Budget och prognos i EOS
Effekter av en gemensam budgetprocess Universitetsgemensam syn på budget och prognos Kvalitetshöjning Kortare ledtider Minskat personberoende
Användarupplevelse Stöd i budgetarbetet genom att utfallsdata och personaldata finns tillgänglig Stöd i hanteringen av indirekta kostnader genom omedelbara automatiska beräkningar Större transparens
Framgångsfaktorer Ledningens stöd ett prioriterat projekt Grundligt tillvägagångssätt Engagerad leverantör
Arbetsgång fram till driftsättning Kartläggning med hjälp av institutionsbesök Sammanfattning och avgränsningar på work-shop Förstudie med verksamhetsrepresentanter och teknisk personal från berörda system Arbetsgrupp med representanter från pilotfakulteten Pilot en fakultet Övriga fakulteter började med prognosarbete
Struktur Iterativ utvecklingsprocess En projektledare (från leverantören) som avrapporterade veckovis En intern styrgrupp En styrgrupp med blivande systemägare och representanter från leverantörerna
Tidsaxel januari 2009 aug/sep 2009 december 2009 slutet april 2010 oktober 2010 april 2011 september 2011 projektstart innehåll och avgränsningar klart upphandlingsunderlag klart start förstudie budget pilotfakultet prognos samtliga fakulteter budget samtliga fakulteter
Systembeskrivning
Integrationer Lucat (personalkatalog) Primula (personalsystem) Orfi (redovisningssystem) Kuben/Divern (uppföljningssystem)
Registerunderhåll mm Orfi är källan, organisationsstruktur och kodplan läses över varje dygn. Möjligt att i EOS göra gränsöverskridande organisatoriska strukturer. Automatiserade uppdateringar i EOS
Arbetsprocessen
Utökad funktionalitet för de med särskild administratörsbehörighet Registering av stödverksamhetens kostnader, automatisk fördelning av indirekta kostnader sker sedan nedåt i organisationen med hjälp av inlästa fördelningsbaser Registrering på samtliga nivåer möjlig utan att flödet styr Möjlighet att göra korrigeringar i flödet
Personaluppgift Uppgifter som erhålls med automatik Tjänstens omfattning Anställningens omfattning (i tid) Lön Tjänstledighet Kontering
Fördelning stödverksamheten (endast budget) Datan som ska fördelas erhålls från de andra uppgifterna i systemet Fördelning utbildning/uppdragsutbildning/forskning Funktionsindelning
Investeringar/avskrivningar (endast budget) Avskrivningar på befintliga investeringar erhålls med automatik Investeringar budgetåret och resterande del av innevarande år Avskrivningstiden anges
Intäkter/kostnader Valfritt att arbeta på Huvudkontogrupp Underkontogrupp Konto
Intäkter/kostnader Utfallsdata och data från tidigare budgetar och prognoser erhålls med automatik. Omedelbar uppdatering
Rapporter Personal Kostnader per verksamhetsgren Kostnad per aktivitet Kostnad per befattning Budgeterat antal befattningar per kategori Konteringsöversikt Bemanning per projekt/aktivitet
Rapporter Resultaträkning Möjlig att skära på de dimensioner som ingår i kodsträngen Inklusive alternativt exklusive fördelningar Samtliga transaktioner visas (utfall/budget/prognos) Koppling till fakturabild
Rapporter Tolftedelsfil Anslagsfördelning Indirekta kostnaders fördelning Återläsning till redovisningssystemet
Rapporter Indirekta kostnader Bilagan till fullkostnadskalkylen Översikt av de indirekta kostnaderna (procent och kronor) och påläggsbasen per v-gren och nivå Påläggsprocent i budget Påläggsprocent i prognos
Kontaktuppgifter Ni är välkomna att höra av er om ni vill prata mer om Lunds universitets budgetprocess och budgetverktyg! Elisabeth.Pupp@eken.lu.se 046 222 71 16