BUDGETSYSTEMET PANORAMA

Transkript

1 BUDGETSYSTEMET PANORAMA Användarmanual UTKAST Ekonomienheten Hypergene AB

2 Innehållsförteckning Generell funktionalitet Introduktion till Panorama Begrepp i Panorama Inloggning och systeminformation Panoramas startsida Startsidans ikoner Utskrifter och export Generella funktioner för uppgifter Uppgiftslista Mina uppgifter Mina uppgifter som vikarie Mina kommande uppgifter Uppgifter undernivå Mina avklarade uppgifter Information om uppgiften samt uppgiftskommentar Roller Kommentarer övergripande Kommentarer i en rad Kommentarer i en specifik cell Tips & Trix Navigering Felsökning Resultaträkning flerval Val av verksamhet Budgetering Budgetprocessen i Panorama Registrering Löneomkostnadspåslag (LOP) Uppgift Budget Personal Översikt Hypergene AB 1/75

3 2.5.2 Omfattning Frånvaro Månadslön Semesterdagar Kontering Kontering, lönetillägg Inlåning Utlåning Anställning Ny personal/nytt lönetillägg Andra personalkostnader Kommentar Uppgift - Budget Personal konsoliderad Budgetkälla Översikt Inmatning tjänstekategori Underlag översikt Underlag detaljer Kommentar Uppgift - Budget konto Resultaträkning Verksamhetsöversikt Inmatning kontogrupp Inmatning konto Påläggsberäkning Kommentar Uppgift - Budget konto period Uppgift Fördelning enligt SUHF-modellen SUHF Inst kod Uppgift Fördelning lokalkostnader SUHF Lokal Uppgift Fördelning IT-kostnader Fördelning IT-kostnader Påläggsberäkning Hypergene AB 2/75

4 Uppföljning Resultaträkning Resultaträkning per period Ansvar Verksamhet Motpart Fritt fält Fri analys Transaktioner Balansräkning Balansräkning per period Ansvar Verksamhet Motpart Transaktioner Sammanställningsrapport - budgetsammanställning Resultaträkning Resultaträkning per period Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Personal Tjänstekategori Transaktioner Budgettransaktioner Kommentar SUHF Utdata Fullkostnadskalkyl Påläggsprocent Uppföljning stödverksamhet och fördelade lokalkostnader Hypergene AB 3/75

5 Generell funktionalitet 1.1 Introduktion till Panorama I snart 20 år har universitetet använt ett egenutvecklat verktyg, kallat Perspektiv, för budgetering av nästkommande års samt prognostisering av innevarande års verksamhet. Bytet till ett modernare verktyg som har möjlighet att möta de behov som universitetet har innebär förändringar i arbetssätt. Skillnaderna innebär i korthet följande: I Perspektiv registreras budget- och prognosvärden. Registrering av värden sker i enlighet med resultaträkningens utseende. Raderna i resultaträkningen är i huvudsak enskilda moduler och det är också där registreringen av värden sker. I budgetarbetet finns stöd utanför systemet (excelmallar) för beräkningar kopplade till SUHF-modellen. Dock finns det inget stöd för prognostiseringen av indirekta kostnader kopplat till prognosarbetet. I Panorama registreras budget- och prognosvärden. Användaren har ett antal uppgifter att hantera. Det är i uppgifterna som registrering av värden sker. Uppgifterna är i sin tur uppdelade i flera flikar. Registrerade värden presenteras på lite olika sätt men naturligtvis även i formen av en resultatbudget. Utöver det finns även stöd för beräkningen av indirekta kostnader i såväl budget- som prognosarbetet. Något som även gäller lokalkostnaderna. 1.2 Begrepp i Panorama Uppgift: Till varje ansvar knyts ett antal uppgifter som tillsammans bildar en budget eller en prognos för ansvaret. Uppgifterna utförs genom att budget- respektive prognosvärden registreras och godkänns. Uppgifterna fördelas till användarna utifrån behörighet. Behörigheten tilldelas med utgångspunkt i atteststrukturen. Process: En process är den kombination av aktiviteter och uppgifter som krävs för att skapa en komplett årsbudget eller en komplett årsprognos. Processerna benämns exempelvis Budget 2019 eller Prognos T Atteststruktur: Strukturen följer attestordningen på institutionen gällande utförande och godkännande av uppgifter i processen. Utförande av en uppgift knyts till den lägsta attestnivån på. De användare som har angetts som utförare och godkännare på respektive nivå tilldelas uppgifter i respektive process. Attestnivå: Uppgifter inom budget respektive prognos godkänns på tre nivåer: ansvar, institution och fakultet. Hypergene AB 4/75

6 Utförande: Inmatning av värden och godkännande sker i de tilldelade uppgifterna. När du är inloggad i Panorama framgår dina tilldelade uppgifter under flaggan i övre högra hörnet. Respektive utförande är kopplat till en arbetsyta som styr vilken typ av inmatning som ska ske. Inmatning, granskning och attest för en institution/motsvarande kan vara uppdelat på flera användare eller utföras av en och samma person. Inom nivåerna attest granskare användare kan personen vara en och samma eller olika på varje nivå. Detta bestäms internt och styrs via behörigheterna. Inmatning: Inmatning i Panorama kan ske direkt i en flik eller via en annan flik samt läsas in från personal- respektive ekonomisystemen. Exempelvis matas Övriga personalkostnader in under fliken Andra personalkostnader och framgår även i uppgiften Budget konto. Hur ett värde har registrerats har bland annat betydelse vid felsökning och uppföljning av avvikelser. Motpart: För att Panorama ska kunna beräkna indirekt kostnader och andra kostnader som fördelas med hjälp av pålägg måste det framgå av budgeten om en kostnad är intern eller extern. Detta sker genom val av Motpart. I budget och prognos används endast två motparter: Intern respektive Extern. Utfallsvärdena delas också upp mellan interna och externa transaktioner. Org. hemvist: Org. hemvist är det begrepp som anställningar registreras på i personalsystemet Primula. Det överensstämmer oftast med begreppet Ansvar i ekonomisystemet. I Panorama har en manuell översättning gjorts mellan Org. hemvist och Ansvar i de fall som begreppen inte stämmer överens. 1.3 Inloggning och systeminformation För att få tillgång till och kunna arbeta i budgetverktyget behöver du dels ansöka om behörighet och dels delta i en utbildning i Panorama. För anmälan till utbildningen, gå till kompetensutvecklingsportalen. Efter att du har ansökt och fått behörighet till Panorama kommer systemet att finnas tillgängligt under Verktyg i Medarbetarportalen. På Panoramas verktygssida finns information och manualer samt nyheter. Hypergene AB 5/75

7 Om inloggningen inte fungerar, kontakta IT-enhetens servicedesk, alternativt telefon: Kontaktuppgifterna och kontaktformulär finns även i verktygsmenyn i Medarbetarportalen. Hypergene AB 6/75

8 1.4 Panoramas startsida Efterhand som historik byggs upp och läses in i Panorama kommer startsidan att innehålla ett antal grafer som visar utvalda nyckeltal Startsidans ikoner Inloggad användares namn. Används när användaren vill logga ut. Automatiskt utloggning sker efter två timmars inaktivitet. Flaggan symboliserar uppgifter kopplade till en aktuell process. Siffran bredvid anger antalet tilldelade Uppgifter. Bokmärke (genväg till rapport) Sökfunktion Uppdatera rapport och återgå till startläget för rapporten. Hjälptext Hypergene AB 7/75

9 1.5 Utskrifter och export Utskrift sker genom export till Excel eller PDF som därefter skrivs. Export sker på två olika sätt beroende på om det är en inmatningsvy eller en rapport. Till höger om rubriken på de flikar som visar någon form av rapport, finns ikoner som symboliserar Excel respektive PDF: Genom att klicka på Excelikonen öppnas en redigerbar Excelfil med innehåll direkt från den vy som är öppen. Spara filen till en egen katalog före redigering. PDF-ikonen öppnar en dialogruta med några val: Möjliga val är liggande eller stående format samt om kommentarer som är knutna till aktuell rapport ska skrivas ut eller inte. Startvärden är liggande format och att kommentarerna ska inkluderas. Spara filen till en egen katalog. För export av innehållet i en inmatningsvy finns knappar i knappraden till höger i tabellens övre del: Genom att klicka på knappen Excel-export öppnas en redigerbar Excelfil med innehåll från den rapport som är öppen. Spara filen till en egen katalog före redigering. Export till PDF sker genom att klicka på knappen PDF-export, då öppnas en dialogruta med två val: Hypergene AB 8/75

10 Möjliga val är liggande eller stående format samt liten eller stor text. Startvärden är liggande format och litet typsnitt. Spara filen till en egen katalog. Hypergene AB 9/75

11 1.6 Generella funktioner för uppgifter Uppgiftslista Under flaggan uppe till höger finns uppgiftslistan, av den framgår de tilldelade uppgifterna. Siffran vid flaggan anger antalet uppgifter i listan. Vilka uppgifter en användare har styrs av behörigheten. Klicka på flaggan för att se dina uppgifter, genom att klicka på en uppgift i listan öppnas denna. Det kan ta en liten stund, du ser i webbläsarens flik att systemet arbetar. Om du istället klickar på Visa alla öppnas Uppgiftsinkorgen där samtliga uppgifter finns. Uppgiftsinkorgen består av fem flikar: Mina uppgifter Mina uppgifter som vikarie Mina kommande uppgifter Uppgifter undernivå Mina avklarade uppgifter Mina uppgifter Under fliken Mina uppgifter syns de uppgifter som ska utföras. Varje rad utgör en uppgift och kolumnerna visar: Titel namnet på uppgiften Aktivitet anger attestnivån Process vilken process, budget eller prognos, som uppgiften tillhör Notering visar om uppgiften delas med någon Att göra här framgår vad användaren ska göra Start- och slutdatum Status om uppgiften har påbörjats framgår det här Hypergene AB 10/75

12 1.6.3 Mina uppgifter som vikarie Under fliken Mina uppgifter som vikarie framgår de uppgifter du har fått som vikarie för en annan användare. I noteringsfältet står namnet på den användare som du vikarierar för. Det är alltså möjligt att sätta vikarier för en uppgift. Vikarier sätts för en hel uppgiftsinkorg. Gå in i inkorgen > tryck på knappen vikare > välj användare som ska vara vikarie och mellan vilka datum > spara. Vald användare har då tillgång till hela inkorgen under tidsintervallet. De uppgifter du har fått som vikarie framgår inom parantes bredvid uppgiftslistans flagg som anger antalet uppgifter. Du kan också se dem på fliken Mina uppgifter som vikarie. Hypergene AB 11/75

13 1.6.4 Mina kommande uppgifter En användare kan bli tilldelad uppgifter för granskning på överliggande attestnivå. Uppgifter för granskning samlas under denna flik. När användaren som har uppgiften på underliggande nivå har klarmarkerat den, kan den granskas och godkännas. Så fort en användare på underliggande nivå påbörjat arbetet i sin uppgift kan du som godkännare se och följa arbetet genom att öppna din uppgift. Du kan dock inte godkänna den innan alla underliggande uppgifter är klarmarkerade Uppgifter undernivå Här ser du uppgifter på underliggande nivå ska utföras och klarmarkeras. Det är först när klarmarkeringen är gjord som du som ansvarig får uppgiften för att godkänna hela ansvaret Mina avklarade uppgifter Under denna flik finns de uppgifter som har klarmarkerats. Så länge som processen är öppen kan du gå in och titta här. Du kan dock inte ändra något i de klarmarkerade uppgifterna. Hypergene AB 12/75

14 1.6.7 Information om uppgiften samt uppgiftskommentar På varje flik finns det möjlighet att genom att klicka på informationssymbolen och få fram översiktsinformation över uppgiften samt möjlighet att skriva och skicka med kommentarer till den person som godkänner uppgiften. Dessa kommentarer syftar till kommunikation mellan den som utför uppgiften och den som godkänner. Exempelvis kan användaren som utför uppgiften flagga för något som godkännaren bör ägna extra uppmärksamhet åt innan uppgiften godkänns. Dessa uppgiftskommentarer är knutna till den aktuella budgeten och följer inte med till nästa års budgetuppgift. Uppgiftskommentarerna kan inte skrivas ut till skillnad från kommentarerna i respektive uppgift. När någon av uppgifterna har öppnats visas ikoner för kommentera, dela och klarmarkera uppgift, uppe till höger: Kommentera uppgift: Länk till samma dialogruta som ovan, fliken kommentar. Hypergene AB 13/75

15 Dela uppgift: Ger möjlighet att dela med sig av den aktuella uppgiften till en annan användare. Att dela uppgift med en annan användare innebär att ni båda har tillgång till samma uppgift. Båda har möjlighet att arbeta och spara i uppgiften och när en av er har klarmarkerat uppgiften går den vidare till nästa atteststeg. Genom att klicka på Dela uppgift öppnas en dialogruta där du väljer vem som uppgiften ska delas till. Du kan antingen söka på namnet (för- eller efternamn) eller klicka på symbolen för att få fram alla användare. Dessa visas genom att Aktiva expanderas. I en delad uppgift har Dela uppgift ändrats till Ta bort delning. Delningen tas bort genom att välja Ta bort delning. Det är även möjligt att dela flera uppgifter samtidigt direkt från Uppgiftsinkorgen. När rutan till vänster om Titel bockas i blir knappen Dela aktiv. Samma dialogruta som ovan öppnas så att du kan välja användare att dela till. På samma sätt som ovan aktiveras knappen Ta bort delning om en Hypergene AB 14/75

16 delad uppgift bockas i. Det är också möjligt att ha en vikarie för sina uppgifter, se kapitel Klarmarkera uppgift: Informationen sparas kontinuerligt i uppgiften genom att klicka på Sparaknappen i de olika inmatningsvyerna. Som användare är det möjligt att påbörja uppgiften, stänga ner för dagen och sedan fortsätta nästa dag. När du är helt färdig med din uppgift klickar du på Klarmarkera uppgift. Uppgiften går då vidare i attestflödet och du som användare kan inte redigera den längre. Det går däremot att se uppgiften under Mina avklarade uppgifter. OBS! När du klickar på Klarmarkera uppgift är åtgärden definitiv, det kommer inte upp någon varning för att bekräfta klarmarkeringen. Om den som ska godkänna uppgiften anser att ändringar behöver göras, måste uppgiften skickas tillbaka till den ansvarige som gör justeringarna och klarmarkeras på nytt. När samtliga uppgifter på ett ansvar är klarmarkerade och godkända kan hela ansvaret godkännas. När samtliga ansvar kopplade till en institution är godkända kan institutionen godkännas. Slutligen, när samtliga institutioner kopplade till en fakultet är godkända, kan fakulteten godkännas Roller Vilka ansvar som en användare kan arbeta med styrs genom behörigheten. För att kunna hantera samtliga ansvar kopplade till en institution måste användaren ha motsvarande behörighet. Det går att se helheten för en institution med flera ansvar utan att allt är klarmarkerat. Om kommentarer Kommentarer övergripande Kommentarer kan göras på flera olika sätt i Panorama. Kommentarerna har olika funktionalitet beroende på vilken del som användaren arbetar med. Det skiljer sig även vilka kommentarer som följer med vid export och utskrift. I avsnitt beskrivs hur kommentarer kan användas i kommunikationen den uppgiftsansvarige och godkännaren. I samtliga uppgifter finns fliken Kommentar där det är möjligt att kommentera den aktuella uppgiften övergripande. Kommentaren knyts till ansvar, budgetår, budgettyp och typen av inmatning. Det är inte möjligt att skriva ut kommentarerna från denna flik, det går endast att skriva och spara kommentarer. Hypergene AB 15/75

17 Om kommentarer ska skrivas ut behöver de skrivas ut från Sammanställningsrapporten fliken Kommentarer (finns länkad i varje uppgift) för det aktuella ansvaret. I sammanställningsrapporten det är möjligt att se de kommentarer som lagts på det aktuella ansvaret samt när och vem som skrev kommentaren. Användare med rättighet att godkänna uppgifter ser samtliga kommentarer för de ansvar som behörigheten gäller. Användare som godkänner ett specifikt ansvar ser däremot endast de egna kommentarerna från de uppgifter som användaren har. Kommentarerna kan exporteras till Excel eller PDF genom att välja fliken Kommentar i sammanställningsrapporten och välja filformat genom att klicka på ikonen. Hypergene AB 16/75

18 Kommentarer i en rad I uppgifterna är det möjligt att kommentera per rad. Symbolen för radkommentarer ser ut som en pratbubbla. När pratbubblan är grå finns det ingen radkommentar registrerad, men om pratbubblan är svart, indikerar det att det finns en radkommentar registrerad. För att registrera en radkommentar, klicka på pratbubblan, skriv in text i pop-up rutan och spara genom att klicka på OK. Även radkommentarer skrivs ut via sammanställningsrapportens flik Kommentarer, dock finns det en separat utskrift för radkommentarer under den övergripande kommentaren. Kommentarerna kan exporteras till Excel och PDF Kommentarer i en specifik cell Det möjligt att lägga till kommentarer i en specifik cell på fliken Resultaträkning genom att högerklicka i en cell, klicka på Kommentera, skriv in din kommentar och spara. Dessa kommentarer följer med i utskrift genom att Inkludera kommentarer bockas i. Dessa kommentarer knyts till den aktuella fliken Resultaträkning. Hypergene AB 17/75

19 1.7 Tips & Trix Navigering För att komma tillbaka till Panoramas startsida kan du klicka på Hypergene-loggan (motsvarar en hemknapp) upp i vänstra hörnet. I en uppgift navigerar du enklast genom att välja mellan flikar. Om du exempelvis markerar en specifik verksamhet, följer valet med till nästa flik. I fliken Resultaträkning kan du avmarkera valet av verksamhet genom att klicka på krysset Felsökning Om någon post avviker mycket jämfört med tidigare år, kan du ta hjälp av Sammanställningsrapporten för att ta reda på var avvikelsen kommer från. Du kan exempelvis klicka ner till kontonivå i fliken Resultaträkning, välja ett specifikt konto och gå vidare till fliken Verksamhet för att se vilken verksamhet det avser. På motsvarande sätt är det möjligt att felsöka på flikarna Ansvar, Fritt fält, Motpart, Personal, Tjänstekategori, Transaktioner och Hypergene AB 18/75

20 Budgettransaktioner. I fliken Budgettransaktioner visas samtliga transaktioner som systemet har beräknat. Använd sökrutan för att minska antalet transaktioner Resultaträkning flerval Flervalsfunktionen möjliggör för ett utökat urval. Genom att markera och avmarkera kan du välja fritt mellan begreppen. Du kan alltså välja att se ett eller flera val samtidigt i flikarna Resultaträkning och Resultaträkning per period. På bilden nedan har två institutioner valts samt tre olika motparter och endast transaktioner som saknar fritt fält. På motsvarande sätt som att välja flera ansvar i ansvarsstrukturen, är det möjligt att se resultat per flera verksamheter/verksamhetsgrupper. I exemplet på bilden nedan har två verksamhetsgrupper valts samt tre olika motparter och endast transaktioner som saknar fritt fält. Hypergene AB 19/75

21 1.7.4 Val av verksamhet De verksamheter som syns i rullgardinsmenyn är de som haft utfall eller budgetvärden tidigare år. Ibland syns därför många verksamheter som inte kommer att användas.verksamheterna behöver finnas kvar för att bibehålla historiken. Om du ska mata in värden på en verksamhet som inte har förekommit i utfallet eller budgeten på det aktuella ansvaret tidigare så behöver verksamheten läggas till. Detta kan göras genom väljaren Lägg till verksamheter. Det snabbaste sättet att lägga till ny verksamhet är att ställa sig i sökrutan och börja skriva in numret, då visas förslag som innehåller valda siffror. Det krävs fem positioner för att sökmotorn ska ge relevanta förslag. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Det går också att söka i verksamhetsstrukturen genom att klicka på symbolen. Klicka på > för att expandera. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Hypergene AB 20/75

22 Om en verksamhet läggs till i uppgiften Budget konto, syns den även i Budget Personal. En verksamhet måste finnas i ekonomisystemet för att vara valbar. När en ny verksamhet är vald kommer inmatningstabellen att uppdateras för den utvalda verksamheten. En verksamhet kan inte tas bort i Verksamhetsöversikten, genom att markera en verksamhetsrad, högerklicka och välja Dölj kan en verksamhet döljas under tiden som du arbetar med uppgiften. När uppgiften laddas om kommer den dolda verksamheten vara synlig igen. Hypergene AB 21/75

23 Budgetering 2.1 Budgetprocessen i Panorama För budgetering används som tidigare beskrivits olika uppgifter. Uppgifterna tilldelas användare utifrån behörighet och kommer att finnas tillgängliga för användare när startdatum infaller för aktuell process. Den centrala nivån och fakultetsnivån måste göra klart vissa uppgifter innan institutionerna kan färdigställa sina budgetar. Det gäller följande uppgifter: Centralt 1. Definiera fördelningsbasen/påläggsbasen 2. Fördela universitetsgemensamma stödkostnader inkl. UB till fakulteterna 3. Lokalkostnaderna per institution matas in 4. IT-kostnaderna per institution matas in Fakultet 1. Fastställa andelstalen för institutionerna 2. Fördelning av universitetsgemensamma stödkostnader inkl. UB till institutionerna 3. Fakultetsgemensamma kostnader matas in a. En preliminär ram/budget för de fakultetsgemensamma stödkostnaderna måste registreras i Panorama inför institutionernas budgetarbete. 4. Fördelning av fakultetsgemensamma stödkostnader till institutionerna a. När budgeten för de fakultetsgemensamma stödkostnaderna har fastställts, måste de registreras på nytt. Påläggen för de fakultetsgemensamma stödkostnaderna räknas då om på alla institutioner. Institution 1. Lönerna läses in på samma sätt som till Perspektiv och hanteras i uppgifterna avseende personal. 2. Justeringar jämfört med inlästa värden görs i respektive flik beroende på vilken typ av förändring som ska göras. 3. Driftkostnader, avskrivningskostnader och övriga kostnader matas in i budgetuppgiftens flikar Inmatning konto eller Inmatning kontogrupp. 4. Budget görs för kärn- och stödverksamheterna. Indirekta kostnader kommer i ett senare steg. 5. I uppgiften SUHF fördelar institutionen stödbudgeten för varje funktion mellan utbildning och forskning. Beloppen per funktion kommer från institutionens stödbudget (v 3*, endast Hypergene AB 22/75

24 treställiga verksamhetskoder) på samtliga underliggande ansvar. Dessa fördelas av systemet mellan utbildning och forskning utifrån kostnadsutfallet föregående år. Vanligen behöver funktionen Utbildnings- resp. forskningsadministration fördelas om, eftersom kostnaderna ska fördelas utifrån hur stödverksamheten används. 6. När direkta löner och driftkostnader är budgeterade kan påläggen beräknas i uppgiften Budget Konto och Budget Konto period, fliken Påläggsberäkning. Här syns de fördelade kostnaderna för universitets- och fakultetsgemensamt stöd samt de budgeterade kostnaderna för institutionens stödverksamhet (täljaren) samt påläggsbasen för utbildning respektive forskning som hämtats från budgeten för kärnverksamheten (nämnaren). Om de direkta löne- och driftkostnaderna ändras i budgeten kommer nämnaren att ändras. Påläggen beräknas för varje ansvar för sig. 7. Påläggsberäkningen låses när den som fått uppgiften klarmarkerar. 2.2 Registrering I respektive uppgift finns flera inmatningsvyer som används för att registrera budget eller förändra personalens tjänsteomfattning. Vid registrering används knapparna: Lägg till rad när du behöver fler konteringsrader Kopiera rad när du behöver en konteringsrad som är i stort sett identisk med någon som redan finns och använda den som underlag för kontering med små korrigeringar Fyll ut till höger om beloppet är samma i alla eller i flera av cellerna. Du kan ställa markören i en cell och klicka på denna knapp. Markerat belopp kopieras då till alla celler till höger. Det är inte möjligt att radera rader i systemet, utan endast att ändra beloppet till noll. Om du felregistrerar och sparar kommer raden att ligga kvar. För att rätta behöver du nolla beloppet och spara. När en rad är ifylld och klar, trycker du på Spara-knappen längst till höger. 2.3 Löneomkostnadspåslag (LOP) LOP består av de lagstadgade arbetsgivaravgifterna samt avgifter för avtalsenliga försäkringar avseende pensionskostnader och avgifter till Arbetsgivarverket, Trygghetsstiftelsen och Utvecklingsrådet. LOP utgörs av en procentsats som i sin tur består av ett antal delar varav procentsatserna för lagstadgade arbetsgivaravgifter, lokala utvecklingsmedel, medlemsavgift till Hypergene AB 23/75

25 Arbetsgivarverket och avgifter till partsorganen Trygghetsstiftelsen och Utvecklingsrådet är förutbestämda genom lag eller avtal och är de samma för oss som för andra lärosäten. De övriga procentsatsernas storlek beror på de förhållanden som råder just hos oss avseende demografi och löneläge. Löneomkostnadspåslaget redovisas uppdelat på olika åldersgrupper, eftersom det faktiska uttaget görs efter åldersintervall. I Panorama ligger aktuell LOP till grund för beräkning av personalkostnaderna. LOP för nästkommande räkenskapsår finns i Panorama senast vid inläsningen av personaluppgifter i augusti. Detaljinformation om LOPen finns på webben, se Ekonomifakta. Hypergene AB 24/75

26 2.5 Uppgift Budget Personal Denna uppgift används för att budgetera personalkostnader på individnivå. Underlaget för personalbudgeten läses in från lönesystemet Primula inför varje nytt budgetår. Inläsningen skapar ett förslag som speglar en anställds tjänsteomfattning, kontering och eventuell planerad frånvaro. Uppgiften består av flera flikar: Översikt Omfattning Frånvaro Månadslön Semesterdagar Kontering Inlåning Utlåning Anställning Ny personal/nytt lönetillägg Andra personalkostnader Kommentar Flera flikar innehåller flera tabeller där den övre tabellen är en summering (översikt) av informationen som visas i den undre tabellen som är på individnivå. Ovanför respektive inmatningsyta är det möjligt att lägga till verksamheter och fria fält. Detta kan göras genom väljaren Lägg till verksamheter respektive Lägg till fritt fält. Det snabbaste sättet att lägga till ny verksamhet är att ställa sig i sökrutan och börja skriva in numret, då visas förslag som innehåller valda siffror. Det krävs fem positioner för att sökmotorn ska ge relevanta förslag. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Det går också att söka i verksamhetsstrukturen genom att klicka på symbolen. Hypergene AB 25/75

27 Klicka på > för att expandera. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Det fungerar på samma sätt att lägga till ett fritt fält Översikt Fliken Översikt innehåller två tabeller. Här visas den personal som tillhör ansvaret enligt Org. hemvist 1. Den övre tabellen heter Personalkostnad per verksamhet och visar en sammanställning av budgeterade personalkostnader per verksamhetskod. Den nedre heter Översikt personal och visar på individnivå vilka personalkostnader som budgeteras. I översikten finns också en länk för att komma till sammanställningsrapporten. I tabellen Personalkostnad per verksamhet visas den budgeterade personalkostnaden per verksamhet. Tabellen innehåller följande kolumner: Kolumn Årsarbetare HTE Personalkostnad Budget ÅÅÅÅ Budget ÅÅÅÅ period Utfall ÅÅÅÅ period Utfall ÅÅÅÅ Beskrivning Antalet årsarbetare (omfattning - frånvaro) för det aktuella ansvaret. Inkluderar ansvarets egen personal samt inlånad personal. Visar budgeterad personalkostnad för aktuellt budgetår. Helårsbudget för föregående budgetår. Visar budget för aktuell period, föregående budgetår. Visar utfall för aktuell period, föregående budgetår. Visar utfall året före förgående budgetår. Så här ser kolumnerna ut i Panorama. Tabellen Översikt personal innehåller information per anställning och period, se bild nedan. Exempel på mått som kan väljas för visning i tabellen är Månadslön heltid eller Löneökning. 1 Org. hemvist är det begrepp som anställningar registreras på i personalsystemet Primula. Det överensstämmer oftast med begreppet Ansvar i ekonomisystemet. I Panorama har en manuell översättning gjorts mellan Org. hemvist och Ansvar i de fall som begreppen inte stämmer överens. Hypergene AB 26/75

28 Kopplat till tabellen finns väljaren, Mått Översikt personalförda, där det finns möjlighet att välja bland de mått som speglar personalbudgeten per anställning. Mått Personalkostnader totalt Månadslön heltid Månadslön faktisk netto Månadslön faktisk Personalförd Månadslön utlåning Månadslön inlåning Löneökning Semestertillägg Övriga personalkostnader LOP inkl löneökning Årsarbetare HTE Årsarbetare personalförda Årsarbetare in och utlåning netto Årsarbetare frånvarande personalförda Beskrivning Personalkostnad inkl. LOP per anställd och månad (tkr). Månadslönen för personalen på ansvaret baserat om tjänsteomfattning (kr). Månadslönen för personalen på ansvaret med hänsyn till frånvaro (tkr). Månadslönen för den personal som har org. hemvist på ansvaret med hänsyn till frånvaro (tkr). Utlånad personal. Månadslön men hänsyn till frånvaro per månad (tkr). Inlånad personal. Månadslön men hänsyn till frånvaro per månad (tkr). Per anställd och månad (tkr). Per anställd och månad (tkr). Övriga personalkostnader (tkr). Anger kostnaden för LOP inkl. löneökning per anställd och månad (tkr). Anger årsarbetare/heltidsekvivalenter (HTE) per anställd och månad (tkr). Anger årsarbetare/heltidsekvivalenter (HTE) och deras omfattning - frånvaro. Personalförd samt inlånad personal visas. Anger antal årsarbetare med hänsyn tagen till in- och utlånad personal. Anger frånvaro för personalförd personal för angivet ansvar. Hypergene AB 27/75

29 2.5.2 Omfattning Överst på sidan under fliken Omfattning finns en summering av antalet heltidstjänster på institutionen. Tabellen visar en summering av inmatningstabellen under, som visar alla tjänster som har org. hemvist på det ansvar som uppgiften gäller och deras omfattning på individnivå. Ingångsvärdet i budgetarbetet är hur det ser ut i Primula vid inläsningen, efter det att augustilönerna är klara. Vill du ändra omfattning, ställ markören i önskat fält och skriv in det rätta värdet (%). Om förändringen gäller flera månader framåt i tiden kan du använda dig av knappen Fyll ut höger. Hypergene AB 28/75

30 2.5.3 Frånvaro I den här fliken presenteras all planerad frånvaro. I den övre tabellen visas antalet heltidstjänster summerat per månad och är en sammanställning av de alla uppgifter som lagts upp på individnivå i tabellen nedanför. Frånvaron anges som procentandel av de anställdas omfattning. Finns det rapporterad ledighet för kommande år redovisas uppgifterna här. Frånvarolönearterna som syns i denna flik är samtliga förutom gruppen Semester. Tjänstledighet dras av från omfattningen för att beräkningen av semesterintjänande och uttag ska bli rätt, dvs. utgångspunkten är alltid att det är bruttoomfattningen på en anställning som styr om en person tjänar in semester eller inte. Om du exempelvis matar in 100% frånvaro för en månad i frånvarofliken, tjänar den anställde ändå in semester eftersom omfattningen i fliken omfattning fortfarande är 100%. Om det inte önskas att anställningen ska ligga till grund intjänande av semester under en eller fler månader, måste bruttoomfattningen vara 0%, vilket den endast kan bli genom att ändra i fliken Omfattning. För att göra justeringar väljer du först vilken person du vill justera för. Om en person saknas i listan, klicka på Lägg till rad och därefter på Välj och markera önskat namn. Om listan är tom, klicka på nedåtpilen till höger för att få fram rullgardinsmenyn. Markera önskat namn. Fyll i procentsatsen för förväntad frånvaro. Om frånvaron gäller flera månader, använd Fyll ut till höger. Spara. Hypergene AB 29/75

31 2.5.4 Månadslön För det ansvar som uppgiften gäller visas och redigeras här de anställdas månadslön respektive eventuella lönetillägg periodvis över året. När fliken öppnas är Månadslön valt, för att se anställda med lönetillägg väljs Lönetillägg i menyn Typ. Inmatning görs i kronor och utan tecken, exklusive LOP Semesterdagar Här hämtas de anställdas semesterrätt från Primula och det planerade uttaget för aktuellt budgetår budgeteras här. Beräkningen av semesterlönetillägget baseras på dessa uppgifter Kontering Under fliken Kontering fördelas personalkostnader mellan olika verksamheter och konton. Om den kostnaden för den anställde redan är fördelad i Primula är kostnadsfördelad, på exempelvis flera verksamheter, framgår det i konteringsfliken. Konteringen inkluderar tjänstens omfattning och Hypergene AB 30/75

32 eventuell frånvaro (nettot) och det är den som genererar lönekostnaden. Vill du ändra den förvalda verksamheten ställer du dig i kolumnen Verksamhet och väljer en annan verksamhet i rullisten. Om du vill komplettera med ytterligare verksamhet, kan du lägga till en ny rad. Kom ihåg att ändra den procentuella andelen som kostnaden ska fördelas per verksamhet. Här använder du med fördel knappen Fyll ut till höger. Glöm inte att spara. I fliken Kontering finns det möjlighet att upptäcka om en anställd har konterats till mer eller mindre än 100 % på aktuellt ansvar. Berörd anställd presenteras tillsammans med den avvikande konteringen i en tabell ovanför listan med samtliga konterade anställda på ansvaret. Exempel på kontering: Person X är anställd och finns i listorna på ansvar A. 20% av lönen ska under 2019 konteras på ansvar B. Börja med att ändra i fliken Kontering för ansvar A till 80% på person X. Därefter ska person X läggas till i fliken Ny personal på ansvar B med 20%, spara. Nu bör person X synas i fliken Kontering även för ansvar B. OBS! Förnärvarande går det därmed inte att se en anställds hela kontering när kostnaden fördelats mellan olika ansvar Kontering, lönetillägg Under fliken Kontering, tillägg har du möjlighet att ändra personalens lönetillägg mellan olika verksamheter och konton. En person som inte haft uppdragstillägg tidigare måste först läggas upp på fliken Ny personal/nytt lönetillägg. Hypergene AB 31/75

33 2.5.8 Inlåning När en anställd med annan Org. hemvist än det egna ansvaret lånats in presenteras detta i fliken Inlåning. Fliken innehåller två tabeller som visar: Inlåning, kostnad per anställning - presenterar inlåningens kostnad per anställd, både per helår och månadsvis. Inlåning, konterad nettoomfattning - personalinlåningens nettoomfattning, d.v.s. i hur stor omfattning den anställde är inlånad till det aktuella ansvaret. Längst ner registreras ny inlåning genom att klicka på Lägg till rad och därefter på Välj och markera önskat namn. Om listan är tom, klicka på nedåtpilen till höger för att få fram rullgardinsmenyn. Markera önskat namn. Fyll i procentsatsen för inlåningen. Om inlåningen gäller flera månader, använd knappen Fyll ut till höger. Spara. Hypergene AB 32/75

34 2.5.9 Utlåning När en anställd lånats ut till ett annat ansvar presenteras det under fliken Utlåning. Skulle avvikelser i konteringen förekomma, visas de under Kontroll kontering (avvikelser från 100%), det är samma tabell som under fliken Kontering. I tabellen Utlåning visas den anställde som har lånats ut till vilket ansvar, vilken verksamhet, eventuellt fritt fält, konto samt procentuell andel av kostnaden per månad Anställning Fliken Anställning ger en överblick över en persons anställning. Informationen gäller både de som är personförda på det aktuella ansvaret och de som är inlånade från andra ansvar. Välj den person som du vill se genom att använda Anställning (filter) överst i fliken. Genom att markera önskat namn visas följande information i tabeller: Anställning, tjänstens omfattning Anställning, frånvarons omfattning Anställning, kontering Hypergene AB 33/75

35 Ny personal/nytt lönetillägg Fliken Ny personal/nytt lönetillägg används när du vill lägga till personal som planeras att anställas under året samt om, exempelvis, en ny prefekt utses som ska ha ett nytt lönetillägg. Fältet Namn är ett fritextfält där du kan skriva in titel eller namn om du vet det, annars exempelvis Lektor NN. Välj Fr.o.m. period med hjälp av rullisten. Skriv in omfattning och ange lön för heltid samt välj Tjänstekategori med hjälp av rullisten. Välj den verksamhet och det konto som ska belastas med hjälp av rullisterna. Spara. Följande fält fylls i: Namn Fr.o.m. period Omfattning Heltidslön Hypergene AB 34/75

36 Tjänstekategori Verksamhet Konto Vid önskemål om budgetering på fritt fält, sker det på fliken Kontering efter det att uppgiften om en nyanställd sparats. Det finns även möjlighet att lägga till nytt lönetillägg på en anställd. I rullisten Anställning väljs den anställde som ska få lönetillägg. Välj Fr.o.m. period med hjälp av rullisten och skriv in lönetillägget i kronor. Välj den verksamhet och det konto som ska belastas med hjälp av rullisterna. Spara Andra personalkostnader Fliken Andra personalkostnader används för att registrera budget på raden Övriga personalkostnader i resultaträkningen. De vita fälten innehåller värden som inte kan ändras. Budget för lönekostnader registreras under de övriga flikarna i de uppgifter som rör personal. Registrering av värden görs på: Konto Verksamhet Fritt fält Motpart Belopp - budgetinmatning Hypergene AB 35/75

37 Kommentar Här anges ev. kommentarer till personalkostnadsbudgeten. I samtliga inmatningsuppgifter finns möjlighet att kommentera övergripande, kommentaren knyts till ansvar, budgetår, budgettyp och typen av inmatning. I textfältet skriver användaren sin kommentar och sparar genom att klicka på knappen Spara. I sammanställningsrapporten (som finns länkad i respektive budgetuppgift) är det möjligt att se alla kommentarer som lagts på det utvalda ansvaret samt när och vem som skrev kommentaren. Användare som godkänner uppgifter ser samtliga kommentarer från de ansvar som tillhör godkännande nivån. Användare med ett specifikt ansvar ser däremot endast egna kommentarer från samtliga uppgifter som användaren har slutfört. Kommentarerna kan skrivas ut till Excel eller PDF genom att välja fliken Kommentar i sammanställningsrapporten och välja utskriftsformat genom att klicka på ikonen. Hypergene AB 36/75

38 2.6 Uppgift - Budget Personal konsoliderad Uppgiften Budget Personal konsoliderad hanterar förändringar av antal årsarbetare per tjänstekategori utifrån det personalförslag som hämtats från Primula. Uppgiften gäller samma ansvar som den detaljerande personalbudgeteringen och de kompletterar varandra. Förändringar som görs i den ena inmatningen reflekteras omgående i den andra Budgetkälla Högst upp i uppgiften finns möjlighet att välja Budgetkälla. Som standard visas alla budgetkällor men du kan också göra urval på vilka du vill visa. Budgetkällan anger på vilket sätt budgetvärdena kommit in i uppgiften, det vara från en annan uppgift eller flik, via inläsning från ett annat system eller genom direkt registrering av värden Översikt Fliken Översikt innehåller en länk till Sammanställningsrapporten. Budgetsammanställningen innehåller flera flikar, bl.a. fliken Tjänstekategori som visar personalkostnader per tjänstekategori. Vilken enhet som ska visas väljs ovanför flikarna: Nedanför länken finns tabeller och grafer som presenterar olika perspektiv av personalkostnaderna. Tabellen Personalkostnad per verksamhet visar en sammanställning över inmatade budgetvärden tillsammans med budgeterat antal årsarbetare samt utfallsvärden per verksamhet. Hypergene AB 37/75

39 Nedanför sammanställningen per verksamhet finns två översiktliga grafer med tillhörande tabeller Översikt Tjänster och Översikt Kostnad. Grafen Översikt Tjänster visar antalet budgeterade årsarbetare per tjänstekategori för verksamheten. Grafen Översikt Kostnad visar budgeterad kostnad baserat på antalet årsarbetare är per tjänstekategori. Som grund för beräkningen av lönekostnaden inkluderas medellön 2 för tjänstekategorin, LOP (inkl. semesterlönetillägg), löneökning samt periodiseringsberäkningar. 2 Medellönen är beräknad på löner för respektive tjänstekategori totalt för universitetet. Hypergene AB 38/75

40 2.6.3 Inmatning tjänstekategori Registrering i uppgiften Budget personal konsoliderad sker under fliken Inmatning tjänstekategorier som består följande flikar: Översikt Inmatning tjänstekategorier Underlag översikt Underlag detaljer Kommentar Utgångspunkten för inmatningen är den kontering per tjänstekategori som följer med inläst personaldata. Vid inmatning anges antal årsarbetare (HTE) per tjänstekategori för anställda. Den lön som ligger till grund för det beräknade budgetvärdet av registrerade årsarbetare är en medellön som är beräknad per tjänstekategori för hela universitetet och kan ses i fliken Underlag översikt. Förändringar som görs i denna registrering lagras på en anställning som kallas Anställning saknas, eftersom det inte rör en specifik anställning och för att kunna särskilja dessa poster från riktiga anställningar. Hypergene AB 39/75

41 De tjänstekategorier som inte använts i den individbaserade budgeten syns inte. Fler tjänstekategorier går att lägga till, men endast de som har en beräknad medellön är valbara Underlag översikt Underlaget som visas i fliken Underlag översikt hämtas från det personalförslag som skapats för personalbudgeten. Du har möjlighet att välja fyra olika mått för visning per tjänstekategori och period: Visningarna inkluderar både inläst och tillagd personal och anger snittet per månad och år. Medellön (GU totalt) Antal anställda Omfattning (%) Frånvaro (%) Underlag detaljer Fliken innehåller detaljinformation om det underlag som ligger till grund för den konsoliderade personalbudgeten. Det går att se vilka anställningar som finns i den individbaserade personalbudgeten på transaktionsnivå. Hypergene AB 40/75

42 2.6.6 Kommentar Här kan du skriva in kommentarer till din personalbudget. I samtliga inmatningsuppgifter finns möjlighet att kommentera övergripande, kommentaren knyts till ansvar, budgetår, budgettyp och typen av inmatning. I textfältet skriver användaren sin kommentar och sparar genom att klicka på knappen Spara. 2.7 Uppgift - Budget konto I uppgiften Budget konto registreras intäkter och kostnader på kontogrupp eller enskilt konto. Uppgiften består av sex flikar: Resultaträkning Verksamhetsöversikt Inmatning kontogrupp Inmatning konto Påläggsberäkning Kommentar Hypergene AB 41/75

43 Den första fliken som du ser när uppgiften Budget konto öppnas är Resultaträkningen. Här ifrån kommer du via länken Klicka här för sammanställningsrapporter till rapporter där utfallet kan följas upp och analyseras. Respektive flik beskrivs i de kommande avsnitten. Högst upp i uppgiften finns Budgetkälla. Här kan du se samtliga budgettransaktioner oavsett var i uppgiften de finns. Som standard visas samtliga budgetkällor (budgettransaktioner) men du kan också göra urval på vilka du vill visa Resultaträkning Fliken Resultaträkning visar en resultaträkning med kolumner för inmatad budget, budget innevarande år, budget för aktuell period, utfall innevarande år för aktuell period samt utfall föregående år. Från fliken Resultaträkning kan du också öppna sammanställningsrapporten där det finns möjligheter att analysera inmatade värden tillsammans med jämförelsevärden. När du ska registrera värden, markera den rad som du vill göra budget på. På det sättet begränsas kontourvalet till kontona i vald intäkts- eller kostnadsrad. Gå därefter till fliken Inmatning kontogrupp alternativt Inmatning konto för att registrera värden. Hypergene AB 42/75

44 2.7.2 Verksamhetsöversikt Verksamhetsöversikten visar resultatet per verksamhet för budget och utfall på det ansvar som uppgiften gäller. Visningen innehåller jämförelsevärden för budget helår innevarande år, budget aktuell uppföljningsperiod innevarande år, utfall aktuell uppföljningsperiod innevarande år samt utfall helår föregående år. Under fliken Verksamhetsöversikt kan du dels se de verksamheter som använts tidigare och dels lägga till verksamheter i listan. Om du vill registrera budget på en verksamhet som inte har förekommit i utfallet eller budgeten på det aktuella ansvaret behöver verksamheten läggas till. Det görs genom att välja den önskade verksamheten i väljaren Verksamhet och sedan klicka på Lägg till verksamhet. Verksamheten måste finnas i Agresso för att vara möjlig att lägga till i Panorama. Det snabbaste sättet att lägga till ny verksamhet är att ställa sig i sökrutan och börja skriva in numret, då visas förslag som innehåller valda siffror. Det krävs fem positioner för att sökmotorn ska ge relevanta förslag. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Det går också att söka i verksamhetsstrukturen genom att klicka på symbolen. Hypergene AB 43/75

45 Klicka på > för att expandera. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Det fungerar på samma sätt att lägga till ett fritt fält Inmatning kontogrupp Fliken visar de aggregerade rader i resultaträkningen som innehåller budget och utfall och används för registrering av budget per kontogrupp. Inmatning sker per verksamhet som väljs i fliken Verksamhetsöversikt eller genom att välja en verksamhet i Verksamhet (filter) ovanför inmatningstabellen. Du kan registrera värden i de blåfärgade fälten. De rader som är vitmarkerade är inte redigeringsbara. Det beror antingen på att värden hämtats från en annan uppgift eller på att kontogruppen inte används och värden endast kan registreras på enskilt konto. Exempel på värden som hämtas från en annan uppgift är lönekostnaderna som hämtas från personalbudgeten. Belopp registreras i tusentals kronor och kostnader anges med minustecken. När du har matat in värden på önskade rader klickar du på Spara. Alla belopp som matas in här fördelas jämnt över årets månader. Om annan periodisering önskas matas det in i uppgiften Budget konto period. Pratbubblorna längst ut på varje rad ger möjlighet att kommentera raden. En svart pratbubbla indikerar att det finns en kommentar Inmatning konto Fliken används för registrering av budget på enskilda konton. Inmatning sker per verksamhet som väljs i fliken Verksamhetsöversikt eller genom att välja en verksamhet i Verksamhet (filter) ovanför inmatningstabellen. Du kan registrera värden i de blåfärgade fälten. De rader som är vitmarkerade är inte redigeringsbara, eftersom dessa värden från en annan uppgift. Belopp registreras i tusentals kronor och kostnader anges med minustecken. När du har matat in värden på önskade rader klickar du på Spara. Alla belopp som matas in här fördelas jämnt över årets månader. Om annan periodisering önskas matas det in i uppgiften Budget konto period. Hypergene AB 44/75

46 2.7.5 Påläggsberäkning I fliken Påläggsberäkning, som finns i både Budget Konto och i Budget konto period, presenteras en uppställning med alla institutionens procentsatser för pålägg. Här ser du också de belopp som används i beräkningen av respektive pålägg. Täljaren innehåller fördelade respektive budgeterade belopp (täljare) Beloppen hämtas dels från egna inmatningar i uppgiften SUHF Inst kod och dels från inmatningar på överliggande nivå för universitets- respektive fakultetsgemensamma kostnader samt lokal- och IT-kostnader. Påläggsbasen (nämnaren) hämtas från inmatningar av budgetvärden inom kärnverksamheten (verksamhetsgrenarna 1 och 2). Beräkningarna ändras efterhand som budgetinmatningen fortgår. Efter avslutad budgetregistrering uppdateras alla påläggskonteringar genom Räkna om pålägg - knappen. Varje natt uppdateras samtliga påläggskonteringarna för hela universitet. Det innebär att kostnadspålägg genereras på alla verksamheter som börjar med 1 eller 2 (debitering). Samtidigt sker en motkontering med samma belopp fast som en intäkt på angivet ansvar inom institutionen (kreditering). Motkonteringen läggs antingen på verksamhet 300 eller verksamhet 400 beroende på typ av pålägg. Eftersom påläggsprocenten är samma för institutionens alla ansvar blir den totala konteringen inte rätt förrän hela institutionen är klar och räknas om. Det betyder att de indirekta kostnaderna på enskilda verksamheter kan röra på sig till dess att alla är klara. Hypergene AB 45/75

47 Påläggen beräknas automatiskt och ska bekräftas eller förändras genom att kolumnen % mod fylls i. De pålägg som fylls i är de som systemet använder i beräkningarna. Det är även från denna som påläggen kommer att läsas över till Agresso för att användas under budgetåret. Påläggen ska anges i heltal, även om decimalerna syns. Om en annan procentsats än den som beräknats används ska orsaken beskrivas i kolumnen Kommentar. Det går även att fylla i en procentsats som utgångsläge och sedan byta till den beräknade eller behålla den förifyllda, glöm dock inte att kommentera detta Kommentar Här kan du skriva in kommentarer till din budget. I samtliga inmatningsuppgifter finns möjlighet att kommentera övergripande, kommentaren knyts till ansvar, budgetår, budgettyp och typen av inmatning. I textfältet skriver användaren sin kommentar och sparar genom att klicka på knappen Spara. 2.8 Uppgift - Budget konto period Uppgiften innehåller likadana flikar som uppgiften Budget konto, skillnaden är möjligheten att mata in värden per månad. Utöver de kolumner som finns i uppgiften Budget konto finns här en kolumn för varje kalendermånad/period. Startsidan för uppgiften Budget konto period ser likadan ut som för uppgiften Budget konto. Även verksamhetsöversikten ser likadan ut. Skillnaden syns när fliken Inmatning detaljerad öppnas. De belopp som matats in i uppgiften fördelas automatiskt i tolftedelar. Om en annan periodisering önskas ska nya belopp registreras för önskade månader. Det sker ingen automatisk omräkning av övriga perioder, utan beloppen måste justeras manuellt så att helårsbeloppet blir det rätta. Hypergene AB 46/75

48 All inmatning görs i tusentals kronor och kostnader anges med minustecken. Hypergene AB 47/75

49 2.9 Uppgift Fördelning enligt SUHF-modellen SUHF Inst kod Uppgiften syftar till att dela upp institutionens budget för den egna stödverksamheten mellan utbildning och forskning inför påläggsberäkningen. All fördelning och beräkning görs för hela institutionen. I verksamhetsstrukturen för stödverksamheten delas de budgeterade kostnaderna in i SUHFmodellens sex funktioner. I uppgiften SUHF Inst kod fördelas varje funktion mellan utbildning och forskning, antingen automatiskt utifrån andelstal eller manuellt. När uppgiften öppnas visas inmatningsvyn med Andel utbildning resp. forskning (%) samt Fördelning och inmatning (tkr). Här visas institutionens kostnadsfördelning mellan utbildning och forskning. Beräkningen bygger på kostnadsomsättningen senast avslutade verksamhetsår. Antingen behålls den beräknade fördelningen eller används andra andelstal som fylls i. En orsak att vilja ändra uppdelningen kan vara att relationen mellan verksamhetsgrenarna har ändrats sedan senaste bokslutet, alternativt kommer att ändras aktuellt budgetår. Budgeten för varje funktion har här fördelats mellan utbildning och forskning enligt andelstalen ovan. För funktioner som är gemensamma kan den beräknade fördelningen oftast användas, medan exempelvis Utbildnings- resp. forskningsadministration måste fördelas utifrån användning. Önskad uppdelning fylls i i de grå fälten, beloppen anges i tusentals kronor (tkr). I uppgiften Budget konto finns fliken Påläggsberäkning som visar en uppställning med alla påläggsprocentsatser och de belopp som ingår i respektive beräkning. På raderna Institutionsgem indirekta kostnader, en för utbildning och en för forskning, ska nu summan av de ovan fördelade funktionsbeloppen finnas i kolumnen Fördelat belopp (kr). Hypergene AB 48/75

50 2.10 Uppgift Fördelning lokalkostnader SUHF Lokal De lokalkostnader som tilldelats institutionen ska delas upp mellan kostnader för stödverksamhetens lokaler och kostnader för lokaler till utbildning och forskning. Kostnaderna ska delas upp utifrån hur lokalerna används, så långt det är möjligt. Inmatningsytan för fördelning av lokalkostnader består av 3 flikar: Inmatning (Stöd) Inmatning (Direkt) Kommentar De båda första flikarna innehåller en Översikt, som till att börja med endast visar det fördelade lokalkostnadsbeloppet. De lokalkostnader som hör till stödverksamheten ska matas in för respektive funktion. Klicka på pilen vid Välj under Ansvar och markera önskat ansvarsställe, välj önskad funktion på samma sätt. Fyll i aktuell lokalkostnad och klicka på Spara. För att fortsätta med fler funktioner, lägg till ny rad och repetera. Hypergene AB 49/75

51 Nu ska översikten ha uppdaterats så att de inmatade lokalkostnaderna för stödverksamheten syns på raden Fördelat (stöd). De belopp som matats in som lokalkostnader för stödverksamheten går direkt in i ansvarets budget för verksamhetsgrupp Direkta lokalkostnader Nästa steg är att avgöra hur stora lokalkostnader som ska belasta utbildning respektive forskning, dvs. de direkta lokalkostnaderna som fördelas med hjälp av pålägg. Fyll beloppen, i tusentals kronor, i de grå rutorna under Fördelning UTB och Fördelning FO. Pålägget beräknas för hela institutionens samtliga ansvar. Påläggen fördelar de direkta lokalkostnaderna i budgeten, de behöver alltså inte registreras på respektive verksamhet. För en institution som inte ska använda pålägg för lokalkostnadsfördelningen på samtliga ansvar måste procentsatserna beräknas, budgeteras och rapporteras manuellt. Använd blanketten Påläggsberäkning direkta kostnader som finns på budgetwebben 3. Ifylld blankett skickas till fakultetskansliet för vidare befordran till ekonomienheten 4. Budgeterade lokalkostnader måste också matas in manuellt på berörda verksamheter ekonomienheten@gu.se Hypergene AB 50/75

52 När fördelningen av lokalkostnaderna är klar visar i normalfallet noll på raden Kvar att fördela. Förutom eventuella speciallösningar för lokalkostnadsfördelningen kan även andrahandsuthyrning påverka fördelningen. Eventuell uthyrning ska göras direkt mot verksamhet Uppgift Fördelning IT-kostnader Fördelning IT-kostnader De IT-kostnader som tilldelats institutionen ska delas upp i kostnader för stödverksamhetens ITinfrastruktur och kostnader för IT till utbildning och forskning. Kostnaderna ska delas upp utifrån hur IT-resurserna används, så långt det är möjligt. Inmatningsytan för fördelning av IT-kostnader består av 3 flikar: Inmatning (Stöd) Inmatning (Direkt) Kommentar De båda första flikarna innehåller en Översikt, som till att börja med endast visar det fördelade beloppet för IT-kostnader. De IT-kostnader som hör till stödverksamheten ska matas in för respektive funktion. Hypergene AB 51/75

53 Klicka på pilen vid Välj under Ansvar och markera önskat ansvarsställe, välj önskad funktion på samma sätt. Fyll i aktuell IT-kostnad och klicka på Spara. För att fortsätta med fler funktioner, lägg till ny rad och repetera. Nu ska översikten ha uppdaterats så att de inmatade IT-kostnaderna för stödverksamheten syns på raden Fördelat (stöd). De belopp som matats in som IT-kostnader för stödverksamheten går direkt in i ansvarets budget för verksamhetsgrupp Direkta IT-kostnader Hypergene AB 52/75

54 Nästa steg är att avgöra hur stora IT-kostnader som ska belasta utbildning respektive forskning, dvs. de direkta IT-kostnader som fördelas med hjälp av pålägg. Fyll beloppen, i tusentals kronor, i de grå rutorna under Fördelning UTB och Fördelning FO. Pålägget beräknas för hela institutionens samtliga ansvar. Påläggen fördelar de direkta IT-kostnaderna i budgeten, de behöver alltså inte registreras på respektive verksamhet. Översikten ska nu ha uppdaterats och ska visa noll på raden Kvar att fördela Påläggsberäkning I fliken Påläggsberäkning, som finns i både Budget Konto och i Budget konto period, presenteras en uppställning med alla institutionens procentsatser för pålägg. Här ser du också de belopp som används i beräkningen av respektive pålägg. Täljaren innehåller fördelade respektive budgeterade belopp (täljare) Beloppen hämtas dels från egna inmatningar i uppgiften SUHF Inst kod och dels från inmatningar på överliggande nivå för universitets- respektive fakultetsgemensamma kostnader samt lokal- och IT-kostnader. Påläggsbasen (nämnaren) hämtas från inmatningar av budgetvärden inom kärnverksamheten (verksamhetsgrenarna 1 och 2). Beräkningarna ändras efterhand som budgetinmatningen fortgår. Efter avslutad budgetregistrering uppdateras alla påläggskonteringar genom Räkna om pålägg - knappen. Varje natt uppdateras samtliga påläggskonteringarna för hela universitet. Det innebär att kostnadspålägg genereras på alla verksamheter som börjar med 1 eller 2 (debitering). Samtidigt sker en motkontering med samma belopp fast som en intäkt på angivet ansvar inom institutionen (kreditering). Motkonteringen läggs antingen på verksamhet 300 eller verksamhet 400 beroende på typ av pålägg. Eftersom påläggsprocenten är samma för institutionens alla ansvar blir den totala konteringen inte rätt förrän hela institutionen är klar och räknas om. Det betyder att de indirekta kostnaderna på enskilda verksamheter kan röra på sig till dess att alla är klara. Påläggen beräknas automatiskt och ska bekräftas eller förändras genom att kolumnen % mod fylls i. De pålägg som fylls i är de som systemet använder i beräkningarna. Det är även från denna som Hypergene AB 53/75

55 påläggen kommer att läsas över till Agresso för att användas under budgetåret. Påläggen ska anges i heltal, även om decimalerna syns. Om en annan procentsats än den som beräknats används ska orsaken beskrivas i kolumnen Kommentar. Det går även att fylla i en procentsats som utgångsläge och sedan byta till den beräknade eller behålla den förifyllda, glöm dock inte att kommentera detta. Hypergene AB 54/75

56 Uppföljning 3.1 Resultaträkning I menyn Ekonomi, överst i det svarta fältet, kan du välja Resultaträkning eller Balansräkning. Utgångsläget är totalen för din institution. Om institutionen har flera ansvar kan du navigera vidare i strukturen med hjälp av organisationsträdet till vänster. Dessa vyer visar endast utfall och budget och kan utgöra underlag för analyser. Registrering av prognosen sker under respektive uppgift. Resultaträkningen används för att analysera utfall i relation till budget och prognos. Rapporten ger en snabb överblick och möjliggör analys ända ner till verifikationsnivå. Analys kan göras utifrån år, period och valda koddelar i ekonomisystemet Rapporten Resultaträkning har flikarna: Resultaträkning Resultaträkning per period Ansvar Hypergene AB 55/75

57 Verksamhet Motpart Fritt fält Fri analys Transaktioner Via Resultaträkningens rader är det möjligt att gå ner på kontonivå genom att klicka på pilen till vänster om raden. Det är också möjligt att markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om vald rad Resultaträkning per period Raderna i Resultaträkning per period ger samma möjlighet som ovan, att gå ner på kontonivå genom att klicka på pilen till vänster om raden. Det är också möjligt att markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om vald rad. Under tabellen visas ett stapeldiagram med en jämförelse mellan utfall och budget. Resultaträkning per period visar något av följande alternativ: Utfall visar utfall per månad Utfall ack visar utfall ackumulerad per månad Budget visar budgeterade värden per månad Budget ack visar ackumulerad budgeterade värden per månad Valet görs i rullisten Mått (val för periodtabell). Hypergene AB 56/75

58 Stapeldiagrammet visar utfall och budget per period eller ackumulerat. Valet görs i rullisten Mått Ansvar Fliken Ansvar presenterar informationen utifrån organisationsstrukturen. Det är möjligt att gå ner på lägsta ansvarsnivå genom att klicka på pilen till vänster om respektive fakultetsområde och institution. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 57/75

59 3.1.2 Verksamhet Fliken Verksamhet presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen. Det är möjligt att gå ner på enskild verksamhet genom att klicka på pilen till vänster om verksamhetsgruppens rubrik. Du kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Motpart Fliken Motpart presenterar utfall och budget/prognos uppdelad på intern eller extern motpart. När du klickar på pilen till vänster om Intern respektive Extern, presenteras samtliga motparter. Du kan markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 58/75

60 Extern motpart innehåller en mycket stor mängd rader och kan därför ta lång tid att öppna Fritt fält Informationen presenteras utifrån strukturen för fritt fält. Markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Fri analys I fliken Fri analys får du möjligheten att ordna informationen med hjälp av funktionsknappen: Hypergene AB 59/75

61 När du klickar på knappen med pilarna öppnas en pop-up ruta, där du kan välja att ordna datan utefter egna önskemål och behov (se nedan). Genom att dra önskat val ner till fältet med Rader kan du välja vilken uppsättning av kolumner som ska visas. Kolumnerna går att ändra, men det blir inte bra. Drag därför inga objekt till fältet Kolumn Transaktioner I transaktioner visas alla detaljrader från ekonomisystemet, för att komma vidare till fakturavisningen klicka på verifikationsnumret. Du kan filtrera transaktioner genom ett datumintervall där det kan visas ett större eller mindre tidsperspektiv än den månad som väljs i huvudmenyn. Exempelvis en specifik dag, vecka eller ett kvartal. Genom att klicka på ikonen Kugghjulet får du upp en pop-up ruta med inställningar för transaktionstabellen. Du kan välja att antingen att gruppera eller sortera på befintliga kolumner genom att dra kolumnen till respektive fält. Kugghjulet i kolumnnamnet möjliggör att visa eller dölja kolumnen i tabellen genom att klicka på kugghjulet och bocka ur rutan. Kolumnen Antal visar aggregeringsfunktionerna antal, summering och medelvärde. Du väljer aggregeringstyp genom att bocka i funktionen. Hypergene AB 60/75

62 3.2 Balansräkning Balansräkningen presenterar informationen uppdelad mellan tillgångar och skulder fördelat på kontoslag. Det går att drilla till kontonivå genom att klicka på pilen till vänster om rubriken. Markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Rapporten ger dig en snabb överblick och möjligheten till analys ända ner till verifikation. Analys kan göras utifrån år, period och valda koddelar. Balansräkningens kolumnuppsättning är, exklusive fliken Balansräkning per period som visar kolumner per månad. Utfall vald period Utfallet för den månad som är vald i huvudmenyn Utfall ackumulerat Utfallet från januari till utvald månad IB Ingående balans för utvalt år UB period Ingående balans för år + Utfall ackumulerat Hypergene AB 61/75

63 3.2.1 Balansräkning per period Fliken Balansräkning per period presenterar utgående balans per månad uppdelat på tillgångar och skulder. Det är möjligt att gå ner på kontogrupp och enskilt konto genom att klicka på pilen till vänster om radens rubrik. Det är också möjligt att markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Ansvar Ansvar presenterar informationen utifrån organisationsstrukturen där det är möjligt att drilla ner till enskilt ansvar genom att klicka på pilen till vänster om radens rubrik. Det är också möjligt att markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 62/75

64 3.2.3 Verksamhet Verksamhet presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen där det är möjligt att gå ända ner enskild verksamhet, genom att klicka på pilen till vänster om verksamhetsgruppens rubrik. Man kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Motpart Fliken Motpart presenterar informationen utifrån motpartsstrukturen. Markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 63/75

65 3.2.5 Transaktioner I transaktioner visas alla detaljrader från ekonomisystemet, för att komma vidare till fakturavisningen klicka på verifikationsnumret. Det är i testmiljön inte möjligt att från verifikationsnumret komma vidare till själva fakturaunderlaget. Dock är det något som kommer att fungera i produktionsmiljön. Du kan filtrera transaktioner genom ett datumintervall och visa ett större eller mindre tidsperspektiv än den månad som väljs i huvudmenyn. Exempelvis en specifik dag, vecka eller ett kvartal. Genom att klicka på ikonen Kugghjulet får du upp en pop-up ruta över inställningar för transaktionstabellen. Du kan välja att antingen att gruppera eller sortera på befintliga kolumner genom att dra kolumnen till respektive fält. Kugghjulet i kolumnnamnet möjliggör att visa eller dölja kolumnen i tabellen genom att klicka på kugghjulet och bocka ur rutan. Kolumnen Antal har möjlighet att visa aggregeringsfunktionerna antal, summering och medelvärde. Du väljer aggregeringstyp genom att bocka i funktionen. Hypergene AB 64/75

66 3.3 Sammanställningsrapport - budgetsammanställning Kopplat till samtliga inmatningar finns en möjlighet att ta fram en sammanställningsrapport. Denna rapport används för godkännandestegen genom hela processen. När budgetsammanställningen öppnas visas först resultaträkningen för hela ansvaret, till vänster syns ansvarsstrukturen. Budgetsammanställningen består av följande flikar: Resultaträkning Resultaträkning per period Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Personal Tjänstekategori Hypergene AB 65/75

67 Transaktioner Budgettransaktioner Kommentar Måtten som visas i de olika visningarna är: aktuell budget, budget innevarande år, utfall innevarande uppföljningsperiod och utfall föregående år Resultaträkning Via Resultaträkningens rader är det möjligt att gå ner på kontonivå genom att klicka på pilen till vänster om raden. Det är också möjligt att markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om vald rad Resultaträkning per period Här presenteras informationen i en graf som anger det månatliga utfallet jämfört med budget. Grafen kan visas per period eller ackumulerat. Valet sker medhjälp att rullisten ovanför diagrammet Ansvar Fliken Ansvar presenterar informationen utifrån det aktuella ansvaret. Markera en rad (i de fall det finns flera ansvar) och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 66/75

68 3.3.4 Verksamhet Verksamhet presenterar informationen utifrån verksamhetsstrukturen där det är möjligt att gå ända ner enskild verksamhet, genom att klicka på pilen till vänster om verksamhetsgruppens rubrik. Man kan också markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Fritt fält Informationen presenteras utifrån strukturen för fritt fält. Markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden. Hypergene AB 67/75

69 3.3.6 Motpart Informationen presenteras utifrån motpartsstrukturen. Markera en rad och gå vidare till en annan flik för att få mer detaljerad information om just den raden Personal I fliken Personal presenteras den personal som är budgeterad på för det specifika ansvaret, man får även fram information från tidigare år, budgetmässigt och utfallsmässigt. Man kan markera en rad och gå vidare till nästa flik för att få mer information om just den raden. Hypergene AB 68/75

70 Genom att markera en anställning i tabellen visas detaljer för anställningen nedan Tjänstekategori Här visas aktuella tjänstekategorier för det aktuella ansvaret. Hypergene AB 69/75

71 3.3.9 Transaktioner Här visas alla detaljrader från ekonomisystemet för vald perioden i datumintervallet Budgettransaktioner Visar alla budgettransaktioner som registrerats manuellt och de som kommer per automatik från exempelvis personalladdningen Kommentar I sammanställningsrapporten (som finns länkad i respektive budgetuppgift) är det möjligt att se alla kommentarer som lagts på det utvalda ansvaret samt när och vem som skrev kommentaren. Användare som godkänner uppgifter ser samtliga kommentarer från de ansvar som tillhör godkännande nivån. Användare med ett specifikt ansvar ser däremot endast egna kommentarer från samtliga uppgifter som användaren har slutfört. Kommentarerna kan skrivas ut till Excel och PDF genom att välja fliken Kommentar i sammanställningsrapporten och välja utskriftsformat genom att klicka på ikonen. Hypergene AB 70/75

72 3.4 SUHF Utdata Under SUHF fliken allra överst hittar du utdata-rapporter Fullkostnadskalkyl Rapporten Fulkostnadskalkyl redogör för samtliga fördelningar av gemensamma och indirekta kostnader. Genom att välja institution i ansvarsstrukturen till vänster visas i respektive tabell universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader samt påläggsberäkning för indirekta kostnader, både i tusentals kronor och procent. Fördelningen mellan utbildning och forskning visas också. Universitetsgemensamma kostnader (tkr) Hypergene AB 71/75

73 Fakultetsgemensamma kostnader (tkr) Institutionsgemensamma kostnader (tkr) Påläggsberäkning för indirekta kostnader (tkr) Påläggsbas (tkr) Hypergene AB 72/75

74 3.4.2 Påläggsprocent I rapporten kan du se påläggsprocent för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma indirekta kostnader samt lokalkostnader för respektive fakultet och institution, fördelat mellan utbildning och utbildning. Rapporten har två flikar: Påläggsprocent Underlag Fliken påläggsprocent visar fakultet (väljs i ansvarsstrukturen till vänster) och dess tillhörande institutioner. Fliken underlag visar ansvar på lägsta nivå och belopp i tusentalskronor. Detta utgör underlaget för den procentuella fördelningen i första fliken Uppföljning stödverksamhet och fördelade lokalkostnader Rapporten visar budgeterade värden för stödverksamhet på institutions- och ansvarsnivå. Genom att välja institution och ansvar i ansvarsstrukturen till vänster samt budgetår och period visas Hypergene AB 73/75

75 budgetsiffror för den valda perioden. Genom att klicka på pilarna på verksamhetsgrupperna, exempelvis V10-V13, V20-V23 eller V24-V26 visas budgetsiffror för de enskilda verksamheterna i grupperingen. I tabellen för fördelning visas kolumnerna: budget total (tot) för det valda budgetåret, budget för lokaler (lokal) och två kolumner som visar ackumulerade värden för budget total respektive lokaler. I tabellen för påläggsbas visas motsvarande kolumner som i tabellen ovan, dock innehåller kolumnerna budgetvärden för påläggsbas för respektive verksamhet. Hypergene AB 74/75

76 Tabellen för påläggsbas redogör på kontonivå påläggsbasen budgeterade värden, totalt och lokaler. Genom att klicka på pilarna på respektive gruppering visas enskilda konton. Hypergene AB 75/75