EKONOMIENHETEN Välkomna till utbildning i internfakturor och omföringar! Inställningar i Agresso Redovisningsplan: ansvar, verksamhet, motpart och finansiär mm Söka begreppsvärden Omföringar, reversering Internfakturor Avstämning av interimskonton
EKONOMIENHETEN
Samband redovisningsplan, objektplan kontoplan Redovisningsplan Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Kontoplan Objektplan Balans konton Resultat konton Tillgångar Skulder, myndighetskapital & avsättning Intäkter / Inkomster Kostnader/ Utgifter Transfererringar Årets kapitalförändring Kontoklass 1 2 3 4-6 7 8 Balansräkning Resultaträkning
EKONOMIENHETEN
EKONOMIENHETEN
EKONOMIENHETEN
Konto Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Konto beskriver vad som köpts, vilken intäkt som osv. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ redovisa/universitetetsredovisningsmodell/
Ansvar Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Ansvar beskriver den organisatoriska indelningen Exempel: 1160 HFS (11), Språk & litteratur (116) 5414 SA (5), Neuro (54), Fysiologi (541), Fysiologi/Cirkulation (5414) http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/universitetetsredovisningsmodell/organisatoriskindelning/
Verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Utbildning Forskning http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/ Stödverksamhet Lokaler och IT Anslagsfinansierad 10-13 20-23 Bidragsfinansierad 14-15 24-25 Bidragsfinansierad 16-17 26 Uppdragsfinansierad 18-19 28-29 Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: Vgrupp 26 triggar inte OH 244064919 Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer
Fritt fält Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Fritt fält ger en möjlighet att redovisa en egen vald indelning utöver ansvar och verksamhetsfältet. Fritt fält är frivilligt vid kontering. Exempel: 30160355 Specialkurs i konservering I 56222199 Doktorandkostnader 93600106 Västra Hamngatan 25, Sociala Huset Allt blått =ansvarskod, 4 sista siffrorna löpnummer
Motpart och finansiär Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Motpart anger universitetets leverantör resp. kund. Används för att: 1. eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, 2. göra avstämningar inom staten som koncern. Finansiär ger information om vem som finansierar ett bidrag. Finansiären är i normalfallet samma som motparten. Undantag: Bidragsintäkter, där utbetalaren inte är samma som finansiären. Exempel: K - Kund K2021002817005 SLU SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET L - Leverantör L75739 STAPLES SWEDEN AB Koden för intern motpart består av ansvarsställenumret 1120 Kulturvetenskaper http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning-paforskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning---verksamhetsstruktur/
Personnr/Anläggningsnr Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Personnummer används ihop med lönekonton för att följa upp lönekostnader per anställd. Anläggningsnr unikt nummer per anläggning Exempel: Personnr: ÅÅMMDDXXXX - angivande av personnr Anläggningsnr: 19000415 Studioutrustning 19000416 UV Laserskärare JD-1290C 39000113 Frysskåp -86 U535 S Dickson, H Billig http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomi-goteborgs-universitet/forskning-och-utbildning- pa-forskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning--- verksamhetsstruktur/
Var hittar jag begreppen - Objektsplanen? AGRESSO Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-och-manualer/agresso_manualer_och_lathundar/ ANVÄND DESSA!! EKONOMIENHETEN
EKONOMIENHETEN Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd Rättelse av bokföringspost 12 Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.
EKONOMIENHETEN Omföringar / Internfakturering - Omföring - Omkonteringsfunktionen / Rättelse - Reverseringar - Intern försäljning/köp (internfakturering)
Fönsteralternativ EKONOMIENHETEN
Funktionen Omkontering
Här är den ursprungliga verifikationen:
Fyll i verifikationsnummer och sekvensnummer! Sekvensnummer = # för den rad som ska rättas
Den ursprungliga konteringen vänds! Skriv samma text som fanns på den ursprungliga verifikationen. Hänvisa även till det ver.numret. Period, verifikationsnummer och radnummer anges automatiskt.
Så här ser det ut i huvudboken Den omkonterade verifikationen:
Går inte att rätta samma rad i verifikationen två gånger!
Sammanfattning av Omkontering Uppfyller verifieringskedjan Går att söka i textfältet på verifikationsnummer dvs lätt att hitta rättelsen Går inte att rätta samma ursprungliga post två gånger. Är hela verifikationen fel REVERSERA! Går inte att reversera en omkontering. (Systemet har sas redan tänkt en gång)
EKONOMIENHETEN Uppdatering av huvudboken - TPS uppdateras varannan minut - Uppdatering av transaktioner - DWS uppdateras varannan minut - Uppdatering av saldotabeller
EKONOMIENHETEN Reversera verifikation l Tryck Sök (F7)
Fyll i ver.nummer och sedan markera raderna i kolumnen till vänster enligt nedan och spara. Saldot måste bli noll, dvs raderna måste balansera i debet och kredit för att kunna reversera. Se manualen för Reversering av omföring på webben! EKONOMIENHETEN
EKONOMIENHETEN Internfakturor Intern försäljning/köp (internfakturering) Intern försäljning/köp av varor och tjänster mellan institutioner/enheter sker genom internfakturering. Köpare/säljare konterar på relevant konto i kkl 3 och 5 och använder intern motpart = ansvar. Om man har en extern kostnad som ska fördelas på flera ansvar så ska den i första hand fördelas vid konteringen av lev.fakturan och i andra hand via omföring. Rättelser vid bokförd internfaktura Måste en rättelse göras av en internfaktura sker det genom reversering centralt.
Atteststegen i internfakturaflödet EKONOMIENHETEN
EKONOMIENHETEN Vidarefakturering Vid kontering av en leverantörsfaktura ska konto 1584 Fordran utlägg extern vidarefakturering debiteras. För att reglera posten ska en kundfaktura skickas till den som ska bära kostnaden så snart som möjligt, då ska konto 1584 krediteras. Har man missat att kontera leverantörsfakturan på konto 1584 får en omföring göras till konto 1584. Man bör undvika förskottering av utgifter för andra organisationer av det skälet att institutionen får extra arbete för något som inte har med den egna verksamheten att göra. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/inbetalningar/vidarefakturerin g/
EKONOMIENHETEN Avstämning interimskonto Menyvalet för avstämning av interimskonto används för att följa upp och kontrollera transaktioner på vissa utvalda balanskonton (interimskonton). Ni ska alltid gå in på denna länk när ni ska stämma av interimskonton. Detta för att det inte får komma med ingående balanser. Ni får aldrig stämma av mot IB.
EKONOMIENHETEN Det är viktigt att bokningar på dessa balanskonton möts av motbokningar med samma konteringssträng, konto-ansvarverksamhet-motpart-finansiär-belopp, men med omvänt tecken. En post på interimskonto 25995 ska bokas bort. En verifikation bokförs med samma konteringssträng i det ena benet och den riktiga konteringen i det andra benet.
EKONOMIENHETEN Nu kan avstämning göras på konto 25995 på ansvar 9151. Det är också viktigt att kontrollera att avstämningen blir noll. Annars blir saldot fel på kontot. Det finns ingen kontroll av detta i systemet. I checklistan för uppföljning finns information om vilka konton som ska stämmas av, och vars eventuella saldon ska specificeras vid bokslut. Där finns även en länk till en lathund/instruktion som visar steg för steg hur ni skall gå tillväga. http://www.ea.adm.gu.se/digitalassets/1354/1354668_spec_bala nskto_bokslut2.pdf