GÖTEBORGS UNIVERSITET Redovisning Ekonomiavdelningen

Transkript

1 4 Redovisning Redovisningens syften Universitetets redovisningsmodell Redovisningsplanen Verksamhetens redovisning i kärn- och stödverksamhet 4.3 Resultat- och balansräkning Redovisningsbegrepp Regler och normer Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) Förordning (2007:603)om intern styrning och kontroll God redovisningssed, rättvisande bild och några grundläggande redovisningsprinciper Arkivering Inledning Definitioner Arkivering vid institutioner/motsv Revision Överflyttning av räkenskapshandlingar till arkiv vid fakultetskansliet Materialets beskaffenhet Bilaga Kontoplan för Göteborgs universitet

2 4 REDOVISNING 4.1 Redovisningens syften Den ekonomiska redovisningen avläser och visar de ekonomiska följderna av den bedrivna verksamheten och ska ge en rättvisande bild av det ekonomiska resultatet och ekonomiska ställning, för att uppfylla främst två syften: ge en del av den information som ligger till grund för verksamhetens styrning, uppföljning och kontroll på institutions-, fakultets- och universitetsgemensam nivå. ge information till olika intressenter utanför universitetet (regering, Ekonomistyrningsverket, Riksrevisionen, andra universitet och högskolor, externa finansiärer m.fl.). 4.2 Universitetets redovisningsmodell Redovisningsmodellen ska kunna identifiera olika typer av ekonomiska händelser och kunna redovisa dessa på ett sätt som gör det möjligt att följa upp ekonomin efter hur organisationen ser ut och vilken verksamhet som bedrivs. Det handlar om att kunna se vilka typer av intäkter och kostnader som finns vilket ekonomiskt resultat och ställning som uppstår vilken verksamhet som bedrivs och var den bedrivs, hur den finansieras och vad den kostar Redovisningsplanen En redovisningsplan består av de konteringsfält som ekonomisystemet innehåller. Redovisningsplanen är indelad i två delar: kontoplan och objektplan. Kontoplanen klassificerar olika ekonomiska händelser, i en resultaträkning när det gäller intäkter och kostnader och i en balansräkning när det gäller tillgångar och skulder samt eget kapital. Objektplanen utformas i första hand för den interna redovisningens behov men även för att kunna ge underlag för att rapportera till andra intressenter. Vid universitetet används följande konteringsfält: Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnummer/ anläggning 4-2

3 Redovisningsplan för universitetet 2010 K Kontoklass 1 Tillgångar O Kontoklass 2 Kapital och skulder N Kontoklass 3 Verksamhetens intäkter T Externa och Kontoklass 4 Kostnader för personal interna O händelser Kontoklass 5 Kostnader för lokaler, övriga driftkostnader P Kontoklass 6 Avyttringar samt avskrivningar och nedskrivningar av anläggningstillgångar L Kontoklass 7 Transfereringar A N Kontoklass 8 Resultat från andelar i dotterföretag Årets kapitalförändring Organisatorisk OB- indelning JEKT Funktionell PLAN indelning Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnummer Anläggningsnummer Kontoplanen Kontoplanens uppbyggnad och anvisningar framgår av bilaga 1 Kontoplan för Göteborgs universitet Aktuell kontoplan finns i ekonomisystemet under menyn AGRESSO Gemensam -> Kodplan -> Kontoplan. Kort kan sägas att den bygger på samma grundprinciper som baskontoplanen för företag (EU BAS 97), men med undantag för nödvändig anpassning till statliga förhållanden och med vissa justeringar för universitetets krav. Konton i kontoklass (kkl) 1 och 2 bildar balansräkningen medan konton i kkl 3-8 bildar resultaträkningen. Externa händelser, dvs. utbyte av resurser mellan universitetet och omvärlden redovisas i kkl 1-8. Interna händelser redovisas främst i kkl 3-6 och avser utbyte av resurser och fördelning av medel internt inom universitetet. Någon särskild kontoklass används således inte enbart för interna händelser, utan kontona är gemensamma för externa och interna händelser. Interna händelser påverkar inte universitetets totala resultat och ställning genom att dessa händelser elimineras vid sammanställning av den totala resultat- och balansräkningen. Däremot påverkas resultatet för olika områden och verksamheter inom universitetet även av interna händelser. 4-3

4 Konto är ett obligatoriskt fält i konteringssträngen. Hur de olika delarna i balans- respektive resultaträkningen påverkas av debet- respektive kredittransaktioner på kontona framgår av följande sammanställning. Tillgångar Kapital och skulder Intäkter Kostnader Debet ökar Debet minskar Debet minskar Debet ökar Kredit minskar Kredit ökar Kredit ökar Kredit minskar Objektplanen Objektplanen är en struktur för klassificering av ekonomiska händelser som gör att organisationen på olika nivåer ska kunna styra och följa upp ekonomin. Objektplanen utformas i första hand för de interna behov som finns för att uppnå en bra ekonomistyrning, men objektplanen måste även anpassas till de externa krav på återrapportering som finns från regering och andra intressenter. Objektplanen ska således kunna tillmötesgå de behov av redovisningsinformation som finns från olika håll. I universitetets objektplan delas verksamheten in organisatoriskt och funktionellt Organisatorisk indelning I den organisatoriska indelningen hänförs kostnader och intäkter till de ansvarsställen som avspeglar universitetets organisatoriska struktur (se figur nedan). Syftet är att kunna följa upp ekonomin enligt den ansvarsindelning som är bestämd. Ansvarsställe är ett obligatoriskt fält i konteringssträngen och består av fyra positioner. De tre första positionerna i fältet betecknar vanligtvis institutionen. Den fjärde positionen kan beteckna avdelning inom institutionen. Aktuella ansvarsställen finns i ekonomisystemet under menyn AGRESSO Gemensam -> Begrepp och relationer -> Begreppsvärden. Fältet används även för att styra behörighet och åtkomst i ekonomisystemet, för sortering av utdata, summeringar m.m. Uppläggning av nya ansvarsställen görs på ekonomiavdelningen efter initiativ utifrån organisationen. Ansvarsställestruktur X X X X fakultetsområde ev. sektion institution (pos. 1-3) avdelning inom institution Fak / motsv. Hum Sam HFN UFN Nat SA Kons t UFL ITfak UB Styr GF UV Ansvar n r

5 Funktionell indelning Fältet verksamhet redovisar den verksamhet som bedrivs. All verksamhet indelas i redovisningshänseende i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamhet utgörs av grundutbildning och forskning/ forskarutbildning och redovisas i verksamhetsgrupperna Grupperna är indelade efter hur kärnverksamheten är finansierad (anslag, bidrag och avgifter) inom vardera utbildning respektive forskning. Stödverksamheten utgörs av gemensamma kostnader vid de tre nivåer som universitetet är organiserat i och redovisas i verksamhetsgrupp 3. Fältet verksamhet är obligatoriskt i en kontering. Aktuella verksamhetskoder finns i ekonomisystemet under menyn AGRESSO Gemensam -> Begrepp och relationer - > Begreppsvärden. Uppläggning av nya värden för verksamhet görs på fakultetskanslierna och ekonomiavdelningen. Fritt fält ger varje ansvarsställe en möjlighet att redovisa efter en egen vald indelning utöver verksamhetsfältet. Fritt fält är frivilligt vid kontering. Aktuella fria fält finns i ekonomisystemet under menyn AGRESSO Gemensam -> Begrepp och relationer - > Begreppsvärden. Uppläggning av nya koder för fritt fält bestäms och görs på det egna ansvarsstället. Objektet motpart är ett obligatorisk fält och ger information om vilka som är universitetets leverantörer respektive kunder. Vid uppläggning av leverantörer och kunder i respektive reskontra tilldelas varje leverantör/kund en motpartskod. Externa motparter delas in i två grupper, statliga och ej statliga. Motpartskoden är identisk med finansiärskoden för en och samma leverantör/kund. Koden för intern motpart (institutioner/enheter) består av ansvarsställenumret. Kontering i motpartsfältet görs normalt inte manuellt. Alla transaktioner i reskontrorna, såväl intäkter som kostnader, ger automatiskt en kontering på motpartskod. Vid omföringar måste dock kontering på motpartskod ske manuellt. Objektet motpart används dels för att eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, dels för avstämning inom staten som koncern. Objektet finansiär är också ett obligatoriskt fält och ger information om vem som finansierar ett bidrag. Finansiärsbegreppet gör det inte nödvändigt att ha särskilda konton för varje bidragsgivare. Finansiärskoden är identisk med koden för motpart för en och samma leverantör/kund. Finansiären är i normalfallet lika med motpart och endast aktuell vid kontering av bidragsintäkter. De avviker dock när utbetalare inte är samma som finansiär, vilket förekommer t.ex. när utbetalaren är koordinator för vissa medel. Kännedom om vem som är finansiär, dvs. vem som är ursprunglig givare av t.ex. mottaget transfererat bidrag, behövs i skilda sammanhang. Det sista objektfältet delas av personnummer och anläggningsnummer beroende på vilka typer av konton som används. Personnummer används tillsammans med lönekonton för att kunna följa upp lönekostnader för varje anställd på olika sätt. Vid lönetransaktioner som överförs från lönesystemet till AGRESSO ingår personnumret 4-5

6 automatiskt, men när manuella bokföringar görs med lönekonton som rör enskilda anställda, måste personnummer anges manuellt. En anläggning tilldelas automatiskt ett anläggningsnummer i anläggningsreskontran och det är bara vid en försäljning av en anläggning man behöver ange anläggningsnumret i fältet. 4-6

7 Kodstruktur i verksamhetsfältet Kodgrupp Kodnummer i verksamhetsfältet Beskrivning 1 Grundläggande högskoleutbildning Grundläggande högskoleutbildning och utbildning på avancerad nivå (resultatavräknas alltid) Används när all utbildning redovisas gemensamt inom institutionen 10ACXX Grundläggande högskoleutbildning och utbildning på avancerad nivå, indelad i program/kurs (resultatavräknas alltid) A = nämndområde*) C = 0-9 För A = 0 används C för verksamheter såsom vaktmästeri, studieexp., bibliotek etc. (central uppläggning och samma kod för alla fakulteter) För A = 1-8 kan C användas för program/kurs (max 8 st) XX= löpnummer eller underindelning Längd: 2, 4 eller 6 pos reserveras för anläggningsredovisningen Används ej 13-19ABBBBXX A = nämndområde*) BBBB = forskarkod XX= löpnummer Längd alltid 9 pos ABBBBXX Anslagsfinansierade grundutbildning, projekt (resultatavräknas alltid) Slutdatum för projektet ska anges 1099 används för anläggningsredovisningen 14 14ABBBBXX Bidragsfinansierad högskoleutbildning (inkl. samfin. med anslag) Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 1499 reserveras för anläggningsredovisningen Används även för lönebidragsanställda tillhörande grundutb , där man konterar den del av kostnaden som externfinansieras ABBBBXX Bidragsfinansierad högskoleutbildning (inkl samfin med anslag) Periodiseras som statligt/icke statligt bidrag enligt inlagd %-sats, vilken visar statlig andel av finansieringen Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 1499 används för anläggningsredovisningen 16 16ABBBBXX Beställd utbildning (uppdragsutbildning för högskolor och andra myndigheter; studenter antagna enligt ordinarie antagningsregler) Slutdatum kan anges 1899 används för anläggningsredovisningen 17 17ABBBBXX Beställd utbildning (uppdragsutbildning för högskolor och andra myndigheter; studenter antagna enligt ordinarie antagningsregler;) Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 1899 används för anläggningsredovisningen 18 18ABBBBXX Uppdragsutbildning (deltagare utsedda av uppdragsgivaren, ej antagna enligt ordinarie antagningsregler) Slutdatum kan anges 1899 reserveras för anläggningsredovisningen Verks typ löpande löpande projekt löpande projekt löpande projekt löpande 4-7

8 19 19ABBBBXX Uppdragsutbildning (deltagare utsedda av uppdragsgivaren, ej antagna enligt ordinarie antagningsregler) Periodiseras som statligt/icke statligt uppdrag enligt inlagd %-sats, vilken visar statlig andel av finansieringen Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 1899 används för anläggningsredovisningen projekt 2 Forskning, forskarutbildning Anslagsfinansierad forskning (resultatavräknas alltid) löpande 20 20ACXX Anslagsfinansierad forskning (resultatavräknas alltid) löpande A = nämndområde*) C = 0-9 För A = 0 används C för verksamheter såsom vaktmästeri, studieexp., bibliotek etc (central uppläggning och samma kod för alla fakulteter) För A = 1-8 kan C användas för nämndspecifika aktiviteter XX= löpnummer Längd 2, 4 el 6 pos 2099 reserveras för anläggningsredovisningen Anslagsfinansierad forskarutbildning (resultatavräknas alltid) löpande 21 21ACXX Anslagsfinansierad forskarutbildning (resultatavräknas alltid) A = nämndområde*) C = 0 9 För A = 0 föreslås att C används för gemensamma verksamheter (central uppläggning och samma kod för alla fakulteter) För A = 1-8 kan C användas för nämndspecifika aktiviteter XX= löpnummer Längd 2, 4 el 6 pos. Används för studiefinansiering, forskarutbildningskurser (särkostnader), handledning 2099 används för anläggningsredovisningen löpande 22 Används ej 23-29ABBBBXX A = nämndområde*) BBBB = forskarkod XX= löpnummer Längd alltid 9 pos ABBBBXX Anslagsfinansierade forskning, projekt (resultatavräknas alltid) Slutdatum för projektet ska anges 2099 används för anläggningsredovisningen projekt 24 24ABBBBXX Bidragsfinansierad forskning (inkl. samfin med anslag.) Slutdatum kan anges och avgör när resultatavräkning sker 2499 reserveras för anläggningsredovisningen Används även för lönebidragsanställda tillhörande forskning, , där man konterar den del av kostnaden som externfinansieras ABBBBXX Bidragsfinansierad forskning (inkl. samfin. med anslag) Periodiseras som statligt/icke statligt bidrag enligt inlagd %-sats, vilken visar statlig andel av finansieringen Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 2499 används för anläggningsredovisningen 26 26ABBBBXX Samverkan med Västra Götalandsregionen (VGR) Slutdatum kan anges 27 Används ej 28 28ABBBBXX Uppdragsforskning Slutdatum kan anges löpande projekt löpande 4-8

9 2899 reserveras för anläggningsredovisningen 29 29ABBBBXX Uppdragsforskning Periodiseras som statligt/icke statligt bidrag enligt inlagd %-sats, vilken visar statlig andel av finansieringen Slutdatum ska anges och avgör när resultatavräkning ska göras 2899 används för anläggningsredovisningen 3 Stödverksamhet AA = nämndområde, tvåsiffrigt** XXX =löpnummer Längd: 3 eller 8 positioner. projekt 300AAXXX Inkomst av pålägg för indirekta kostnader på kärnverksamhet/utgift till ovanliggande nivåer för gem. kostnader löpande 309 Nollställning av stödverksamheten mot kärnverksamheten löpande 310AAXXX Ledning löpande 320AAXXX Utbildnings- och forskningsadministration löpande 330AAXXX Ekonomi- och personaladministration löpande 340AAXXX Infrastruktur och service löpande 350AAXXX Bibliotek löpande 360AAXXX Nivåspecifikt/övrigt löpande. 390AAXXX Lokalhyror löpande 391AAXXX Övriga lokalkostnader löpande 4 4 Används ej 5 5 Används ej 6 6 Används ej 7 70XX 70 Avräkning, utredning m.m. T.ex. erhållna förskott vid inbetalning på kassaproforma, maskinellt bokat. Även erhållna bidrag under utredning, negativ lön SLÖR m.m. på kanslinivå Avräkning anläggningstllgångar och deras finansiering, endast maskinell bokning Endast konton i balansräkningen Handkassa, uttaget belopp per ansvar Endast konton i balansräkningen. 8 8ABBBBBC GU, fondförvaltning A = 0 räntor, 1-9 div. fonder B = underindelning C, blank=förbrukning, 1 = kapital Endast ansvar Systemteknisk avräkning Endast maskinell bokning. Endast konton i balansräkningen. t.ex. kundfordringar, leverantörsskulder, ej konterat leverantörsreskontran. 4-9

10 *) Värde på A, nämndområde: 0 gemensamt 5 vakant 1 hum 6 konst 2 sam, Handels, UFN 7 UFL, IT-fak 3 nat 8 UB 4 Sahlgrenska akademin 9 GF **) Värde på AA, nämndområde: 11 humanistiska 51 vakant 21 samhällsvetenskapliga 61 konstnärliga 22 Handels 76 lärarutbildningen (UFL) 23 utbildningsvetenskapliga 78 IT-fakulteten 31 naturvetenskapliga 81 universitetsbibliotekt 41 Sahlgrenska akademin 9X GF Verksamhetens redovisning i kärn- och stödverksamhet Från 2009 tillämpar universitetet en ny redovisningsmodell som i sin grundstruktur är en gemensam modell för hela högskolesektorn. I denna modell delas all verksamhet i redovisningshänseende in i kärnverksamhet eller stödverksamhet. Med kärnverksamhet menas den utbildning och forskning som är universitetets uppdrag (verksamhetsgrupp 1-2), medan stödverksamhet är den verksamhet som stödjer de aktiviteter som kärnverksamheten bedriver (verksamhetsgrupp 3). På kärnverksamheten ska alla intäkter och kostnader som uppkommer inom organisationen samlas. På det viset är det avsikten att de fulla kostnaderna som hör till kärnverksamheten ska framgå. De kostnader som förekommer klassificeras i direkta och indirekta kostnader. De direkta kostnaderna är kostnader som direkt kan hänföras till kärnverksamhetens kostnadsbärare. En kostnadsbärare är en avgränsad verksamhet i redovisningen som ska bära samtliga intäkter och kostnader som hör till denna verksamhet. För en anslagsfinansierad verksamhet innebär detta att hela anslaget utan s.k. avlyft på ovanliggande nivåer, ska tillföras verksamheten. Denna ordning är en förutsättning för att verksamheten i fråga ska kunna stå för samtliga sina kostnader. Stödverksamhetens kostnader redovisas löpande inom verksamhetsgrupp 3 som gemensamma kostnader och ska fördelas på ett rättvisande sätt på kärnverksamheten och utgör då dess indirekta kostnader. Kärnverksamhetens totala kostnader redovisas därmed uppdelade i direkta och indirekta kostnader. För en fullständigare beskrivning av redovisningsmodellen hänvisas till ekonomiavdelningens hemsida och snabblänken Ny redovisningsmodell för kostnadsredovisning. 4-10

11 4.3 Resultat- och balansräkning Vid räkenskapsårets slut ska en årsredovisning ställas samman. Den ska för universitetet, i likhet med andra myndigheter, bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning, finansieringsanalys samt noter och en sammanställning av väsentliga uppgifter. Här behandlas kort enbart resultat- och balansräkningen. Vid bokslutet avslutas resultaträkningen mot balansräkningen genom utjämning av intäkter och kostnader. Med det menas att skillnaden mellan intäkter och kostnader bokförs på resultaträkningen som årets kapitalförändring och motbokas på balansräkningen under eget kapital. Vid universitetet avslutas resultaträkningen både per ansvarsställe som verksamhetskod. Summering kan sedan göras i ekonomisystemet per institution, fakultet och totalt för universitetet men även för verksamhetsgrupper. För s.k. pågående verksamheter och projekt sker ingen resultatavräkning utan saldona balanseras som antingen upplupna intäkter (vid minussaldon) eller oförbrukade medel (vid plussaldon) till nästkommande år. Resultaträkningen (RR) visar i sammandrag universitetets intäkter och kostnader under budgetåret och det resultat (över- eller underskott) som uppstått. Resultatet betecknas som årets kapitalförändring inom statsverket. KOSTNADER Personal Lokaler Övrig drift Finansiella Avskrivningar Årets kapitalförändring INTÄKTER Anslag Avgifter Bidrag Finansiella Balansräkningen (BR) visar ett sammandrag av samtliga tillgångar, skulder och myndighetskapital för universitetet vid budgetårets slut. TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Varulager Fordringar Periodavgränsningsposter Avräkning med statsverket Kassa och bank KAPITAL OCH SKUL- DER Myndighetskapital Avsättningar Skulder Periodavgränsningsposter Årets kapitalförändring 4-11

12 Kontoklasser som används i resultat- och balansräkningens framgår av nedanstående sammanställningar. KOSTNADER kontoklasserna 4-6 och 7 (delas med int.) bl.a. kontogrupper för - Löner - Lokaler, resor, varor, tjänster, finansiella - Avskrivningar, avyttringar - Transfereringar RESULTATRÄKNING Resultatkonton kkl 3-8 INTÄKTER kontoklass 3 och 7 (delas med kostn.) kontogrupper för - Anslagsintäkter - Försäljningsintäkter - Uppdragsintäkter - Bidragsintäkter - Periodisering - Finansiella - Transfereringar ÅRETS ÖVERSKOTT 8999 ÅRETS UNDERSKOTT 8999 BALANSRÄKNING Konton för ekonomisk ställning kkl Immateriella anläggningstillgångar 10 - Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar 13 - Varulager 14 - Fordringar 15 - Periodavgränsningsposter 16 - Kassa och bank 19 - Myndighetskapital 20 - Avsättningar för pensioner 22 - Skulder Periodavgränsningsposter 27 Göteborgs universitet gör bokslut på fyra nivåer och i följande omfattning. RR BR 1. Totalt för universitetet x x 2. Per fakultetsområde/utbildningsområde x x 3. Per institution/enhet x x 4. Per verksamhet x

13 4.4 Redovisningsbegrepp Några vanliga redovisningsbegrepp med beskrivning. Anläggningstillgång Avskrivning Balansräkning Debet Dubbel bokföring Inbetalningar Inkomster Intäkter Kostnader Kredit Likviditet Periodisering Tillgång avsedd för stadigvarande bruk (värde minst kr exkl. moms och minst tre års livslängd). Kostnaden för den värdeminskning som en anläggning. åsamkas, i syfte att redovisa anläggningstillgångarnas verkliga värde. Avskrivning är också kostnadsfördelningen av utgiften för anläggningstillgången över tid (den ekonomiska livslängden). Sammanställning över värdet av tillgångar, skulder och myndighetskapital. Är vänstra sidan av ett T-konto. I balansräkningen ökar en tillgång när ett tillgångskonto debiteras, medan en skuld minskar när ett skuldkonto debiteras. I resultaträkningen bokförs utgifter genom att kostnadskonton debiteras. Innebär att varje transaktion bokförs i både resultaträkningen och balansräkningen. Varje transaktion är därmed samtidigt en påverkan på både resultat och ekonomisk ställning. Är inflödet av medel och avser själva betalningstillfället. Ersättning för försålda varor och tjänster eller utförda prestationer. Uppkommer vid försäljningen eller prestationen. Är värdet av de prestationer som utförs under en viss period. Är anskaffningsvärdet på de resurser som förbrukas under en viss period. Är högra sidan av ett T-konto. I balansräkningen ökar en skuld när ett skuldkonto krediteras, medan en tillgång minskar när ett tillgångskonto krediteras. I resultaträkningen bokförs inkomster genom att intäktskonton krediteras. Är den aktuella förmågan att infria sina betalningsförpliktelser i rätt tid, dvs. att ha likvida medel tillgängliga för löpande utgifter. Fördelning av inkomster och utgifter till en viss period i syfte att erhålla ett rättvisande resultat för denna period. Det finns fyra fall när periodisering behöver ske. 1 Förutbetald intäkt 2 Förutbetald kostnad 3 Upplupen intäkt Bokförd inkomst som inte utgör en intäkt för aktuell period. Ett exempel är ett bidrag från en givare som inte förbrukats i sin helhet under perioden. Den inkomst som överstiger utgifterna för perioden bokförs i detta fall som oförbrukat bidrag. Bokförd utgift som inte utgör kostnad för aktuell period, t.ex. utgift för hyra i förskott för nästkommande period. En inkomst av bidrag eller försäljning som hör till en viss period men som inte bokförts (t.ex. genom fakturering), periodiseras som en upplupen intäkt. 4-13

14 4 Upplupen kostnad Resultat Resultaträkning Räkenskapsinformation Semesterlönekostnad Semesterskuld Soliditet T-konto Utbetalningar Utgifter Verifieringskedja Verifikation Väsentlighetskriteriet Årets kapitalförändring En icke bokförd utgift som utgör en resursförbrukning (kostnad) för en viss period; exempel är arvodesersättning som intjänats under en period men som inte betalats ut. Intäkter minus kostnader under viss period. En sammanställning av intäkter och kostnader. Menas sådana sammanställningar av uppgifter som avser grundbokföring (i registreringsordning) och huvudbokföring (i systematisk ordning), verifikationer, årsredovisning, specifikation till årsredovisning, avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Kostnad för intjänade och icke uttagna semesterdagar. Bokförs på det ansvar och den verksamhet där den anställdes lön är konterad. Värdet av intjänad men icke uttagen semester är universitetets semesterskuld till den anställde. Bokförs löpande per månad och redovisas per ansvarsställe. Den långsiktiga betalningsförmågan. Ett pedagogiskt sätt att illustrera ett konto, där vänstra sidan är debet och högra sidan är kredit. Utflödet av medel och avser själva betalningstillfället. Värdet av resurser som uppstår vid anskaffningstillfället. Avser de hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att dels följa bokföringsposterna från verifikation, via den löpande bokföringen till årsredovisningen och omvänt, dels verifiera rapporteringen till statsredovisningen. Utgörs av de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en omföring i bokföringen. Enligt Förordning om myndigheters bokföring 14 gäller följande för verifikationer: En verifikation ska innehålla uppgifter om när den sammanställts, när den ekonomiska händelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör, samt i förekommande fall vilka handlingar som legat till grund för händelsen samt var dessa finns tillgängliga Kan definieras som att information är väsentlig om ett utelämnande eller en felaktighet kan påverka de beslut som användaren fattar på basis av informationen i de finansiella rapporterna.. Skillnaden mellan årets intäkter och kostnader; begreppet för resultat som används inom statsverket. 4.5 Regler och normer De viktigaste förordningarna som styr bokföring, rapportering och redovisning är Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF), Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) och Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll (FISK). Ett viktigt begrepp i de båda första förordningana är god redovisningssed (6 FBF och 2 kap. 5 FÅB). Begreppet rättvisande bild och ett antal redovisningsprinciper är också viktiga för redovisningens utformning och likaså för förståelsen av 4-14

15 varför redovisningssystemet ser ut på ett visst sätt. Andra viktiga förordningar är anslagsförordningen, avgiftsförordningen och kapitalförsörjningsförordningen, förordningen om intern styrning och kontroll m fl. I EA-boken finns de viktigaste förordningarna och föreskrifterna samlade avseende de ekonomiadministrativa bestämmelserna. Boken kan beställas på ESV:s hemsida där den även publiceras i elektronisk form Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) FBF innehåller bestämmelser om bokföringsskyldighet, löpande bokföring och rapportering till statsredovisningen. Förordningen reglerar kraven på redovisningen inom staten och definierar bl.a. vilka som är bokföringsskyldiga, några ekonomiska begrepp och vad bokföringsskyldigheten innebär. Allmänt innebär bokföringsskyldigheten att en myndighet ska: 1 löpande bokföra ekonomiska händelser så att de kan presenteras i kronologisk ordning (grundbokföring) och systematisk ordning (huvudbokföring). 2 tillse att verifikationer finns för alla bokföringsposter samt att systemdokumentation och behandlingshistorik finns. 3 avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut vid räkenskapsårets slut. 4 bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning som behövs för att presentera den enligt arkivlagen och arkivförordningen. I FBF regleras även att den bokföringsskyldige ansvarar för den interna kontrollen, vilket innebär att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och att förvaltade tillgångar skyddas Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) FÅB innehåller bestämmelser kring årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag. I förordningen regleras bl.a. de krav som ställs på årsredovisning och delårsrapport, vilka utgör de dokument som redovisningen sammanställs i. Årsredovisningen ska bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning, finansieringsanalys noter Årsredovisningen ska även innehålla en sammanställning av s.k. väsentliga uppgifter från resultaträkning, balansräkning och anslagsredovisning. Myndigheten ska i årsredovisningen även lämna information om andra förhållanden av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten. Delårsrapporten avser årets sex första månader och består av resultaträkning, balansräkning, 4-15

16 anslagsredovisning, samt prognos för det pågående räkenskapsåret Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515). Enligt förordningen ansvarar myndighetens ledning inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt den bedrivs enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt myndigheten hushållar väl med statens medel God redovisningssed, rättvisande bild och några grundläggande redovisningsprinciper Varken FBF eller FÅB reglerar redovisningen i detalj, utan har karaktär av ramlag och innehåller generella bestämmelser avseende bokföring och redovisning. För att inte bli alltför omfattande och för att bibehålla viss flexibilitet hänvisar båda förordningarna till god redovisningssed i stället för att detaljreglera. Av 6 FBF framgår att bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Av 2 kap. 5 FÅB framgår att årsredovisningen ska upprättas på ett överskådligt sätt och i enlighet med god redovisningssed. God redovisningssed enligt ESV Lagar, förordningar, övriga regeringsbeslut samt av ESV utfärdade föreskrifter och allmänna råd som berör myndigheternas redovisning ger uttryck för god redovisningssed. En förutsättning för att regeringsbeslut kan anses uttrycka god redovisningssed är att dessa är generella och långsiktiga för myndigheterna. Redovisningsreglerna är på vissa punkter allmänt hållna och myndigheten måste göra sin egen tolkning. En sådan utfyllande tolkning bör lämpligen ha en förankring i faktiskt förekommande redovisning och alltså ge uttryck för en redovisningssed hos myndigheterna. Denna redovisningssed bör vara förenlig med syftet med redovisningsreglerna och de grundläggande principer som kommer till uttryck främst i 2 kap. 7 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten, kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet. ESV:s handledningar avseende redovisning kan utgöra ett stöd för myndigheterna att tolka redovisningsreglerna. 4-16

17 Rättvisande bild Av 6 FÅB framgår att årsredovisningens delar ska upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. Helhetskravet innebär att årsredovisningens olika delar ska utformas som en sammanhållen enhet samt att information som krävs för att förstå balansräkning, resultaträkning, anslagsredovisning och finansieringsanalys, dvs. den finansiella delen av årsredovisningen, men inte lämnas där, måste lämnas i noter kommentarer och annan redovisning avseende verksamhetens resultat enligt 3 kap. ska lämnas i resultatredovisningsdelen. I normalfallet förutsätts att information som lämnas med tillämpning av god redovisningssed också ger en rättvisande bild. I speciella fall kan det behövas tilläggsupplysningar för att ge en rättvisande bild. Undantagsvis kan kravet på rättvisande bild innebära att myndigheten måste göra avsteg från ESV:s allmänna råd. I sådana fall måste myndigheten lämna upplysning om avvikelsen och skälen till denna. Grundläggande redovisningsprinciper Ett antal redovisningsprinciper styr redovisningens utformning, liksom för förståelsen av varför redovisningssystemet är utformat på visst sätt (några omnämns i FÅB, 2 kap 7 ). 1. Fortlevnadsprincipen - universitetet förutsätts fortsätta sin verksamhet. 2. Konsekvensprincipen - samma principer för värdering, klassificering och indelning av de olika posterna i årsredovisningen ska konsekvent tillämpas från ett räkenskapsår till ett annat. 3. Försiktighetsprincipen - värdering av de olika posterna ska göras med iakttagande av rimlig försiktighet. 4. Realisationsprincipen - intäkter redovisas inte förrän de konstateras medan kostnader/förluster tas upp redan då de befaras. 5. Principen om bokföringsmässiga grunder - intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med oavsett tidpunkt för betalning. 6. Principen om enskild värdering - balansräkningens olika poster ska värderas var för sig. 7. Principen om bruttoredovisning - tillgångar och skulder eller intäkter och kostnader får inte kvittas mot varandra så att endast mellanskillnaden redovisas. 8. Kontinuitetsprincipen - den ingående balansen för ett räkenskapsår ska överensstämma med den utgående balansen för det närmast föregående räkenskapsåret. 9. Väsentlighetsprincipen - innebär bl.a. att små belopp inte behöver aktiveras eller periodiseras. 4-17

18 10. Objektivitetsprincipen - för att minimera risken för godtycklighet i redovisningen ska den i största möjliga utsträckning bygga på affärshändelser som kan verifieras med fakturor eller dylikt. 4.6 Arkivering Inledning Statliga myndigheters arkivvård regleras i Arkivlag (1990:782) samt Arkivförordning (1991:446). Riksarkivet har gett ut föreskrifter och allmänna råd om gallring av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt för forskningens behov. Universitetsarkivarien har det operativa ansvaret för myndighetens arkivfrågor och har till uppgift att ta fram underlag för gemensamma föreskrifter och riktlinjer. Andra uppgifter är att informera om och utbilda övriga medarbetare i arkivfrågor samt att tillse att nödvändiga förteckningar och planer finns. Arkivsamordnare är en utsedd person på fakultetsnivå som är kunnig i arkivfrågor. Arkivsamordnaren har till uppgift att bistå övriga medarbetare på fakultetskansliet och institutionerna med information kring hanteringen av allmänna handlingar. Arkivredogörare ska finnas vid varje kansli, institution och avdelning (som bildar ett arkiv). Arkivredogöraren upprättar och uppdaterar arkivbeskrivningar och förteckningar samt övervakar att handlingar lämnas för arkivering och gallring. Arkivredogöraren informerar övriga medarbetare om arkivfrågor. I arkivvården ingår bl.a. att universitetet, på alla nivåer där arkivering förekommer, ska organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas upprätta en förteckning över vad som förvaras i arkivet skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar verkställa gallring Vid institutioner/enheter produceras en mängd handlingar som ska betraktas som arkivhandlingar. Oberoende av handlingarnas art, det vill säga om det gäller forskningsrapporter, forskningsresultat, personal- eller räkenskapsinformation m.m., ska bestämmelserna i arkivlagen och arkivförordningen samt de föreskrifter som meddelas från Riksarkivet tillämpas. I det följande beskrivs reglerna enbart för räkenskapsinformation av olika slag. 4-18

19 4.6.2 Definitioner Räkenskapsinformation I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2004:3) (se nedanstående länk) finns definitioner av räkenskapshandlingar, gallring, dokumentation och utlåning. I bilaga till denna föreskrift finns en förteckning över vilka typer av räkenskapshandlingar som ska bevaras respektive får gallras. Genom räkenskapsinformationen säkerställs verifieringskedjan. Med räkenskapsinformation menas t.ex.: sådana sammanställningar av uppgifter som avser grundbokföring (i registreringsordning) och huvudbokföring (i systematisk ordning) verifikationer årsredovisning specifikation till årsredovisning avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden Ekonomiska händelser Ekonomiska händelser avser in- och utbetalningar samt uppkomna fordringar och skulder Verifieringskedja Med verifieringskedja avses de hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att, dels följa bokföringsposterna från verifikation, via den löpande bokföringen till årsredovisningen och omvänt, dels verifiera rapporteringen till statsredovisningen Verifikation En verifikation utgörs av de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen omföring i bokföringen. Enligt Förordning om myndigheters bokföring 14, gäller följande för verifikationer. En verifikation ska innehålla uppgifter om: när den sammanställts när den ekonomiska händelsen inträffat vad denna avser vilket belopp den avser vilken motpart den berör sam, i förekommande fall vilka handlingar som legat till grund för händelsen och var dessa finns tillgängliga Av en verifikation ska ett verifikationsnummer (hela verifikationsnumret inkl. ansvarsställe) eller annat identifieringstecken framgå, liksom i övrigt sådana uppgifter 4-19

20 som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikation och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas. Verifikationer ska både före och efter bokföring förvaras ordnade på ett betryggande och överskådligt sätt. Om rättelse sker av en verifikation ska det anges på denna verifikation när rättelsen skett och vem som utfört rättelsen Arkivering vid institutioner (motsv.) De räkenskapshandlingar som ska arkiveras vid institution/enhet är t.ex. kund- och leverantörsfakturor med underlag, handlingar som avser ansökan om externa bidrag med underlag, rekvisitioner och redovisningar av bidrag, verifikationer som avser bokföring/omföring med underlag, reverseringar, internfakturor där underlag finns och underlag för uppgifter till anläggningsregistret, inventeringsdokument för lager samt specifikation till depositioner. Verifikationsnummerserierna ska vara arkiverade obrutna. Detta förhållande gäller inte de GU-gemensamma verifikationsnummerserierna på institutionsnivå. GU-gemensamma verifikationsnummerserier används för många typer av verifikationer, t.ex. för leverantörsfakturor, kundfakturor, omföringar, internfakturor, reverseringar m.m. För att få fram vilka verifikationer i en viss serie som tillhör ett särskilt ansvar, välj Fråga verifikation i AGRESSO Ekonomi/Huvudbok. Gör urval på aktuell vertyp, period från årets början till årets slut och aktuellt ansvar. Välj bort alla kolumner utom vernummer, och klicka i Aggregerat. Välj sortering på vernummerordning. 4-20

21 Verifikationstyper EA Ankomstregistrerade lev.fakturor OR Oäkta rekvisitioner, EKO EB Bokförda leverantörsfakturor RE Reversering KF Kundfakturor IF Ankomstregistrerade internfakturor PF Proformafakturor BF Bokförda internfakturor (typ 1) EF Kundfakturor, EKO OH Bokförda internfakturor (typ 2) AR Äkta rekvisitioner, EKO OH Omföringar Vad som gäller för olika räkenskapshandlingar framgår av följande beskrivning. Räkenskapshandlingar Arkiveringsordning Verifikationer Leverantörsfakturor Externa leverantörsfakturor i original med eventuellt underlag i form av rekvisitioner. Följesedel eller specifikation bifogas när spec. saknas på fakturan Betalningsförslag avseende externa leverantörsfakturor Betalningsbekräftelse avseende leverantörsfakturor. Prefekt (motsv.) ska godkänna utbetalning genom namnteckning Kundfakturor Externa kundfakturor (fakturautställarens kopia) med faktureringsunderlag/kostnadskalkyl Kundfaktura avseende egen insättning - specifikation till insatt belopp bifogas Internfakturor (fakturautställarens kopia) Om faktureringsunderlag/kostnadskalkyl finns, arkiveras dessa med fakturanumret på underlaget Verifikationsnummerordning Kronologisk ordning Kronologisk ordning Kronologisk ordning (GU-gemensam verifikationsnummerserie) Kronologisk ordning (GU-gemensam verifikationsnummerserie) Förvaras hos scanningföretaget för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Kvitton och andra underlag förvaras hos scanningsföretaget eller på institution. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. 4-21

22 Internfakturor (beställarens ex) Om underlag i form av rekvisitioner eller specifikationer finns, arkiveras dessa med fakturanummer på underlaget Omföring med underlag Reverseringar med underlag Kronologisk ordning (GU-gemensam verifikationsnummerserie) Kronologisk ordning (GU-gemensam verifikationsnummerserie) Kronologisk ordning (GU-gemensam verifikationsnummerserie) Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Förvaras vid institution/enhet under pågående budgetår varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp. fakultetskansli för slutlig arkivering och gallring efter 10 år. Reseräkningar med bilagor. Anläggningsregistret Förteckning - inventeringsprotokoll - över anläggningstillgångar, inkl. utrustning utanför universitetets lokaler Avtal om placering av utrustning utanför universitetets lokaler Bidrag/Uppdrag Handlingar, med underlag, som avser ansökan om externa medel Namnordning alt. inrapporteringsordning Datumordning Anläggningsnummerordning Enligt inst. behov Förvaras vid institution/ enhet under pågående budgetår/period (gäller inst. som registrerar i Palasso Res) varefter materialet hanteras enligt anvisningar från resp fakultetskansli för slutlig och gallring efter 10 år. Förvaras fortlöpande, dvs. då nytt inventeringsprotokoll tas ut kastas det gamla Förvaras i anslutning till inventeringsprotokoll. Sparas så länge avtalet är giltigt. Arkiveras vid institution/enhet. Gallras ej 4-22

23 Avtal/kontrakt avseende uppdrag och bidrag, inkl. EUfinansierade projekt Inst. exemplar, enligt inst. behov Exemplar 1, Diarienummer ordning Exemplar 2, Bokstavsordning per givare Arkiveras vid institution/enhet. Gallras ej Arkiveras vid institution/enhet. Gallras ej Original arkiveras på fakultetskansli centralt 10 år + innevarande år, varefter gallring kan ske. Anhållan om förvaltning Depositioner. Förteckning över personer som lämnat depositionsavgift för nyckel eller kort Enligt fakultetskansliet Nummerordning Original arkiveras på fakultetskansli centralt 10 år + innevarande år, varefter gallring kan ske. Arkiveras vid institution/enhet. Gallras vid inaktualitet. Övriga avtal Leasingavtal med kalkyler Leverantörsordning Arkiveras vid institution/enhet. Gallras vid inaktualitet Förvaringssätt Räkenskapshandlingar arkiveras i verifikationsnummerordning, löpnummerordning eller datumordning beroende på handlingens art. Övriga arkivhandlingar arkiveras i den ordning som respektive institution/enhet beslutar. Räkenskapshandlingar och övriga arkivhandlingar ska arkiveras i stöld- och brandsäker arkivlokal. De får förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. Här avses t.ex. dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp och dataskåp. Dokumentskåp ska kunna motstå brand i 120 minuter. Förvaringsskåp kan vara lämpligt för s.k. närarkiv, dvs. arkiv av mindre omfattning och för handlingar som används i det dagliga arbetet, och som är opraktiskt att flytta mellan arbetsrummet och arkivlokalen dagligen. Frågor rörande arkivhantering kan ställas till universitetsarkivarie Christer Johansson, tel , e-post Christer.Johansson@gu.se Revision Vid intern eller extern revision ska räkenskapshandlingarna göras tillgängliga för revisorerna Överflyttning av räkenskapshandlingar till arkiv vid fakultetskansliet I förekommande fall ger fakultetskansliet ut anvisningar om datum då räkenskapshandlingar ska flyttas över till fakultetsgemensamt arkiv samt hur handlingarna ska vara ordnade och förtecknade. Se Kvitto under blanketter.gu.se/ekonomi.htm 4-23

24 4.6.6 Materialets beskaffenhet Inför överlämnandet ska materialets beskaffenhet kontrolleras enligt följande checklista. Prefekt (motsv.) ska intyga riktigheten i lämnat material genom att underteckna ett försättsblad med innehållsförteckning över lämnade handlingar. Fakturor/verifikat ska utgöras av originalhandlingar. Saknas original ska anledningen till detta noteras på räkenskapshandlingen. Fakturor/verifikat ska vara i A4-format. Räkenskapshandlingar i mindre format häftas/klistras på A4-ark. Till fakturor/verifikat ska erforderliga specifikationer och andra räkenskapsunderlag finnas bifogade. Samtliga handlingar som hör till faktura/verifikat ska vara häftade och får inte vara hopsatta med gem. Verifikationsnummer ska vara noterat på räkenskapshandlingen i övre högra hörnet med arkivbeständig skrift. Faktura/verifikat ska vara försedd med fullständig konteringssträng. Faktura/verifikat ska vara attesterad av behörig person (enligt upprättad attestordning). Betalningsbekräftelse ska vara godkänd för utbetalning av prefekt (motsv) eller av den till vilken rätten att godkänna för utbetalning delegerats. Verifikationsnummerserie ska vara obruten. Finns luckor måste detta förklaras. Detta gäller inte de GU-gemensamma verifikationsnummerserierna på institutionsnivå. 4-24

25 Bilaga Kontoplan

26 26