1. Anvisningar för upphandlingen

Förfrågningsunderlag 2013-09-26 Upphandlande organisation REGION GOTLAND Upphandling HVB för vuxna Annelie Kaarlenkaski 2013-28 Sista anbudsdag: 2013-11-12 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anvisningar för upphandlingen 1.1. KORT OM UPPHANDLINGEN 1.1.1. Region Gotland Region Gotland bildades 1 januari 2011 och omfattar geografiskt hela ön Gotland där cirka 57 300 personer bor och verkar året runt. De största tätorterna utanför Visby är Hemse, Slite, Roma och Klintehamn. Region Gotland är öns största arbetsgivare med ungefär 5 900 medarbetare och har i huvudsak tre uppdrag: kommunala uppgifter, landstingsuppgifter och det regionala utvecklingsansvaret. Gotlands vision är att vara Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust. Gotland är också certifierad sedan 2010 som en Fairtrade Island. Region Gotland inbjuder att lämna anbud gällande Ramavtal för HVB-hem för vuxna från 25 år och äldre. 1.1.2. Upphandlingsobjekt 1.1.2.1. Beskrivning Upphandlingen omfattar placeringar på tillståndspliktiga HVB-hem för vuxna i åldern 25 år och äldre. Syftet med upphandlingen är att få till stånd ramavtal med de anbudsgivare som efter utvärdering blivit antagna för att tillgodose Region Gotlands huvudsakliga behov av externa placeringar. För varje kategori finns ett högsta tak för hur många HVB-hem som kommer att antas. Ramavtal kommer att reglera samtliga villkor som avser relationen vårdgivare och Region Gotland under avtalsperioden. Det innebär att de priser som lämnats gäller under avtalsperioden och inget utrymme för förändring av vare sig pris eller villkor kommer att göras, bortsett från möjlighet till årlig indexuppräkning enligt särskilda villkor. Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 1 av 9

Upphandlingen omfattar inte abonnemang på vårdplatser eller entreprenader. Upphandlingen omfattar heller inte boende som inte är en behandlingsinsats (t.ex utslussning). 1.1.2.2. Upphandlingens värde Region Gotland har uppskattat sitt behov av HVB-placeringar för vuxna till 4 800 vårddygn per år. Någon garanti för ovan volymer kan inte ges. Inga garantier kan heller lämnas att tilldelade HVB-hem erhåller viss andel av volym. 1.1.2.3. Ett anbud per verksamhet samt helt eller delat anbud En anbudsgivare kan driva verksamheter på flera orter.anbudsgivare med verksamhet på fler orter än en, för vilka man vill lämna anbud måste lämna ett separat anbud per verksamhetsort. Avtal kommer i isåfall att tecknas per geografisk verksamhetsort. I förfrågningsunderlaget lämnas generell information om verksamheten till och med kapitel 5, fr.o.m kapitel 6 och framåt återfinns nedan kategorier där specifik information per kategori efterfrågas. Upphandlingen omfattar behandlingsplacering HVB för vuxna med beroende av alkohol/narkotika/spel enligt följande kategorier: 1. "Kriminalitetsproblematik i kombination med beroende" 2. "Läkemedelsassisterad behandling vid opiatberoende" 3. "Enbart missbruksproblematik alkohol/narkotika 4. "Neuropsykiatrisk problematik och beroende" 5. "Omvårdnadsbehov och beroende" 6. "Psykiska funktionsnedsättningar och beroende" 7. "Spelproblematik (spel om pengar)" 1.1.3. Avtalstider Avtalsperioden börjar löpa när parterna undertecknat Ramavtalet, dock tidigast 2014-05-01. Den planerade ramavtalsperioden är 2014-05-01 till och med 2016-04-30, med möjlighet till två (2) förlängningar om maximalt ett (1) år i taget, till och med 2018-04-30. Region Gotland påkallar förlängning av Ramavtalet ca tre (3) månader innan Ramavtalet löper ut. Förlängning av Ramavtalet ska vara skriftlig och undertecknad av båda parter. 1.1.4. Sista dag för anbudslämnande Anbud ska ha lämnats i TendSign senast: 2013-11-12 Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 1.1.5. Ersättning för upprättande av anbud Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 1.2. ATT LÄMNA ANBUD 1.2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen görs enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091), LOU genom ett: Förenklat förfarande Upphandlingsformen medger förhandling, anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling, varför anbudsgivare uppmanas att utforma anbudet med så förmånliga villkor Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 2 av 9

som möjligt redan från början. 1.2.2. Frågor under anbudstiden 1.2.2.1. Frågor och svar Om du har frågor gällande upphandlingen är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så tidigt som möjligt. Frågor ställs i TendSign. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign senast 6 dagar innan sista anbudsdag. Om du inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste du själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Du kan endast använda dig av de upplysningar som meddelats skriftligt av ansvarig upphandlare. Observera Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support. Deras öppettider är normalt helgfria dagar kl 8.00 17.00, undantag är dag före röd dag då de stänger kl 15.00. Sista dag för frågor till upphandlaren är: 2013-11-01 1.2.3. Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska. För att ett anbud ska kunna gå vidare till utvärdering ska de obligatoriska kraven vara uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudsgivaren och anbudet (kvalificeringskrav) som på efterfrågad tjänst. 1.2.4. Anbudets form och innehåll 1.2.4.1. Reservationer I anbudet ska inget så kallat sidoanbud förekomma. Skrivningar i anbudet som omfattar reservationer mot villkor i förfrågningsunderlaget accepteras inte. 1.2.4.2. Språk Anbud ska vara skrivet på svenska. Undantag får göras för tekniska beskrivningar, förkortningar, intyg eller dylika handlingar. Anbudsgivaren ska vid begäran ombesörja och bekosta översättning av handlingar från annat språk till svenska. 1.2.4.3. Information för urvalssökning För att underlätta sökning efter vårdgivare och individualisera insatsen enligt socialtjänstlagens krav ombeds anbudsgivare i avsnittet "Definitioner och informationskrav - Information för urvalssökning" att fylla i de urvalskriterier som passar in på anbudsgivarens verksamhet vid anbudsdag. En verksamhet inom socialtjänstens område måste kontinuerligt utvecklas. Detta innebär att det under avtalsperioden kommer att ske förändringar vad gäller sökbegrepp för verksamheten som anbudsgivaren angivit i avsnitt "Definitioner och informationskrav", till exempel vid ändrat tillstånd eller en förfining av målgrupp. Pris samt typ av uppdrag och rangordning inom detta kan inte ändras under avtalsperioden. Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 3 av 9

1.2.4.4. Krav på inlämnande av anbud Det är viktigt att anbudet innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta kompletterande uppgifter och/eller handlingar är begränsade. Anbudssvar på frågor och svar ska endast lämnas i anvisade platser i Visma TendSign. I de fall en bilaga efterfrågas ska anbudsgivaren i anvisad fritextruta hänvisa till bilagans namn och eventuellt bilagenummer. Bilagor ska bifogas elektroniskt som fil i TendSign. Vid utvärdering av anbud kommer inte information, som inte efterfrågats, att beaktas. Hänvisningar till information utanför anbudet, t.ex. länkar till webbsidor, får endast förekomma i de fall detta uttryckligen har efterfrågats. Den information som lämnas i anbudet kommer att användas av handläggaren vid placering. Det är därför särskilt viktigt att vårdgivaren beskriver sin verksamhet noggrant men ändå kortfattat i anbudet så att innehållet blir tydligt och läsvänligt och inte ersätter efterfrågade beskrivningar gjorda i anbudet med exempelvis "se ovan". Intill förvalsfrågor (/) finns ofta ett kommentarsfält. Där det är särskilt angivet är det obligatoriskt att kommentera svaret i kommentarsfältet. För övriga förvalsfrågor har anbudsgivaren möjlighet att lämna kommentarer. Samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget ska besvaras. Krav på avlämnande av anbud: Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav? (/ svar) Kravgräns 1.2.4.5. Elektroniskt upphandlingsförfarande I denna upphandling accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystem Visma TendSign (http://www.opic.com/sv/tendsign/. För anbudsgivare är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. Visma TendSign har en supportfunktion gällande användandet av systemet; telefon 013-47 47 520 alternativt via e-post: tendsignsupport@visma.com. Supporten har öppet helgfria vardagar måndag - fredag kl 08.00-17.00, med undantag för dag före röd dag då den stänger kl 15.00. 1.2.4.6. Situationen på anbudsdagen Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva förhållanden som är aktuella på anbudsdagen, såvida inget annat uttryckligen angivits i förfrågningsunderlaget. Om Anbudsgivaren har kunskap om en närliggande förändring av verksamheten vilken träder i kraft efter anbudsdagen ska denna förändring informeras om i anbudet. Situation på anbudsdag: Accepterar Anbudsgivaren ovanstående krav? (/ svar) Kravgräns 1.2.4.7. Originalhandlingar Undertecknade intyg och handlingar som begärs in i denna upphandling ska skannas in och Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 4 av 9

laddas upp med anbudet. Region Gotland förbehåller sig rätten att under utvärderingsperioden vid behov begära att dessa handlingar även lämnas in i original, ex revisorsintyg. Originalhandlingar: Accepterar anbudsgivaren ovanstående krav? (/ svar) Kravgräns 1.2.5. Sekretess 1.2.5.1. Information om sekretess i upphandlingar och anbud Uppgifter i en upphandling omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) fram tills tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess ska gälla även efter det att anbudssekretessen upphört ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt hur det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga bör lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Finns det uppgifter i ert anbud där ni vill att sekretess ska gälla även efter avslutad upphandling? (Fasta svarsalternativ) Bifoga sekretessbegärda uppgifter här, en bilaga per rubrik, ange till vilken rubrik resp bilaga hör. Ange varför sekretess ska gälla och på vilket sätt ert företag kan lida skada om uppgifterna kommer ut (Bifogat dokument) 1.3. VAD HÄNDER SEDAN 1.3.1. Tid och plats för anbudsöppning Anbuden öppnas 2013-11-13 på Ekonomi och upphandling, Visborgsallén 19, Visby Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU. OM så är fallet, var vänlig kontakta ansvarig upphandlare för besked om hur dags anbudöppning sker. 1.3.2. Godkännande av anbud Först kontrollerar vi att anbud uppfyller de krav som ställts på anbudets form och innehåll, samt att efterfrågade bilagor finns med och vid behov är underskrivna. De anbud som inte klarar kontrollen läggs åt sidan och deltar inte längre i upphandlingen. Därefter prövas de kvalificeringskrav som ställts på anbudsgivaren i förfrågningsunderlaget. Uppfylls inte kraven läggs anbudet åt sidan och deltar inte längre i upphandlingen. I ett anbud som godkänts enligt ovan går vi igenom alla obligatoriska krav som ställts i Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 5 av 9

förfrågningsunderlaget. De anbud som uppfyller alla obligatoriska krav går vidare till nästa steg, utvärdering. 1.3.3. Utvärdering av anbud 1.3.3.1. Kategorier & avropsordning Inom varje kategori kommer flera leverantörer att antas och rangordnas där den som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, och/eller för kategori 5 "Omvårdnadsbehov och beroende" lägsta vårddygnspris, kommer att rangordnas högst. Behandlingshem HVB för vuxna 25 år och äldre med beroende av alkohol/narkotika/spel kommer att antas enligt följande kategorier: 1. "Kriminalitetsproblematik i kombination med beroende" - högst fem (5) kvalificerade leverantörer 2. "Läkemedelsassisterad behandling vid opiatberoende" - högst två (2) kvalificerade leverantörer 3. "Enbart missbruksproblematik alkohol/narkotika"- högst tio (10) kvalificerade leverantörer 4. "Neuropsykiatrisk problematik och beroende" - högst tio (10) kvalificerade leverantörer 5. "Omvårdnadsbehov och beroende" - högst tre (3) kvalificerade leverantörer 6. "Psykiska funktionsnedsättningar och beroende" - högst tio (10) kvalificerade leverantörer 7. "Spelproblematik (spel om pengar)" - högst två (2) kvalificerade leverantörer Placeringar kommer i första hand att ske utifrån nedanstående fördelningsnyckel. Om fler än ett hem enligt fördelningsnyckeln visar sig vara anpassat för den enskildes behov kommer det hem som rangordnats högst att väljas. * Individens behov * Lämplighet * Behandlingsmetod * Geografisk placering av hemmet Om den enskilde ansöker om ett specifikt hem och om Region Gotland så beviljar, kan placering komma att ske utanför ramavtal. Som verktyg för den individuella placeringen kommer anbudsgivarna i upphandlingarna att precisera sin beskrivning av verksamheten utifrån olika matchningskriterier som ställts upp i förfrågningsunderlaget såsom verksamhetens inriktning, målgrupp förutom specificerade kategorier. I upphandlingen ingår inte omförhandling av befintliga placeringsavtal. Avropsordning: Accepterar anbudsgivare ovanstående krav och förfarande? (/ svar) Kravgräns I steg 3 utvärderas anbuden som uppfyllt kraven i steg 1 och steg 2 enligt principen: "Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud". Undantag gäller för kategori 5: "Omvårdnadsbehov och beroende" där princip: "Lägsta pris" kommer att användas. Anbud kan komma att antas helt eller delvis. Kvalificerade anbud för kategori 1-4 och 6-7 Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 6 av 9

kommer att rangordnas efter den jämförelsesumma som anbudet erhållit efter utvärdering. Kategori 5 kommer kvalificerade anbud att utvärderas och rangordnas efter lägst vårddygnspris. 1.3.3.2. Mervärdesmodellen I denna upphandling tillämpas den så kallade mervärdesmodellen för att utvärdera de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden. Mervärdesmodellen innebär att utvärderingskriterier bedöms i utvärderingen. Varje utvärderingskriterium värderas för sig och ges ett ekonomisk mervärde i SEK. Vilket mervärde i SEK som respektive utvärderingskriterium ger anges i förfrågningsunderlaget. I förfrågningsunderlaget benämns mervärdet i kronor "poäng". En poäng motsvarar en krona. Anbudssumman, dvs offererat pris/vårddygn, reduceras med det sammanslagna mervärdet för utvärderingskriterierna vilket ger en jämförelsesumma för anbudet. Anbudet med lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och rangordnas som nummer ett (1), anbud med näst lägst jämförelsesumma rangordnas som nummer två (2) osv. Om två anbud får samma jämförelsesumma antas det anbud som har lägst faktisk anbudssumma högst i rangordningen. Därefter sker lottning av tredje part utsedd av Region Gotland. Beräkningsexempel: Anbud A Anbudspris (pris per vårddygn): 1 000 kronor. Mervärde: (uppnått och godkänt) 150 poäng, dvs 150 kr. Jämförelsesumma: 1 000 kronor - 150 kronor = 850 kronor Anbud B Anbudssumma Anbudspris (pris per vårddygn): 1 000 kronor. Mervärde: (uppnått och godkänt) 300 poäng, dvs 300 kr. Jämförelsesumma: 1 000 kronor - 300 kronor = 700 kronor Anbud B har lägst jämförelsesumma och har då lämnat det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet. 1.3.4. Rättelse av fel, förtydligande och komplettering Enligt LOU får en upphandlande myndighet tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning 1.3.5. Tilldelningsbeslut 1.3.5.1. Tilldelning Avtal kommer att tilldelas flera vårdgivare per kategori. Upplysning om vilka vårdgivare som tilldelats det aktuella avtalet lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut skickas via TendSign. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 7 av 9

sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett skriftligt avtal undertecknats. 1.3.5.2. Avtalsspärr När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, dvs ett förbud mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när anbudsgivare senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t ex via e-post) gäller avtalsspärren i tio dagar om inte längre tid angivits i meddelandet. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet har skickats. 1.3.6. Avtalstecknande När avtalsspärren upphört kan avtal tecknas med valda vårdgivare. Det skriftliga avtalet baseras på innehållet i förfrågningsunderlaget och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet ska vara civilrättsligt bindande är att det undertecknats av samtliga parter. 1.3.7. Avbrytande av upphandling Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet. 1.4. Kontakt Region Gotland 1.4.1. Upphandlande myndighet Region Gotland Organisationsnummer: 212000-0803 För information om Region Gotland, se hemsida: www.gotland.se Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Annelie Kaarlenkaski E-post: annelie.kaarlenkaski@gotland.se Adress: Region Gotland Ekonomi och upphandling 621 81 Visby 1.5. Kontakt anbudsgivare Region Gotland kommer under upphandlingens genomförande att ställa frågor och skicka tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för anbudsgivarens räkning i upphandlingssystemet TendSign. Kontakt kan ske genom e-post, telefon och i fråge- & svarsfunktionen i systemet TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som lagt upp anbud, är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter ni anger när ni registrerar er i upphandlingssystemet TendSign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Kontrollera gärna att ni konsekvent anger företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där ni ombeds registrera uppgifter. Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 8 av 9

1.5.1. Upphandlingen - Kontaktperson back up Här angiven person ska kunna kontaktas och vara insatt i lämnat anbud om den kontaktperson som är angiven för anbudet i TendSign av någon anledning inte går att nå, ex på grund av längre ledighet. Namn (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) E-post (Fritextsvar) 1.6. Bilagor 1) Revisorsintyg Utskrivet: 2013-09-26 13:42 Sida 9 av 9