Katalogen. Katalogen i 3Växel webb visar alla nummer i företagets växel (användare, telefonister, företagsnummer samt externa och privata kontakter). Kata logen visas till höger i fönstret när du har loggat in i 3Växel webb. Vilken information som visas i katalogen beror på dina inställningar. Du kan välja att visa mobilt och/eller fast nummer, e-postadressen samt tre valfria extrafält. Du använder rullningslisten för att bläddra genom kontakterna. När du har hittat rätt person klickar du på namnet för att visa olika alternativ. Klickar du exempelvis på Info visas ytterligare information om kontakten i ett eget fönster. Status Du kan kontrollera andra personers status via katalogen. Till höger om personens namn visas en statussymbol, till exempel texten Tillgänglig och en grön cirkel. Om användaren är upptagen i telefon visas en röd lur. Övriga färger visar olika typer av statusar. Intill symbolen visas även statusens sluttid och slut datum, samt eventuell frånvaroorsak. Maj 2014 1
Söka kontakter Du kan enkelt söka efter kontakter i katalogen genom att klicka i sökrutan och skriva önskad text. Söksträngen jämförs med all information som finns sparad för kontakterna, även med information som inte visas. Du kan söka efter exempelvis för- eller efternamn, telefonnummer, kortnummer, avdelning eller bara en del av namnet/informationen. Ju mer du skriver desto färre resultat visas. Du kan kombinera flera sökord i sökrutan genom att lägga till ett mellanslag mellan varje sökord, till exempel Per Sälj Malmö. Klicka på krysset för att tömma sökrutan och åter igen visa alla poster i katalogen. Markera som favorit Om du ofta har kontakt med vissa personer i katalogen, till exempel ringer eller kopplar samtal, kan du markera dem som favoriter. Dessa visas då högst upp i katalogen, i alfabetisk ordning och markeras med en stjärna. Du markerar en kontakt som en favorit genom att markera kontakten i katalogen och klicka på Info. I informationsfönstret klickar du på den grå stjärnan högst upp till höger som blir gul när kontakten favoritmarkerats. Om du inte längre vill att kontakten ska vara markerad som en favorit öppnar du Info-fönstret på nytt och klickar på stjärnan så att den blir grå. Maj 2014 2
Ringa och skicka sms/e-post När du har markerat en person kan du ringa, skicka e-post eller sms till personen. Klickar du på SMS kan du skicka ett sms direkt från webbfönstret. Skriv önskat meddelande i rutan som visas och klicka på Skicka. Meddelandet kan innehålla upp till 160 tecken. SMS:et sparas dock inte, så du kan inte gå tillbaka till ett tidigare skickat sms. Klickar du på E-post används det e-postprogram som du har installerat i datorn och som används som standardprogram för e-post. Du klickar på Ring för att ringa personen. Har kontakten ett fast telefonnummer ringer 3Växel automatiskt det fasta numret annars ringer det på det mobila numret. Finns det flera telefonnummer inlagda för kontakten kan du klicka på pilen för att välja vilket av numren du vill ringa. Nu kopplas samtalet via din mobiltelefon, på displayen visas numret som du ringer. Svara på din telefon och samtalet går vidare till vald person. Beroende på vilken information som finns om personen visas olika alternativ. Du använder dessa knappar för att kontakta personen. Ringa och skicka SMS till annat nummer Vill du ringa eller skicka SMS till ett nummer som inte finns med i katalogen använder du sökrutan. Skriv in telefonnumret och klicka sedan på luren till höger om sökrutan för att ringa eller på pratbubblan för att skicka SMS. Skicka SMS till flera Du kan skicka samma SMS till flera personer, både till användare i katalogen och till personer som inte finns med i katalogen. Markera rutan framför de personer i katalogen som ska få SMS:et och klicka sedan på SMS. Vill du lägga till ett nummer som inte finns med i katalogen klickar du i rutan och skriver önskat telefonnummer, klicka på +-tecknet för att lägga till numret. Maj 2014 3
Skriv önskat meddelande i rutan som visas och klicka på Skicka. Kalendersynk 3Växel Kalendersynk är en tilläggstjänst som låter bokningar i din Outlook- eller Google-kalender styra när du är tillgänglig för samtal. Kalenderbokningarna ändrar automatiskt din status och dina hänvisningar i 3Växel. Du kan läsa mer om funktionen i guiden Kalendersynk. Du kan öppna din kalender från katalogen och se vilka bokningar som har synkroniserats. Aktiverar du Kalendersynk kan bokningens titel automatiskt visas i katalogen. Maj 2014 4
Lägga till kontakt I 3Växel webb kan du lägga till privata kontakter i katalogen, dessa visas bara för dig själv. Är du inloggad som telefonist kan du dessutom lägga till externa kontakter som visas för alla i företaget. Klicka på knappen Lägg till ovanför katalogen och fyll i så mycket information du kan. Bekräfta med att klicka på Spara. Är du inloggad som telefonist kan du även lägga till externa kontakter i katalogen. Dessa visas hos alla användare inom hela företaget. Maj 2014 5
Kataloginställningar Du kan själv påverka vilken information som ska visas i katalogen. Dessa inställningar sparas på servern och visas även om du loggar in på en annan dator. Klicka på kugghjulet och välj kategorin Kataloginställningar till vänster i fönstret. Högst upp i fönstret kan du välja vilka kontakttyper som ska visas i katalogen, du kan till exempel välja att bara visa anställda i företaget (Användare). Håll ner Ctrl-tangenten och markera de typer som du vill visa. Under Lokal lagring kan du välja om du vill inaktivera lokal lagring (cache) av katalogen. Under Visa i katalogen markerar du de kontaktuppgifter som du vill visa direkt i översiktsvyn i katalogen. Du kan välja om du vill visa mobilt nummer, fast nummer och e-postadressen, samt tre valfria extrafält. Klicka på Spara för att bekräfta ändringen. Maj 2014 6