Ny version! möjligheter. Viktigt! Installera idag! Nyheter i version 12 De viktigaste uppdateringarna i ditt Mamut-system.

Transkript

1 Ny version! Viktig uppdatering av Mamut Business Software INNEHÅLL: Nyheter i version 12 De viktigaste uppdateringarna i ditt Mamut-system. Ger dig nya möjligheter Sida 2-5 Mamut One Nästa generations affärssystem kombinerar programvara med webbaserade tjänster. Sida 6-9 Tema: Val av verktyg Kontrollerad tillväxt med de rätta IT-verktygen. Sida Användartips Råd, tips och idéer om hur du bäst utnyttjar ditt Mamut-system. Sida Ditt Mamut-system har genomgått stora förändringar sedan den förra versionen. Många av ändringarna är knutna till bättre användarvänlighet och ökad säkerhet. Bland annat har både flexibiliteten och säkerheten förbättrats med hjälp av en ny webbaserad plattform och en ny datbaslösning som är baserad på Microsoft SQL Server Förutom de största ändringarna som är knutna till den nya databasen och den nya Mamut Online Desktop, kommer du att hitta flera nya och nyttiga funktioner i version 12. Baserat på feedback från våra användare har vi både lagt till nya och uppdaterat befintliga funktioner och lösningar. Några av de viktigaste nyheterna i ditt Mamut-system: Mer flexibel hantering av flera e-postadresser till dina kontakter Nya och uppdaterade designmallar för både webbplats och webbutik Ny kartbaserad resvägsfunktion direkt- integrerad med kontaktkortet Bättre hantering av webbutikens innehåll Snabbare och enklare verifikatregistrering Enklare försäljningsuppföljning och logistikhantering Webbaserad tillgång via Mamut Online Desktop Läs mer om nyheterna på sidorna 2-5 Viktigt! Installera idag! För att ditt system alltid ska vara uppdaterat i enlighet med lagar och regler samt med nya funktioner, är det viktigt att du installerar så snabbt som möjligt. Installationen är enkel, men vi uppmanar dig ändå att läsa igenom installationsguiden som medföljer den nya versionen. Där hittar du instruktioner som vägleder dig genom installationsprocessen. Du kan också ladda ner installationsguiden på

2 Du kan förenkla arbetsdagen John Hugosson kunskap, kompetens och verktyg som kan omsättas till ökad lönsamhet för ditt företag, är nyckeln till en enklare arbetsdag. Med Mamut Business Software version 12 och Mamut One sätter vi en ny standard för vad du kan förvänta dig av din programvarulösning. Vi är stolta över att lansera en ny generation Mamut Business Software Mamut One som kombinerar programvarans fördelar med webbaserade tjänster speciellt anpassade till mindre verksamheter. I Mamut One kommer du självklart att ha tillgång till ditt affärssystem (nya Mamut Business Software 12) men du kommer dessutom att kunna använda dig av en ny generation webbaserade verktyg och tjänster anpassade till din arbetsdag. Mamut har alltid fokuserat på att anpassa ny teknologi till små och medelstora företag och vi var först ut med att erbjuda ekonomisystem som också innehöll CRM, webbplats och e-handel som integrerade delar. Nu har vi investerat mycket tid och resurser i Mamut One för att kunna ge dig en ny och enklare arbetsdag. Mamut One är en unik kombination av programvara och webbaserade tjänster samlade i en komplett lösning som kommer att bidra till att göra din vardag ännu enklare och bättre. Läs mer om de nya möjligheterna i detta häfte. Med vänlig hälsning, John Hugosson Country Manager Mamut AB Mamut Online Desktop Samtidigt som vi lanserar Mamut Business Software version 12, introducerar vi nya webbaserade produkter och tjänster. Från Mamut Online Desktop har du webbaserad tillgång till information och funktionalitet från ditt Mamut-system, samt andra tjänster som ingår i Mamut One. Med Mamut Online Desktop kan du läsa, lägga till och redigera information från vilken dator som helst med Internetanslutning. Det gör det enkelt att dela information med kollegor eller att få tillgång till viktig information när du är borta från kontoret. All information, oavsett om den är registrerad lokalt i ditt Mamut-program eller via en webbläsare och Mamut Online Desktop, synkroniseras kontinuerligt. Detta innebär att ditt företag alltid har tillgång till uppdaterad information. Mamut Online Desktop samlar dina webbaserade funktioner och ger dig bland annat tillgång till rapporter och nyckeltal, kontaktinformation, tidrapportering, aktiviteter och kalender samt ett verktyg för onlinevalidering av dina bokföringsdata. Mamut Online Desktop levereras som en del av Mamut One som du kan läsa mer om längre fram i häftet. Läs mer om Mamut Online Desktop på Ny version. Läs mer på

3 Nyheter i version 12 Mamut Business Software version 12 innehåller en rad nya funktioner och förbättringar som gör att du kan arbeta ännu mer effektivt. Merparten av förbättringarna och nyheterna är baserade på feedback från våra användare. Det innebär att du förutom de större nyheterna kommer att finna förbättringar i de flesta av programmets moduler. Smart reseplanering I Kontakt- och Kontaktpersonmodulen kan du med hjälp av knappar i verktygsraden se karta och resväg till kontaktens adress. Funktionen förutsätter att du är ansluten till Internet. Du kan välja mellan Microsoft, Yahoo och Google som kartleverantör. Nya designmallar till din webbplats Både webbutik och webbplats har fått fler och uppdaterade designmallar. Dessutom har flera av de befintliga designmallarna blivit uppdaterade med ny funktionalitet. Det är fortfarande lika enkelt och det krävs inga förkunskaper om webbprogrammering för att ändra designen på din webbplats och webbutik. Det finns också ny funktionalitet för att egendefiniera sidhuvudet och förbättra visningen av företagsinformation i de flesta designmallar. Det gör att du enkelt kan ge din webbsida ett eget visuellt uttryck. Hela webblösningen stöder nu egna script, något som bland annat gör det möjligt att kartlägga besöksstatisk från exempelvis Microsoft AdCenter Analytics eller Google Analytics. Det är också möjligt att lägga in egenutvecklade script. Med reseplaneraren kan du enkelt och effektivt planera dagens resor och på så sätt minska restiden och möjliggöra fler kundbesök. Förbättrad visning av produkter och bilder i webbutiken Nya e-postinställningar I företagsinställningarna för kontaktuppföljning kan du i den nya rullgardinsmenyn E-postmottagare välja vilken e-postadress som ska användas som standard vid utskick av köp- och säljdokument per e-post. Du kan välja mellan Kontakt e-post, Er ref., och E-postlista. E-postlistan låter dig välja mellan alla registrerade e-postadresser knutna till den aktuella kontakten. Du kan nu skapa en ännu mer detaljerad produktsida per produkt. Nytt i version 12 är möjligheten att lägga in både en kortare och en mer detaljerad beskrivning av varje produkt i webbutiken. Den korta produktbeskrivningen visas direkt under produktnamnet, medan en mer detaljerad beskrivning visas under Mer information. Texten i beskrivningarna kan du självklart formatera enligt eget tycke och det finns även stöd för att lägga in bilder, länkar och tabeller. Läs mer på Ny version 2009.

4 Nyheter i version 12 Bildhanteringen i webbutiken har också blivit förbättrad; nu kan du ange en maximal bildbredd. Inställningen gör att bilderna i webbutikens produktlistor automatiskt visas i samma bredd oberoende av ursprunglig storlek. Det påverkar dock inte bildstorleken på de detaljerade produktsidorna. Dessutom kan du ange ett minimibelopp som kunderna måste handla för, för att kunna genomföra ett köp i webbutiken. Snabbare och enklare verifikatregistrering Feedback från våra kunder har gjort det möjligt för oss att introducera en rad förbättringar i verifikatregistreringen som gör modulen ännu mer användarvänlig. Vi har effektviserat verktygsraden genom att framhäva de funktioner som används ofta, samtidigt som vi har samlat de olika knapparna för programinställningar i en egen meny. I redovisningsmodulen kan du skapa extra kostnadsbärare som kan användas vid verifikatregistrering. Som standard är kostnadsbärarna Avdelning och Projekt tillgängliga, men vid behov kan du skapa din egen kostnadsbärare anpassad till dina krav. Exempel på aktuella kostnadsbärare kan vara Kampanj, Produkt eller Anställd. En mycket efterfrågad funktion är ett enkelt sätt att korrigera verifikat direkt i huvudboken. Det kan du nu göra genom att markera det aktuella verifikatet och klicka Radera. Du kan då välja mellan att skapa verifikatet direkt i huvudboken eller att lägga det i verifikatregistrering. Under Företagsinställningar och Konto- och landsinställningar finns det nu en ny och förbättrad formatkontroll vid inknappning av IBAN-nummer och Momsnummer. Användare som bokför många verifikat kan nu ha upp till fem olika uppsättningar användarinställningar. Det gör det möjligt att snabbt ändra registreringsfönstret beroende av vilken typ av verifikat som ska bokföras. Vidare är det möjligt att se de senaste posterna på ett givet konto, både från huvudbok och från verifikatregistrering. Via rullgardinsmenyn i den nedre delen av verifikatregistreringsfönstret kan du, förutom att visa verifikat i Verifikatregistrering och Huvudbok, nu också välja Kontohistorik. I kontohistoriken visas de senaste 50 verifikaten som blivit bokförda på ett visst konto. Vilket konto som visas är beroende av vilket kontonummer som är markerat i kontokolumnen i övre delen av fönstret. Enklare försäljningsuppföljning och logistikhantering Både försäljningsuppföljning och logistik har genomgått ändringar som förbättrar både användarvänligheten och effektiviteten. Bland annat är Fönstret för produktflöde uppdaterat och ger dig full spårbarhet av alla lagerändringar. Här kan du spåra vilka poster som låg till grund för en ändring och hitta det aktuella verifikatet i huvudboken. Du kan nu öppna alla relaterade produkter, lager, inköp, order och kontakter knutna till en lagerändring direkt från detta fönster. Därmed får du tillgång till detaljerad information på ett och samma ställe i programmet Ny version. Läs mer på

5 I orderregistreringen kan du nu se inköps- och leveransinformation och därmed förväntat leveransdatum för produkterna i ordern. Översikten visas i ett nytt fönster, Leveransplan, som visar produkter i inköp som inte ännu är mottagna. Företag som använder sig av flera lager, kan nu välja vilket lager som ska vara standard för varje användare. Detta gör du under Användarinställningar för Produkt, under fliken Lager. Det nya fältet Branschens produktnummer i produktregistret kan användas där det förekommer produktnummer som är gemensamma inom en viss bransch. Fältet ersätter inte egna produktnummer, men kan användas vid inknappning eller inläsning på Offert/Order/Faktura och Inköp istället för vanligt produktnummer. Läs mer om nyheterna i version 12 Du hittar detaljerad information om nyheterna i version 12 i ett eget häfte, samt på Observera! Vilka funktioner du har tillgång till är beroende av vilken Mamut-lösning du har. Läs mer på eller kontakta oss om du inte har tillgång till funktionaliteten beskriven ovan. Microsoft SQL Server 2005 Från och med version 12 av Mamut Business Software används Microsoft SQL Server 2005 som databas, vilket ger dig en säker, skalbar och effektiv databehandling. Vid installation av eller uppdatering till version 12 av Mamut Business Software kommer Microsoft SQL Server 2005 Express Edition automatiskt att installeras och konfigureras för Mamut på din dator/server. Microsoft SQL Express Edition är en kraftfull och säker databasserver som distribueras kostnadsfritt av Microsoft tillsammans med Mamut Business Software. Övergången till SQL Server ger dig ökad säkerhet och flexibilitet, samt möjliggör en rad tjänster som exempelvis Mamut Online Desktop. Mamut Business Software kan också användas tillsammans med andra versioner av Microsoft SQL Server De olika versionerna har olika egenskaper och fördelar jämfört med Expressversionen, något som särskilt installationer med många användare eller omfattande databaser kan dra fördel av. Om du redan har installerat en version av Microsoft SQL Server 2005, kommer din nya version av Mamut Business Software att kunna installeras mot denna. av SQL Server tillsammans med Mamut Business Software kan vi erbjuda egna licenser till konkurrenskraftiga priser. Om din verksamhet har behov av en annan version av SQL Server än Express-utgåvan, ber vi dig kontakta Mamut eller din lokala Mamut-partner för komplett produkt- och prisinformation. Uppgradering efter behov Mamut erbjuder i samarbete med Microsoft olika versioner av Microsoft SQL Server Vid köp Läs mer på Ny version 2009.

6 Mamut One Programvara och tjänster i Ny teknologi ger nya möjligheter men innebär också nya och högre förväntningar. Dina kunder förväntar sig att kunna hitta relevant information om dig och ditt företag på Internet, att kunna handla i webbutiken och kommunicera effektivt med dig via e-post. Med Mamut One sätter vi återigen en ny standard för vad som kan räknas som en komplett affärslösning, och ser till att du har de verktyg du behöver för att kunna infria dina kunders förväntningar. Kort sagt är Mamut One en komplett lösning för att utföra traditionella ekonomiska och administrativa arbetsuppgifter, kommunicera effektivt och för att profilera verksamheten och samarbeta på Internet. Dessutom ingår en rad nya tjänster inom kunskap och kompetens. De fyra hörnstenarna i Mamut One är produktivitet, kommunikation, synlighet och kunskap. Nedan följer en beskrivning av några av tjänsterna i Mamut One. Produktivitet Så arbetar du smartare Hur kan du tillrättalägga för produktivitet på bästa sätt? En viktig förutsättning är att ditt företag har ett gemensamt och användarvänligt affärssystem som täcker alla roller i verksamheten och som ger alla medarbetare tillgång till nödvändig information när som helst och var som helst. Mamut Business Software är ett av huvudelementen i Mamut One och täcker alla traditionella delar av verksamhetens värdekedja; från säljstöd och CRM, till ekonomistyrning, logistik, lön, projekt/tidrapportering och e-handel. Kännetecken för Mamut Business Software är omfattande funktionalitet och användarvänlighet där målet är att rutinarbete och informationsbehandling ska kunna hanteras snabbt och enkelt. Något som är utmärkande för framgångsrika företag är att alla medarbetare har tillgång till samma uppdaterade information, vilket gör att arbetstiden kan utnyttjas bättre. Det bidrar till ett mer resultatskapande arbete, bättre service i alla led och ökad försäljning till nya och befintliga kunder. Tunga och tidskrävande arbetsuppgifter, exempelvis fakturering, verifikatregistrering, uppdatering av lager och webbutik samt lönehantering, kan med stor fördel göras på kontoret i klientens funktionsrika och användarvänliga gränssnitt. Produktivitet handlar ofta om effektiv kommunikation och därmed enkel tillgång till rätt information på rätt enhet. Mamut One ger dig marknadsledande lösningar inom kommunikation, såsom mobil e-post, webbkonferens, Ny version. Läs mer på

7 en komplett lösning Active BusinessMail är en professionell e-posttjänst baserad på Microsoft Hosted Exchange Lösningen ger dig och dina medarbetare tillgång till delade kalendrar, mappar och adressböcker. Informationen är alltid tillgänglig, både via Microsoft Outlook, Internet och mobiltelefon/pda du väljer själv vad som passar dig bäst för ögonblicket. Tjänsten innehåller även antivirusprogram, spamfilter och en backup-lösning och gör det lika enkelt att arbeta på resa som på kontoret. Microsoft Hosted Exchange är en plattform för att utväxla meddelanden och information. Den ger dig och dina kollegor tillgång till e-post, filer och kalendrar, när som helst och var som helst, via stationär dator, Internet eller PDA/mobiltelefon. Internet-telefoni och delade portaler. Fördelen för dig är att du slipper det krävande jobbet att drifta din egen e-postserver och andra bakomliggande system, och kan istället koncentrera dig på att använda verktygen i ditt dagliga arbete. Kommunikation Rätt information där du är Med de olika lösningarna för kommunikation som finns tillgängliga via Mamut One, kan du förenkla kommunikationen och samarbetet med kollegor, partners, leverantörer och kunder. Tillgång till tjänster som mobil e-post, delade portaler och webbkonferens innebär att du alltid har tillgång till uppdaterad information när du behöver den utan några ytterligare investeringar i infrastruktur! Med Mamut One är den viktigaste informationen alltid tillgänglig via Internet. Läs mer på Ny version 2009.

8 Mamut One Programvara och tjänster i Microsoft SharePoint gör att du effektivt kan dela dokument, aktiviteter och annan information via Internetportaler på ett enkelt och säkert sätt. Lösningen förenklar samarbete och projektstyrning, både inom företaget och med externa parter. Funktioner som dokumentarkiv med versionskontroll, to-do -listor, nyheter, forum, skyddade områden, delade kontakter, kalendrar och full tillgångskontroll bidrar till ett mer effektivt samarbete. Microsoft Live Meeting är en effektiv och säker tjänst för att genomföra webbkonferenser. Tjänsten gör det möjligt att genomföra möten, kurser och event online med personer som befinner sig över hela världen. Mötesdeltagarna interagerar via sina datorer och det är enkelt att hålla presentationer, genomföra en kick-off, brainstorma, redigera filer och samarbeta på elektroniska konferenstavlor. Delning av dokument via Microsoft SharePoint Webbkonferens med Microsoft Live Meeting. Synlighet Så säljer du på Internet För att kunna skapa försäljning är det nödvändigt att synliggöra dina erbjudanden för potentiella kunder. Allt fler människor använder Internet för att inhämta information om produkter och tjänster innan de eventuellt köper dem. En professionell webbplats är av avgörande betydelse för att få kundernas uppmärksamhet. Med Mamut One kan du välja mellan olika flexibla sätt att skapa webbsidor och webbutik. Lösningen har även fullt stöd för betalning via betalkort och kreditkort. Mamut One ger dig tre olika valmöjligheter för publicering av din webbplats. Om du vill ha en standardlösning som ställer få krav på förkunskaper inom webbprogrammering, kommer den integrerade e-handelsmodulen att vara ett utmärkt val. Om du däremot vill ha en mer omfattande och flexibel lösning kommer Mamut ez Publish att ge dig marknadens bästa verktyg för webbpublicering. Du som vill ha en fullständigt skräddarsydd webbplats eller som redan har investerat i en större webblösning kan med hjälp av Mamut One publicera din egen lösning direkt på webbserver. En professionell webbutik är tillgänglig dygnet runt och är en mycket kostnadseffektiv försäljningskanal. Dina kunder kommer uppskatta att slippa förhålla sig till öppettider! Professionell närvaro på Internet med Mamut One och ez Publish. Vidare är det avgörande att dina kunder både befintliga och potentiella hittar till din webbplats. Här kan du ta hjälp av Google AdWords. Google är världens största sökmotor på Internet och AdWords är korta textannonser som visas baserat på de sökord du väljer. Kunskap och service Din nyckel till bättre beslut För att du ska få ut så mycket som möjligt av dina investeringar i programvara är det viktigt att du har tillräcklig kunskap om den lösning du använder och om relaterade ämnesområden. I Mamut One ingår ett komplett kunskapspaket som täcker allt från flera olika nivåer av personligt användarstöd från Mamut Supportcenter, kom igång-häften, artiklar och online kunskapsportal, till interaktiv utbildning och kurs. På så sätt kan du lägga tillrätta för tillväxt i din verksamhet genom effektiva rutiner och processer samt uppdaterad kunskap om lagar, regler och användartips Ny version. Läs mer på

9 en komplett lösning Mamut Validis Din redovisning är ditt viktigaste beslutsunderlag. Det förutsätter naturligtvis att informationen är korrekt, annars riskerar du att fatta beslut baserat på fel underlag. Med Mamut Validis får du ett webbaserat verktyg som förenklar hela processen med löpande kontroll och revidering av din redovisning. trender, undantag och ovanliga kombinationer. Analys av redovisningsregler kan avslöja verifikat som är bokförda mot fel konto, exempelvis en utgift som är bokförd mot en balanspost. Trendregler letar efter väsentliga avvikelser från det som vanligtvis bokförs, exempelvis om det saknas avskrivningar de senaste månaderna. Avvikelseanalysen letar efter onormalt låga eller höga värden och redovisar transaktioner som hyreskostnader som är tre gånger så stora som vanligt. Om du har glömt att redovisa moms på din försäljning, kommer analysmetoden ovanliga kombinationer att avslöja detta. Gemensamt för alla rapporter är att du snabbt får en översikt över de verifikat som du bör ta en närmare titt på, så att eventuella felaktigheter och brister kan korrigeras. Det kan även vara så att verifikat i en rapport visar sig vara helt korrekta. Dessa markerar du som OK och slipper därmed risken att dessa dyker upp igen i senare rapporter. Bokföringsfel kan givetvis inträffa och kan i värsta fall leda till obehagligheter med offentliga myndigheter. Genom regelbundna och grundliga avstämningar av din bokföring kan du undvika felen. Om du inte själv har mycket erfarenhet av redovisning är detta arbetsuppgifter för en redovisningskonsult. Nu kan du överlåta hela eller stora delar av detta arbete till Mamut Validis. Verktyget kan på bara några få sekunder analysera alla dina bokföringsdata. Analyserna presenterar avvikelser från gällande redovisningsregler och trender och gör dig uppmärksam på poster som är bokförda med ovanliga kombinationer. Själva lösningen består av en serie analysverktyg som använder olika metoder för att analysera dina data. Resultatet är en lista över verifikat som bör ses över mer grundligt. På så sätt upptäcker du eventuella fel och brister. Primärt är det fyra olika metoder som används för att genomföra analyserna redovisningsregler, Mamut Validis hittar felposteringar och andra potentiella fel på rekordtid. Läs mer på Ny version 2009.

10 Verktyg att växa med En liten verksamhet som har ambition om att växa står inför svåra utmaningar som att säkra likviditeten, kontrollera kostnaderna, välja korrekt bemanningsnivå, behålla en hög servicenivå och se till att de viktiga kunderna stannar kvar. Tillgång till tillräckligt bra information vid rätt tidpunkt är ofta skillnaden mellan framgång och misslyckande. Att välja rätt IT-verktyg är med andra ord kritiskt för att nå framgång. Webbaserad eller lokal installation? Integration och kommunikation är två viktiga begrepp i dagens IT-värld. Du förväntar dig att kunna använda Internet för att hantera dina bankärenden, så varför skulle du inte kunna sköta allt inom IT på Internet? Svaret på detta är ganska enkelt; du behöver olika verktyg för olika typer av arbetsuppgifter. Verifikatregistrering i stor volym är ett bra exempel på en arbetsuppgift som fungerar bäst att hantera via en lokal installation för att undvika att hastighet och responstid blir långsam. Andra arbetsuppgifter som att ta fram statussiffror, söka efter kontakter eller redigera information i din kalender kan fungera bra att sköta via en mobiltelefon eller bärbar dator. Det du som användare förväntar dig är att lösningen är integrerad så att en ändring gjord via din stationära dator hemma med en gång blir tillgänglig överallt i ditt affärssystem och på alla tillkopplade enheter. Integration i alla led Idag är det självklart att du kan kommunicera med dina kunder via e-post. Dina kunder förväntar sig att också att kunna hitta information om dig och dina produkter på Internet och inte minst att kunna handla från dig via Internet. I företag som har flera anställda är det viktigt att kunna styra arbetstiden. Lön är ofta den största kostnaden och den bör stå i proportion till verksamhetens intäkter. I stora företag har man länge kunnat dra nytta av integrerade lösningar som gemensamma kontaktdatabaser och delade kalendrar. Detta har naturligtvis att göra med de stora kostnader som är förbundna med att driva sin egen IT-avdelning och egna e-postservrar. Vi vet att effektiv kommunikation med kunder och leverantörer till ett överkomligt pris är avgörande för att många små och medelstora verksamheter ska lyckas. Dessa behov varierar från företag till företag, vilket innebär att de nya verktyg som vi erbjuder måste vara så flexibla att du kan använda den funktionalitet du behöver. Mamut One Ett komplett affärssystem Ett komplett affärssystem bör vara betydligt mer omfattande idag än vad det var för bara några år sedan. Solid integration mellan olika enheter som datorer, mobiltelefoner och webbaserade lösningar kommer att hjälpa dig att möta dina kunders ökade förväntningar. Befintlig funktionalitet Kunduppföljning och säljstöd (CRM) Översikt över alla dina kunder, order, fakturor och aktiviteter knutna till kunder, leverantörer och andra kontakter, samt e-postkommunikation, möten och dokument. Ekonomi/Administration Hantering av rutinarbete inom redovisning och ekonomi, med tillgång till integrerad information från andra delar av systemet för djupgående analyser. Logistik och inköp Integration med försäljnings- och ordersystemet ser till att du alltid har förmåga att leverera de varor du säljer, utan att binda för mycket kapital i lagret Ny version. Läs mer på

11 Tillräckligt hög servicenivå En av småföretagets främsta styrkor är närheten till kunderna, vilken möjliggör mycket god kundservice. Många kunder är villiga att betala lite extra för att få god service, vilket kan vara en av de viktigaste orsakerna till att småföretag vinner kampen om kunderna. En stor utmaning när ditt företag växer, är att upprätthålla samma goda kundservice som kunderna blivit vana vid. Då gäller det att använda tiden på rätt sätt. Om tillväxten innebär behov av förstärkning i personalen, kommer den information som tidigare kanske bara fanns i huvudet på ett par medarbetare att bli fördelad på fler personer. Kunder som är vana vid att få sina problem lösta redan samma dag, upplever ofta att de får vänta en dag eller två medan säljaren lägger tid på att finna den information som egentligen är lättillgänglig. Genom att tillgängliggöra all relevant information i ett gemensamt CRM-system kan alla medarbetare besvara kundernas frågor så fort de uppstår. För att få detta att fungera i praktiken är det kritiskt att ditt affärssystem är så komplett som möjligt och att information om kunder, produkter, order, lager och inbetalningar är integrerad så att du enkelt kan hämta beslutsunderlag från ett och samma ställe. Tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt är avgörande för goda kundrelationer. Du kommer troligen att möta ökande krav från dina kunder, både vad gäller servicenivå och tillgång till information. För att kunna svara på de ökande kraven bör du ställa samma höga krav på din IT-lösning, där integration och flexibilitet bör bara avgörande. Nya tjänster Webbkonferens Genomför elektroniska möten genom att dela dokument och samtala i realtid med Microsoft Live Meeting. Webbaserat samarbete Med Microsoft SharePoint kan du enkelt skapa online samarbetsportaler där du säkert och effektivt kan dela information. Professionella och tillitsskapande webbsidor med webbutik Genom att erbjuda tillgång till relevant information via en professionell webbsida, ökar dina möjligheter att vinna kunderna. Professionell e-post E-post ställer höga krav på säkerhet, flexibilitet och tillgänglighet. Microsoft Exchange ger dig flexibiliteten att hantera e-post, kontakter och arbetsuppgifter från valfri enhet. Effektiv kontroll av bokföringsdata Med en professionell lösning baserad på Mamut Validis kan du automatisera många manuella arbetsuppgifter, kvalitetssäkra dina bokföringsdata och spara mycket tid. Utbildning och kunskap Genom enkel tillgång till både kurs och kunskapsdatabaser är det enkelt att bygga upp nödvändig kompetens. Online feedback från kunder/användare Med tillgång till ett effektivt webbaserat verktyg för enkätundersökningar, kan du snabbt och enkelt skaffa dig det beslutsunderlag du behöver. Säkerhet och backup Välj en online backup-lösning där dina data kontinuerligt säkerhetskopieras till en krypterad och säker server. Onlinetillgång till nyckeltal och CRM Bra beslutsunderlag i form av uppdaterade nyckeltal bör finnas tillgängligt när du behöver det, oavsett var du befinner dig. Läs mer på Ny version

12 Användartips för ditt Mamut-system Mamut REDOVISNING Mamut FÖRSÄLJNING Hur korrigerar jag ett verifikat direkt i huvudboken? Från version 12 av Mamut Business Software är det möjligt att korrigera verifikat direkt från huvudboken. Så här gör du: 1. Gå till Visa Redovisning Huvudbok. 2. Öppna det verifikat som du önskar korrigera och markera det genom att klicka på verifikatet. 3. Klicka på knappen Radera. 4. Följande fönster visas: (Se skärmbilden) 5. Om du väljer Huvudbok kommer ett nytt verifikat genereras som motbokar originalverifikatet. Verifikatet får samma verifikattyp, datum, period, och räkenskapsår som originalverifikatet. För att se verifikatet som genererades måste du stänga fönstret och därefter öppna huvudboken igen så att det blir uppdaterat. Rapporten Journal över Poster skrivs ut. 6. Om du väljer Verifikatregistrering så kommer verifikatet att korrigeras i verifikatregistrering. Här kan du t.ex. ändra på verifikattyp och verifikatdatum innan du överför korrigeringen till huvudboken. Val av e-postadress vid utskick av offert/order/faktura Om du skickar offert, order eller faktura till flera olika personer i samma företag så kan du välja e-postadress vid utskrift till e-post. Så här gör du: 1. Öppna aktuell kund i Kontaktuppföljning och välj fliken Övrig information. 2. I rullgardinslistan E-postmottagare kan du välja mellan Kontakt e-post, Er referens eller E-postlista. Om du vill kunna välja mellan alla anställda vid utskrift av offert/order/faktura till e-post, måste du välja E-postlista. 3. Nästa gång du ska skicka en faktura via e-post kommer du att få upp en lista över alla registrerade e-postadresser för kontakten (se bilden ovan). Mamut Outlook Skicka och synkronisera e-post till dina kontakter direkt från menyraden i Microsoft Outlook Om du har Microsoft Outlookintegrationen aktiverad i ditt Mamutprogram, så kommer du att få en ny menyrad i Outlook. När du klickar på Nytt e-postmeddelande i Outlook kan du söka efter kontakter i kontaktregistret och hämta upp korrekt e-postadress samt lagra meddelandet som en aktivitet i ditt Mamut-program. Du kan också överföra e-postmeddelanden och bilagor till kontaktregistret så att du hela tiden har översikt över all kommunikation med den aktuella kunden. Om du har aktiverat inställningen för automatisk överföring kommer detta att synkroniseras automatiskt. Du har också möjlighet att öppna kontaktkortet genom att markera ett e-postmeddelande och därefter klicka på knappen för att öppna kontaktkortet (endast aktiv om e-posten är synkroniserad med programmet). Outlook-integrationen kan användas mot en företagsdatabas. Om du har flera företagsdatabaser måste du alltså välja vilken du vill integrera med Outlook. Du kan däremot byta databas genom att inaktivera integrationen och därefter aktivera den i en annan företagsdatabas. Alla användare behöver dock inte använda integrationen mot samma företagsdatabas Ny version. Läs mer på

13 Mamut Web Mamut REDOVISNING Val av checkräkningskonto vid elektronisk utbetalning I version 12 har du möjlighet att själv 3. Redigera betalningstypen du tidigare har skapat och klicka Nästa välja vilket konto dina leverantörsskulder ska bokföras mot. tills du kommer till inställningarna där du kan För att ändra inställningarna måste välja Huvudbokskonto. du göra följande: 1. Gå till Visa Inställningar Redovisning Reskontra. 2. Markera rutan Företaget använder elektronisk utbetalning och klicka därefter på Inställningar. Mamut Web Besöksstatistik på din webbplats Det är nu möjligt att lägga in både Så här gör du: tredjepartsscript och egna script 1. Gå till Visa E-handel på din webbplats. Script gör att du Webbplatsinställningar. kan spåra och analysera trafiken 2. Klicka OK och välj Script. på din webbplats. Exempel på 3. Lägg in scriptet. tredjepartsleverantörer av script 4. Nederst i fönstret väljer du är Microsoft adcenter Analytics önskad placering av scriptet. eller Google Analytics. Använda egendefinierade verifikatmallar i verifikatregistreringen I version 12 av Mamut Business Software är det möjligt att anpassa verifikatregistreringsfönstret efter dina behov genom att definiera flera olika användarinställningar. Det betyder att du enkelt kan byta mellan vad som ska visas av kolumner och information, utifrån vilken användarinställning som du har valt. Du kan definiera upp till fem olika uppsättningar med användarinställningar per användare och varje uppsättning kan definieras så att den visar önskade kolumner och funktioner. Användarinställningarna är kopplade till inställningsuppsättningar som kan väljas i rullgardinsmenyn till vänster om knappen Användarinställningar. Så här gör du: 1. Gå till Visa Redovisning Verifikatregistrering. 2. Klicka på Användarinställningar. Observera! När du klickar på Användarinställningar gäller inställningarna som öppnas det alternativ som du har valt i rullgardinsmenyn till vänster. Om det t.ex. står Standard i rullgardinsmenyn, och du klickar på Användarinställningar, så redigerar du nu en uppsättning av kolumner och funktioner i Användarinställningar för Standard. Om det t.ex. står Valuta i rullgardinsmenyn, och du klickar på Användarinställningar, så redigerar du en uppsättning av kolumner och funktioner för Valuta. Genom att använda dig av denna funktion kan du anpassa verifikatregistreringsfönstret efter dina behov och vad för slags verifikat som du ska registrera. 3. Ange önskade inställningar under flikarna Kolumner och Funktioner. Tips: Du kan själv välja namn på dina verifikatmallar. Om du exempelvis vill ändra namn på mallen Reskontra, måste du först välja Reskontra i rullgardinsmenyn. Därefter klickar du på Användarinställningar och väljer fliken Funktion. Namnet ändrar du i fältet Beskrivning. Läs mer på Ny version

14 Användartips för ditt Mamut-system Mamut REDOVISNING Mamut AdministraTIon Kopiering av företagsrapport till andra databaser Ändringar i verktygsraden i verifikatregistrering I version 12 är knapparna för Momshantering, Verifikattypinställningar, Verifikatradtext och Valutaregister samlade under en enda knapp, med full text istället för ikoner. Där du i den förra versionen var tvungen att veta vad knappen betydde genom att se på symbolen, kan du nu klicka på pilen till höger om knappen Kontoplan och enkelt välja önskat kommando. I Mamut är det möjligt att redigera en rapport och sedan kopiera den till de andra företagsdatabaserna. Så här gör du: 1. Gå till Visa Inställningar. 2. Klicka på knappen Rapporter och välj Rapport/Etiketteditor. 3. Markera den rapport som du vill kopiera till de andra företagsdatabaserna. 4. Klicka på knappen Kopiera företagsrapport till alla andra företag (Ctrl + C). 5. Svara Ja för att fortsätta. 6. Svara OK på meddelandet Företagsrapport kopieras till alla andra företag (klienter). 7. Stäng alla rapportfönster. Mamut FÖRSÄLJNING Standardlager per användare vid registrering av orderlinjer Det är nu möjligt att välja standardlager för varje användare, något som kommer att påverka produkter som är knutna mot flera lager i produktkortet. När användaren lägger in produkter i en order är det användarens angivna standardlager som kommer att visas. På detta sätt minskar risken att sälja produkter från fel lager. Så här gör du: 1. Gå till Visa Inställningar. 2. Klicka på Användare och välj fliken Inställningar per modul. 3. Klicka på Produkt och välj fliken Lager. Mamut KUNDUPPFÖLJNING Välj sortering och kolumner i kontaktlistan Du har möjlighet att själv välja sortering Hastigheten vid öppning av och vilka kolumner som ska visas i kontaktlistan varierar beroende kontaktlistan när du söker på kontakter. av hur mycket information du väljer att visa. Så här gör du: 1. Gå till Visa Inställningar. 2. Klicka på Användare och välj fliken Inställningar per modul. 3. Klicka på Kontakt och välj fliken Lista över kontakter. Observera! Vi rekommenderar att du visar maximalt fem kolumner Ny version. Läs mer på

15 Mamut KUNDUPPFÖLJNING Mamut Web Välj mellan flera olika leverantörer av karta och resväg Dina kunder kan nu själva välja om de vill se priser inkl. moms i webbutiken Du har nu möjlighet att själv välja vilken leverantör av karta/resväg du I version 12 är momshanteringen i webbutiken förbättrad. Tidigare kunde Markera Valfri visning av moms i produktlistor. Om du innan upp- vill använda. Det gör du genom att klicka på Användarinställningar du välja om du ville visa dina priser inklusive eller exklusive moms. Nu dateringen hade aktiverat inställningen för att visa priser inklusive (Ctrl+I) när du står i kontaktkortet. Under fliken Företagsregister kan är det möjligt för kunderna att själva välja om de vill se priser med eller och exklusive moms så kommer webbutiken efter uppdateringen till du välja mellan Microsoft, Google och Yahoo som din kartleverantör. utan moms. Inställningen för detta hittar du genom att gå till Visa E-handel Webbplatsinställningar, välja fliken Inställningar webbutik version 12 att visa priserna inklusive moms, med möjligheten för och därefter fliken Produktlista. att avmarkera Visa priser inkl. moms i webbutiken. Mamut Web kunder att välja om att se priserna exklusive moms. Det gör de genom Ny design av företagsinformation på din webbplats I version 12 är det möjligt att själv bestämma designen på företagsinformationen på din webbplats. Tidigare har detta varit förhandsdefinierat utifrån det du fyllt i under fliken Företagsinformation. Efter uppdateringen till version 12 kommer automatiskt insatt företagsinformation på din webbplats att bli borttagen. För att lägga in en beskrivning av ditt företag måste du nu gå till Utforma webbplats och välja fliken Information om företaget och därefter klicka på fliken Beskrivning av företaget. Om du vill lägga till samma information som tidigare, klickar du på knappen Infoga företagsinformation. Du har här möjlighet att designa informationen som du själv vill. Informationen under Företagsinformation kommer nu att vara synlig på hela webbplatsen, förutsatt att du har en designmall med stöd för detta. Mamut Web På min designmall står det «Expires 2009» För att förbättra synligheten i sökmotorer har vi valt att ta bort stödet för vissa designmallar. Mallarna som utgår är baserade på så kallade frames (ramar) som gör att de inte fungerar optimalt vid indexering från sökmotorer. De har dessutom begränsningar vad gäller både design och hastighet. I version 12 finns en rad nya mallar att välja mellan. Mallarna som utgår är markerade Expires 2008 och vi rekommenderar att du byter till en annan designmall. Läs mer på Ny version

16 Mamut Serviceavtal en enklare arbetsdag! Med Mamut Serviceavtal är du alltid förberedd och har full kontroll över alla utmaningar du och ditt företag möter. Uppdateringar med ändringar från myndigheter Vi ser till att ditt Mamut-system alltid har stöd för alla nya regler, skatteändringar och formulär. Omfattande dokumentation vid sådana ändringar säkrar en enkel anpassning. Ny funktionalitet Mamuts system utvecklas kontinuerligt som en följd av teknologisk utveckling, nya standarder, feedback från användare och nya trender. Vi säkrar dig en modern lösning som förenklar din arbetsdag. Mamut Supportcenter Vi lägger stor vikt vid att du som Mamut-användare ska ha en professionell och snabb avdelning för användarstöd som besvarar eventuella frågor som kan uppstå. Med Mamut Serviceavtal får du användarstöd via telefon, fax, e-post, Internet och direkt i programmet. Mamut Information Desk I programmet hittar du en nyhetskanal som via Internet dagligen ger dig uppdaterad information, nyheter och användartips som är direkt relaterade till ditt program och arbetsområde. Mamut Information Desk innehåller även en direktlänk till Mamut Supportcenter. Användartips Med jämna mellanrum mottar du e-postmeddelanden med tips om användning av Mamut-systemen, nyheter inom produktserien och annan nyttig information. Mamut Kunskapsserie Mamut publicerar kunskapsbroschyrer inom en rad temaområden som exempelvis ändringar från myndigheter, effektiv användning av systemet och nya trender. Specialerbjudanden Mamut ger dig specialerbjudanden på Mamut-produkter, samt relaterade produkter från marknadsledande programvaruleverantörer. P.S. Vi erbjuder även tre olika Mamut One Serviceavtal som är utökade med en rad produkter och tjänster samt VIP-support. Kontakta oss för mer information. MAMUT SUPPORTCENTER 5 SÄTT ATT FÅ HJÄLP Alla Mamut-kunder med giltigt serviceavtal kan använda sig av våra tjänster för användarstöd. Så här gör du: 1 Funktionstangenten [F1] Om du behöver hjälp Tryck [F1], så öppnas en hjälptext som är anpassad 2 Internet Du hittar all information du behöver om årets uppdatering på www. 3 Mina förfrågningar Gå till Mamut Supportcenter i ditt program och skriv din 4 E-post Du kan också skicka e-post till: support@mamut.se 5 till modulen du arbetar i. mamut.se/uppdatera förfrågan. Förfrågan skickas direkt till Mamuts avdelning för användarstöd. Telefon/Fax Mamut Business Software: Tel: Fax: Mamut Alliance Partners Mamut (OSE MAMUT ) grundades 1994 och är en ledande leverantör av administrativa programlösningar samt Internetbaserade tjänster till små och medelstora företag i Europa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga lösningar till marknadens bästa priser i förhållande till prestanda med integrerade lösningar för ekonomistyrning/redovisning, säljstöd, kund- och kontaktuppföljning (CRM), inköp/logistik, lön/personal, projektstyrning, e-handel, domäner, e-post och webbhotell. Fler än kunder i Europa förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Ytterligare information om Mamut och företagets produkter hittar du på Mamut AB, Kungsgatan 24 (2 tr), Stockholm Tel: Fax: info@mamut.se