Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Sigtuna kommun Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 2 av 10 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 3 2. Affärsprocessbeskrivning för Sigtuna kommun... 3 2.1 Introduktion... 3 2.2 Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet... 3 2.2.1 Referenser... 4 2.2.2 Priser... 4 2.2.3 Avgifter... 4 2.2.4 Faktura och kreditfaktura... 4 2.2.5 Bilaga till fakturan... 4 2.2.6 Returer... 4 2.2.7 Valuta... 4 2.2.8 Kontaktperson... 4 3. Handledning... 5 3.1 Fakturering... 5 3.1.1 Övriga Obligatoriska fält, generellt... 5 3.1.2 Moms... 5 3.1.3 Enheter... 6 3.1.4 Identifiering av köparen... 7 3.1.4.1 Kopiera Partners... 7 3.1.5 Fakturalayout... 8 3.2 Exempelfakturor... 8 3.3 Testning mot köpare... 8 3.4 Sändningsrapporter... 8 4. Uppstartsrutin för leverantören... 10 4.1 Uppstartspunkter... 10
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 3 av 10 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att skicka en fristående Svefaktura. 2. Affärsprocessbeskrivning för Sigtuna kommun 2.1 Introduktion För denna process sker order helt manuellt. Faktura skickas i format Svefaktura (utgående från leverantör). Första gången en leverantör skicka faktura ska endast en faktura skickas och kontakt tas med Sigtuna kommun. 2.2 Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dess villkor. Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna. Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan.
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 4 av 10 2.2.1 Referenser Vid beställning/avrop skall beställaren ange sin referens. Leverantören kan också rekvirera en komplett förteckning av beställarreferens från Sigtuna Kommun. Köparens och leverantörens adress skickas i klartext i fakturan. 2.2.2 Priser Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Priset visas i nettopris. 2.2.3 Avgifter Avgifter kan anges på radnivå i fakturan om det är överenskommet med köparen. 2.2.4 Faktura och kreditfaktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Fakturan ska innehålla förklarande fritext om det underlättar kontroll och godkännande. Fakturor som avser tjänster kan specificeras per fakturaperiod, med en period per faktura. Faktura avrundas alltid till hela kronor. Eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgift kan skickas som separat elektronisk faktura eller påföras nästa faktura. Negativa belopp på rad nivå är ok men ingen debetfaktura som får vara negativ, då får man göra en kreditfaktura. Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet) fakturan. Alla fakturor och kreditnotor ska vara märkta med faktura referens (beställarreferens) Sigtuna kommun använder en standard som är beställarens 3 första bokstäver i för- resp efternamn samt löpnr (oftast 001). T ex jag heter Per Carlsson och har ref: percar001. Betalningsvillkor är 30 dagar om inte det har avtalats om något annat. 2.2.5 Bilaga till fakturan Det är inte möjligt att bifoga bilaga till fakturan via tjänsten eprinter. 2.2.6 Returer Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura. 2.2.7 Valuta Valuta presenteras alltid i SEK. 2.2.8 Kontaktperson Kontaktperson för leverantörer Per Carlsson, eller Baran Mahmoudi, 08-591 26 000.
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 5 av 10 3. Handledning 3.1 Fakturering Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt. 3.1.1 Övriga Obligatoriska fält, generellt Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen. De saker som måste sändas med i er faktura är följande: Fakturadatum Fakturanummer Leverantörs momsregistreringsnummer 1 Köparidentifikation (Se avsnitt Identifiering av köparen ) Köparens momsregistreringsnummer 2 Leveransdatum Tillämpad momssats 3 Beställarreferens 4 Skattekategori (Standard eller undantag) Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt) Antal fakturarader o Artikel o Artikelnummer 5 o Enhetspris o Radbelopp Totalt fakturabelopp 1. Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer. 2. Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna. 3. Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet Moms. 4. Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet. 5. Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se avsnittet Moms. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett generellt artikelnummer till mottagaren. Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet. 3.1.2 Moms En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse Momsinställningar Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till. Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder. Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under Artiklar Uppdatera artiklar, på fliken Pris.
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 6 av 10 Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln. 3.1.3 Enheter De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder. Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Enheter.
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 7 av 10 Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck i Exder. 3.1.4 Identifiering av köparen Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder. För att lägga till en partner i Exder gör ni som följer: 1. logga in med ert användarnamn & lösen på www.expertsystems.se 2. Välj Meny "Partners" och "Uppdatera partners" 3. Skriv in ert kundnr i översta rutan "Partner" och ge ett namn i "Partnernamn". 4. i Lokaliseringskod (UNB) väljer ni - i droplistan och fyller i SE212000022501 5. Under Standardadresser vid lokaliseringskod väljer ni "-" i droplistan under rubriken köpare och skriver in lokaliseringskod SE212000022501 6. Välj flik Betalning efter rubriken momsregistreringsnr skriver ni SE212000004301 7. Tryck på spara. Eventuellt kommer det upp att det saknas valuta. Fyll då i SEK i valutafältet och spara igen. 3.1.4.1 Kopiera Partners Om ni vill lägga upp flera partners med samma bolag som mottagare kan ni använda funktionen kopiera Partners. 1. Logga in med ert användarnamn & lösen på www.expertsystems.se 2. Välj Meny "Partners" och "Uppdatera partners"
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 8 av 10 3. Ta fram en redan upplagd partner till den mottagaren som du vill kopiera 4. Välj Kopiera Partner 5. Skriv in nya kundnumret efter Ny Partner 6. Välj OK 7. Skriv in nytt partnernamn efter Partnernamn 8. Tryck Spara 3.1.5 Fakturalayout Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är absolut nödvändigt. Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs. Eventuell ommappning debiteras löpande. 3.2 Exempelfakturor Skicka 10 st fakturor via Exder eprinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor. Meddela oss via support@expertsystems.se att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa. Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven. Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika fakturatyperna. Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon testfaktura. Skicka minst en faktura som är flersidig. Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare meddelar vi er detta. Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet. För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift. 3.3 Testning mot köpare När Exder eprinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare. 3.4 Sändningsrapporter En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare:
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 9 av 10 Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som fakturan avser. Det kan ibland hända att saker går fel, i exempelvis överföring eller liknande. I många av de fallen kommer den person som är uppsatt för notifiering att få ett meddelande om att något gått fel och eventuella anvisningar för att avhjälpa det. Vissa typer av fel är dock inte möjliga att meddela på detta sätt, vilket gör det viktigt att ni varje dag, som ni skickat iväg en eller flera fakturor, kontrollerar att ni har fått följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten. Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.
Senast Uppdaterad: 10-11-29 Exder Sigtuna Fristående Svefaktura eprinter Sida 10 av 10 4. Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt. 4.1 Uppstartspunkter Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med köparen samt komma överrens om EDI uppstart, tidsplan mm Leverantör, köpare 2 Teckna avtal med ES om avtal inte redan finns Leverantör, ES 3 Uppstartsmöte med köpare och ES (vid behov) Köpare 4 Följande ska gås igenom före uppstartsmötet: Ta del av affärsprocessbeskrivnngen så att ev frågor kan tas före och under uppstartsmöten Artiklar, GTIN på artiklar. Vilka artiklar ska användas och på vilken nivå ska köparen beställa. Ska partners artikelnummer användas. Hur ska hanteringen av adresser skötas Se till vilket GLN som ska användas, om det inte finns så beställ GLN ifrån GS1 (www.gs1.se) Momsregistreringsnummer SE212000022501 används istället för GLN till Sigtuna kommun Meddela ES vilket GLN (UNB, NAD) som ska användas Skicka AI till köparen om det krävs Verifiera med köparen att de har tagit emot alla artiklar som ska beställas på Stäm av etableringsdokument med köparen med GLN Stäm av sortimentlistan med GTIN och ev partners artikelnummer Datum när ni är klara för driftsättning Övriga frågor Leverantör 5 Genomföra uppstartsmöte Köpare, Leverantör 6 Meddela ES datum när uppstart ska ske Leverantör eller köpare (ESAM) 7 Lägg upp ev GLN adresser i Exder som ska användas. Dvs adresser för butikerna Momsregistreringsnummer SE212000022501 används istället för GLN till Sigtuna kommun Leverantör 8 Få bekräftelse på att driftsättningen är klar ES, köpare 9 Boka utbildning med ES (valfri) Leverantör 10 Efter driftsättningsdatum förväntas ni att hantera EDI flödet, kundtjänst från ES finns som stöd. Leverantör