Budget- och prognos- manual HYPERGENE EOS. Sektionen Ekonomi augusti 2016 Servicedesk Tfn: +46(0)

Transkript

1 Budget- och prognos- manual HYPERGENE EOS Lunds universitet uppdaterad augusti 2016 Servicedesk Tfn: +46(0)

2 2 Innehållsförteckning 1 Processen flödet Logga in i EOS Portalen Mina uppgifter Mina uppgifter i budgetarbetet Mina uppgifter i prognosarbetet Budget intäkter/kostnader - Prognos intäkter/kostnader Budget personalförd - Prognos personalförd Budget inlånad personal - Prognos inlånad personal Budget avskrivningar Budget fördelning indirekta intäkter/kostnader Budget- och prognosrapporter Resultat- och balansräkning (102) Uppföljning (108) Personal översikt (202) Avskrivningar (103) Indirekta intäkter/kostnader (307) Påläggsprocent (308) Påläggsprocent lokalkostnader (309) Prognos påläggsprocent (310) Fördelning indirekta (311) Bilaga till fullkostnadskalkyl (301) Tolftedelsunderlag analys/export (303) Översikt kommentarer (104) Kommentarer Fliken Kommentar Kommentera uppgift Kommentar i cell Bilagor Information om budgetering av lokalkostnader Information om motpart vid budgetering av internt köp och försäljning Information om anslagsmedel finansiär vid budgetering... 79

3 3 1 Processen flödet Det är viktigt att man på fakultets- och institutionsnivå kan bestämma hur man inom ramen för systemet ska arbeta. Vem som ska göra de olika uppgifterna i budgeten och vem som ska godkänna de olika stegen beslutas på fakultets- och institutionsnivå. Varje budgetprocess föregås av en uppsättningsprocess. Genomgång och uppdatering av inmatare och godkännare görs på fakultet/institution. Samtliga ändringar i uppsättningen kan göras av de personer som har utökad systembehörighet. För denna uppgift finns en separat manual som du hittar på Ekonomiwebben. När samtliga uppgifter på ett kostnadsställe är klarmarkerade och godkända kan kostnadsstället godkännas. När samtliga kostnadsställen kopplade till en institution är godkända kan institutionen godkännas. Slutligen, när samtliga institutioner kopplade till en fakultet är godkända, kan fakulteten godkännas. Kommunikationen i processen, exempelvis att en användare har en ny uppgift att godkänna, sker via e-post.

4 4 2 Logga in i EOS Du läggs in som EOS-användare i Lucat av den person som är Lucat-ansvarig på din institution. Dagen efter att du har blivit upplagd är det möjligt att logga in i EOS. Gå in på för att logga in i EOS. Klicka på EOS här så når du produktionsmiljön. Klicka på Manualer och information om systemen för att logga in i övriga EOS-miljöer. Här finns också aktuell information samt manualer. Under Inloggning finns 3 inloggningslänkar; Inloggning till EOS Inloggning till EOS testversion Inloggning till EOS historikmiljö här loggar du in i produktionsmiljö här loggar du in om du vill jobba i vår testmiljö här loggar du in för att se rapporter och uppgifter från tidigare år, dvs före 2016

5 5 Eventuellt får du upp nedanstående inloggningsruta. Vid användarnamn skriver du UW\Lucat-id, t.ex UW\kamn-gfl. Glöm ej UW\! Vid lösenord skriver du ditt Lucat-lösenord. Om du inte lyckas med inloggningen måste du byta lösenord, gå in på följande länk Längst ner på sidan kan du byta lösenord. Du kan, om du vill, byta till samma lösenord som du redan har. Prova sedan att logga in i EOS igen. Om du använder webbläsaren Mozilla Firefox ser bilden ut så här. Vid användarnamn skriver du din Lucat-id. Vid lösenord skriver du ditt Lucat-lösenord. Om du inte lyckas med inloggningen måste du byta lösenord, gå in på följande länk Längst ner på sidan kan du byta lösenord. Du kan, om du vill, byta till samma lösenord som du redan har. Prova sedan att logga in i EOS igen. Fungerar inte inloggningen, kontakta LU servicedesk, servicedesk@lu.se Tfn: 29000

6 6 3 Portalen I portalen, som är gemensam för budget och prognos, får du följande information - Budgetuppföljning totalt (inkl vsh 91) - Budgetuppföljning utbildning - Budgetuppföljning forskning

7 7 Rubrikraden Fliken EKONOMI ekonomirapporterna Rapporten 100. Översikt ekonomi visar resultatutveckling, myndighetskapital och bidrag i diagram. Fliken PERSONAL personalrapporterna Rapporten 200. Översikt personal visar personalförda heltidsekvivalenter i budget och prognos. Fliken INDIREKTA rapporter avseende indirekta kostnader och intäkter Rapporten 300. Översikt indirekta intäkter och kostnader visar påläggsbokföring fördelat på utbildning och forskning.

8 8 Fliken ADMIN här klickar du för att ange favoritkostnadsställe Fliken SYSTEM här kan du följa flödet i ditt budget- och prognosarbete Längst ut till höger på rubrikraden finns följande symboler; Här står ditt namn när du är inloggad Här loggar du ut Siffran bredvid flaggan visar hur många uppgifter du har när budget- och/eller prognosprocesserna är öppna Symbolen här innebär att du kan hantera bokmärken, dvs lägga en genväg till rapporter Sökfunktion här kan du söka rapporter Återställ rapport (motsvarar tidigare grön pil) Visa hjälp

9 9 4 Mina uppgifter Uppgiftslista Klicka på flaggan som visar att du har 14 uppgifter. Du får nu upp nedanstående uppgiftslista. I uppgiftslistan finns 5 flikar; - Mina uppgifter - Mina uppgifter som vikarie - Mina kommande uppgifter - Uppgifter undernivå - Mina avklarade uppgifter Fliken Mina Uppgifter här ser du de uppgifter du har att utföra samt om du har delat uppgiften med någon annan användare. Fliken Mina uppgifter som vikarie ny flik där du ser för vem du vikarierar

10 10 Fliken Mina kommande uppgifter om du tilldelats uppgiften att godkänna (uppgifter eller kostnadsställe), ligger uppgiften här tills inmataren klarmarkerat uppgiften Fliken Uppgifter undernivå här ser du uppgifter på undernivå som annan användare Ägaren ska utföra och klarmarkera, och där du sedan får uppgiften att godkänna hela kostnadsstället. Fliken Mina avklarade uppgifter här finner du de uppgifter du klarmarket. Så länge processen är öppen kan du gå in och titta. Du kan dock inte ändra något i uppgifterna.

11 Mina uppgifter i budgetarbetet Den person som på ett kostnadsställe haft vissa uppgifter i föregående budget/prognos-process, får per automatik också motsvarande uppgifter i kommande budget/prognos-process. Ska uppgifterna göras av någon annan i kommande budget/prognos-process, registrerar den budget/prognosansvariga in det nya namnet. Budgetansvarig (vanligtvis ansvarig ekonom på institutionen) utser vem på institutionen som ska göra inmatningen för de olika uppgifterna. Det kan vara olika personer på alla uppgifterna. Dock kan varje uppgift bara tilldelas en person. Det är däremot möjligt att dela en, flera eller alla uppgifter till annan person under processen. Det innebär att båda kan se och redigera i uppgiften. Detta går att ändra under processens gång. När uppgiften klarmarkeras upphör delning att gälla. Det är också möjligt att ange en vikarie. Du kan välja en vikarie för en period under processen. Vikarien tilldelas då med automatik alla uppgifterna. Hur du går tillväga för att dela uppgift och ange vikarie finns beskrivet i EOS-portalen och på ekonomiwebben. Så här går du tillväga Under Mina uppgifter markera uppgiften Tilldela användare uppgifter och klicka på knappen inmatning/klarmarkering. Under fliken inmatning uppgifter ser du nu att det finns 5 uppgifter som ska tilldelas användare; - Budget intäkter/kostnader - Budget personalförd - Budget inlånad personal - Budget avskrivningar - Budget fördela indirekta intäkter/kostnader Du skriver namn på den person som ska vara inmatare respektive godkännare (vanligtvis samma person) och klicka på Spara. Namn kan även sökas i rullistan. Om inmatare och godkännare är samma person räcker det att skriva namnet i inmatar-fältet, när du sparar fylls godkännare med samma namn i per automatik. När du har tilldelat en inmatare och en godkännare för alla fem uppgifterna, tryck på knappen uppdatera budgetflöde. Uppgifterna skickas nu till respektive inmatare/godkännare.

12 12 I budgetmodulen finns det 6 uppgifter att göra (till skillnad från prognosmodulen, där det finns 4 uppgifter). I budgetarbetet finns även uppgifterna Budget avskrivningar och Budget fördela indirekta intäkter/kostnader. Budgetuppgifterna är följande; Tilldela användare uppgifter - Obligatorisk uppgift, ange inmatare och godkännare för de 5 nedanstående uppgifterna. Observera att alla uppgifterna ska tilldelas eftersom de måste klarmarkeras. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 11 och 13. Budget intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, budget av intäkter och kostnader på underkontogrupps- eller på kontonivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 15. Budget personalförd - Obligatorisk uppgift, budget av personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 21. Budget inlånad personal - Obligatorisk uppgift, budget av inlånad personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 32. Budget avskrivningar - Obligatorisk uppgift, budgetering av avskrivningar och nya investeringar. Hur du går tillväga i budgetarbetet beskrivs i detalj på sidan 34. Budget fördelningar av indirekta intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, fördelning av de indirekta kostnaderna till utbildning, uppdragsutbildning eller forskning samt angivande av funktion (enligt bilaga till fullkostnadskalkylen). Hur du går tillväga i budgetarbetet beskrivs i detalj på sidan 36.

13 Mina uppgifter i prognosarbetet Den person som på ett kostnadsställe haft vissa uppgifter i föregående budget/prognos-process, får per automatik också motsvarande uppgifter i kommande budget/prognos-process. Ska uppgifterna göras av någon annan i kommande budget/prognos-process, registrerar den budget/prognosansvariga in det nya namnet. Det är däremot möjligt att dela en, flera eller alla uppgifter till annan person under processen. Det innebär att båda kan se och redigera i uppgiften. Detta går att ändra under processens gång. När uppgiften klarmarkeras upphör delning att gälla. Det är också möjligt att ange en vikarie. Du kan välja en vikarie för en period under processen. Vikarien tilldelas då med automatik alla uppgifterna. Hur du går tillväga för att dela uppgift och ange vikarie finns beskrivet i EOS-portalen och på ekonomiwebben. Så här går du tillväga Budgetansvarig (vanligtvis ansvarig ekonom på institutionen) utser vem på institutionen som ska göra inmatningen för de olika uppgifterna. Det kan vara olika personer på alla uppgifterna. Under Mina uppgifter markera uppgiften Tilldela användare uppgifter och klicka på knappen inmatning/klarmarkering. Under fliken inmatning uppgifter ser du nu att det finns 3 uppgifter som ska tilldelas en användare; - Prognos intäkter/kostnader - Prognos personalförd - Prognos inlånad personal Du skriver namn på den person som ska vara inmatare respektive godkännare (vanligtvis samma person) och klickar på Spara. Namn kan även sökas i rullistan. Om inmatare och godkännare är samma person räcker det att skriva namnet i inmatar-fältet, när du sparar fylls godkännare med samma namn i per automatik. När du har tilldelat alla en inmatare och en godkännare för alla tre uppgifterna, tryck på knappen uppdatera budgetflöde. Uppgifterna skickas nu till respektive inmatare/godkännare.

14 14 I prognosmodulen finns det 4 uppgifter att göra (till skillnad från budgetmodulen, där det finns 6 uppgifter). I budgetarbetet finns även uppgifterna: Budget avskrivningar och Budget fördela indirekta intäkter/kostnader. Dessa två uppgifter finns inte i prognosmodulen. Avskrivningskostnader matar man in i uppgiften Prognos intäkter/kostnader. Indirekta intäkter och kostnader, verksamhet 91, matas in i respektive uppgift i prognosmodulen, på samma sätt som i budgetarbetet. Påläggsprocenten i prognosen överförs från Raindance. Oftast är det samma procent som framräknats i budgetarbetet, men det kan skilja något eftersom man har möjlighet att korrigera. De ändringar som görs i prognosarbetet påverkar de indirekta kostnaderna och/eller påläggsbasen. Prognosuppgifterna är följande; Tilldela användare uppgifter - Obligatorisk uppgift, ange inmatare och godkännare för de 3 nedanstående uppgifterna. Observera att alla uppgifterna ska tilldelas eftersom de måste klarmarkeras. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 11 och 13. Prognos intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, prognos av intäkter och kostnader på underkontogrupps- eller på kontonivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 15. Prognos personalförd - Frivillig uppgift, prognos av personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 21. Prognos inlånad personal - Frivillig uppgift, prognos av inlånad personal på individnivå. Hur du går tillväga i budgetoch prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 32.

15 15 5 Budget intäkter/kostnader - Prognos intäkter/kostnader Skillnaden mellan budgetarbete och prognosarbete i denna uppgift är att kontogruppsraderna personalkostnader och avskrivningar inte är inmatningsbara i budget. Detta beror på att personaluppgifterna är obligatoriska att göra och avskrivningar har en egen uppgift i budgetarbetet. I prognosarbetet kan man däremot lägga värden på dessa båda kontogruppsrader eftersom personaluppgifterna inte är obligatoriska att göra och att avskrivningsuppgift inte finns i prognosarbetet. I uppgiften finns sex flikar; - Resultaträkning rapport - Inmatning underkonto inmatning - Inmatning konto inmatning - Inmatade rader rapport - Transaktioner rapport - Kommentar inmatning Resultaträkning Du markerar den rad som du vill göra budget/prognos på. Gå sedan till fliken inmatning underkonto alternativt inmatning konto. Du kan välja att budgetera/prognostisera på underkonto eller på konto. Om du vill kunna göra din uppföljning på kontonivå måste du välja att budgetera/prognostisera på konto.

16 16 Inmatning underkonto Under denna flik matar du in dina budget-/prognosbelopp på underkonto. Du kan mata in värden i de blåfärgade fälten. Raderna som är vitmarkerade är inte inmatningsbara. Rad i resultaträkning är en väljlista där det nu står Anslag. Här kan du välja nästa rad i resultaträkningen utan att växla bild. Inmatning konto Om du väljer att budgetera/prognostisera på kontonivå matar du in dina belopp under den här fliken.

17 17 Förtydliganden; - Du behöver inte spara efter varje inmatning. - Under rubriken Per.nyckel (rak ) finns möjlighet att mata in periodisering av kostnaden/intäkten. Rak (12 tolftedelar) ligger som defaultvärde. Du kan välja: Rak, Kvartal och Halvår. Vi rekommenderar att noga överväga att använda de olika periodiseringsnycklarna. Det är viktigt att komma ihåg vilken nyckel man använt när man sedan jämför budget och utfall. - Vid budgetering/prognostisering av kostnader för arvoden och uppdragstillägg måste man i den här uppgiften lägga på sociala avgifter. Det är endast i uppgifterna Budget personalförd, Budget inlånad personal, Prognos personalförd och Prognos inlånad personal som systemet räknar ut och lägger på sociala avgifter.

18 18 Inmatade rader Här visas de inmatningar du gjort. Transaktioner Fliken transaktioner ger möjlighet att se kostnadsställets utfallstransaktioner som bokförts i Raindance under innevarande år. I ovanstående fall finns fler transaktioner. Du kan behöva exportera filen till excel för att se alla transaktioner..

19 19 Att se Lupinfaktura i EOS Gå till rapporten Resultaträkning. Markera en rad i RR. I vårt exempel vill vi titta på en Lupinfaktura gällande vetenskapliga konferenser (konto 57400). Gå till fliken Trans för att se utfallstransaktionerna för kontot i Raindance. Markera transaktionen för faktura du vill titta på. Du får i nästa vy upp inloggningsrutan i Proceedo där du skriver ditt användarnamn, lösenord och klickar på knappen Logga in Då dyker den faktura vi tidigare markerat upp.

20 20 Längst upp i bild ses rubrikraden (nedan förstorad). Det finns många möjligheter att se och även kunna skriva ut fakturan. När du är klar klickar du här så kommer du tillbaka till Resultat- och balansräkningen och kan om du vill välja att titta på någon annan faktura. Om det finns bilagor inskannade till fakturan, finns det fler länkar. Kommentar Här kan du skriva dina kommentarer. Se även sidan 75 angående kommentarer. Rapporten Översikt kommentarer finner du under fliken Ekonomi

21 21 6 Budget personalförd - Prognos personalförd Skillnaden mellan budget och prognos i denna uppgift är; - i budgetarbetet överförs värdet i uppgiften till resultaträkningen per automatik. - i prognosarbetet finns Överför prognos knappen. Denna används i prognosarbetet när du arbetar med personaluppgiften på detaljnivå. Klicka på knappen när inmatningen är klar, då överförs beloppen till resultaträkningen. I uppgiften finns nio olika flikar; - Lägg upp/ta bort nyanställd inmatning - Översikt personal rapport - Inmatning alla uppg/anst inmatning alla uppgifter/anställning - Inmatning lön, omf alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Inmatning tjänstl alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Inmatning kontering alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Kostnadsförd per vsh rapport - Kostnadsförd per aktivitet rapport - Konteringsdifferenser rapport Under fliken Översikt personal ser du de personer som har sin anställning på ditt kostnadsställe. Dessa uppgifter hämtas från Primula. Personer som inte har någon anställning vid universitetet, t.ex. stipendiater, finns inte med här. Dessa budgeteras/prognostiseras under kontogruppen Personalkostnader & stipendier i uppgiften Budget intäkter/kostnader respektive Prognos intäkter/kostnader. Observera att; - EOS endast lägger upp en grunduppgift per anställning och budgetår och systemet väljer att lägga den på det kostnadsställe som för året håller sista anställningsperioden. Här kan du behöva gå in och justera manuellt. Exempel: Nisse har anställning på kostnadsställe där han är personalförd. Han slutar den 30 april med en lön på kr. Den 1 maj börjar Nisse en ny anställning (samma anst.nr.) personalförd på kostnadsställe som sträcker sig resten av året, med en lön på kr.

22 22 I EOS skapas bara en grunduppgiftsrad, som sträcker från jan till dec på kostnadsställe med en lön på kr. - Tjänstledigheter. För att en period i Hypergene EOS ska bli markerad som tjänstledig under respektive månad, krävs att man varit tjänstledig den första dagen i månaden. Exempel: Tjänstledig från Primula Tjänstledig i Hypergene Ex 1) Tjänstledig januari Ex 2) Ingen tjänstledighet i januari Ex 3) Tjänstledig i februari, men inte i januari Översikt personal Under Översikt personal -fliken finner du alla som är personalförda på ditt kostnadsställe. I denna bild ser du grunddata från Primula. Längst ner på listan i prognosuppgiften kan även finnas personer som du i budgetarbetet matat in som nyanställning. Procentvärdena i månadskolumnerna visar omfattning minus tjänstledighet. Inmatningar kan inte göras här, utan görs under fliken Inmatning alla uppg/anst (där all inmatning sker i samma formulär per anställning), alternativt flikarna Inmatning lön, omf alla, Inmatning tjänstl alla samt Inmatning kontering alla (där man matar in uppgifter för alla anställningar i tre olika formulär). Kolumnen Omfattning visar den omfattning anställningen har i Primula. I kolumnerna Jan Dec visas den omfattning personen verkligen belastar ditt kostnadsställe, d.v.s. inklusive eventuell tjänstledighet. Så här går du tillväga om du vill mata in uppgifter per anställning Markera en person på översikten och klicka på fliken Inmatning alla uppg/anst. Under flikarna ser du Anställning och en rullista. Här kan du välja nästa person som du vill jobba med, utan att behöva gå tillbaka till översikten. Se bild sidan 24.

23 23 Underlag lön och omfattning Lön: Reviderad lön: Januari-december: Kommentar: Beloppet är den månadslön, exklusive sociala avgifter, som finns i Primula just nu. EOS-systemet räknar själv ut de sociala avgifterna. En schablon för löneförhöjning är inlagd i systemet. Här finns möjlighet att ändra lönebeloppet om man vet att ändringen är omfattande. Här fylls omfattning i. Varje månad ska fyllas i. 100 % ligger som defaultvärde. Har den anställde en annan omfattning ändrar du till denna. Här kan du skriva en kommentar, t.ex. Klar eller OK. Denna information går över till översikten. På så sätt har du markerat att denne persons uppgifter är klara och genomgångna. Obs! Om du vill korrigera redan skriven och sparad text i kommentaren, kan du trycka på F2 och därefter korrigera. Du behöver alltså inte skriva om hela raden. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Underlag tjänstledighet och annan ledighet Om personen ska vara tjänstledig under året, fyller du i procentsiffran i den eller de månader som är aktuella. Känner du till att någon anställd är långtidssjukskriven eller har annan ledighet, kan du lägga in den frånvaron här också. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Underlag kontering Kontering fylls i här. Du kan använda flera konteringsrader men totalprocenten måste bli 100 %. Om den anställde har en omfattning på exempelvis 80 % ska lönekonteringen vara 100 %. Du konterar alltså 100 % av de 80 % som vederbörande tjänstgör. Samma princip som i Primula. Du fyller i kostnadsställe, verksamhet och aktivitet samt en procentsiffra för varje månad. Du kan här även kontera en av dina anställda på ett annat kostnadsställe (du lånar ut en av dina anställda till ett annat kostnadsställe inom Lunds universitet). Du väljer kostnadsställe i rullistan. Vsh 11 ligger som defaultvärde och du anger budgetaktivitet här (det kostnadsställe som lånar in din person kommer att kontera personen med korrekt verksamhet och aktivitet). När detta har sparats dyker denne person upp som inlånad personal på mottagarens kostnadsställe. Glöm inte att stämma av med det kostnadsställe som du lagt kontering på! När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Använd knapparna; Lägg till rad när du behöver fler konteringsrader Kopiera rad när du behöver en konteringsrad som är i stort sett identisk med någon som redan finns och använda den som underlag för kontering med små korrigeringar Ta bort rad när du vill ta bort en hel konteringsrad Fyll ut till höger om procentsiffran är samma i alla eller i flera av cellerna, kan du ställa markören i en cell och klicka på denna knapp. Markerad procentsiffra kopieras då i alla celler till höger.

24 24 Konteringar för kostnadsstället personalförd längst ner på bilden Här fyller du inte i någonting, utan dessa rader visar den kontering och omfattning du tidigare matat in och sparat. Anställning rullista Ovanstående uppgifter kommer per automatik upp när du öppnat detta fönster. Det som matas in och sparas under denna flik, sparas samtidigt under de berörda flikarna: Inmatning lön, omf alla anst, Inmatning tjänstl alla anst och Inmatning kont alla anst.

25 25 Så här går du tillväga om du vill mata in grund-, tjänstledighets- eller konteringsuppgifter var för sig med alla anställningar i samma vy. Klicka på fliken Inmatning lön, omf alla. Du får upp kostnadsställets alla anställningar och matar här in endast grunduppgifter såsom omfattning per månad och eventuellt reviderad lön. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst. Klicka på fliken Inmatning tjänstl alla. Mata in eventuella tjänstledigheter för alla anställningar. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst.

26 26 Klicka på fliken Inmatning kontering alla. Under den fliken matar du in anställningarnas lönekonteringar. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst. Förstorad bild av rubrikraden Har anställningen mer än en kontering finns personen på flera rader. Du kan lägga till, kopiera och ta bort konteringsrad. Du ka även använda knappen Fyll ut till höger samt exportera till både PDF och excel. Lägg till rad: ställ markören vid den anställning där du vill lägga till en ny konteringsrad och klicka på knappen Lägg till rad. Du får nu en ny konteringsrad längst ner på sidan. Välj namn i rullistan, kontera och ange omfattning. Spara. När du sparat lägger sig konteringsraden intill den andra/de andra konteringsraderna för den anställning det avser. Kopiera rad: ställ markören vid den anställning där du önskar kopiera konteringsraden. Klicka på knappen Kopiera rad. Du får nu upp en identisk konteringsrad under den du markerat. Korrigera kontering m.m. och spara. Ta bort rad: ställ markören på den konteringsrad du vill ta bort, klicka på knappen Ta bort rad och spara. Fyll ut till höger: om procentsiffran är samma i alla eller i flera av cellerna, kan du ställa markören i en cell och klicka på denna knapp. Markerad procentsiffra kopieras då i alla celler till höger.

27 27 Fliken Lägg upp/ta bort nyanställd ger möjlighet att mata in och ta bort planerade nyanställningar under året. Här matar du in en planerad nyanställd under budgetåret. Ange namn, befattning och lön. Det du skriver i kommentarfältet kommer att finnas som information under fliken Översikt personal. (I detta exempel ska Nisse Nilsson, datachef med i månadslön anställas från 1 september). Spara. Du går nu till fliken Översikt personal och finner Nisse Nilsson som du nyss matat in i förteckningen. Markera raden och gå till fliken Inmatning alla uppg/anst.

28 28 Under fliken Inmatning alla uppg/anst anger du omfattning, eventull tjänstledighet och kontering. Glöm ej spara efter varje del (knappen längst ut till höger) spara För att inte få konteringsdifferenser har vi valt att lägga kontering alla 12 månaderna trots att personen (Nisse Nilsson) i det här fallet planeras börja sin anställning september. Väljer du att kontera från september månad (när det är tänkt att Nisse ska börja), uppstår en konteringsdifferens i systemet. Denna kan du bortse från. Fliken Inmatning kontering alla Om du väljer att korrigera lönekonteringarna under fliken Inmatning kontering alla så finns den nyanställde längst ner på listan. Du kan alltså göra alla anställningars lönekontering här, även den du lagt upp som nyanställd.

29 29 Ta bort Nyanställd Gå till fliken Lägg upp/ta bort nyanställd Markera raden för den person du vill ta bort (i detta exempel Nisse Nilsson ). Tryck på knappen Ta bort rad och spara. Personen tas nu bort både här och på översikten. Under fliken Kostnadsförd per Vsh kan du se de totala kostnaderna för personalen på ditt kostnadsställe, d.v.s. både personer som du har med i översikten och eventuellt inlånade personer som du har hanterat i uppgiften Budget inlånad personal respektive Prognos inlånad personal. Personalen ses med personnummer, namn och sorterat på de olika verksamhetarna.

30 30 Längst ner på bilden ses anställningarna sorterat på befattning och verksamhet. Kostnadsförd per aktivitet visar den budgeterade kostnaden per aktivitet. I tabellen till höger kan du, efter att ha markerat en aktivitet i vänsterkolumnen, även se vilka personer som är budgerade på just denna aktivitet samt kostnaderna och konteringsandel för dessa. Personnr och namn borttagna

31 31 Konteringsdifferenser är ett stöd för att stämma av om någon person blivit konterad med avvikelse från 100 procent. I detta exempel finns avvikelser på några personers konteringar. Detta är exempel på de personer som inte är konterade till 100 % alla månaderna.

32 32 7 Budget inlånad personal - Prognos inlånad personal Skillnaden mellan budget och prognos i denna uppgift är; - att den är obligatorisk i budgetarbetet men frivillig i prognosarbetet - i prognosarbetet finns Överför prognos knappen. Denna används i prognosarbetet när du arbetar med uppgiften Inlånad personal på detaljnivå. Klicka på knappen när inmatningen är klar, då överförs beloppen till resultaträkningen. I uppgiften Budget/prognos inlånad personal syns de personer som är inlånade från andra kostnadsställen. Personerna visas här antingen för att de är konterade på ditt kostnadsställe i Primula eller för att någon på ett annat kostnadsställe har konterat dem på ditt kostnadsställe under budget/prognosarbetet. Följande flikar finns i denna uppgift; - Översikt personal rapport - Inmatning kontering inmatning - Kostnadsförd per vsh rapport Under fliken översikt personal ser du i exemplet nedan att två personer från andra kostnadsställen visas som inlånade på ditt kostnadsställe (personnummer och namn borttaget i utbildningsmaterialet). Per Markera i översikten raden för den person du vill kontera och gå till fliken inmatning kontering.

33 33 Inmatning kontering Under denna flik konterar du personen på den verksamhet/aktivitet som ska belastas. Om du vill ha en annan omfattning än den som finns angiven, går det bra att ändra. Sätt noll procent om du inte önskar låna in den här personen. Vi förutsätter att man, precis som förut, håller kontakt med aktuellt kostnadsställe och att man är överens om omfattningen av in- och utlåningen. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Observera att det kostnadsstället där personen är anställd (och lånar ut) har ansvaret för att personen blir fullständigt konterad. Kostnadsförd per Vsh I tredje fliken ser du en förteckning på inlånade som finns budgeterade/prognostiserade, sorterade på befattning respektive namn.

34 34 8 Budget avskrivningar Denna uppgift finns endast i budgetarbetet. I prognosarbetet korrigerar du beloppen i uppgiften Prognos intäkter/kostnader Här finns två flikar: - Nya investeringar inmatning - Avskrivningar rapport Under fliken Nya investeringar budgeterar du planerade inköp av anläggningstillgångar. Tänk på att även budgetera inköp som planeras för de resterande månaderna innevarande år! Du matar in - en beskrivning på den nya anläggningen - verksamhet och aktivitet som ska belasta kostnaden - anskaffningskostnad - anskaffningsmånad, du kan välja månaderna januari december samt Innevarande år. Eftersom avskrivningarna körs månaden efter anskaffningen ska du använda Innevarande år om du vill att avskrivningen ska starta i januari månad. - avskrivningstiden, där samma regler gäller som i ekonomisystemet - kommentar, exempelvis Bil till exkursioner. Detta behöver inte anges. När du matat in alla dina planerade, nya investeringar, trycker du på knappen spara. De inmatade investeringsbeloppen summeras och läggs till längst upp under fliken Avskrivningar och benämns Nya investeringar.

35 35 Under Avskrivningar finner du de aktuella avskrivningarna summerat och sorterat per verksamhet. Datan hämtas från ekonomisystemet och motsvarar det du får fram i rapporten framtida avskrivningar. Längst upp i tabellen ser du de nya investeringarna. Totalt blir avskrivningskostnaderna 368 tkr för budgetåret i det här exemplet. I det här exemplet uppgår avskrivningskostnaderna för de nya investeringarna detta budgetår till 8 tkr.

36 36 9 Budget fördelning indirekta intäkter/kostnader Uppgiften Fördelning indirekta intäkter/kostnader görs enbart i budgetarbetet. Påläggsprocenten i prognosen överförs från Raindance. Oftast är det samma procent som den framräknade i budgetarbetet, men det kan skilja något eftersom man har möjlighet att korrigera i bokföringen. De ändringar som görs i prognosarbetet påverkar de indirekta kostnaderna och/eller påläggsbasen. Differensen vad gäller de indirekta kostnaderna/intäkterna mellan budget och prognos hamnar på aktiviteten Fördelning stöd och Fördelning lokal på respektive verksamhet. Indirekta intäkter och kostnader, verksamhet 91, matas in i respektive uppgift i prognosmodulen, på samma sätt som i budgetarbetet. Denna arbetsyta har tre olika flikar; - Fördelning resultaträkning, här fördelar du alla intäkter och kostnader utom personal - Fördelning personal, här fördelar du manuellt de personer som har budgeterats på vsh 91 - Fördelning schablon personal, här fördelar du flera personer med samma procent och funktion - Fördelningsbokningar, här kan du se hur intäkterna och kostnaderna fördelats Fördelning resultaträkning De siffror som du finner här, är de som du tidigare i budgetarbetet konterat på vsh 91 utom de personalkostnader som läses över från Primula. För dessa kostnader finns en egen flik Fördelning personal eller Fördelning schablon personal. Kolumnen Budget 2016 visar det totalt budgeterade beloppet per kontogrupp. När beloppet fördelats ser du detta angivet i både procent och belopp för kolumnerna utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Kontogrupper Beloppen på kontogruppsraden, där kostnader eller intäkter på verksamhet 91 förekommer, finns med här. Kontogruppen lokalkostnader ska budgeteras som kärnverksamhet (görs i uppgiften budget intäkter/kostnader) utom den del av lokalkostnaden som tillhör stödverksamheten (ekonomens rum etc). Stödverksamhetens lokalkostnader konteras på vsh 91. För budgetering av lokalkostnader se information i bilaga sidan 77.

37 37 I följande exempel har övriga personalkostnader markerats. När du markerar raden (som blir gulmarkerad) dyker bilden med Inmatning fördelning intäkts/kostnads kategorier upp längst ner på bilden. De 898 tkr i exemplet som budgeterats som övriga personalkostnader, ska nu fördelas mellan utbildning, uppdragsutbildning och forskning samt mellan de 6 funktionerna (i enlighet med bilagan till fullkostnadskalkylen). Totalt ska summan för kategorin blir 100 %. Skälet till denna fördelning, även i funktioner, är att vi härmed får fram alla uppgifter som behövs till bilaga till fullkostnadskalkyl. Bilagan till fullkostnadskylen ligger som en rapport i EOS. Inmatningen ska göras för alla kontogruppsraderna där det finns belopp. I kolumnen Klart får du en grön markering när allt stämmer. För varje underkontogrupp ska summa fördelning vara 100 % när du är klar. Skulle du få upp en annan procentsiffra, dyker en varningstext upp. När du är klar med alla fördelningarna under denna flik, ska du klicka på knappen fördela indirekta intäkter/kostnader. Efter varje inmatad kontogruppskategori ska du spara. Fördelning resultaträkning Här fördelas alla intäkter och kostnader i resultaträkningen, utom de personalkostnader som lästs över från Primula. Dessa kostnader finner du under flikarna Fördelning personal och Fördelning schablon personal. Nedan ett exempel på fördelning av de indirekta intäkterna och kostnaderna under fliken Resultaträkning på ett kostnadsställe. Här finns knappen fördela indirekta intäkter/kostnader som klickar du på när du är klar med alla fördelningarna under denna flik. Summan av fördelningarna per underkontogrupp ska bli 100 %. När du matat in procentsatserna för en underkontogrupp ska du spara.

38 38 När du klickar på nästa flik fördelning personal dyker personal, som lästs över från Primula och/eller det du budgeterat på vsh 91, upp. (I undervisningsmaterialet är namn och personnummer borttagna.) Du gör fördelningen av lönekostnaderna på varje person och på samma sätt som under fliken fördelning resultaträkning. Se exemplet nedan. Glöm inte att klicka på fördela indirekta intäkter/kostnader när du matat in värden på de personer under denna flik som ska fördelas manuellt. Fördelning schablon personal Du har också möjlighet att göra en schablonfördelning av de indirekta personalkostnaderna, där du anger samma fördelningsprocent på många personer. Antingen kan du schablonfördela alla, manuellt fördela alla, eller manuellt fördela en del personer och resterande schablonfördelas. I exemplet ovan har fem personer manuellt fördelats mellan utbildning, uppdragsforskning och forskning. De övriga finner du under fliken Fördelning schablon personal. Här anger du en och samma fördelning för resterande personer. Se exempel nästa sida. Glöm inte att spara och klicka på knappen Fördela indirekta intäkter/kostnader

39 39 Här har7 personers lönekostnader schablonfördelats. Fördelningsbokningar Här kan du se hur dina indirekta intäkter och kostnader fördelats, både på verksamheter och på konto.

40 40 10 Budget- och prognosrapporter I portalen kan du välja olika rapporter för att få en sammanställning/uppföljning av din budget och prognos. Under flikarna Ekonomi, Personal och Indirekta intäkter och kostnader finns de rapporter som hör hemma under respektive uppgift/område. Budgetrapporter Prognosrapporter alla rapporter utom Prognos påläggsprocent Resultat- och balansräkning Översikt kommentarer Personal översikt Personalförd konteringsdifferenser Prognos påläggsprocent Alla rapporter kan exporteras till excel eller som pdf-fil.

41 Resultat- och balansräkning (102) I denna rapport finns möjlighet att välja kontostruktur; RR Institution RR Officiell RR projekt Balansräkning Används av institutioner (samma finns i kuben) Enligt uppställning i årsredovisningen (används centralt och av fakulteterna) Resultaträkning där ej likvidpåverkande konton är exkluderade (exempelvis periodiserings- och aktiveringskonton) Balanskonton Under Måttuppsättning kan du välja om du vill se Budget, Prognos eller Balans För att åskådliggöra de olika valmöjligheterna visas exempel på rapporter framtagna under varje flik.

42 42 Konto Här finns knapparna för export till excel eller pdf De olika kolumnerna motsvarar (från vänster) Utf 2015 Utfall föregående år, här 2015 Utf 2016 Jan-Jun Utfall vald period, här januari-juni 2016 Bud 2016 Jan-Jun Budget vald period, här januari-juni 2016 Avvikelse bud-utfall Avvikelse utfall jmf med budget Bud 2016 Budget innevarande år Prognos 2016 Prognos 1, här 2016, senast fastställda prognos Prognos (pågående) Pågående prognos Diff budg - prog Avvikelse budget jmf med prognos Längre ner i rapporten kan du utläsa påläggsbasen med samma kolumnrubriker som ovan. Sist i rapporten finns årets ingående myndighetskapital, förändring av MK (kapitalflytt) under period samt utgående MK period.

43 43 Konto/Vsh Markera det kostnadsställe du vill titta på. Klicka på fliken Konto/Vsh. Under rubrikraden har du möjlighet att välja Kontostruktur, Måttuppsättning och Mått. I detta exempel har vi valt RR Institution, Prognos och Prognos (pågående), Om du ändrar inklusive fördelningar till exklusiva fördelningar kan du se värden på vsh 91. Hela fliken kan exporteras till pdf. Du kan se de budgeterade siffrorna på verksamhet 91 om du väljer Exklusive fördelningar i rullistan Fördelning. Väljer du Inklusive fördelningar ser du hur de indirekta kostnaderna fördelats ut till kärnverksamheten.

44 44 Konto/period Här kan du följa budget, prognos eller utfall månad för månad. Du gör ditt val under Mått period. I nedanstående exempel har vi valt Utfall 2015.

45 45 Rullistan Fördelning saknar betydelse här då vi inte tittar på respektive verksamhet utan endast totalen. Nederst i rapporten kan du se budget, prognos eller utfall i en periodgraf. Markera exempelvis Resultat -raden i tabellen. Välj ett eller flera mått att visa i en periodgraf. I vårt exempel har vi valt utfall 2015 och utfall Du får nu upp värden i en periodgraf och under denna en tabell med samma värden per månad. För att välja nya mått i periodgraf måste du klicka på knappen Rensa mått i periodgraf nedan. Kst Här ser du resultat av utfall, prognos eller budget per fakultet inom LU. Om du vill se underliggande kostnadsställen klickar du på pilen framför kostnadsstället i rapporten.

46 46 Vsh I denna rapport ser du resultatet för det kostnadsställe du valt fördelat på respektive vsh samt summerat på utbildning och forskning. Vi har i exemplet nedan valt Exklusive fördelningar för att få värden även på vsh 91. Motpart Under denna flik ser du Externa och Interna koncernkoder. Du kan endast i uppgifterna mata in en extern koncernkod 80000, men finns det utfall på andra koncernkoder så kan du se dem här i rapporten.

47 47 Aktivitet Markera ett kostnadsställe och klicka på fliken Aktivitet. Har du i ekonomisystemet angett projekt, forskargrupp och kontrakt så kan du också se dem här. Här har du möjlighet att följa utfall, budget och prognos per aktivitet, projekt m.m. För att se rapportens alla kolumner utan att scrolla horisontellt, har vi valt att klicka bort vänsterkolumnen Kostnadsställe struktur. Det gör du här. Om du klickar på pilen en gång till får du tillbaka kolumnen. Klickar du på pilen framför beskrivningstexten, får du fram underliggande aktiviteter, projekt etc. För att se underliggande projekt, forskargupper och kontrakt, gör du på samma sätt.

48 48 Finansiär Denna rapport visar utfall per finansiär på det kostnadsställe du valt att titta på. Funktion Denna rapport visar utfall per funktion.

49 49 Trans Under denna flik kan du få fram alla utfallstransaktionen från Raindance. Du kan söka månad ackumulerat och år. Du får alltid transaktioner fr.o.m. januari samma år. Vill man begränsa antalet transaktioner, kan man i kolumnerna Konto eller Konto/vsh markera en kontogrupp eller ett konto och trycka på fliken Trans. Då får du fram endast detta urval. Nedan har vi valt konto (Konsulttjänster övrigt). Det är möjligt att sortera transaktioner. Om du t.ex. vill se transaktionerna i kronologisk ordning klickar du på Bokföringsdatum, det dyker upp en pil. Pil upp visar transaktionerna med äldsta datum överst. Du kan sortera i alla kolumner. När du klickar på pilen igen ändrar den riktning. Pil ner visar de senaste transaktionerna överst.

50 50 Här är det möjligt att gruppera transaktioner. Klicka på kugghjulet och du får upp denna ruta. Jag vill gruppera konto på aktivitet och markerar rutan Aktivitet, drar den upp till raden Gruppera på och släpper. Klicka därefter på knappen Verkställ. Nu har systemet grupperat och summerat konto per aktivitet. När du är klar klickar du på knappen Stäng.

51 51 Du kan filtrera värden genom att klicka på filterikonen. Du får upp nedanstående väljruta. I väljrutan markerar du hur du vill filtrera. I detta exempel vill vi bara titta på verksamhet 11. Markera med en bock i den rutan och klicka sedan på knappen Verkställ. Om du vill ändra eller återgå till utgångsläget klickar du på knappen Rensa. Här ser du resultatet. Endast transaktioner med verksamhet 11 visas nu.

52 52 Budget Trans Budgettransaktioner visar de transaktioner på ett kostnadsställe som du eller någon annan matat in. Prognos Trans Här finner du prognostransaktioner. Dels de som föreslås till kommande prognos och dels de transaktioner du själv matar in under prognosarbetet. Datum och namn(dolt i det här materialet) finns sparat på de rader du matat in.

53 53 Inställningar Här kan du bl.a. välja att visa budget och prognos från föregående processer i rapporterna.

54 Uppföljning (108) I rapporten Uppföljning kan du göra uppföljning inom utbildning, forskning och totalt. Du kan jämföra budget med utfall och se avvikelser i belopp och procent.

55 Personal översikt (202) I alla exempel av personalrapporter i detta material har personnummer och namn tagits bort. Fliken Anställning Du markerar det kostnadsställe du vill titta på. I detta exempel är de totalt prognostiserade personalkostnaderna kr. Du kan här välja om du vill se; - Kostnadsförd (exklusive utlånad, inklusive inlånad) - Personalförd (inklusive utlånad) - Utlånad - Inlånad - All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) Obs! Om du väljer All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) och markerar en institution med avdelningar eller en hel fakultet, ser du både kostnadsförd + inlånad och utlånad personal för alla kostnadsställena som ligger under vald institution respektive fakultet. Detta innebär att det blir dubbla värden på personal som är utlånad och inlånad inom vald institution eller fakultet. Konteringen kan då bli mer än 100 %. Valet All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) är tänkt att ge en helhetsbild för varje individ. Vill man veta kostnaden för institutionen väljer man i stället Kostnadsförd (exkl utlånad, inkl inlånad)

56 56 Konto: Du väljer här om du vill se; Lön och lönebikostnader Lön Lönebikostnader Måttuppsättning: Här kan du välja; EOS EOS jmf utfall Primula för att se budgeterad lön per person för att se budgeterad lön per person jämfört med aktuell grunddata från Primula. Primula uppdateras här efter varje lönekörning.

57 57 Fliken Verksamhetsgren Under denna flik ser du budgeterade kostnader fördelade på: Alla Verksamheter, Utbildning, Forskning och Gemensam. Om du klickar på pilen framför rubriken i respektive kolumn ser du fördelning på respektive verksamhet. I exempel nedan har man valt att klicka på pilen framför Alla verksamhetar För att komma tillbaka till ursprungsläget, klicka på pilen en gång till. Längst ut till höger på bilden ser du nu utbildning och forskning totalt samt gemensam.

58 58 Fliken Befattning Här ser du kostnaderna fördelade per person och befattning med totalen längst upp. Fliken Aktivitet Under fliken aktivitet ser vi kostnadsställets alla aktiviteter och till höger i samma vy finns alla anställda. Nedan ser du 3 personer som är konterade på ovan vald aktivitet med totalsumman längst upp.

59 59 Fliken Detalj I I denna rapport ser du; - Personnummer och namn - Om personen är personalförd eller inlånad - På vilket kostnadsställe personen är personalförd - På vilket kostnadsställe personen är konterad - Befattning - Omfattning (i januari månad) - Netto omfattning (omfattning minus tjänstledighet i januari månad) - Kontering (verksamhet och aktivitet) - Månadslön - Lön per månad och totalt i kronor eller i procent Här väljer du om du vill se siffrorna i kronor eller i procent. I detta exempel har vi valt kronor. Här klickar du om du vill ändra förvalt Kronor till Procent Nedan ser vi budgeterad lön i procent per månad (fortsättning på ovanstående rapport)

60 60 Fliken Detalj II Denna rapport är exakt samma som Detalj I, förutom att; omfattning, tjänstledighet, netto omfattning, här kan ses per månad

61 61 Fliken Detalj i Primula Denna rapport visar samma som rapporten Detalj I EOS men är utdrag från Primula grunddata.

62 Avskrivningar (103) Här finns flikarna - Analys - Avskrivningar/investeringar - Nya anläggningar/investeringar Analys Under fliken Analys ser vi den totala kostnaden för avskrivningarna, sorterat per vsh. Anläggningar/investeringar Denna bild visar alla dina anläggningstillgångar och avskrivningskostnader/vsh samt kostnaden för nya anläggningar/investeringar som du budgeterat. Nya anläggningar/investeringar Här visas de nya anläggningar/investeringar du matat in under budgetarbetet.

63 Indirekta intäkter/kostnader (307) Denna rapport används för att följa upp fördelningen av stödverksamhetens kostnader och fördelningen av direkta lokalkostnader. Detaljerad guide finns på ekonomiwebben, Kolla var den ska ligga I rapporten finns följande information; Påläggsprocent stödverksamhet Fördelning av stödverksamheten Påläggsprocent lokalkostnader Fördelning av lokalkostnader Påläggsbas stödverksamhet Påläggsbas lokalkostnader - per verksamhet - per konto/kontogrupp - per verksamhet - per konto - per verksamhet - per konto - per verksamhet - per konto Med kolumnerna; Budget helår Budget vald period Utfall vald period Avvikelse budget utfall Uppföljning budget för period Prognos Påläggsprocent stödverksamhet

64 64 Fördelning av stödverksamheten - per verksamhet Fördelning av stödverksamheten per konto Påläggsprocent lokalkostnader

65 65 Fördelning av lokalkostnader per verksamhet Fördelning av lokalkostnader per konto Påläggsbas stödverksamhet per verksamhet

66 66 Påläggsbas stödverksamhet per verksamhet per konto Påläggsbas lokalkostnader per verksamhet Påläggsbas lokalkostnader per konto

67 Påläggsprocent (308) I denna rapport ser vi vilken påläggsprocent (exklusive direkta lokalkostnader) som verktyget räknat fram samt underlag för denna beräkning. Följande flikar finns - Påläggsprocent - Underlag Påläggsprocent Här finner vi påläggsprocenten för de indirekta intäkterna/kostnaderna, fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning samt summerat på de olika nivåerna universitets-, fakultets-, institutions- och eventuellt avdelningsnivå. Underlag Under denna flik får vi det aktuella beloppet fördelat på samma sätt som den procentuella fördelningen. I tabellen under ser vi beräkningsunderlaget. De gemensamma kostnaderna och fördelningsbasen (fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning).

68 Påläggsprocent lokalkostnader (309) I denna rapport ser vi vilken påläggsprocent för de direkta lokalkostnaderna som verktyget räknat fram samt underlag för denna beräkning. Följande flikar finns - Påläggsprocent - Underlag Påläggsprocent Här ser du procentpåslaget för de direkta lokalkostnaderna fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Underlag Under denna flik ser vi de direkta lokalkostnaderna och fördelningsbasen fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning.

69 Prognos påläggsprocent (310) Dessa värden läses över från Raindance Fördelning indirekta (311) Här visas valt kostnadsställes fördelningsprocent på alla indirekta kostnader och intäkter. De gulmarkerade radens siffror är ett genomsnitt av alla procentsiffrorna i tabellen till höger i bild. Förstorad bild

70 Bilaga till fullkostnadskalkyl (301) sid 1

71 71 Bilaga till fullkostnadskalkyl sid 2

72 Tolftedelsunderlag analys/export (303) Rapport som används av fakultetsekonomerna Rapporten har följande flikar; - Indirekta kostnader analys - Indirekta kostnader export - Anslag analys - Anslag export Indirekta kostnader analys Här har vi valt att titta på konto 94030, fakultetsgemensamma kostnader forskning för samhällsvetenskapliga fakulteten.

73 73 Indirekta kostnader export Analys anslag Här ser vi anslagsfördelning konto inom den samhällsvetenskapliga fakulteten.

74 74 Anslag export Översikt kommentarer (104) Förstorad bild Rapporten Översikt kommentarer hittar du under Ekonomi. Välj kostnadsställe i vänsterkolumnen. Välj även budgetår och budgettyp. Markera den kommentar du vill titta på eller skriva ut (om det finns flera). När du valt och markerat kommentaren, ser du den nedan i rapporten. Om kommentaren är lång kan du behöva scrolla för att se hela. Vill du skriva ut kommentaren gör du det här.

75 75 11 Kommentarer 11.1 Fliken Kommentar Här kan du lägga alla dina kommentarer. Dessa kan också skrivas ut rapporten Översikt kommentar 11.2 Kommentera uppgift Du kan lägga dina kommentarer här. Det går däremot inte att skriva ut dem. Du kan efter budgetarbetet finna både uppgifter och dessa kommentarer i Mina klarmarkerade uppgifter 11.3 Kommentar i cell Du kan lägga en kommentar i en cell i uppgiften budget intäkter/kostnader (på samma sätt som i excel). Högerklicka i en cell. Du får upp en ruta klicka på kommentera

76 76 Du får nu upp nedanstående ruta där du skriver din kommentar. Här skriver jag in min kommentar och sparar När du sparat, ser du kommentaren genom att lägga markören över aktuell cell, alternativt högerklicka på cellen och klicka på kommentera för att få upp ovanstående ruta.

77 77 12 Bilagor 12.1 Information om budgetering av lokalkostnader

78 Information om motpart vid budgetering av internt köp och försäljning Motparterna 9300 (köp/sälj inom Fak) och 9500 (Köp/sälj mellan Fak) ska användas vid intern försäljning. Kontot (Rådgivning och likn tjänster) i kombination med någon av dessa motparter ingår i påläggsbasen och generar positiv overhead. Kontot i kombination med extern motpart ingår inte i påläggsbasen och minskar inte overhead. Kontrollera att motpart är korrekt vid inmatning i budget och prognos. Se exempel på konton påläggsbas nedan Alla konton som ingår i påläggsbasen hittar du på länken nedan. pdf

79 Information om anslagsmedel finansiär vid budgetering Efter införandet av ny ekonomimodell har även införts att i samband med budgetering och prognostisering av anslag ska finansiär anges. Detta för att kunna följa upp totalt men speciellt följa upp mellan de olika fakulteterna hur anslagsmedel fördelas.