånkopplade. Om du i dina användarinställningar fått Fullst. tillgång/superanvändare, kan du lägga till, redigera och ta bort användare av systemet. Det samma gäller om du är uppsatt med en behörighetsmall som Systemadministratör. Du har behörighet till alla inställningar för alla användare medan den enskilda användaren enbart har tillgång till sina egna inställningar. Om du vill skapa en ny användare gör du detta genom att klicka på Ny. Du kan redigera användarinställningarna genom att markera den användare som ska ändras och klicka Ändra. Användarnamn och lösenord I användarinställningarna registreras den anställdes Användarnamn och Lösenord som används när den anställde logga in i programmet. Lösenordet måste du skriva in i både fältet Lösenord och Bekräfta lösenord. Detta är för att försäkra dig om att det gällande lösenordet är korrekt. Så här knyter du användare mot anställd I användarinställningarna kan du knyta användaren mot en anställd i personalregistret. Om inte användaren finns som en anställd, kan du skapa en ny anställd när du sparar inställningarna för den nya användaren. När användaren har knutits till en anställd kommer bland annat Vår ref. fyllas i automatiskt när användaren är inloggad och skapar dokument. 84

93 SÄKERHET I rullgardinsmenyn Knyta mot anställd finns följande alternativ för att knyta till anställd: Skapa anställd: Om du väljer Skapa anställd skapas en ny anställd automatiskt i personalregistret när inställningarna sparas. Användare kopplas mot den nya anställda. (Ingen): Väljs om du inte vill knyta användaren mot en anställd. Anställd: I rullgardinsmenyn kan du välja mellan anställda som har skapats i personalregistret. Du kan läsa mer om användarinställningar/inställningar per modul i kapitlet Användaranpassningar. Behörighetskontroll Funktionen för behörighetskontroll har utvecklats med tanke på att flera användare använder samma system. Med hjälp av behörighetskontroller kan systemadministratören säkra att användarna inte får tillgång till alla delar av systemet. Det är lämpligt att använda behörighetskontroller om flera personer inom olika arbetsområden använder samma system. T.ex. bör i regel inte försäljningskonsulter, logistikpersonal med flera ha tillgång till personalinformation och redovisning. Fullst. tillgång/superanvändare: Ger fullständig tillgång till samtliga funktioner i programmet. Behörighetsmall: En behörighetsmall är en uppsättning behörighetskontroller för ett definierat urval av funktioner i programmet. En behörighetsmall kan till exempel vara anpassad för medarbetare inom försäljning, logistik eller lön etc. Vid val av behörighetsmall kan du välja önskad behörighet för användaren. Du kan välja mellan standardbehörighetsmallar som följer med systemet eller mallar du skapar själv. Genom att klicka på Visa innehåll får du en fullständig översikt över funktioner som ingår i behörighetsmallen. 85

94 INSTÄLLNINGAR Det finns också en behörighetsmall för Systemadministratören. Denna ger tillgång till vanliga administrationsuppgifter i systemet, som att ändra inställningar för säkerhetskopiering, ändra behörighetskontroller etc. Du kan se innehållet för varje enskild behörighetsmall genom att klicka på Visa innehåll genom den valda behörighetsmallen. Egendefinierad: En egendefinierad behörighetsprofil definierar vilka funktioner en specifik användare har behörighet för. Behörighetsprofilen kan definieras som behörighetsmall, men visas inte i listan med behörighetsmallar. I guiden för administration av behörighetskontroll kan du basera en egendefinierad behörighetsprofil på en behörighetsmall eller en befintlig behörighetsprofil. Företagsdatabaser: Listan över företagsdatabaser visar alla företagsdatabaser som användaren har tillgång till. Genom att klicka på Ta bort alla kan du ta bort tillgången till alla företagsdatabaser med undantag för den du än inloggad på. Du kan även ta bort markeringen för enskilda företagsdatabaser som inte ska vara tillgängliga för användaren. Administrera behörighetsmallar När du administrerar behörighetsmallar bestämmer du vilka funktioner varje enskild användare ska ha tillgång till i programmet. Detta gör du genom att skapa mallar med en viss behörighetsnivå som du sedan knyter en eller flera användare mot. Med hjälp av guiden kan du skapa nya, redigera och ta bort egna, samt knyta användare till en behörighetsmall. När du skapar en ny behörighetsmall kan du utgå ifrån en befintlig mall och basera den nya på denna. Till exempel kan du utgå från en av de fördefinierade mallarna i systemet och enkelt anpassa den efter dina behov. Så här skapar du en behörighetsmall 1. Välj Visa Inställningar Säkerhet Administrera behörighetsmallar. 2. Välj Skapa behörighetsmall. 86

95 SÄKERHET 3. Klicka på Nästa. 4. Skriv in önskat namn på behörighetsmallen. 5. Markera Basera på behörighetsmall och välj den behörighetsmall du vill utgå ifrån. Hoppa över den här punkten om du vill skapa en helt ny behörighetsmall. 6. Klicka på Nästa. 7. Markera de funktioner som ska göras tillgängliga via behörighetsmallen. 8. Klicka på Nästa. 9. Klicka på Slutför. Guiden för administration av behörighetsmallar avslutas. Tips! Du kan också välja att redigera eller ta bort behörighetsmallar med hjälp av denna guide. 87

96 INSTÄLLNINGAR Så här knyter du användare till en behörighetsmall 1. Välj Knyt användare till behörighetsmall. 2. Klicka på Nästa. 3. Välj den behörighetsmall du vill knyta användare till. 4. Klicka på Nästa. 5. Flytta användare till Associerad med hjälp av pilknappen. Gör om detta om du vill knyta flera användare till mallen. Du kan också markera flera användare genom att hålla tangenten [CTRL] nedtryckt samtidigt som du markerar. 6. Klicka på Nästa. 7. Klicka på Slutför. Guiden för administration av behörighetsmallar avslutas. Så här skapar du en egendefinierad behörighetsprofil för en användare 1. Gå till fliken Behörighetskontroll i användarens användarinställningar. 2. Välj Anpassa. 3. Klicka på Definiera behörighetsprofil. 4. Välj Skapa behörighetsprofil och klicka på Nästa. 5. Du kan också utgå från en behörighetsmall eller en befintlig behörighetsprofil: Välj behörighetsmall om du vill basera en egendefinierad behörighetsprofil på en behörighetsmall. Välj den mall du vill utgå ifrån. Välj Annan användares behörighetsprofil om du vill basera en ny behörighetsprofil på en redan befintlig profil. 6. Markera de funktioner du vill ska vara tillgängliga för behörighetsprofilen. 7. Klicka på Nästa. 8. Klicka på Slutför om du vill avsluta guiden. 88

97 SÄKERHET Exportera behörighetskontroller till Excel: Superanvändare kan exportera behörighetskontrollerna till Excel för att få en detaljerad översikt på var användares behörighet. Rapporten visar en kolumn för varje användare, vilka behörighetsmallar som användaren är knuten till, och en detaljerad översikt på vilka behörighetskontroller detta ger användaren. Annat Under fliken Annat kan du göra flera inställningar som förenklar din start och användning av programmet. Företagsdatabas, standard: Markeras och önskad företagsdatabas väljs i rullgardinsmenyn. Den valda företagsdatabasen öppnas automatiskt efter inloggning. Språk: Alla användare kan visa programmet på sitt eget språk, under förutsättning att språket som önskas är tillgängligt. Notera att programmet måste startas om för att inställningen ska gälla. Fönster vid öppning av företagsdatabas: Ger direkt tillgång till nyckeltal för logistik, ekonomi, försäljning och allmänt för företaget. Öppna minikalender när företagsdatabasen öppnas: Markeras om du vill att en minikalender ska öppna automatiskt när du öppnar företagsdatabasen. Skiljetecken: Som standard är det markerat att programmet ska följa regionala inställningar i datorn. Om du vill ändra decimaltecknet eller tusentalsseparatorn måste alternativet att följa regionala inställningar avmarkeras och önskat tecken väljas i rullgardinsmenyn. I fältet Anteckning kan du lägga in anteckningar som berör användaren, eller användaren kan själv lägga in anteckningar. 89

98 INSTÄLLNINGAR Licensinformation Om programmet Under Hjälp Om hittar du all information om din licens och den aktiva företagsdatabasen. Här administrerar du också licenser för funktioner, användare och webbplatser. Mycket av denna information är dessutom viktig vid kontakt med vår support eller försäljningsavdelning. Vilken Version av programmet du använder har alltid betydelse för vilken lösning som finns på dina problem. Du hittar också information om vem som är Kontaktperson för ditt företag hos Mamut, samt vilken adress du vill att Mamut använder när vi kommunicerar via e-post. Du kan ändra denna information genom att klicka Registrera till höger i fönstret. När du skickar frågor till Mamut bör du alltid ange ditt Kundnummer. Antal användare med licens ger dig översikt över hur många maskiner du kan nå databasen från. I sådana fleranvändarmiljöer är det också viktigt att veta Antal inloggade användare. Detta fält fungerar också som en länk som visar dig vilka användare detta gäller. Denna översikt är användbar när du ska köra Databasverktyg, och då får inga användare vara inloggade. Du bör alltid se till att din licens förnyas innan Utgångsdatum. Du ser också hur många Företagsdatabaser din licens tillåter att du skapar. I Lista över moduler ser du vilka moduler som är tillgängliga i din version av programmet. Lista över funktioner på hemsidor ger dig också god översikt över vilka möjligheter du har på din webbplats. 90

99 SÄKERHET Administrera licensinformation Under Visa Inställningar Säkerhet Administrera licensinformation har du full översikt över alla dina licenser för webbplatser samt huvud- och tilläggsprodukter. Du kan också justera vilka datorer dina licenser ska gälla för (i fleranvändarkonfigurationer), hur tilläggsprodukterna ska fördelas och vilka av dina webbplatser som ska vara aktiva. Inställningarna kan också öppnas genom att välja Hjälp Om Administrera licensinformation. Licensstatus Fönstret öppnas med en översikt över: Huvudprodukt/Tilläggsprodukt: Namn på produkten licensen gäller. Antal licenser: Hur många användare som har tillgång till produkten. Förfallodatum: Sista dagen för användning av funktionen. Genom att förlänga serviceavtalet kan du Ladda ned en ny licensfil och förlänga förfallodatumet. Välj vad du vill göra genom valen till vänster i fönstret: Tilläggsprodukter Under Tilläggsprodukter kan du ange vilka användare och företagsdatabaser som ska ha åtkomst till eventuella tilläggsprodukter. 91

100 INSTÄLLNINGAR 1. Markera tilläggsprodukten som du vill fördela licensen för. 2. Klicka på Lägg till. 3. Markera användaren/företagsdatabasen du vill ge behörighet. 4. Klicka OK. 5. Genom att använda Ta bort kan du ta bort tidigare valda användare/företagsdatabaser. Installerade maskiner Här får du en översikt bland alla maskinen i nätverket som är knutna till databasen. Du måste ha licens för varje maskin du vill installera Mamut på. Har du använt hela det Antal licenser (under listan, i nedre delen av fönstret) kan du inaktivera maskiner som inte används, för att på så vis frigöra licenser. 1. Markera rutan i kolumnen Inaktiv, till höger om maskinen som ska inaktiveras. Det blir således inte möjligt att använda Mamut på den maskinen. 2. Installera Mamut på en ny maskin. 3. Licensen knyts nu mot den nya maskinen. Webbplatslicenser Här får du översikt bland alla dina skapade webbplatser med följande information: Webbplats: Arbetsnamnet för webbplatsen. Registrering: Internetadressen som webbplatsen är registrerad på. Typ av Webbplats: Vilken typ av licens som är knuten till webbplatsen: Ingen Webbplats: Ingen licens är knuten till webbplatsen. Webbplats: Webbplats med begränsad funktion, utan kundvagn. 92

101 SÄKERHET Komplett Webbplats: Webbplats med kundvagn. Du kan inte registrera flera webbplatser än du har licens för. Du måste därför inaktivera de webbplatser som inte används för att registrera en ny: 1. Välj företagsdatabasen du skapade den gamla webbplatsen på. Du får nu en översikt över alla webbplatser som är skapade i företagsdatabasen. 2. Välj webbplats som du vill ta bort licensen från. 3. Sätt status för webbplatsen i rullgardinsmenyn till Ingen sida. 4. Välj Företagsdatabasen som den nya webbplatsen ska skapas på. Ifall både den gamla och den nya tillhör samma företagsdatabas, kan du hoppa över den här punkten. 5. Sätt status för webbplatsen i rullgardinsmenyn till Komplett webbplats eller Webbplats, beroende på vad din licens räcker till. 6. Registrera den nya webbplatsen. Om säkerhetskopiering/backup Det kan aldrig understrykas tillräckligt hur viktigt det är med säkerhetskopiering. Användaren eller den systemansvariga, är själv ansvarig för att skapa en rutin för säkerhetskopiering av datafiler (backup). Frekvensen på säkerhetskopiering är beroende av hur ofta programmet används och på vilket sätt det används. Som huvudregel bör du ta säkerhetskopia varje dag när du är färdig med att jobba i programmet. Det är standard med en fråga om ifall du vill göra en säkerhetskopia varje gång du avslutar programmet. Svarar du Ja på frågan kommer du alltid att ha en uppdaterad säkerhetskopia tillgänglig. Observera att om du inte får någon fråga angående säkerhetskopia när du avslutar, så kan det förklaras av att inställningarna för säkerhetskopiering är ändrade. Vid en eventuell systemkrasch kan det vara både tidskrävande och svårt att rekonstruera datamängden. Vid aktivt användande av programmet rekommenderas det därför att ta säkerhetskopior dagligen. Säkerhetskopiering kan anpassas efter egna behov och lagringsmöjligheter. Det går att göra säkerhetskopior av en eller flere företagsdatabaser åt gången eller så kan de delas upp i mindre filer för att sparas på media med begränsat utrymme. Det är möjligt att skapa åtkomstkontroller, så att endast utvalda användare kan utföra säkerhetskopiering. Lagring av säkerhetskopior Säkerhetskopior kan läggas på en hårddisk, i en delad mapp i ett nätverk, eller på externt media som CD-skivor, USB-minnen, ZiP-stationer eller liknande. Det rekommenderas att du har minst en fullständig säkerhetskopia separat från den dator där programmet används ifall denna dator skulle skadas eller stjälas. 93

102 INSTÄLLNINGAR Mamut Teamwork Mamut Teamwork ger dig en säker och effektiv säkerhetskopiering, samt trygg och användarvänlig distribution av dina filer. Mamut erbjuder kostnadsfri Online Backup för alla företag och privatpersoner. Mamut Teamwork är enkel att använda och den krypterade säkerhetskopieringen görs kontinuerligt när användaren är ansluten till Internet. Tjänsten ersätter inte din säkerhetskopiering från programmet, men kan hjälpa dig med att spara säkerhetskopian du tar med hjälp av programmets egen funktion för detta, på ett säkert sätt. Läs mer här: Olika sorters säkerhetskopior Om du har markerat rutan Visa avancerade val under säkerhetskopiering i Inställningar för säkerhetskopiering, kommer säkerhetskopieringen att föregås av en guide. I programkatalogen för Mamut ligger filen Mbackup.exe. Det är ett litet program som kan köras för att ta en säkerhetskopia av databasen utan att starta Mamut. Systemfiler Programmets databas består av företagsdatabasfiler och systemfiler. Företagsdatabasfilerna innehåller data för de olika företagsdatabaserna och systemfiler innehåller data som är gemensamma för alla företagsdatabaser. Exempel på systemfiler är användarinformation och användarbehörighet. Säkerhetskopior med systemfiler kan vara av samma eller lägre version av programmet än den som är installerad. Säkerhetskopior med systemfiler som är av lägre version än programfilerna uppdateras automatiskt när de har återställts. Säkerhetskopior utan systemfiler måste vara av samma version som programmet för att kunna återställas. En sådan säkerhetskopia innehåller mindre data, och går snabbare att utföra/återställa. Återställning av säkerhetskopia Säkerhetskopiorna återställs med hjälp av en guide. Datan skrivs då över med data från säkerhetskopian, så att dina företagsdatabaser återställs till det tillstånd de var i då säkerhetskopian skapades. Data som du har registrerat efter detta försvinner. Inställningar för säkerhetskopiering Under Arkiv Säkerhetskopia Inställningar för säkerhetskopiering kan du ställa in standardvärden för säkerhetskopiering och när automatisk säkerhetskopia ska göras. Här kan du också välja om du vill visa avancerade val vid säkerhetskopiering. Avancerade val ger dig möjlighet att göra säkerhetskopior av en eller flera företagsdatabaser och bestämma om säkerhetskopian ska innehålla systemfiler, dokument och bilder för e-handel. Filen sparas där du anger att den ska sparas i inställningarna eller som standard i katalogen där programmet är installerat under Mamut/Backup. Standardinställningar Standardsökväg för säkerhetskopia: Här definierar du vilken katalog programmet ska använda vid automatisk säkerhetskopiering och föreslå vid vanlig säkerhetskopiering. Du kan antingen skriva in sökvägen direkt i fältet eller klicka på knappen Välj mapp för att definiera katalog. 94

103 SÄKERHET Visa avancerade val under säkerhetskopiering: Du kan bestämma om val för avancerad säkerhetskopiering ska visas när säkerhetskopian görs. Avancerad säkerhetskopiering gör det möjligt att bestämma vad som ska ingå i säkerhetskopian från gång till gång. Det här valet är standard vid nyinstallation och uppdatering. Automatisk säkerhetskopia Automatisk säkerhetskopiering när programmet avslutas: Här kan du välja om automatisk säkerhetskopiering ska göras när programmet avslutas. Den automatiska säkerhetskopieringen utförs endast vid avslut av programmet. Har du till exempel angett att den ska göras en gång per vecka, så kommer systemet att föreslå att göra en säkerhetskopia nästa gång du avslutar programmet efter det att en vecka har gått. Ange inställningar för säkerhetskopiering: Du kan också välja om du vill göra en säkerhetskopia av alla data under programmets dataområde eller bara av företagsdatabaserna utan dokument och bilder. Fråga om automatisk säkerhetskopia ska göras: Markera det här alternativet om du vill få en fråga om automatisk säkerhetskopiering ska göras när programmet avslutas. Alternativt tas en säkerhetskopia utan att det kommer en fråga, ifall detta valdes ovanför. Antal automatiska säkerhetskopior som ska sparas: Här kan du välja hur många säkerhetskopior programmet ska ta vara på innan den äldsta raderas för att ge plats för nya. Det rekommenderas att du sparar minst 5 säkerhetskopior bakåt. Testa säkerhetskopia Som standard är det markerat Utför test både vid säkerhetskopiering och vid tillbakaföring. Systemet ger då besked om det upptäcks att säkerhetskopian inte gjordes på et bra sätt. Testen tar lite längre tid, men trots det så rekommenderas det att funktionen är på, så att du kan skapa en ny säkerhetskopia om ett fel skulle uppstå. 95

104 INSTÄLLNINGAR Skapa säkerhetskopia Välj Arkiv Säkerhetskopia Skapa Säkerhetskopia för att starta säkerhetskopieringen. Ifall du har markerat rutan Visa avancerade val under säkerhetskopiering i Inställningar för säkerhetskopiering, kommer säkerhetskopieringen att föregås av en guide. I första steget av guiden väljer du antingen: Standard säkerhetskopia Tar en kopia av alla företagsdatabaser, dokument och systemfiler. Avancerad säkerhetskopia Anledningen till att göra en avancerad säkerhetskopia kan variera. Det ger möjlighet att urskilja företagsdatabaser, samt utelämna en del data. Under avancerad säkerhetskopiering kan du välja: Vilka företagsdatabaser som ska ingå i säkerhetskopian. Om säkerhetskopian ska innehålla Systemfiler, Dokument eller Bilder för näthandel. På så sätt kan säkerhetskopian bli mindre och den kan också utelämna information som inte är fördelaktig att ha i just den aktuella säkerhetskopian. Det rekommenderas att den rutinmässiga säkerhetskopian, som borde göras var dag, innehåller alla data. Säkerhetskopia till bokföringsbyrån: Den här funktionen är endast tillgänglig om du har licens för redovisningsfunktionalitet inkluderat i din programvarulicens. Vill du skicka en kopia till revisorn, ekonomiansvarig eller någon annan, så kan du skapa en skräddarsydd säkerhetskopia för detta. Valet ger dig möjlighet att välja vilka företagsdatabaser som ska tas med i säkerhetskopian. Endast den eller de företagsdatabaser som du markerar kommer med. Har du många kan du enkelt markera alla genom att klicka på knappen för det. Så här förbereder du för säkerhetskopiering 96

105 SÄKERHET 1. Gör inställningar för säkerhetskopian: Beskrivning: Välj beskrivning i rullgardinsmenyn eller skriv in det i listan. Beskrivningen kan hjälpa dig återställa rätt säkerhetskopia om det skulle vara aktuellt. Det här valet kan inte ändras om du har valt Säkerhetskopia till Bokföringsbyrån. Sökväg till säkerhetskopian: Välj sökväg till säkerhetskopian om den föreslagna sökvägen inte är den du vill använda. Dela upp filen i flera delar: Välj den här om du vill dela filen i mindre delar, till exempel om du ska spara den på USB-minne, diskett eller bifoga den till ett e-postmeddelande. Om du väljer att säkerhetskopiera till en diskettenhet (A:\ eller B:\) kan du välja att formatera disketterna innan säkerhetskopieringen. 2. Klicka på slutför om du vill starta säkerhetskopieringen. Säkerhetskopian sparas med den sökväg du har valt och testas därefter för att bekräfta att allt är i ordning. 97

106 INSTÄLLNINGAR Obs! Säkerhetskopiering kan ta lång tid. Du får besked när kopieringen är klar, med information om var kopian är sparad, vilka företagsdatabaser som är kopierade till vilka filer. När du klickar Stäng i statusfönstret öppnas Företagsdatabaslistan och du kan logga in i systemet igen eller Avbryta och avsluta programmet. Återställ säkerhetskopia Du återställer säkerhetskopian med hjälp av en guide. Obs! Säkerhetskopior utan systemfiler måste vara av samma version som programmet för att de ska kunna återställas. Läs mer om detta i avsnittet "Om säkerhetskopiering". På skärmbilden för återställning kan du se mer om Befintlig säkerhetskopia och Extern säkerhetskopia. Så återställer du en befintlig säkerhetskopia 1. Välj Arkiv Säkerhetskopia Återställ säkerhetskopia 2. Välj Återställ en befintlig säkerhetskopia från detta system och klicka på Nästa. 98

107 SÄKERHET 3. Välj vilken av de befintliga säkerhetskopiorna du vill återställa. Klicka på Detaljer om du vill ha mer information om säkerhetskopian. Du kan också hämta in en säkerhetskopia till listan genom att klicka på knappen Bläddra. 4. Klicka på Slutför. 5. Klicka på Ja om du får frågan om du vill skriva över befintliga data. Du får frågan om säkerhetskopian innehåller systemfiler eller en företagsdatabas som redan finns i din databas. Säkerhetskopian återställs. Detta kan ta tid, särskilt om datamängden är stor.. Så återställer du en extern säkerhetskopia 1. Välj Arkiv - Säkerhetskopia - Återställ säkerhetskopia. 2. Välj Återställ en extern säkerhetskopia och klicka på Nästa. 3. Ange sökvägen till den säkerhetskopia du vill återställa. 99

108 INSTÄLLNINGAR 4. Skriv in sökvägen direkt eller klicka på Bläddra om du vill hämta upp säkerhetskopian. Genom att klicka på Detaljer kan du få mer information om säkerhetskopian. 5. Klicka på Slutför om du vill starta återställningen av säkerhetskopian. 6. Svara Ja på frågan om du vill skriva över för att återställa säkerhetskopian. Säkerhetskopian återställs. Detta kan ta tid, särskilt om datamängden är stor. 100

109 RAPPORTER RAPPORTER Från detta fönster kan du redigera och anpassa rapporter och etiketter genom att klicka på knappen Rapport-/Etiketteditor. Du kan även använda guiden för att Sätt in logo på utskrifter. Vidare kan du definiera hur namn och adresser ska visas på alla rapporter genom att klicka på Adressinställningar. Läs mer om Rapporter i eget kapitel. ÖVRIGA INSTÄLLNINGAR Under Övriga inställningar hittar du gemensamma register och länkar till andra program (till exempel Microsoft Office). Landregister I Landregistret kan du specificera registreringssätt för adresser och koder i de olika länderna. Ifall du har behov av att göra ändringar för ett land kan du markera landet i listan och klicka på Ändra. Nu kan du ändra Namn, Landskod, Antal tecken i postnumret och Anpassa adress. Klickar du på knappen kan du definiera hur adresser, kontaktnamn och kontaktpersoner ska visas på alla rapporter. 101

110 INSTÄLLNINGAR Postnummerkatalog I Postnummerkatalogen kan du lägga in postnummer för olika orter så att de registreras automatiskt i programmet. Så här lägger du till ny ort 1. Klicka på knappen Ny om du vill registrera ett nytt nummer eller en ny ort. Då öppnas fönstret Ort. 2. Skriv in nytt postnummer, ort och land. 3. Klicka på OK. Andra program I inställningsfönstret för Andra program görs inställningar för Microsoft Office-program som är integrerade med programmet. Dessutom görs inställningar för telefon/fax, e-post och listseparator. Installerade program: Visar vilka program du har installerat och som är integrerade med ditt program. Om informationen som visas inte stämmer överens med det som faktiskt är installerat på din arbetsstation, kan du klicka på Sök för att uppdatera informationen. Du kan även dubbelklicka på den aktuella raden och manuellt göra ändringar. Datamapp: Visar platsen för programmets databas. Databasen innehåller all data som är registrerad i programmet. Vid säkerhetskopiering är det databasen som kopieras. Telefon/fax: Här kan du välja drivrutiner skrivare till fax och eventuellt lägga in nummer för att nå ut på linjen. Den drivrutin som läggs in används vid utskrift till fax. 102

111 ÖVRIGA INSTÄLLNINGAR TAPI: Om du har drivrutiner för TAPI 3.0 eller högre installerade i din dator kan du markera att TAPI ska användas och ringa ut direkt från programmet. Du kan eventuellt välja Skype som program för telefonsamtal direkt från programmet. Läs i hjälpfilerna för mer information om integrationen med Skype. E-post: Markeras om du har ett MAPI-baserat e-postprogram installerat. Markera även detta alternativ om du vill använda RTF (Rich Text Format) vid redigering av e-post som du skapar via programmet. Listseparator: Här kan du ändra listseparator. Det är viktigt att listseparatorn i programmet är densamma som specificerats i Regionala inställningar i Windows. I annat fall blir det problem vid bland annat koppling av dokument. 103

112 INSTÄLLNINGAR DATABASVERKTYG För underhåll att databasen har du ett flertal nyttiga databasverktyg. Några av verktygen är skyddade med lösenord för att skydda systemet mot fel användning, och några är enbart tillgängliga för supportcentran och auktoriserade återförsäljare. Du hittar funktionerna under Arkiv Databasverktyg. Installera exempeldatabasen I exempeldatabasen kan du testa funktionaliteter utan att det påverkar ditt egen företagsdata. Du kan också utvärdera nya produkter och tilläggspaket, innan du eventuellt beställer dem. Omindexering När du väljer omindexering kommer systemet att bygga upp indexfilen på nytt. Speciellt i nätverk är detta ett viktigt verktyg eftersom filer och data enkelt kan hamna i dålig ordning. Vid en oväntad avstängning av programmet kan indexfilerna förstöras, och då kan du göra en Omindexering för att korrigera detta. Kontrollera datastruktur Vid en oväntad avstängning av programmet, till exempel vid strömavbrott eller liknande, kan viktiga datafiler förstöras. Funktionen Kontrollera datastruktur går igenom dina data och letar efter fel, och korrigerar automatiskt fel där det är möjligt. Gå till... Funktionen öppnar olika områden av systemprogrammappen på din dator, vilket är där programfilerna är installerade. För support Innehåller funktioner som endast används av supportcentran. Översätt databas Verktyget översätter språket i systemtabellerna till rådande språk. Det kan vara aktuellt att använda om du vid installationen har ändrat språk i programmet. Företagshantering Med hjälp av Företagshantering kan du sätta upp konton i kontoplanen till flera företagsdatabaser/klienter samtidigt. Detta är en viktig funktion om du har många företagsdatabaser som har likadana eller liknande kontoplaner. Ladda ner systemuppdatering Programvaruleverantören erbjuder med jämna mellanrum systemuppdateringar för nerladdning via Internet. Databasverktyget Ladda ner systemuppdateringar används för detta ändamål. Verktyget är endast tillgängligt för systemadministratörer. 104

113 5 Rapporter Rapportmodulen innehåller ett stort urval rapporter som kan skräddarsys efter ditt företags behov. I detta kapitel kan du läsa om hur dessa möjligheter används med hjälp av rapportredigeraren som finns under Inställningar. Vi kommer att gå igenom grundläggande rapportredigering och förklarar bland annat utökning och flyttning av fält, hur du lägger in företagets logo och hur du importerar originalrapporter. Innehåll Rapportmodulen 106 Favoritrapporter Inställningar favoritrapport Inställningar rapportbunt Rapport/Etiketteditor Sätt in logo på utskrifter Adressinställningar Rapportredigering Etikettredigering Det här kapitlet innehåller också information om hur du justerar höjd och bredd på etiketter. Genom sådana justeringar kan utskrifterna bli exakt som du vill ha dem. Det är egna inställningar för adresser och för guiden som sätter in logo på utskrifter. Dessa beskrivs i kapitlet Inställningar. 105

114 RAPPORTER RAPPORTMODULEN I rapportmodulen ligger alla rapporter som du kan skriva ut. Undantaget är rapporter som endast kan skrivas ut från bestämda moduler, som till exempel beställningar och fakturor. Rapportmodulen innehåller många rapporter och är därför indelad i moduler. Förutom modulerna finns det ett val för Favorit, Senaste 20 och Journaler. Under favorit kan du lägga upp rapporter som du vill skriva ut ofta, antingen en och en, eller i så kallade buntar. Senaste 20 visar de senaste 20 rapporter som användaren har skrivit ut från företagsdatabasen. Under Journaler ligger viktiga journaler som måste skrivas ut på skrivare för att verkställas. Vill du begränsa åtkomsten för rapporter för enskilda användare så gör du det genom behörighetskontroll. I rapportmodulen kan du välja om du vill skriva ut Gemensamma rapporter eller Företagsrapporter. Gemensamma rapporter är orginalrapporter som följer med programmet och är lika för alla företagsdatabaser. Företagsrapporter är kopior av de föregående, men redigerade efter egna önskemål. Du kan redigera rapporter direkt från rapportmodulen genom att markera rapporten och klicka på Ändra. Vill du istället öppna rapporteditorn kan du klicka Gå till rapport-/etiketteditor. Hur kommer du dit? Du kan öppna rapportmodulen från menyn Arkiv Skriv ut. I vissa moduler finns det möjlighet att välja rapporter som: Visa Kontakt Rapporter. Detta fönster är fokuserat på de relevanta rapporterna för modulen. I några fönster leder skrivarikonen dig till ett fönster som öppnar rapportmodulen. 106

115 FAVORITRAPPORTER Favoritrapporter Rapporterna du skriver ut ofta kan läggas upp som favoritrapporter. Du kan definiera ett fast urval för rapporten och ge den ett eget namn och en beskrivning. Rapporten skrivs därefter enkelt ut direkt från fliken Favorit i Rapportmodulen. Rapporterna kan också samlas i buntar för att effektivisera utskrift av flera rapporter eller för att öka översikten i fönstret. Innan du kan justera inställningarna för en favoritrapport måste du ange att rapporten är en favorit. Därefter kan du markera rapporten och klicka Inställningar. Så här skapar du en favoritrapport Metod 1 1. Sök fram rapporten du vill lägga till som favorit. 2. Högerklicka på rapporten. 3. Välj Lägg till som favoritrapport. Metod 2 1. Välj fliken Favorit. 2. Klicka Ny Favoritrapport. 3. Välj rapporten som ska läggas till. Inställningar favoritrapport Välj Favorit på rapportmenyn till vänster och markera rapporten du vill ändra inställningarna för i listan. Då kan du klicka på knappen för Inställningar favoritrapport i verktygsfältet. Fönstret ger dig följande möjligheter: Systemets rapportnamn: Här kan du välja vilken rapport som ska läggas upp, om du inte redan har gjort det. Lägg märke till att ett eventuellt fast urval kommer att tas bort om du ändrar rapport. Eget rapportnamn: Ange gärna ett eget namn för rapporten när den visas som Favoritrapport. Låt gärna ett eventuellt fast urval återspeglas i namnet. Anteckningar: Här kan du ändra eller fylla i ytterligare information om rapporten. Noteringarna visas i fältet Beskrivningar under fliken Favorit. Ange urval för rapport: Om du vill ha ett fast urval på rapporten när den skrivs ut från fliken Favorit kan du ange det här. Du kommer ändå att få möjlighet att justera urvalet varje gång du skriver ut dem. Ingår i rapportbunt: Gäller bara favoritrapporter som har skapats i samband med Rapportbunten. Fältet kan inte ändras. 107

116 RAPPORTER Så här skriver du ut en rapport 1. Markera rapporten du vill skriva ut. 2. Välj om du vill skriva ut Företagsrapporter eller Gemensamma rapporter. 3. Välj vilken Sortering du vill ha på rapporten. 4. Välj vilket media du vill skriva ut rapporten till under Skicka till. Du kan välja mellan Förhandsvisning, Rutnät, Skrivare, Fil, Fax, E-post, PDF eller HTML. 5. Klicka på Skriv ut. Beroende på vilken rapport du skriver ut kan du nu ange ett urval för vilka data som ska med i rapporten. Tips! Du kan kontrollera Resultat och Balans baserade på verifikat som du har registrerat i verifikatregistrering innan du överför till huvudboken. Du bestämmer formen för utskriften i urvalsfönstret i rapportmodulen och kan välja mellan Huvudbok, Verifikatsregistrering eller båda delarna. Så här skriver du ut en favoritrapport 1. Välj fliken Favorit. 2. Välj rapporten du vill skriva ut. Du kan också välja en rapport från ett rapportpaket. 3. Klicka på Skriv ut. Rapporten skrivs nu ut, eventuellt med det fasta urval som har sparats med favoritrapporten. 108

117 FAVORITRAPPORTER Inställningar rapportbunt Innan du kan justera inställningarna för en rapportbunt måste du skapa en. Sedan kan du klicka Inställningar och göra ändringar. Så här skapar du en rapportbunt 1. Välj fliken Favorit. 2. Klicka på Ny rapportbunt. Detta öppnar fönstret Inställningar rapportbunt. 3. Skriv in ett beskrivande Namn på rapportbunt. 4. Ge kompletterande information om rapportbunten under Anteckning. Noteringarna visas i fältet Beskrivning när du väljer rapportbunten under fliken Favorit. 5. Flytta rapporterna som ska ingå i paketet från fönstret Ej inkluderad till fönstret Inkluderad. Detta görs genom att dubbelklicka på rapporterna i listan till vänster eller genom att markera dem och klicka på pilarna mellan de två fälten. 6. Klicka på OK. Rapportbunten läggs upp under Favorit med översikt över alla rapporterna som ingår i bunten. 7. Redigera rapporterna i bunten var för sig, om du vill. 109

118 RAPPORTER Så här skriver du ut en rapportbunt 1. Välj fliken Favorit. 2. Välj de rapportbunt du vill skriva ut. 3. Klicka på Skriv ut. Alla rapporterna i paketet skrivs ut, var och en av dem med det fasta urval som eventuellt har sparats med varje rapport. Rapport/Etiketteditor Under Visa Inställningar Rapporter Rapport/Etiketteditor kan du redigera och anpassa rapporter. Du kan bland annat lägga in företagets logo, förstora, flytta eller ta bort fält för data i rapporten. Rapporterna är uppdelade i en flik för vanliga Rapporter och en för Etiketter. Dubbelklicka på rapporten eller etiketten du vill redigera eller välj raden och klicka Ändra. Du får då upp editorn med den rapport du valde. Här kan du lägga in företagets logo eller flytta, ta bort och ändra i fälten. Viktigt För att du ska kunna skriva ut rapporterna som du har redigerat måste du välja att skriva ut Företagsrapporter och inte Gemensamma rapporter. Så bestämmer du att standard rapportområde ska vara företagsrapporter 1. Välj Visa och klicka Inställningar. 2. Klicka på Användare. 3. Välj fliken Inställningar per modul. 4. Klicka på knappen Rapporter. 5. Ändra standard rapportområde till Företagsrapporter istället för Gemensamma rapporter. 110

119 RAPPORT/ETIKETTEDITOR Sätt in logo på utskrifter Med hjälp av guiden för att sätta in en logo på rapporter kan du på ett enkelt sätt infoga en logo och eventuellt ta bort information som redan finns på rapporten. Tips! För bästa möjliga resultat är det viktigt att storleken på din logo inte överstiger 120 x70 pixlar. Så här infogar du en logo 1. Skriv in Sökvägen till bildfilen eller klicka på sökknappen för att söka dig fram till filen. 2. Klicka på Nästa. 3. Välj vilken rapport logon ska infogas på genom att markera önskad rapport i fältet Behandlas inte och klicka pilknappen. Rapporterna flyttas över till fältet Behandlas. 4. Klicka på Nästa. 5. Välj var på rapporten logon ska infogas samt vilka fält som ska tas bort i rapporten. Dessa val görs genom att kryssa för alternativen som visas. 6. Klicka på Nästa. 7. Här visas det i vilka rapporter som logon infogats. Om du valt att ta bort fält på rapporterna så är det bra att gå in och redigera dessa då det ofta skapats mellanrum mellan fälten på rapporterna. På vissa rapporter kan texten Utrymmeskonflikt visas. Anledningen till detta är att logon lagt sig över andra fält på rapporten. För att redigera rapporten gör du följande: a. Markera rapporten som ska redigeras. b. Klicka på Redigera. c. Flytta logon eller de fält som ligger fel. d. Spara och stäng fönstret. Om redigeringen var lyckad har nu texten Utrymmeskonflikt försvunnit. Står den kvar redigerar du rapporten igen tills dess att utrymmeskonflikten är borta. 111

120 RAPPORTER 8. Klicka på Slutför för att slutföra processen. Adressinställningar I det här fönstret definierar du hur adresser, kontaktnamn och kontaktpersoner ska visas på alla rapporter. Observera att du inte ska skriva in faktiska adresser här - det är bara referenser som används. Så här ändrar du inställningarna 1. I fältet för Land väljer du ett land, till exempel Sverige. 2. I rullgardinsmenyn Namn väljer du vilken referens (vilket värde) du vill infoga. Genom att först välja önskat värde här och sedan klicka på knappen Klistra in, läggs det aktuella värdet in. Du kan hela tiden se resultatet i fältet under rullgardinsmenyn. Du kan enkelt radera fält genom att markera dem och trycka på Delete på tangentbordet. 3. På samma sätt kan du ange hur adressen ska visas. Det görs i rullgardinsmenyn för Adress. 4. Klicka på OK när du har lagt in önskad information. Verktygsfältet i rapporteditorn Verktygsfältet ger dig ytterligare alternativ för administration av rapporterna. (Håll markören över varje knapp för att se namnet som används i beskrivningen nedan): Redigera konstanter: Öppnar en lista över etiketter eller fältbeskrivningar som kan användas i rapporterna. Här kan du också redigera texten som ska vara med. 112

121 RAPPORT/ETIKETTEDITOR Kopiera skrivarinställningar från Kontaktlista: Alla rapporter kommer nu att få samma pappersstorlek, papperskvalitet och upplösning som inställningarna du angett för rapporten Kontaktlista. Du kommer också att få frågan om du vill kopiera information som skrivarrutiner/- namn. Detta kommer i så fall att skriva över inställningarna för standardskrivare. Ta bort skrivarinställningar för vald rapport: Skrivarinställningarna för den valda rapporten tas bort och anges till skrivarinställningarna för Windows. Importera rapportfil: Hämtar en ny originalrapport. Kommer att vara aktuellt om något har gått fel vid redigeringen eller om du bara vill starta om. Exporterar rapportfil: Kopierar rapportfilerna för den aktuella rapporten till ett annat, valfritt område, om du till exempel vill ta vara på den ändrade rapporten på ett annat område/medium (till exempel disketter). Kopierar företagsrapport till alla andra företag: Kopierar ändringen från rapporten till alla andra företagsdatabaser. Obs! För att du ska kunna skriva ut rapporterna som du har redigerat måste du välja att skriva ut Företagsrapporter och inte Gemensamma rapporter. 113

122 RAPPORTER Rapportredigering Genom att redigera en rapport kan du lägga in företagets logo, förstora, flytta eller radera fält för data i rapporten. Du redigerar en rapport genom att markera den i Rapportmodulen och klicka Ändra eller via Rapport/Etiketteditor och klicka på Ändra i verktygsfältet. Rapporten är uppdelad i flera områden eller fält. Dessa fält kan bestå av en eller flera rader eller vara helt tomma. I fälten finns det ramar med koder för olika typer eller grupper av information som ska vara med i rapporten. För dessa ramar kan man ändra position, storlek och liknande. Det är också möjligt att ta bort hela ramen. Informationen som ramen representerar kommer då inte med på utskriften. Nedan hittar du korta beskrivningar av olika handlingar: Så här infogar du en logo 1. Klicka på OLE i rapporteditorn. 2. Rör markören över rapporten. Pilen har nu förändrat sig till ett kors. 3. Klicka och håll musknappen där du vill ha det ena hörnet av logon. 4. Dra musen (medan du håller musknappen nere) till området du vill ha det diagonalt motsatta hörnet. 5. Släpp musknappen. Fönstret Report Picture öppnas. 6. Klicka på Browse och leta dig fram till katalogen där logon (bildfilen) ligger. 7. Markera filen och klicka på OK. 8. Välj hur bilden ska anpassas till ramen: Clip picture: klipper bilden så att den passar i ramen. 114

123 RAPPORT/ETIKETTEDITOR Scale picture, retain shape: förstorar/förminskar bilden men behåller formen. Scale picture, fill the frame: förstorar/förminskar bilden men fyller ramen helt ut till alla kanter. Bilden är inte inklistrad i rapporten, det ligger bara en referens till filen som innehåller logon. Detta betyder att om du tar bort eller flyttar filen (eller katalogen den ligger i) så försvinner logon också från rapporten. Du bör alltså spara filen i en mapp där den inte riskerar att bli raderad. Sätt in logo på utskrifter Se även kapitlet Sätt in logo på utskrifter. Här finns en guide för att sätta in logo på rapporter. Så här förstorar du fält 1. Klicka på det fält du vill förstora. Ramen runt fältet visar små svarta fyrkanter som du kan dra i. 2. Klicka och håll ner musknappen och markera fyrkanten som är: På sidan av ramen: för att förstora ramen på den sidan. I hörnet: för att förstora ramen på två sidor. 3. Se till att ändringarna sparas genom att välja File/Save (Arkiv/Spara). Så här tar du bort fält Innan du tar bort fält bör du ta reda på vad som är syftet med de olika fälten på den aktuella rapporten. Det kan vara bra att ha en tidigare utskrift för jämförelse när rapporten ska redigeras. 1. Klicka på fälten du vill ta bort. Om du vill ta bort flera fält kan det göras på två sätt: Håll ner Shift-knappen på tangentbordet och klicka på de fält du vill markera med vänster musknapp. Placera markören intill men utanför de aktuella fälten. Tryck så ner vänster musknapp och dra markören över fälten som ska markeras. 2. Tryck Delete på tangentbordet. Fältet kommer då att tas bort från rapporten. Så här kopierar du fält 1. Högerklicka på fältet du vill kopiera. 2. Välj Copy. 3. Högerklicka där du vill klistra in bilden. 4. Välj Paste. Så här flyttar du fält Du kan använda rapporteditorn för att flytta fält på två olika sätt: Dra fältet med musen, 115

124 RAPPORTER eller- Markera ett fält och använd piltangenterna på tangentbordet för att flytta det dit du vill. Det första sättet är bra om du vill göra en större justering, till exempel flytta logon från mitten till toppen av rapporten. Det andra sättet passar bäst om du bara vill göra en liten justering. Exempel: om alla fält på en faktura har skrivits ut 1 cm för högt upp på sidan kan du markera fälten och använda pilknappen för att flytta allt 1 cm nedåt. 1. Klicka i fältet du vill flytta. 2. Om du vill flytta mer än ett fält kan du använda en av dessa metoder: Håll ner Shift-knappen på tangentbordet och använd vänster musknapp för att markera de aktuella fälten. - eller Placera markören intill, men utanför de aktuella fälten. Klicka därefter med vänster musknapp och markera fälten som ska flyttas. 3. Flytta de valda fälten dit de ska genom att dra dem med markören eller genom att använda pilknapparna på tangentbordet. 116

125 RAPPORT/ETIKETTEDITOR Etikettredigering Det finns en rad olika etiketter som du kan använda till adresser, produkter eller telefonregister. Genom inställningar för etiketter kan du justera höjd, bredd och mellanrum så att utskrifterna passar till etiketterna. Så här justerar du placeringen på etiketten 1. Markera etiketten som ska ändras. 2. Klicka på Redigera. Då öppnas etiketteditorn. 3. Klicka och håll på ramen i fönstret. 4. Dra ramen till önskad placering. 5. Klicka på OK. Så här justerar du höjd 1. Markera etiketten som ska ändras. 2. Klicka på Redigera. Då öppnas etiketteditorn. 3. Dubbelklicka på Detail. 117

126 RAPPORTER 4. Mät den exakta höjden på en av etiketterna du ska skriva ut på med en linjal. 5. Skriv in antal centimeter i fältet Height. 6. Klicka på OK. Så här justerar du bredd 1. Markera etiketten som ska ändras. 2. Klicka på Redigera. Då öppnas etiketteditorn. 3. Klicka på File och välj Page setup i menyn. Fönstret Page setup öppnas. 4. Mät den exakta bredden på en av etiketterna du ska skriva ut på med en linjal. 5. Skriv in antal centimeter i fältet Width. 6. Mät mellanrummet mellan etiketterna du ska skriva ut på, om det finns. 7. Skriv in måttet i fältet Spacing. 8. Mät vänstermarginalen på etiketten du ska skriv ut på, om det finns. 9. Skriv in måttet i fältet Left margin. 10. Klicka på OK. 118

127 6 Urval För att kunna använda funktionen Urval måste du registrera information i ett eller flera fält, så att du kan filtrera fram önskade upplysningar. Med verktyget kan du söka igenom alla moduler och hitta praktiskt taget all information du söker, om du har registrerat korrekta sökkriterier. I många fönster finns det rullgardinsmenyer som sorterar poster med bland annat status som underlag. Sådana urval beskrivs i de enskilda kapitlen. I det dagliga arbetet kan det vara viktigt att hitta till exempel rätt kontakter så fort som möjligt. I detta kapitel beskrivs hur sök fungerar. Innehåll Inledning 120 Urval 121 Sök Fälten i Sök och Urval Knapparna i verktygsfältet Avancerat urval Fliken Standard i avancerat urval Fliken Utökat i avancerat urval Exempel på avancerat urval Exempel på avancerat urval Guide för kontakturval

128 URVAL INLEDNING Hur kommer du dit? Du kommer till Urval på tre olika sätt Klicka på knappen Urvalsinställningar i verktygsfältet högst upp på kontaktkortet. Gå till Visa menyn och välj Guide för kontakturval. Gå till Arkiv menyn och välj Skriv ut. Då öppnas rapportmodulen. När du sedan klickar på Skriv ut öppnas fönstret Urval. Observera Vilka fält som visas i urvalsfönstret beror på varifrån fönstret öppnas. Urval av/på När du sätter på urval genom urvalsinställningarna bestämmer du t.ex. att en lista bara ska visa några av posterna som är tillgängliga. I fönstret där det är möjligt att sätta urval finns det därför också en knapp i verktygsfältet där du kan stänga av urvalet igen, så att alla posterna visas. Knappen för detta heter Urval av/på. Sök Sök hittar du även i verktygsfältet. 120

129 URVAL URVAL I alla moduler kan du förenkla registrerings- och hämtningsprocesser genom att endast hämta ett bestämt urval. Du anger då ett eller flera kriterier som enheterna ska uppfylla, för att de ska tas med i urvalet. Fönstret Urval används vid flera tillfällen Klicka på knappen Urvalsinställningar i verktygsfältet längst upp i modulen eller i listan du arbetar. Klicka på Skriv ut i Rapportmodulen. Då öppnas urvalsfönstret. Klicka på Fler kriterier bredvid Sök. Gå till Visa-menyn och välj Guide för kontakturval. Hur fönstret ser ut beror på vilken modul du gör urvalet för. Ett gemensamt drag är dock att du kan välja de allra flesta fälten i modulen tillsammans med fält från andra, integrerade moduler. Med tre kriterier kan du till exempel hitta alla kontakter(1) som du har sålt en viss produkt(2) till under den senaste månaden(3). Med hjälp av Guide för kontakturval kan du ange fasta urval som du sedan ofta kan köra. För varje gång du kör urvalet kan du dessutom välja mellan flera aktiviteter som du kan använda urvalet till. 121

130 URVAL Så här ställer du in urval 1. Öppna urvalsmodulen på ett av de sätt som beskrivs ovan. 2. Ange de kriterier som ska väljas i de aktuella fälten. 3. Ange eventuellt sammansatta kriterier under fliken Avancerat. 4. Klicka på Visa urval. Då visas en översikt över enheterna som ingår i urvalet. Om urvalet är för smalt/brett kan du gå tillbaka till urvalsfönstet och kriterierna och göra om proceduren. 5. Klicka på Spara i verktygsfältet om du vill kunna använda detta urval senare. 6. Klicka på OK för att verkställa urvalet. a. Urvalet du har gjort skrivs nu ut i rapportmodulen. b. Om du har gjort urvalet i en modul, är Urval av/på aktiverat och du kan bläddra fram och tillbaka i urvalet. Sök Om du vill hitta en speciell kontakt som du inte hittar i kontaktlistan, kan det löna sig att köra en sökning efter enkla kriterier. Med sök i kontaktmodulen kan du dessutom söka på information om kontaktpersoner om du inte vet vilken kontakt personen är registrerad på. Så här söker du 1. Klicka på Sök i modulen som du ska använda funktionen i. 2. Välj Sökningsunderlag, om sådant finns tillgängligt (gäller kontaktregistret där du kan välja mellan Kontakt, Kontaktperson eller båda samtidigt). 3. Ange kriterierna du söker efter. Fälten fungerar på samma sätt som vid Urval. Om kriteriet du söker inte är tillgängligt kan du klicka på Flera kriterier så att du får tillgång till alla sökbara fält. 4. Klicka på Sök. En lista över alla kontakterna som uppfyller de angivna kriterierna visas. 5. Välj en av kontakterna och klicka på Gå till Kontakten hämtas nu upp från kontaktregistret. Har du flera träffar i sökningen kan du bläddra fram och tillbaka med knapparna Nästa och Föregående. 122

131 URVAL Fälten i Sök och Urval Med hjälp av Sök och Urval kan du välja bland lika många fält som det finns registreringsmöjligheter för data i modulen. Här nedan följer en beskrivning på de olika sätten som du kan ange kriterier på. Fritextfält Fritextfälten är öppna så att du kan skriva in ett önskat urvalskriterium. Alla sådana fält följs av en rullgardinsmeny med tre olika alternativ: Börjar med: urvalet ska börja med den eller de bokstäver eller det eller de ord som du skriver i fritextfältet. Exakt: fältet i urvalet ska exakt motsvara de bokstäver/ord som du har skrivit in i fritextfältet. Innehåller: fältet i urvalet ska innehålla bokstäverna/orden som du skriver in i fritextfältet, men det kan också innehålla andra bokstäver/ord. Rullgardinsmenyer I rullgardinsmenyerna finns flera alternativ och du kan bara välja ett av dem. Från till-fält I från till-fält kan du göra urval från en siffra (i fältet till vänster) till en annan. Allt från och med och till och med dessa siffror kommer med i urvalet. Om du vill söka bara på en siffra skriver du in samma siffra i båda fälten. Om du skriver in en siffra endast i det vänstra fältet sker urvalet från och med denna siffra och genom hela registret. 123

132 URVAL Kryssrutor Genom att markera kryssrutor anger du vilka kategorier urvalet ska ingå i. Du kan markera flera kryssrutor samtidigt om du vill. Radioknappar Radioknapparna liknar kryssrutor på så sätt att du anger ett bestämt värde för urvalet men du kan bara välja ett alternativ. Sökknappar När du klickar på sökknappar öppnas ett fönster med komplett översikt över data. Från denna översikt väljer du det objekt som du vill sätta in i det aktuella fältet. Klicka sedan på OK. 124

133 URVAL Knapparna i verktygsfältet Följande knappar finns i verktygsfältet överst i fönstret Urval Ny: All information som tidigare har registrerats tas bort. Fälten är tomma så att du kan lägga in nya urvalskriterier. Öppna det sparade urvalet: Ett urval som du tidigare har sparat öppnas. Öppna senast använda urval: Varje gång du stänger Urval sparas innehållet automatiskt även om du inte klickar på knappen Spara. Det är bara det senast använda urvalet som sparas automatiskt. Om du vill spara fler urval måste du spara dem med funktionen Spara i urvalsfönstret. Obs! Om du öppnar ett urval i en annan modul än den som du skapade urvalet i, visas endast de kriterier som finns i båda modulerna. Spara: Om du har redigerat ett befintligt urval, kan du också välja Spara som nytt. Visa val: De kontakter som stämmer med urvalskriterierna visas. Lägg också märke till knappen Urval av/på i den modul du skapade urvalet för. Klicka på Urval av/på när du vill aktivera/inaktivera urvalet. Andra flikar Vilka ämnesflikar som är tillgängliga beror på vilket fönster du har öppnat Urvalsfönstret i. Har du t.ex. öppnat det från Kontaktuppföljning, kommer du att få upp ämnesfliken som är relevant för kontaktuppföljning. Här kan du sätta kriterier för vilka kontakter som du vill hitta med hjälp av ditt urval. 125

134 URVAL Avancerat urval På fliken Avancerat kan du ställa samman flera kriterier till mer komplexa, logiska urval (Boolean). Det går bra att ange avancerade kriterier i kombination med fält från de andra flikarna i fönstret Urval. Du kan både ange kriterier som "A eller B" eller med parenteser som "A eller (B och C)". Avancerat urval 1. Klicka på Ny för varje kriterium du anger för urvalet. Då öppnas en guide som ger dig hjälp genom processen. 2. Klicka på plustecknet (+) till vänster om den modul där variabeln finns. 3. Välj vilken variabel du ska ange ett kriterium för. 4. Klicka på Nästa. 5. Välj mellan och/eller som prefix till kriteriet, tillsammans med villkoret som ska uppfyllas på fliken Standard. 6. Om du vill lägga in en parentes före eller efter kriteriet gör du detta på fliken Utökat. 7. Klicka på OK. Då läggs kriteriet in i listan. 8. Upprepa detta för alla kriterier som ska ingå i urvalet. Fliken Standard i avancerat urval När du vill ange ett kriterium för avancerat urval fyller du i fälten som beskrivs nedan. 126

135 URVAL Logisk operator Det val som du gör i förhållande till Operator är bara aktuellt när det gäller sammansatta uttryck, alltså om två eller flera rader med olika värden har angetts i ett Avancerat urval. Om du skapar ett urval som bara innehåller en rad är och/eller inte relevant. och innebär att båda värdena ska påverka urvalet. Du ska t.ex. välja och om du vill ha ett urval av kontakter som både är kopplade till ett bestämt möte (som en aktivitetstyp) och har mottagit ett dokument med titeln "Sammanfattning". eller innebär att minst ett värde ska finnas med för att något ska tas med i urvalet. Du ska t.ex. välja eller om du vill ha med kontakter som var kopplade antingen till ett möte eller till ett dokument. Fält I Fält visas både modulnamn och fält, eftersom enskilda fält har samma beteckning i olika moduler. Egendefinierat fält finns till exempel både under Kontakt och under Kontaktperson. Om du upptäcker att fältet inte är korrekt kan du avbryta och börja om på nytt och välja önskat fält. Villkor Alternativen i rullgardinsmenyn Villkor överensstämmer med fältet du har valt och bestäms huvudsakligen av om fältet är talbaserat eller bokstavsbaserat. Om fältet är talbaserat, hittar du följande alternativ i rullgardinsmenyn: = betyder att informationen i urvalet ska vara lika med siffervärdet som du skriver in i fältet Värde nedanför. Olik betyder att informationen i urvalet ska omfatta allt annat än värdet du skriver in i fältet Värde. 127

136 URVAL > betyder att informationen i urvalet ska omfatta större tal än värdet du anger i fältet Värde. < betyder att informationen i urvalet ska omfatta mindre tal än värdet du anger i fältet Värde. >= betyder att informationen i urvalet ska vara större än eller lika med värdet du anger i fältet Värde. <= betyder att informationen i urvalet ska vara mindre än eller lika med värdet du anger i fältet Värde. Om fältet är bokstavsbaserat hittar du följande alternativ i rullgardinsmenyn: = betyder att informationen i urvalet ska vara lika med värdet som du skriver in i fältet Värde nedanför. Olik betyder att informationen i urvalet ska omfatta allt annat än de värden du skriver in i fältet Värde. Börjar med betyder att informationen i urvalet ska börja med de värden som du skriver in i fältet Värde. Börjar inte med betyder att informationen i urvalet utesluter det som börjar med de värden som du skriver in i fältet Värde. Innehåller betyder att informationen i urvalet innehåller värden som du skriver in i fältet Värde även om andra bokstäver och ord också kan vara med. Innehåller inte betyder att informationen i urvalet innehåller allt annat än de värden du skriver in i fältet Värde. Är tom betyder att det valda fältet inte har något innehåll Är inte tom betyder att det valda fältet har innehåll. Värde Fältet Värde varierar också beroende vilket fält som har valts. Om du till exempel söker efter Födelsedatum kommer fältet att innehålla två punkter så att du kan skriva in dag, månad och år. Letar du efter Förnamn kommer fältet Värde att vara tomt så att du själv kan skriva in det namn du söker. 128

137 URVAL Fliken Utökat i avancerat urval Fliken Utökat innehåller samma fält som fliken Standard, men här du kan ange Startparentes och Slutparentes, vilket hjälper dig att dela upp eller gruppera kriterierna. Användningen av de här parenteserna liknar det du gör när du skapar matematiska uttryck. Obs! Urval med hjälp av Start- och Slutparentes är endast aktuellt när du har tre rader eller mer med olika innehåll på huvudfliken Avancerat. Exempel på avancerat urval För att visa skillnaden mellan enkla och linjära urval samt urval med parenteser utgår vi från en lista över namn som ser ut så här: Aaa / Bbb / Ccc / Abc / Bbc Enkelt urval Gör du ett urval där namnet ska Börja med A får du ett urval med enbart namn som börjar på A: Aaa Abc Linjära kriterier Anger du ett avancerat urval som säger att namnet ska Börja med A eller Börja med B får du ett urval där båda kriterierna kan vara med: Aaa - (börjar med A) Abc - (börjar med A) Bbb - (börjar med B) 129

138 URVAL Bbc - (börjar med B) Parentetiska kriterier I Om du anger ett avancerat urval där namnet ska Börja med A eller (Börja med B och Innehålla C) får du urvalet: Aaa - (börjar med A) Abc - (börjar med A) Bbc - (börjar med B och innehåller C) Parentetiska kriterier II Vi kan föra det här exemplet ett steg vidare i ett urval där namnet ska Innehålla B och (Börja med A eller (Börja med B och Innehålla C)) : Abc - (innehåller B och börjar med A) Bbc - (innehåller B och börjar med B och innehåller C) Exempel på avancerat urval 2 Du vill ta fram de kontakter som bor i Sverige och som antingen har status som Kund eller som Kvalificerat kundämne. Steg 1: Ange att du vill göra ett urval av kontakter som bor i Sverige 1. Klicka på knappen Ny på fliken Avancerat. Då öppnas följande fönster: 2. Klicka på plustecknet (+) till vänster om Kontakt och därefter på plustecknet (+) till vänster om Adress längre ned i listan. Välj Land och klicka på Nästa. 130

139 URVAL Eftersom du bara vill ta fram kontakter med adress i Sverige, oavsett om de har status som kund eller kvalificerat kundämne, väljer du och kommer automatisk som Användare på fliken Standard. 3. I rullgardinsmenyn Villkor väljer du är lika med (=) eftersom Sverige är det land som urvalet ska baseras på. Välj Sverige i rullgardinsmenyn Värde. Klicka på OK. Det nyligen införda kriteriet visas på fliken Avancerat. Steg 2: Ange att du vill göra ett urval av kontakter med kundstatus 1. Klicka på Ny på fliken Avancerat än en gång. 2. Klicka på plustecknet (+) till vänster om Kontakt och välj Status längre ned i listan. 3. Klicka sedan på Nästa. 4. Klicka på fliken Utökat, eftersom du behöver använda parenteser. Välj och som Användare eftersom urvalet ska gälla i kombination med det första kriteriet du angav (Sverige). 5. Markera parentesen (i rullgardinsmenyn Startparentes). Det gör du för att gruppera urvalskriteriet med ett annat kriterium, exempelvis: kontakten kan ha status (Kund eller Kvalificerat kundämne). 6. Välj är lika med (=) i rullgardinsmenyn Villkor och Kund i rullgardinsmenyn Värde. 131

140 URVAL 7. Välj (Ingen) i rullgardinsmenyn Slutparentes eftersom urvalskriteriet inte är klart än. 8. Klicka på OK. Det nyligen införda kriteriet visas på fliken Avancerat tillsammans med det första. Steg 3: Ange att du vill göra ett urval av kontakter med kundstatus Kvalificerat kundämne 1. Klicka på Ny på fliken Avancerat. 2. I listan som då öppnas klickar du på plustecknet (+) till vänster om Kontakt och markerar Status längre ned i listan, precis som i Steg 2. Klicka på Nästa. 3. Gå till fliken Utökat. Välj eller som Användare eftersom det nya kriteriet du vill skapa utesluter det föregående kriteriet (kontakter med kundstatus). 4. Välj (Ingen) i rullgardinsmenyn Startparentes eftersom det här kriteriet är en del av det föregående. 132

141 URVAL Välj är lika med (=) i rullgardinsmenyn Villkor och Kvalificerat kundämne i rullgardinsmenyn Värde. 5. Markera parentesen ) i rullgardinsmenyn Slutparentes för att slutföra kriteriet kund/kvalificerat kundämne. Klicka på OK. Det nyligen införda kriteriet visas på fliken Avancerat tillsammans med de båda första. 6. Klicka på OK. Nu innehåller kontaktregistret bara kontakter med adress i Sverige och med status som kund eller kvalificerat kundämne. Urvalet liknar ett matematiskt uttryck: Sverige + (Kund eller Kvalificerat kundämne). Fältet Status används två gånger för att ange två olika statusvärden i det här exemplet. Detta kan du bara åstadkomma på fliken Avancerat. Om du i stället hade angett Status på fliken Kontakt, hade du bara kunnat välja ett statusvärde till urvalet. 133

142 URVAL GUIDE FÖR KONTAKTURVAL Under Visa Guide för kontakturval kan du ange och spara fasta urval som du brukar köra regelbundet. I sista steget i guiden kan du dessutom välja mellan flera rutiner för att använda urvalet: Skicka e-post, skapa dokument etc. Du kan välja mellan dynamiskt och statiskt urval. Ett dynamiskt urval anger du med hjälp av ett urvalsfönster och är framför allt passande om du enkelt kan definiera urvalet, exempelvis att ett urval ska göras på en specifik grupp kontakter. Ett statiskt urval kan preciseras noggrannare genom att du manuellt kan lägga till eller ta bort specifika kontakter/kontaktpersoner. Steg 1 Enkelt eller avancerat urval Först väljer du om du vill göra ett enkelt eller avancerat urval: Om du väljer Enkelt urval kommer du direkt till ett urvalsfönster där du definierar ett filter. Då kan du välja Standard eller Avancerat urval och även välja kontaktpersoner. Om du väljer Avancerat urval får du möjlighet att justera ett urval, öppna tidigare urval eller spara ett urval. Steg 2 Gäller endast för Avancerat urval: Statiskt eller dynamiskt urval Du kan välja mellan två typer av urval: dynamiskt som hämtar alla kontakter som uppfyller urvalskriterierna, och statiskt där resultatet av urvalet lagras och kan användas senare. Dynamiskt då hämtas alla kontakter/kontaktpersoner som uppfyller urvalskriterierna. Statiskt då kan du justera listan med träffar genom att ta bort eller lägga till kontakter/kontaktpersoner. Detta görs i guidens steg 4, som bara är tillgängligt vid statiskt urval. 134

143 GUIDE FÖR KONTAKTURVAL Öppna det sparade urvalet: I guidens steg 5 kan du spara dina urval. De här urvalen kan väljas i listan nedanför och köras igen. Lägg märke till att du ska gå igenom guiden som om du skapade ett nytt urval och då justera de ifyllda fälten. När du väljer ett urval får du översikt över: Antal träffar sista använda urvalet visade: När du markerar urvalen i listan kan du se hur många kontakter som ingick i urvalet. Dynamiskt/Statiskt: Du får också veta om det valda urvalet är dynamiskt eller statiskt. Klicka på Nästa. Steg 3 Urvalskriterier På fliken Standard i rullgardinsmenyn Urvalsformulär kan du välja mellan flera kriterieuppsättningar. Det går bra att ange samma kriterier i flera urvalsformulär. Alla kriterier du anger tas med. Beroende på vilket urvalsformulär du väljer kan du också styra urvalet i förhållande till kontaktpersoner: Du kan ange hur många Kontaktpersoner från varje kontakt som ska tas med. Om du väljer flera kontaktpersoner på varje kontakt, kommer urvalet att skapa två instanser av de kontakter som gäller. Anger du urvalskriterier för Kontaktpersoner, kan du endast välja en kontaktperson baserad på urvalskriterierna. Kontakter utan kontaktpersoner som uppfyller kriterierna utesluts från urvalet, även om kontakten uppfyller alla andra kriterier. Ange kriterierna för urvalet du ska jobba med på vanligt sätt. Klicka Nästa. Tips! För att undgå att kunder som är märkta med Inga expedieringar får några utskick kan du använda dig av det avancerade urvalsfiltret för att hålla dessa kontakter borta från urvalet. 135

144 URVAL Steg 4 Lägg till kontakter/kontaktpersoner Det här steget visas bara vid körning av statiska urval och här visas en lista över alla kontakter och kontaktpersoner som ingår i urvalet. Listan kan justeras på följande sätt: Lägg till kontakt: Klicka på den här knappen och välj en ny kontakt från listan. Lägg märke till att kontaktpersoner inte tas med i urvalet, även om du har valt detta i steg 4. Om du vill ta med kontaktpersoner för varje kontakt måste du välja Lägg till kontaktperson. Lägg till kontaktperson: Klicka på den här knappen och välj en ny kontaktperson från listan. Kontaktpersonen med tillhörande kontakt kommer nu att ingå i urvalet. Ta bort från urvalet: Markera kryssrutan till höger om kontakterna som du vill ta bort och klicka sedan på Radera. Klicka Nästa. Steg 5 Spara urval Detta steg visas endast om du har valt Avancerat urval i steg 1. Om du kommer att köra det här urvalet regelbundet lönar det sig att spara det. Om du har justerat ett tidigare sparat urval men längre fram vill köra det gamla urvalet, kan du Spara som nytt. 1. Välj Spara eller Spara som nytt om du har justerat ett tidigare urval. 2. Ge urvalet ett Namn och en Beskrivning så att du lätt kan hitta det när du sen vill köra det från steg Urvalet får endast användas av mig är relevant om det finns fler användare av programmet. Det sparade urvalet kommer då inte att visas i listan för några andra användare än dig själv. 4. Klicka Nästa. 136

145 GUIDE FÖR KONTAKTURVAL Steg 6 Vad vill du göra med urvalet I guidens sista steg väljer du vad du vill göra med urvalet. Gör ett val och Klicka Slutför (eller Nästa om du har valt Ändra statusfält) för att genomföra det: Skapa aktivitet för urvalet: Detta blir ett alternativ till att Skapa gruppurval. Klicka Slutför och välj om du vill skapa en aktivitet för alla kontakterna eller flera aktiviteter, en för varje kontakt. Skicka e-post till urvalet: Med detta val skapas ett e-postmeddelande där alla kontakterna i urvalet ingår i Till-fältet. Fyll i innehållet i e-postmeddelandet eller Välj mall, om du har definierat detta under Visa E-post E-postmallar. Skapa dokument till urvalet: Skapa ett dokument för alla kontakterna i urvalet. Export: Välj om du vill exportera kontakterna till Fil för import till ett annat program, Microsoft Excel eller till kontaktlistan i Microsoft Outlook. Ändra statusfält/kontaktinformation: Du kan ändra värden för flera kontakter samtidigt, precis som du kan göra i Guiden för att ändra värden för ett urval kontakter, steg 6 (Visa Kontakt - Ändra värden på ett urval kontakter). Obs! Om du klickar på Avbryt kommer urvalet inte att sparas även om du har valt detta i steg 5. Klicka Slutför för att genomföra ändringarna. 137

146 URVAL 138

147 7 Import/Export Mamut Import/Export är en programvara, som underlättar kommunikationen mellan Mamut och övriga program. Mamut Import/Export innehåller flera fördefinierade format för import och export av bland annat kunder, leverantörer, order och fakturainformation. Detta kapitel är en introduktion till Mamut Import/Export. Du hittar mer information om filformat etc. via Hjälpknappen inne i Import/Export, samt på våra Internetsidor I själva programmet kan du klicka på hjälp för att få en beskrivning av själva proceduren hur man gör en export eller import. Innehåll Uppstart 140 Export av information 141 Export av fakturainformation Import av information 143 Orderimport Kundimport SIE - Standard, Import och Export 145 Import av SIE Export av SIE

148 IMPORT/EXPORT UPPSTART Mamut Import/Export kan startas på två olika sätt Dubbelklicka på programikonen Mamut ImportExport.exe. Den finns i samma mapp som Mamut har installerats eller Välj Arkiv Import Import/Export eller Arkiv Export Import/ Export i programfönstret. Inloggning till Mamut Import/Export Inloggning: Använd samma användarnamn och lösenord som du använder i ditt program. Tryck på TAB på tangentbordet för att aktivera knappen Nästa. Klicka på Nästa för att starta funktionen. Har du glömt lösenordet? Ifall du har glömt lösenordet och vill att vi ska hjälpa dig in i programmet, måste du ta kontakt med Mamut Supportcenter. Du får då ett formulär skickat till dig, vilket gör att vi kan identifiera dig. Det är en nödvändig åtgärd för att skydda dig. När du fyllt i formuläret ska det faxas till Mamut Supportcenter på Faxnummer: En av våra anställda kommer då att ringa upp dig och hjälpa dig in i programmet. OBS! Du måste ha direkt tillgång till din dator för att vi ska kunna hjälpa dig. Dessutom vill vi upplysa om att du kan faktureras för tjänsten, om det inte är ett programfel. 140

149 EXPORT AV INFORMATION EXPORT AV INFORMATION Så här exporterar du data 1. Välj Export i guiden för Import/Export, och klicka på Nästa. 2. Välj önskat exportformat i listan och klicka på Nästa. 3. Markera den företagsdatabas du vill exportera. 4. Skriv in sökväg och filnamn på filen du ska exportera eller klicka på sökknappen för att hitta rätt fil. Sökvägen sparas till nästa export. 5. Klicka på Export. 6. Klicka på Avsluta för att stänga guiden när exporten är klar. Tips! När man exporterar format där filnamnet är förbestämt, är det inte möjligt att ange ett eget filnamn. 141

150 IMPORT/EXPORT Obs! Vid en export då det är möjligt att göra ett urval på fakturanummer eller verifikatsnummer, kommer systemet ihåg vilka fakturor/verifikat som tidigare exporterats. Du varnas om du försöker exportera samma faktura flera gånger. Du varnas däremot inte om du försöker att exportera ett verifikat flera gånger. Tips! Genom att högerklicka kan du, via en meny, exportera en rad listor och tabeller till Excel. Du kan göra ett urval i listan - högerklicka - och få ut urvalet i rapporten. Rapporten öppnas direkt i Excel. Var uppmärksam på att filen är en temporär fil. Du måste spara den om du vill ta vara på den. Export av fakturainformation När du exporterar fakturainformation till fakturaadministrationen öppnas ett filter där du anger nummer, från och till, på de fakturor och kreditnotor som du vill exportera. Programmet kommer ihåg det senast använda numret i filen mamutimport.ini, och föreslår påföljande nummer vid nästa export. Vill du så kan du häva det föreslagna numret, till exempel om du förlorar en exportfil och numret måste återställas för ett nytt urval. FACTORING: Factoringfiler skapas i reskontramodulen med hjälp av en egen guide för Factoring. 142

151 IMPORT AV INFORMATION IMPORT AV INFORMATION För att kunna importera data måste filen du importerar ha ett format som stöds av programmet. Du kan läsa mer om de olika formaten genom att klicka på Filformat i guiden för Import/Export. Så här importerar du data 1. Välj Import i guiden för Import/Export och klicka på Nästa. 2. Välj önskat importformat och klicka på Nästa. 3. Markera den företagsdatabas du vill importera till. 4. Skriv in sökväg och namn på den fil du ska importera, eller klicka på sökknappen och sök dig fram till filen. Du kan också ange specifika filinställningar, som till exempel möjligheten att uppdatera befintliga kunder/leverantörer och produkter. 5. Klicka på Import. 143

152 IMPORT/EXPORT 6. Klicka på Stäng för att avsluta importguiden. Klicka på Ny om du vill importera fler filer. Tips! Innan du importerar data rekommenderar vi dig att ta en säkerhetskopia. På så sätt kan du enkelt återställa den gamla säkerhetskopian och börja om på nytt om något skulle bli fel vid importen. För att skapa en säkerhetskopia väljer du Arkiv, pekar på Säkerhetskopia och klickar på Skapa säkerhetskopia. Orderimport I Mamut måste varje orderlinje kopplas mot en produkt för att det ska vara möjligt att prisbelägga den specificerade linjen. Om produktnumret inte existerar i Mamuts produktregister, kopplas orderlinjen mot en produkt som kallas "Fritext". Om en sådan produkt inte redan existerar, skapas en sådan vid behov. När orderlinjer skapas mot "Fritext"-produkten blir priser och summa på ordern korrekt. Däremot reduceras möjligheten att få ut försäljningsstatistik. Beskrivelsen på orderlinjen kommer att motsvara beskrivelsen i importfilen. Vid upprättande av produkten "Fritext" är det viktigt att man fastställer korrekt in- och utgående moms på produkten. Om detta skulle variera kan moms justeras i efterhand på respektive orderrad. Obs! Orderimporten kan ta lång tid vid stora ordermängder. Kundimport Om du vill importera samma databas flera gånger, kan du markera alternativet Uppdatera befintliga kunder/leverantörer/produkter. Då kan du använda Mamut Import/Export för att exempelvis synkronisera två kund- eller produktregister. Befintliga poster uppdateras med information från den nya importfilen. Nya poster i importfilen läggs alltid till. Om du inte markerar alternativet Uppdatera befintliga kunder/leverantörer/produkter, läggs alla poster till som nya poster och tilldelas nya nummer (kontakt-id, leverantör-id och produkt-id). Postens ID visar om den redan finns eller inte. Posten uppdateras om ID-numret överensstämmer i filen och kontaktregistret i Mamut och om uppdateringsalternativet är markerat. Tips! Innan du importerar data till Mamut rekommenderar vi dig att ta en säkerhetskopia. På så sätt kan du enkelt återställa den gamla säkerhetskopian och börja om på nytt om något skulle bli fel vid importen. För att skapa en säkerhetskopia väljer du Arkiv, pekar på Säkerhetskopia och klickar på Skapa säkerhetskopia. 144

153 SIE - STANDARD, IMPORT OCH EXPORT SIE - STANDARD, IMPORT OCH EXPORT SIE betyder Standard, Import och Export och är ett standardformat för överföring av räkenskapstransaktioner mellan olika ekonomisystem i Sverige. SIE är endast tillgängligt till produkterna Mamut Office och Mamut Enterprise. Export av SIE finns tillgängligt under menyval: Arkiv Import/Export - SIE1, SIE2, SIE3 eller SIE4. Observera att dessa menyval endast är tillgängliga för användare som tillhör användargrupperna superanvändare, administratör eller redovisning Vid val av SIE Export eller Import så startas programmet Mamut Import/Export. Här loggar du in med samma användarnamn och lösenord som i applikationen. SIE formaten SIE 1 Export: Export av Bokslutsaldo. Används ibland av företag som skickar en fil till sin revisor för att göra årsavslutning. Formatet tar med ingående och utgående saldo per konto aktuellt år och föregående år. SIE 2 Export: Export av Periodsaldo. Denna export baseras på SIE1 men innehåller även kontosaldo specificerat per period. SIE 3 Export: Export av Objektsaldo SIE 4 Import och Export: Export av Bokföringstransaktioner. Detta är det vanligaste formatet som används av SIE formaten. Formatet används vid utbyte av verifikationer. SIE4 kan exporteras från så kallade försystem. Ett exempel på försystem är ett löneprogram. SIE4I formatet innehåller endast transaktionsdata verifikationer och innehåller inte ingående/utgående belopp eller saldoberäkningar. SIE4I kan exporteras från försystem eller från andra ekonomisystem i samband med revision av bolaget. Programmet stödjer både import och export av detta format. Import av SIE Kontroll av SIE typ Det görs en kontroll av filen innan den importeras. Om du provar att importera en fil av fel SIE format kommer programmet att meddela detta. Varje SIE fil innehåller information om vilken SIE typ det gäller. Om det inte är TYP 4 kommer den att avvisas av systemet. Var hamnar de importerade verifikationerna i programmet? Transaktionerna importeras till verifikationsmodulen. Därifrån måste de överföras manuellt till huvudboken på samma vis som vanliga verifikat uppdateras i programmet. Kontoplan Det är viktigt att samma kontoplan används i importfilen som i programmet (EU-Bas 2000). Konton som saknas måste läggas upp manuellt. Vid import kommer programmet att meddela vilka konton som saknas. Lägg till dessa och gör om importen. 145

154 IMPORT/EXPORT Kontona Kundfordringar (1510) och Leverantörsskulder (2440) Då importfilen saknar nödvändig information till kund eller leverantörsreskontran kan inte konto 1510 och 2440 användas. När kontaktinformation saknas i importfilen kommer programmet att skapa interimskonton som beloppen för upp emot. Kontona kommer att skapas i samma serie som 1510 (1511 skapas) och 2440 (2441 skapas). Därefter får man manuellt boka in fordringarna/skulderna på rätt konto i verifikatsregistreringen och motboka interimskontona. Verifikationstyp Alla transaktioner i importfilen importeras till samma verifikationstyp. Typ väljs i samband med importen. Ett tips är att skapa en Ver.typ som heter SIE import. Alla SIE importer görs sedan till denna Ver.typ. Import av verifikat från flera räkenskapsår Om filen innehåller transaktioner från flera räkenskapsår så kommer dessa att importeras på korrekt år förutsatt att dessa år är öppna i programmet. Programmet exporterar SIE4 Transaktioner på det år som är valt som aktivt räkenskapsår under inställningar och redovisning. Observera att du inte kan importera verifikat till ett år som är låst t.ex. år 2001 i Exempeldatabasen. Hantering av avdelning och projekt Avdelning och projekt måste finnas skapade i programmet för att transaktionerna ska kopplas till korrekt Avdelning och Projekt. Hur hanteras moms? För att få korrekt momshantering vid import måste momskoderna vara rätt på de upplagda kontona i programmet innan import. Export av SIE När du exporterar SIE filer så kan du själv välja namn på filerna. Vi rekommenderar att du skapar en mapp i Roten som heter SIE. Mamut ställer inga krav på vad filerna ska heta. Standard för Filer i SIE4 standarden är ofta företagsnamnet.si. Andra räkenskapssystem söker efter ändelsen *.si. Export av bokslutssaldon i SIE1 och SIE 2 standard använder vanligtvis ändelsen företagsnamnet.se. Du kan läsa mer om SIE generellt på 146

155 Mamut Serviceavtal säkrar dig en enklare vardag! Mamut Serviceavtal säkrar att du alltid är förberedd och har full kontroll i alla situationer du eller ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheterna Vi ser till att ditt Mamut-system alltid har stöd för alla nya regler, avgiftsändringar och scheman. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt medföljande teknologisk utveckling, nya standarder, feedback från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din vardag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt från programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum vill du motta e-postmeddelanden med tips om användning av Mamutsystemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheterna, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudande Mamut önskar också att ge dig specialerbjudande på Mamut-produkter, samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. 147

156 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Vidare utbildning Vill du lära dig mer om de olika funktionerna i Mamut Business Software och vilka möjligheter som de ger dig, kan vi rekommendera följande källor: Introduktionsböcker Hjälpfil Mamut Information Desk Mamut Academy Kom Igång CD Support databas på Internet Introduktionsböckerna Installation, inställningar, rapporter och urval, Ekonomistyrning, logistik och personal och Kompletta CRM-, säljstöd- och Internetlösningar ger dig en introduktion till Mamut-systemet. Önskar du fler exemplar av böckerna, ta kontakt med Mamut på telefon I ditt Mamut-system hittar du hjälpfiler med mer detaljerade beskrivningar av de olika funktionerna, jämfört med vad du hittar i den här boken. Se inledningen av boken Installation, inställningar, rapporter och urval för närmare beskrivning. I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Du loggar dina förfrågningar direkt i programmet och får svar på samma plats. Mamut håller kurs i flera olika städer. Se för mer information eller ta kontakt via e-post [email protected] alternativt via telefon Med den CD-baserade upplärningsprogrammet Kom Igång får alla anställda en enkel introduktion i Mamut Business Software, Microsoft Office samt grundläggande ITkunnande. Detta är en flexibel metod för att snabbt uppnå en högre kunskapsnivå, vilket avsevärt förenklar din och dina anställdas vardag. Produkten är utvecklad tillsammans med DataPower, vilka erbjuder produkter och lösningar för IT-baserad kompetenshöjning. Läs mer om detta på eller ta kontakt på telefon På Internetsidan hittar du en support databas där du kan söka på artikelsökord och få svar på en mängd olika frågeställningar. 148

157 Index A Administrera behörighetsmallar 86 Administrera licensinformation 91 Adressinställningar 112 Aktiviteter/Vår ref 57 Andra inställningar 102 Andra program 102 Ange länkar som ska visas på Mitt skrivbord 41 Anpassa funktioner 65 Antal användare med licens 90 Antal inloggade användare 90 Antal momsperioder 75 Användaradministration 83, 84 Användare Användarnamn och lösenord 84 Knyta till anställd 84 Användarinställningar Administrera behörighetsmallar 86 Annat 89 Om användarinställningar 42 per modul 43 skrivbord 38 Användarnamn och lösenord 84 Automatisk säkerhetskopia 95 Automatisk tilldelning av OCR 63 Avancerad säkerhetskopia 96 Avancerat urval 126 B Backup 93 Behörighet Egendefinierade profiler 88 Behörighetskontroll 85 Behörighetsmall 85 Beräknad moms Utlandet/EU 81 D Datamapp 102 Datum, System och Maskin 48 Definiera urval 135 Dela ut datakatalogen 16 Dynamiskt urval 134 Dynamiskt/Statiskt 135 E Egendefinierad behörighetsprofil 88 Eget rapportnamn 107 Enkelt urval 129 Etikettredigering 117 Exempel på avancerat urval 129, 130 Exempeldatabas 22 Export av fakturainformation 142 Export av information 141 Exportera kunder 141 Exporterar rapportfil 113 F Factoring 142 FAQ Online 26 Favoritrapporter 107 Fleranvändarinstallation 11 Flikar 34 Fokusområde Erbjudande från Mamut 30 Introduktion 30 Mamut Information Desk 30 Mamut Supportcenter 30 StartaEget 30 Fokusområden 25 Fritextfält 123 Från till-fält 123 Fullst. tillgång/superanvändare 85 Fältvisning och fältbeskrivningar 72 Fönster vid öppning av företagsdatabas 44 Fönster vid öppning av företagsdatabas 89 Företagsdatabas Ny med data från befintlig databas 48 Ny med egna data 47 Öppna 46 Företagsdatabas, standard 89 Företagsinställningar Aktiviteter 71 Försäljning & fakturering 59 Inköp 72 Kontaktuppföljning 56 Produkt 64 Redovisning 64, 75 Tidrapportering 73 Webbplats 71 Företagsinställningar 51 Företagsrapporter 106, 110 Förstagångs uppstart Arbetsstation 18 Enanvändarinstallation 9 Fleranvändarinstallation 14 G Gemensamma rapporter 106, 110, 113 Genväg vid inloggning 44 Glömt lösenordet 10 Grundinställningar 54 Guide för kontakturval 134 Guide för kontakturval 120 Gällande period

158 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL H Har du glömt lösenordet? 140 Hjälp Om 90 Hjälpfilen 26 Huvudmenyn 24 I Import av information 143 Import/Export 139 Importera rapportfil 113 Infoga logo 111 Infoga Logo 114 Information från systemleverantör 38 Informationsfönster 32 Ingår i rapportbunt 107 Installation Arbetsstation 18 Enanvändarinstallation 9 Exempeldatabas 22 Fleranvändarinstallation 14 Installation och uppstart på arbetsstation 18 Installerade maskiner 92 Installerade program 102 Inställningar Användare 89 Företagsinställningar 51 Inställningar andra program 102 Inställningar favoritrapport 107 Inställningar per modul 56 Inställningar rapportbunt 109 K Klient-server nätverk 11, 13 Knapparna i verktygsfältet, urval 125 Knyta användare mot anställd 84 Knyta användare till behörighetsmall 88 Konto för giltiga skatteavdrag 52 Konton m.m. 52 Kontouppställning 78 Kopiera skrivarinställningar från Kontaktlista 113 Kopierar företagsrapport till alla andra företag 113 Kryssrutor 124 Kundimport 144 Kundstatusfiler 58 Kvalificerat kundämne 130 L Ladda ner systemuppdatering 19 Lagerhantering 68 Landregister 101 Licens 8 Licensfil 8 Licensinformation 90 Licensnumret 8 Lista 35 Lista över funktioner på hemsidor 90 Lista över moduler 90 Listvisning 34 Logga in 10 Logisk operator 127 Logo 105, 111 Lägg till kontakt 136 Lägg till kontaktperson 136 Länkar på skrivbordet 41 Lösenord 42 Lösenord 140 M Mamut Academy 5 Mamut Serviceavtal 3 Mamut Supportcenter 3 Mamut Supportcenter 27 Maskindatum 48 Mina funktioner 39 Mina funktioner 38 Moduler 25 Modulus 64 Momsregister 53 N Nummerserier 55 Inställningar 78 Ny företagsdatabas 47 Ny rapportbunt 109 Nätverk Fleranvändarinstallation 11 Klient-server 13 Peer-to-peer 12 O OCR 63 OLE 114 Om användarinställningarna 42 Om företagsdatabasen 46 Om uppdateringar 19 Orderimport 144 Org. nummer 52 P Peer-to-peer nätverk 11, 12 Postnummerkatalog 102 Pris/Rabatt 62 Prishantering 66 R Radioknappar 124 Rapport/Etiketteditor 110 Rapportbunt

159 Rapporter 79 Rapportmodulen 106 Rapportredigering 114 Redigera konstanter 112 Redigering direkt i Grundinställningar 54 Redigering genom rullgardinsmenyn 55 Redovisningsinställningar 75 Anteckningar 82 In-/utbetalning 75 Intrastat 76 Kontouppställning 78 Perioder 75 Rapporter 79 Reskontra 82 Systemkonton 77 Underhåll av momssatser 80 Valuta 76 Verifikationstypinställningar och nummerserier 78 Redovisningsinställningar Modulinställningar 75 Reskontra Inställningar 82 Rullgardinsmenyer 34, 123 Räkenskapsår 75 S Server Klient-server-nätverk 13 Service och support 3 SIE 145 SIE export 146 SIE import 145 Skapa Rapportbunt 109 Skapa aktivitet för urvalet 137 Skapa behörighetsmall 86 Skapa dokument till urvalet 137 Skapa ny användare 16 Skapa säkerhetskopia 96 Skicka e-post till urvalet 137 Skiljetecken 89 Skivbordet 27 Skriva ut en rapport 108 Skrivbord anpassa 38 anpassa innehåll 40 egendefinierade knappar 39 informationsfönster 32 verktygsfält 29 Skrivbordet 25 Spara nytt urval 125 Spara som nytt 136 Spara urval 136 Språk 89 Standard kostnadskonto 81 Standard säkerhetskopia 96 Standard, fliken Avancerat urval 126 Standardinställningar Säkerhetskopia 94 Standardvärden 69 Statiskt urval 134 Ställa in urval 122 Systemadministratören 86 Systemdatum 48 Systemets rapportnamn 107 Systemlogg 50 Systemuppdatering 19 Säkerhet 83 Säkerhetskopia till bokföringsbyrån 96 Säkerhetskopiering Återställa 98 Säkerhetskopiering 93 Inställningar 94 Sätt in logo på utskrifter 115 Sök 122, 123 Sökknappar 124 T Ta backup 96 Ta bort från urvalet 136 Ta bort skrivarinställningar för vald rapport 113 TAPI 103 Telefon/fax 102 Terminal-server 11 Testa säkerhetskopia 95 Tidrapportering 73 Tillgängliga aktivitetslistor och typer 72 Tilläggsprodukter 91 Tilläggsskatt 67 U Uppdatera till ny version 19 Urval 119, 120, 121, 123 Urval av/på 120, 125 Utskrift av favoritrapport 108 Utökat, fliken Avancerat urval 129 V,W Webbplatsinställningar 71 Webbplatslicenser 92 Webbplatsstatistik 30 Verifikationstypsinställningar 78 Verktygsfältet 33, 37 Verktygsfältet i rapporteditor 112 Verktygsfältet på skrivbordet 29 Viktiga verktyg 37 Villkor 127 Visa val

160 INSTALLATION, INSTÄLLNINGAR, RAPPORTER OCH URVAL Å Återställ en befintlig säkerhetskopia 98 Återställ säkerhetskopia 98 Ö Öppna ett fönster automatiskt vid inloggning 44 Öppna företagsdatabasen 46 Öppna minikalender när företagsdatabasen öppnas 89 Öppna senast använda urval