1/10 PM Datum Handläggare 2012-06-08 Eva Ringman ESV-dnr 45-43/2011 Checklista vid integration mellan e-handelstjänst och Agresso Syftet med den här checklistan är att ge läsaren ett stöd för att förbereda integrationer mellan e-handelstjänst och Agresso. En ifylld checklista kan också utgöra ett underlag för en konsult och biläggas vid en upphandling eller ett avrop av konsulttjänster. Målgruppen är främst systemansvariga, systemadministratörer och motsvarande samt konsulter som anlitas för integrationsarbetet. Checklistan innehåller ett antal frågeställningar som bör belysas för att informationsutbytet mellan e-handelstjänst och Agresso ska kunna utformas på bästa sätt. I vissa fall ges en kompletterande förklaring eller kommentar och ibland finns ett exempel på vad som menas. För varje frågeställning finns det två kolumner som ska fyllas i, Nuläge och Önskat/Framtida läge. I många fall är det önskade/framtida läget sannolikt exakt likadant som nuläget men vid genomgången av checklistan är det är ändå bra att fundera över om det finns anledning att genomföra några förändringar. Den valda e- handelstjänstens funktionalitet samt att arbetsflödet nu utökas till att omfatta hela processen från beställning till faktura kan också påverka det önskade/framtida läget. Checklistan har utarbetats för ESV av E-marketing Consult AB i samverkan med Kammarkollegiet. Observera att checklistan kommer att uppdateras med nya erfarenheter. Frågor eller funderingar kring checklistan kan skickas till e-handel@esv.se
2/10 Generella frågor Version av Agresso? Ex. 5.5.3.upd 14 Databas? SQL eller Oracle? Ska integrationen hantera flera klienter/företag? Klient/företag i produktionsmiljö? Klient/företag i testmiljö? När gjordes kopia av produktionsdatabas till testdatabas? Ja/Nej Ange klientkod/er för vilka ni vill att integrationen ska hantera. Ange klientkod/er för vilka ni vill att integrationen ska hantera. Integrationerna behöver testas i en miljö som överensstämmer med produktionsmiljön. Datum samt ev. kompletterande förklaring:
3/10 Leverantörsregistret Ska alla leverantörer i Agresso flyttas över till e- handelstjänsten? Hur kommer ni att matcha leverantörer mot inkomna fakturor i e- handelstjänsten? Behöver leverantörsregistret kompletteras? Hur är organisationsnummer och BG/PG formaterat? Hur hanteras annan betalningsmottagare än leverantören? Hur hanteras betalningsvillkor? Leverantörer som inte ska flyttas över till E- handelstjänsten bör märkas upp (se not 1) eller stängas i Agresso. Ex: Om utlägg ska hanteras via skanningleverantören behöver privatpersoner i leverantörsregistret integreras till e- handelstjänsten. Kontrollera vilka möjligheter som finns i e- handelstjänsten. Ex. avseende BG/PG, organisationsnummer, momsregistreringsnummer eller andra matchningskriterier. Ex. med eller utan bindestreck. Ex. factoringbolag. Ex. tolkas datum från fakturan eller används villkor registrerade i Agresso?
4/10 Skanning och tolkning Finns kompletteringar vid tolkningen t.ex. defaultvärden och hur ska dessa i så fall hanteras framöver? Ibland kompletterar skanningsleverantören värden för till exempel referens eller ansvar. Kompletteringar vid import av fakturor EI02/GL07 Finns det i den nuvarande inläsningen av fakturor en anpassning ex. query som lägger på värden och behöver anpassningen i så fall också läggas på den nya fakturainläsningen? Hämtas relationsvärden från leverantör eller resurs? Finns det skillnader mellan kompletteringar vid ankomstregistrering respektive definitivbokföring? Eventuella inläsningsquerys återfinns i rapportdefinitionen för EI02/GL07 parameter: Query. Själva queryn ligger under systemadministrationen rapporter. Ex. att en leverantör är kopplad till ett kostnadskonto eller att en resurs är kopplad till ett kst från vilka ankomstkonteringen kompletteras.
5/10 Ankomstregistrering Används preliminärkostnadskonto för ankomstregistrerade poster? Var sker kostnadskonteringen? Kommer eventuella befintliga flöden för fakturaattest att leva kvar i Agresso? I ankomstregistreringen, ute i flödet eller vid definitivbokföringen? Processdefinitionen behöver uppdateras och inkomna fakturor från e- handelstjänsten behöver styras ut från flödet. Konteringsregler och begreppsvärden Ska alla konton läsas över till e-handelstjänsten? Finns det konteringsregler som bygger på relationer? Finns det direkta relationer i konteringsreglerna? Om nej, markeras konton som ska läsas över med en relation (se not 1). T.ex. projekt ger kst. Direkta relationer är ägare till begreppsvärdena i begreppsregistret.
6/10 Forts. Konteringsregler och begreppsvärden Används värdematriser för kompletteringar eller kontroller? Finns det kodkomplettering som inte behöver användas för uppföljning i e- handelstjänsten? Ska alla värden för de olika begreppen i konteringsdimensionerna föras över till e-handelstjänsten? Begrepp dim1 Begrepp dim 2 Begrepp dim 3 Begrepp dim 4 Begrepp dim 5 Begrepp dim 6 Värdematriser är strukturer för kodkomplettering t.ex. att en kombination av dim 1 och dim 2 ska ge fast värde i dim 3. Dessa återfinns i Agresso under gemensam kodplan värdematriser. Om nej, behöver begreppsvärdena som ska föras över markeras upp med relation. (se not 1). Ange de begrepp och dimensioner som ska föras över till e-handelstjänsten. Begrepp dim 7
7/10 Forts. Konteringsregler och begreppsvärden Begreppsstruktur finns det behov av att se över den befintliga strukturen? Kan delar av begreppsstrukturen förenklas? Finns det begrepp som behöver stängas? Finns det begreppsvärden som har samma id men olika status? Ett begrepp behöver vara aktivt och ha ett giltigt slutdatum för att det ska föras över till e- handelstjänsten. Kartlägg om begreppsvärden på något sätt har återanvänts. Betalvägar Används flera betalvägar? Hur kommer detta att hanteras i e- handelstjänsten? Olika betalvägar används bl.a. när vissa betalningar ska gå i RTA-flödet och andra i SCR-flödet. Moms Används momskoder? Används momssystem? Finns det något i momshanteringen som behöver särbehandlas? Ex. för EU-moms. Ex. skilda konton för moms på olika betalvägar.
8/10 Periodavslut Hur hanteras periodavslut? Vilka möjligheter finns i e- handelstjänsten och hur kan detta kopplas till hanteringen i Agresso? Avstämningar Hur planerar ni att stämma av att färdigattesterade fakturor i e-handelstjänsten är korrekt överförda till Agresso? Ex: Ta dagligen ut en rapport ur e-handelstjänsten och jämför antal fakturor och totala fakturabeloppet, för det som har avslutats där, med det som går ut för betalning i Agresso. Befintliga anpassningar Finns anpassning för sekretessfakturor? Hur hanteras sekretessfakturor i e- handelstjänsten? Påverkas integrationen?
9/10 Forts. Befintliga anpassningar Finns motpartsanpassning? Finns andra anpassningar som kan påverka integrationerna? Det kan finnas en query som kompletterar transaktionerna med motpart vid inläsningen. Teknik Hur ska informationen transporteras mellan e- handelstjänst och Agresso? Säkerställ att ni har en lösning för att transportera informationen mellan e- handelstjänsten och Agresso. En lösning kan vara att informationen läggs i filer vilka flyttas via FTP. Separata Import/Exportmappar i filstukturen för integrationen Kommer länkning till fakturabilder i e- handelstjänsten ske med behörighetsstyrning/inloggning? rekommenderas. Se not 2 Fakturabilderna kommer att finnas i e-handelstjänsten och nås från Agresso via en länk i verifikationstexten. Ta ställning till hur användarna ska nå fakturabilderna och om det ska behöva inloggning för att nå dessa.
10/10 Not 1 Relationen för att markera upp begreppsvärden eller leverantörer för överföring till e-handelstjänsten kan se ut enligt nedan och ska vara valfri för att minska administrationen. Endast värden som ska föras över behöver markeras upp med J. ID Begrepp Beskrivning Ägare Benämn Typ Fält Län UH DK P A M A HR S LE OVERF Överföring till e- A Fri 1 A N handelstjänst Begreppsvärden J Överföring görs N Ingen överföring Not 2 Exempelstruktur för filhantering.