FÖRETAG SuperOffice Sales & Marketing
Innehåll Företag... 1 Registrera nya företag... 1 Registrera uppgifter på fliken Företag... 1 Registrera uppgifter på fliken Mer... 4 Registrera uppgifter på fliken Intressen... 4 Kontaktpersoner... 6 Registrera nya kontaktpersoner... 6 Kolumner på detaljkortet Kontaktpersoner... 8 Relationer... 10 Lägga till relationer... 10 Växla mellan parterna i en relation... 12 Projekt... 13 Aktiviteter... 14 Bokning... 14 Registrera bokningar... 15 Uppgift... 18 Registrera uppgifter... 18 Samtal... 18 Registrera samtal... 19 Dokument... 19 Skapa nya dokument... 19 Försäljning... 23
Företag Fönstret Företag innehåller alla dina företag. Både organisationer och enskilda personer kan vara företag. I fönstret Företag visas varje post i databasen som ett arkivkort. En post i databasen innehåller all information som har registrerats om ett företag. Du bläddrar snabbt från post till post genom att klicka på sidflikarna längst ned till höger på korten eller med piltangenterna på tangentbordet. Du kan söka efter företag med hjälp av kriterier som du anger. Här kan du även skriva dokument, skapa händelser och registrera nya företag eller kontaktpersoner. Längst ned i fönstret Företag finns det fem standarddetaljkort: Kontaktpersoner, Relationer, Projekt, Aktiviteter och Försäljning. Allt som du behöver veta om ett företag finns tillgängligt i samma fönster. Registrera nya företag I fönstret Företag kan du registrera information om företag på flera nivåer. Detta gör du på flikarna Företag, Mer och Intressen. Registrera uppgifter på fliken Företag 1. Gå till fliken Företag i fönstret Företag. Hur? Du kan öppna fönstret Företag på olika sätt: Genom att klicka på Företag-knappen i navigatorn. 1
Genom att använda historiklistan (se Historiklistan) eller snabbsökning (se Snabbsökning). Genom att välja Företag på Visa-menyn. Genom att välja ett alternativ på Företag-menyn. Genom att dubbelklicka på ett företag i ett sökresultat eller i ett urval. 2. Klicka på knappen Nytt i verktygsfältet. Ett tomt företagskort öppnas. 3. Skriv in namnet på företaget i fältet högst upp på fliken Företag, där det står Företag i rött. 4. Fyll i information i övriga fält. Vad ska det stå i de olika fälten? a. Om företaget till exempel har flera avdelningar kan du ange avdelning i fältet Avdelning. b. I fältet Besök skriver du in företagets gatuadress (besöksadress). c. I fältet Postadress anger du ytterligare adressangivelse eller boxnr till företaget. d. I fältet Postnr anger du företagets postnummer och ort. Om du skriver in ett postnummer som tidigare har definierats i SuperOffice-databasen fylls ortnamnet i automatiskt om du inte anger ett ortnamn. Du kan även skriva in ortnamnet i fältet Ort så fylls postnumret i automatiskt. e. Klicka på pilen i det här fältet och välj ett land i listrutan som visas. Standardinställningen är att landet där företaget finns visas. När du har valt land får de övriga adressfälten automatiskt rätt adressformat på fliken Företag. Obs! Standardinställningen för land kan anges i dialogrutan Inställningar. f. När du klickar på fältet Telefon visas en tabell med kolumnerna Telefon och Beskrivning. Här skriver du in telefonnummer och en kort 2
beskrivning av nummertypen, till exempel Växel. Om du vill kan du lägga in flera telefonnummer. Klicka utanför tabellen när du är klar, eller tryck på TABB-tangenten tills tabellen stängs. g. I fältet Telefax lägger du in faxnummer enligt samma princip som för Telefon. h. I fältet Webbadress lägger du in adressen till företagets webbplats på Internet, på samma sätt som i fältet Telefon. i. I fältet E-post lägger du in företagets e-postadress enligt samma princip som för Telefon. j. I fältet Vår kontakt visas först ditt namn automatiskt. När du klickar på pilen visas en listruta där du kan välja namnet på en annan person som arbetar i din organisation. k. I fältet Kategori väljer du vilken kategori företaget tillhör från en förhandsdefinierad lista över aktuella kategorier. Klicka på pilen för att visa kategorilistan. Det här fältet måste fyllas i för att du ska kunna spara företaget i databasen. Obs! Standardinställningen för kategori kan anges i dialogrutan Inställningar. l. I fältet Söknyckel föreslås en kod automatiskt för det företag som du registrerar. Koden baseras på företagsnamnet. Du kan däremot lägga in en annan kod om du vill. m. I fältet Nummer lägger SuperOffice Sales & Marketing automatiskt in nästa lediga företagsnummer. Enligt standardinställningen är det första företagsnumret 10001, och värdet ökar med 1 för varje nytt företag. Du kan ändra den här standardinställningen i SuperOffice Administration. n. I fältet Org. nr. skriver du in företagets organisationsnummer. o. I fältet Bransch finns en lista över olika förhandsdefinierade branscher. Klicka på pilen och välj den bransch som passar bäst för det företag som du registrerar. Det här fältet måste fyllas i. Obs! Standardinställningen för bransch kan anges i dialogrutan Inställningar. p. Längst ned till höger på den här fliken visas även tre av fälten från fliken Mer, om detta har definierats i SuperOffice Administration. Vilka fält som visas kan variera för olika användargrupper. q. Längst ned till vänster på företagskortet finns det två kryssrutor: Stopp och Inga utskick. Markera rutan Stopp om du vill informera andra medarbetare om att de bör vara särskilt uppmärksamma på ett visst företag. En stoppskylt visas på företagskortet. Det kan dessutom vara bra att lägga in en kommentar som informerar medarbetarna om varför detta företag är stoppmarkerat. Det går bara att markera i det här fältet i redigeringsläget. Markera alternativet Inga utskick om du inte vill att företaget ska få några direktutskick. Detta kommer då att gälla för alla 3
definierade kontaktpersoner på det aktuella företaget. Det går bara att markera i det här fältet i redigeringsläget. 5. Klicka på OK om du vill spara de uppgifter som du har registrerat, eller på klicka på fliken Mer om du vill registrera fler uppgifter om företaget. Dubletter Om du försöker registrera ett företag som liknar en post som redan finns i SuperOffice Sales & Marketing visas dialogrutan Dubbletter och du får en fråga om du vill fortsätta jobba med den aktuella posten eller gå till en av de poster som visas i en lista längst ned i dialogrutan. Det här är för att du inte av misstag ska registrera samma företag flera gånger. Registrera uppgifter på fliken Mer 1. Gå till fliken Mer. Här finns det användardefinierade fält för företagen. Om din organisation till exempel har behov av att ha fält för antal anställda hos företaget eller för företagets omsättning kan du ange i SuperOffice Administration att dessa fält ska läggas in här. 2. Registrera alla uppgifter som du vill ange. 3. Klicka på OK för att spara de uppgifter som du har registrerat, eller på klicka på fliken Intressen om du vill registrera fler uppgifter om företagets intressen. Observera: Du kan även ändra företagsinformationen på fliken Mer genom att klicka på knappen Ändra. Registrera uppgifter på fliken Intressen 1. Gå till fliken Intressen. Här kan du ange vilka intressen ett företag har. 2. Du väljer intressen genom att markera motsvarande kryssrutor när du är i redigeringsläget. Vilka intressen som visas definieras i SuperOffice Administration. Observera: Det är endast de intressen som har markerats som syns när fliken är i visningsläget. Det kan därför hända att du har fler intressealternativ att välja mellan när du är i redigeringsläget. 3. Om du markerar ett eller flera intressen på fliken Intressen visas en prick bredvid fliknamnet. 4. När du har lagt in alla uppgifter på alla tre flikar i fönstret Företag klickar du på OK för att spara. Du har nu skapat ett eget företagskort för det nya företaget. Tips: Intressen kan vara användbar information när du till exempel definierar urval. Om du till exempel har definierat referenskund som intresse kan du skapa ett urval 4
som innehåller alla dina referenskunder. Då är det enkelt att skapa marknadsföringskampanjer mot denna kundgrupp. 5
Kontaktpersoner Kontaktpersoner är ett av detaljkorten längst ned i fönstret Företag. Det här kortet innehåller information om de anställda på det aktuella företaget. Om du dubbelklickar på ett namn i listan visas dialogrutan Kontakt som innehåller mer detaljerade uppgifter om den aktuella kontaktpersonen. Registrera nya kontaktpersoner Så här lägger du in en ny kontaktperson: 1. Gå till önskat företag i fönstret Företag. 2. Välj detaljkortet Kontaktpersoner. 3. Klicka på knappen Lägg till under detaljkortet. 4. Dialogrutan Kontakt öppnas. I dialogrutans huvuddel registrerar du kontaktpersonens namn och eventuellt Hr/Fr och titel. 6
5. Du kan lägga till en bild genom att högerklicka på bildfältet högst upp till höger i dialogrutan och välja Lägg till. Bläddra till önskad bild och klicka på Öppna för att lägga till bilden. Tips: Du kan också lägga till en bild genom att dra och släppa den från Utforskaren. 6. Markera alternativet Inga utskick längst ned i dialogrutan om du inte vill att kontaktpersonen ska få några direktutskick. 7. Markera alternativet Slutat om kontaktpersonen har slutat arbeta på företaget. En person med registreringen "Slutat" visas inte på listorna över kontaktpersoner eller projektdeltagare. 8. Gå till fliken Allmänt. På fliken Allmänt finns det information om kontaktpersonen. Vilken information kan registreras på fliken Allmänt? Lägg in telefonnummer och faxnummer i respektive fält. Om du klickar på telefonikonen bredvid fälten kan du ringa direkt till kontaktpersonen förutsatt att modem-/cti-lösningen och SuperOffice Sales & Marketing har konfigurerats för detta. I fältet E-post kan du lägga in flera e-postadresser enligt samma princip som för företag. Om du klickar på kuvertikonen bredvid fältet öppnas ett tomt e-postmeddelande med e-postadressen angiven i fältet Till. Om två eller flera e-postadresser är registrerade i fältet får du först upp en meny där du kan välja önskad adress. I fältet Snabbmeddelande kan du lägga in kontaktpersonens adresser för chattprogram som till exempel Windows Live och Google Talk. Lägg in chattadress och välj leverantör för tjänsten från listan. I fältet Internet-tel. kan du lägga in kontaktpersonens adress för internettelefoni, till exempel en Skype-adress. Därefter kan tre av de användardefinierade fälten från fliken Mer visas, om detta har definierats i SuperOffice Administration. Vilka användardefinierade fält som visas kan variera för olika användargrupper. Om du vill kan du fylla i de valfria fälten Nummer, Befattning och Födelsedatum. Nummer tilldelas automatiskt om detta är inställt i SuperOffice 7
Administration. Befattning väljs från en lista som definieras i SuperOffice Administration). Fyll i adressfälten. I fältet för land anger du vilket land kontaktpersonen bor i. Standardvärdet är samma land som företaget är sparad med. Markera Använd som postadress om du vill att direktpost ska skickas till den adress som du registrerade ovan, i stället för till företagets postadress. I fältet Webbsida kan du lägga in adressen till kontaktpersonens privata webbsida eller kontaktpersonens sida på till exempel LinkedIn, Facebook eller Twitter. Lägg in webbadressen och en titel på sidan. Om du klickar på ikonen bredvid fältet öppnas den valda webbadressen i webbläsaren. Om två eller flera webbadresser är registrerade får du först upp en meny där du kan välja önskad adress. 9. Gå till fliken Mer. Här finns det användardefinierade fält för kontaktpersonen. Om din organisation till exempel har behov av fält för att ange avdelningstillhörighet eller lösenord kan du i SuperOffice Administration definiera att dessa fält ska visas här. 10. Gå till fliken Intressen. Här kan du ange vilka intressen en kontaktperson har. Du väljer intressen genom att markera tillhörande kryssrutor. Vilka intressen som ska visas definieras i SuperOffice Administration. 11. Gå till fliken Information. Här finns en stor textruta där du kan skriva in ytterligare information. Datum och användar-id sparas automatiskt varje gång en anteckning läggs in eller redigeras, så att du lätt kan se vilken användare som la in texten och när detta gjordes. 12. När du har registrerat alla uppgifter som du behöver klickar du på knappen Spara. Informationen om kontaktpersonen sparas nu i databasen och visas på detaljkortet Kontaktpersoner. Kolumner på detaljkortet Kontaktpersoner Detaljkortet Kontaktpersoner har följande kolumner: [Information] Om det visas en knappnålssymbol i den här kolumnen så har information om den aktuella personen registrerats i dialogrutan Kontakt. Om du håller muspekaren över knappnålssymbolen visas den här informationen i en inforuta. [Intressen] Om det finns en knappnålssymbol i den andra kolumnen på detaljkortet Kontaktpersoner så har ett eller flera intressen registrerats för den aktuella kontaktpersonen. Om du håller muspekaren över knappnålssymbolen visas den här informationen i en inforuta. 8
Hr/Fr Visar den aktuella kontaktpersonens titulering (Hr/Fr) om kontaktpersonen använder det. Förnamn/Mellannamn/Efternamn/Titel/Direktnr Visar den aktuella kontaktpersonens namn, titel och telefonnummer. E-post Visar kontaktpersonens e-postadress. Klicka på e-postadressen om du vill skicka ett meddelande till kontakten. Dialogrutan Dokument visas, där mallen för utgående e- postmeddelanden visas i fältet Typ och kontaktpersonens namn visas i fältet Kontakt. Användningen av dialogrutan Dokument beskrivs i avsnittet Skapa nya dokument. Observera: Dialogrutan Dokument visas inte om du inte använder standardinställningen för e-post. Annars öppnas meddelandet i det e-postprogram som du har angett. Tidigare anställda Om du markerar här så visas även tidigare anställda i listan över kontaktpersoner. Tidigare anställda visas med en annan färg och en stjärna (*). De visas också, på samma sätt, på detaljkortet Projektdeltagare i fönstret Projekt och i medlemslistan i fönstret Urval. 9
Relationer På detaljkortet Relationer visas eventuella relationer som finns mellan företag och/eller kontakter, till exempel information om ägarstruktur eller personer som har varit anställda på olika företag, Lägga till relationer Så här lägger du till en relation: 1. Öppna företaget i fönstret Företag. 2. Välj detaljkortet Relationer. 3. Klicka på Lägg till-knappen under detaljkortet eller välj Ny relation på Företag-menyn. Dialogrutan Relation öppnas. Observera: En relation ska alltid bestå av två parter där den ena parten är aktiv och den andra är passiv, till exempel så här: Företag A äger företag B, medan företag B ägs av företag A. 10
4. Ange ett företag i listrutan Företag under Aktiv. Detta är obligatorisk information som du anger antingen genom att klicka på pilen och välja ett företag i listrutan som visas, genom att skriva in hela eller början på företagsnamnet eller genom att klicka på och söka efter önskat företag. 5. I listrutan Kontakt under Aktiv anger du eventuell kontaktperson. Detta är frivillig information, som ibland kan vara värdefull att ange för relationer mellan anställda, till exempel om en kontakt i företag A är släkt med en kontakt i företag B. 6. I listrutan Företag under Passiv anger du det företag som är den passiva parten i relationen. Du går tillväga på samma sätt som för Aktiv. 7. I listrutan Kontakt under Passiv anger du eventuell kontaktperson hos den passiva parten. Du går tillväga på samma sätt som för Aktiv. 8. I listrutan Relation anger du vilken relation som föreligger mellan den aktiva och den passiva parten, till exempel ägare. Vilka alternativ du har att välja bland definieras i SuperOffice Administration. Observera: Alternativen som visas i den här listrutan beror även på om det är relation mellan två företag, ett företag och en kontaktperson eller mellan två kontaktpersoner. 11
9. I fältet Beskrivning kan du skriva ytterligare information. Om du skriver något här visas en gemsymbol ( ) på den aktuella raden på detaljkortet Relationer. 10. Fältet Resultat uppdateras automatiskt av informationen i fältet Relation. Om du till exempel väljer ägare som relation, visas information om vem som äger vem, och vem som ägs av vem. 11. När du har skrivit informationen sparar du den och stänger dialogrutan genom att klicka på OK. Växla mellan parterna i en relation Du kan visa företagskortet för den relationspart som har definierats som passiv (det vill säga som visas i kolumnen till företag) på detaljkortet Relationer. Det gör du genom att placera markören på ett företagsnamn i kolumnen till företag så att markören ändrar utseende till en hand. Klicka sedan på namnet. Nu öppnas kontaktkortet för den andra parten. Du kan när som helst växla till det ursprungliga företagskortet genom att upprepa proceduren. 12
Projekt På detaljkortet Projekt visas alla projekt för det aktuella företaget. Minst en anställd på företaget måste vara registrerad som projektdeltagare för att projektet ska visas här. I kolumnerna på detaljkortet Projekt finns följande information: Namn på projektet. Projektets typ. Status för projektet. Eventuell länkning till en webbsida som projektet har kopplats till d.v.s. en webbadress som du kan klicka på om du vill öppna den länkade webbsidan. Användar-ID för den som har registrerat projektet. Tips: Du kan konfigurera kolumnerna på detaljkortet för att visa bara den information som är intressant för dig. När du dubbelklickar på ett projekt i listan öppnas fönstret Projekt i SuperOffice Sales & Marketing där information om det aktuella projektet visas. 13
Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter innehåller alla aktiviteter som har kopplats till det aktuella företaget. Det finns olika typer av aktiviteter dokument (inkluderar även massbrevsmall, rapporter och e-post) och händelser (bokningar, samtal och uppgifter) och dessa definierar du med hjälp av tillhörande knappar i verktygsfältet längst ned i fönstret. I kolumnerna på detaljkortet Aktiviteter finns följande information: : Den första kolumnen på detaljkortet Aktiviteter anger statusen Slutfört för aktiviteten. En bock i kolumnen betyder att aktiviteten är slutförd. Om kolumnen är tom betyder detta att aktiviteten inte är slutförd. Den andra kolumnen innehåller ikoner som anger typ av aktivitet, till exempel för samtal. Här är de olika ikonerna Bokning Uppgift Samtal Dokument (funktionen Skriv) Massbrevsdokument Rapport E-post Dokumentplugin saknas Datuminformation: Dokument: Visar datum då dokumentet registrerades. Händelser: Visar datum då händelsen äger rum. Visar aktivitetstypen, som motsvarar ovanstående typikoner. En eventuell beskrivning av aktiviteten. Om det finns ett projekt som aktiviteten är kopplad till. Om det finns en kontaktperson för aktiviteten. ID för den person som har registrerat aktiviteten. Bokning En bokning är en händelse med en fastställd start- och sluttid. Bokningens varaktighet är som standard 1 timme, men kan naturligtvis ändras efter behov. Oavsett var du är i SuperOffice Sales & Marketing kan du registrera en ny bokning genom att klicka på knappen Bokning längst ned i fönstret. 14
Bokningar kan visas på följande ställen i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Företag på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Projekt på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Kalender i de olika vyerna i fönstret Kalender på minikortet Registrera bokningar Så här registrerar du en ny bokning. Den här beskrivningen gäller även samtal och uppgifter: 1. Öppna dialogrutan Bokning genom att klicka på knappenbokning i verktygsfältet. 2. Dialogrutan för händelser visas. När du registrerar bokningar heter dialogrutan Bokning. Här anger du alla detaljer om bokningen. 3. Ange följande information i dialogrutans huvuddel: [Typ] Om du klickar på pilen vid detta fält ( ) visas en förhandsdefinierad lista där du kan välja typ av händelse, till exempel möte eller utgående telefon. Du kan även söka efter typer genom att skriva i detta fält. Observera: Det är fältet [Typ] som avgör vilken typ av händelse det handlar om, dvs. om det är en bokning, en uppgift eller ett samtal. Om du ändrar typ, 15
till exempel från bokning till uppgift, så ändras dialogrutans namn från Bokning till Uppgift. [Företag] Här skriver du in namnet på det företag som har kopplats till händelsen. Om du inte kommer ihåg hela namnet kan du söka efter det direkt från detta fält. [Kontakt] Om du klickar på pilen vid detta fält visas en lista med kontaktpersoner som är registrerade för företaget. Projekt Här kan du skriva in namnet på ett projekt som händelsen är kopplad till. Försäljning Här kan du skriva in namnet på den försäljning som händelsen är kopplad till. Start/Slut/Tidsgräns/Varaktighet I fälten Start och Slut (för bokningar och samtal) eller Tidsgräns (för uppgifter) skriver du in datum och eventuellt klockslag för händelsens start respektive slut eller tidsgräns. Om du anger klockslag justeras innehållet i fältet Varaktighet automatiskt efter detta. Hela dagen Om du markerar Hela dagen ställs tiden för bokningen in på det som har angetts som standardarbetsdag. Tips: Du anger dessa standardvärden i dialogrutan Inställningar. Välj Kalender och välj önskat klockslag för Dagen startar och Dagen slutar. Registrerad/Senast ändrad I dessa fält visas datum för när händelsen registrerades första gången och när den senast ändrades. Här ser du även vem som har utfört handlingarna. 4. På fliken Beskrivning kan du lägga in en beskrivning av händelsen. Detta kan vara praktiskt i samband med fritextsökning. 5. Välj fliken Detaljer om du vill ange fler alternativ. 16
Upprepas I detta fält anger du om händelsen är en återkommande händelse. Klicka på Aldrig till höger om fältet Upprepas om du vill att bokningen ska upprepas med jämna mellanrum. Prioritet Här anger du händelsens prioritet. Om du klickar på pilen visas en lista med standardalternativ för hög, normal och låg prioritet. Dessa definieras i SuperOffice Administration. Alarm Markera här om du vill bli påmind om händelsen. Ägare Här anger du vem som äger händelsen. Som standard anges den inloggade användaren. Om du klickar på namnet vid fältet Ägare kan du överföra bokningen till en annan SuperOffice-användare. Visa som Markera Ledig eller Upptagen i fältet Visa som för att ange om du är tillgänglig för andra under tiden som bokningen pågår. Om du väljer Ledig kan du ha andra händelser under samma tid, till exempel om du har avsatt stora delar av dagen för att jobba med ett projekt, men ändå har tid för korta möten. 6. Välj fliken Deltagare om du vill ange vem händelsen ska inkludera. 7. Fliken Länkar används om du vill koppla händelsen till aktiviteter (dokument och händelser) eller försäljningar. Klicka på Lägg till dokument/händelse/försäljning beroende på vad du vill lägga till. 17
Dialogrutan Sök öppnas och där kan du söka efter dokument/händelser/försäljningar. 8. Klicka på Spara för att spara bokningen. Uppgift En uppgift är en händelse som normalt inte har något fastställt klockslag eller längd. Uppgiften har alltid en tidsfrist: Den kan till exempel bestå av något som du ska komma ihåg att göra inom en viss tid. Oavsett var du är i SuperOffice Sales & Marketing kan du registrera en ny uppgift genom att klicka på knappen Uppgift längst ned i fönstret. Uppgifter kan visas på följande ställen i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Företag på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Projekt på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Kalender i de olika vyerna i fönstret Kalender Observera: Om du anger en start- och sluttid för uppgiften läggs den in under korrekt dag och klockslag i kalendern. Registrera uppgifter Så här registrerar du en ny uppgift: 1. Klicka på knappen Uppgift i verktygsfältet. 2. Dialogrutan för händelser visas. I det här fallet heter den Uppgift. Här anger du detaljer om uppgiften på samma sätt som för bokningar. Detta beskrivs under Registrera bokningar. 3. Klicka på Spara för att spara uppgiften. Samtal Samtal har som standard en längd på 15 minuter. Som standard anges aktuellt klockslag och dagens datum. Du kan skapa en samtalshändelse om du till exempel vill registrera ett utgående telefonsamtal. Tips: Du kan ändra standardvaraktigheten från 15 minuter. Gå till menyn Redigera > Inställningar > Standardvärden > Längd för nytt samtal och ange önskad standardvaraktighet på det sätt som beskrivs under Inställningar. Oavsett var du är i SuperOffice Sales & Marketing kan du registrera ett nytt samtal genom att klicka på knappen Samtal i verktygsfältet. 18
Samtal kan visas på följande ställen i SuperOffice Sales & Marketing: på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Företag på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Projekt på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Kalender i de olika vyerna i fönstret Kalender Registrera samtal Så här registrerar du ett nytt samtal: 1. Klicka på knappen Samtal i verktygsfältet. 2. Dialogrutan Samtal visas. Här anger du detaljer om samtalet på samma sätt som för bokningar. 3. Klicka på Spara för att spara samtalet. Dokument Oavsett var du är i SuperOffice Sales & Marketing kan du skapa ett nytt dokument genom att klicka på knappen Skriv längst ned i fönstret. Dokument kan till exempel vara brev och fax och de visas på flera ställen i SuperOffice Sales & Marketing: I fönstret Företag kan du öppna detaljkortet Aktiviteter och visa alla dokument som har kopplats till det aktuella företaget. I fönstret Försäljning kan du öppna detaljkortet Aktiviteter och visa alla dokument som har kopplats till den aktuella försäljningen. I fönstret Projekt kan du öppna detaljkortet Aktiviteter och visa alla dokument som har kopplats till det aktuella projektet. I fönstret Kalender kan du på detaljkortet Aktiviteter visa alla dokument som inte har slutförts plus dokument som har markerats som slutförda sedan senast du var inloggad i SuperOffice Sales & Marketing. Tips: Om du vill öppna och titta på ett befintligt dokument kan du dubbelklicka på önskad rad på detaljkortet. Skapa nya dokument 1. Klicka på Skriv i verktygsfältet nederst i fönstret. 19
2. Dialogrutan Dokument öppnas. Ange följande information i dialogrutans huvuddel: [Dokumentmall] Om du klickar på pilen vid typfältet högst upp i dialogrutan ( ) visas en lista över dokumentmallar som du kan välja bland. Vilka mallar du kan välja bland definieras i SuperOffice Administration. [Företag] Här skriver du in namnet på det företag som du skriver dokumentet till. [Kontakt] När du klickar på pilen efter detta fält visas en lista över kontaktpersoner som är registrerade för företaget. Välj en person. [Projekt] Här kan du skriva in namnet på ett projekt som dokumentet är kopplat till. [Försäljning] Här kan du skriva in namnet på den försäljning som dokumentet är kopplat till. 20
[Skriv rubriken här] Här skriver du in den text som ska användas som rubrik i dokumentet. Den här texten visas i alla dokumentöversikter. Datum Här visas automatiskt dagens datum. Om du klickar på pilen vid Datum-fältet visas en månadsvy där du kan välja önskat datum. Obs! Det går bara att ändra datum i samband med att du skapar dokumentet. Det här fältet är inte tillgängligt i redigeringsläget. Vår ref Här kan du skriva in namnet på din referens. I SuperOffice Administration definieras vad som sätts in som standard i detta fält, men du kan ändra innehållet om du vill. Er ref Här kan du skriva in namnet på företagets referens. Slutfört Som standard markeras dokumentet som slutfört, men du kan ta bort denna markering om du vill. I så fall visas dokumentet på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Kalender tills det markeras som slutfört. 3. Gå till fliken Detaljer, där du kan ange detaljerad information om dokumentet: Beskrivning Här kan du lägga in en beskrivning av dokumentet. Detta kan vara praktiskt i samband med fritextsökning. Hälsn. fras Här kan du lägga in en hälsningsfras som du vill använda i dokumentet. Standardinställningen är att efternamnet på den du skriver dokumentet till infogas här. Titel Här kan du skriva in titeln till den person du skriver dokumentet till. Om kontaktpersonen är registrerad med titel i SuperOffice Sales & Marketing infogas denna titel automatiskt. Observera: I redigeringsläget visas inte fälten Titel och Hälsn. fras. 21
Filnamn Visar dokumentets filnamn. Namnformatet är definierat på förhand, men du kan skriva in ett annat filnamn om du vill. I så fall kontrollerar programmet att det inte finns någon annan fil med samma namn. Använd som massbrevsmall Välj detta om du vill skicka samma dokument till flera mottagare och om du vill skicka det med hjälp av guiden för dokumentkoppling. 4. På fliken Länkar kan du lägga in länkar till aktiviteter eller försäljningar som är relevanta i sammanhanget. Klicka på knappen Lägg till dokument/händelse/försäljning beroende på vad du vill lägga till. Dialogrutan Sök öppnas och där kan du söka efter önskat dokument/händelse/försäljning. 5. Skapa det nya dokumentet med den valda dokumentmallen som grund genom att klicka på Skapa-knappen. 6. Skriv dokumenttexten och spara och stäng sedan dokumentet på normalt sätt. Dokumentet visas nu på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Företag samt på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Kalender. 22
Försäljning Försäljning är ett av detaljkorten i fönstret Företag. Här visas information om eventuell försäljning som är kopplad till företaget. I kolumnerna på detaljkortet Försäljning finns bland annat följande information: : en kryssruta där du kan se om försäljningen är slutförd statusikon för försäljningen (anger försäljningsstatus, t.ex. såld eller förlorad) försäljningsdatum belopp namn på försäljningen namn på eventuellt projekt som är kopplat till försäljningen eventuell kontaktperson som är kopplad till försäljningen användar-id för den som har registrerat försäljningen ERP-rabatt (om SuperOffice är kopplat till ett ERP-system) Tips! Du kan konfigurera kolumnerna på detaljkortet för att visa bara den information som är intressant för dig. Se Konfigurera kolumner i kapitel 2. Om du markerar alternativet Ta med intressenter längst ned på detaljkortet visas även försäljning där företaget är involverat som intressent. Se Intressenter i kapitel 7. När du dubbelklickar på en försäljning i listan kommer du till fönstret Försäljning i SuperOffice Sales & Marketing, där information om den aktuella försäljningen visas. 23