Heroma. Modul 5 Medarbetaren. Användarinstruktion till Självservice

Heroma Modul 5 Medarbetaren Användarinstruktion till Självservice - Inloggning i Heroma - Ändra personliga uppgifter - Arbetsförändring övertid vanlig eller under jour/beredskap - Registrering av frånvaro - Sjuk- och friskanmälan - Passbyte - Arbetsschema och arbetstimmar - Reseersättning och egna utlägg

Innehållsförteckning Om självstudier i Heromas webbguider i. Allmänt bra att känna till... 3 ii. Heromas webbguider... 4 1. Översikt av startsidan i Heroma Självservice... 5 2. Ändra personuppgifter... 7 3. Registrera arbetsförändring... 9 4. Registrera frånvaro... 11 5. Göra sjuk- och friskanmälan... 12 6. Byte av arbetstid... 13 7. Arbetsschema och arbetstimmar... 15 8. Reseersättning och egna utlägg... 18 Sidan 2 av 23

Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial I. Allmänt bra att känna till Välkommen till en introduktionsutbildning för Heroma! Heroma är ett system som ersätter IFS. Heroma levereras och driftsätts av företaget Logica. Den här användarinstruktionen används tillsammans med webbguider för att ge dig en introduktion och en översikt av Heroma. I den här användarinstruktionen finns anvisningar hur du: orienterar dig i Heroma ändrar dina personuppgifter gör en arbetsförändring i form av övertid vanlig eller under jour/beredskap registrerar frånvaro gör sjuk- och friskanmälan byter arbetspass med en kollega tar fram arbetsschema och summering av arbetstimmar hanterar reseersättning och egna utlägg Några saker som är bra att känna till inför starten av din introduktion är att webbguiderna är framtagna för en generell organisation och är därför inte anpassade för Partille kommun eller just dig och din verksamhet. Luta dig nu tillbaka glöm ditt arbete och allt du måste göra för ett par timmar - så ska jag ta dig i handen och gå igenom hur du arbetar i och med Heroma Självservice. Jag hoppas att du ska ha det någorlunda trevligt här och att du har nytta av den tid du lägger ner tillsammans med mig! Patrik Lögdqvist Utbildare Vuxenutbildningen i Partille Sidan 3 av 23

II. Heromas webbguider Heromas webbguider är korta övningsuppgifter där du i egen takt kan öva dig i att arbeta med och i Heroma Självservice. Webbguiderna är uppbygga ungefär som ett bildband där textrutor och grafiska element beskriver Heromas olika delar. Det innehåller också en del enklare övningar samt några korta repetitionsfrågor som avslutar varje kapitel. Du behöver inga inloggningsuppgifter för att arbeta med själva webbguiderna, däremot måste du sitta vid en dator som finns inom Partille kommuns datanät. Alla webbguider finns samlade på Insidan. Nu tror jag att du har tillräckligt på fötterna för att kunna sätta igång. Lycka till! Sidan 4 av 23

1. Översikt av startsidan i Heroma Självservice Logga in i Heroma enligt instruktionerna du fått. Instruktionen meddelas när Heroma är klart att driftsättas. Du kommer till startsidan den ser ut så här (alla bilder är tagna ur Heromas webbguider): 1 2 6 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Med menyerna överst på sidan kommer du åt Heroma Självservice alla delar. Du kan alltid nå den här startsidan genom att klicka på ordet Självservice. Panelen Mina personliga ärenden visar de aktuella ärenden du har. Det är antingen ärenden du skickat till någon kollega eller ärenden någon kollega skickat till dig. Du öppnar ett ärende genom att klicka på den understrukna texten i kolumnen BENÄMNING. Panelen Nyheter visar senaste nytt och viktigt som din arbetsgivare vill informera dig om. Panelen Saldon/Ackar visar saldon på till exempel din inarbetade övertid och dina ackumulerade semesterdagar. Panelen Kalender visar hur din arbetstid är planerad. I Kalendern kan du registrera arbetsförändringar, frånvaro med mera. Fönstret Hjälptext är ett nyttigt verktyg både när du är ovan vid Heroma och när du börjat komma in i systemet. Här visas information om den del i Heroma du för tillfället befinner dig. I det här fönstret kan du även se felmeddelanden till exempel om din dator skulle tappa kontakt med en server. Skulle du råka stänga Hjälptext klickar du på knappen med ett frågetecken längst upp till vänster på din skärm Sidan 5 av 23

I panelen Mina personliga ärenden finns en filterfunktion (se ovan). Den använder du när du har många ärenden och vill se på en särskild typ av ärenden. Du kan filtrera följande typer: - Arbetsförändring - Frånvaro - Resurshanteringsärenden - Meddelanden - Schemaplaneringsärenden Väljer du att lämna filtreringsrutan blank visas alla dina ärenden utan filtrering. Du kan även sortera dina ärenden genom att klicka på en rubrik i någon av panelens kolumner till exempel Benämning, Skapat eller Beskrivning. Klickar du på rubriken i kolumnen Skapat sorteras dina ärenden så att antingen det nyaste eller det äldsta står högst upp - beroende på om du klickar en eller flera gånger. Den lilla triangeln till höger om varje rubrik hjälper dig att se i vilken ordning ärendena sorterats. Längst upp på varje panel finns ett litet minustecken längst ut till höger. Med det kan du vika ihop eller veckla ut panelerna - om du till exempel tycker att en panel tar för stor plats på din skärm. Sidan 6 av 23

2. Ändra personuppgifter Ändras din vardag kan du behöva ändra dina personuppgifter till exempel vid flytt eller om du byter arbetsplats inom kommunen. Du kommer åt dina personuppgifter genom att klicka på knappen Personligt Under Personligt skapas nu en ny knapprad med knapparna Löneuppgifter, Frånvaro, Anställning, Namn & Adress, Skatteuppgifter samt Personakt. Klickar du på knappen Löneuppgifter öppnas en vy där du kan se dina lönespecifikationer. Den senaste visas alltid först och så snart lönekörningen är gjord. Du ser alltså underlaget för löneutbetalningen innan din lön betalas ut. 1 1 Under menyn Urval kan du titta på tidigare lönespecifikationer. Då Heroma är ett nytt system kommer den funktionen troligen inte att kunna användas innan två lönekörningar genomförts. Sidan 7 av 23

Klickar du på knappen Frånvaro öppnas en vy där du kan se din registrerade frånvaro. Klickar du på knappen Anställning öppnas en vy där du kan se uppgifter om din nuvarande och eventuella tidigare anställningar inom kommunen. Klickar du på knappen Namn & adress öppnas en vy där du kan se och ändra dina personuppgifter. Du kan även nå den här vyn genom att klicka på ditt namn i sidans övre högra hörn. Här kan du också skriva in uppgifter om barn och anhöriguppgifter. Sidan 8 av 23

Klickar du på knappen Skatteuppgifter öppnas en vy där du kan se underlag för den skatt du betalar. 3. Registrera Arbetsförändring I panelen Kalender påbörjar du de flesta ärenden som rör arbetsförändring, frånvaro och resurshantering. Klicka på det arbetspass du vill arbeta med och välj ett av alternativen i den lilla valmenyn som öppnas. I det här fallet en beordrad övertid. Sidan 9 av 23

Du hamnar i vyn Registrera arbetsförändring. Lägg märke till att knappsatsen överst på sidan ändrats knappen Registrera är markerad, en ny knapprad visas där ordet Arbetsförändring är markerat. Nedan kan du se hur du normalt fyller i de uppgifter som behövs för att registrera och skicka in ett ärende som gäller Beordrad övertid. Har du valt fel datum kan du trycka på symbolen bredvid datumrutan och leta fram rätt datum. Notera att i vårt exempel ser Verksamhet, Aktivitet och Person att skicka till helt annorlunda än hur de kommer att göra i din vardag då Heroma startat. Du ser också att du med en knapptryckning kan registrera fler tillfällen i samma arbetsförändring. I rutan nere till vänster kan du skriva en kommentar till ditt ärende till exempel varför du blev beordrad att arbeta över, vem som beordrade övertiden eller liknande. När du trycker på Skicka stängs vyn och det skapade ärendet skickas till din chef. Du får också ärendet under Mina personliga ärenden - du kan öppna, redigera eller ta bort ärendet fram till dess att din chef fattar beslut. Din chef hanterar ärendet, det returneras till dig där du kan se om det fastställts eller avslagits. Sidan 10 av 23

4. Registrera frånvaro Att hantera frånvaro i Heroma Självservice är i stora drag likadant som när du ska göra en arbetsförändring. Du utgår från schemat i panelen Kalender, klickar på den dag frånvaron ska börja gälla och väljer Registrera frånvaro från menyalternativen. Vyn för att registrera frånvaro öppnas. Som du ser är den ganska lik vyn du arbetar i när du registrerar arbetsförändringar. Lägg märke till att knappsatsen överst på sidan ändrats knappen Registrera är markerad, en ny knapprad visas där ordet Frånvaro är markerat. Har du valt fel datum kan du trycka på symbolen bredvid datumrutan och leta fram rätt datum. I rutan nere till vänster kan du skriva en kommentar till ditt ärende. När du trycker på Skicka stängs vyn och det skapade ärendet som skickas till din chef. Du får också ärendet under Mina personliga ärenden - du kan öppna, redigera eller ta bort ärendet fram till dess att din chef fattar beslut. Sidan 11 av 23

5. Göra Sjuk- och friskanmälan Du gör sjuk- och friskanmälan via Heroma Självservice men kan också ringa in en anmälan och låta din personaladministratör registrera den för dig. Du klickar på den dag sjuk- eller friskanmälan gäller i panelen Kalender och väljer menyalternativet Registrera frånvaro. Du fyller i nödvändiga uppgifter på samma sätt som man gör när man gör en semesteransökan (i kapitel 4 på sidan 11). Enda skillnaden är att du anger Sjukfrånvaro istället för Semester. Är du redan frisk kan du fylla i datum både för sjuk- och friskskrivning vanligen fyller du endast i det datum du sjukanmäler dig. I Kalendern visas nu att du gör Sjukavdrag från och med det datum du sjukanmälde dig. När du friskskriver dig ändras kalendern så att endast de dagar du anmält dig sjuk är markerade med Sjukavdrag (se det inringade arbetspasset nedan). Lägg märke till att knappsatsen överst på sidan ändrats knappen Registrera är markerad, en ny knapprad visas där ordet Frånvaro är markerat. När du trycker på Skicka stängs vyn och det skapade ärendet skickas till din chef. Du får också ärendet under Mina personliga ärenden - du kan öppna, redigera eller ta bort ärendet fram till dess att din chef fattar beslut. Sidan 12 av 23

6. Byte av arbetstid I Heroma Självservice byter du arbetspass genom att först klicka på knappen Arbetstider och sedan Arbetsöversikt grupp. Vyn Arbetsöversikt visas. Välj den kollega du vill byta arbetspass med och det datum arbetsbytet ska göras genom att klicka i på passet arbetsbytet gäller i det inringade exemplet ovan har jag valt att byta pass med Elisabeth Bernander den 25:e november. Välj alternativet Anställds byte vyn för byte av arbetspass visas. Notera att du även kan nå den genom att först trycka på Registrera och sedan på Anställds byte. I vårt exempel är det datum passbytet gäller markerat. Mitt på vyn finns rubriker på blå fält där du ser lite mer information om passet du vill byta. Vill du kan du skriva en notering till Elisabeth eller din chef rörande passbytet tänk på att informationen skickas till dem båda två. Verkar allt sedan stämma trycker du på Skicka. När du trycker på Skicka stängs vyn och det skapade ärendet skickas till din chef och till den du önskar byta pass med. Du får också ärendet under Mina personliga ärenden - du kan öppna, redigera eller ta bort ärendet fram till dess att din chef fattar beslut. Sidan 13 av 23

Du kan också byta pass med dig själv. Välj det pass du vill byta med i Kalendern. Klicka på passet och välj menyalternativet Eget byte. Vyn för registrering av eget passbyte visas. Under rubriken Dag 1 står uppgifter om det pass du vill byta bort, Dag 2 är det pass du vill byta till. Är allt korrekt klickar du på Skicka. När du trycker på Skicka stängs vyn och det skapade ärendet skickas till din chef. Du får också ärendet under Mina personliga ärenden - du kan öppna, redigera eller ta bort ärendet fram till dess att din chef fattar beslut. Sidan 14 av 23

7. Arbetsschema och arbetstimmar Du kan skapa rapporter och skriva ut ditt arbetsschema på två sätt i Heroma Självservice. Antingen markerar du knappen Rapporter eller så klickar du på symbolen som föreställer en skrivare i panelen Kalender. Vilket sätt du väljer är upp till dig en liten vy för arbete med rapporter öppnas. Du har endast ett alternativ att välja Personlig arbetstid webb. När du bockar för alternativet öppnas vyn Urval (se nästa sida). Sidan 15 av 23

I vyn Urval väljer du vilka delar ur ditt schema som du vill ska finnas med i rapporten du skriver ut. Här väljer du intervallet för din rapport. I mitt exempel har jag valt att skriva ut schema för december. I rutan Egen text kan du skriva in text som sedan syns i dokumentets sidfot. När du gjort de urval du önskar se klickar du på knappen Skapa. Rapporten skapas och öppnas i programmet Acrobat Reader. OBS! Du måste ha Acrobat Reader eller något annat program som kan öppna så kallade PDF dokument för att du ska kunna se dina rapporter. På nästa sida ser du hur rapporten ser ut. OBS! Rutan Visa urval ska vara ibockad om du vill att dina urval ska synas i utskriften! Sidan 16 av 23

Beroende på vilka intervall du angivit och de urval du valt kommer rapporten vara på olika många sidor därför visas bara ett utdrag ur rapporten nedan. Vill du skriva ut rapporten klickar du på skrivarikonen uppe till vänster i fönstret och gör sedan som du brukar när du skriver ut ett dokument. Bilden nedan visar hur dokumentets sidfot och sidhuvud ser ut. Här hamnar texten du skrev in i rutan Egen text. Raden under visar vilken användare som gjort rapporten Sidan 17 av 23

8. Reseersättning och egna utlägg Heroma har en särskild del för att registrera dina kostnader i samband med resor. Den ser något annorlunda ut jämför med Heroma Självservice. Du kommer till den genom att klicka på knappen Reseräkning när du loggat in på Heroma Självservice. En ny vy öppnas (se nedan). Som du märker ser den något annorlunda ut jämfört med Heroma Självservice. Högra delen av vyn visar det schema du för närvarande har som underlag för ditt arbete. Du kan inte använda schemat annat än till en hjälp för att se hur dina arbetspass är utlagda. Vänster det av vyn visar en ruta där dina nuvarande ärenden är listade. I kolumnen Status ser du vad som är gjort med ärendena. Det finns fyra olika typer av status ditt ärende kan ha: - Startad du har startat arbetet med ditt ärende - Pågående ditt ärende har skickats vidare till din chef - Attesterad ditt ärende har tagits emot av din chef och din reseräkning godkänts - Utanordnad ditt ärende är klart och du erhåller dina utlägg vid nästa löneutbetalning. Ytterligare två statustyper finns Returnerad och Makulerad - dessa används dock sällan. När du ska skapa en reseräkning finns det ett antal åtgärder du behöver utföra. Först ska du skapa en ny reseräkning. Klicka på Reseräkning sedan Ny reseräkning och sist Inrikes (Exemplet förutsätter att du gjort din resa / dina utlägg i Sverige). Följande vy öppnas (se nästa sida): Sidan 18 av 23

Den här vyn innehåller alla de flikar du använder för att skapa ditt ärende. Vyn är ganska komplex med många knappar och flikar vi ska bringa lite ordning i dem: 1 2 3 4 5 6 7 8 1. Förrättning Här påbörjar du ett nytt ärende.. 2. Restidsersättning här fyller du i de timmar du arbetat under förrättningen. 3. Kilometerersättning här fyller du i det antal kilometer du kört om du färdats med bil. 4. Utlägg här registrerar du de utlägg du haft under förrättningen 5. Representation här registrerar du eventuell representation 6. Övriga ersättningar egentligen endast om du under förrättningen varit på fackliga uppdrag eller på lägerverksamhet. 7. Kontering här talar du om vilket konto som ska belastas. 8. Sammanställning här kan du se en summering av de uppgifter du matat in. Du börjar med att fylla i rutorna Tid, Datum, Avresa/Fri text samt Förrättningsort. Ange även vilken Distans förrättningen avser (1) samt Ändamålet med förrättningen (2). Du behöver inte trycka på knappen Ny rad det görs automatiskt när du påbörjar en ny reseräkning. 2 1 Tryck sedan på knappen Nästa du flyttas nu automatiskt över en vy där du ska fylla i de måltider du ätit under förrättningen och om du är berättigad till ersättning för dem (se nästa sida). Sidan 19 av 23

Som du ser har ärendet nu tre rader en för varje dag du varit på förrättning. Fyll i de måltider du bekostat under förrättningen. Välj sedan vilken typ av avdrag du är berättigad till (i exemplet har jag valt Måltidsavdrag). När du valt typ av Måltidsavdrag stängs vyn och du förflyttas vidare till fliken Restidsersättning. Du kan se att ditt ärende nu har två rader en för varje dag som du varit på resande fot. Du ser även att raderna markerats med en felsignal (vid pilen) du kan inte gå vidare förrän du korrigerat felet. Fyll i de restider du haft och klicka sedan på knappen Nästa. Du flyttas automatiskt över till fliken Kilometerersättning (se nästa sida). Sidan 20 av 23

Här fyller du i Transportsätt, Distans, mellan vilka platser du åkt samt kilometerantalet. Klicka sedan på knappen Nästa. Du flyttas automatiskt över till Utlägg. Här fyller du i de kostnader du haft i samband med till exempel boende, parkering etcetera. I mitt exempel har jag bott två nätter på Hotell samt haft 3 utlägg för Parkering. Du behöver inte räkna ut moms på beloppen endast fylla i antal samt totalsumma vid varje kategori. När du är klar klickar du på knappen Nästa. Du flyttas automatiskt vidare till Representation. Här fyller du i de kostnader du haft i samband med representation, antal deltagare samt vilken dag representationen avsåg. Om du haft fler representationstillfällen än ett använder du rullisten (vid pilen) och scrollar ner till du ser knappen Ny rad klicka på den så kan du föra in fler representationstillfällen. För att kunna komma vidare behöver du även klicka på symbolen för Deltagare (inringad). Fyll i namn och eventuella noteringar och stäng sedan det fönstret genom att klicka på knappen Tillbaka. Du är ny åter i vyn Representation. Övriga ersättningar används så sällan så jag har valt att hoppa över den fliken. Klicka på knappen Nästa. Du flyttas automatiskt vidare till Kontering (se nästa sida). Sidan 21 av 23

Nu ser du en sammanställning av alla dina utlägg. I slutet av varje rad ser du en symbol i form av en blå bok. Den betyder att du ska kontera ditt utlägg. Använd rullisten (se pilen i bilden ovan) och scrolla ned till du ser slutet av listan. Där ser du knappen Kontera kvarstående. Klickar du på den öppnas ett fönster med alla utlägg summerade (se bilden nedan). Kontrollera att du uppger rätt kontering. Skriv sedan in 100 under kolumnen %-sats och klicka på knappen Beräkna. Nu konteras alla (hundra procent) dina utlägg och en symbol i form av en grön sköld visa att allt är som det ska. Vill du uppge annan kontering än den du har enligt din anställning måste du klicka vid varje blå bok och där välja annan kontering. Klicka sedan på Nästa. Nu är du nästan klar. Du flyttas automatiskt över till vyn Sammanställning (se nästa sida). Sidan 22 av 23

Nu ser du en sammanställning av allt du matat in och fyllt i. Observera att texten Kvitton ska finnas står markerat med rött i sammanställningens övre del. Glöm alltså inte att medföra kvitton om du har med sådana i din reseräkning. De uppgifter som matats i de tidigare flikarna kan du titta på genom att dubbelklicka i respektive blått fält. Kontrollera att alla uppgifter stämmer och klicka sedan på knappen Spara. Har du kvitton måste du skriva ut ett Reseräkningsdokument. Klicka på den knappen så öppnas en pdf-fil där du kan se hela dokumentet. Skriv sedan ut det på vanligt sätt. Det utskrivna dokumentet och dina kvitton skickar du därefter till din chef för vidare hantering. Är allt i sin ordning avslutar du hanteringen av din reseräkning genom att klicka på knappen Skicka (inringad). Ärendet skickas då vidare till din chef. Nu är den här instruktionen slut lycka till med användandet av Heroma! Sidan 23 av 23