Hogia Performance Management AB Manual för attestering via nya webben Hösten 2016 släpptes vår nya webbapplikation som är byggd i HTML5 och inte i Silverlight. Utseendet är lite förändrat men funktionerna är detsamma. Denna manual gäller från och med version 2017.1. Användarinstruktion för attestanter som arbetar med Hogia Approval Manager 0
Innehåll Attestera leverantörsfakturor via Internet... 2 ATTESTERA FAKTURA... 3 Förhandsgranska fakturan... 4 Kommentarer... 4 Bifogade filer... 5 Leverantörshistorik... 5 Flöde... 5 Styr om flöde... 6 Kontroll... 6 Email... 7 Omkontera... 7 INKOMMANDE... 9 HISTORIK... 9 AVTAL... 10 Tips... 10 Utskrifter... 10 1
Attestera leverantörsfakturor via Internet När en ny attestant sparats i Hogia Approval, kommer en inbjudan med en länk skickas från HogiaID till attestanten via e-post. När attestanten klickar på länken kommer de till vår inloggningssida där attestanten ska skapa sitt HogiaID. Det är detta ID som attestanten kommer att använda sig av när de ska logga in för att attestera sina fakturor, inloggning sker med e-postadress och lösenord. Om attestanten inte får mailet kan mailet ligga i attestantens skräppost, finns det inte där kan attestanten logga in via id.hogia.se och registrera sig, vill du läsa mer, klicka här» Lösenordet ska innehålla minst 8 tecken. Stora och små bokstäver samt minst en siffra. HogiaID aktiveras och attestanten kommer att slussas vidare till inloggningssidan. 2
Det finns fyra menyer ATTESTERA FAKTURA, INKOMMANDE, HISTORIK och AVTAL. ATTESTERA FAKTURA, där visas alla de fakturor som du inte har bearbetat samt fakturor som är skickade för kontroll till dig. INKOMMANDE, där visas de fakturorna som ligger hos attestanter före dig i flödet. HISTORIK, där ligger de fakturor som du tidigare hanterat i Approval Manager. Är du inloggad med en användare som bara har revisorbehörighet finns bara menyn HISTORIK. Den användaren som har revisorbehörighet ser alla fakturor som är eller har varit ute på ett flöde men kan inte bearbeta dessa fakturor. AVTAL, har du menyn AVTAL har du Approvals Avtals modul. Vill du läsa manualen klicka här» ATTESTERA FAKTURA Om du attesterar fakturor i olika företag kan du byta företag genom att klicka på pilen över FÖRETAGSVAL, då expanderas fönstret och du kan välja ett annat företag. För att titta på en faktura och se mer övergripande på underlaget innan du godkänner, klickar du på fakturaraden. När du är klar med dina attester, klickar du på Skicka och fakturorna går vidare till nästa attestant, eller till ekonomen om du är sista attestanten i flödet. 3
Förhandsgranska fakturan När du har klickat på fakturan under menyn ATTESTERA FAKTURA öppnas fakturan och du får en översikt med menyerna Fakturainformation, Kommentarer, Bifogade filer, Leverantörshistorik, Flöde, Email. Har du även menyn Avtalsinformation, du har Avtalsmodulen. Under den inskannade fakturabilden kan du se hur fakturan är bokförd. Finns det flera sidor på fakturan byter du mellan sidorna genom att skrolla ner fakturabilden eller skriva in sidnumret du vill se längst upp i menyn. Du kan också i denna bild bläddra mellan dina fakturor genom att klicka på Föregående och Nästa ovanför fakturabilden. Kommentarer Finns det någon kommentar på fakturan ser du detta under menyn Kommentarer. Vill du lägga till en kommentar klickar du på Lägg till kommentar, skriv in din kommentar och klicka på diskettknappen för att spara. 4
Bifogade filer För att koppla ett dokument till fakturan klickar du på menyn Bifogade filer. Klicka på länken Lägg till sök dig fram till dokumentet och lägg till det. Leverantörshistorik Du kan söka upp tidigare fakturor på aktuell leverantör. Flöde Under menyn Flöde ser du vilka attestanter som är inblandade i flödet. De olika färgerna står för olika saker. Grön: Godkänt Röd: Underkänt Gul: Öppen Blå: Väntar Svart: Ej aktiv på grund av omstyrt flöde 5
Styr om flöde Om du har rättigheter att styra om ett flöde, till exempel om du ser att fakturan har gått till fel attestanter och vill ändra på flödet, klickar du på Styr om flöde som du hittar ovanför fakturabilden. Klickar du i rutan Välj attestantgrupp får du upp alla dina grupper i en lista som du kan välja på, du kan även sätta en bock för den eller de attestanter som ska ha fakturan. Du kan även lägga med en kommentar och filer till attestanterna genom att klicka på respektive meny till vänster. När du är klar, klickar du på Skicka och fakturan går direkt ut i det nya flödet. Kontroll Du kan skicka fakturan för kontroll till en annan attestant genom att klicka på Kontroll ovanför fakturabilden. Klicka i rutan Attestant och du får upp dina attestanter i en lista, markera den attestant som ska ha fakturan, klicka på menyn Kommentar och skriv varför du vill ha en kontroll av fakturan och klicka på Skicka. Efter att kontrollen är godkänd kommer fakturan tillbaka till dig för attest. Vill du se vilka fakturor som du skickat för kontroll finns de under menyn INKOMMANDE. 6
Email Vill du maila fakturabilden till någon gör du det genom att klicka på menyn Email. Mailet skickas automatiskt från adressen du loggat in med. Fyll i vem som ska få mailet, ämne och en text. Om du har mailat till denna person tidigare kan du klicka på Hantera mottagare istället för att skriva in mailadressen igen. Omkontera Har du rättighet att kontera om fakturor klickar du på pilen framför den befintliga konteringsraden du vill ändra på. Har ekonomen valt att lägga ett normalt kostnadskonto på leverantören i ekonomiprogrammet hämtas detta konto upp i kontorutan. Vill du ändra konto skriver du in vilket kontonummer som du vill ha eller klickar på pilen och i söklistan med konton markerar du det kontot du vill boka på och klickar på tabtangenten på tangentbordet. 7
Konton, dimensioner och projekt kan användas om ekonomen har gett attestanten rättigheter att omkontera och lagt specifika omkonteringsmöjligheter på attestanten. Du kan ha rätt att bara omkontera på resultatenhet, kostnadsbärare och projekt. Då finns inte pilen framför kontot utan då är fälten för resultatenhet, kostnadsbärare och projekt redigerbara. Du lägger enbart till rader vid omkontering, programmet krediterar automatiskt ursprungsraden med de belopp som du registrerar. Du stegar dig igenom raden med tab-tangenten på tangentbordet. Du kan kontera på flera rader. Vill du ta bort någon av de rader du lagt in klickar du på papperskorgen i början på raden. När du har gjort dina ändringar och tillägg på fakturan godkänner du fakturan genom att klicka på Godkänn i övre delen av bilden. Om du ska underkänna fakturan klickar du på Underkänn, när du gör det måste du skriva en kommentar till varför du underkänner fakturan, klicka på disketten för att spara, när du gör det skickas fakturan ut på flödet. Har du godkänt eller underkänt en faktura kan du ångra detta från förhandsgranska. Knappen Godkänd heter då Ångra. Förhandsgranska stänger du genom att klicka på Stäng. När du kommer tillbaka till menyn ATTESTERA FAKTURA, måste du klicka på knappen Skicka för att fakturorna ska gå iväg till nästa attestant i flödet. 8
INKOMMANDE Här kan du se de fakturor som är på väg till dig där du ligger som nästa attestant i flödet, de har Aktuell status, Öppen. Du kan även se de fakturor som du skickat i väg för kontroll som just nu ligger hos en annan attestant, då har de Aktuell status Öppen för kontroll. Du kan avbryta kontrollen om du vill genom att klicka på ikonen. HISTORIK Under menyn HISTORIK kan du titta på redan attesterade, godkända och ej godkända fakturor. Urval kan göras på datum och leverantör. Klickar du på pilen i fältet expanderar du urvalsfältet och du kan söka på fakturanummer, löpnummer, resultatenheter, status mm. Om du klickar på fakturaraden får du fram all information om den inskannade fakturan och du kan se om den är till exempel Godkänd, Underkänd och Betald. Har du revisorbehörighet ser du alla attesterade fakturor under menyn HISTORIK. 9
AVTAL Har du avtalsmodulen till Approval kan du se de avtal som är kopplade till denna leverantör under denna meny. Du kan även välja att koppla fakturan till ett avtal, vill du läsa mer, klicka här» Tips Urval kan alltid göras på leverantör, arbetar företaget med dimensioner och projekt kan urval också göras på de fälten. Du kan även sortera fakturorna i stigande eller fallande ordning genom att klicka på överskriften i en kolumn. Du kan även gruppera dina kolumner genom att hålla vänster musknapp nere samtidigt som du drar kolumnen dit som du vill ha det. Utskrifter Du kan välja att skriva ut alla fakturor i ett intervall genom att du markerar vilka fakturor du vill ha ut och sedan klicka på Skriv ut ikonen under menyn HISTORIK. Du kan även skriva ut när du förhandsgranskar din faktura. Klicka på Skriv ut högst upp i högra hörnet i fönstret och du får fram fakturan med fem olika urval som du kan välja på, enbart fakturabilden med/eller utan kontering, flödesinformation, kommentarer och verifikation. Sätt en bock för de alternativ som du få med på utskriften. 10