Handledning För EDI-handelsflödet Proceedo 6.1 via Visma Proceedo

Handledning För EDI-handelsflödet Proceedo 6.1 via Visma Proceedo Expert Systems kundtjänst: Expert Systems 2011

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 2 av 31 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR HANDEL VIA PROCEEDO 6.1... 3 1.1. MOTTAGARE... 3 1.2. PROCESSBESKRIVNING FÖR PROCEEDO 6.1... 3 1.2.1. Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet... 3 1.2.2. Artiklar... 3 1.2.3. Adresser... 3 1.2.4. Prislista... 4 1.2.5. Priser... 4 1.2.6. Avrop... 4 1.2.7. Avropsbekräftelse... 4 1.2.8. Avgifter... 4 1.2.9. Faktura... 4 1.2.10. Dröjsmålsränta och avgifter... 4 1.2.11. Kreditfaktura... 4 1.2.12. Returer... 5 1.2.13. Valuta... 5 1.2.14. Stopptider... 5 2. HANDLEDNING... 6 2.1. ARTIKLAR... 6 2.1.1. Uppdatera artiklar... 6 2.1.2. Pantartikel... 7 2.1.3. Uppdatera Pricatgrupper... 8 2.1.4. Importera Artikelregister... 9 2.2. PARTNERS... 9 2.2.1. Uppdatera partners... 9 2.3. ADRESSER... 10 2.4. PRISER OCH RAMAVTAL... 10 2.4.1. Uppdatera ramavtal... 10 2.4.2. Skicka prislista... 11 2.4.3. Lista prislista... 12 2.4.4. Skicka bild/länkar på artiklar i prislista... 13 2.5. ORDER... 13 2.5.1. Notifiering... 13 2.5.2. Uppdatera order... 14 2.5.2.1. Avvikelser i ordern... 17 2.5.2.2. Ersättningsartikel... 17 2.5.3. Lista order... 19 2.6. PLOCKLISTA... 19 2.6.1. Plocklista... 19 2.7. UTLEVERANS... 19 2.7.1. Uppdatera utleverans... 19 2.7.2. Returartiklar... 22 2.7.2.1. Eget följesedelsnummer... 23 2.7.3. Lista utleverans... 24 2.8. FAKTURA... 25 2.8.1. Uppdatera fakturor... 25 2.8.2. Kreditfaktura... 28 2.8.3. Lista fakturor... 31 2.8.4. Lista faktureringsstatistik... 31

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 3 av 31 1. Användarhandledning för handel via Proceedo 6.1 I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera EDI via Proceedo 6.1 mot köpare. 1.1. Mottagare Mottagare som omfattas av denna handledning är: Eskilstuna kommun 1.2. Processbeskrivning för Proceedo 6.1 Proceedo 6.1 är en process för avrop mot ramavtal. I processen ingår meddelanden i följande ordning: 1. Prislista 2. Order 3. Orderbekräftelse 4. Faktura LEVERANTÖR 5. Kreditfaktura KÖPARE 1. Prislista skickas till köparen 2. Order skickas till leverantör. 3. Orderbekräftelse skickas till köparen. 4. Faktura skickas till köparen. 5. Kreditfaktura skickas till köparen, vid behov. 1.2.1. Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet I flera punkter nedan hänvisas till gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör eftersom det kan variera mellan branscher och parter. Efter att köpare och leverantör har kommit överens i affärsavtal och eventuellt även tecknat ett e-kommunikationsavtal skickas en elektronisk prislista. Prislistan innehåller information om artiklarna. Köparen avropar därefter artiklar som finns i prislistan när de gör beställningar. Leverantören bekräftar avropet i Exder, levererar och skickar sedan fakturan. Leveranser görs endast på vardagar. 1.2.2. Artiklar GTIN används som artikelidentifikation. Om GTIN saknas används istället leverantörens artikelnummer. Alla artikelenheter som är tillåtna i scenariot kan användas, tex st och kg. Artikelnumret kan vara max 20 tecken långt. Artikelns egenskaper, antal ingående förpackningar, pris etc. regleras i affärsavtalet. I prislista går det att skicka med en länk till mer information om en artikel. Det går även att skicka med en länk direkt till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller i Exder. 1.2.3. Adresser Alla adresser skickas som klartext i ordern.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 4 av 31 1.2.4. Prislista Leverantören registrerar eller läser in artiklar med priser från Excel och skickar sedan en prislista till köparen. En leverantör kan ha flera giltiga ramavtal samtidigt. Prislistor skickas kontinuerligt till köparen enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. En prislista hanteras i mottagarens system när den kommer till köparen, det brukar ta en dag eller två innan den är färdigbehandlad och beställningar kan göras. Artiklar ska delas upp i produktgrupper för att underlätta för köparen vid beställning. Prislistan måste innehålla sk pricatgrupper. Om inte annat avtalas använder ni er egen gruppindelning för detta. Ny, ersättnings och ändringsprislistor används. De pristyper som stöds är Listpris och Kontraktspris. I prislistan används URL till varuinformationen. Det är tillåtet att i prislistan även skicka med artiklar som inte finns i det avtalade ramavtalet med köparen men avtalade artiklar ska använda pristypen Kontraktspris. Stafflingar används normalt inte, men stöd finns. 1.2.5. Priser Priserna presenteras i prislistan efter att eventuella rabatter är avdragna, nettopriser. Priset beräknas per orderdatum i avropet, dvs det är avropsdagens pris som gäller. 1.2.6. Avrop Köparen avropar mot gällande prislista. Vissa köpare kan behöva referera till både avtal och prislista i ordern. Ordern kan både vara av typen en-leverans och fler-leverans. Leveransrutin regleras i affärsavtal mellan köpare och leverantör. Beställningsmultiplar hanteras som olika artikelnummer. Minsta beställningskvantitet ska anges om relevant. 1.2.7. Avropsbekräftelse Det är tillåtet att delleverera. En artikel kan få avvikande leveransdatum jämfört de övriga artiklarna i beställningen. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande affärsavtal mellan köpare och leverantör. Ersättningsartikel anges i orderbekräftelse om beställd vara inte kan levereras Följesedel ska bifogas godset. I fakturan följer Exders följesedelsnummer automatiskt med som referens. Skulle ni använda er av ett annat system för att producera följesedeln, måste ni manuellt lägga till texttypen Referens till följesedel på utleveransen. 1.2.8. Avgifter Pantartiklar och fakturarabatter stöds. Avgifter såsom fraktavgift används normalt inte och stöds heller ej i prislistan men kan manuellt läggas till på utleveransen. 1.2.9. Faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Följesedelsnummer ska finnas i fakturan. Avrundning används normalt inte, men stöd finns. Fakturarabatter används normalt inte men kan anges på radnivå och specificeras i så fall i fakturan. 1.2.10. Dröjsmålsränta och avgifter Rutinen för fakturering av exempelvis dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter regleras i affärsavtalet, men ofta sker det genom att leverantören skapar en manuell fristående faktura. Det vill säga en separat EDI-faktura i fritext, med nytt fakturanummer. Där specificeras avgift, räntesats och tidsperiod i fritext. 1.2.11. Kreditfaktura Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet)fakturan. Inga krediteringsorsaker sänds elektroniskt i kreditfakturan.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 5 av 31 1.2.12. Returer Returhantering beroende på fel i godset regleras i affärsavtalet, oftast korrigeras det med kreditfaktura. 1.2.13. Valuta Valuta presenteras alltid i SEK. 1.2.14. Stopptider Tidpunkter för olika återkopplingar t.ex. avropsbekräftelsen regleras i affärsavtal mellan köpare och leverantör.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 6 av 31 2. Handledning Handledningen är uppdelad efter de moment som krävs i affärsflödet. 2.1. Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 2.1.1. Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 024515 och artikelbeskrivning Pennor 12-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Alternativ artikel: Här anger ni artikelnumret till en eventuell ersättningsartikel för denna artikel, denna information sänds då med i prislistan.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 7 av 31 Url: Här anger ni er kompletta url. En för information och en för en bild kan fyllas i och sänds med i prislistan. Pricatgrupp: Här lägger ni upp artikelns valda pricatgrupp. Den används sedan när ni skickar prislistan. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN för artikeln. GTIN kan vara 8,12,13 eller 14 siffror långt. Förpackningsstruktur: Under fliken förpackningsstruktur kan man koppla ihop artiklar dvs ex hur många primärer ingår i min mellannivå, detta visas sen i prislistan som information. Klicka på knappen Spara för att spara artikeln. 2.1.2. Pantartikel Om ni använder pantartiklar behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är en pantartikel och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en SRS hellåda. Exemplet ovan visar en returhellåda. Artikeltypen är Pantavgift.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 8 av 31 På fliken Mått är pantkoden satt till 7350000481105 SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på returartiklar vid utleveranserna. Vad gäller moms på returartiklar så gäller generellt följande: Dryckesemballage: Alla panter, backar och brätten faktureras som separata rader och har egna GTIN. Panterna har samma moms som varan. SRS-lådor/plastpallar: SRS-aMomssatsen skall sättas till 0 för alla SRS-artiklar, dessa artiklar har ett eget GTIN. EUR-pall: Förekommer ibland på faktura, men har inget eget GTIN och ska heller inte ha någon moms. 2.1.3. Uppdatera Pricatgrupper Under Artiklar Pris Uppdatera pricatgrupper uppdaterar ni era pricatgrupper. En pricatgrupp består oftast av tre tecken och ger er möjlighet att gruppindela era artiklar. I exemplet har vi lagt upp en pricatgrupp 500 och med beskrivningen Pennor. Pricatgruppen kopplas sedan till artikeln så att prislistan kan sorteras per pricatgrupp. Köparen kan på så sätt hitta era artiklar lättare i prislistan. Klicka på knappen Spara för att spara pricatgruppen.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 9 av 31 2.1.4. Importera Artikelregister Möjlighet finns även att importera/uppdatera artikelregister från Excel-fil. Detta görs under menyvalet Artiklar -> Importera artiklar. Se separat handledning för ytterligare instruktioner för detta. 2.2. Partners Här nedan beskrivs hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 2.2.1. Uppdatera partners För att komma igång med handel mot en kund måste de läggas upp som partner till er i Exder. Detta kommer att göras av Expert Systems i samband med uppstarten. Nedan ser ni ett exempel på en upplagd partner mot den fiktiva köparen Mönsterby kommun. Ni kan givetvis fylla på med övrig önskad information på er partner men allt som är nödvändigt för handel kommer vara ifyllt.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 10 av 31 2.3. Adresser Leveransadresser skickas med i klartext från ordern och därför behöver ni inte underhålla något adressregister i Exder. 2.4. Priser och ramavtal 2.4.1. Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller artikelinformation och priser för en specifik partner. Alla artiklar som köparen kan beställa ska läggas upp här. I ett ramavtal kan ni ange två typer av priser: Listpris eller Kontraktspris. Listpris för de artiklar som ingår i ramavtalet men inte är överenskomna och Kontraktspris för de som partnerna avtalat. Alla priser i ramavtalet visas som nettopriser. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under fliken Huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt avtalsreferens, denna fås oftast på förhand från mottagaren. Klicka sedan på spara för att skapa ramavtalet.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 11 av 31 Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. Artikeln ska kopplas till en pricatgrupp. Har ni lagt redan kopplat artikeln till en pricatgrupp i artikelregistret så hämtas den därifrån. På artikeln kan ni ange om artikeln hör till pristypen listpris eller kontraktspris, det finns andra pristyper att välja, men de typerna används inte i denna process. En artikel får endast höra till en (1) pristyp. Avtalade artiklar markeras för kunden genom att ni väljer pristypen Kontraktspris. För att spara en ramavtalsrad så klicka på knappen Spara. 2.4.2. Skicka prislista Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 12 av 31 Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används när partnern är ny och ni aldrig har skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade och för nytillkommande artiklar som inte ingår i ert avtal med köparen. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. 2.4.3. Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. När köparen skickar en order till er kommer de i hänvisa till prislistan. I listan ser ni även hur länge prislistan är giltig.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 13 av 31 2.4.4. Skicka bild/länkar på artiklar i prislista Ni kan i er prislista skicka med en länk till en bild på artikeln, som antingen finns på webben eller som ni ladda upp i ert Exder. För att ange länk till en befintlig webbsida, gå till Uppdatera artiklar, fliken Varucertifikat. Där finns en rubrik URL, artikel under Varuegenskaper där ni kan ange länkar till både information och bilder. Notera att bara en informationslänk och/eller en bildlänk skickas i prislista. Ni kan också välja att ladda upp era artikelbilder i Exder under fliken Bilder. I så fall lagras bilden i Exder och mottagaren av prislistan kommer få en länk så att de kan se den uppladdade bilden. Om ni byter bild eller tar bort bilden från Exder efter att prislistan skickats, så kan detta påverka mottagaren beroende på hur dennes system hanterar bildlänkar. Notera att om ni både angivit en extern bildlänk och laddat upp en bild i Exder, så är det den externa bildlänken som kommer skickas i prislistan. Bilden uppladdad i Exder används bara om ingen extern bildlänk finns. Om en artikel i prislistan saknar både bildlänk och uppladdad bild, men en artikel längre ner i förpackningshierarkin har en uppladdad bild, så kommer länken till denna skickas i prislistan. Du kan alltså ladda upp en bild på din konsumentförpackning och sedan kommer Exder skicka med en länk till den i prislistor som innehåller sekundärförpackningar. Detta gäller bara uppladdade bilder, ej externa bildlänkar. 2.5. Order Order kommer elektroniskt från er handelspartner och ni hanterar de i Exder. Orderflödet följer ni enkelt via Statuslistan. 2.5.1. Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett e-postmeddelande om att ni har fått en ny order. Meddelandet kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp e-postadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 14 av 31 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Reine får ett meddelande när en order har kommit in i Exder. Notera att Reine även får ett meddelande när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 2.5.2. Uppdatera order När en order kommit in kan ni enkelt se och behandla den genom att använda er av statuslistan. Välj menyn Försäljning Statuslista eller klicka på ikonen i snabbmenyn för att ta emot era beställningar.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 15 av 31 Här kan ni via urval snabbt få fram de order som behöver behandlas och se hur långt i behandlingen ni kommit. För att behandla en order klickar ni helt enkelt på ordernumret i kolumnen till vänster. Alternativt kan ni gå in via Försäljning Uppdatera order, ikonen i snabbmenyn. I rutinen Uppdatera order kan ni då klicka på sök-knappen till höger om fältet som bilden ovan visar. I söklistan ovan ser vi att det har kommit in en order i Exder. Vi väljer order genom att klicka på ordernumret. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Observera att den här söklistan endast visar de order som är öppna och som ska behandlas. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 16 av 31 Oavsett hur ni tar fram er order kommer ni till skärmen ovan där orderinformationen visas. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Ni kan här också se Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Till exempel orderns leveransadress.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 17 av 31 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från i första hand giltiga prislistor och i andra hand direkt från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum När ni vill acceptera er order klickar ni på. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper/pdf klickar ni på länken Skriv ut. 2.5.2.1. Avvikelser i ordern Det är även tillåtet att öka eller minska antalet på ordern, beroende på hur det är reglerat i affärsavtalet mellan er och köparen. Information om avvikelseorsak sänds ej med i orderbekräftelsen. Ni kan inte komplettera med en ny orderrad. Leveransdatum kan ändras beroende på hur det är reglerat enligt gällande avtal mellan köparen och leverantören. 2.5.2.2. Ersättningsartikel Om ert avtal tillåter det, så finns det möjlighet i Exder att ange ersättningsartikel ifall beställd artikel ej kan levereras. Det ni då gör är att ni helt enkelt anger artikelnummer för den artikel ni avser att leverera. Ni anger att en artikel har en ersättningsartikel direkt i ert artikelregister i Exder, den informationen sänds sedan med i prislistan.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 18 av 31 I exemplet ovan har en order inkommit med beställd artikel 0001-B på rad 1. Genom att ändra artikel till en annan kommer information om att artikel 0001-B ersatts av 1008 att visas och även skickas i den elektroniska orderbekräftelsen. Priset justeras även till priset på den nya artikeln. Notera att det för närvarande endast är möjligt att helt ersätta beställd artikel med en annan. Ni kan alltså inte delvis leverera beställd artikel och delvis en ersättningsartikel.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 19 av 31 2.5.3. Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 2.6. Plocklista 2.6.1. Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Plocklistan innehåller endast slutförda ordrar och kan ni skriva ut tills att ni har skapat en utleverans på ordern. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Exempel på en enkel plocklista. 2.7. Utleverans I detta steg talar ni om hur mycket ni har levererat. 2.7.1. Uppdatera utleverans Välj menyn Försäljning Uppdatera utleverans, ikonen i snabbmenyn. Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 20 av 31 En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det en order som är öppen. Vi klickar på ordernumret och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiska med varandra i Exder. Alternativt till metoden ovan kan ni även här använda Exders statuslista för att snabbt komma vidare från orderstadiet. Om ni öppnar statuslistan efter att ni slutfört er order, ser ni att den nu har uppdaterat så att orderstatusen är slutförd och att ni nu har en länk för att skapa en utleverans. Klicka på den för att skapa en utleverans.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 21 av 31 Oavsett metod skapas en utleverans baserad på ordern. I vårt exempel har den fått nummer 193. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum. När ni är färdig slutför ni utleveransen. När utleveransen är slutförd kan ni även skriva ut en följesedel via länken Skriv ut som dyker upp när ni slutfört utleveransen.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 22 av 31 Er följesedel kan då se ut enligt ovan. 2.7.2. Returartiklar Om ni har med pantartiklar (exempelvis SRS-artiklar) på er utleverans måste de läggas till antingen manuellt genom att helt enkelt klicka på ikonen och lägga till dem på en egen rad. Alternativt kan ni lägga till pantartikelns pantkod på själva artikeln och sedan bocka i Lägg till pantartiklar på utleverans som ni finner under partnerinställningarna för den aktuella partnern på fliken Övrigt.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 23 av 31 Här ser ni ett exempel på en utleverans där vi lagt till två stycken SRS-helllådor. Dessa kommer nu att komma med på följesedeln och fakturan. 2.7.2.1. Eget följesedelsnummer Om ni använder er av något annat system för att generera följesedlar till era leveranser måste ni manuellt ange numret på följesedeln på utleveransen för att det skall sändas med fakturan. Detta gör ni på fliken Textinformation. Klicka på Lägg till textrad för att få fram textfältet.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 24 av 31 Klicka på drop-down menyn och välj texttypen Referens till följesedel. Fyll sedan i följesedelsnumret i textrutan och fortsätt med utleveransen som vanligt. Här ser vi att vi har angett 1206 som följesedelsnummer, detta kommer nu att sändas med i fakturan. 2.7.3. Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 25 av 31 2.8. Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Varje utleverans motsvarar alltid en faktura. 2.8.1. Uppdatera fakturor Ni kan nu återigen använda er av statuslistan för att enkelt komma vidare. Vi kan se att vår utleverans nu är slutförd och att vi istället fått en länk för att skapa en faktura. Klicka på den för att skapa er faktura. Alternativt kan ni använda er av menyvalet Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor, ikonen i snabbmenyn. I så fall väljer ni först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleverans- eller ordernumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in utleverans- eller ordernumret.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 26 av 31 Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från order och söker fram de order som vi kan fakturera. I exemplet ovan kan vi se att det finns en order med tillhörande utleverans att fakturera. Klicka på ordernumret för att välja det. Oavsett metod kommer ni sedan till bilden ovan, faktura 153 har skapats. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 27 av 31 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. Vi ser bl.a. att av artikel 0005 ska vi fakturera 5 st till à-priset 100 kr. Beloppet på den raden visas i fältet till 500 kr. Det är här möjligt att direkt på radnivå ange rabatter i procent. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni endast spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni på. för att skicka fakturan till köparen. När ni har slutfört fakturan dyker det upp en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som en PDF.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 28 av 31 Er faktura kan då se ut så här. 2.8.2. Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare skickad faktura. Fyll i fakturanumret till den faktura ni vill kreditera eller använd sökfunktionen för att söka fram den på vanligt vis. Välj också en anledning till krediteringen, vilken anledning ni väljer spelar i detta fall ingen roll, då denna inte kommer sändas med i det elektroniska meddelandet. Ni kan dock se anledningen om ni tittar på kreditfakturan i Exder vid något senare tillfälle. Klicka sedan på.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 29 av 31 Vi har här valt att kreditera den faktura vi nyss skickade så vi har fyllt i fakturanummer 153 och klickat ok. Ni kan se fakturanumret till fakturan som krediteras uppe till höger på skärmen.

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 30 av 31 Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Ta bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera-rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. I vårt exempel vill vi kreditera 3 stycken av artikel 0005, men vi vill inte kreditera artikel 0001-B. Vi justerar därför värdena. Ni ser att rad ett är gråmarkerad i och med att vi bockat i rutan Radera ute till höger, den kommer då inte att sändas med i kreditfakturan. På rad två har vi ändrat antalet från -5 till -3 då vi endast vill kreditera tre stycken av artikeln. Beloppet nere till höger uppdateras i taket med de ändringar vi gör. När ni är färdig klickar ni på knappen för

Senast uppdaterat: 12-03-28 Exder Proceedo 6.1 Sida 31 av 31 att skicka iväg fakturan. Ni kan öppna även kreditfakturor som en PDF med länken Skriv ut som blir synlig när ni sparat eller slutfört kreditfakturan. I vårt exempel ser då kreditfakturan ut så här. 2.8.3. Lista fakturor Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor. 2.8.4. Lista faktureringsstatistik För att ta fram er statistik går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista faktureringsstatistik.