Semesteravtal 2, Månadslön med semestertillägg (Intjänandeår = innevarande år) Semesterårsskifte 2017 Om företaget har sammanfallande intjänandeår och semesterår bör du tänka på att anställda som slutar innan årets slut kan ha fått för mycket betald semester. Anledning är att årets semester inte är intjänad helt och fullt förrän vid årets slut. Om en anställd har tagit ut fem veckors semester under sommaren och därefter slutar sin anställning i september, har en skuld uppstått till arbetsgivaren på en del av den uttagna ledigheten. Arbetsgivaren har då inte rätt att göra avdrag på slutlönen om det inte finns ett särskilt avtal som medger detta. Antingen kan arbetsgivaren och arbetstagaren särskilt avtala detta eller det kan också vara inskrivet i kollektivavtalet. Denna rutin skriver även ut en semesterskuldslista. 1. Definitiv avräkning av januaris löner med december När avvikelserna för december är definitivt avräknade är det dags för semesterberäkning. Detta innebär att om du alltid lönebereder avvikelserna månaden efter, ska du göra semesterberäkning när januaris lön är klar. Du kan vänta med att skriva och skicka ut lönespecifikationerna till efter semesterberäkningen. Semester som är uttagen under december 2016 ska belasta 2016 års semesterdagar. 2. Uppdatera betalda semesterdagar 20160101 20161231 Funktionen Uppdatera betalda semesterdagar, som finns under menyn Verktyg - Semesterrutiner, ska göras varje månad efter lönekörningen. Funktionen räknar upp betalda semesterdagar och genomsnittlig sysselsättningsgrad i anställdaregistret med faktiskt intjänade semesterdagar för varje månad. På så sätt har du alltid korrekt antal betalda semesterdagar i registret under hela semesteråret. Markera rutan Uppdatera intj sem-dgr i anst-reg om betalda dagar i anställdaregistret ska räknas upp med de intjänade dagarna. Vill du ha med anställda med avgångsdatum, måste du markera rutan Tag med anställda som slutat. Personer som fått slutlön, det vill säga när slutlönefunktionen i löneberedningen har använts, kommer inte med. 1
Intjänandeperioden ska alltid vara hela semesteråret. Ange samma datum under Läs transaktioner även om du lönebereder avvikelserna månaden efter. Vid semesterskuldsberäkningen använder sig programmet i första hand av inmatat datum på transaktionerna i löneberedningen. Har du inte löneberett avvikelserna med datum, delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Utbetalningsdatum spelar ingen roll. Om du markerar rutan Visa ber-underlag, får du fram de lönearter som ligger till underlag för beräkningen. Om du markerar alternativet Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid hämtas från kalendarium om schema finns på personen, kommer programmet reducera den anställdes schemalagda arbetstid med eventuell frånvaro, d v s med lönearter för semesterlönegrundande respektive ej semesterlönegrundande frånvarodagar. Observera att dessa lönearter måste löneberedas med datum samt ha korrekt angiven enhet i löneartsregistret för att kunna reducera schematiden korrekt. Enheten ska i de flesta avtal vara baserad på timmar. Eventuell förekommande övertid- och mertidstimmar hämtas från fältet Lönearter för övertid/mertid (timmar). Dessa lönearter måste också vara löneberedda med datum och korrekt enhet. Saknar anställda schema, ska deras övertids- och mertidstimmar ingå i arbetad tid. Dessa timmar anges med hjälp av lönearter i fältet Lönearter för arbetad tid. Detta fält används inte för personer för vilka arbetstiden hämtas från schema. Semesterlönegrundande frånvarotid för personer som saknar schema hämtas från raden Lönearter för semesterlönegr frånvarotid. Detta fält används inte heller för personer för vilka arbetstiden hämtas från schema. 2
Summera uttagna sem-dagar ur transaktionshistoriken (intj-år=innev år) ska alltid vara markerad om du har använt löneprogrammet under hela intjänande perioden för semester. Har du startat under året och saknar historik görs beräkningen enligt följande. Semesterrätten * (semesterlönegrundande anställningstid under intjänandeåret för semester/365) - kvarvarande betalda dagar. De anställdas semesterrätt samt kvarvarande betalda semesterdagar hämtas från anställdaregistret. När du klickar på OK, uppdateras semesterdagarna i anställdaregistret för 2016 och du får en semesterskuldslista på skärmen. 3. Säkerhetskopia före semesterberäkning En säkerhetskopia bör tas före semesterberäkningen. Om någonting skulle gå fel vid semesterberäkningen är återläsning av säkerhetskopia det enda sättet att återställa programmet. Säkerhetskopian kan vara antingen automatiskt eller manuellt tagen. 4. Semesterberäkning, Semesteravtal 2 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 2 Månadslön med semestertillägg (Intjänande år = innevarande år). Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Det är viktigt att du anger datum på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. 3
Programmet räknar fram antal intjänade semesterdagar under angiven period. Semesterdagarna adderas med kvarvarande och sparade dagar samt multipliceras med angiven procentsats, exempelvis 5,4 % beräknad på den anställdes månadslön. Du kan ange olika procentsatser för intjänade dagar respektive kvarvarande och sparade dagar. I beräkningsunderlaget används följande information: Lönearter för ej semesterlönegr frånvarodagar (kalenderdagar) Lönearter för semesterlönegr frånvarodagar (kalenderdagar) För beräkningen av dagar utgår programmet alltid ifrån angivet datum på frånvaron/närvaron. Har inga datum registrerats, använder programmet istället angivet antal som grund för beräkningen. Vad gäller beräkningen av pengar gör programmet på annat sätt. Det är endast då när du markerat alternativet Läs transaktioner i första hand på from/tom datum som programmet i första hand använder sig av inmatat Datum på transaktionerna. Har du inte löneberett frånvaron/närvaron med Datum och inte heller markerat Läs transaktioner i första hand på from/tom datum, delar programmet istället in transaktionerna efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Utbetalningsdatum har ingen betydelse. När du klickar på OK i ovan bild får du frågan om säkerhetskopiering. Detta meddelande förutsätter att du har inställning för automatiska säkerhetskopior innan semesterberäkning. Den inställningen finns under menyn Arkiv - Avancerade inställningar - Säkerhetskopiering. Se punkt 3. Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stämma av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar. I bilden Semesterberäkningsurval har du möjlighet att göra vissa val exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den klicka på Visa logg och undersöka vad som kan vara fel. 4
Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du göra fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. 5
Observera att du ska trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar fliken Semester. Där anger du hur många semesterdagar per år som de anställda får spara, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Kontroll görs hur länge de sparade semesterdagarna har sparats. Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden semester under menyn Arkiv - Inställningar fliken Semester. 6
När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. Till sist får du upp semesterberäkningsbilden där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. Semesterlönegrundande anställningstid/dagar Den semesterlönegrundande anställningstiden räknas fram genom att antalet kalenderdagar under intjänandeåret justeras med hänsyn till anställnings- och avgångsdatum om personen börjat eller slutat under intjänandeåret. Dessa dagar minskas sedan med ej semesterlönegrundande frånvarodagar om sådana finns registrerade. Semesterlönegrundande frånvaro Om en anställd överskrider gränserna för semesterlönegrundande frånvaro, exempelvis är föräldraledig i mer än 120 dagar, dras de överskridna dagarna från den semesterlönegrundande anställningstiden. Lönearter för semesterlönegrundande och ej semesterlönegrundande frånvaro måste registreras med datum för att dessa ska reduceras från anställningsdagarna. De framräknade dagarna avrundas uppåt. Sysselsättningsgraden hämtas från historiken om detta finns och ger ett snitt över intjänandeperioden. Finns ingen historik, beräknas sysselsättningsgraden på P8/P9. Intermittent deltid Om en anställd arbetar intermittent deltid räknas nettodagar fram med hjälp av semesterfaktor i anställdaregistret. (antal veckor i schemaperioden*5/antalet arbetsdagar.) Sysselsättningsgrad betalda dagar vid utbetalning av semestertillägg Den korrekta sysselsättningsgraden för betalda dagar för 2017 kan du först få vid semesterberäkning 2016. Enligt tjänstemannaavtalet finns det en möjlighet att kräva tillbaka pengar för mellanskillnaden mellan det som faktiskt utbetalats och vad som skulle utbetalas med den korrekta sysselsättningsgraden som räknas fram vi årets slut. Det finns ingen rutin för detta i programmet på och det är väldigt varierande hur det hanteras på företagen. Utbetalning av semestertillägg och rörliga delar kan hanteras på olika sätt: Semestertillägg och rörliga lönedelar betalas ut i samband med semesteruttaget. Semestertillägg och rörliga lönedelar betalas ut vid ett tillfälle. Semestertillägg betalas i samband med semesteruttaget och rörliga delar vid ett tillfälle. Semestertillägg betalas ut vid ett tillfälle och rörliga delar betalas ut i samband med semesteruttag. 7
Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara denna rapport. Beräkna och uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Beräkna och uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du då har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. Nu har semesterfliken i anställdaregistret uppdaterats med nya betalda dagar samt kvarvarande dagar har flyttats till sparade dagar och du kan skriva och skicka ut lönespecifikationerna för januari. 8