Administration av lagret. www.logistikprogrammet.org 3
Företaget KoS har nu etablerat ett nytt centrallager. De tidigare manuella rutinerna ska nu ersättas av ett administrativt affärssystem. Volymerna börjar bli alldeles för stora för att kunna hanteras manuellt och man har också räknat med att investeringen i denna programvara ska innebära en effektivisering av verksamheten som helhet. En tidigare gjord beräkning visar att investering i hård- och mjukvara samt utbildning av personal som ska hantera systemet bör vara ekonomiskt lönsam redan efter ca. 12-13 månader. Vi kommer att följa företaget och dess stapplande steg under den första tiden systemet byggs upp och tas i drift. Vi har valt att inte följa alla aktiviteter utan avgränsa oss till att följa händelserna kring produktgruppen telefoner. Denna produktgrupp står för en stor omsättning. Det finns fyra leverantörer av dessa produkter. Vi har också valt ut några kunder som enbart köper dessa artiklar från oss. ( Se bif.leverantörs- och kundregister). Vi tar systemet i drift endast för dessa under en inkörs period. När du tar det administrativa systemet i drift är det viktigt att tolka given information i uppgifterna rätt. Felaktigt inmatade förutsättningar kanske inte upptäcks omgående utan ackumuleras och kan då vara svåra att komma tillrätta med. Gör aldrig något som inte uttryckligen står i instruktionerna att du ska göra. All dokumentation som du producerar med hjälp av affärssystemet ska sparas och redovisas i fallet KoS. Dessutom lagersaldo under punkten 9. Vid val av skrivare använd Dopdf för att skapa.pdf-fil. All navigering i programvaran gör du med tab funktionen. 1. Vi lägger nu in alla leverantörer enligt följande: Gå in under menyn inköp-grundregister-leverantör. Lägg in alla leverantörer, 4st, av telefoner enligt leverantörsregister. Leverantörsnummer samt namn matas in. Klass=A Därefter status=aktiv leverantör Under fliken allmän, välj: Klicka i fältet postadress Landkod=Sverige Adress. OBS! Fyll bara i ort Klicka på ok. EU transaktionskod=1 Valuta = SEK Språk = SVE Under fliken kategori, välj: Fyll i vår referens, LGS Under fliken leveransvillkor, välj: Leveransvillkor=Ex Works, ( Fritt lev fabrik) www.logistikprogrammet.org 4
Transportsätt=DHL Europremium Moms=25% Under fliken prisvillkor, välj: Betalningvillkor=3 Under fliken betalningar, välj: Betalningssätt=post Bocka i rutan skapa mottagar id Du klickar på ja i meddelanderutan som kommer upp. Under fliken kommunikation, välj: Inköpsorder ska vara markerad papper, 1 ex ( Finns inte fältet högerklicka under fliken kommunikation) Klicka på knappen save. Registrera därefter in övriga leverantörer av telefoner genom att klicka på knappen new längst upp till vänster och följ instruktionerna under punkt 1. 2. Här följer en lista på artikeldata som du kommer att behöva lite senare. Art.nr Benämning Extra Produktgrupp Förs.pris benämning 4010 Gamma,vit högtalande 011 360.- 4020 Gamma,svart högtalande 011 360.- 410 GF999 020 9200.- 420 GH555 020 6200.- 3010 Walk&Talk Trådlös 011 2395.- 2010 Bombay,vit Bordstelefon 011 180.- 2020 Bombay,grön Bordstelefon 011 180.- 2030 Bombay,svart Bordstelefon 011 180.- 210 SS6116 020 5100.- 220 SS2112 020 9800.- 1010 Roma,vit Väggtelefon 011 180.- 1020 Roma,svart Väggtelefon 011 180.- 1030 Roma,grön Väggtelefon 011 180.- 1040 Roma,plommon Väggtelefon 011 180.- 110 Mats12 020 6980.- 120 Mats16 020 9980.- 3. Lägg in produktgrupper. Detta gör du under menyn MPS-grundregisterproduktgrupp. Produktgruppskod 011=telefon. 020=mobiltelefon. Momskod = Kundens moms. Klicka på knappen new och lägg in. All information du lägger in måste sparas genom att klicka på knappen save. Innan fönstret stängs.! www.logistikprogrammet.org 5
4. Gå till gemensamma-stödtabeller-generella-lagerställe. Klicka på knappen new. Och lägg in. Lagerort ska vara huvudlager. Lagerställe 010 och beskrivning ska vara Telefonlager. Markera yttre lager samt plocklager. 5. Du ska nu bygga upp artikelregistret. Detta gör du under menyn MPSgrundregister-artikel.Registrera artikeldata enligt punkt 2 ovan. Lagerenhet=styck Typ=köpartiklar Kategori=slutprodukt Beredninsstatus=godkänt Marknadsstatus=ingen anmärkning Under fliken planering; Lägg in årsbehovet av artikeln enligt leverantörsregistret. Minkvantitet=SL (från excel) Beställningspunkt=BP-SL (från excel) Lagerställe=telefonlager Satskod=fast partistorlek+storlek enligt leverantörsregistret(q, excel). Handläggare=LGS Cyklisk inventering=2 ggr/år Under fliken pris välj; Kostpris=inköpspris enl. leverantörsregistret Försäljningspris=enl. lista artikeldata Fast ordersärkostnad=ordersärkostnad enl.leverantörsregistret Vikt,enhet=enl.leverantörsregistret (Anges i antal kg/telefon) ABC kod=enligt leverantörsregistret Under fliken inköp: Registrera in leverantörs id. Under fliken leverantör: Högerklicka i det vita fältet och välj ny. Välj leverantör enligt leverantörsregistret Leveranstid=ledtid enligt leverantörsregistret Klicka OK. Spara och fortsätt registrera övriga artiklar genom att klicka på knappen new. www.logistikprogrammet.org 6
6. Gå in på Gemensamma-Arbetsdagskalender. Klicka på knappen Ändra till höger. Kontrollera kalenderns Tom att det finns kalender för detta år och nästa år. Om det inte gör det klicka i radioknappen Skapa om den inte är markerad och ändra Slutdatum så det sträcker sig till och med nästa år. Klicka på Visa så kommer fråga upp om kalender ska skapas. Svara Ja. Stäng sedan dialogen när den är klar. Gå in på MPS-Tillverkningsorder-Förslag tillverkningsorder. Klicka på knappen Sätt status till klar om den visas. Du ska nu lägga in ett förslag till inköpsorder med ledning av den förväntade förbrukningen och den beställningspunkt du matat in. Gå in under menyn inköp-inköpsorder-förslag till inköpsorder. Bocka för rutan även om behov saknas. Kontrollera under knappen Visa/Ändra parameter. Planeringsperiodens längd ska vara 100 dagar. Klicka även i ingen i rutan efter Beräkna veckobehov. Klicka därefter ok. Klicka i fältet under knappen utför inköpsanalys samt välj LGS Klicka på utför inköpsanalys. OBS!!! Att göra ett inköpsförslag tar ca 20 minuter. Ännu längre om ni missar att fylla i Planerare LGS. Välj handläggare LGS till höger om knappen resultatrapporter. Klicka på resultatrapporter och skriv ut förslaget. Du behöver bara skriva ut de sidor som berör aktuella produkter, telefoner. För vissa artiklar kan förslaget på inköpskvantitet vara noterat i multiplar, dvs. på flera rader. Slå ihop summan vid beställning. Kontrollera att inköpskvantiteten stämmer överens med ditt underlag enligt leverantörsregistret och att inköpsförslaget når upp över beställningspunkten BP och Minkvantiteten tillsammans. 7. Registrera inköpsorder enligt inköpsförslaget. Detta gör du via menyn Inköpinköpsorder-skapa inköpsorder. Välj handläggare LGS Välj huvudleverantör. Klicka på hämta urval. Markera alla. Klicka på överför. Klicka Ok och skriv ut rapporten om ordern som skapats. Upprepa proceduren för samtliga dina leverantörer. www.logistikprogrammet.org 7
7b. Skriv ut en inköpsorder från alla leverantörer. Detta gör du genom att gå till menyn inköp-inköpsorder-utskrift inköpsorder. Välj separata order. Under order nr. Välj leverantör samt aktuell order. Upprepa proceduren för samtliga dina ordrar. 8. Efter att du nu lagt inköpsorder hos dina leverantörer så får vi förvänta oss att efter ledtidens utgång börjar beställningarna på att komma hem. Det är då dags att registrera in allt hemkommet material. Gå in under menyn inköp-godsmottagning-och mott.kontroll-godsmottagning. Registrera ordernummer. Lagerställe=Telefonlager Bocka för rutan alla. Bocka också för rutan alla rader. Klicka på knappen ok och gör inleverans. I nästa dialogrutor gör inleverans. För ny godsmottagning av ny order högerklicka och välj new. Följ instruktionen enligt 8. När alla beställda varor är inlevererade och du stänger dialogen får du en fråga om utskrift. Skriv ut denna inleveranslista och bifoga KoS fallet. 9. Gå tillbaka till artikelregistret och kontrollera saldot för dina artiklar så att alla inleveranser verkligen blivit gjorda i datorn. Saldot ska överenstämma med lagda inköpsorder för motsvarande artiklar. OBS! Nedanstående redovisas också i KoS!! Art nr1010. I lager antal st? Art nr 4010. I lager antal st? www.logistikprogrammet.org 8
10. När vi nu gjort inleverans av allt beställt material så kan vi ju börja sälja och leverera också. Gå till menyn försäljning-ordermottagning-registrera kundorder. Registrera en kundorder från kunden Telefonbutiken i Linköping. Kund nr. hämtar du från kundregistet. Registrera kunden genom att dubbelklicka i fältet kund. Registrera kundens namn. Under status registrera aktiv kund. Klicka på fliken allmänt och registrera köparens ort. EU arbetskod. Ange ägarbyte mot ersättning. Ordermall=generell order. Marknad=Sverige. Säljare=VSP Under fliken kategori anger du kategori=egna produkter Ö samt lagerort=aaa. Vår referens= LGS Under fliken leveransvillkor anger du i fältet leveransvillkor Ex Works ( fritt lev fabrik) Transportör=Schenker kundavtal. EU transportsätt anger du vägtransport. Momskod=1. Under fliken försäljningsvillkor anger du betalningsvillkor 30 dagar netto. All kommunikation med kunder sker med papper, 1 ex. Under fliken kontakt, högerklicka och välj ny. Referensid skriv NIK. I fältet id skriv Nisse Karlsson. Referenstyp välj A. Klicka på ok och spara. Stäng fönstret kund och återgå till kundorder. Klicka-högerklicka i fältet kund, välj sök, samt dubbelklicka på kund nr.101. Högerklicka i det vita fältet under fliken detaljer. Välj ny. Du ska nu registrera in ordern. Välj radtyp=sortimentsförd samt artikel nr 1010. Orderkvantitet 100st. Tabba ut fältet och skapa en ny rad och lägg in även dessa artiklar på samma sätt. Artikel nr 1020, 250 st Artikel nr 4020,200st. Klicka på knappen save. Stäng fönstret och klicka på knappen ja Gå till menyn försäljning-utleveransrutin-utskrift plocklista för att skapa en plocklista. Markera enskild order samt välj order nr. Leveransdag=skriv i delfält 1 in dagens datum.och i delfält 2 morgondagens datum. Klicka ok. Välj skriv ut. Gå till menyn försäljning-utleveransrutin-leverans till kund. För att göra leverans till kund. Fyll i rutan plocklista nr. samt leveransdag (dagens datum). Klicka därefter på knappen leverera. Skriv ut följesedel. www.logistikprogrammet.org 9
11. Ytterligare en kundorder. Följ instruktion enl. punkt 10 ovan. Kund nr 102, Teletek Referens: KAK, Kalle Karlsson Beställning: Art.nr Antal 2010 40st 1010 200st 1020 200st 420 150st Gör plocklista. Gör leverans. Skriv ut följesedel. 12. Avsluta med att ännu en gång ta ut ett förslag till inköpsorder enligt punkt 6 ovan. 13. Gå till menyn MPS-inventering-skapa inventeringsanmodan. Skapa en inventeringsanmodan för art.nr. 1010. Skriv ut denna. När inventeringen sedan genomfördes visade det sig att det fanns 5 st på lager. Se till att mellanskillnaden från inventeringsanmodan och det verkliga saldot uppdateras till 5 st i swelog. ( Rapportera inventeringsresultat). Skriv ut Inventeringsresultatet. Gå till menyn MPS-Rapporter-Lager Ta ut en lagervärdelista standard för artikel 1010. Skriv ut Gå till menyn MPS-Lagerstyrning-lagerhistorik. Ta fram lagerhistorik för artikel 1010 där vi kan följa de olika transaktionerna för denna artikel. Skriv ut. OBS!! Glöm inte bort att alla utskrifter i form av.pdf-filer samt saldo under uppgift 9 ska lämnas in. www.logistikprogrammet.org 10